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entre las empresas de producción y del sector privado, con las instituciones públicas.
Entre los documentos básicos, más generales y comunes en estos sectores tenemos:
Solicitudes de empleo
Perfiles de puestos
Test de selección de personal (psicométricos)
Documentación de expedientes laborales (cartas recomendación, Cv, diplomas, documentos de
identificación, compromisos y acuerdos)
Evaluación del desempeño
Manuales de seguridad industrial
Programas de capacitación
Encuestas de clima laboral
Historia de ingresos y egresos de personal y costos de los cargos
Manuales de procedimientos administrativos para el personal
IGSS e IRTRA, INTECAP
Beneficios
OTROS DOCUMENTOS
“Manual de políticas”
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable
que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
Ø Introducción
Ø Directorio de funcionarios
Ø Historia
Ø Fundamentos legal
Ø Objetivo de manufactura
Ø Políticas
Ø Estructura orgánica
Ø Funciones y descripción de puestos
Características:
1. Definición: En una primera reunión definimos las características de cada uno d los puestos y los
conocimientos necesarios para su correcto desempeño.
2. Análisis: Perfil d los posibles usuarios, posibilidades técnicas y profundidad del plan.
3. Creación: Creación consensuada de los contenidos en el formato más adecuado.
4. Implantación: Puesta en marcha del plan, reunión con los elementos de la empresa implicados.
5. Ajuste: Seis meses después de su inicio analizamos los resultados y realizamos las mejoras
necesarias.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Características:
*Presentar una visión de conjunto de la organización.
* Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo. En la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
* Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
* Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
unidades orgánicas.
* Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.
Manual de procedimiento
Un manual bien concebido Logra y mantiene un sólido plan de organización Asegura que todos los
interesados tengan una adecuada comprensión del plan general Facilita el estudio de los
problemas de organización Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con
los demás Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones Pone claro las fuentes de
aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles La información sobre las funciones y
puestos suele servir de base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación de
progreso Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos
Sirve de guía en el adiestramiento de novatos.
ACTA ADMINISTRATIVA:
Un acta administrativa es un documento donde el patrón deja constancia de ciertos hechos que
hizo el trabajador y menciona la infracción que cometió y a que norma se refiere. Ley Federal de
trabajo, se mencionan las actas administrativas pero si las actas circunstanciadas de hechos que
levanta la propia autoridad laboral para dejar constancia de ciertos hechos que tuvo conocimiento
al ejercer su actuación correspondiente. Tienen como finalidad servir de pruebas para llevar
ciertos procesos laborales como lo es la recisión de contrato sin responsabilidad para el patrón o el
despido de este.
CARACTERÍSTICAS:
1. Fecha.
2. Hora en que se levanta el acta.
3. Nombre y domicilio completo de la empresa.
4. Nombre completo de dos testigos.
5. Descripción de los hechos.
6. Manifestación del empleado.
7. Nombre y puesto del empleado.
8. Nombre y firma del empleado.
9. Nombre y firma de quien representa la empresa.
10. Nombre y firma del primer testigo.
11. Nombre y firma del segundo testigo.
CIRCULAR
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o
evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de
éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
CARACTERÍSTICAS:
• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje
sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
REQUISITOS:
1) Numeración de la circular.
2) Título.
3) Cuerpo.
4) Lugar y fecha.
5) Firma y sello.
INFORME
CONCEPTO:
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar
información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En
ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
CARACTERÍSTICAS:
· Claridad: esto significa que, debe ser entendible
· Replicabilidad: es decir, que sólo con leer el comunicado y sus conclusiones, otra persona
pueda repetirlo para comprobar
· Un informe escrito completo consta de: Una introducción, diseño experimental, resultados,
conclusiones y bibliografía.
· Marco teórico:
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
· Hipótesis:
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
· Resultados:
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
· Interpretación de los resultados:
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
MEMORANDUM
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a
personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Un memorándum es un
documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de
información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa
como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
REQUISITOS:
1) Nombre(s) a quien se dirige.
3) Fecha.
4) asunto.
6) firma(s).
El contrato de trabajo
Concepto
Requisitos
· Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrón.
· Si la relación de trabajo es para obra o tiempo determinado o tiempo Indeterminado.
· El servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión
posible.
· El lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo.
· La duración de la jornada.
· La forma y el monto del salario.
· El día y el lugar de pago del salario.
· La indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y
programas establecidos o que se establezcan en la empresa conforme a lo dispuesto en esta
ley.
· Otras condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y demás que
convengan el trabajador y el patrón.
LA NOMINA
Concepto de nómina:
En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un
empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a
la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de
tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones. Desde un punto
de vista contable, nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la nómina afectan
considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas y están sujetos a las leyes y
reglamentos.
Requisitos:
1. Datos del Emisor.
Información del contribuyente emisor del recibo de nómina como Patrón.
4. Conceptos.
a) Cantidad: Aplica el valor “1”
b) Unidad: Se utilizará la expresión “Servicio”
c) Descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: Pago de nómina,
Aguinaldo, Prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
d) Valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total
De percepciones gravadas y exentas).
5. Impuestos.
a) Total de impuestos retenidos: El ISR retenido (se obtiene del nodo de
Deducciones del complemento nómina).
Retenciones.
a. Impuesto: Tipo de impuesto que fue retenido (ISR).
b. Importe: Monto del impuesto retenido. Se obtiene del nodo de
Deducciones del complemento nómina.