Cierre Anual

Versión: 2.0
Manual de Usuario
Área de Consultoría

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CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Descripción Autor

09/09/2015 1.0 Actualización de Formato Cesar Montes

24/12/2015 2.0 Actualización de pantallas de ejemplo Soporte

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Contenido

I. Consideraciones Generales: ........................................................................................................ 3

II. Pasos a Seguir en el Proceso de Cierre........................................................................................ 3
1. Paso de Preparación .................................................................................................................... 3
1.1. Backup de la Base de Datos................................................................................................. 3
1.2. Periodos Contables.............................................................................................................. 4
1.3. Numeración de Documentos .............................................................................................. 4
1.4. Integración de Documentos ................................................................................................ 7
1.5. Verificación de Stock Negativo:........................................................................................... 7
1.6. Verificación de ejecuciones de pago realizadas: ................................................................. 8
1.7. Reclasificación de Socios de Negocio con saldo negativo: .................................................. 9
1.8. Opcionales a revisar: ......................................................................................................... 10
1.9. Ajuste por Diferencia de Cambio y Diferencias de Conversión:........................................ 10
2. Paso de Ejecución - Cierre ......................................................................................................... 10
2.1. Periodos Contables Mensuales: ........................................................................................ 10
2.2. Ejecución de Cierre de Periodo: ........................................................................................ 11
3. Paso de Documentación............................................................................................................ 22
3.1. Informe de Balance: .......................................................................................................... 22
3.2. Informe de Balance Provisional: ....................................................................................... 22
3.3. Informe de cuentas pérdidas y Ganancias: ....................................................................... 23

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I. Consideraciones Generales:

Toda empresa necesita efectuar una operación de Cierre anual del Periodo, para ello
deberá estar preparado. Y empezar un nuevo periodo con los saldos del periodo anterior.

II. Pasos a Seguir en el Proceso de Cierre

a. Preparación:

Aquí verificaremos que todo el movimiento del periodo a cerrar este correcto, es decir
verificar el stock de inventario, la diferencia de cambio, etc. Digamos que este paso del
cierre representa el 80 %, de todo el proceso.

b. Procesos de Cierre:

En este paso, ejecutamos el proceso de cierre en sí. Aquí trasladamos los saldos al nuevo
periodo, para los movimientos relacionados con las cuentas de Balance.

c. Documentación:

En este paso, se emite los informes contables correspondientes, para verificar los
resultados del cierre.

1. Paso de Preparación

1.1. Backup de la Base de Datos

Lo primero que se debe efectuar en un proceso de cierre es realizar un respaldo de la Base
de Datos.

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1.2. Periodos Contables

Los periodos contables del ejercicio anual a cerrar deben encontrarse en estado
Desbloqueado o Cierre del Periodo (en caso el usuario tenga la autorización respectiva),
así como también lo debe estar el periodo en el que se generen los asientos de apertura.
Para realizarlo, se debe ingresar a Menú Gestión > Inicialización del Sistema > Periodos
Contables.

1.3. Numeración de Documentos

Para un nuevo periodo muchas empresas asignan un nuevo correlativo de sus

documentos, como de sus asientos contables.

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Lo primero que debe generarse es un indicador para el nuevo periodo.

Con estos indicadores de periodo se deben de crear las numeraciones para los
documentos.

Gestión → Inicialización Sistema → Numeración de Documentos.

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Aquí deben crear las numeraciones indicando el periodo para el cual serán trabajados.

*Recordar que para crear la numeración de ventas (factura, notas de crédito, notas de
débito, etc.) deben utilizar los prefijos de sus numeraciones.

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1.4. Integración de Documentos

Puede utilizar la transacción DOCUMENTOS PRELIMINARES para comprobar si se han

contabilizado todos los documentos relacionados con la contabilidad.

Finanzas → Documentos Preliminares.

Además comprobar si se han contabilizado todos los documentos relacionados con la

contabilidad y comprobar los documentos no relevantes para la contabilidad, por ejemplo
pedidos y pedidos de compras.

Si un documento preliminar hace referencia a un período ya cerrado, no abra de nuevo el

período para contabilizar el documento. En vez de eso, introduzca el documento con una
fecha de contabilización del período actual.

Nota: Solo se visualizarán los documentos que cumplan los siguientes criterios:

 Abierto
 Para todos los usuarios

1.5. Verificación de Stock Negativo:

Antes de realizar el inventario, compruebe que no hay stock negativo. Si hubiera stock
negativo, es muy probable que no se hayan contabilizado algunos pedidos de entrada de
mercancías, facturas de acreedores u otros recibos en el inventario. En este caso deberá
contabilizarlos antes de comenzar el inventario y antes de realizar cualquier actividad de
cierre de ejercicio.

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Para verificar si existe stock negativo, utilice cualquiera de los siguientes métodos:

Informe de situación de Stock

Visualice el informe Situación de stocks. Ordene el informe por la columna En stock. Si hay
stock negativo, aparecerá al principio de la lista.

Arrastrar y Vincular

Utilice Arrastrar y vincular en Inventario, Artículo. A continuación utilice un filtro con la

siguiente condición: Ctd. en stock < 0.

1.6. Verificación de ejecuciones de pago realizadas:

Puede utilizar el Asistente de pagos para comprobar si hay algún asistente grabado con el
status "Recomendado" que debiera haberse ejecutado. De este modo puede averiguar si
ha olvidado algún procedimiento de pago grabado de un período anterior. Para clasificar
las ejecuciones de pago por status, haga doble clic en la cabecera Status.

Gestión de Bancos > Asistente de pago

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1.7. Reclasificación de Socios de Negocio con saldo negativo:

Es necesario comprobar los saldos de los socios de negocio y de las cuentas bancarias al
final del ejercicio, y realizar las reclasificaciones necesarias mediante contabilizaciones
manuales.

Los saldos negativos pueden afectar, por ejemplo, a las siguientes operaciones
comerciales:

 Contabilizaciones realizadas para la reclasificación de clientes y proveedores con

saldos negativos
 Cuentas bancarias con saldo negativo
 Ampliaciones de saldo basadas en la premisa de que el mismo interlocutor
comercial tiene saldo como cliente y como proveedor
 Gestión de informes de créditos incobrables o cancelaciones de créditos

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1.8. Opcionales a revisar:

Revisar el listado de partidas abiertas de entregas y ordenes de fabricación, las entregas

deben estar cerradas en su mayoría y las abiertas deben de estar mapeadas ya que esto
mueve costo de ventas. Las órdenes de fabricación dependiendo de la realidad de la
empresa deben estar cerradas, en caso de BeAs de la misma manera.

1.9. Ajuste por Diferencia de Cambio y Diferencias de Conversión:

Previo a la ejecución del cierre anual, debe ejecutarse la diferencia de tipo de cambio y la
diferencia de tipo de conversión (ver Manual de Diferencia de Tipo de Cambio).

2. Paso de Ejecución - Cierre

Para la ejecución del proceso de cierre, se ejecutara lo siguiente:

2.1. Periodos Contables Mensuales:

Los periodos contables mensuales del año a cerrar, deberán activarse, para ejecutar la
opción de cierre de periodo. Esto para que aparezca en el rango de periodo desde hasta de
la opción cierre de periodo.

Se recomienda una vez efectuado el cierre desactivar estos periodos contables, por un
tema de seguridad de manipular información, ya cerrado.

Esta opción es:

Gestión → Inicialización del Sistema → Periodos Contables.

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2.2. Ejecución de Cierre de Periodo:

Cierre de la clase 6 y clase 7

Se debe ingresar a la ventana de Cierre del Periodo (Menú Gestión > Utilidades > Cierre del
Periodo).

Se debe seleccionar lo siguiente:

- En la parte de Cuentas, seleccionar la clase 6 y clase 7.

- En Periodo, elegir el ejercicio a cerrar y elegir todo el periodo (por ejemplo, para cerrar el
2013, se debe elegir Desde 2013-01 Hasta 2013-12).
- En cuenta de arrastre de saldo y cuenta de cierre del periodo, colocar la misma cuenta.

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A continuación, seleccionar Ejecutar.

En la fila de Saldo Final, se debe colocar la fecha de vencimiento y fecha de documento, así
como una glosa o comentario.

En la fila de Saldo Inicial, los campos deben quedar vacíos.

Se debe seleccionar en la columna Autorizado aquellas cuentas a las que se ejecutará el

cierre. Se puede observar también los saldos de la cuentas; dicho importe será el indicado
en el asiento para convertir el saldo en 0.

Finalmente, se debe seleccionar Ejecutar. (Si existiese una cuenta inactiva seleccionada, no
se ejecutará el cierre. Se deberá activar la cuenta o deseleccionarla).

Se generarán asientos similares a:

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El saldo de las cuentas para las que se ejecutó este cierre se volverá 0.00 al día de la
ejecución (31/12 para el año elegido).

En caso se deba elegir distintas cuentas de la clase 8 como cuenta para el cierre, este
procedimiento se deberá hacer por separado. Por ejemplo:

- Elegir las cuentas 60 y 61, y como cierre de periodo, la cuenta 80.

- Elegir la cuenta 71, y como cierre de periodo, la cuenta 81.
- Elegir la cuenta 62, y como cierre de periodo, la cuenta 83.

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Cierre de la clase 8

Se debe ingresar a la ventana de Cierre del Periodo (Menú Gestión > Utilidades > Cierre del
Periodo).

Se debe seleccionar lo siguiente:

- En la parte de Cuentas, seleccionar la clase 8.

- En Periodo, elegir el ejercicio a cerrar y elegir todo el periodo (por ejemplo, para cerrar el
2013, se debe elegir Desde 2013-01 Hasta 2013-12).
- En cuenta de arrastre de saldo y cuenta de cierre del periodo, colocar la misma cuenta.

A continuación, seleccionar Ejecutar.

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En la fila de Saldo Final, se debe colocar la fecha de vencimiento y fecha de documento, así
como una glosa o comentario.

En la fila de Saldo Inicial, los campos deben quedar vacíos.

Se debe seleccionar en la columna Autorizado aquellas cuentas a las que se ejecutará el

cierre. Se puede observar también los saldos de la cuentas; dicho importe será el indicado
en el asiento para convertir el saldo en 0.

Finalmente, se debe seleccionar Ejecutar. (Si existiese una cuenta inactiva seleccionada, no
se ejecutará el cierre. Se deberá activar la cuenta o deseleccionarla).

En caso se deba elegir distintas cuentas de la clase 8 como cuenta para el cierre, este
procedimiento se deberá hacer por separado.

Tener en consideración que los asientos de cierre no son considerados por los reportes
Balance General, Balance de Comprobación y Estado de Ganancias y Pérdidas. Si es
necesario que los asientos de cierre de la clase 8 se muestren en dichos reportes, no se
debe ejecutar la funcionalidad de Cierre del Periodo para esta clase, sino que debe
realizarse mediante Asiento.

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Resultado del Ejercicio

El asiento de resultado del ejercicio debe ser ejecutado mediante Asiento (Menú Finanzas
> Asiento). Este debe ser realizado entre las cuentas 59 y 89. Por ejemplo:

Dicho asiento debe de dejar el saldo de la cuenta 89 en 0.00. El Balance de Comprobación,

Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas sí considerarán este asiento. Solo debe
existir un asiento de resultado del ejercicio, caso contrario, los reportes legales
considerarán los asientos entre la cuenta 59 y la cuenta 89 como resultados, pudiendo
mostrar una información errada.

Cierre y Apertura de las cuentas de balance – Cuentas No Asociadas

Se debe ingresar a la ventana de Cierre del Periodo (Menú Gestión > Utilidades > Cierre del
Periodo).

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Se debe seleccionar lo siguiente:

- En la parte de Cuentas, seleccionar las clases de Activos, Pasivos y Patrimonio.

- En Periodo, elegir el ejercicio a cerrar y elegir todo el periodo (por ejemplo, para cerrar el
2013, se debe elegir Desde 2013-01 Hasta 2013-12).
- En cuenta de arrastre de saldo y cuenta de cierre del periodo, colocar la misma cuenta.

A continuación, seleccionar Ejecutar.

En la fila de Saldo Final, se debe colocar la fecha de vencimiento y fecha de documento, así
como una glosa o comentario.

En la fila de Saldo Inicial, se debe indicar las fechas para el asiento de apertura, así como
una glosa o comentario.

Se debe seleccionar en la columna Autorizado aquellas cuentas a las que se ejecutará el

cierre. Se puede observar también los saldos de la cuentas; dicho importe será el indicado
en el asiento para convertir el saldo en 0.

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Finalmente, se debe seleccionar Ejecutar. (Si existiese una cuenta inactiva seleccionada, no
se ejecutará el cierre. Se deberá activar la cuenta o deseleccionarla).

Se generarán dos asientos por cada cuenta, uno de cierre y otro de apertura.

Cierre y Apertura de las cuentas de balance – Cuentas Asociadas

Se debe ingresar a la ventana de Cierre del Periodo (Menú Gestión > Utilidades > Cierre del
Periodo).

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Se debe seleccionar lo siguiente:

- Seleccionar la casilla de Socios de Negocio.

- En Periodo, elegir el ejercicio a cerrar y elegir todo el periodo (por ejemplo, para cerrar el
2013, se debe elegir Desde 2013-01 Hasta 2013-12).
- En cuenta de arrastre de saldo y cuenta de cierre del periodo, colocar la misma cuenta.

A continuación, seleccionar Ejecutar.

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En la fila de Saldo Final, se debe colocar la fecha de vencimiento y fecha de documento, así
como una glosa o comentario.

En la fila de Saldo Inicial, se debe indicar las fechas para el asiento de apertura, así como
una glosa o comentario.

Se debe seleccionar en la columna Autorizado aquellas cuentas a las que se ejecutará el

cierre. Se puede observar también los saldos de la cuentas; dicho importe será el indicado
en el asiento para convertir el saldo en 0.

Finalmente, se debe seleccionar Ejecutar. (Si existiese una cuenta inactiva o socio de
negocio seleccionado, no se ejecutará el cierre. Se deberá activar la cuenta -socio de
negocio- o deseleccionarla).

Se generarán dos asientos por cada cuenta y socio de negocio, uno de cierre y otro de
apertura.

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Reconciliación de Asientos de Cierre y Apertura

Para las cuentas de balance, los asientos de cierre y apertura no se reconcilian entre sí, lo
que puede generar confusión al revisar los saldos de los socios de negocio. Por ejemplo,
estas transacciones aparecerán como pendientes en la ventana de Pagos Efectuados.

Para evitar esto, se debe reconciliar dichas transacciones. Se ingresa a Menú Socios de
Negocio > Reconciliación Interna > Reconciliación, y se reconcilia dichas transacciones (si
colocamos una misma referencia para los asientos de cierre y apertura, será posible usar la
reconciliación automática).

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3. Paso de Documentación

En este paso se listara los principales reporte contable, para verificar los saldos finales e
iniciales de cierre.

3.1. Informe de Balance:

Para eso nos vamos a ver el reporte de Balance:

Finanzas → Informe financieros → Financiero → Balance

3.2. Informe de Balance Provisional:

Otros de los informes que se debe visualizar es el Balance Provisional

Finanzas → Informe Financiero → Financiero → Balance Provisional

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3.3. Informe de cuentas pérdidas y Ganancias:

Y finalmente otro reporte importante el de Cuentas de pérdidas y ganancias:

Finanzas → Informe Financiero → Financiero → Cuentas de Pérdidas y ganancias

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