Elaboración de un plan de auditoria

1. Contextualización

La información suministrada en este documento se basa en la Norma

ISO 19011. Con ella se busca identificar la forma más adecuada de
medir el impacto del desarrollo de los planes de operación acordados
entre las partes, según las políticas y las estrategias que enmarcan la
alianza o el acuerdo comercial.
Hemos visto aspectos relacionados con los acuerdos comerciales y
cómo los planes de operación se basan en los objetivos establecidos.
Ahora, nos interesa el proceso de evaluación de los resultados
obtenidos a partir de los planes de evaluación; para ello, veremos una
de las herramientas que permite estructurar informes y reportes del
comportamiento tanto de todos los procesos internos de la compañía
como aquellos externos que están involucrados. Esta herramienta es la
auditoría.
Este documento es una guía para elaborar un plan de auditoría que
valora la gestión a nivel interno (auditoría interna) y externo
(auditoría externa) de la empresa. En este último caso, se realiza un
seguimiento de los acuerdos comerciales que se suscriben, para
identificar los avances y el cumplimiento de los términos acordados, de
tal manera que se identifiquen las oportunidades de mejora de todos
los procesos.

¿Qué es la auditoría?

Es una herramienta sistemática, lógica y ordenada, que establece

prioridades para gestionar el desarrollo de los acuerdos comerciales
mediante mecanismos que aseguren su cumplimiento, funcionamiento
y mantenimiento. Además, a través de la auditoría se puede conocer el
funcionamiento de las partes para optimizar la comunicación entre
ellas, de tal forma que incida en la eficiencia de estos acuerdos
comerciales.
2. Conceptos generales

 Plan de auditoría: consiste en un documento base para la

planeación, ejecución y seguimiento de la auditorías internas y
externas a desarrollarse en la organización, siempre que estén
aprobadas por el Comité de Calidad o por quien haga sus veces.

 Auditoría: “Proceso sistemático, independiente y documentado

para obtener evidencias de la Auditoría y Evaluarla de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
los criterios de la auditoría.” NORMA NTC-ISO 19011.

Su propósito principal es evidenciar si en los procesos de la

organización se cumple con los requisitos exigidos en los
procedimientos implementados y si con las herramientas
existentes es posible garantizar el mantenimiento del Sistema de
Gestión de Calidad.
 Auditoría interna: es una revisión que pretende diagnosticar con
recursos propios la situación interna de la empresa antes de la
auditoría externa, en cuanto al nivel de cumplimiento de la
Norma.

 Auditoría externa: es el diagnóstico del Sistema de Gestión de la

Calidad por parte de una entidad certificadora, proveedores,
contraloría, partes de acuerdos comerciales, etc.
  Alcance de auditoría: este concepto se relaciona con “la
extensión y límites”, el desempeño, el cumplimiento de las
normas internas y externas, y el seguimiento a los indicadores de
gestión de cada proceso de la empresa.

 Auditor: persona que, por su formación, se encuentra en

capacidad para realizar una auditoría. Puede ser interno o
externo.

 Criterio de auditoría: “Conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos” NTC ISO 19011.

 Evidencia de la auditoría: registro cualitativo o cuantitativo

verificable y pertinente a los criterios de la auditoría.

 Hallazgos de la auditoría: “Resultados de la evaluación de la

evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de
auditoría” NTC ISO 19011.

 Conclusiones de la auditoría: son los resultados proporcionados

por los auditores tomando en cuenta los hallazgos de la
auditoría.

3. Elaboración del plan de auditoría

3.1. Planeación y preparación

La primera etapa del proceso consiste en definir los parámetros bajo

los cuales se desarrollará la auditoría externa para los acuerdos
comerciales, según lo estipulado por las partes. Para tal fin, se realizan
una serie de pasos como se describe enseguida:

 Paso 1
Definición de los objetivos de la auditoría

La compañía deberá definir qué resultados pretende alcanzar con

la auditoría, teniendo en cuenta aspectos como las prioridades de
la dirección, los propósitos comerciales y los requisitos del
Sistema de Gestión de Calidad (SGC). También deberá
contemplar los requerimientos del cliente, los aspectos legales o
contractuales, las necesidades de terceros y los riesgos para la
organización.

 Paso 2
Programación de la auditoría

Responde a una planificación que se produce a partir de una o

varias auditorías anteriores. Esta planeación depende de las
necesidades de la organización o de las partes involucradas.
Debe contener información que puede ser presentada en forma
de calendario o cronograma, e incluye las frecuencias, alcances,
procesos a auditar, equipo auditor, reuniones de inicio y cierre y,
finalmente, entrega de los resultados

 Paso 3
Reunión de pre-auditoría

La reunión deberá hacerse, por lo menos, una semana antes de

la auditoría; entre los participantes estarán:
 El responsable dentro de la organización de la ejecución de
la auditoría
 Los responsables de cada proceso de la empresa para dar
a conocer los detalles de la programación de la auditoría y
los nombres de los auditados
 Paso 4.

Revisión de registros del programa

Se deben revisar todos los registros previos o información que
se considere pertinente antes de proceder a la realización de la
auditoría. Dentro de estos documentos se mencionan:
 Los informes de auditorías anteriores
 Los informes de no conformidades o condiciones de los
acuerdos comerciales suscritos, en caso de ser una
auditoría externa ordenada por las partes interesadas.

 Paso 5.
Presentación de la lista de chequeo

Cada auditor debe preparar una lista de chequeo con las

preguntas para cada proceso en cumplimiento de los requisitos
de la Norma.
3.2. Realización de la auditoría

En esta segunda etapa, se desarrolla el procedimiento de la

auditoría externa, que puede realizarse con los auditores
internos, asignados por cada una de las partes, o con los
auditores externos o interventores, contratados para garantizar
la transparencia del proceso.

De igual manera, este procedimiento también requiere una serie

de pasos para su ejecución:

 Paso 1
Reunión de apertura
La reunión de apertura se realiza en una fecha que se programa
con antelación. A ella, asiste el equipo auditor y todo el personal
vinculado a los procesos auditados. El fin de la misma es
comunicar los puntos más relevantes a tratar durante la
auditoría, tales como:
 Presentación del auditor líder y su equipo de auditores
 Presentación de los representantes de las áreas a auditar
 Presentación de la metodología para la ejecución de las
auditorías
 Objetivos y alcance de la auditoría
 Los recursos necesarios para su realización
 Cronograma de actividades
 Programación de la reunión de cierre

Paso 2
Realización de la auditoría
En la auditoría se procede a la recolección y verificación de la
evidencia por medio de entrevistas con los auditados; se revisan
los registros y se hace observación de todas las actividades de la
empresa, con el fin de registrar los hallazgos de acuerdo con la
lista de chequeo, previamente elaborada por los auditores.

• Paso 3
Registro de los hallazgos
Se debe hacer un registro objetivo y detallado de los hallazgos.
Posteriormente, se procede a la emisión de las conformidades o
no conformidades desde las menores hasta las mayores.
3.3 Presentación del informe
En esta tercera etapa se prepara el informe para presentar a todas las
partes de la alianza:
 Paso 1

Registro de acciones correctivas y preventivas

Después de registrar los hallazgos en la lista de chequeo, el
auditor cuenta con un periodo de 10 días para presentar los
resultados a los auditados
 Paso 2.

Elaboración del informe

Los resultados de la auditoría se consignan en el informe de
auditoría que debe ser presentado dentro de los siguientes 20
días hábiles. Allí, se registran las oportunidades de mejora y se
anexan los siguientes documentos:
 Plan de auditoría
 Actas de reunión
 Listas de chequeo
 Reporte de acciones preventivas y correctivas

 Paso 3.

Reunión de cierre
La reunión de cierre es convocada por el auditor líder y participan
los auditores y el personal que fue auditado de la compañía. Se
recomienda la asistencia de los directivos de la compañía. La
agenda de esta reunión debe incluir:
 El informe de auditoría con la lista de observaciones y no
conformidades.
  Espacio para comentar los hallazgos y, de solicitarse, los
auditados podrán presentar las evidencias no encontradas por los
auditores durante la auditoría.
 Publicación de la fecha límite para presentar el plan de acciones
correctivas y preventivas, que, generalmente, no excede dos
semanas.
 Publicación de la fecha de presentación del informe final de la
auditoría, que se proyecta dependiendo de la presentación y
posterior a la aprobación del plan de acciones correctivas y
preventivas.
 Comentarios acerca del desempeño del equipo auditor y
retroalimentación de los auditados.
 Acta final.

3.4 Revisión y seguimiento de auditoría

Posterior a la finalización de la auditoría, es necesario revisar y hacer

seguimiento a los procesos de la auditoría, así como de los
compromisos de acciones correctivas y preventivas adquiridas para
cada una de las partes de la alianza o el acuerdo comercial.

 Paso 1.

Auditorías complementarias
Son las auditorías que se programan con el fin de revisar las
correcciones de las no conformidades, solicitadas por el equipo
auditor, y que se registran con un informe adicional.
 Paso 2.

Seguimiento
El auditor líder debe programar, mediante auditorías internas, el
seguimiento al plan de auditoría y generar un informe que será
 presentado de manera periódica a la Dirección General. En casos
críticos, se pondrán auditores especializados en temas
particulares para hacer el seguimiento a la implementación de
AC/AP.

 Paso 3.

Indicadores de gestión
Es necesario implementar indicadores de gestión para evaluar el
desempeño del programa de auditoría. Algunos indicadores
podrían ser:

 Número de auditorías realizadas/Número de auditorías planeadas

 Número de auditorías conformes/ Número de auditorías
realizadas
 Número de acciones correctivas resueltas/Número de acciones
correctivas totales

 Paso 4.

Registros
La información resultante de las auditorías internas y externas
debe ser registrada en los formularios destinados por la
compañía para tal fin. Posteriormente, serán archivadas y
mantenidas a disposición, según lo establecido en los
procedimientos internos.

4. Conclusiones

El proceso de auditoría busca controlar el cumplimiento, tanto a

nivel interno como externo, de aspectos tales como las normas
legales, asuntos reglamentarios o medidas de autorregulación,
mediante los procedimientos implementados.
 Los resultados de las auditorías evalúan el desempeño de las
actividades para tomar decisiones correctivas o preventivas e
implementar indicadores, que monitoreen el cumplimiento de las
partes y, así, alcanzar los objetivos acordados.

5. Referencias

NORMA ISO 19011. (07 de 10 de 2002). Directrices para la

auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.