Empresa a auditar Objetivo de Control Fecha Auditoria

Definir y Gestionar los Niveles de Servicio. 07 07 08

Bibiana García Duque.

Auditores
Paula Andrea Zuluaga.
Responsable auditado
El propósito de está auditoria es definir, manejar niveles de servicio y contar con una
definición documentada y un acuerdo de servicios de TI y de niveles de servicio, hace posible
una comunicación efectiva entre la gerencia de TI y los clientes de negocio respecto de los
servicios requeridos
 CONTENIDO

CONTENIDO................................................................................................................ ..................2

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO............................................................................. ..................3

1.1 OBJETIVO DE CONTROL DE ALTO NIVEL ............................................................................................... 3

1.2 OBJETIVOS DE CONTROL DETALLADOS..................................................................................................5
1.3 INFORMACIÓN DE APOYO.....................................................................................................................7
1.3.1 DIRECTRICES GENERALES..................................................................................................................7
1.3.2 GRÁFICA RACI..............................................................................................................................8
1.3.3 METAS Y MÉTRICAS..........................................................................................................................8
1.4 MODELO DE MADUREZ......................................................................................................................9

2. GUÍA DE AUDIOTORIA................................................................................... .......................12

2.1 OBJETIVOS DE CONTROL...................................................................................................................12

2.2 8. DISTRIBUCIÓN DEL SOFTWARE.OBTENCIÓN DE CONOCIMIENTO........................................................12
2.2.1 RECURSO HUMANO A CONSULTAR......................................................................................................12
2.2.2 INFORMACIÓN A CONOCER................................................................................................................12
2.3 ASPECTOS A EVALUAR.......................................................................................................................13
2.3.1 EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES, CONSIDERANDO SI:...........................................................................13
2.3.2 EVALUACIÓN DE LA SUFICIENCIA, PROBANDO QUE:..............................................................................14

2.3.3 EVALUACIÓN DEL RIESGO................................................................................................................16

2.4 HERAMIENTAS.................................................................................................................................17
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1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1.1 Objetivo de control de alto nivel

Contar con una definición documentada y un acuerdo de servicios de TI y de

niveles de servicio, hace posible una comunicación efectiva entre la gerencia de TI
y los clientes de negocio respecto de los servicios requeridos. Este proceso
también incluye el monitoreo y la notificación oportuna a los participantes sobre el
cumplimiento de los niveles de servicio. Este proceso permite la alineación entre
los servicios de TI y los requerimientos de negocio relacionados.

Cumplimiento

Confiabilidad
Efectividad

Eficiencia

Confidencialidad

Integridad

Disponibilidad

P P S S S S S

Satisface el requisito del negocio de TI para: Asegurar la alineación de los

servicios claves de TI con la estrategia del negocio.

Enfocándose en: la identificación de requerimientos de servicio, el acuerdo de

niveles de servicio y el monitoreo del cumplimiento de los niveles de servicio.

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Se logra con:

La formalización de acuerdos internos y externos en línea con los requerimientos y

las capacidades de entrega.

La notificación del cumplimiento de los niveles de servicio (reportes y reuniones).

La identificación y comunicación de requerimientos de servicios actualizados y

nuevos para planeación estratégica.

Y se mide con:

El porcentaje de participantes satisfechos de que la entrega del servicio cumple

con los niveles previamente acordados.

El número de servicios entregados que no están en el catálogo.

El número de reuniones formales de revisión del Acuerdo de Niveles de Servicio

(SLA) con las personas de negocio por año.

Focos de gobierno IT:

Primaria: Alineación estratégica, Administración de recursos, Medición de

desempeño y Entrega de valor.
Secundaria: Administración de riesgos.

Recursos de TI implicados:

 Aplicaciones.
 Información.

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 Infraestructura.
 Personas.

1.2 Objetivos de control detallados

DS1.1 Marco de trabajo de la administración de los niveles de servicio:

Definir un marco de trabajo que brinde un proceso formal de administración de
niveles de servicio entre el cliente y el prestador de servicio. El marco de trabajo
mantiene una alineación continua con los requerimientos y las prioridades de
negocio y facilita el entendimiento común entre el cliente y el(los) prestador(es) de
servicio. El marco de trabajo incluye procesos para la creación de requerimientos
de servicio, definiciones de servicio, acuerdos de niveles de servicio (SLAs),
acuerdos de niveles de operación (OLAs) y las fuentes de financiamiento. Estos
atributos están organizados en un catálogo de servicios. El marco de trabajo
define la estructura organizacional para la administración del nivel de servicio,
incluyendo los roles, tareas y responsabilidades de los proveedores externos e
internos y de los clientes.

DS1.2 Definición de servicios: Definiciones base de los servicios de TI sobre las

características del servicio y los requerimientos de negocio, organizados y
almacenados de manera centralizada por medio de la implantación de un enfoque
de catálogo/portafolio de servicios.

DS1.3 Acuerdos de niveles de servicio: Definir y acordar convenios de niveles

de servicio para todos los procesos críticos de TI con base en los requerimientos
del cliente y las capacidades en TI. Esto incluye los compromisos del cliente, los
requerimientos de soporte para el servicio, métricas cualitativas y cuantitativas
para la medición del servicio firmado por los interesados, en caso de aplicar, los
arreglos comerciales y de financiamiento, y los roles y responsabilidades,

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incluyendo la revisión del SLA. Los puntos a considerar son disponibilidad,

confiabilidad, desempeño, capacidad de crecimiento, niveles de soporte,
planeación de continuidad, seguridad y restricciones de demanda.

DS1.4 Acuerdos de niveles de operación: Asegurar que los acuerdos de niveles

de operación expliquen cómo serán entregados técnicamente los servicios para
soportar el (los) SLA(s) de manera óptima. Los OLAs especifican los procesos
técnicos en términos entendibles para el proveedor y pueden soportar diversos
SLAs.

DS1.5 Monitoreo y reporte del cumplimento de los niveles de servicio:

Monitorear continuamente los criterios de desempeño especificados para el nivel
de servicio. Los reportes sobre el cumplimiento de los niveles de servicio deben
emitirse en un formato que sea entendible para los interesados. Las estadísticas
de monitoreo son analizadas para identificar tendencias positivas y negativas tanto
de servicios individuales como de los servicios en conjunto.

DS1.6 Revisión de los acuerdos de niveles de servicio y de los contratos:

Revisar regularmente con los proveedores internos y externos los acuerdos de
niveles de servicio y los contratos de apoyo, para asegurar que son efectivos, que
están actualizados y que se han tomado en cuenta los cambios en requerimientos.

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1.3 Información de apoyo

1.3.1 Directrices Generales

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1.3.2 Gráfica RACI

1.3.3 Metas y métricas

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1.4 Modelo de Madurez

La administración del proceso de Definir y administrar niveles de servicio que

satisfacen el requerimiento de negocio para TI de asegurar la alineación de
servicios claves de TI con la estrategia de negocio es:

0 No existente cuando, cuando la gerencia no reconoce la necesidad de un

proceso para definir los niveles de servicio. La responsabilidad y la rendición de
cuentas sobre el monitoreo no está asignada.

1 Inicial/Ad Hoc, cuando hay conciencia de la necesidad de administrar los

niveles de servicio, pero el proceso es informal y reactivo. La responsabilidad y la
rendición de cuentas sobre para la definición y la administración de servicios no
está definida. Si existen las medidas para medir el desempeño son solamente
cualitativas con metas definidas de forma imprecisa. La notificación es informal,
infrecuente e inconsistente.

2 Repetible pero intuitiva, cuando los niveles de servicio están acordados pero
son informales y no están revisados. Los reportes de los niveles de servicio están
incompletos y pueden ser irrelevantes o engañosos para los clientes. Los reportes
de los niveles de servicio dependen, en forma individual, de las habilidades y la
iniciativa de los administradores. Está designado un coordinador de niveles de
servicio con responsabilidades definidas, pero con autoridad limitada. Si existe un
proceso para el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio es voluntario
y no está implementado.

3 Proceso definido, cuando las responsabilidades están bien definidas pero con
autoridad discrecional. El proceso de desarrollo del acuerdo de niveles de servicio
está en orden y cuenta con puntos de control para revalorar los niveles de servicio
y la satisfacción de cliente. Los servicios y los niveles de servicio están definidos,

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documentados y se ha acordado utilizar un proceso estándar. Las deficiencias en

los niveles de servicio están identificadas pero los procedimientos para resolver
las deficiencias son informales. Hay un claro vínculo entre el cumplimiento del
nivel de servicio esperado y el presupuesto contemplado. Los niveles de servicio
están acordados pero pueden no responder a las necesidades del negocio.

4 Administrado y medible, cuando aumenta la definición de los niveles de

servicio en la fase de definición de requerimientos del sistema y se incorporan en
el diseño de la aplicación y de los ambientes de operación. La satisfacción del
cliente es medida y valorada de forma rutinaria. Las medidas de desempeño
reflejan las necesidades del cliente, en lugar de las metas de TI. Las medidas para
la valoración de los niveles de servicio se vuelven estandarizadas y reflejan los
estándares de la industria. Los criterios para la definición de los niveles de servicio
están basados en la criticidad del negocio e incluyen consideraciones de
disponibilidad, confiabilidad, desempeño, capacidad de crecimiento, soporte al
usuario, planeación de continuidad y seguridad. Cuando no se cumplen los niveles
de servicio, se llevan a cabos análisis causa-raíz de manera rutinaria. El proceso
de reporte para monitorear los niveles de servicio se vuelve cada vez más
automatizado. Los riesgos operacionales y financieros asociados con la falta de
cumplimiento de los niveles de servicio, están definidos y se entienden
claramente. Se implementa y mantiene un sistema formal de medición de los KPIs
y los KGIs

5 Optimizado, cuando los niveles de servicio son continuamente reevaluados

para asegurar la alineación de TI y los objetivos del negocio, mientras se toma
ventaja de la tecnología incluyendo le relación costo-beneficio. Todos los procesos
de administración de niveles de servicio están sujetos a mejora continua. Los
niveles de satisfacción del cliente son administrados y monitoreados de manera
continua. Los niveles de servicio esperados reflejan metas estratégicas de las
unidades de negocio y son evaluadas contra las normas de la industria. La

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administración de TI tiene los recursos y la asignación de responsabilidades

necesarias para cumplir con los objetivos de niveles de servicio y la compensación
está estructurada para brindar incentivos por cumplir con dichos objetivos. La alta
gerencia monitorea los KPIs y los KGIs como parte de un proceso de mejora
continua.

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2. GUÍA DE AUDIOTORIA

2.1 Objetivos de control

 Marco de Referencia para el Acuerdo de Nivel de Servicio.

 Aspectos sobre los Acuerdos de Nivel de Servicio.
 Procedimientos de Rendimiento.
 Cambios de Emergencia.
 Documentación y Procedimientos.
 Mantenimiento Autorizado.
 Políticas de liberación del Software.

2.2 8.  Distribución del Software.Obtención de conocimiento

2.2.1 Recurso humano a consultar

 Director de la información.
 Miembros de la dirección de los servicios de información.
 Administrador del nivel de servicio contratado de los servicios de información.
 Administrador de operaciones de los servicios de información.
 Miembros de administración de usuarios.

2.2.2 Información a conocer

Políticas y procedimientos generales para la organización asociadas a las

relaciones del proveedor con el usuario.

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Políticas y procedimientos de los servicios de información relacionados con:

Acuerdos de nivel de servicio.

Contenido de emisión de informes operativos, tiempos y distribución.
Métodos de seguimiento del resultado.
Actividades correctivas.

Documentación de los servicios de información relacionada con:

Informes de resultado del nivel de servicio.

Algoritmos de cargo y metodología para calcular cargos.
Programas de mejora del servicio.
Recurso resultante de un bajo rendimiento.

Acuerdos de nivel de servicio con usuarios y proveedores internos y

externos.

2.3 Aspectos a evaluar

2.3.1 Evaluación de los controles, considerando si:

Se identifica por política un proceso de acuerdo del nivel de servicio.

Es necesaria la participación en el proceso por parte del usuario para la

creación y modificación de acuerdos.

Están definidas las responsabilidades de los usuarios y proveedores.

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La administración realiza un seguimiento y emite informes sobre el logro de los

criterios de desarrollo de servicio especificados y sobre todos los problemas
encontrados.

Existe un proceso de revisión regular llevado a cabo por la dirección.

Se identifica un proceso de recurso en caso de un bajo resultado.

Los acuerdos de nivel de servicio incluyen, pero no se limitan a contar con:

 Definición del servicio.

 Coste del servicio.
 Nivel de servicio mínimo cuantificable.
 Nivel de soporte por parte de los servicios de información.
 Disponibilidad, confiabilidad y capacidad de crecimiento.
 Planificación de recuperación en caso de desastre o contingencia.
 Requerimiento de seguridad.
 Procedimientos de cambio para cualquier parte del acuerdo.
 Acuerdo por escrito y formalmente aprobado entre el proveedor y el usuario del
servicio.
 Revisión , renovación , no renovación del período efectivo y del nuevo
período.
 Contenido y frecuencia del informe de resultados y pago de servicios.
 Cargos realistas comparados contra la historia, la industria y las buenas
prácticas.
 Cálculo de cargos.
 Compromiso de mejoras al servicio.

2.3.2 Evaluación de la suficiencia, probando que:

Para una muestra de acuerdos pasados y en proceso, el contenido incluye:

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Definición del servicio.

Coste del servicio.
Nivel de servicio mínimo cuantificable.
Nivel de soporte por parte de los servicios de información.
Disponibilidad, confiabilidad y capacidad de crecimiento.
Procedimiento de cambios para cualquier parte del acuerdo.
Planificación de recuperación en caso de desastre o contingencia.
Requerimiento de seguridad.
Acuerdo por escrito y formalmente aprobado entre el proveedor y el usuario del
servicio.
Revisión, renovación, no renovación del período efectivo y nuevo período.
Contenido y la frecuencia del informe de resultados para el pago de
servicios.
Cargos realistas comparados con la historia, la industria y las buenas
prácticas.

Cálculos de cargos.
Compromiso de mejoras al servicio.
Aprobación formal por parte de los usuarios y proveedores.

Los usuarios son conscientes, tienen conocimiento y comprenden los procesos y

procedimientos del acuerdo del nivel de servicio.

El nivel de satisfacción del usuario en cuanto al proceso y acuerdos reales del

nivel de servicio actuales es suficiente.

El servicio proporciona información para determinar las razones de un bajo

rendimiento ("non-performance") y para asegurar que existe un programa para la
mejora de dicho rendimiento.

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Los cargos reales concuerdan con el contenido del acuerdo.

Se realiza un seguimiento del resultado histórico comparándolo con el

compromiso de mejora del servicio determinado anteriormente.

Los informes sobre el logro del resultado de servicio especificado son

utilizados apropiadamente por la dirección para asegurar un rendimiento
satisfactorio.

Los informes sobre todos los problemas encontrados se utilizan

apropiadamente para asegurar que se toman las acciones correctivas
correspondientes.

2.3.3 Evaluación del riesgo

2.3.3.1 Llevando a cabo:

Mediciones ("Benchmarking") de los acuerdos del nivel de servicio comparando

con organizaciones similares o estándares internacionales y buenas prácticas
reconocidas en la industria.

Una revisión:

Del acuerdo de nivel de servicio para determinar que se definen y alcanzan las
provisiones cualitativas y cuantitativas que confirman las obligaciones.
Del acuerdo de nivel de servicio seleccionado para confirmar que los
procedimientos de solución de los problemas, específicamente el resultado bajo,
son incluidos y llevados a cabo.

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2.3.3.2 Identificando

La conveniencia de las provisiones que describen, coordinan y comunican la

relación entre el proveedor y el usuario de los servicios de información.

Cálculos incorrectos para las categorías seleccionadas de la información.

Revisiones continuas y acciones correctivas llevadas a cabo por la dirección

de informes del nivel de servicio.

La conveniencia de las mejoras de los servicios propuestos en comparación

con el análisis coste - beneficio.

La conveniencia de la capacidad de los proveedores para alcanzar en el futuro los

objetivos de mejoras comprometidas.

2.4 Heramientas

Las herramientas para esta auditoria están consignadas en Herramientas Auditoria

DS1.

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