APUNTES DE CATALOGACIÓN. 1. Algunos conceptos básicos.

ANÁLISIS DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones destinadas a representar la forma y el contenido de
un documento para facilitar su consulta o recuperación. El análisis que se
efectúa sobre el soporte del documento será el análisis externo y el que se
ocupa del contenido, el análisis interno:

Descripción bibliográfica – Asiento

Análisis
bibliográfico – Catalogación –
externo
Catálogos
Análisis
Indización – Índice – Resumen
interno

Descripción Bibliográfica o descripción documental

Es la operación encargada de escoger todos aquellos elementos que posibiliten
la identificación precisa y formal de cada documento en una colección
determinada. Este proceso se compone de varias etapas :
 Examen previo del documento para conocerlo.
 Determinar el tipo de documento para saber las normas que hay que
aplicar.
 Decidir el nivel de descripción que se va a utilizar.
 Identificar los elementos que interesen del documento siguiendo el orden
de áreas que indican las normas.
 Transcribir los datos con exactitud.
 Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde se completan
con la catalogación.
Asiento Bibliográfico
Es el producto secundario resultante del análisis formal del documento. Se trata
del conjunto de datos mínimos indispensables de un documento, expresados
en palabras y dispuestos en un orden riguroso. El soporte que se ha venido
utilizando desde principios del siglo XX para almacenar estos datos es la ficha
normalizada (7,5×12,5).
Partes de una ficha
Signatura Topográfica: Ubicación del documento en el estante
ENCABEZAMIENTO: Punto de acceso: autor, título o materia
DESCRIPCIÓN BIBLIOGRAFICA: Aquí se registran los elementos del asiento
bibliográfico: título, autor, editor, etc.)
Registro de Entradas secundarias: Distintos puntos de acceso por los que
localizar un documento en los distintos catálogos
CDU: Clasificación Decimal Universal
Nº de Registro: Número de orden del documento en el registro de entrada al
centro
Catalogación
Es el proceso por el que se transfieren, siguiendo unas determinadas reglas,
los datos técnicos de un documento a un soporte documental. Su fin es facilitar
la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo. Se
centra en dos fases fundamentales:
 Estudio y observación de los datos del documento para determinar su punto
de acceso y concretar la forma del encabezamiento.
 Tareas de confección del catálogo (reproducción de fichas secundarias,
ordenación, mantenimiento y actualización del catálogo).
Catálogo
Es el conjunto ordenado de asientos bibliográficos de los documentos de una
colección. Su finalidad es la de organizar la colección para hacer posible la
recuperación de la información contenida en ella. Es la memoria de la
biblioteca.
Indización
Es la técnica del tratamiento documental utilizada para describir la materia o
contenido de los documentos, mediante un número dado de términos que
representan las características de dicha materia. Su finalidad es la de permitir
una búsqueda eficaz de las informaciones contenidas en un fondo documental.
Fases del proceso de indización:
 Familiarizarse con el contenido o materia del documento.
 Analizar qué materias representan el tema principal del documento.
 Seleccionar los términos que representarán, sin ambigüedad, el contenido
del documento.
Resumen
Técnica documental mediante la cual se representa de una forma concisa y
abreviada el contenido de un documento. Su finalidad es ayudar al usuario a
tomar la decisión de consultar o no, el documento original.
Normalización
La norma es el resultado de la elaboración de un trabajo colectivo razonado,
donde se fijan las reglas que deben seguirse para realizar una operación o
actividad.
En el campo de la documentación la normalización permite simplificar y
racionalizar los métodos de trabajo, así como unificar los productos.
La catalogación debe ajustarse a los principios de uniformidad, unificación e
identificación, de manera que la descripción de los documentos se presente en
la misma forma y orden, así como ajustadas al mismo formato, unificando las
distintas fuentes donde obtener los datos dentro del documento, y el lenguaje a
utilizar para la descripción de los diferentes elementos, evitando
ambigüedades.
En este sentido, distintas instituciones y organismos internacionales (FID,
UNESCO, ISO, etc.) han emitido normas relativas al vocabulario, terminología,
formatos, etc.:
 Las fichas de los catálogos
 MARC: El formato normalizado de intercambio internacional de datos
bibliográficos legibles por ordenador.
 ISBD: Normas para la descripción bibliográfica de los diferentes tipos de
materiales.
 AACR2: Reglas de Catalogación angloamericanas que adoptaron e
incorporaron la norma ISBD. Esta norma da prioridad a la descripción de
los documentos, para a continuación elegir los puntos de acceso,
seleccionar la forma apropiada de encabezamiento y elaborar las fichas
secundarias y de referencia necesarias.
 Reglas de Catalogación Españolas, basadas en las AACR2, recogen las
normas de descripción bibliográfica y las completan con el estudio de los
puntos de acceso de los asientos bibliográficos y con las instrucciones para
confeccionar los registros de fichas secundarias.