Manual para Redactar Emails Y Cartas de Reclamación de Impagos PDF

Manual para redactar emails y
cartas de reclamación de impagos
Con diversos modelos para reclamar todo tipo de

créditos impagados
Autor: Pere Brachfield
© Pere Brachfield
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01.- Introducción a la recuperación de impagados
por la vía extrajudicial
El acreedor está facultado por el Derecho para reclamar judicial o

extrajudicialmente una deuda dineraria, cuando ésta está vencida, es cierta, lícita,
exigible, determinada y líquida. Hay que hacer notar que en España la gestión
privada del cobro de impagados siempre que los acreedores actúen dentro de la
legalidad al escribir las comunicaciones, es decir, sin extralimitaciones como
amenazas, insultos, calumnias, vejaciones, injurias, es totalmente lícito. El derecho
del acreedor a reclamar extrajudicialmente la deuda está perfectamente recogido
en el artículo 1096 del Código Civil que dice: “Cuando lo que deba entregarse sea
una cosa determinada, el acreedor, independientemente del derecho que le otorga
el artículo 1101, puede compeler al deudor a que realice la entrega”. La definición
que ofrece el diccionario de la lengua española de la Real Academia Española del
verbo compeler es:” obligar a alguien, con fuerza o autoridad, a que haga algo que
no quiere”.
La reclamación extrajudicial de los impagos constituye una fase primordial del
recobro de deudas. Esta etapa de recuperación amistosa permite conocer la
actitud del deudor y si el acreedor la sabe llevar a cabo de forma adecuada, la
mayoría de clientes solventes y los de buena fe acabarán pagando el crédito.
Para llevar a cabo la reclamación extrajudicial, el acreedor puede realizarla con
sus propios medios o bien externalizar la gestión recuperatoria, entregando los
expedientes a empresas de recobro o a bufetes de abogados.
En cualquier caso, la reclamación de las facturas impagadas para que sea eficaz,
se debe iniciar lo antes posible ya que el paso del tiempo deteriora
considerablemente la cobrabilidad de las deudas. Cuando la empresa acreedora
se encargue de gestionar sus propios impagados, hay que evitar la improvisación
por lo que en primer lugar hay que definir una política de cobros y establecer los
procedimientos de reclamación. En la política de cobros y en el manual de
procedimientos hay que definir a que clientes se reclama por vía telefónica y a
los que se hace por vía postal. En los procedimientos de cobro se definirá el
número de cartas de reclamación que se enviará a cada segmento de clientes,
el número de gestiones telefónicas, y en cuales casos se realizará una visita
personal al deudor. Asimismo, se debe prever que actuaciones de emprenderán
en caso de desaparición del deudor, la presentación de un concurso de
acreedores o que de entrada el moroso rechace categóricamente a pagar y
sentarse a negociar.
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Por consiguiente, el servicio de recobros deberá actuar en todo momento aplicando
los procedimientos de recobro y siguiendo las políticas de cobro previamente
establecidas por la empresa. El departamento de recobros en función al volumen
de impagados, la tipología de los deudores, la antigüedad de las deudas y las
dificultades de cobro ha de decidir cómo puede utilizar los tres grandes sistemas
de recobro por la vía amistosa que existen:
• Correspondencia
• Teléfono
• Visita personal
Cada uno de estos tres medios tiene sus ventajas e inconvenientes, y su utilización
puede ser más rentable para determinadas tipologías de impagados.
Las empresas que tengan un gran volumen de impagados de pequeño importe han
de utilizar preferentemente los emails y las cartas de reclamación, en cambio las
que tengan pocos impagados y de elevados importes han de emplear las visitas
personales para las gestiones de recobro. No obstante, no hay que olvidar el
principio del efecto sinérgico y es conveniente combinar inteligentemente los tres
medios para obtener unos resultados óptimos de recuperación.
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02.- La correspondencia para reclamar deudas
Las cartas y emails de reclamación de pago
Las cartas y emails de reclamación bien escritas tienen un doble objetivo. Por un
lado, recuperar el dinero que adeuda el cliente y por otro conservar la relación
comercial con el cliente. A pesar de la opinión contraria de algunos, siguen
siendo un medio eficaz de recobro siempre que se utilice de la forma adecuada.
Otra ventaja de la correspondencia es que en muchas ocasiones las cartas

estimulan la respuesta del deudor que al recibir la carta de reclamación, decide
llamar por teléfono al acreedor para ofrecer un acuerdo de pagos. En este caso
la acción de cobro ha resultado mucho más económica, ya que, para recuperar
el importe adeudado, al acreedor le ha bastado una carta, lo que le ha resultado
mucho más barato que si hubiera tenido que asumir el coste de la llamada
telefónica al deudor y emplear el tiempo de su personal para localizarlo y
negociar un plan de pagos.
Las cartas son efectivas para reclamar muchos impagados de pequeños

importes en los que una gestión telefónica sería demasiado costosa. Las cartas
y emails de reclamación también sirven para reforzar las gestiones telefónicas
puesto que si previamente a la llamada el deudor ha recibido una o varias cartas,
no puede pretextar que desconocía la existencia de la deuda y el gestor se
encuentra en una posición de fuerza para reclamar el pago.
Los objetivos de las cartas de reclamación
El objetivo prioritario de una carta de reclamación de pago es que el deudor la

lea en su integridad en el mismo momento de recibirla. El acreedor debe
despertar el interés del deudor para que dedique unos minutos a leer la misiva.
Los otros objetivos de la carta son:
• Informar al cliente de la existencia de un impago
• Incitar al contacto es decir motivar al deudor que llame al acreedor
• Recabar informaciones de porque el cliente no ha efectuado el pago y que

intenciones tiene al respecto
• Provocar el pago o una solución a corto plazo de la deuda
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Las ventajas que ofrecen las cartas como medio de recobros son:
• Dejan constancia escrita de la reclamación
• Son el medio más barato y fácil para reclamar un impago
• Permiten la reclamación rápida de todos los impagados
• Permiten la gestión masiva de toda la cartera de impagados
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03.- Reglas para redactar las cartas y emails de
reclamación
Cobrar la deuda pero conservando al cliente
Lo primero que debemos considerar a la hora de escribir una carta de

reclamación es que una buena redacción no es nada fácil. Antes que nada,
tenemos que considerar a quién nos dirigimos y luego cuál es nuestro objetivo.
Primero, nos dirigimos a un deudor que puede reaccionar con falta de interés y
desagrado a nuestra misiva. Segundo, queremos recuperar nuestro dinero, pero
también nos gustaría mantener la relación comercial con el cliente; por
consiguiente, nos movemos en un frágil equilibrio entre ser demasiado amables
o demasiado agresivos. Al propio tiempo, antes de enviar una carta tener en
cuenta el proverbio: "Las palabras vuelan, lo escrito permanece".
Facilitar un medio de pago rápido y seguro
Otro punto importante para agilizar y simplificar el cobro es que la carta proponga
al cliente liquidar la deuda mediante transferencia SEPA; este sistema de pago
es la forma más rápida, cómoda y segura de recibir los fondos y además permite
su fácil trazabilidad en el sistema bancario. Por el contrario, el acreedor debe
desincentivar el uso del cheque como medio de cobro ya que este instrumento
puede tardar varios días en llegar si se envía por correo.
La transferencia SEPA (también denominada a nivel europeo SCT) es la

transferencia standard de la zona SEPA, en euros. La SEPA es la Single Euro
Payments Area (en inglés Zona Única de Pagos en Euros) fruto de un acuerdo
político de los Estados de la UE y de la CE para la creación del espacio único de
pagos para el Euro. La transferencia SEPA no tiene límite en los importes que
se pueden transferir y los gastos bancarios son compartidos entre ordenante y
beneficiario. La transferencia SEPA tiene los mismos costes y condiciones tanto
para la SCT doméstica como para la SCT europea. Esta transferencia SEPA
supone menor coste y más comodidad para las empresas que operan tanto a
nivel nacional como a nivel europeo. Los plazos de ejecución de SCT se han
reducido a solo un día.
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Técnicas a utilizar en el redactado de las cartas y emails
En la carta de reclamación o correo electrónico debemos seguir las siguientes

técnicas si queremos obtener los mejores resultados:
• Empezar con un mensaje neutro y no culpabilizador (especialmente en la

primera misiva)
• No pedir disculpas por enviar la carta de reclamación o el email, ya que el
acreedor tiene todo el derecho de solicitar el pago
• Presentar los hechos de forma objetiva y lo que de ellos se deduce
• Evitar expresiones que puedan dar pie al deudor a presentar una
controversia o disputa comercial sobre el producto o servicio que han
recibido
• Predisponer al deudor a leer toda la carta o correo electrónico
• Exponer el mensaje de las consecuencias negativas del impago
• Explicar de forma razonada los argumentos
• Exponer al deudor las ventajas que obtendrá (mantendrá su línea de
créditos, su calificación crediticia, su límite de riesgo) o de los
inconvenientes que evitará (bloqueo de pedidos, revisión de su límite de
crédito) si cancela la deuda a tiempo
• Facilitar la mayor cantidad de informaciones que faciliten una reacción
rápida y fácil para el deudor; esto incluye datos de contacto del interlocutor
válido y del número de cuenta bancaria para hacer el pago
Cuando el deudor no paga ni contacta después de recibir las primeras cartas, el

acreedor debe reflexionar antes de enviarle una carta conminatoria o de
ultimátum, como puede ser la advertencia de una demanda judicial. Como regla
general el acreedor nunca debe amenazar con emprender acciones que
realmente no está dispuesto a llevar a cabo.
Desde la primera reclamación hasta el último apremio, deberemos tener distintos

modelos de carta según el enfoque que le queramos dar a la misiva.
Consecuentemente la estructura y contenido de una carta de reclamación se
adaptará a los siguientes aspectos:
• El tipo de relación con el deudor

o Si se trata de un cliente antiguo
o Si es un cliente reciente
• El tipo de impagado según el instrumento de cobro utilizado

o Falta de reposición de fondos por transferencia
o Devolución de cargos en cuenta bancaria
o Devolución de letras, pagarés o cheques
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• La calidad del riesgo del cliente
o rating de riesgo bajo
o rating de riesgo medio
o rating de riesgo elevado
• la frecuencia del impago o retraso

o es la primera vez
o deudor reincidente
o moroso recalcitrante
• el volumen de compras anual

o clientes con una facturación importante
o clientes ocasionales con poco giro
• El riesgo no vencido actual con el cliente

o Clientes con muchas facturas no vencidas
o Clientes sin facturas no vencidas
• La localización geográfica del cliente

o Cliente situado en una región muy sensible
o Cliente situado en una región poco sensible
• La cantidad adeudada
o Importes elevados
o Importes pequeños
• El interés de mantener al deudor como cliente en el futuro

o Cliente estratégico o con un buen potencial de compras
o Cliente sin interés comercial
• La antigüedad de la deuda
o Impagados de menos de tres meses
o Impagados con más de tres meses
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Las reglas básicas para redactar una carta o email para reclamar
el pago
A la hora de escribir una carta de reclamación es necesario respetar tres

principios fundamentales si se quiere conseguir una correcta legibilidad:
• Claridad
• Concisión
• Sencillez
Claridad
La claridad en una carta de cobro consiste en no dejar duda alguna sobre su

significado. La claridad se consigue utilizando las palabras adecuadas y evitando
los términos ambiguos. Cuando hay que expresar una idea es más fácil
conseguir la claridad si utilizamos una frase simple. Asimismo, la construcción
sintáctica de las frases debe ser la más sencilla, es decir en la arquitectura de la
frase primero el sujeto, luego el verbo y después los complementos: “el gestor
de cobros escribió la carta al deudor”. En esta frase simple la información llega
con facilidad al lector ya que se emite un solo mensaje y la idea principal no tiene
que competir con ideas secundarias. Para recalcar una idea importante en una
carta es conveniente que vaya expresada en una frase simple, lo que provocará
en el lector un efecto similar al subrayado de un texto.
La siguiente oración contiene dos ideas, una primaria y otra secundaria: “el
acreedor pensaba demandar al deudor el viernes si éste no efectuaba un pago
a cuenta del treinta por ciento de la deuda antes del jueves”. Al incorporar dos
ideas en una sola frase, la idea principal pierde algo de fuerza, pero el mensaje
gana en elocuencia. La frase principal va primero y tendría sentido por si misma
si se elimina la subordinada. La frase más importante en cualquier párrafo es la
primera, por lo que la frase subordinada queda mejor al final. No obstante, se
podría escribir la oración a la inversa: “si el deudor no efectuaba un pago a cuenta
del treinta por ciento de la deuda antes del jueves, el acreedor pensaba
demandarlo el viernes”. Colocando la subordinada al principio el lector lee los
datos complementarios antes de la idea principal, de modo que cuando llega a
la información nuclear está preparado para entender la idea con todos sus
detalles. El peligro surge cuando la subordinada es excesivamente larga y el
lector puede desorientarse.
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Concisión
De entrada, los textos largos tienen más posibilidades de generar errores de

interpretación. Además, si se acorta el mensaje el redactor gana tiempo,
aumenta su productividad y puede aprovechar mejor los textos ya escritos y
guardados en el disco duro, es decir las que yo denomino cartas prefabricadas.
La concisión supone que el texto sea breve y directo; o sea tratar un tema
concreto y que vaya derecho al grano. Los expertos en escritura recomiendan
para aumentar la legibilidad emplear frases cortas y palabras corrientes. Las
frases no deben superar las 25 palabras y los párrafos no han de sobrepasar las
seis líneas. El exceso de palabras dificulta la comprensión del mensaje y
recargan la carta dificultando su lectura.
Sencillez
La sencillez implica evitar las frases largas y complicadas, expresiones

redundantes, terminología poco frecuente, oraciones enrevesadas y mucha
palabrería pero pocos conceptos. La sencillez también supone escoger las
palabras más frecuentes, las más cortas y las menos complejas fonéticamente.
En definitiva, la sencillez está ligada con el vocabulario que se emplea y al estilo
que debe ser llano, evitando la retórica. Las palabras complicadas restan
legibilidad a la carta y muchos deudores cuando encuentran voces desconocidas
las pueden pasar por alto o deducir erróneamente su significado. La única
excepción a esta regla son los términos que se usan en las últimas cartas de
reclamación, en particular en las notificaciones conminatorias o de último aviso
y las notificaciones que envía la Asesoría Jurídica, en las que se puede
impresionar al moroso con un vocabulario más técnico.
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04.- La estructura de una carta de cobro
Estructura básica del mensaje de la carta de cobro
Si queremos que el mensaje sea perfectamente interpretado por el destinatario

de la carta, es importante cuidar la estructura de la misma. La estructura
elemental del cuerpo de la carta debe tener tres partes principales:
• Introducción
• Desarrollo
• Conclusión
Introducción
La introducción permite que antes de abordar directamente la reclamación,

explicar algunos antecedentes. En la introducción nunca hay que pedir excusas
por reclamar lo que por derecho le corresponde al acreedor ya que se perdería
mucha asertividad en el mensaje pero tampoco empezar de forma agresiva o
haciendo reproches al deudor. Consecuentemente hay que empezar con un
mensaje neutro y presentar los hechos de forma objetiva.
La introducción puede empezar con una construcción sintáctica simple, palabras

básicas, sin circunloquios, anglicismos y evitando los gerundios al inicio de la
oración. La forma más adecuada de introducir la carta es: “nos ponemos en
contacto con Ustedes, puesto que observamos que, contrariamente a su
costumbre y a las condiciones de pago estipuladas, han dejado transcurrir el
plazo sin remitirnos su cheque en cancelación de nuestra última factura que tenía
un vencimiento el pasado………..”.
Desarrollo
El desarrollo es la parte del cuerpo de la carta en el que se aborda el tema en

sus cuestiones principales, incluyendo los puntos y especificaciones. La
estructura del desarrollo debe empezar por lo importante y luego pasar a lo
secundario. De este modo transmitimos la parte más importante del mensaje de
forma inmediata y tenemos más seguridad que el deudor va a captar la
información más relevante ya que la gente suele dedicar mayor atención a la
lectura de los primeros párrafos o frases de la misiva.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es la coherencia interna del texto, en

primer lugar, efectuando una exposición de los puntos de forma ordenada y
progresiva. En segundo lugar, cuidando la uniformidad del texto, ya que cada
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carta debe adecuarse a una situación comunicativa concreta, por lo que
debemos mantener el mismo registro y la misma fórmula de tratamiento al
interlocutor. Por ejemplo, si adoptamos al principio un registro muy formal
tratando en plural y dirigiéndonos al deudor con el tratamiento de “Ustedes”,
luego no se puede pasar al “vosotros” o pasar del plural “Ustedes”, al singular
“Usted”.
Conclusión
La conclusión es el razonamiento que viene a cerrar el texto, enlazando con la

parte del desarrollo y dando las indicaciones al deudor para liquidar las facturas
pendientes. En las primeras cartas de reclamación es bueno concluir con un
mensaje positivo y conciliador verbigracia: “en la confianza de que
solucionaremos este asunto lo antes posible y que las relaciones comerciales
entre nuestras empresas quedarán normalizadas, quedamos a la espera de sus
noticias”.
Por el contrario, en las cartas de reclamación más intimidatorias se puede

terminar con una última advertencia de las consecuencias que tendrán lugar si
el moroso se empeña en mantener su postura de no pagar.
Cuando se quiere conseguir una rápida respuesta del moroso, una fórmula para
la conclusión puede ser: “les agradeceremos que a vuelta de email nos indiquen
la forma en que liquidarán las facturas antes citadas, ya que de lo contrario
entregaremos los documentos a nuestro gestor de cobros para que pase a
visitarles…”
Las distintas secciones de una carta de cobro
La estructura de una carta de reclamación no difiere mucho de la de otras clases

de correspondencia comercial. Las distintas secciones de una carta de
reclamación son por este orden:
• Membrete del acreedor

• Localidad y Fecha
• Referencias
• Destinatario
• Saludo al destinatario
• Introducción
• Cuerpo
• Conclusión
• Despedida
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• Antefirma
• Firma
• Anexos
Membrete
El membrete es el nombre que recibe el conjunto de datos que identifican a la

empresa acreedora, como son razón social, anagrama, dirección, números de
teléfono, fax, web, email y otros códigos e informaciones que aporten datos útiles
al destinatario. En algunos casos el deudor conoce mejor al acreedor por su
marca o logotipo, por lo que es conveniente incluirlos en el membrete. Con las
fusiones y adquisiciones de empresas puede darse el caso que el moroso reciba
una carta y no sepa quién es realmente el remitente; por este motivo es útil añadir
la antigua denominación social del proveedor.
Localidad y Fecha
La carta informa sobre el lugar, día, mes y año en que se escribe la carta de
reclamación. La fecha es necesaria para facilitar su archivo y dejar constancia
de cuándo se realizó la reclamación. En las cartas se suele indicar la fecha en el
margen superior derecho, aunque no es obligatorio este diseño. En cambio, es
importante escribir los meses en letras minúsculas y los años en números. No
es necesario introducir la preposición “en” antes de la localidad, ya que es un
estilo anticuado de correspondencia. El ejemplo adecuado es: Madrid, 24 de
septiembre de 2019.
Referencias
En el lado izquierdo del folio suele ir indicada la referencia y el asunto. N/ref.

Asunto.
Destinatario
Aquí se indican los datos de identificación del deudor al que se dirige la carta,
como nombre, cargo, razón social, dirección. Si se dirige a una persona jurídica
habrá que indicar el nombre de la sociedad. Es aconsejable personalizar la
notificación y dirigir la carta a la atención personal de un responsable de la
empresa y no enviarla simplemente al Departamento de Administración de forma
impersonal.
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Lo mejor es remitir la misiva al director de administración. Si desconocemos su
nombre expedir la carta directamente al administrador de la sociedad (su nombre
aparece en el Registro Mercantil). Cuando la carta aterriza en la mesa de un
administrador o gerente de la empresa morosa existen muchas más
posibilidades de obtener una reacción que si va remitida a nombre de un
departamento, ya que facilita el escaqueo de los empleados de la deudora.
Saludo
En esta parte se puede utilizar una fórmula de cortesía como pueden ser
“Apreciado Sr.”, “Estimada Sra.” y evitando los saludos “Distinguido Sr.” o “Muy
Sr. Nuestro” que están en desuso. También hay que evitar las construcciones de
doble género para englobar indistintamente a destinatarios masculinos y
femeninos: “Apreciado/a Sr./Sra.” Ya que producen un efecto de
despersonalización y dan a la carta una apariencia de circular emitida en un
envío masivo e indiscriminado. No obstante, se puede emplear la fórmula “Muy
Sres. Nuestros” a partir de la tercera carta de cobro o cuando es una solicitud de
pago con un tono más perentorio. Lo único que tendremos de valorar antes de
utilizar un tratamiento u otro es el grado de deferencia que estimamos más
adecuado con el deudor, y la situación del impago que se reclama. Al propio
tiempo, siempre que sea posible personalizar el saludo: “Estimado Sr. Negídiez”
Introducción
Antes de entrar en el fondo de la cuestión objeto de la reclamación, se puede

empezar el mensaje empezando con una breve introducción. Hay que evitar
expresiones anticuadas como: “el motivo de la presente”, mejor utilizar:
“mediante esta carta”.
Cuerpo o desarrollo
Consiste en el conjunto de párrafos en los que se desarrolla el tema central de

la carta de reclamación. Como hemos indicado es aconsejable que los párrafos
no superen las seis líneas y las frases tengan entre las 20 y 25 palabras y que
se utilice un vocabulario claro, actual y preciso. El número de párrafos dependerá
del asunto que se trate y de la complejidad de la reclamación.
Cuando se indica el importe de la deuda es recomendable resaltar la cifra del

resto de caracteres, utilizando un tipo de letra más señalada, como puede ser la
negrita o con un mayor tamaño. Asimismo, la cantidad escrita en número debe
ir acompañada por el importe en letras para descartar la posibilidad de errores.
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Conclusión
En las primeras misivas, la carta de reclamación o email deben concluir con un

mensaje positivo y motivador. El acreedor debe dar por sentado que el cliente va
a realizar el pago enseguida y que la relación comercial se va a normalizar.
Despedida
Una vez que se ha por finalizado el mensaje principal de la carta de reclamación

hay que cerrarla. En la despedida se utilizarán expresiones de cierre concisas,
cuyo grado de afecto o cortesía dependerá de la situación que se mantenga con
el deudor y del grado de presión de la misiva. La frase de despedida no debe
incluir fórmulas arcaicas como: “sin otro particular aprovechamos la ocasión para
saludarles muy atentamente”. Como norma general es preferible que la
despedida sea corta y sencilla como: “les saludamos atentamente”. Si la cuestión
planteada en la carta urge una respuesta, en la despedida se puede incluir este
punto: “Esperamos prontas noticias de su parte, reciban un atento saludo”.
Antefirma y firma
La antefirma es la fórmula de identificación que corresponde al acreedor y a la

persona que firma en nombre de la sociedad y que se pone antes de la firma en
la carta. La antefirma debe contener el nombre, apellidos y cargo de quien se
hace responsable del contenido de la carta.
Establecimientos García SL
José García López
Director Gerente
La firma debe ser autógrafa, rubricada con tinta azul y aparecer siempre en todas
las cartas, evitando la utilización de sellos de goma estampillados que imitan las
rúbricas de puño y letra.
Anexos
Son los documentos que acompañan a la carta de reclamación, como pueden

ser duplicados de facturas o estados de cuenta, y de los cuales debe hacerse
mención en la carta para que no haya dudas de su inclusión en caso de extravío
de los mismos.
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05.- Los puntos a incluir en una carta o email de
reclamación de un impago
Para redactar una correcta carta o correo electrónico de reclamación de un

impago, es recomendable incluir las siguientes cuestiones:
• Quién dirige la carta (identificación clara del acreedor con nombre,

marca, anagrama que el deudor conozca y evite confusiones)
• A quién se le envía la carta (identificar al deudor con su razón social y

dirigirla a la atención de la persona responsable de pagos)
• Por qué se le envía la carta (en base a que negocio, operaciones

comerciales se ha producido la deuda y los artículos adquiridos)
• Qué facturas están pendientes indicando fecha, número, importe y

vencimiento y también indicar fecha y número del pedido y del albarán
• Cuánto dinero debe pagar (importe principal más gastos e intereses)
• Cuándo debe pagar (dar plazo para efectuar el pago o fecha límite)
• Cómo debe pagar (transferencia, ingreso en efectivo, cheque)
• Qué información debe incluir en la transferencia para facilitar su

identificación y aplicación (nombre del pagador, número de referencia
del impago o del cliente, número de fax al que enviar el comprobante,
correo electrónico al que enviar el email con el aviso de transferencia)
• Dónde debe pagar (si tiene que personarse en unas oficinas)
• Con quién contactar como interlocutor válido del acreedor y cómo

hacerlo (nombre de la persona, teléfono fijo directo, móvil, email)
• Cuáles serán las consecuencias si no paga (intereses moratorios,

inclusión en registro de morosos, bloqueo de los suministros,
cancelación de la línea de crédito, intervención de asesoría jurídica)
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06.- El lenguaje más adecuado en las cartas y
email de reclamación de pago
El lenguaje y las palabras
Como sucede en las conversaciones cara a cara o por teléfono, el lenguaje es el

instrumento de la comunicación que empleamos en nuestras cartas de
reclamación. El logro de nuestro objetivo depende en gran medida de la
adecuada elección de las palabras que utilizamos en los escritos. Las palabras
utilizadas harán que la lectura sea más fácil y facilitan la comprensión del
mensaje e influyen sobre el comportamiento de los deudores. Los consejos para
mejorar el lenguaje empleado en las cartas son:
Evitar el lenguaje negativo
Con frecuencia se emplean expresiones en negativo en lugar de expresarse en

forma positiva. El lenguaje negativo predispone al deudor a ponerse en guardia
y a rechazar las propuestas de nuestra carta. Asimismo, el lenguaje negativo
proyecta una sensación que puede molestar al deudor.
Limitar el uso de la negación en las frases

Los manuales de redacción de cartas recomiendan la afirmación en lugar de la
negación, por varias razones:
• La negación es más difícil de entender para el lector y más si tiene prisa:

“no podemos decir que sus pagos no se hayan demorado
considerablemente en el último trimestre” . Desde el punto de vista
semántico esta doble negación es más difícil de comprender. Resulta
mucha más claro escribir: “podemos afirmar que sus pagos se han
demorado considerablemente en el último trimestre”.
• La valoración que hace el lector de una frase afirmativa es más positiva
que la de una negación
Igualmente hay que intentar utilizar el estilo positivo en lugar del negativo, por
ejemplo, si escribimos: “las indicaciones que le facilitamos para hacer el pago no
son difíciles de seguir” estamos utilizando una fórmula negativa. Es mejor utilizar
términos positivos como: “las indicaciones que le facilitamos para hacer el pago
son fáciles de seguir”.
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Evitar los reproches y recriminaciones
Otro punto importante es evitar las expresiones de reproche o reprobación en las

cartas como, por ejemplo:
• “no comprendemos su actitud a la que no encontramos ninguna
justificación”
• “su retraso en abonarnos las facturas nos ha sorprendido ya que no lo
esperábamos de una empresa como la suya”
Puesto la reacción adversa del deudor afectará las posibilidades de llegar a un

acuerdo de pagos e incluso la lectura del resto de la carta. Además de las
reprobaciones evitar el tono crítico, la ironía y el sarcasmo ya que suelen
provocar una confrontación con el deudor y no ayudan al cobro.
No avasallar al deudor
En algunas ocasiones tenemos que sacrificar la cortesía a favor de la claridad

para que el moroso comprenda la situación por lo que hay que escribir las cosas
sin tapujos; sin embargo, como ya veremos, existen técnicas para suavizar el
impacto de mensajes poco agradables. Ahora bien, hay que cuidar las
expresiones para no herir el sentimiento de autoestima del deudor.
La información más desagradable camuflarla en una subordinada
En la construcción de frases puede aparecer una principal y una subordinada.

La idea principal debe recaer en la frase principal que se coloca al principio de la
oración ya que la atención del deudor que lee la carta se centra en esta idea
nuclear. Cuando tengamos que expresar alguna información desagradable es
mejor incluirla en la frase subordinada, como, por ejemplo: “la transferencia para
cancelar su saldo deudor debe llegarnos antes del próximo miércoles ya que si
no llega el pago este día, bloquearemos los suministros”.
Evitar el lenguaje obsoleto
En muchas ocasiones las empresas siguen utilizando expresiones y fraseología

muy anticuadas. La utilización de esta terminología le quita agilidad a las cartas
de reclamación.
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07.- Modelos de cartas y email de reclamación de
pago
Modelos de carta de cobro
Como ejemplos prácticos en primer lugar vamos a ver las cinco cartas de
reclamación para un cliente cuya forma de pago era por reposición de fondos
mediante el envío de cheque o transferencia.
Modelo de carta de primera notificación
Esta carta de cobro forma parte de un proceso de varias fases. El acreedor nunca
debe dar por sentado que el cliente ha dejado de pagar intencionalmente y que
se muestra reluctante a liquidar la factura porque hay un buen número de
razones por las que un cliente no paga una factura. Por ejemplo, el cliente no ha
recibido la factura. Puede que el cliente haya enviado un cheque y éste se haya
extraviado. A lo mejor se ha olvidado de hacer la transferencia. Así pues, puede
existir una controversia comercial o una factura discutida. Consecuentemente,
esta primera carta tiene que una petición educada para regularizar la cuenta sin
que trasluzca nada que pueda parecer un reproche por el impago.
El modelo de carta que vemos a continuación es un recordatorio para reclamar

el pago cuando el deudor no ha efectuado la reposición de fondos a tiempo, por
lo tanto, aunque indica que hay una demora en el pago, su estilo es amable ya
que no hemos perdido la confianza en el cliente. En el texto se utiliza la
terminología “pendientes de pago” como eufemismo para no decir impagadas.
En la carta se incluyen los datos de las facturas pendientes y se remiten copias
de las mismas. Asimismo, se invita al cliente a contactar con la persona
responsable de su cuenta por si existe alguna incidencia que impide hacer el
pago.
En la misiva se menciona el derecho de cobrar intereses moratorios en aplicación

de la Ley 3/2004 de 29 de diciembre, pero se otorga un período de gracia al
cliente dándole la oportunidad de abonar la factura rápidamente para evitar los
costes financieros. Otro punto a añadir es la relación de facturas no vencidas, ya
que, si la carta se retrasa o el destinatario la lee muchos días después de su
emisión, el saldo puede aumentar considerablemente y si se contacta
telefónicamente con el deudor, éste puede argumentar que se le ha reclamado
un importe inferior en la carta y de esta forma generar una discrepancia.
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Membrete del acreedor
Lugar y fecha de la carta
Deudores Ibéricos SL
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid
A la atención del Sr Martínez

Administrador único
Estimados Srs:
Como Ustedes saben, somos sus proveedores de material eléctrico desde el año 2014. La forma de pago
estipulada es mediante un aplazamiento de 60 días contados desde la fecha de entrega de los suministros
y el medio de pago es un cheque nominativo.
Este mes al efectuar un repaso de su cuenta, hemos comprobado que las facturas nº 156/2020 y 159/2020
que totalizan un importe de 34.700 euros, están vencidas y todavía figuran como pendientes de pago, ya
que contrariamente a su costumbre, han dejado transcurrir los vencimientos sin remitirnos su cheque.
Les adjuntamos copias de las dos facturas nº 156/2020 y 159/2020 emitidas el pasado 20 de marzo y
correspondientes a dos suministros de dos mil cajas de fusibles del número 2, modelo 174.
Les rogamos que comprueben sus datos contables y procedan a regularizar su cuenta a la mayor brevedad
posible. Para ello les recomendamos que nos efectúen una transferencia a nuestra cuenta IBAN ES25 0128
0095 1105 0111 3886 (haciendo constar su razón social y NIF) y que nos envíen el comprobante al email
administración@legitimosacreedores.com para facilitar su contabilización.
En caso de tener alguna duda sobre la documentación concerniente a su deuda, les rogamos que se pongan
en contacto con el Sr. García en el teléfono 914846560 o a través del correo electrónico
j.garcia@gestioncobros.com.
Por lo tanto, permanecemos a la espera de recibir su pago lo antes posible para evitar el cargo en su
apreciada cuenta de los intereses moratorios devengados desde el vencimiento de la factura, en
conformidad con las disposiciones de la Ley 3/2004 de 29 de diciembre 2004.
Reciban un cordial saludo
Juan Pérez
Gestor de cobros Legítimos Acreedores SA.
Relación de facturas pendientes correspondientes a dos suministros de dos mil cajas de fusibles del número
2, modelo 174.
Fra nº fecha fra Vto fra importe demora en días

Fra nº fecha fra Vto fra importe demora en días
Total deuda a fecha de hoy: 34.700 euros.
Relación de facturas no vencidas

Fra nº fecha fra Vto fra importe
20
Modelo de carta de segunda notificación
Cuando el cliente es solvente y buen pagador la normal es que después de

recibir la primera notificación, pague la deuda o se ponga en contacto con el
proveedor. En cambio, si después de recibir la primera carta no paga ni contesta,
después de un plazo prudencial habrá que enviar una segunda reclamación. La
segunda carta puede también ser escueta y escrita en tono neutro pero que
induzca al pago, pero indicando que ya ha habido una reclamación previa que
no ha sido atendida. Como en la primera carta, en esta comunicación también
se incluyen los datos de las facturas pendientes y si el acreedor lo considera
oportuno, remitir nuevamente copias de las mismas, así como un extracto de
cuentas del cliente.
Esta carta fija un plazo de pago máximo y como forma de pago la transferencia.
En este mensaje ya se incluye el devengo de los intereses moratorios y la
conveniencia de efectuar el pago lo antes posible para que los costes financieros
no sigan incrementándose. La carta está firmada por el supervisor de cobros
para demostrar al deudor que su situación ha empeorado. En esta carta se utiliza
el metalenguaje ya que se le envía un mensaje subliminal al introducir una
palabra que en principio es negativa “morosidad” pero camuflada en la
denominación de la ley 3/2004 que en la carta anterior sólo se había citado con
su código numérico.
21
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Estimados Sres:
Con referencia a nuestra anterior carta de fecha 15 de mayo en la que les comunicábamos la
existencia de dos facturas impagadas, lamentamos comunicarles que el importe del principal de
la deuda se ha visto incrementado con los intereses de demora devengados hasta la fecha en
aplicación del art. 7 de la Ley 3/2004 “de medidas de lucha contra la morosidad en las
operaciones comerciales” y cuya cuantía total asciende hoy a 34.950 euros.
Les adjuntamos por segunda vez copias de las dos facturas nº 156/2020 y 159/2020 emitidas el
pasado 20 de marzo y correspondientes a dos suministros de dos mil cajas de fusibles del
número 2, modelo 174. Asimismo, les adjuntamos un extracto de su cuenta con los movimientos
de los últimos 3 meses.
Por consiguiente, les rogamos que nos hagan efectivo dicho importe en un plazo máximo de diez
días desde la fecha de esta carta. Para el reembolso es necesario que nos efectúen una
transferencia a nuestra cuenta IBAN ES25 0128 0095 1150 1100 3886 (haciendo constar su
razón social y NIF) y que nos envíen el comprobante al email
administración@legitimosacreedores.com para facilitar su contabilización.
Para cualquier duda les atenderá el Sr. García en el teléfono 914846563 o a través del correo
electrónico: j.garcia@gestioncobros.com.
Permanecemos a la espera de recibir cuanto antes su transferencia para evitar que los intereses
moratorios sigan aumentando.
En la confianza que nuestra solicitud sea atendida, les saludamos atentamente
José Gutiérrez,
Supervisor de Cobros Legítimos Acreedores SA.
Relación de facturas pendientes correspondientes a dos suministros de dos mil cajas de fusibles
del número 2, modelo 174.
Fra nº fecha fra Vto fra importe demora en días intereses devengados
Total deuda intereses moratorios hasta a fecha……….

22
Modelo de carta de tercera notificación
El cliente que no ha reaccionado a las dos primeras cartas ni ha ofrecido una

solución cuando el acreedor ha intentado negociar un acuerdo de pagos por
teléfono, debe recibir una tercera carta que es más larga y apremiante que las
anteriores. La tercera carta debe instar al pago haciendo mención de los
intereses de demora y de los gastos de cobro que se están acumulando. Esta
carta deja la puerta abierta para que el deudor contacte y ofrezca una solución,
incitándolo a hacerlo, pero sin ofrecerle prórrogas o fraccionamientos ya que la
expresión utilizada es bastante ambigua. También se apela a la colaboración
mutua y a la necesidad de corresponder con el buen trato dispensado por el
proveedor que les ha sacado de más de un apuro. En esta fase se inicia una
presión, pero todavía no se conmina con emprender acciones legales.
23

C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Apreciados Sres:
En nuestras dos cartas anteriores les hemos requerido el pago de dos facturas dos facturas nº
156/2020 y 159/2020 emitidas el pasado 20 de marzo que figuran en su cuenta como impagadas
desde hace más de 30 días; sin embargo, hasta la fecha no hemos recibido ningún reembolso.
Asimismo, tampoco hemos obtenido ninguna respuesta a nuestras cuatro llamadas telefónicas
efectuadas a lo largo de la semana pasada ni de los dos correos electrónicos que les hemos
enviado.
Como Ustedes saben, el último pedido que les suministramos fue entregado de forma
excepcional ya que su empresa no tiene clasificación de riesgo por nuestra aseguradora de
crédito y en estos casos cobramos al contado nuestros suministros. Por consiguiente, nos cuesta
entender esta demora en el pago de las facturas y la falta de cooperación que nos estamos
encontrando ya que somos un proveedor que ha cumplido de forma irreprochable con Ustedes
y que les ha ofrecido su mejor colaboración.
Consecuentemente les rogamos que de forma inmediata procedan a abonar dichas facturas que
totalizan a fecha de hoy a 35.250 euros, mediante transferencia bancaria a nuestra cuenta
bancaria IBAN ES25 0128 0095 1105 0011 3886 (haciendo constar su razón social y NIF) y que
nos envíen el comprobante por email. Para cualquier duda les atenderá el Sr. García en el
teléfono 914846563 o a través del correo electrónico: j.garcia@gestioncobros.com.
En caso de que no pueda hacer efectivo el pago de la deuda, les invitamos a que se pongan en
contacto con nosotros lo antes posible, con el fin de negociar opciones que puedan solucionar
estos impagados y evitar la acumulación de intereses moratorios en aplicación de la Ley 3/2004
de 29 de diciembre.
Si no recibimos la transferencia en el plazo de cinco días, deberemos abrir un expediente de

riesgo y adoptar las medidas comerciales que dicta nuestra política de créditos entre las que
figura bloquear los pedidos. Les recordamos que de conformidad con el art. 8 de la Ley 3/2004
tendrán que abonar todos los gastos de gestión de cobros que se generen, así como los intereses
de demora.
A la espera que nuestra demanda sea atendida esta semana, les saludamos atentamente.
Alfonso Bravo,
Jefe de Cobros Legítimo Acreedor S.A.
Relación de facturas pendientes correspondientes a dos suministros de de dos mil cajas de

fusibles del número 2, modelo 127.
Total deuda con gastos e intereses moratorios hasta a fecha

24
Modelo de carta de cuarta notificación o intimidatoria
Esta cuarta carta tiene un tono mucho más apremiante y recalcando la urgencia
del pago. La comunicación patentiza que ha pasado demasiado tiempo sin que
el cliente haya pagado ni demostrado su buena voluntad para negociar un
acuerdo. La carta hace mención a “medidas tanto de riesgo crediticio como
jurídicas” con el fin de enviar un mensaje intimidatorio al moroso, aunque deja la
puerta abierta ya que todavía se puede llegar a una solución amistosa. El
redactado de la carta no conmina directamente con una demanda judicial ya que
se reserva este ultimátum a la quinta carta de reclamación, pero se puede inferir
que el acreedor acudirá a los tribunales a menos que reciba el pago en 72 horas.
El tono de la carta es mucho más perentorio que las anteriores, aunque
manteniendo la cortesía comercial. Esta carta es aconsejable enviarla por correo
certificado urgente.
25
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Muy Sres nuestros:
Por cuarta vez, nos vemos obligados a reclamarle el pago de dos facturas nº
156/2020 y 159/2020 que están en situación de mora hace 60 días y que están
devengado intereses moratorios por un importe diario de 6,29 euros en
aplicación del artículo 7 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.
Además, a estas cuantías hay que añadir los gastos de recobro que estamos
cargando en su cuenta y que ascienden hasta la fecha a 254,25 euros en
aplicación del artículo 8 de la citada Ley.
Hasta la fecha no hemos recibido ningún pago y tampoco se han puesto en

contacto para negociar un acuerdo de pagos. Por tanto, a pesar de haber
manifestado en diversas ocasiones por escrito y verbalmente nuestra buena
disposición para buscar un plan de pagos, no han demostrado interés en acordar
una solución amistosa.
Por lo cual, si en el plazo máximo de tres días desde la recepción de esta

notificación no nos llega una transferencia bancaria por importe de 35.899,21
euros, nos veremos obligados a tomar medidas legales, en defensa de nuestros
derechos de crédito.
No obstante, todavía confiamos que efectuarán el pago sin más demoras para
evitar que las relaciones mercantiles entre nuestras dos empresas sufran un
deterioro irreversible.
Atentamente.
David Sánchez
Director de riesgos, Legítimos Acreedores SA.
26
Modelo de carta de quinta notificación o conminatoria
Algunas empresas utilizan sólo cuatro cartas de reclamación –incluso hay

quienes solamente envían tres misivas– y envían ya directamente esta quinta
notificación (en lugar de mandar la cuarta comunicación que hemos visto en el
apartado anterior). El recobro de impagados no es una ciencia exacta y cada
empresa debe diseñar sus procedimientos de reclamación y determinar el
número de cartas a enviar.
En este tipo de carta es conveniente empezar con un reclamo que llame la

atención al deudor y que le motive a leer el resto del texto. Se trata de una frase
colocada al principio de la carta que anuncie al moroso lo que puede ocurrirle y
que atraiga su interés por el contenido epistolar.
La carta manifiesta que el acreedor va a interponer una reclamación judicial ya

que el moroso no le deja otra alternativa. El texto anuncia que la demanda judicial
a medio plazo va a resultar mucho más costosa para el deudor. Con todo, el
moroso todavía tiene la oportunidad de ahorrarse mucho dinero y
complicaciones si efectúa el pago en las próximas 48 horas y evitar que el
expediente sea entregado a los abogados.
Esta carta es una notificación conminatoria final y un ultimátum al moroso, y se

le remite como última reclamación extrajudicial al moroso. La carta está firmada
por el Director Administrativo Financiero o Gerente de la empresa para que el
moroso entienda que el asunto ha llegado al final del escalafón y que es el último
aviso amistoso. Asimismo, es conveniente enviar esta carta por Burofax con
acuse de recibo y certificación de contenido, no sólo para presionar
psicológicamente al moroso, sino también para acreditar fehacientemente que el
acreedor ha reclamado el pago extrajudicialmente.
27
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Muy Srs nuestros:
Lamentamos comunicarles que 48 horas después de recibir este Burofax vamos

a interponer una demanda judicial en su contra.
Esta es la quinta carta que les escribimos reclamando el pago de nuestras dos
facturas nº 156/2020 y 159/2020, que con los intereses moratorios devengados
y los gastos de cobro añadidos, han generado una deuda por valor de 36.119,28
euros. Hasta la fecha y a pesar de nuestras reclamaciones escritas, diversos
emails y numerosas llamadas efectuadas, ningún directivo de su empresa nos
ha facilitado una solución concreta para el reembolso de la citada deuda.
En consecuencia, dentro de las próximas 48 horas a partir de la recepción de la

presente notificación, nos veremos obligados a trasladar esta deuda en situación
de morosidad a nuestra asesoría jurídica para que los abogados procedan a
reclamarles judicialmente el pago.
Sentimos tener que tomar esta decisión a la que su silencio nos obliga, y
estaremos a su disposición para liquidar la deuda por la vía extrajudicial dentro
del plazo de 48 horas y eludir el procedimiento judicial que se interpondrá en su
contra, evitando con ello múltiples incomodidades así como la acumulación de
costas judiciales, gastos procesales, intereses moratorios y gastos resarcitorios
en aplicación de la Ley 3/2004 de 29 de diciembre de lucha contra la morosidad
y demás legislación vigente.
Atentamente
Gustavo Torres
Director Administrativo Financiero, Legítimos Acreedores SA.
28
Modelo de Carta por incumplimiento de un acuerdo de pagos
Este tipo de cartas se utiliza cuando el moroso incumple el acuerdo de pagos y

devuelve pagarés o letras; es recomendable enviarlas por Burofax con acuse de
recibo.
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Muy Srs nuestros:
Mediante este escrito les informamos que no están cumpliendo con el plan de pagos
que previamente acordamos en el mes de abril para liquidar la deuda que ustedes tienen
contraída con nuestra empresa mediante un fraccionamiento en tres pagos.
El pasado día 24 de julio nos ha venido devuelto impagado su pagaré nº 81962117,

emitido en fecha 12 de abril de 2020, con vencimiento en fecha 22 de julio de 2020 por
importe de 10.000,00 euros. Dicho pagaré fue entregado junto con otros dos en el
acuerdo de pagos con reconocimiento de deuda suscrito por su sociedad.
Al haber venido impagado este documento cambiario les informamos que antes del
próximo día 29 de julio debe ser reintegrado en su totalidad, más los gastos de
devolución e intereses de mora que ascienden a 250 euros.
En el supuesto de que el día 29 de julio no hayamos recibido el importe del pagaré más
los gastos de devolución e intereses, consideraremos que no están aprovechando la
oportunidad que les concedimos para liquidar de forma extrajudicial su deuda y
procederemos a interponer una demanda judicial en su contra para reclamarle el importe
adeudado más los intereses moratorios y legales y las costas procesales.
Les avisamos que un pagaré es un documento que tiene aparejada la acción ejecutiva
en juicio cambiario y que nos faculta para solicitar de inmediato al juzgado el embargo
preventivo de bienes tales como cuentas corrientes, depósitos y carteras de valores.
A la espera de recibir sus noticias, les saludamos atentamente.
Gustavo Torres
Director Administrativo Financiero, Legítimos Acreedores SA.
29
Modelos de carta de requerimiento de pago fehaciente extrajudicial al
deudor
En muchos casos es conveniente que el abogado haga un intento de cobrar la

deuda por la vía extrajudicial y de acreditar legalmente dicho requerimiento de
pago (o también denominada intimación) al moroso. Es necesario enviar esta
carta por Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo para que la
notificación sea fehaciente a efectos legales. Esta comunicación se envía con la
finalidad de que el deudor realice el pago del importe reclamado sin necesidad
de llegar hasta los tribunales, o en su defecto conseguir que el moroso
recalcitrante se ponga por fin en contacto con el abogado del acreedor para
solucionar la deuda de forma amistosa.
El envío de un requerimiento de pago fehaciente es muy conveniente ya que en

caso de demanda judicial, el acreedor debe demostrar ha intentado cobrar su
crédito por la vía amistosa antes de interponer la demanda para que el Juzgado
imponga siempre todas las costas procesales al moroso. En caso de tratarse de
importes elevados o de venir rechazado el Burofax por el destinatario,
convendría hacer el requerimiento de pago por vía notarial.
Hay que tener en cuenta que cuando se envía una carta indicando en el
membrete la expresión: “Asesoría Jurídica”, “Abogados de Empresa”
“Departamento Legal” “Servicios Jurídicos” o cualquiera de sus variantes, la
carta debe estar firmada por un abogado colegiado e indicar su número de
colegiación.
30
Asesoría Jurídica
Legítimos Acreedores S.A.
Dirección
Teléfono
Email
C/ de Canalejas 25
28025 Madrid

Muy Srs nuestros:
Mediante este Burofax les notificamos que nuestro director de

administración nos ha encomendado la gestión recuperatoria de la deuda
contraída por ustedes con nuestra sociedad, dimanante del impago de una
factura y que asciende a fecha de hoy a un importe de 36.289,78 euros.
Con miras a evitar una demanda judicial, les proponemos liquidar dicha deuda
por la vía amistosa. Por consiguiente, deben efectuar el pago de su totalidad en
un plazo máximo de cuatro días a partir de la recepción de este requerimiento
de pago mediante transferencia a nuestra cuenta IBAN ES25 0128 0095 0011
0500 0025 3886, haciendo constar su razón social y NIF.
Una vez efectuado el pago, es necesario que nos remitan el justificante del
mismo por email para paralizar las acciones legales.
En caso de no recibir la transferencia dentro del plazo indicado, nos veremos

obligados a iniciar las acciones pertinentes en defensa de nuestro derecho de
crédito, interponiendo una demanda judicial en su contra.
Atentamente.
Asesoría Jurídica de Legítimos Acreedores S.A.
Firmado Juan Letrado, Colegiado nº 11.475 del ICAM
31

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cartas de reclamación de impagos

Con diversos modelos para reclamar todo tipo de

Autor: Pere Brachfield

Todos los derechos reservados

El acreedor está facultado por el Derecho para reclamar judicial o

Las cartas y emails de reclamación de pago

Otra ventaja de la correspondencia es que en muchas ocasiones las cartas

Las cartas son efectivas para reclamar muchos impagados de pequeños

Los objetivos de las cartas de reclamación

El objetivo prioritario de una carta de reclamación de pago es que el deudor la

Los otros objetivos de la carta son:

• Informar al cliente de la existencia de un impago

• Incitar al contacto es decir motivar al deudor que llame al acreedor

• Recabar informaciones de porque el cliente no ha efectuado el pago y que

• Provocar el pago o una solución a corto plazo de la deuda

• Dejan constancia escrita de la reclamación

• Son el medio más barato y fácil para reclamar un impago

• Permiten la reclamación rápida de todos los impagados

• Permiten la gestión masiva de toda la cartera de impagados

Cobrar la deuda pero conservando al cliente

Lo primero que debemos considerar a la hora de escribir una carta de

Facilitar un medio de pago rápido y seguro

La transferencia SEPA (también denominada a nivel europeo SCT) es la

En la carta de reclamación o correo electrónico debemos seguir las siguientes

• Empezar con un mensaje neutro y no culpabilizador (especialmente en la

Cuando el deudor no paga ni contacta después de recibir las primeras cartas, el

Desde la primera reclamación hasta el último apremio, deberemos tener distintos

• El tipo de relación con el deudor

• El tipo de impagado según el instrumento de cobro utilizado

• la frecuencia del impago o retraso

• el volumen de compras anual

• El riesgo no vencido actual con el cliente

• La localización geográfica del cliente

• El interés de mantener al deudor como cliente en el futuro

A la hora de escribir una carta de reclamación es necesario respetar tres

La claridad en una carta de cobro consiste en no dejar duda alguna sobre su

De entrada, los textos largos tienen más posibilidades de generar errores de

La sencillez implica evitar las frases largas y complicadas, expresiones

Estructura básica del mensaje de la carta de cobro

Si queremos que el mensaje sea perfectamente interpretado por el destinatario

La introducción permite que antes de abordar directamente la reclamación,

La introducción puede empezar con una construcción sintáctica simple, palabras

El desarrollo es la parte del cuerpo de la carta en el que se aborda el tema en

Otro aspecto importante a tener en cuenta es la coherencia interna del texto, en

La conclusión es el razonamiento que viene a cerrar el texto, enlazando con la

Por el contrario, en las cartas de reclamación más intimidatorias se puede

Las distintas secciones de una carta de cobro

La estructura de una carta de reclamación no difiere mucho de la de otras clases

• Membrete del acreedor

El membrete es el nombre que recibe el conjunto de datos que identifican a la

En el lado izquierdo del folio suele ir indicada la referencia y el asunto. N/ref.

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Consiste en el conjunto de párrafos en los que se desarrolla el tema central de

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Para redactar una correcta carta o correo electrónico de reclamación de un

• Quién dirige la carta (identificación clara del acreedor con nombre,

• A quién se le envía la carta (identificar al deudor con su razón social y

• Por qué se le envía la carta (en base a que negocio, operaciones