Manual

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN
Código: MPPRECS01 Hoja: Página 1 de 38 SOCIAL
Fecha de actualización:
Revisión: 00
31/Agosto/2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECCION DE
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COMUNICACIÓN
SOCIAL
ÍNDICE
Pág.
1. Introducción 3
2. Marco Jurídico 4
3. Políticas y Lineamientos Generales 5
4. Lista Maestra de Documentos 14
DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Comunicación Social, se da a la tarea de elaborar el presente
manual, motivada por la elaboración de su Manual Específico de Organización a fin
de documentar los procedimientos operativos y administrativos de su
responsabilidad, orientados a atender solicitudes de entrevistas de los
representantes de medios de comunicación tanto local como nacional, así mismo a
monitorear la difusión de los programas, proyectos y acciones de Gobierno
Municipal a través de los medios de comunicación.
El documento describe los procesos operativos y administrativos e incluye las áreas
y puestos que en ella intervienen, precisando su responsabilidad y participación, así
como auxilia en la introducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal.
Su consulta nos permite identificar con claridad los procedimientos y las rutinas de
trabajo que debe ejecutar cada área. Por ser un documento de consulta frecuente y
sujeto a mejoras, éste deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o
modificación sea de índole orgánicofuncional, o bien jurídicoadministrativo,
recayendo en la responsabilidad de la jefatura administrativa y de sus áreas la
integración y actualización de la misma.
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SOCIAL
2. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115, Fracción I

Al VIII. Diario Oficial de la Federación: 5 de Febrero de 1917.
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículo 160
Fracción II. Periódico Oficial del Estado: 10 de Enero de 1975.
3. Ley Orgánica Municipal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículos
32, Fracción I Inciso C, 35 Fracciones II y VII y 108. Periódico Oficial del Estado:
10 de Enero de 1975.
4. Reglamento de la Administración Pública Municipal de Benito Juárez, Quintana
Roo, Artículo 3, 4 y 15. Periódico Oficial del Estado: 30 de Junio de 1994.
5. Reglamento Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana
Roo, Artículo 18. Periódico Oficial del Estado: 29 de Enero de 1988.
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3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES
Característica de los productos que realiza la Dirección de Comunicación Social,
de acuerdo a lineamiento interno.
1. Boletines de Prensa: Los boletines serán escritos por la reportera de guardia, o
quien designe el subdirector de Difusión. Nunca el archivo deberá moverse de la
máquina donde es generado para su corrección. Será corregido, primero en
papel, por alguno de los subdirectores; para su posterior envío a los medios
impresos y la página web del Ayuntamiento. Así como ningún boletín podrá ser
enviado si no es con la corrección y autorización de los subdirectores, o el
Director de Comunicación Social. Estas normativas se aplicarán a todos los
documentos que se generen en prensa escrita: fichas informativas, versiones
escritas, pies de foto, fotonotas, notas informativas clasificadas como
“Actividades de Gobierno”, (justificar el texto). Cumpliendo el tiempo no superior
a una hora de la cobertura del evento.
2. La síntesis y recorte periodístico (denominada “Avance” en la oficina) contiene
las noticias y columnas más sobresalientes referidas al Ayuntamiento, y recoge
las voces ciudadanas que hablan de la gestión del presidente municipal.
Con la finalidad de agilizar su lectura, sólo contiene las categorías Temas
Municipales, Seguridad y Temas Relevantes del Día. Incluye fragmentos de las
columnas de opinión en las que se abordan temas vinculados al Ayuntamiento.
Versión completa
La versión completa (con mayor amplitud en la selección de los temas, detallados al
pie), es enviada por correo electrónico a los funcionarios de primer nivel (directores y
asesores), ya cerca de las 9.00. Esta versión contempla las columnas completas, y
adiciona categorías que se detallan a continuación.
Para los medios escritos, las categorías son:
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Titulares del día: de todos los medios impresos. En el caso del ¡Por Esto!, con una
aclaración que va entre paréntesis para facilitar el sentido de sus cabezas que apelan,
por lo general, a unos pocos vocablos, o a veces a uno solo.
Gobierno municipal: Todos los temas relacionados al Ayuntamiento: Presidencia,
(principalmente), secretarías y direcciones. Basura, vialidades, actividades de
presidencia, son temas obligados.
Seguridad Pública: Notas relevantes de esta sección, priorizando aquellas que den un
panorama general de Seguridad Pública del Ayuntamiento. Fenómenos delictivos
nuevos, denuncias contra policías, casos de corrupción, etc. Temas vinculados a la
Procuraduría General de Justicia del Estado (PGJE).
Actividades del Gobierno del Estado: Información relativa al Gobierno del Estado y el
Gobernador, sobre todo, vinculada al gobierno municipal de Benito Juárez. Por ejemplo,
un anuncio, una declaración referida a nuestro municipio.
Temas relevantes del día: Por lo general es información que está en secciones
generales, muchas de ellas, de “ocho columnas” que generan polémica (temas
ecológicos, de educación, salud, fenómenos nuevos, por ejemplo).
Poder Legislativo y judicial: Noticias más importantes del Congreso del Estado, y
sobre todo, en las que se menciona el municipio de Benito Juárez o al Presidente.
Partidos Políticos: Notas relevantes del ámbito municipal y estatal sobre los
principales actores y líderes de opinión. PAN, PRI, PRD, PVEM, PT. Elecciones,
debates, cambio de dirigentes.
Turismo: Información y comentarios vinculados al sector turístico con implicancias en el
municipio. Playas, niveles de turistas, nuevos proyectos, promociones de Cancún en el
extranjero y el ámbito nacional.
Deportes: Todas las notas del área municipal. Inauguraciones de predios deportivos,
campeonatos, programas en los que tomó parte el Ayuntamiento de Benito Juárez.
Columnas: Se transcriben aquellos párrafos en los que los columnistas opinan sobre el
Presidente Municipal, o temas relacionados con alguna dependencia del Ayuntamiento.
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DIF: Todas las noticias del área. Puesta en marcha de programas, donaciones,
inauguraciones. Aunque el DIF cuenta con área de Comunicación Social, esta dirección
incluye esa información dado que va a manos de los directores y asesores del
Presidente.
· En el caso de la “síntesis compacta” elaborada para el Presidente Municipal,
deberá contar con un respaldo fotocopiado de cada una de las notas, que le
sirvan al Alcalde para tener la posibilidad de profundizar en la noticia
seleccionada.
· Las notas que se repiten en varios medios, sólo deberá detallarse en cuáles.
Ejemplo. EL RELLENO SANITARIO ESTARÁ TERMINADO EN UN AÑO. ¡POR
ESTO! (SE REPITE EN QUEQUI, EL PERIODICO).
Quienes estén encargados de esta labor, deben agrupar las notas (echando mano a
criterios políticos y periodísticos del Director o subdirectores) en cada uno de los rubros
detallados arriba, y transcribir los titulares y bajadas en la Síntesis.
* La llegada a la oficina es las seis de la mañana.
Paralelamente a la selección y transcripción de notas y bajadas, un encargado debe
recortar la información para después pegarla en una hoja que será fotocopiada. (Sólo
se producen dos juegos de esta síntesis: uno para el presidente, y otro para el Director,
la cual a su vez, sirve de archivo).
Esa tarea la realiza un empleado que llega a las seis de la mañana para comenzar a
recortar el material periodístico relevante, para después fotocopiarlo y armar el material
que apoyará la “síntesis Avance” del presidente.
3. El monitorista debe sintonizar las estaciones locales seleccionadas: Enfoque
Radio, Turquesa, Radio Ayuntamiento, Acir y Fórmula; detectar las notas
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periodísticas que interesan, y transcribirlas. Para eso, debe grabar el material en
un casete directamente desde la radio; y para facilitar la tarea, con una
grabadora manual, registra la nota en cuestión para procesarla con mayor
rapidez.
El responsable ingresa a las 7.00 de la mañana y graba los noticieros, procesa
el material que es supervisado y subrayado en las notas más importantes.
Posteriormente, se imprimen las copias (de acuerdo al procedimiento de entrega
detallado abajo) y se envía por correo electrónico a los funcionarios.
Las entregas son, durante la mañana, a las 10.00, y por la tarde a las 16.30, y
21.00.
El/la monitorista deberá estar muy atento a los temas de incumbencia municipal
para informar a los superiores sobre la magnitud de la información que se genera
en ese medio.
Noticieros matutinos y vespertinos
RADIO FRECUENCIA PROGRAMA CONDUCTORES HORARIO
07:00 –
08:00
Notifórmula/Quintana Arturo Medina
92.3 FM
Roo Pilar Jufresa
13:00
Por dentro
13:30
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06:00 –
106.7 FM Enfoque David Romero 09:20
Radio Gabriela
Escamilla 14:00
RADIO 15:00
CARIBE
105.1 FM Informativo Jorge 07:00 –

Turquesa Domínguez 09:00
14:00
15:00
En fin de semana, (el sábado, único día que hay informativos) el responsable
monitorea desde su domicilio desde la mañana y presenta el material a las 11.00.
Programas de fin de semana
Jorge Domínguez 07:00 –
105.1 FM Séptimo Día
08:00
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SOCIAL
Jorge Castro 12:00 –
106.7 En Voz Alto
Norma Madero 13:00
RADIO
CARIBE
Programas informativos de la noche
Informativo
Jorge Domínguez 19:00 –
105.1 FM Turquesa
19:30
Enfoque 19:00 –
106.7 Marleny Magaña
Radio 19.30
RADIO
CARIBE
4. Monitoreo televisivo
El monitoreo diario televisivo se realiza en diferentes horarios y canales. Cada
canal corresponde a un sistema de televisión distinto en horarios y proyección,
ya sea nacional o local.
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SOCIAL
Durante el día, varios noticiarios se difunden en horarios paralelos; por lo tanto,
se hace una selección por grado de importancia, dando prioridad a los canales
locales. Esto debido a que el número de notas informativas sobre el municipio
Benito Juárez es mayor.
El monitoreo está dividido en 3 secciones: Gobierno Estatal, Gobierno Municipal
y Notas Relevantes del día. Estas clasificaciones se califican, a su vez, en 3
descripciones de la nota: Positiva (favorable al Gobierno Municipal), Negativa
(adversa) y Neutra (sin relevancia directa para el municipio); cada una
refiriéndose al tema central de la información y dependiendo de cómo beneficie o
afecte al gobierno municipal o estatal.
TELEVISORA CANAL NOTICIARIO HORARIO
Primero Noticias 06:00 09:00
9 Noticiero con
Lolita Ayala 14:30 15:00
Noticiero con
López Dóriga 22:30 23:30
Hechos AM 06:00 09:00
11 Hechos Meridiano
Q. Roo
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15:30 16:10
15:00 15:30
13 En la noticia Repetición
20:00 – 20:30
15:00 16:00
10 Notivisión Repetición
20:00 – 21:00
CANAL
33 33 En prueba 21:00 21:25
Vespertino 15:00 15:30
5 Nocturno 21:00 22:00
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El material que forma parte del monitoreo es grabado, pero dadas las limitaciones
materiales con que encontramos la Dirección, todavía no se puede respaldar en su
totalidad. En cambio, sí se transcriben las notas en una hoja que detalla su
contenido y el autor. Esa hoja, como todas, se sube a Presidencia y Secretaría
General y queda su registro impreso con sellos de recibido de las dos oficinas.
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SOCIAL
4.0 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
FECHA DE LA
CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ÚLTIMA
EMISIÓN
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
PPRECS01 00 Procedimiento para elaborar boletín de prensa. 03/11/2010

Procedimiento para elaborar síntesis y recorte
PPRECS02 00 03/11/2010
informativo
PPRECS03 00 Procedimiento para actualización de página web 03/11/2010
Procedimiento para elaborar Monitoreo de radio y

PPRECS04 00 03/11/2010
televisión
Procedimiento para el traslado del personal operativo a 03/11/2010
PPRECS05 00
la cobertura de eventos
Procedimiento para la recepción, elaboración y 03/11/2010
PPRECS06 00
publicación de anuncios
Procedimiento para la elaboración de contratos y 03/11/2010
PPRECS07 00
convenios con medios de comunicación
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5.0 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR
BOLETÍN DE PRENSA.
Código: PPRECS01 Emisión: 31/08/2010 DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN
Departamento de SOCIAL
Revisión: 00
Medios
1.0 OBJETIVO
Dar cobertura a las actividades del Gobierno Municipal, principalmente giras del
presidente, del Cabildo y funcionarios. Mediante los boletines se informa a los medios de
comunicación local y corresponsales nacionales, sobre dichas actividades del
Ayuntamiento de Benito Juárez.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de
Comunicación.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1. Director de Comunicación Social
3.1.1. Verifica que se cumpla con los lineamientos y políticas de difusión de las obras y
acciones del Gobierno Municipal.
3.2. Encargado del Departamento de Medios
3.2.1. Coordina la cobertura informativa de la agenda pública.
3.3. Sub director de Difusión
3.3.1. Revisa el comunicado, redacción y ortografía de acuerdo a los lineamientos
establecidos.
3.3.2. Entrega el documento a la reportera para las correcciones.
3.4 Reportera (o)
3.4.1. Realiza la cobertura informativa, elabora el boletín, lo pasa a revisión y en caso
de haber corrección los realiza para posteriormente hacer los envíos vía correo
electrónico a los medios de comunicación
4.0 DEFINICIONES
Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes
definiciones:
4.1 Boletín o comunicado. Documento que la DCS redacta y distribuye entre los
medios de comunicación, de acuerdo a los lineamientos y políticas
establecidos.
4.2 Comunicado. Nota o declaración que se divulga para conocimiento público.
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Código: PPRECS01 Emisión: 31/08/2010
5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Paso Responsable Descripción de la Actividad

1 Institución Solicita mediante oficio, la cobertura informativa, fotográfica y fílmico
gubernamental o del acto, evento y/o actividad institucional determinada
asociaciones
públicas
2 Secretaria de la Entrega oficio y los documentos y envía para su autorización
Dirección
3 Director Recibe petición, designa e instruye la cobertura informativa,
fotográfica y fílmico del acto, evento y/o actividad institucional
determinada
4 Secretaria de la Elabora oficio de respuesta de no autorización y se archiva
Dirección
5 Depto. de Difusión Designa al personal para la cobertura de evento
6 Chofer, Reportero Reciben la orden para acudir a cubrir los eventos, recaba los datos y
y fotógrafo y procede a realizar su boletín de prensa
camarógrafo
7 Reportero Elabora el boletín del evento inserta fotografías elegidas con la
información recabada
8 Subdirector de Revisa y autoriza la difusión del boletín.
Difusión
9 Reportero Realiza las correcciones necesarias
10 Reportero Una vez autorizado se procede a enviar a los medios
11 Secretaria Confirma recepción del comunicado de prensa.
12 Diseñadora Envía información y fotografías a la página web oficial
13 Encargado de Revisa todos los medios e identifica en periódicos locales y de los
Síntesis estados el impacto de la información, la incorpora en la síntesis
informativa y recortes periodísticos de prensa diaria
14 Encargado del Evalúa y reporta resultados de la difusión del comunicado de prensa
Depto. de medios en los medios impresos del país.
15 Director Se le comunica al presidente y funcionarios el impacto del boletín a
los medios para toma de decisiones
Fin de
Procedimiento
6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS
No Aplica
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7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS01
7.2 DPRECS01
8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO
Revisión Razón de la última modificación Fecha de

Revisión actual
anterior Actualización
N/A Original Documento elaborado por primera vez
00
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MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ , QUINTANA ROO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN
DE LA SÍNTESIS Y RECORTE INFORMATIVO
COMUNICACIÓN
Revisión: 00
Medios
1.0 OBJETIVO
Informar diariamente a los servidores públicos sobre los acontecimientos más
importantes que se publiquen en los medios de información local y nacional, así como
de los eventos políticos relevantes o coyunturales de la vida local y estatal.
2.0 ALCANCE
A todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento.
Es el responsable, conforme a las atribuciones que tiene conferidas, de establecer,
coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para revisar, diariamente, los periódicos
locales y estatales e identificar las notas de interés para el ayuntamiento.
3.2. Titular del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión
Responsable de instruir al personal los lineamientos para la correcta aplicación de los
recortes y síntesis informativa, así como la de efectuar la revisión correspondiente de la
ortografía y redacción.
3.3. Síntesis Informativa y recortes periodísticos
Realiza la revisión y clasificación de las notas de interés para el Ayuntamiento,
procediendo a transcribir la información, se efectúa el recorte periodístico.
Realiza la impresión y fotocopia las notas periodísticas para entregar a primera hora del
día al C. Presidente Municipal. Así también se envía síntesis a los funcionaros del
Ayuntamiento.
4.0 DEFINICIONES
definiciones:
4.1. Síntesis. Composición de un cuerpo o de un conjunto a partir de sus elementos separados
luego de un proceso de análisis e investigación previa.
4.2. Recorte Periodístico. Acción de recortar o cortar algo, en éste caso periódicos que
difunden las acciones del gobierno municipal a través de medios de comunicación (periódicos
de circulación local y estatal).
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DIRECCION DE
SOCIAL

1 Director Coordina, supervisa y establece acciones para facilitar información
sintética y analítica a los funcionarios del Ayuntamiento, sobre la
actuación institucional publicada en los medios de comunicación.
2 Encargado del Comunican al personal los lineamientos a seguir para el análisis de
Depto. de medios la síntesis informativa
y/o Subdirector de
Difusión
3 Encargado de Recibe revistas y periódicos, revisa, identifica recorta, pega e integra
Síntesis la información publicada tanto de boletines como de toda
información tocante al H Ayuntamiento
4 Reporteros Revisa, identifica y sustrae la información publicada en la web de
toda la información tocante al H Ayuntamiento
5 Encargado del Corrige ortografía y estilo editorial de la síntesis electrónica
Depto. De medios
y/o subdirector de
Difusión
6 Encargado de Fotocopia la información publicada con los recortes mas importantes
Síntesis de la prensa escrita y entrega síntesis al Presidente Municipal y
mandos directivos del H Ayuntamiento
7 Reporteros Envía síntesis electrónica vía email al resto de los funcionarios del
H Ayuntamiento
Fin de proceso
No Aplica
7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS02
7.2 DPRECS02
Revisión actual
00
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DIRECCION DE
SOCIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB
COMUNICACIÓN
Revisión: 00
Medios
1.0 OBJETIVO
Facilitar con oportunidad y transparencia al público usuario del internet, la consulta
ágil, ordenada, eficaz y actualizada de los diversos programas, indicadores,
antecedentes, servicios, objetivos y resultados del quehacer institucional.
2.0 ALCANCE
Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento y ciudadanía en
general.
Coordina, supervisa y dispone las medidas pertinentes para operar
permanentemente la página Web institucional, de conformidad con los lineamientos
establecidos por la Presidencia Municipal.
3.2. Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión
Responsable de vigilar la oportuna actualización de la página web.
3.3. Diseñador
Diseña, forma, incorpora y actualiza el portal electrónico institucional, apoyado con
material fotográfico de los eventos del momento.
4.0 DEFINICIONES
definiciones:
4.1 Diseñador. Personaje que realiza un proceso de creación y desarrollo para producir
un nuevo objeto.
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4.2. Página Web. Una página web es un documento creado en formato HTML
(Hypertext Markup Language) que es parte de un grupo de documentos
hipertexto o recursos disponibles en el World Wide Web. Una serie de páginas
web componen lo que se llama un sitio web.

1 Director Coordina, supervisa e instruye la operación y actualización de la
página Web
2 Encargado del Instruye a reporteros y fotógrafos a pasar información a la
Depto. De medios diseñadora para la actualización de la página
y/o subdirector de
Difusión
3 Reporteros y Reporteros y fotógrafos: Proporcionan la información de los eventos
fotógrafos del día por medio de la red institucional
4 Diseñador Recibe la información y procede a darle formato para la
actualización, apoyada en material fotográfico que sube a la web
Fin del procedimiento
NO APLICA
7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS03
7.2 DPRECS03

Revisión actual
00
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DIRECCION DE
SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL
MONITOREO DE RADIO Y TELEVISIÓN
COMUNICACIÓN
Revisión: 00
Medios
1.0 OBJETIVO
Que los funcionarios de gobierno estén informados sobre las últimas noticias del municipio que
generan los reporteros que trabajan en los diferentes medios de comunicación. La característica
fundamental de este soporte mediático, es justamente la inmediatez.
Con esta herramienta informativa, los servidores podrán atender demandas, aclarar equívocos en
el enfoque dado a alguna noticia, o prever el tratamiento de problemáticas que les conciernen.
2.0 ALCANCE
Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento
Responsable de establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para monitorear las
radiodifusoras y televisoras locales y estatales para identificar las notas de interés para el
ayuntamiento
3.2. Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión
Instruye al personal los lineamientos a seguir para la correcta aplicación y grabación de los
noticieros y programas locales y estatales.
3.3. Monitorista
Realiza las grabaciones de los noticieros locales y estatales, identifica las notas de interés para el
Ayuntamiento, efectuando un resumen de los mismos. Imprime dicha información, pasa a
corrección de redacción y ortografía, para después entregar a la Presidencia Municipal y
Secretaria General, posteriormente realiza el envío a los demás funcionarios vía correo
electrónico.
4.0 DEFINICIONES
Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones:
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DIRECCION DE
SOCIAL
4.1 Monitoreo: termino que significa mantener bajo observación un medio o un programa
de radio o televisión, así como grabar y trascribir los contenidos identificados o reportar
los resultados de un proceso de la información determinada.

1 Director Coordina, supervisa, detalla los medios que se monitorean y solicita
el resumen de interés para el Ayuntamiento
2 Encargado del Instruye al personal y Coordina la cobertura del evento
Depto. De medios
y/o subdirector de
Difusión
3 Monitorista y Realiza las grabaciones de los noticieros, identifica las notas de
Camarógrafo interés para el Ayuntamiento y transcribe los contenidos. Imprime su
información para la corrección.
4 Encargado del Realizan las correcciones necesarias, regresa la información y da la
Depto. De medios orden para los envíos correspondientes.
y/o subdirector de
Difusión
5 Monitorista y Efectúan los cambios e imprimen la información para entregar a la
Camarógrafo Presidencia Municipal y la Secretaria, para posteriormente hacer los
envíos correspondientes a los funcionarios del Ayuntamiento.
Fin de Proceso.
No Aplica
7.0 REGISTROS
7.1 F PRECS04
7.2 DPRECS04

Revisión actual
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DIRECCION DE
SOCIAL
00
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DIRECCION DE
SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE
PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA DE
EVENTOS DIRECCIÓN DE
Emisión: COMUNICACIÓN
Código: PPRECS05
31/08/2010 SOCIAL
Departamento de
Revisión: 00
Medios
1.0 OBJETIVO
Trasladar al personal operativo a la cobertura oportuna de los acontecimientos del H.
Ayuntamiento.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de
Comunicación.
3.1.1. Recibe la agenda de actividades de la Presidencia Municipal
3.1.2. Instruye al Departamento de Medios se de la cobertura informativa
3.2.1. Coordinar la cobertura informativa.
3.3. Chofer
3.3.1. Recibe la instrucción, revisa la agenda y solicita al Departamento de Medios las
llaves del vehículo para el traslado de reporteros, fotógrafos y camarógrafos.
3.3.2. Regresa, presenta su bitácora de recorrido y entrega las llaves de la unidad.
4.0 DEFINICIONES
definiciones:
4.1. Chofer. Personaje designado a conducir una unidad.
4.2. Bitácora. Cuaderno para anotar el registro de eventos y lugares visitados.
4.3. Reportero. Se dice del periodista que hace reportajes o recoge noticias en el lugar
en que se producen.
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DIRECCION DE
SOCIAL
4.4 Fotógrafo. Personaje que se dedica a tomar fotografías.

1 Director Recibe la agenda de la Presidencia vía correo electrónico de los
eventos e instruye la cobertura informativa
2 Encargado del Instruye al coordinador de video a efectuar las grabaciones
Depto. De medios requeridas, y da instrucciones al pull para la coordinación en el
y/o Subdirector de evento
Difusión
3 Chofer Recibe la instrucción, revisa la agenda y el vehículo para tomar la
ruta mas conveniente e indica el lugar del estacionamiento donde
esperara al personal
4 Pull Prensa Recibe la instrucción, revisa material y se prepara para ir al evento
y acude al lugar citado
5 Chofer Retorna al Ayuntamiento con el personal y realiza su bitácora de
recorrido del vehículo y entrega las llaves de la unidad.
Fin de Procedimiento
No Aplica
7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS05
7.2 DPRECS05

Revisión actual
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DIRECCION DE
SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ , QUINTANA ROO
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN,
ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ANUNCIOS
COMUNICACIÓN
Dirección de SOCIAL
Revisión: 00 Comunicación
Interinstitucional
1.0 OBJETIVO
Informar las acciones del Gobierno Municipal en beneficio de los benitojuarenses.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales.
3.1.1. Recibe Oficio de Solicitud de publicación
3.1.2. Turna el documento al Encargado del departamento de medios.
3.2.1. Recibe la solicitud, instruye al diseñador la elaboración de un diseño
3.2.2 Entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa, para que solicite los
espacios publicitarios en los diferentes medios.
3.3. Diseñador. Recibe la información con los datos del producto y procede a elaborar
el diseño, adaptándolo en las medidas de los medios de comunicación.
3.4. Jefatura Administrativa.
3.3.1. Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio.
3.3.2. Entrega al Departamento de Medios las órdenes para firma, una vez firmadas
las envía por fax o correo electrónico junto con el diseño. Se realiza el recorte y se
integra al expediente del medio de comunicación.
3.5. Síntesis Informativa y Recortes Periodísticos. Recorta los anuncios publicados
por los medios.
4.0 DEFINICIONES
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DIRECCION DE
SOCIAL
definiciones:
4.1 Producto. Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de
comunicación, cartel, pendón, aviso, etc.
4.2. Orden de Inserción. Documento con fuerza de contratación por el cual una agencia
o anunciante ordena al medio la difusión de un producto. En las condiciones o
circunstancias que en el mismo se indican, respecto a fecha, horario, duración medida,
etc., y que va acompañado del material correspondiente.

1 Director Recibe oficios de petición de publicaciones y turna al departamento
de medios
2 Encargado del Recibe la solicitud, instruye al diseñador para la elaboración de un
Depto. De medios diseño y entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa,
y/o Subdirector de para que solicite los espacios publicitarios en los diferentes medios.
Difusión
3 Diseño Recibe la información con los datos del producto y procede a
elaborar el diseño, adaptándolo a las medidas de los medios de
comunicación.
4 Administrativo Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada
medio. Entrega al Departamento de Medios las órdenes para VoBo
una vez firmadas las envía por correo electrónico junto con el
diseño. Al salir la publicación se integra al expediente del medio de
comunicación.
5 Encargado del Recibe las órdenes para su visto bueno
Depto. De medios
y/o Subdirector de
Difusión
6 Síntesis informativa Recorta los anuncios publicados por los medios. Lo entrega al
y recortes administrativo
periodísticos
7 Administrativo Recibe los recortes para integración en el expediente.
Se integra al expediente del medio de comunicación.
Fin del proceso.
No Aplica
7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS06
7.2 DPRECS06
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DIRECCION DE
SOCIAL

Revisión actual
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DIRECCION DE
SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
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DIRECCION DE
SOCIAL
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
CONTRATOS Y CONVENIOS CON MEDIOS DE
COMUNICACIÓN DIRECCIÓN DE
Código: PPRECS07 Emisión: 31/08/2010 COMUNICACIÓN
Dirección de SOCIAL
Revisión: 00 Comunicación
Interinstitucional
1.0 OBJETIVO
Promover la difusión de las actividades, programas, proyectos y logros de la
administración, para beneficio de los benitojuarenses.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a los distintos medios de comunicación (medios
impresos, radiofónicos, televisivos).
3.1.1. Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los servicios de los
distintos medios de comunicación.
3.1.2. Le instruye al titular del departamento técnico le contacte con los directivos de
medios de comunicación.
3.2. Departamento de Técnico
3.2.1. Realiza los contactos y solicita a la jefatura administrativa le haga llegar los
requisitos para llevar a cabo la contratación de los servicios.
3.3. Jefatura Administrativa.
3.3.1. Realiza un oficio solicitando al Comité de Adquisiciones, la autorización y
aprobación de la contratación de los servicios, al mismo tiempo que requiere a la
Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal.
3.3.2. Se solicita al área jurídica del Ayuntamiento la elaboración de dichos contratos,
se procede a la firma de todos los que intervienen.
4.0 DEFINICIONES
definiciones:
4.1. Contrato. Acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como
consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes
contratantes.
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DIRECCION DE
SOCIAL
4.2. Requisito. Condición necesaria para algo
4.3. Suficiencia Presupuestal. Asignaciones destinadas del presupuesto para un fin.

1 Director Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los
servicios de los distintos medios de comunicación. Le instruye al
titular del departamento técnico le contacte con los directivos de
medios de comunicación.
2 Encargado del Contacta al director con los directivos de medios y de comunicación
Departamento para llegar a un acuerdo para la contratación de sus servicios. Se
Técnico les hace llegar los requisitos para dicha contratación
3 Administrativo Solicita al Comité de Adquisiciones, la autorización y aprobación de
la contratación de los servicios, al mismo tiempo se pide a la
Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal.
4 Dirección Jurídica Una vez aprobado, se solicita al Área Jurídica la elaboración de
dicho contrato, se regresa a la oficina para recabar la firma del
director y representante del medio, se turna de nuevo al Jurídico
para recabar las firmas de los funcionaros que en ella intervienen.
Regresan los contratos una vez firmados, por los que en ella
intervinieron.
5 Administrativo Archiva los contratos en un expediente con los documentos
requeridos para su contratación
Fin del proceso.
No Aplica
7.0 REGISTROS
7.1 FPRECS07
7.2 DPRECS07

Revisión actual
00
Página 41 de 43
DIRECCION DE
SOCIAL
Página 42 de 43
DIRECCION DE
SOCIAL
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Procedimiento para elaborar Monitoreo de radio y

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