UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO – FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN – DIRECCIÓN DE POSTGRADO

MAGISTER EN DISEÑO CURRICULAR – ASIGNATURA: INFORMÁTICA EN LA EVALUACIÓN DE LOS APRENDIZAJES.

Manual de Procedimiento
MICROSOFT EXCEL

Profesor Carlos A. Muñoz Sánchez

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MAGISTER EN DISEÑO CURRICULAR – ASIGNATURA: INFORMÁTICA EN LA EVALUACIÓN DE LOS APRENDIZAJES.

Microsoft Excel

El presente manual detalla los pasos para lograr una acción o aplicar un formato en
Microsoft Excel.
Indicar que existen en el mercado varias versiones del paquete office, pero todas tienen
patrones en común, como se detalla en el presente manual.

Ingreso de información en una celda

1. Ingrese Número, Texto o Símbolos en una celda

2. Presione la Tecla Enter

Nota: Los números se digitan sin puntos y sin formatos, estos se asignan aplicando
el comando FORMATO - CELDAS.

Modificar Ancho y Alto de Celdas

1. Posicionar el cursor entre las letras de las columnas ( A, B ,C, etc.) o Entre los
Números de las Filas Según corresponda.
2. Clic sin soltar con el izquierdo del mouse, arrastrar a la izquierda o derecha según
corresponda

Diseño de página – opción Configurar Márgenes, centrar datos en la

página

1. Clic en Diseño de página – opción Configurar Márgenes

2. Especificar valores a los Márgenes
3. Especificar si la orientación es HORIZONTAL O VERTICAL dentro de la hoja.
4. Clic en Aceptar

Establecer Encabezado y Pie de página

1. Clic en Diseño de página – opción Configurar Márgenes

2. Seleccionar la Ficha Encabezado y Pie de Página
3. Clic en botón Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Página, según
corresponda
4. Clic en la Sección donde quiere escribir
5. Especifique los atributos según los botones que existe para Número de página,
atributos la fuente, hora, fecha.
6. Clic en Aceptar

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7. Repetir la operación para Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Página

8. Clic en Aceptar

Configurar Tamaño y Orientación del Papel

1. Clic en Diseño de página – opción Configurar Márgenes

2. Seleccionar Página
3. Especificar en Tamaño de papel (Letter o carta; Legal u Oficio)
4. Especificar Vertical o Horizontal según corresponda.
5. Clic en Aceptar

Bordes a las Celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas para asignar Bordes

2. Clic botón derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Bordes
4. Especificar el Estilo de Líneas a colocar
5. Establecer los bordes
6. Clic en Aceptar

Alineación en celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas para alinear el texto

2. Clic botón derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Alineación:

3.1. Para centrar una línea arriba y otra abajo dentro de una misma celda
Clic en vertical y especificar Centrar
Clic en cuadro Ajustar texto
Clic en Aceptar

3.2. Para dejar un texto en 90°

Especificar 90° en Orientación
Clic en Horizontal y especificar Centrar
Clic en Aceptar

3.3. Para centrar un Texto en Varias Celdas a vez

Clic en Horizontal y especificar Centrar en la selección
Clic en Aceptar

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Nota: Para terminar la operación debe ajustar el ancho de las columnas según
corresponda.

Formato a Número

1. Seleccionar la celda o las celdas para asignar distintos formatos de Números

2. Clic botón derecho del mouse y seleccione Formato de Celdas
3. Seleccionar la ficha Número

3.1. Para colocar o quitar Decimales y separador de Miles

Clic en Número
Especificar cantidad de Decimales
Clic en cuadro Usar separador de Miles
Clic en Aceptar

3.2. Para especificar Formato de moneda

Clic en Moneda
Especificar el Símbolo Monetario
Clic en Aceptar

3.3. Para especificar Formato Fecha o Porcentaje

Clic en Fecha o Porcentaje
Especificar el formato que corresponda con sus decimales
Clic en Aceptar

Nota: Repita la Operación tantas veces como sea necesario seleccionando sólo las
Celdas que requiera formatear.

Crear Gráficos

1. Debe escribir los datos en un orden Lógico en las columnas y Filas

2. Debe pensar el gráfico que mejor represente sus datos
3. Seleccione sólo los datos involucrados para el gráfico
4. Clic en Insertar – Gráfico
5. Recuerde que un asistente ayudará en el proceso.
6. No olvide colocar los títulos para los ejes(X,Y) más representativos de los Datos.

Modificar Tamaño del Gráfico

 Clic sobre el Gráfico y Arrastrar desde el cuadro de los bordes

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Modificar Tamaño de las letras y Números dentro del Gráfico

1. Doble Clic sobre cualquier letra o Número que requiera cambiar su tamaño
2. Selecciones la Ficha Fuente
3. Modifique
4. Clic en aceptar
5. Repita tantas veces como sea necesario la Operación

Nota: No olvide que puede Copiar éste gráfico en Power Point.

Eliminar un Gráfico

1. Clic sobre el gráfico

2. Presione la tecla SUPR del Teclado.

Fórmulas

 Operadores Matemáticos: +, -, /, *
 Las Fórmulas Se comienzan con el signo =

 La Fórmulas pueden hacer referencia a Direcciones de Celdas o Números Ej.:

A5=678 ; B5=500 ; C5=45

 Fórmula con referencia a direcciones de celdas

=A5*B5+C5

 Fórmula con referencia a direcciones de celdas y Números

=(B5*12)-C5

 Fórmula con referencia a direcciones Absolutas de celdas (para que no se

modifique la dirección de una Fila y Columna, cuando se arrastre una celda:

=$B$5*1.18

Fórmula para calcular porcentajes Ej.

 Se necesita saber el 34 % de una cuota. Supongamos que la cuota esta en

la celda D6
=D6*0.34 o =(D6*34)/100, Los dos casos entregan el mismo resultado.

 Se necesita reajustar un Sueldo (aumento) en un 12%. El

sueldo esta en E4
=E4*1.12 o =((E4*12)/100)+E4

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 Se necesita descontar un 45% al valor de un producto. El valor esta en

B3
=B3-(B3*0.45) o =B3-((B3*34)/100)

Funciones Estadísticas

Nota: Celda 1 y celda 2 son las direcciones de las celdas de inicio y final del rango a

considerar.

=Max(celda 1:celda2) ; Entrega el máximo valor en un rango de datos

=Min(celda 1:celda2) ; Entrega el mínimo valor en un rango de datos

=Promedio(celda 1:celda2) ; Entrega el promedio en un rango de datos

=Contar(celda 1:celda2) ; Entrega la cantidad de celdas ocupadas en un rango

de datos

=Contar.Blanco(celda1 :celda2) ; Entrega la cantidad de celdas vacías en un

rango de datos

Funciones Lógicas

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas sólo donde

corresponda.

FUNCIÓN =Contar.si(celda1:celda2;”condición”)

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado.

Nota: Celda1 y celda2 es el rango dentro del cual requiera contar el número de

celdas que no están en blanco.

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Condición, es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina

las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

Ejemplos:

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",

"melocotones" y "manzanas" respectivamente.

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2

Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.

CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

FUNCIÓN =Si(condición;”valor verdadero”;”valor falso”)

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas sólo donde

corresponda.

Entrega valores, dependiendo el resultado de la condición, tanto si resulta verdadera o

falsa.
Ejemplo de condiciones:

D5>300 ; D3=F3; A5<45; D4=”manzanas”

Entregada la primera condición en la función quedaría:

=Si(D5>300;”MAYOR”;D5*20)
Explicación: Si la celda D5, es mayor que 300, el resultado será el texto MAYOR, pero si es menor el resultado será la
multiplicación de la celda D5 por 20.

Es posible unir hasta siete funciones SI como argumentos valor verdadero y

valor falso.

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Ej.: Supongamos que una empresa aumentará el sueldo de sus empleados

dependiendo del departamento donde trabajan, esos datos se encuentran a partir de la
celda F5.
Gerencia un 25%
Contabilidad un 18
Informes un 5%

=Si(F5=”Gerencia”;G5*1.25;Si(F5=”Contabilidad”;G5*1.18;Si(F5=”Infor
mes”;G5*1.05;”Sin departamento”)))

Nota: En caso de tener problemas, acuda a la Opción Ayuda de la barra de menú.

FUNCIÓN SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Rango es el rango de celdas que requiera evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina

qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32"; "manzanas".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
rango_suma. Se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden
con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el
argumento rango.

Ejemplo

Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para
cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango
B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de
propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $.

SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a $ 63000

FUNCION: PRODUCTO

Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

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Sintaxis

PRODUCTO(número1;número2; ...)

Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números que requiera multiplicar.

Ejemplos

Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:

PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2.250

PRODUCTO(A2:C2, 2) es igual a 4.500

FUNCION: BUSCARH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la
matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en
la parte superior de una tabla de datos y requiera encontrar información que se
encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que
requiera encontrar.

Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá

devolver el valor coincidente.

Ordenado es un valor lógico que especifica si requiera que el elemento buscado por la
función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO
o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un
valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor
exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplos

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Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos.

A B C
1 Ejes Cojinetes Pernos

2 4 4 9

3 5 7 10

4 6 8 11

=BUSCARH("Ejes"; A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 5

=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;4;VERDADERO) es igual a 8

=BUSCARH("pernos";A1:C4;4) es igual a 11

FUNCION: Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO

si uno o más argumentos son FALSO.

Sintaxis

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2; ... son de 1 a 30 condiciones que requiera comprobar y

que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplos

Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO

Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO

Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO

Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:

Y(B1:B3) es igual a FALSO

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Si B4 contiene un número entre 1 y 100, entonces:

Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO

Supongamos que requiera mostrar la celda B4 sólo si contiene un número entre 1 y 100,
y que requiera mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces:

=SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El
valor queda fuera del rango."

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FUNCION: EXTRAE

devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la

posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique.

Sintaxis

EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que requiera extraer.

Ejemplos

=EXTRAE("Flujo de líquido",1,5) es igual a "Flujo"

=EXTRAE("Flujo de líquido",7,20) es igual a "de líquido"

=EXTRAE("1234",5,5) es igual a "" (texto vacío)

FUNCION: ENCONTRAR

encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (dentro_del_texto) y

devuelve el número del carácter en el que aparece por primera vez texto_buscado desde
el primer carácter de dentro_del_texto.

Sintaxis

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Texto_buscado es el texto que se requiera encontrar.

Ejemplos

=ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga") es igual a 1

=ENCONTRAR("a","Amanda Artiaga") es igual a 6

=ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga";3) es igual a 8

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FUNCION: MAYUSC

Convierte el texto en mayúsculas.

Sintaxis

MAYUSC(texto)

Texto es el texto que se requiera convertir en mayúsculas. El argumento texto puede

ser una referencia o una cadena de texto.

Ejemplos

=MAYUSC("total") es igual a "TOTAL"

Si E5 contiene "producción", entonces:

=MAYUSC(E5) es igual a "PRODUCCION"

FUNCIÓN =BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas,

[ordenado])

Puede usar la función BUSCARV para buscar la primera columna de un rango (rango:
dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.) de celdas y devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.
Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números
de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como
muestra la siguiente ilustración.

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Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función BUSCARV

para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre
del empleado número 38, puede usar la fórmula =BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO).
Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y después
devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el
valor buscado ("Axel Delgado").

La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los

valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea buscar.

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