Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
3
Documento: Manual Sesión 3 de Siigo.NET
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................ 4
1. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS.................................... 5
1.1. NIVELES DE CLASIFICACIÓN............................................................ 5
1.2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS.............................. 7
1.3. CARACTERISTICAS ESPECIALES........................................................ 8
2. INVENTARIO ............................................................................... 12
2.1 CLASIFICACION DE INVENTARIOS ..................................................... 12
2.1.1. Apertura De Líneas Y Grupos ..................................................... 13
2.1.2. Clasificación Por Líneas De Producto ............................................ 14
2.1.3. Apertura De Líneas.................................................................. 14
2.1.4. Apertura de Grupos. ................................................................ 15
2.1.5 Apertura de Marcas .................................................................. 24
2.1.6 Apertura Unidad de Medida ........................................................ 25
2.1.7 Apertura de Factor de Conversión ................................................ 27
2.2. CATÁLOGO DE PRODUCTOS ............................................................ 29
3. ADMINISTRACION DE PRECIOS................................................... 39
3.1. ASIGNACION DE LISTAS DE PRECIOS................................................ 39
3.2 INCREMENTO Y DECREMENTO DE LISTA DE PRECIOS ...................... 41
3.2.1. Incremento Porcentual ............................................................ 43
3.2.2. Incremento Por Valor ............................................................... 44
3.2.3. Decremento Porcentual ............................................................ 46
3.2.4. Decremento Por Valor .............................................................. 47
3.3. RENTABILIDAD ............................................................................ 48
3.4. COPIA LISTA DE PRECIOS .............................................................. 51
4. DEFINICION DE DOCUMENTOS ................................................... 54
4.1. DOCUMENTOS............................................................................. 55
4.2. Documento Tipo L - OTROS............................................................. 57
5. SALDOS INICIALES ..................................................................... 62
5.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE................................................... 63
5.2 SALDOS INICIALES CARTERA ........................................................... 68
5.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO....................................................... 72
5.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES ............................................... 75
5.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES . 79
6. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES ........... 80
6.1 CONSULTA DE COMPROBANTES ........................................................ 80
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo
de Contabilidad.................................................................................. 80
6.2. SELECCIÓN DE ESTADOS ............................................................... 82
6.3 Funciones que se pueden ejecutar desde Entrada de Comprobantes ........... 87
6.3.1 Visualizar un Documento existente ............................................... 87
6.3.2 Crear un Documento Nuevo........................................................ 87
6.3.3 Recontabilizar un Documento...................................................... 90
6.3.4 Anular un Documento ............................................................... 91
6.3.5 Anular en Bloque ..................................................................... 91
6.3.6 Eliminar un Documento ............................................................. 92
6.3.7 Eliminar en Bloque ................................................................... 92
TALLER ........................................................................................... 94
3
NTRODUCCIÓN
4
1. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura de Cuentas
Contables.
Niveles de Clasificación
Enlaces Contabilidad - Otros Módulos
Características Especiales
5
Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las
cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La
definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen
según decreto 2650 de 1993, (5 Niveles).
GRUPO 11 Disponible
A partir del 01 de enero de 2009, todas las IPSPRIVADAS, deben cambiar el PUC
Siigo.Net permitir tener desagregado el Plan Único de cuentas a 14 dígitos (7Niveles)
con el fin de cumplir con lo establecido en la Resolución 724 de 2008 “Por la cual se
emite el Plan Único de Cuentas para las Entidades Promotoras de Salud,
Instituciones Prestadoras de Salud y Entidades que Administran Planes Adicionales
de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.”,
6
Se le adiciono al catalogo de cuentas 2 niveles más titulados Categoría y
Subcategoría. Estos niveles funcionan exactamente igual que los auxiliares o
subauxiliares.
A través del Plan Único de Cuentas es posible establecer enlaces del el módulo de
contabilidad con los demás módulos de SIIGO, y de su correcta definición dependerá
el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes.
7
Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es
obtener listados en los módulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y
cuando se tengan los módulos instalados.
8
Paag. Aplica para todas las compañías que ajustan al paag (porcentaje
acumulado año gravable).
Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por
inflación.
Cuenta Alterna: Este campo está dado para poder llevar un paralelo entre en Plan
Único de Cuentas. Y otro plan de cuentas u otros códigos con los cuales se tengan
que presentar informes en otro país.
9
Esta marcación es usada por uno de los procesos más importantes del programa que
es el cierre de año definitivo, pues al realizar el cierre definitivo es una característica
dejar las cuentas de ingreso y gastos en ceros y para que el programa pueda
identificar estas cuentas es necesaria esta marcación, la característica de la
naturaleza de la cuenta como es Debito o Crédito tiene efecto sobre el informe de
ejecución del presupuesto.
10
Base de Iva: El sistema marca como Gravado los movimientos realizados con los
documentos Factura de venta, Nota de Devolución en Ventas, Nota Crédito y Nota
Debito, la cual se ve reflejada por entrada de Comprobantes.
11
Identificación del Banco: Es el Número de identificación del Banco (NIT). Debe
Ser creado previamente por la opción Contabilidad – Administración de Terceros –
Apertura como tipo de tercero Otros.
Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la
Opción Apertura de Terceros, indicando que maneja sucursales, proceso que se
presentará más adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creación del
tercero (Banco) no se marcó la opción Maneja Sucursales, no habilitará la opción
sucursal en esta ventana.
2. INVENTARIO
12
Para realizar la clasificación y organización de los inventarios, es importante tener en
cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen
la información que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones. Para
esto se ha definido la apertura de Líneas y Grupos o apertura de Tablas de
Inventario.
Con el fin de clasificar los inventarios, consultar y relacionar las cuentas que
determinan el movimiento se ha diseñado esta opción, la cual permite crear hasta
(999) líneas de producto, por grupo hasta (9999) y por cada grupo definir (999999)
diferentes productos, permitiendo clasificar los inventarios de lo más general a lo
más específico. De acuerdo a lo anterior, la explicación de cada nivel es:
CODIGO DE
CLASIFICACION LINEA GRUPO
PRODUCTO
MADERAS CEDRO Lamina de cedro
CAMAS CAMA ISABELINA Cama isabelina
PRODUCTO
elegante
TELEVISORES SONY Sony 40” ultraplano
SERVICIOS MANT. DE Mant. y Rep. De
SERVICIO
ELECTRODOMEST. electrodomésticos.
BIENES DE PAPELERIA Resmas tamaño
CONSUMO
CONSUMO carta
13
Servicio, el sistema NO controla cantidades de inventario, debido a la naturaleza
intangible de los servicios.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Líneas
Esta opción permite ingresar en el sistema, las líneas en las cuales se podrá asociar
un producto. Esta corresponde a la clasificación más general de un producto.
Al ingresar a esta opción aparecerá la Consulta de las líneas que han sido ingresadas
al sistema.
14
En esta pantalla también se puede buscar una línea por medio de buscador (campo
Código), ya sea por medio del botón o ingresando el código de la misma.
Para crear una nueva Línea puede pulsar el botón de la barra de herramientas
Código (3 dígitos)
Descripción. (texto)
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Grupos
15
Esta opción permite ingresar al sistema, los grupos correspondientes a la segunda
clasificación de los productos, ya que la primera c lasificación corresponde a las
líneas.
Al ingresar a esta opción, el sistema mostrará la Consulta de Grupos que han sido
ingresados en el sistema.
Si se desea crear un nuevo grupo, se debe seleccionar una línea, la cual, ya debió
haber sido parametrizada en el sistema, se debe pulsar el botón de la barra de
Grupo (4 dígitos)
Descripción del Grupo (texto)
16
Posterior a este mensaje, la cuenta que inicialmente se ingreso será borrada del
campo.
Este mensaje dependerá de las marcaciones que posee la cuenta seleccionada para
el campo. Otro posible mensaje para este campo es el siguiente:
17
Cuenta de Venta: Esta cuenta deberá esta marcada como de Ventas.
Cuenta Devolución: Esta cuenta no deberá poseer movimiento, para poder ser
marcada como cuenta de Devolución. De lo contrario, aparecerá el siguiente
mensaje:
Cuenta a llevar Ajuste: Esta cuenta no debe tener movimiento asociado para
poder realizar su marcación. Si la cuenta posee movimiento aparecerá el siguiente
mensaje:
Cuenta Contrapartida: Esta cuento no debe estar marcada como una cuenta de
Inventarios, además no deberá estar marcada como Ajustable, de Detalle y/o de
Activos Fijos.
Tipo de Grupo: Se deberá seleccionar un tipo de grupo, existen 3 grupos por los
cuales se puede agrupar un producto, según algunas especificaciones:
Consumo: Este grupo es usado para incluir los bienes que hacen
parte del consumo de la compañía, tales como la papelería
Producto: Tales como Materia Prima, Productos en proceso,
terminados ó mercancía no fabricada por la empresa.
Servicio: Son aquello productos a los que no se les controlara saldos
de inventario.
18
Actividad: Se deberá seleccionar la actividad del ICA que será gravado el grupo,
Primaria o Secundaria las cuales están parametrizadas en el Registro de Control
de la empresa.
19
LINEAS DE PRODUCTO TERMINADO
20
LINEAS DE MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
Al clasificar una línea de servicio debemos tener en cuenta que no controlara saldos
de inventarios, a pesar del siguiente mensaje que se genera al catalogar una línea
como Servicios, se deben diligenciar los campos de cuentas contables
correspondientes.
21
22
CLASIFICACION POR LINEAS DE BIENES DE CONSUMO
Este tipo de líneas, es utilizado para incluir los bienes que hacen parte del consumo
de la compañía, como: Papelería, Elementos de aseo, etc.
DIFERENCIA EN CUENTAS
23
NOMBRE DE LA CUENTA PRODUCTO CONSUMO SERVICIO
INVENTARIO 143505 171020 141805
COSTO DE INVENTARIO 613505 519530 615590
INGRESOS 413505 420505 415590
DEVOLUCIONES 417505 420505 417505
AJUSTES POR INFLACIÓN 143599 171099 141899
CONTRAPARTIDA 470510 470525 470510
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Marcas
Esta opción, permite ingresar diferentes marcas, las cuales serán usadas en la
parametrización del producto. Al seleccionar esta opción, aparecerá la consulta de
marcas.
24
Una marca se puede buscar por medio de los filtros de la grilla, o por medio del
buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla, se cargaran
los datos en el tab de Información.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura Unidad de Medida
25
Esta opción permite ingresar las diferentes unidades de medidas que deberán ser
establecidas para los productos, utilizado para las impresiones de documentos e
informes. Al seleccionar esta opción aparecerá la consulta de Unidades de Medida.
Una Unidad de Medida, se puede buscar por medio de los filtros del grid, o por medio
del buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla, se
cargaran los datos en el tab de Información.
26
Se debe ingresar la siguiente información:
Código: Es un campo Alfanumérico de 9 dígitos
Descripción: Corresponde a una descripción para la unidad de medida
Unidades EDI: Información o codificación requerida para el Intercambio
Electrónico de Datos PRICAT.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura Factor de Conversión
Esta opción permite ingresar los factores de conversión que serán, usados
posteriormente en la creación del producto, solo se permiten crear 5 factores de
conversión. Al seleccionar esta opción aparecerá la consulta de los factores de
conversión creados en el sistema.
27
Un factor de conversión, se puede buscar por medio de los filtros del grid, o por
medio del buscador en el tab de Información. Al seleccionar un registro de la grilla,
se cargaran los datos en el tab de Información.
28
2.2. CATÁLOGO DE PRODUCTOS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Catálogos – Apertura de Productos
Un producto se puede cargar al tab de información, por medio del doble clic en el
registro seleccionado. También podrá buscarse un registro en el tab de información,
seleccionado los campos: Línea, Grupo y producto.
29
Producto / Servicio / Consumo: Este campo es alimentado directamente por
el sistema, de acuerdo a la definición de la línea y grupo del producto.
IVA incluido: Al seleccionar esta opción, se indica al sistema que los precios de
ventas incluyen el valor del IVA, por lo tanto, al incluir las listas de precio se
digitará el valor del producto con el IVA.
30
Si solo existe la moneda local, solo en esta moneda existirá la lista de precios.
Si el campo Recalcula precio en extranjera se encuentra marcado y existe por lo
menos una moneda en extranjera, el precio que se ingrese en la moneda local,
será calculado en la moneda extranjera según la Tasa de Cambio existente para
el día en el que se esta trabajando. Si no exist e la Tasa de Cambio esta podrá ser
ingresada en el primer campo de la moneda extranjera.
Solo se ingresaran la lista de precios en total, para 7 monedas, dependiendo si
estas están parametrizadas.
IVA: En esta opción se incluirá el porcentaje del IVA que tiene el producto de
acuerdo a la tarifa decretada por el estado. Si el producto es exento o excluido
esta opción se dejara en ceros.
Al seleccionar el campo se van a controlar máximos y mínimos por cada bodega que
maneje la compañía, se debe incluir por cada bodega la cantidad mínima y la
cantidad máxima a controlar. Esta opción se debe hacer bodega por bodega:
31
Se debe ingresar la información, por medio del botón Nuevo, este creara una fila en
la cual se podrá ingresar la información anteriormente mencionada. Si se desea
eliminar un registro, se deberá ser seleccionado y posteriormente dar clic sobre el
botón Eliminar.
32
Nota: El sistema de valuación de costos que maneja SIIGO es el promedio
ponderado y a través de la siguiente formula:
Este campo dependerá de los costos del producto. No se ingresara un valor por esta
opción, dependerá del movimiento que el producto tenga asociado. Este campo
solo se llenara cuando en el registro de control, se establezca el tipo de costeo
como en Línea.
33
RECUERDE…
Ajustable: Se le debe marcar esta opción a todos los productos que se ajustan
por inflación. Recuerde que los inventarios están sujetos a ser ajustables por
inflación ya que contablemente se catalogan como activos no monetarios.
Marca: Esta opción permite incluir las marcas que tienen los diferentes productos
con el fin de identificarlos por cada una de ellas.
34
Código de barras: Esta opción permite incluir el código de barras del producto
para tener otra opción de identificación o búsqueda.
Equivalencia: Permite incluir el c ódigo de otro producto (13 dígitos), que puede
llegar a reemplazarlo en caso de no haber existencias.
En este tab, ingresara un factor de conversión por medio del botón Nuevo, el
cual creara una nueva fila. Se debe seleccionar el campo Código, dar tab, y
aparecerá la información del factor de conversión. Se puede eliminar un registro
cuando este sea seleccionado y se elimine por medio del botón Eliminar. Solo se
permiten crear 5 factores de conversión.
35
Código: Corresponde al código de la unidad de medida.
Unidad Base: Corresponde a la unidad de medida donde se deben incluir
las siglas de las unidades de medida que se van a utilizar, previamente
parametrizada en el sistema.
Tipo Operador: Corresponde a la operación que se realizar entre la
unidad base y la unidad convertida, puede ser Multiplicar o Dividir.
Factor: La cantidad por la cual se va a multiplicar o Dividir la unidad Base
del producto para convertirlo a las unidades Convertidas. Este factor de
conversión se utiliza para que los saldos de inventario se representen en
forma real y se pueda tener un control exacto en el inventario.
Unidad Convertida: Corresponde al resultado de la operación realizada
de tomar la Unidad Base, tipo Operador y Factor.
36
Cada vez que se registre una compra, el sistema los actualizará internamente
de acuerdo a quien se compró el producto y muestra en esta ventana las
últimas cinco compras realizadas sin validar si es al mismo tercero.
Para ingresar un nuevo proveedor, deberá hacerlo por medio del botón
Nuevo, para eliminar uno deberá seleccionarlo y posteriormente con el botón
Eliminar se eliminará. Deberá ingresar la siguiente información:
RECUERDE…
37
Discrimina IVA en la impresión: Esta opción se utilizar cuando el precio de
venta tiene IVA incluido y en la impresión de la factura de venta, formato SIIGO,
se quiere discriminar el valor real del producto y aparte el valor del IVA.
Imagen: Se recomienda crear una carpeta con las imágenes a utilizar con
formato BMP y de tamaño 156 por 156 máximos en una resolución 800 * 600.
Para que la imagen se visualice en el catalogo respectivo el nombre de cada
imagen debe ser construida de la siguiente manera:
38
RECUERDE…
3. ADMINISTRACION DE PRECIOS
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Nombre de lista de precios
Esta opción es muy útil ya que permite colocar una descripción a cada una de las
listas de precios, facilitando su asignación en la creación de cada producto.
Para crear los nombres se debe ingresar a la opción Nombres de listas de precios
ubicada en el módulo de Inventarios – Administración de Precios – Nombre de Lista
de Precios.
39
Esta opción permite establecer el nombre de las listas que serán usadas como listas
de precios en el sistema. Por defecto el sistema creara las doce (12) lista de precios
disponibles.
40
3.2 INCREMENTO Y DECREMENTO DE LISTA DE PRECIOS
Esta función del programa es muy útil, ya que evita ingresar constantemente a todos
y cada uno de los productos para modificar los precios de venta.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Incremento y Decremento de Listas de
Precios
41
Donde el sistema permite realiza la siguiente validación de la información a procesar.
Elementos a Procesar: Lista de precios, Iva o Todos
Aplicar a: Todos realiza el proceso para todos los productos que están en el
catalogo de Productos.
Cuando se selecciona Rango el sistema activa esta opción para realizar la selección
que aplique al proceso a realizar.
Tipo de Rango: El sistema lo permite realizar por Línea, Producto o Línea y Grupo.
42
Al terminar de realizar bajo que parámetros se desea realizar el proceso se debe
43
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTA DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $1.100.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.100.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $22.000.
44
Adicionalmente, se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de requerirse.
45
PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE
CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES
Ejemplo:
Ultima compra $1000 valor $300 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.300.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.250.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $22.000.
46
Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de requerirse.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $900.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $900.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se
escoja quedará valiendo $18.000.
47
Adicionalmente, se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso
de que ello llegare a ocurrir.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $750.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $18.000.
3.3. RENTABILIDAD
RUTAS:
48
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Rentabilidad por Listas de Precios
Con éste informe se podrá consultar por cada una de las listas de precios el margen
de utilidad con relación a los costos que tengan cada uno de los productos.
Cuando se ingresa a ésta opción, se podrá acceder a cualquier lista de precios que se
desee consultar y generar la rentabilidad por cada lista de precios. Podemos
observar un ejemplo de la información que trae este informe:
49
Para la generación del informe el sistema solicita la siguiente información:
50
Al terminar de realizar bajo que parámetros se desea generar el informe se debe
RUTAS:
Menú tipo explorador
Inventarios – Administración de Precios – Copia de Listas de Precio
51
Por medio de esta opción podemos copiar el precio de un producto a otros productos,
con el fin de no tener que incluir el precio manualmente a cada uno de ellos.
Es importante que la utilización de esta función se deba hacer cuando los precios de
algunos productos son iguales.
Producto del que se Copia: Indicar el Producto del cual se desea que el sistema
copie la lista de precios.
52
Rango de Listas de Precios: Seleccionar sobre que rango de listas de precios se
debe ejecutar el proceso de copia listas de precios.
53
4. DEFINICION DE DOCUMENTOS
Tipos de documento
Numeración
Formas de impresión
Cruces de documentos
Documentos Contables y Extracontables
Clasificación tributaria
Tipo de documento: SIIGO cuenta con 24 tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para
cada uno de ellos.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Definición de Documentos – Parámetros de Documentos
54
4.1. DOCUMENTOS
A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de
activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas
ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los
ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas
crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura de años anteriores,
pues las cuentas que se mueven allí pueden ser cuentas diferentes a las utilizadas en
la Factura de venta, al no ser del mismo periodo contable con el fin de afectar los
costos de forma manual.
Para el caso de algunos informes con las estadísticas de ventas el sistema no tiene
en cuenta la nota crédito debido a que esta mueve una cuenta global y en ningún
caso se puede indicar que pertenece a descuento o cargo.
D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito
bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los
proveedores de años anteriores, pues las cuentas que se mueven allí pueden ser
cuentas diferentes a las utilizadas en el Registro de Compra.
55
F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la
facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.
Para el caso de algunos informes con las estadísticas de Ventas el sistema solo tiene
en cuenta los descuentos y cargos de los documentos Factura de Venta y Devolución
(tipo J), pues es allí donde se puede determinar claramente dichos valores y si se
han causado secuencia por secuencia.
L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos
que no aparecen en este listado, también utilizado para los procesos automáticos del
sistema Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones,
Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.
56
R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por
cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de
los clientes.
Documento utilizado para los procesos automáticos del sistema, saldos Iniciales y
Notas de ajuste, entre otros, del documento Tipo L se pueden definir hasta 999
diferentes, uno por cada Concepto.
57
A continuación se realizara la parametrización del documento Tipo L requerido para
ingresar los saldos iniciales a la contabilidad L-999.
58
Número de Ítems: Hace referencia al número máximo de ítems, registros o filas a
capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 998 ítems.
Imprime y Actualiza: Se indica al sistema que una vez realizada la impresión del
documento lo salve en contabilidad.
Redondea cifras: Seleccionar la casilla para que los registros contables sean
aproximados al peso.
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema
imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario
imprime cinco decimales.
59
Activo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no
utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de
documentos o por el modulo de contabilidad.
60
Imprime Datos de Encabezado: Realiza la impresión de los encabezados de los
documentos.
61
5. SALDOS INICIALES
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que
arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
RECUERDE….
RECUERDE….
62
.
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente eco nómico y
puede utilizar para fines generales o específicos; dentro de los cuales podemos
mencionar la Caja, los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
63
TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a
utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
Actualizar Secuencias.
Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se
visualizara en el cuerpo del documento.
64
Forma de Pago: De acuerdo a la forma de pago que se asigne o que se ingrese el
sistema así mismo la visualizara en la impresión del documento.
Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para
descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en
cuenta por cada uno.
RECUERDE….
65
Después de seleccionar el Botón de Grabar , el cursor se ubica
inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales,
cuenta por cuenta.
RECUERDE….
66
NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin
de repetir la descripción inmediatamente anterior.
RECUERDE….
(Control + R)
67
5.2 SALDOS INICIALES CARTERA
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el
valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto
las que estén vencidas como las que estén por vencer.
68
RECUERDE….
69
Después de seleccionar el Botón de Grabar , el sistema muestra el mensaje
que esta cuenta está asociada a una forma de pago.
70
IMPORTANTE… .
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se
discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.
71
Para CONTABILIZAR el comprobante se debe dar clic en el
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos
con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las
bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.
72
Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de
Comprobantes:
73
IMPORTANTE… .
74
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada
secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las
cantidades.
(Control + R)
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
75
Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una
las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
76
Después de seleccionar el Botón de Grabar , el sistema muestra el mensaje
que esta cuenta está asociada a una forma de pago.
IMPORTANTE… .
77
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes
descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
(Control + R)
78
5.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin
de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
79
Comprobante de Cuentas de Ingresos
IMPORTANTE… .
RUTAS:
Menú tipo explorador
Contabilidad – Generación de comprobantes - Entrada de Comprobantes
80
En esta pantalla se podrán seleccionar los comprobantes en los siguientes estados y
podrán ser distinguidos por el color de registro en cada estado:
Contabilizado (Azul)
Borrador (Amarillo)
Terminados: (Verde)
Anulados (Rojo)
81
Permite visualizar todos los documentos sin importar el estado en que se encuentren
y estos los mostrara de diferente Color, así: Contabilizados en Azul, Borrador en
Amarillo, Terminados en Verde y Anulados en Rojo.
IMPORTANTE… .
Permite escoger de una lista, el Estado de los documentos que se desean consultar.
82
documento pueda ser grabado en estado Borrador se debe ingresar, como mínimo,
los datos obligatorios correspondientes al Encabezado del Documento, permitiendo
83
IMPORTANTE… .
84
Anulado: Estos documentos se muestran en la grilla en color rojo, lo cual indica
que se encuentran en Estado Anulado:
85
Eliminar Documentos: Permite Eliminar uno o varios documentos, marcándolos en
86
6.3 Funciones que se pueden ejecutar desde Entrada de Comprobantes
87
Al crear un nuevo Comprobante, se debe capturar la siguiente información:
Secuencias: Son los registros que se realizan por ítems y que en la impresión se
visualizara en el cuerpo del documento.
Descuentos / Cargos: Se ingresa cada una de las cuentas que se tiene para
descuentos y cargos, y de esta forma el sistema en la impresión los tendrá en
cuenta por cada uno.
88
Automáticos: Tiene en cuenta las cuentas contables que se necesitan para el
proceso contable y no las mostrara en la impresión.
89
Al terminar de capturar los datos se deberá dar clic sobre el botón Grabar ,
el cual lleva a la siguiente secuencia. Posterior a grabar los datos deberá cerrar la
sido cuadrado.
90
a) Se puede cargar el documento Contabilizado, desde la grilla, dando doble clic
sobre el tipo, comprobante y numero, que se desea modificar
Modificar Encabezado: Puede cambiar cualquiera de los datos del Encabezado del
documento.
Eliminar Secuencias: Para Eliminar una secuencia basta con seleccionarla y dar Clic
en el Botón Eliminar.
Modificar Secuencias: Para modificar una secuencia, basta con darle doble clic sobre
la secuencia deseada, y cambiar los valores que sean necesarios, y dar clic en el
Botón Actualizar.
Cabe anotar que cuando se adiciona, se elimina o se modifica algún ítem del
documento, los valores totales de Débitos y/o créditos pueden cambiar, y para
Recontabilizar el documento, es necesario que el documento vuelva a estar
cuadrado, o sea, que la sumatoria de Débitos sea igual a la sumatoria de Créditos,
de lo contrario el sistema no permitirá volverlo a contabilizar. Y por último para
Recontabilizar el Documento, damos clic en el Botón Contabilizar. El documento
quedará nuevamente contabilizado, con el Número que traía originalmente.
91
Para anular múltiples documentos a la vez, se seleccionan varios documentos en la
Grilla, y se da clic en el Botón Anular del Menú así:
Nota: para poder elegir los documentos desde la grilla, solo debe estar un Tipo de
Documento seleccionado a la vez, Contabilizados o Borrador o Terminados o
Anulados, en el caso que más de uno se encuentre chequeado, la columna de
selección desaparecerá.
92
.
93
TALLER
ESTANDAR PUNTO NET
PARÁMETROS INVENTARIOS Y
OTROS MODULOS
DEFINICION DE
DOCUMENTOS Y SALDOS
INICIALES
3
DEFINICIÓN DE PLAN ÚNICO DE CUENTAS
94
RUTA: Contabilidad – Parámetros - Administración De Cuentas Contables –
Apertura de Cuentas Contables.
IMPORTANTE…
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC AxI Tip Nat
11 05 05 Caja General N N N N Act D
Caja Menor de
11 05 10 01 N N N N Act D
Admón.
Banco de
11 10 05 01 N N N N Act D
Bogota
11 10 05 02 Bancolombia N N N N Act D
11 10 05 03 Banco Andino N N N N Act D
IMPORTANTE
95
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC AxI Tip Nat
13 05 05 Clientes Nacionales C S S N Act D
13 05 10 Clientes del Exterior C S S N Act D
13 55 15 Anticipo de Retención N S N N Act D
13 55 17 Anticipo De Iva N S N N Act D
13 55 18 Anticipo de Ica N S N N Act D
13 30 05 Anticipo a P S N N Act D
Proveedores
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC AxI Tip Nat
14 05 05 Materia Prima N S S No Act D
14 05 99 Ajustes de Inflación N N N No Act D
14 18 05 Servicio de N S S No Act D
Reparación
14 18 99 Ajustes por Inflación N N N No Act D
14 30 05 Productos N S S No Act D
Manufacturados
14 30 99 Ajustes de Inflación N N N No Act D
14 35 05 Mercancía no Fabric. N S S No Act D
X Emp.
14 35 99 Ajustes por Inflación N N N No Act D
15 40 05 Flota y Equipo de N S S No Act D
Transportes
15 40 99 Ajustes por Inflación N N N No Act D
17 05 20 Seguros y Fianzas N S S No Act D
17 10 20 Útiles y Papelería N S S No Act D
17 10 99 Ajustes por Inflación N N N No Act D
PASIVO
RECUERDE….
96
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC AxI Tip Nat
22 05 05 Proveedores P S S N Pas C
Nacionales
22 10 05 Proveedores del P S S N Pas C
Exterior
23 35 25 Honorarios P S S N Pas C
23 35 35 Servicios de P S S N Pas C
Mantenimiento
CUENTAS DE RETENCION
RECUERDE….
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC Ret AxI Tip Nat
23 65 25 01 Ret. Servicios de N S N S N Pas C
Transporte 1%
23 65 25 02 Ret. Servicios N S N S N Pas C
Generales 6%
23 65 15 Ret. Honorarios N S N S N Pas C
11%
23 65 40 Retención en la N S N S N Pas C
Fuente por
Compras
23 67 05 Retención de IVA N S N S N Pas C
97
23 68 05 01 Retención de ICA N S N S N Pas C
Tarifa del 11.04%
DEMAS CUENTAS
RECUERDE….
PATRIMONIO
GR CTA SUB AUX SUB Descripción Det Terc CC AxI Tip Nat
24 08 05 IVA Generado N S N N Pas C
24 08 10 IVA Descontable N S N N Pas D
25 05 05 Salarios por Pagar N S S N Pas C
28 05 05 Anticipos de C S S N Pas C
Clientes
31 15 05 Capital Social N N N N Ptr C
34 05 05 Revalorización del N N N N Ptr C
Patrimonio
41 20 52 Elaboración de N S S N Ing C
Productos de
Cerámica
41 35 05 Ventas de N S S N Ing C
Mercancías
98
41 55 90 Mantenimiento y N S S N Ing C
reparación de
maquinaria y
equipo
41 75 05 Devoluciones en N S S N Ing D
Ventas
42 05 05 Otras Ventas N S S N Ing C
42 10 05 Intereses por Mora N S S N Ing C
42 75 05 Devoluciones otras N S S N Ing D
Ventas
47 05 10 Inventarios CR N N N N Ing C
51 95 30 Útiles, Papelería y N S S N Egr D
Fotocopias
53 05 35 Descuentos N S S N Egr D
Comerciales
Condicionados
61 20 52 Costos Elaboración N S S N Egr D
de Productos de
Cerámica
61 35 05 Costo de Ventas N S S N Egr D
61 55 90 Mantenimiento Y N S S N Egr D
Reparación De
Maquinaria Y
Equipo
71 05 05 Costo Materia N S S N Egr D
Prima
99 99 99 Cuenta Puente N N N N Ord D
99
Actividades Económicas
Código : 26105
Descripción : Fabricación de vajillas y utensilios de vidrio
Tarifa x mil : 11.04
Cuenta : 135518
Código : 2930
Descripción : Reparación de enseres domésticos
Tarifa x mil : 11.04
Cuenta : 135518
100
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
APERTURA DE LÍNEAS
Para realizar la creación de Grupos y productos debemos tener en cuenta, cada una
de la cuentas contables que intervienen en el proceso de compra y facturación de los
productos o de acuerdo al tipo de línea que se esta creando (Producto, Consumos y
Servicios).
101
Se selecciona la opción de NUEVO o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
102
GRUPO 001 Papelería
CREACION DE MARCAS
103
Se selecciona la opción de NUEVO o pulsar doble clic sobre la pestaña
de INFORMACION donde se deberá digitar el código y el nombre respectivos.
CODIGO DESCRIPCION
1 Toscana
2 Valladolid
CODIGO DESCRIPCION
1 UN
2 MTS
3 CAJA
4 GRAMO
5 LITRO
104
INFORMES UNIDADES DE MEDIDA
105
Al terminar de digitar la información se debe hacer clic sobre el icono GUARDAR
Reemplace los nombres de las listas por los que aparecen a continuación:
106
Lista de precio No 4 Empleados
CATALOGO DE PRODUCTOS
Una vez creadas las tablas de inventarios es necesario es necesario crear los
códigos de los productos de materia prima, producto terminado, mercancías no
fabricadas por la empresa, de consumo y catalogote servicios.
Para la creación de los productos favor complementar los datos de acuerdo a la tabla
y el criterio que Usted tenga. (Pag. Siguiente)
MATERIA PRIMA
107
PRODUCTOS TERMINADO
PRODUCTO DE CONSUMO
PRODUCTO DE SERVICIOS
108
IVA incluido Código de barras
NO Ninguna
Precios de venta Ver tabla de
Equivalencia Ninguna
precios
Maneja máximos y
NO Maneja factor de NO
mínimos por bodega
conversión
Pantalla de ubicación
Stock máximo y y ENTER a cada
mínimo ENTER proveedores le damos línea
Enter.
Tiempo de reposición
15 días Activo SI
Ajustable
NO Tarifa 3
Discrimina IVA en la
SI
impresión.
LISTA DE PRECIOS.
109
Lista de Precios: Asigne lista precios para cada una de las listas de precios.
110
INFORME DE LISTAS DE PRECIOS
Bodegas: Asigne los Máximos - Mínimos por bodega que maneje la compañía, se
debe incluir por cada bodega la cantidad mínima y la cantidad máxima a controlar.
Factor de Conversión: Asigne los el factor de conversión que aplica para cada uno
de los productos.
111
PREDETERMINADO para asignar el respectivo valor al predeterminado para cada uno
de los meses.
112
Elemento A procesar: Seleccione la opción a la cual se le realizara incremento.
Ejemplo:
Para el caso el Elemento a procesar son las listas de precios y el Aplicar a
corresponde si desea aplicar a todas las listas de precios o a un rango determinado.
Ejemplo:
Línea
Línea y Grupo
Productos
113
Valor Base: Seleccione según el criterio.
Ejemplo:
Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se elija
quedará valiendo $1.100.
Costo Unitario: Al seleccionar esta opción el sistema se remitirá al valor del costo
unitario del catálogo de productos y aumentará en el porcentaje indicado el precio de
ventas que se escoja.
Ejemplo:
Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se escoja
quedará valiendo $1.100.
Ejemplo:
Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de venta de la lista que se elija
quedará valiendo $22.000.
DEFINICION DE DOCUMENTOS
114
Datos Para Impresión:
Numero de Copias 1
Titulo SALDOS INICIALES No.
Leyenda Seleccione el campo
Tipo de Diseño de Impresión Nota Otros Estándar – Pagina Completa
Imprime todos los tipos de secuencia No Seleccionar
SALDOS INICIALES
DISPONIBLE
115
CUENTA 110505
NATURALEZA Debito
NIT 800.100.200
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
VALOR 1.050.000
CUENTA 11100501
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
VALOR 20.000.000
CUENTA 11100502
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
VALOR 12.000.000
CUENTA 11100503
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
VALOR 2.500.000
CUENTA 999999
NATURALEZA Crédito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para
repetir la descripción)
VALOR 35.550.000
RECUERDE….
116
Con el botón o con Ctrl + R nos permite contabilizar el respectivo
comprobante.
La Empresa de Capacitación S.A. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L o escoja el L con el buscador que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en número, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Enero de
2007.
CUENTA 130505
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
DATOS Documento cruce
GENERALES Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales de cartera
VALOR Valor del documento
NOMBRE
NIT DEL FECHA
CUENTA DEL DOCUMENTO NAT VALOR
CLIENTE VTO.
CLIENTE
130505 860522232 ALMACEN EL F-001-77150-001 2006-12-15 D 3.125.000
MAXIMO
130505 860522232 ALMACEN EL F-001-77150-002 2007-01-15 D 2.500.000
MAXIMO
130505 830608862 ALMACEN F-001-77340-001 2006-12-01 D 1.000.000
SAN
ANDRESITO
117
130505 890546987 ALMACEN F-001-77454-001 2006-12-24 D 6.400.000
VENDO DE
TODO
130505 890546987 ALMACEN F-001-77460-001 2006-12-29 D 10.000.000
VENDO DE
TODO
999999 C 23.025.000
ESTADO DE CUENTA
Características de Impresión
Ordenamiento : Numérico
Desea Generar Informe
a Media Página? : No seleccione esta opción
Desea Incluir Comentario : seleccione esta opción
MOVIMIENTO DE CARTERA
Rango de Periodo 1 a 12
118
Rango de Terceros 860522232
Cuenta Todas
RUTA: Cuentas por cobrar – Informes - Cartera morosa total – Ordenada por
Cuenta
Características de Impresión
Ordenamiento : Resumido
Desea Salto de Página por
Cuentas : No seleccione esta opción
INVENTARIOS
Digite L o con el buscador, escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha Enero 31 de
2007.
119
143005 Vajilla Toscana 6 puestos 150 Deb 6.000.000
143005 Vajilla Valladolid 4 puestos 100 Deb 3.000.000
999999 Cuenta Puente Cred 16.500.000
RECUERDE….
VALORIZACIÓN DE SALDOS
MOVIMIENTO CUENTAS
120
RUTA: Contabilidad – Informes – Generación de Comprobantes – Informe de
comprobante general
PROVEEDORES
La Empresa de Capacitación S.A. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razón es necesario incluir las facturas pendientes por c obrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L o con el Buscador escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se
ubica en numero, continuamos con el No. 999, Vendedor 001, fecha 31 Enero de
2007.
CUENTA 220505
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL PROVEEDORE (Ver recuadro
inferior)
DATOS GENERALES Documento cruce
Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales de proveedores
VALOR Valor del documento
N
NIT DEL NOMBRE DEL FECHA
CUENTA DOCUMENTO A VALOR
CLIENTE CLIENTE VENC.
T
220505 830214987 INMOBILIARIA P-001-00178-001 2006-12-15 C 500.000
BECERRA Y
FONSECA S.A.
220505 830214987 INMOBILIARIA P-001-00178-002 2007-01-15 C 500.000
BECERRA Y
FONSECA S.A.
220505 98741236 ARENAS & P-001-4377-001 2006-12-01 C 4.100.000
ARENAS LTDA
220505 899952123 IMUSA S.A. P-001-15452-001 2006-12-24 C 860.000
220505 899952123 IMUSA S.A. P-001-8778-001 2006-08-29 C 910.000
999999 D 6.870.000
RECUERDE….
121
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar
el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
RECUERDE….
122