Centro de Educación Continua

MICROSOFT PROJECT
2010
PROFESSIONA
L

Lic Leonardo Machuca

Llanos

Manual del
Participante
 MICROSOFT PROJECT 2010

¿QUÉ ES MICROSOFT PROYECT?

Microsoft Project 2010 es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite
organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los
recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados. Microsoft Project 2010 es una
herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos
simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para
supervisar su progreso.

¿QUÉ SE PUEDE HACER CON MICROSOFT PROJECT?

- Planificar, gestionar y coordinar
- Guardar y almacenar información. Actualizarla.
- Crear escenarios de hipótesis (anticipación)

EL ENTORNO DE MICROSOFT PROJECT

Acceso rápido Barra de Fichas Cinta de Opciones Botones de Control

Lista de tareas

Digrama de gantt

Barra de vistas

Para iniciar Microsoft Project 2010 seleccione el botón Iniciar de Windows, luego Todos los Programas ,
Microsoft Office y finalmente Microsoft Project 2010. Al abrir Microsoft Project 2010 aparecerá un
documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt.
A la izquierda se encuentra la barra de vistas.
En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un línea. A la derecha
de la línea se encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento
a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se
muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.
La Barra de Titulo.
Muestra el nombre de la Aplicación (Microsoft Project 2010) y el nombre del proyecto activo. A la derecha
se encuentran los botones de Control de la Ventana minimizar, maximizar y cerrar la ventana.
La Barra de Fichas.
Presenta las Fichas por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft
Project 2010.
La Cinta de Opciones.
Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project 2010, de una
manera más rápida. Por defecto se muestra las opciones de la Ficha de Tareas.
La Barra de Acceso Rápido.
Muestra las tareas más comunes Guardar, Deshacer, Rehacer y otras más
Nota: Si desea personalizar la barra de acceso rápido clic en el icono de la dercha y elegir un nuevo
acceso.

Línea de base: es una grabación o una instantánea del proyecto en un punto específico del
mismo, útil para comparar su programación actual con versiones de la programación para ver los
cambios que se han producido. Generalmente se guarda una línea de base cuando se termina
de planificar la programación del proyecto y se está preparando para comenzar la primera tarea.

VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO EN VISTA

• Vista: Formato en el que puede introducir y visualizar la información en Project. Por defecto se muestra
el Diagrama de Gantt.
• Clasificación de las vistas: Vistas de hoja, vistas gráficas y de diagrama y vistas de formulario.
• Vista Individual: Es una única hoja, diagrama, gráfico o formulario.
• Vista combinada: muestra conjuntamente dos vistas individuales. Ejemplo vista de Diagrama de Gantt
(Hoja de datos y diagrama)
• Cambio de vistas (26 vistas predefinidas) -> Menú Ver

Nombre de la Vista Descripción de la Vista

Calendario mensual que meustra las tareas y sus duraciones. Para mostrar las tareas
Calendario
programadas en una semana o rango de semanas determinado.

Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra las tareas y sus
Diagrama de Gantt
duraciones a lo largo del tiempo. Para introducir y programa una lista de tareas.

Diagrama de Red que muestra todas las tareas y sus dependencias. Para crear y afinar
Diagrama de RED
su programación en un formato de diagrama de flujo.

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados para cada tarea. Para ver
los recursos asignados a tareas específicas y para ver el entorno de trabajo de los
 recursos.

Lista de tareas e información relacionada y un gráfico que muestra la línea de base y las
Gantt de seguimiento
barras de Gantt programadas para cada tarea. Para comparar con la línea de base.

Gráfico que muestra la asignación, costo y trabajo de los recursos. Use esta vista para
Gráfico de recursos mostrar información sobre un recurso individual o un grupo de recursos a lo largo del
tiempo.

Lista de recursos e información relacionada. Use esta vista para introducir y editar
Hoja de recursos
información sobre recursos en un formato similar al de una hoja de cálculo

Lista de recursos que muestra las asignaciones de tareas agrupadas bajo cada recurso.
Uso de recursos Use esta vista para mostrar información sobre el costo o la carga de trabajo a lo largo del
tiempo para cada recurso asignado y para establecer perfiles de trabajo de recursos.

Más vistas Otras disponibles

EJEMPLO DE PROGRAMACION DE PROYECTO

CASO CABINA DE INTERNET

El Señor Jaime Quispe desea llevar a cabo la mudanza de una Cabina de Internet a otro local
mucho más concurrido, para lo cual debe de considerar que el contrato de alquiler de su actual local
vence el 15 de Enero del 2012, sabe además que obtener un permiso para el nuevo local en la zona
donde ha elegido le tomará 3 dias.
Adicionalmente se conoce la duración de las otras actividades:
Proyecto : Cabina de internet
Fecha de Comienzo : Hoy
Asunto del Proyecto : Traslado de cabina de Internet
Responsable y Autor : Nombre del Alumno
TAREAS A REALIZAR
NUEVO LOCAL

Acondicionamiento básico (Pintado, seguridad de Puertas) 3d

Propaganda, Avisos, e instalación 4d

EMPACADO Y PREPARACIÓN TRASLADO

Desinstalación de equipos 1d

Empacado de equipos y muebles 1d

TRASLADO

Traslado de equipos y muebles 1d

COMPRAS
 Cableado y Accesorios 2d

Compra nueva línea internet 1d

INSTALACION

Instalación de cableado, ductos, etc 2d

Instalación de muebles 1d

Instalación de PC´s y software 2d

Instalación línea de Internet 1d

CONFIGURACION

Configuración de PC´s 2d

Prueba Piloto 1d

Asímismo se cuenta actualmente con 2 empleados técnicos y 2 asistentes, los técnicos trabajan de
Lunes a Sábado, en el horario de 8:00 a 1:00 y de 4:00 a 8:00. Los asistentes en cambio trabajan de
10:00 a.m. a 10:00 p.m.

• El acondicionamiento se puede realizar en forma paralela a la adquisición de propaganda ya que

lo realizara personal fuera de la empresa. Mientras que la solicitud de Licencia lo llevará a cabo
el Señor Quispe.
• El empacado debe realizarse al finalizar la desinstalación de los equipos ya que se realizara a la
vez un inventario de los equipos. El empacado y desinstalación se realizará a cargo de los
asistentes y técnicos.
• El traslado debe realizarse exactamente el mismo día de finalización del contrato.
• Las compras serán realizadas por el dueño, técnico 1 y asistente 1.
• La instalación y configuración será realizada por los técnicos con ayuda de los asistentes.
Para la programación del presente proyecto debes considerar la fecha de culminación del contrato.

CREANDO UN PROYECTO
Es una buena práctica definir datos iniciales del proyecto que se creará, para ello efectúe lo siguiente:
1. Elija en el menú Archivo / Información del Proyecto / Avanzadas
Para comenzar escribamos los nombres claves de las tareas, para ello usemos la palabra clave que
tenemos en la tabla para cada actividad:

Tras escribir los nombres de las tareas, uno en cada fila, procederemos a realizar la tabla de
precedencias en una hoja, apoyándonos en la información suministrada en el enunciado del proyecto.
 Primeros Pasos en
Project 2010
El ciclo de vida de un proyecto pasa por tres fases:

a.
Planificación
b.
Seguimiento
c. Cierre

En la fase de planificación se establece las tareas y se asigna los

recursos, en la de seguimiento se da comienzo al proyecto y si es necesario la
modificación de la programación y en el cierre se completa el avance de las
tareas.

Para una buena planificación tenemos que saber muy bien los
elementos que componen un proyecto, los campos que son importantes
en un proyecto, los diferentes estados del proyecto.

ELEMENTOS DE UN PROYECTO EN PROJECT 2010

A.
Proyecto:
Planificación de un conjunto de tareas, durante un determinado periodo
de tiempo. A
las tareas se les puede asignar recursos
- El periodo de tiempo se basa en un calendario laboral.
- El Calendario a su vez tiene una jornada laboral que por defecto
en Microsoft
Project es de 8 horas diarias
- El Calendario se puede configurar de acuerdo a la necesidad del
proyecto

B.
Tarea:
Actividad planificada en un proyecto. ¿Qué tenemos que hacer en el
Proyecto? ¿Qué conjunto de actividades tenemos que realizar para
tener una buena planificación

C.
Recursos:
Persona, Material o Costo, que puede asignarse a una tarea.

“Debemos tener muy claro que Microsoft Project nos ayudará a

planificar y realizar el seguimiento de nuestros proyectos”

Los elementos del proyecto nos dan mucha información y toda esa
información se verá reflejada en los campos. En Project existen muchos
campos a nivel de Proyecto, a nivel de Tarea y de Recurso.

Tenemos los siguientes campos principales:

1.
Comienzo
Indica la fecha de comienzo de una Tarea o de un Proyecto.

2.
Fin
Fecha de Finalización de una Tarea o de un Proyecto
 3. Duración
El tiempo Hábil o tiempo laboral que transcurre desde que
comienza hasta que termina una Tarea o un Proyecto

4. Trabajo
Es el tiempo que los recursos invierten en una Tarea o en un Proyecto

5. Unidades
El Porcentaje de la jornada laboral que un Recurso dedica a una tarea

6. Costo
El Costo de un recurso, el costo de una Tarea o el Costo de un Proyecto

Nota: La planificación de un Proyecto se ira ajustando al Calendario Base

del Proyecto que por defecto tiene como no laborable los Sábados
y Domingos, pero lo podemos configurar para ajustar al calendario
de nuestra Empresa.

La Planificación de un proyecto transcurrirá en el tiempo y en

Microsoft Project tenemos las siguientes unidades de medida que se van a
identificar por unas letras:

m = minuto
h = s
horas
d = días
s = seman
ms = as
meses

Nota: Por defecto la duración de una tarea se mide en días (d) y el trabajo en
horas (h).

Para terminar con los conceptos básicos tener que saber que un Proyecto
puede estar en tres estados:

Previsto: Corresponde a la pregunta ¿Qué dije?

Por
ejemplo: La duración prevista y el costo previsto.
Estos se crean a partir de guardar la Línea Base.

Actual: Corresponde a la pregunta ¿Qué digo?

Por
ejemplo: La duración actual y el costo actual.
Corresponde a lo que estamos planificando en este
momento. Lo que de continuo tenemos en pantalla en el
Diagrama de Gantt.

Real: Corresponde a la pregunta ¿Qué realmente digo?

Por
ejemplo: La duración real y el costo real
Este estado se produce cuando los recursos dan avance al
proyecto o cuando el jefe de proyecto da el porcentaje de avance
de las tareas.

Esta claro que habrá una diferencia entre el Previsto y Actual en la fase
de Planificación y una diferencia entre el Previsto y Real en la fase de
seguimiento y ese estado se la Variación.

Variación: Corresponde a la pregunta ¿Qué ha cambiado?

Por
ejemplo: La variación de la Duración y variación del Costo
Esto se debe gracias a la Línea Base que se guarda en el proyecto

Por lo tanto:

“El objetivo de Project 2010 no es cuadrar los proyectos,

sino aprender de las variaciones”.

Planificación de un Proyecto
Una de las novedades de Microsoft Project 2010 es la planificación manual

Cuando ingresamos al programa por defecto nos muestra la vista del el

Diagrama de Gantt
Es la vista principal donde se introducen
las tareas.

Por ejemplo podemos ingresar dos tareas de forma manual: una Tarea A y
otra llamada Tarea
B

Este comportamiento es diferente a las versiones anteriores, por que no

muestra ni duración ni comienzo. Por lo tanto puedo introducir una duración
de 5 días para la Tarea A y una fecha de Comienzo para la Tarea B.

En el Diagrama de Gantt podemos observar que la duración se muestra como

una barra clara y comienzo con un corchete abierto.

Ahora cambiemos la programación por

automáticamente:
Y agregamos dos nueva tareas Tarea C
y Tarea D

Observamos que como en la versiones anteriores la duración se muestra

como 1d? en donde el signo ? indica que aún no se ha dado una duración
exacta y estima que durará un día en el proyecto

Ahora puedo introducir una duración de 5 días para la Tarea C y una fecha de
Comienzo para la
Tarea
D.

Esto nos indica una delimitación que para la tarea D tenemos una restricción
que debemos comenzar en un día determinado.

Si agregamos a la Tarea B / 3días y la Tarea D / 3 días tendremos la

siguiente imagen:
Observamos que el comportamiento de las Tareas C y D es similar a las versiones
anteriores de
Project

VINCULAR DOS TAREAS

Consiste en unir dos tareas de forma que una tarea no pueda comenzar
antes de que otra termine. Tenemos los siguientes tipos de Vinculaciones:

- Fin a Comienzo
- Comienzo a Comienzo
- Comienzo a Fin

Por ejemplo para unir la Tarea A con la tarea B de Fin a Comienzo seleccionamos
la Tarea A y la
Tarea B y las vinculamos con el icono en forma de eslabón de la Ficha Tarea.

Seleccionamos ahora las Tareas C y D y también las vinculamos con el Eslabón

Ahora agregamos a la tarea A en 7 días

Y observamos que la Tarea A se mueve en el diagrama de Gantt a 7 Días y
que debajo del campo fin se ha añadido una línea roja que indica un posible
problema de programación

Con un clic derecho sobre este campo podemos elegir la opción para corregir
el problema con el inspector de tareas para respetar los vínculos

En el inspector de tareas nos muestra un asistente que nos ira guiando

para poder corregir este posible problema.
Estamos consiguiendo que al programar de forma manual el jefe de proyecto
planifica todo su proyecto, pero si hay un movimiento en ese proyecto las
vinculaciones no van empujando a las demás tareas. Entonces de acuerdo al
asistente el jefe de proyecto puede establecer el control sobre las tareas con
el asistente.

Y si decide por ejemplo cambiar la tarea a Programación automática

entonces tendrá la siguiente imagen:

En donde es el Jefe de Proyecto quien decide los cambios

necesarios.
Sin embargo, recordamos que como en las versiones anteriores si a la Tarea
C le agrego a 7 días los cambios serán de la siguiente manera:
La programación manual es buena cuando se hace el borrador de la
planificación. Pero luego de ello se puede seleccionar todo y Auto programar.

CREAR UNA TAREA RESUMEN

Existen diversos modos de crear una tarea resumen. Uno de ellos es

seleccionando la primera
Tarea por ejemplo la Tarea A, presionamos la tecla INSERT y escribiendo Fase 1:

Luego seleccionamos las tareas que serán parte de la Fase 1 y hacemos clic
sobre el icono
aplicar sangría a la tarea
Lo que conseguimos es tener una Tarea de resumen y dos sub tareas como
observamos en el
Diagrama de Gantt.

Otra manera de hacerlo es seleccionar las dos tareas C y D y en la cinta de

opciones en el
Grupo Insertar elegir el icono tarea resumen

Y luego automáticamente se crea la tarea resumen para poder Escribir Fase 2

INSERTAR UN HITO

Un hito es una tarea con duración 0 (según algunos autores) que sirve para
indicar el fin de una
Fase. Para insertar un hito podemos realizar lo siguiente:

Me ubico en el inicio de la Fase siguiente: por ejemplo Fase 2, presionamos

la tecla INSERT y luego escribimos Fin Fase 1
Debemos tener mucho cuidado porque al insertar una nueva tarea siempre se
crea al nivel de la anterior. Si deseamos llevar al nivel de la Fase 1
hacemos clic en el icono de sangría izquierda.

Escribimos 0 en la duración para

convertirlo en hito

No siempre los hitos tienen una

duración 0

Otra forma de crear un hito es seleccionando una posición final, plegamos la

Fase a la que corresponde y desde el grupo Insertar de la Ficha Tarea,
hacemos clic en el ícono Hito
Automáticamente se crea una tarea de duración 0 y luego escribimos el nombre
del Hito Fin
Fase 2

Al desplegar la fase se mostrará de esta manera

VINCULAR DOS TAREAS DISCONTINUAS

Si deseamos vincular dos tareas discontinuas, en este caso Fase 1 y Fin

Fase 1 realizamos lo siguiente:

Clic en la Fase 1 y presionando la tecla Control clic en Fin Fase 1, luego

podemos hacer clic en el eslabón.
FORMA RÁPIDA DE VINCULAR O UNIR
DOS TAREAS

Una forma rápida de unir dos tareas es seleccionando la barra que muestra
en la línea de Gantt y arrastrando hacia la otra tarea. Por ejemplo unir el Hito
Fin Fase 1 con Fase 2 y Fase 2 con el Hito Fin Fase 2.

AGREGAR LAS TAREAS A LA ESCALA

DE TIEMPO

La versión 2010 de Project nos trae esta novedad. Para agregar tareas a la
escala de tiempo realizamos lo siguiente:

Seleccionamos con la tecla control las Tareas: Fase 1, Fin Fase 1, Fase 2 y Fin
Fase 2 y hacemos clic en el icono del grupo de propiedades / agregar tareas a
la Escala de tiempo:
Y se nos mostrará de la siguiente
manera:

LA ESCALA DE
TIEMPO

La Escala de tiempo sirve para visualizar la información de una forma muy

rápida, en la cual podemos cambiar el formato de presentación de la
información del proyecto: inicio, fin, tareas, fechas, etc.

También la escala de Tiempo sirve para equilibrar la vista del zoom del
Diagrama de Gantt.
 Gestión de Recursos
Después de Planificar las tareas de un proyecto debemos crear la Hoja de
Recursos. En esa Hoja escribiremos los diferentes recursos, estableceremos si
son de tipo material, de tipo trabajo o de tipo costo, daremos opciones a
esos recursos y posteriormente haremos la asignación de los recursos a
las tareas y de esa manera tendremos bien planificado el Proyecto.

CREAR LA HOJA DE
RECURSOS

Para realizar ello Clic en ficha Vista / Hoja

de recursos

En la Vista hoja de recursos, escribimos el nombre del recurso y además

elegimos el tipo de recursos que va a ser.

También podemos definir una iniciales para el recurso, la capacidad del

recurso (teniendo en cuenta que 100% equivale a tenerlo disponible durante
todo el día de trabajo.) La tasa de costo por hora de trabajo y otros campos
necesarios para el recurso.
Podemos agregar la cantidad necesaria de recursos de acuerdo a las necesidades
del Proyecto.

RETORNAR AL DIAGRAMA DE GANTT DESDE LA HOJA DE RECURSOS

Para retornar desde la Hoja de Recursos al Diagrama de Gantt se hace clic en

la Ficha tarea / y luego Clic derecho en Diagrama de Gantt / Elegir Diagrama
de Gantt.

ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS

Para asignar recursos a las tareas tenemos en la Ficha Recursos una opción
llamada Asignar
Recursos:

También podemos hacerlo desde el Campo llamado Nombre de los recursos y

eligiendo en el filtro un recursos para la tarea seleccionada
Siendo el primero el más utilizado en donde al seleccionar una Tarea B
podemos asignar el recurso 1 de la siguiente manera:

También podemos asignar el recurso a la tarea arrastrando desde la

venta un recurso y soltándolo en la tarea elegida.
Existe otro modo más recomendado. Es activando desde la Ficha Ver la
ventana detalles.

Esta opción divide la ventana principal en dos partes y en la parte inferior

podemos observar la vista de detalles con datos informativos sobre la tarea y
sobre los recursos que están asignados a ella.

Por ejemplo para asignara el recurso 2 (R2) a

la Tarea D.

Seleccionamos la tarea D / En el panel detalles elegimos R2 / Clic en Aceptar

y se mostrará de esta manera:
ELIMINAR UN RECURSO

Para eliminar un recurso basta con elegir el recurso en el panel de detalles /

presionar la tecla
SUPRIMIR / clic en Aceptar

REMPLAZAR UN RECURSO POR OTRO RECURSO

Desde el Panel detalles seleccionamos el Recurso y el botón de filtro, elegimos el

otro Recurso
/ Clic en Aceptar.
Luego de terminar desactivamos la ventana detalles de la siguiente manera:

VER INFORMACIÓN SOBRE UN RECURSO

Si deseamos ver más información sobre un recurso, nos vamos a la ficha Vista
/ elegimos Hoja de Recursos / y hacemos doble clic sobre el recurso.
En esta ventana tendremos toda la información necesaria sobre el recurso en
las pestañas:
general, Costos, Notas y Campos personalizados.

Cambiar el Calendario de un Recurso:

Esta opción la realizamos desde la pestaña general de la
Información del Recurso:

Desde esta ventana podemos elegir el calendario correspondiente

para cada recurso:

Esta ventana sirve para observar el modo de trabajo del recurso, que días
esta trabajando y que días no trabaja. La fecha de vacaciones o un día libre
en el calendario, si marcamos estas actividades en una tarea, sólo se le
asignará la tarea en los días disponibles.

SOBRE ASIGNACIÓN DE
RECURSOS

Es uno de los problemas con los recursos en la Planificación. Para ver un

ejemplo nos vamos a la Vista de Diagrama de Gantt.

Agregamos una tarea mantenimiento a nuestro

proyecto:
Si le agregamos una duración de 7 días y además le asignamos el recurso R1
tendremos la siguiente imagen:

El indicador que muestra la asignación es el hombrecito de rojo en el campo

de información:

Una sobre asignación es tener a un mismo recurso asignado a dos tareas

distintas en una misma fecha de duración en el Proyecto. Quiere decir si el
recurso esta disponible en un 100%, al ser asignado a dos tareas al mismo
tiempo sobrepasa esta disponibilidad y por eso esta sobre asignado.

CORREGIR UNA SOBRE

ASIGNACIÓN

Una de las maneras de corregir sobre asignaciones es a través de la nueva

vista de Project
2010 el Organizador de
Equipo
En esta ventana observamos los recursos en un calendario y las líneas rojas
debajo de la tarea y en el nombre del recurso, nos da una idea de la sobre
asignación.

La forma de corregir es desplazando la tarea en el calendario de recursos

hasta evitar la sobreasignación:

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Toda la información que maneja el programa se base en tres elementos:

- Proyecto
- Tarea
- Recursos

La información las buscamos en las Estadísticas del Proyecto. Aquí vemos la

información global de ese proyecto

La información de las tareas se verá principalmente en el diagrama de

Gantt y la de los recursos en la Hoja de Recursos. Aparte tenemos muchas
vistas para visualizar información

Luego de la planificación podemos observar la información del

proyecto en: Ficha Proyecto / Información del proyecto /

Estadísticas
Como ya sabemos las variables principales son:

- Comienzo
- Fin
- Duración
- Trabajo
- Costo

Un proyecto puede tener diferentes estados:

El actual.- Lo que está planificado en este momento, lo que

podemos modificar constantemente.

Lo Previsto.- Se puede observar en el seguimiento a partir de la línea base

del Proyecto. La Línea Base es una foto del proyecto, el punto de partida
desde donde se puede hacer unas variaciones en el proyecto

El Real.- Cuando los recursos me estén dando un avance al proyecto.

Cuando un recursos me diga el porcentaje o la cantidad de tarea que ha
realizado.

A parte de todo ello tenemos diferentes vistas que se pueden observar desde la
Ficha tareas /
clic derecho en Diagrama de Gantt.
En cada una de las vistas podemos ver información sobre las tareas y
recursos y además estas vistas las podemos modificar desde la Ficha Vista

Gantt de
Seguimiento

Sabemos que el Diagrama de Gantt es el principal pero también

tenemos el Gantt de seguimiento
A partir de ella podemos ver tareas en rojo y en azul. En rojo las tareas
críticas y en azul la no críticas.

En el Gantt de seguimiento también podemos la línea base del proyecto.

Siempre en cuando se ha guardado esta línea de base.

En un Gantt de seguimiento se visualiza la ruta crítica y la línea de base. En la

imagen siguiente sólo se observa la ruta crítica con las tareas en rojo, más no
la línea base porque no se ha establecido aún

La ruta crítica indica que hay un hito que es el final que marca el fin del
proyecto, y como todas las tareas están vinculadas, si se retrasa o adelanta
una tarea, entonces esto afecta al
proyecto.

Analicemos la siguiente imagen:

La tarea del mantenimiento antes era de 19 días y por lo tanto como el
proyecto tenía una duración de 20 días entonces se mostraba de azul
porque no afectaba al proyecto. En cambio al aumentar su duración a 20
días se convierte en una tarea crítica porque afecta al proyecto.

Si aumentamos el mantenimiento a 21 días

Entonces el resto de tareas a excepción de mantenimiento se convierte

en no críticas y el mantenimiento pasa a ser crítico.

VISTA
CALENDARIO

Es una vista que se puede activar desde la ficha Vista / Calendario

En esta vista podemos ver las tareas en un calendario que puede

ser días, meses, Personalizado
Si hacemos doble clic sobre la tarea podemos ver información sobre la
tarea como recursos, asignaciones, predecesoras, avanzados, Notas, etc.

VISTA DIAGRAMA
DE RED

Esta vista se activa desde la ficha Vista / Diagrama de Red

Este es un diagrama llamado antiguamente de PER, sirve para ver cómo
va las rutas de las tareas en el proyecto.

Si hacemos clic en una de las cajas vemos información de la tarea:

Si hacemos doble clic podemos ver información específica sobre la tarea.

 USOS DE
TAREAS

Esta vista se activa de la Ficha Vista / Uso de tareas y sirve para ver las tareas
del proyecto y los recursos que tienen asignados las atraes.

HOJA DE
RECURSOS

Esta vista también se activa desde la ficha Vista / Hoja de recursos y

sirve para anotar los recursos que tendrá en proyecto:

ORGANIZADOR DE
EQUIPO
Sirve para organizar el funcionamiento de las tareas con los recursos. Sobre
todo para arreglar los problemas de sobreasignación.

USOS DE
RECURSOS

Es una vista similar al de uso de tareas, pero en este caso se muestran los
recursos. Muestra los recursos con las tareas a las cuales fueron asignadas.

OTRAS VISTAS DE
RECURSOS
Permiten ver otras opciones sobre el proyecto como

por ejemplo: GRAFICO DE RECURSOS

OTRAS VISTAS DE

TAREAS Sirven para ver información adicional

sobre las tareas: Ejemplo:

ESCALA DE TIEMPO
FORMULARIO DE
TAREAS

VISTA EN TABLAS

Otra forma de ver la información de un proyecto son las tablas. Estas se

pueden observar desde la ficha Vista / Tabla

LA TABLA DE TRABAJO
Muestra la información sobre el trabajo asignado s cada una de las
tareas. Indicando sus campos trabajo, previsto, Variación, Real,
Restante, Porcentaje de Avance, Etc.

LA TABLA DE COSTO

Muestra información sobre los costos de cada tarea, fase o proyecto. Indica
los campos Costo fijo, Costo total, Costo Previsto, Variación, etc.

Una forma rápida de acceder a las tablas de información es hacer clic

derecho en la parte de la esquina entre los campos y registros del diagrama
de Gantt y elegir la tabla deseada.

OTRAS OPCIONES DE LA FICHA VISTA DE PROJECT 2010

Además de contar con las opciones de vistas y tablas, también tenemos

opciones para resaltar, filtrar y agrupar las tareas según condiciones. Estas se
encuentran en el sector Datos de la
Ficha Vista:
 AGRUPAR
POR:

Agrupa las tareas de acuerdo a criterios especificados de agrupamiento:

Por

ejemplo:

HITOS

DURACIÓN
SIN GRUPO (
Predeterminado)

FILTROS:

Sirve para mostrar sólo algunas tareas según criterios establecidos.

Ejempl

o:

HITOS:

TAREAS CON UN RECURSO DETERMINADO:

SIN FILTRO (Predeterminado)

RESALTAR
TAREAS

Es una novedad de la versión 2010. Similar a los filtros sirve para resaltar
tareas según criterios seleccionados. En este caso no oculta las otras tareas.
Ejemplo:

RESALTAR LOS HITOS:

TAREAS QUE UTILIZAN UN RECURSO 1

LOS AUTOFILTROS
Los autofiltros se encuentran en cada uno de los campos y permiten mostrar
la información de acuerdo al criterio que se realice en el campo y el criterio
seleccionado.

Gestión de Costos
Es uno de los más importantes en la Gestión del Proyecto. Durante el
seguimiento del Proyecto es importante ir comparando los costos finales con
los costos previstos, para ver si hay variación de dinero en la planificación.

Tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

- El costo de un proyecto depende del costo de sus tareas.

- El costo de una tarea depende del costo fijo de la tarea del costo de sus
recursos
- El costo de un recurso depende de la tasa estándar, de la tasa por
horas extras y del costo por uso del recurso.

Para poner recursos al proyecto se realiza desde la ficha Vista / Hoja de Recursos

En esta Hoja establecemos un costo estándar para el recurso

Un costo de Tasa por Hora Extra

Y un Costo por uso del Recurso. Este monto puede ser un costo fijo que
requiere el recurso al ser utilizado independientemente de su costo
estándar.

Podemos tener diferentes tablas para el costo de un recurso. Si damos

doble clic sobre un recurso tenemos una ventana para elegir las tablas de
los distintos costos para un recurso.

Esta tabla A (predeterminada) puede utilizarse para una determinada fecha

de la tarea y una tabla B para otra fecha:
Si nos vamos al diagrama de Gantt

Y de allí a la Tabla de Costos:

Observamos que todas las tareas que tienen un recurso asignado tienen un
costo total. Esto lo podemos observar en la columna de costo total. Pero por
ejemplo la tarea mantenimiento como no tiene un recurso asignado entonces
no tiene un costo total
Esto se debe a que posiblemente esta tarea lo puede realizar una empresa
contratada para dicho servicio. Si ese fuera el caso entonces es necesario
escribir en la columna de Costo fijo el monto por el cual brindará sus servicios.

Otro ejemplo de costo fijo puede ser cuando una tarea por Ejemplo la
Tarea A tenga unos gastos extras como de: viáticos, movilidad, dietas,
comisiones. Entonces es necesario considerar esos montos como costo
fijo:

Estos costos fijos necesitan estar documentados con notas para saber de
dónde provienen estos gastos. Esto se realiza haciendo doble clic sobre la
tarea y luego ir a la pestaña notas y escribir la información necesaria para
saber sobre este costo y luego aceptar
También podemos hacer esto en la tarea mantenimiento, con doble clic sobre la
tarea y elegir
notas y escribir lo necesario y aceptar

Para mostrar estas notas es necesario hacer clic derecho sobre la columna
Nombre de tarea, luego elegir insertar columna y elegir Indicadores.
Entonces se mostrará la columna de los indicadores en donde se observan
las notas de las tareas.
Si queremos trabajar con las tablas de costo A y B tenemos que ir a una
vista llamada hoja de recursos de la siguiente manera: Clic derecho
diagrama de Gantt y Uso de Recursos.

Luego se mostrará la siguiente ventana:

Allí podemos elegir por ejemplo la Tarea A que tiene asignado el recurso con
dicha Tablas A y B
y con doble clic ingresamos a su información.
Observamos que esta tarea está asignada con el recurso R1 con una tabla
de tasas de costo A. Si deseamos cambiar esta tabla podemos elegir B.

Para un ejemplo más claro, hacemos doble clic en la tarea B y cambiamos la

tabla de tasas de costo A por la tabla de tasas de costo B. Observando que
el monto inicial se vuelve a calcular entregándonos un costo superior.

Si deseamos agregar un costo de horas extras a la tarea podemos realizarlo

desde la vista uso de tareas:

Qué nos mostrará la siguiente

imagen:
Agregamos una nueva columna de la siguiente manera: Clic derecho sobre la
columna
duración / elegimos insertar columna / luego elegimos para la columna Trabajo
de horas extra
y allí se puede escribir las horas extras que se adjuntan a esa tarea.

CAMBIAR LA MONEDA DEL PROYECTO

Para cambiar la moneda del proyecto se va a la ficha Archivo / Opciones

En la ventana que emerge elegimos la opción mostrar / cambiamos el tipo

de moneda. Para soles PEN
 Seguimiento del Proyecto
La fase anterior de planificación no es complicada cuando se tiene las ideas
claras. Un 90% de jefes de Proyecto consiguen hacer buenos diagramas de
Gantt pero no pasan de ellos. Un 10% trabajan con la fase del seguimiento del
Proyecto para hacer los ajustes necesarios al proyecto.

Para iniciar esta fase en un proyecto es necesario guardar la línea

base del proyecto y comenzar con los reajustes de seguimiento.

LA LÍNEA
BASE

La línea base indica el punto de partida de un proyecto. Cuando

terminamos la fase de planificación guardamos la línea base y comenzamos
con la fase de seguimiento.

Para guardar la línea base se hace clic en la ficha Proyecto / Establecer línea
base / Establecer línea Base

Elegimos la línea base principal o una de las líneas base

para históricos:
Elegimos línea base y clic en aceptar y ya tenemos guardada la línea base.

Para ver esa línea base nos vamos a la vista Gantt de seguimiento de

la siguiente manera: Clic en la ficha Tarea / clic derecho y elegimos Gantt

de seguimiento:

Nos mostrará la siguiente ventana:

En ella podemos ver información de la línea base (Barras grises) en la parte

inferior y las tareas críticas (Barras rojas) o ruta crítica en la parte superior

Si deseamos ver más información sobre esta línea base podemos ir a la ficha
Vista / tablas /
trabajo
Y podemos ver las columnas o campos trabajo que representa a la
planificación, el campo Previsto que representa a la línea base y el campo
variación de trabajo que representa a variación.

Como no se ha hecho modificaciones el campo de variación muestra valores

de 0 horas y al mismo tiempo las barra grises y rojas coinciden en el
diagrama de Gantt.

Si por ejemplo deseamos re planificar el proyecto nos vamos a la

tabla de entrada:

Y aumentamos la duración de la tarea B a 5 días entonces el diagrama

de Gantt se nos mostrará de esta manera:
En donde la barra de tareas críticas se ha incrementado hacia la derecha,
pero la línea base que es la barra gris no se ha movido.

Si regresamos a la Tabla de trabajo ( Vista / Tablas / Trabajo) entonces

podemos apreciar lo siguiente:

En la Tarea B la columna o campo de trabajo ahora se muestra en 40

horas, el campo de variación mantiene su valor de 24 horas y el campo de
variación muestra 16 horas.

Además de ello la cantidad de horas en la Fase 1 se incrementarán y

también dentro de la duración del proyecto.

Esos cambios también podemos verlos en el resto de tablas. Por ejemplo

para ver los costos realizamos lo siguiente:

Clic derecho en la esquina de la tabla y elegir Costo

En donde se mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana podemos observar en los campos Costo Total, Previsto (línea
base) y Variación los costos modificados por el cambio realizado.

También podemos observar los cambios en la tabla de variación:

Que mostrará la siguiente imagen

En donde los campos variación comienzo y variación fin nos muestran esos 2
días agregados al proyecto.

Si deseamos ver la variación a nivel de proyecto y no de tarea que venimos

realizando, nos vamos a la ficha Proyecto / información del Proyecto

Y en las Estadísticas podemos apreciar los cambios realizados

En donde la variable Fin observamos los cambios realizados entre lo actual
y lo previsto (la línea base), que repercute también en la duración, Trabajo y
Costo del Proyecto.

Por todo lo observado siempre que hacemos una planificación tenemos que
guardar la línea base del proyecto. Porque en el proyecto siempre se
realizarán modificaciones de planificación como: cambios en los recursos,
cambios en la duración de una tarea y otros cambios que puedan realizarse.

También podemos observar estas variaciones en la

Tabla de trabajo

Primero vamos a la hoja de

recursos:

Luego clic derecho en la esquina superior de la tabla y elegir

tabla de trabajo:
Podemos ver los cambios en las horas de trabajo del recurso:

ELIMINAR LA LÍNEA BASE

Si no hemos equivocado o queremos eliminar la línea base

realizamos lo siguiente: Ficha Proyecto / Establecer Línea base /

Borrar línea base

Si estamos de acuerdo Aceptar

Para observar ese borrado nos vamos al Gantt de seguimiento y

observamos que ya no muestra la línea base.
Al eliminar la línea base, en cualquiera de las tablas podemos observar que
ya no se mostrará el previsto y por lo tanto no sabemos cómo está
funcionando el proyecto.

ACTUALIZAR LA LÍNEA BASE

Puede suceder que tengamos previsto o permiso para modificar la línea base
principal por lo tanto en ejemplo anterior si aún no hemos eliminado la línea
base podemos hacer lo siguiente:

En la vista Gantt de seguimiento, Clic en Ficha Proyecto / Establecer Línea

base / Guardar línea base y aceptar reemplazar por la anterior

Automáticamente se ajusta las barras a la nueva línea base

AVANCE A LAS
TAREAS

En el Diagrama de Gantt, seleccionando una tarea podemos establecer el

avance con los iconos en porcentajes de avance que van en 0%, 25%, 50%,
75% y 100%. Esto se realiza con un clic que se mostrará en una barra gris en
la tarea correspondiente.

Cuando una tarea está al 100% nos mostrará un indicador con una nota
sobre esta tarea:

Si deseamos más detalles hacemos lo

siguiente:

- En la ficha Vista / activamos

detalles /
- En vista detalles clic derecho / Trabajo
Si nos fijamos en la tarea A, podemos ver que tenemos trabajo 56h, Trabajo
previsto 56h y
Trabajo restante 0h porque la tarea esta completa al 100%

Pero en la Tarea B, podemos escribir en Trabajo real 8h y en el diagrama de

Gantt se mostrará la barra correspondiente que equivale al 20%.
TABLA DE SEGUIMIENTO:

Otra forma de hacer seguimiento es a través de la Tabla de seguimiento:

En esa tabla tenemos el Comienzo Real y el Fin Real

Pero podemos establecer una fecha para una tarea en concreto:

ACTUALIZAR PROYECTO:

Se utiliza para actualizar un proyecto a una determinada fecha que puede ser hoy

Clic en la ficha Proyecto / Actualizar Proyecto

Se elige la fecha de actualización:

Si elegimos Proyecto Completo todo se actualizará a la fecha elegida:

 Impresión de Información
Muchos jefes de proyecto se preguntan en cada versión de Project si ya se
soluciono el problema de impresión. La respuesta es que el problema se
soluciono hace tiempo. El detalle es que no podemos imprimir todas las
tareas del proyecto y la información que tienen estas en un solo formato A4,
por la dificultad para leerlo.

IMPRIMIR LA VISTA EN
PANTALLA

Si deseamos imprimir la vista que tenemos

en pantalla:

Realizamos clic en Archivo /

Imprimir

En este sector podemos configurar la impresora, el número de copias, las

páginas, la orientación, etc.

También podemos utilizar el zoom de la vista previa para observar lo que se

va ha imprimir y aún todo lo que contiene el proyecto.
IMPRIMIR INFORMES

Para imprimir informes nos vamos a la Ficha Proyecto / Informes

En esta parte podemos ver los diferentes tipos de informes de

Project 2010. Informes Generales nos muestra las siguientes

opciones:

Informes de las actividades actuales nos muestra lo siguiente:

Informes de Costos nos muestra lo siguiente:

En Informes personalizados podemos elegir el tipo de informe deseado.