Sistema de Gestión

Integral de
Presupuestos

Manual del Usuario

Autor: Raúl López Román / Jessica

Badillo Hermosillo
26/08/2015
 Manual de Usuario

Proceso: Gestión de Presupuestos ..................................................................................................................2

Subprocesos .........................................................................................................................................................2
Operación del Proceso Gestión de Presupuestos..........................................................................................3
Acceso al Sistema ...........................................................................................................................................3
Proceso: Gestión de Presupuestos ..............................................................................................................6
Proceso: Gestión de Subcontratos ...............................................................................................................6
Proceso: Gestión de Presupuestos ................................................................................................................19
Subproceso: Asignación de Presupuestos ................................................................................................19
Proceso: Gestión de Presupuestos ................................................................................................................24
Subproceso: Gestión de Presupuesto Extra .............................................................................................24
Proceso: Gestión de Presupuestos ................................................................................................................29
Subproceso: Gestión de Egresos................................................................................................................29
Proceso: Gestión de Chequeras .................................................................................................................42
Proceso: Gestión de Ingresos .........................................................................................................................46
Proceso: Gestión de Presupuestos ................................................................................................................59
Subproceso: Disminuir Partida ....................................................................................................................59
Proceso: Gestión de Presupuestos ................................................................................................................63
Subproceso: Cerrar Partidas........................................................................................................................63

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Información General
Proceso: Gestión de Presupuestos
Función: Es un sistema donde se gestiona el presupuesto de los proyectos de la Organización,
contemplando las fases de Alta de Proyecto, Generación de Presupuestos Base de Ingresos,
Generación de Presupuestos Base de Egresos y Control de Chequeras.

Procesos Involucrados

1. Gestión de Chequeras
2. Gestión de Ingresos
3. Gestión de Subcontratos

Gestión de Chequeras

Función: Gestiona todos los movimientos de las chequeras: Alta, Baja, Relación con los Proyectos,
Movimientos y Movimientos Extra.

Gestión de Ingresos

Función: Gestiona todo los movimientos de Ingresos: Conceptos, Cobros, Devoluciones

Gestión de Subcontratos

Función: Gestiona los Subcontratos de la Organización: Altas, Modificación, Finalización, Pagos y

Reverso de Pagos.

Subprocesos
El proceso de Gestión de Presupuestos contiene los siguientes subprocesos:

1. Crear Proyecto
2. Gestión de Subcontratos
3. Modificar Subcontrato
4. Gestión de Chequeras
5. Gestión de Egresos
6. Gestión de Ingresos
7. Gestión de Presupuesto Extra
8. Asignación de Presupuestos
9. Cierre de Partidas
10. Disminución de Partidas
11. Registrar Reverso

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Operación del Proceso Gestión de Presupuestos

Acceso al Sistema
Para iniciar el proceso de Gestión de Presupuestos, empezamos por acceder al sistema desde la
siguiente dirección web que tenemos que teclear en nuestro navegador de internet:

http://aura.movilidadyparqueo.com

Al hacerlo, la aplicación nos solicitará que ingresemos nuestro usuario y contraseña:

Dado el rol al que está asignado nuestro usuario, se presentará una página inicial desde donde
estaremos realizando diferentes actividades en el sistema:

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Nuestro proceso consiste en administrar que los gastos se encuentren dentro del presupuesto y dar
aviso cuando este se esté agotando. El rol comienza cuando las diferentes áreas entregan a nuestro
departamento los pagos que necesitan cubrir como lo son los Proyect Manager (se encargan de todo
lo relacionado a la obra) y Gestión (todo lo relacionado a manifestaciones, licencias y/o permisos).

Cabe mencionar que todo pago requerido debe estar codificado con un ID el cual nos indica a que
partida del presupuesto pertenece. Las áreas tienen hasta el día miércoles para entregar todas sus
solicitudes de pago y nuestra gestión debe darse de miércoles a jueves para carga en sistema y el día
viernes para firma de cartas de solicitud de pagos por parte de Dirección. Los pagos se ejecutan entre
lunes y martes de la semana posterior.

Empezamos:

Pulsamos en el ícono localizado en la parte superior llamado Mis Tareas:

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Y se desplegará la siguiente pantalla:

Esta pantalla nos muestra todas aquellas tareas que tengamos pendiente por realizar, existen algunas
donde en la columna de Nombre dirá “Finalizar Subcontrato”, estas tareas no las podemos terminar
hasta que estemos completamente seguros de que ya no se realizarán más pagos para ese
subcontrato de ese proveedor, en nuestro caso eso no lo podemos saber, es por eso que se sugiere
estas tareas no sean terminadas hasta que el proyecto finalice, ya que si las terminamos y
posteriormente nos llega el requerimiento para pago a ese subcontrato este ya no se podrá realizar y
tendremos que abrir un subcontrato nuevo causando descontrol.

Todas las demás tareas debemos de realizarlas para no dejar algún flujo de información incompleto.

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Proceso: Gestión de Presupuestos

El alta de un proyecto es responsabilidad de los PM´S y la autorización del PBE (Presupuesto Base de
Egresos) está a cargo de Jonathan Cohen mientras que el PBI (Presupuesto Base de Ingresos) es
autorizado por Moisés Zapan Mizrahi

Si los presupuestos base de ingresos o egresos no son autorizados, se regresan las tareas
correspondientes al Project Manager para su ajuste o corrección:

Si los Presupuestos de egresos o ingresos son autorizados, continúa al flujo del proceso.

Los presupuestos se encuentran por 3 divisiones principales que son:

PARTIDAS:
SUBPARTIDA
SUBSUBPARTIDA

Los PM´S son los encargados de abrir las partidas y subpartidas de los presupuestos, en cuanto a
subsubpartidas el área de contadores son los responsables de abrirlas para poder asignarles un
subcontrato

Proceso: Gestión de Subcontratos

Proceso: Gestión de Subcontratos

Evento: Registro de Subcontrato

Formulario: Registro de Subcontrato

Ejecutor: El personal perteneciente al rol de Contadores Oficina Exclusivo

Función: Permite realizar el registro de un Subcontrato nuevo, para poder ejercer algún pago a un
proveedor forzosamente debe contar con un subcontrato, es decir, tenemos que tener la cotización,
factura, o monto a pagar.

Desde la página de inicio del sistema, damos clic a la opción Mis Tareas:

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Damos clic en la opción Actuar en Proceso:

Se desplegara la siguiente pantalla y damos clic en Registro de Subcontrato:

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En este paso tenemos dos opciones

1. Filtrar por nombre del proyecto para que solo nos muestre este, para esto en “tema” debemos
escribir el nombre deseado.

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Y le damos en “Proceder”, inmediatamente nos mostrara el proyecto requerido

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2. Podemos no filtrar ningún proyecto y al darle clic en “Proceder” nos mostrara todos los que
tengamos activos.

En seguida nos abrirá una pantalla con todas las subsubpartidas a las que se le puede asignar un
subcontrato. Buscamos nuestro ID (este se compone de una letra y dos números que equivalen a
partida, subpartida y subsubpartida) Ejemplo: A.1.1 le damos clic en el ojo que se encuentra del lado
izquierdo y nos abrirá la siguiente pantalla

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Aquí nos muestra los datos principales como los son partida, subpartida y subsubpartida, debemos
llenar los campos disponibles como:

Subcontrato: Escribimos lo que estamos pagando ejemplo: luz, varilla, licencia, etc

Proveedor: Podemos escribir las primeras letras del nombre del proveedor y posteriormente le damos
clic en el ojo que se encuentra a la derecha del renglón y nos mostrara una pantalla con el listado de
los proveedores que contengan esas letras, seleccionamos el proveedor deseado dando clic en su
nombre

Continua escribiendo los demás campos como los son el Monto: que es la cantidad a pagar si se
cuenta con la cotización final poner el monto final, si no se cuenta con el pondremos la cantidad que
nos requieren pagar, el porcentaje de IVA es sólo informativo no altera ningún cálculo del sistema y le
ponemos en caso de que lo tenga si no indicamos con dos ceros 00 y el fondo de garantía si es que lo
tiene esta información nos la proporciona el responsable de darnos ese requerimiento de pago.

Existe el apartado de expediente, en este podemos escanear la cotización si tenemos la final en caso
de no tenerla no vale la pena ya que seguramente el monto se estará modificando conforme lleguen el
requerimiento de pagos. En la parte derecha de la pantalla aparece la opción de calendarización de
pagos. Si contamos con alguna fecha y monto asignada la cual no cambiara podemos usarla dando
clic en la “e” que muestra la pantalla.

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Nos abrirá la pantalla que se muestra a continuación donde debemos darle clic en “Agregar” y
podremos escribir el monto del pago y la fecha de programación

Procedemos a darle en “Guardar y Salir” para que nos regrese a la pantalla anterior y una vez
terminado le damos en “Alta Subcontrato”

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Con esto se manda para autorización a Juan Manuel quien es el responsable de revisarlo y autorizarlo

Si el Subcontrato no es autorizado, se notifica nos llega la tarea para hacer los cambios y lo volvemos
a enviar para termina el proceso:

Proceso: Gestión de Subcontratos

Evento: Modificación de Subcontrato

Formulario: Modificación de Subcontrato

Ejecutor: El personal perteneciente al rol de Contadores Oficina Exclusivo

Función: Permite realizar modificaciones a un Subcontrato ya existente cuando al querer realizarle un

pago no contamos con monto disponible para elaborarlo

Desde la página de inicio del sistema, damos clic a la opción Mis Tareas:

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Damos clic en la opción Actuar en Proceso:

Seleccionamos el formulario Modificación de Subcontrato

Pulsamos el botón proceder para que se muestren los diferentes Subcontratos y sus proyectos
asociados o en temas filtramos por nombre del proyecto:

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Pulsamos sobre el proyecto y nos abrirá la siguiente pantalla, donde podemos filtrar el ID del
subcontrato a modificar, escribimos el ID y posteriormente le damos clic en proceder para que se
efectúe nuestro filtro.

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Al haber localizado el proveedor le damos clic en el ojo que se encuentra del lado izquierdo

Se muestra el formulario para realizar los cambios al subcontrato requerido, donde indicamos la
cantidad a modificar pulsamos Continuar para conservar los cambios que ingresamos:

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Posteriormente nos regresara a la pantalla anterior donde debemos darle Terminar y nos mostrara un
cuadro para justificar nuestra modificación, ejemplo: “monto insuficiente” y le damos clic en Terminar
nuevamente

Con esto se ha enviado para autorización a Juan Manuel quien es el responsable de revisar y autorizar
dicha modificación.

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NOTA: Al iniciar una nueva captura de pagos semanales es recomendable empezar con la
modificación de subcontratos donde podemos validar si se cuenta con monto disponible para efectuar
el pago, si en monto por aplicar se cuenta con saldo suficiente para el pago requerido ya no es
necesario hacer ninguna modificación y si es que no se cuenta con el subcontrato podremos saber que
tenemos que hacer el registro de un nuevo subcontrato.

Cuando se realiza una modificación de subcontrato pero la subsubpartida no cuenta con monto
disponible nos llegara una tarea donde nos notifica que no tenemos saldo disponible.

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Al darle clic en la tarea nos abrirá la siguiente pantalla

Donde tenemos que dar clic en Reclamar y posteriormente en Terminar

Si esto ocurre deberemos verificar en Asignación de presupuesto si efectivamente en la subsubpartida

no se cuenta con monto disponible para poder hacer una solicitud de presupuesto extra que se
explicara cómo hacerla más adelante.

Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Asignación de Presupuestos

Evento: Asignar Presupuesto

Formulario: Asignación de Presupuesto

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Asignar el presupuesto a los proyectos de la Organización, esto sirve para poder abrir las
subsubpartidas, ya que como comentábamos anteriormente los PM´S solo dejan abiertas las partidas y
las subpartidas, somos nosotros los encargados de abrir la última parte del presupuesto.

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Actuar en Proceso:

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Damos clic al formulario Asignación de Presupuesto:

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Filtramos en tema el proyecto que deseamos y damos clic en Proceder, nos aparecerá el proyecto
solicitado y le damos clic

Y pulsamos el signo + para ingresar la información:

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Nos aparecerá la siguiente ventana donde debemos seleccionar si es sub o subsubpartida la que
deseamos abrir, posteriormente elegir la partida la subpartida y la subsubpartida así como el
presupuesto que la vamos a asignar.

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Al escribir el monto del presupuesto con el que lo daremos de alta nos movemos con tabulador para
habilitar el botón de Agregar al que posteriormente le daremos clic

Si no queremos guardar lo que acabamos de cargar basta con darle clic en donde dice Eliminar y con
esto no quedara guardada la información capturada

Posteriormente nos regresara a la pantalla anterior donde podremos continuar dando de alta alguna
sub o subsub partida o en su caso darle en Actualizar Cálculos y posteriormente en Terminar

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Esta información se enviara para su autorización a Jonathan Cohen quien es el único que puede
autorizarla.

NOTA: Es importante verificar que nuestra partida padre tenga el saldo suficiente para poder realizar la
asignación, de otra manera no se ejecutara, ya que no cuenta con dinero para realizarse y de ser así
tendremos que realizar una solicitud de presupuesto extra.

Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Gestión de Presupuesto Extra

Evento: Solicitud de Presupuesto Extra

Formulario: Solicitud Presupuesto Extra

Ejecutor: Los empleados pertenecientes al grupo de empleados Contadores Oficina Exclusivo

Función: Gestionar la solicitud de Presupuesto Extra para los proyectos de la organización. Este
proceso se realiza cuando una subsubpartida no cuenta ya con presupuesto y es necesario realizar un
pago a esta partida. Primeramente debemos revisar si su partida padre tiene el monto requerido para
poder pedirlo, es decir, ejemplo:

Para el ID C.20.1 Licencias, derechos y permisos; Responsivas y DRO; DRO por manifestación de
construcción de obra nueva. Si se necesita un pago para esta partida y no se cuenta con monto
disponible tendremos que revisar si en primer lugar la subpartida (C.20) tiene saldo para poder hacer
el requerimiento y de la subpartida se le pase el monto a la subsubpartida; si esta tampoco cuenta con
saldo revisamos si la partida cuenta con el monto necesario (C) si la partida si cuenta con el monto la
primer solicitud tendrá que ser para pasar el dinero a la subpartida y una vez autorizado ya podremos
solicitar el presupuesto para la subsubpartida. En caso de que la partida padre tampoco cuente con el
monto necesario se debe dar aviso a dirección (Jonathan Cohen) para que sea el quien indique de que
partida será tomado ese monto o si el presupuesto será elevado.

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Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Actuar en Proceso:

Damos clic en el formulario Solicitud Presupuesto Extra:

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 Manual de Usuario

Filtramos en tema el proyecto que deseamos y damos clic en Proceder, nos aparecerá el proyecto
solicitado y le damos clic

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 Manual de Usuario

Nos abrirá la siguiente pantalla donde en los campos seleccionables daremos la partida subpartida y
subsubpartida de la que deseamos el incremento, escribimos el monto y le damos clic en Crear
solicitud

Una vez enviada esta solicitud, esta será autorizada únicamente por Dirección (Jonathan Cohen)
aunado a esto debemos enviar un correo explicando para que enviamos esta solicitud el motivo del
requerimiento como lo es a quien se le pagara ese monto para qué es y sobre todo de donde debe
tomarlo es decir, de que partida y subpartida debe tomarlo y avisarle si este movimiento aumenta o no
el presupuesto base.

Proceso: Gestión de Subcontratos

Tarea: Finalizar Subcontrato

Ejecutor: El personal perteneciente al Rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Finalizar el Subcontrato. Como anteriormente se explicó este proceso se recomienda

hacerse una vez que el proyecto finalizo y sabemos con toda seguridad que no se volverán a solicitar
pagos para esa subpartida de ese subcontrato

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Al dar clic en Mis Tareas el usuario ejecutor encontrará la tarea por realizar:

Al pulsar sobre la tarea, se mostrará un formulario donde ingresaremos los datos respecto a la
finalización del subcontrato, pulsamos el botón Terminar:

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Una vez que se realizaron las modificaciones o registros de subcontrato, solicitudes de presupuesto
extra o asignaciones de presupuesto correspondiente y estas han sido autorizadas. Podemos dar inicio
a la Solicitud de pagos.

Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Gestión de Egresos

Evento: Solicitud de Pagos

Formulario: Solicitud de Pago a Proveedores

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Solicitar y registrar montos para realizar pagos a proveedores. Con esto se tramitan
formalmente los pagos para revisión y autorización por parte del comité técnico (Jonathan Cohen)

Desde la página de inicio del sistema, damos clic a la opción Mis Tareas, Actuar en Proceso:

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 Manual de Usuario

Le damos clic en Solicitud de pago a proveedores

Filtramos el proyecto deseado y damos Proceder

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 Manual de Usuario

En la pantalla que se muestra a continuación se localizan todos aquellos subcontratos a los que se les
puede ejecutar algún pago. Primero damos clic en la letra e para que se activen los recuadros para
escribir monto y fecha del registro y posteriormente podemos filtrar por ID y damos clic en Proceder

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Con este filtro podemos elegir el proveedor deseado escribimos el monto a pagar y la fecha de registro
(esta fecha debe ser la del día viernes de la semana en curso, ya que es cada semana cuando se
tramitan los pagos)

Después de dar los datos requeridos, damos clic en Guardar y en la parte inferior de la pantalla se
mostrara la suma

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 Manual de Usuario

Posteriormente volvemos a cambiar el ID y repetimos el proceso hasta cargar todos los pagos una vez
terminados quitamos el filtro le damos proceder y nos abrirá la lista completa y en la parte inferior
aparecerá la suma total de la solicitud.

Una vez que verificamos que el total coincide con la suma total de mis facturas a pagar le damos clic
en Guardar y Salir nos regresara a la pantalla anterior donde debemos darle Terminar para que sea
enviada a revisión

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 Manual de Usuario

La primer revisión de este proceso es por parte de la gerencia (Juan Manuel Hernández) una vez que
el la autoriza le llega la tarea a Dirección (Jonathan Cohen) para su revisión)

Si nuestra solicitud tiene algún error y es rechazada nos llegara la tarea de Corregir Pagos

Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Gestión de Egresos

Tarea: Corregir Pagos

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Corregir los datos de los pagos a proveedores solicitados

Desde la página de inicio del sistema, Mis tareas, dar clic a la tarea correspondiente:

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 Manual de Usuario

Aparece una pantalla para corregir los datos de pago al proveedor correspondiente, una vez
corregidos los datos pulsamos Terminar para finalizar la tarea:

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Una vez que nuestra solicitud de pagos es aceptada nos llegara la tarea para Registrar Cheques

Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Gestión de Egresos

Tarea: Registrar Cheques

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Registrar los cheques correspondientes a los pagos de los Proveedores

Desde la página de inicio del sistema, Mis tareas, dar clic a la tarea correspondiente:

Ingresamos los datos de los proveedores y los cheques correspondientes Del lado izquierdo aparecerá
la lista autorizada y del lado derecho tendremos que editarla para escribir los datos de los cheques
como concepto fecha de pago que debe ser la misma de la fecha que escribimos en la solicitud de
pagos, podemos abrir cuantos cheques nos hayan pedido aunque sea del mismo proveedor

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Por ultimo le damos clic en Registrar Cheques y el sistema nos indicara si es correcta nuestra
información validando con el cuadro de la izquierda que sean los mismos proveedores y la suma
coincida. Es en este punto donde termina nuestra solicitud semanal de pagos.

Cuando se haya registrado un pago a proveedor y nos indiquen que o en su caso no se ejecutó o fue
incorrecto podemos realizar un reverso de pago

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 Manual de Usuario

Proceso: Gestión de Subcontratos

Evento: Registrar Reverso de Pago

Formulario: Reverso de Pago

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Registrar un reverso de pago dentro de la Gestión de Subcontratos

Desde la página de inicio del sistema, damos clic a la opción Mis Tareas, y pulsamos Actuar en
Proceso:

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 Manual de Usuario

Damos clic al formulario Reverso de Pago:

En la siguiente pantalla, pulsamos el botón proceder para que se muestren los subcontratos y
seleccionemos aquel en el que vamos a hacer reversión de pago:

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 Manual de Usuario

Damos clic en el subcontrato requerido:

A continuación, llenamos la información para el reverso de pago y pulsamos el botón Registrar para
que quede dado de alta este reverso de pago del subcontrato correspondiente:

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 Manual de Usuario

Este proceso debe ser autorizado por Juan Manuel Hernández

Dentro del sistema también llevamos el control de las chequeras que cada proyecto lleve como lo son
chequera en pesos, moneda extranjera, efectivo o en su caso en especie, estas las debe dar de alta
Gerencia (Juan Manuel Hernández) quien es el único usuario con esta facultad.

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 Manual de Usuario

Proceso: Gestión de Chequeras

Dentro de este proceso la mayoría de los egresos en sistema se aplican al solicitar nuestros pagos a
proveedores, pero existen movimientos de chequera adicionales a estos como lo son Comisiones
bancarias, comisiones por venta de departamentos, intereses ganados por inversión, etc. Para poder
realizar el registro de todos estos movimientos y llevar nuestra conciliación bancaria correctamente
debemos ingresarlos en el formulario de “Movimiento extra chequera”

Proceso: Gestión de Chequeras

Evento: Registro de Movimiento Extra

Formulario: Movimiento Extra Chequera

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Registrar movimientos extras de las chequeras y sus proyectos correspondiente.

Desde la página de inicio del sistema, damos clic a la opción Mis Tareas, Actuar en Proceso:

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 Manual de Usuario

Damos clic en Movimiento Extra Chequera:

Pulsamos el botón proceder para que se muestren los proyectos y sus chequeras asociadas:

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 Manual de Usuario

Damos clic al proyecto que nos interesa:

Damos clic en el signo de (+):

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 Manual de Usuario

Nos aparecerá la siguiente pantalla donde pondremos en

Tipo: ingreso o egreso

Monto moneda extranjera: Pondremos el monto siempre y cuando se trate de una chequera en
moneda extranjera
Tipo de cambio chequera: Cuando aplique Tipo de cambio
Egreso y/o Ingreso: Ponemos el monto a registrar.
Cuenta: Aquí podemos ligar de quien es el pago por ejemplo: comisiones bancarias tendríamos que
poner en cuenta Banca Mifel SA
Fecha: El día en que se realizó el movimiento
Referencia: Una anotación para saber el motivo del movimiento

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 Manual de Usuario

Pulsamos Guardar y Salir para almacenar la información podemos ingresar cuantos movimientos
necesitemos simplemente dando clic de nuevo en (+) y repetimos los pasos. Al finalizar damos clic en
Crear Mensaje para que sea enviado para autorización quien es responsabilidad de Juan Manuel
Hernández

Hablando de ingresos tenemos varios formularios, para comenzar tenemos el Alta de Concepto de
Ingreso, esto se realiza al dar de alta alguno de nuestros 3 personajes de los cuales podemos recibir
pagos que son: Clientes, Clientes Inversionistas y por ultimo Inversionistas.

Proceso: Gestión de Ingresos

Evento: Registro de Concepto

Formulario: Alta Concepto de Ingreso

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Dar de alta los nuevos conceptos de Ingreso para la Organización

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 Manual de Usuario

Desde la entrada del sistema damos clic a Mis Tareas, Actuar en Proceso:

Damos clic en el formulario Alta Concepto de Ingreso:

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 Manual de Usuario

Damos clic en Proceder y seleccionamos el proyecto deseado:

Ingresamos los datos correspondientes:

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 Manual de Usuario

Pulsamos el botón Terminar para iniciar el proceso de Gestión de Ingresos:

Este movimiento se envía para su autorización a Moisés Zapan Mizrahi

Proceso: Gestión de Ingresos

Tarea: Modificar Concepto

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Modificar el alta de conceptos de ingresos para que pueda ser autorizada

Desde la entrada del sistema damos clic a Mis Tareas, seleccionar la tarea a realizar:

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 Manual de Usuario

Modificamos los datos del concepto de ingreso, pulsamos Terminar para finalizar la tarea y continuar
el flujo del proceso Gestión de Ingresos:

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Proceso: Gestión de Ingresos

Evento: Registrar Cobro

Formulario: Registro de Cobro

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Registrar los cobros de los ingresos de la Organización

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Actuar en Proceso:

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 Manual de Usuario

Seleccionamos el formulario Registro de Cobro:

Damos clic al botón Proceder para que se muestren todos los proyectos:

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 Manual de Usuario

Damos clic en el proyecto correspondiente:

Nota: Se sugiere filtrar el proyecto y seleccionar la persona a la que se le realizara el cobro

Damos click a la letra e para editar la información:

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 Manual de Usuario

Ingresamos los datos correspondientes, y pulsamos Guardar y Salir:

Pulsamos el botón Terminar para enviar el mensaje y continuar el flujo del proceso de Gestión de
Ingresos: Estos ingresos son autorizados por Juan Manuel Hernandez

IMPORTANTE: Si no nos interesa guardar la información registrada, damos click a la opción Eliminar
para que no se almacene información “inútil” en el sistema:

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 Manual de Usuario

Proceso: Gestión de Ingresos

Evento: Registrar Devolución

Formulario: Devolución de Cobro

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Registrar las Devoluciones de Cobro dentro del proceso de Gestión de Ingresos

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Actuar en Proceso:

Dar clic al formulario Devolución de Cobro:

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 Manual de Usuario

Pulsamos el botón Proceder para que se muestren los proyectos correspondientes:

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 Manual de Usuario

Seleccionamos el Proyecto requerido:

Registramos los datos de la Devolución, pulsamos el botón Calcular Pesos (si así lo requerimos) y
damos clic al botón Registrar para finalizar:

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Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Disminuir Partida

Evento: Disminución de Partida

Formulario: Disminución de Presupuesto a Partida

Ejecutor: El personal perteneciente al rol Contadores Oficina Exclusivo

Función: Solicitar la disminución de presupuesto a partida, con este movimiento dejamos disponible el
monto para que sea asignado a cualquier otra que la requiera este movimiento es autorizado por
Jonathan Cohen

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, dar clic en Actuar en Proceso:

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 Manual de Usuario

Damos clic en el formulario Disminución de Presupuesto a Partida:

Pulsamos en el botón Proceder para mostrar todos los proyectos:

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 Manual de Usuario

Damos clic al proyecto requerido:

Pulsamos la letra e para ingresar la información:

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 Manual de Usuario

Ingresamos los montos y damos clic a Guardar y Salir:

Pulsamos el botón Mostrar Registros y Continuar:

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Proceso: Gestión de Presupuestos

Subproceso: Cerrar Partidas

Evento: Cerrar Partidas

Ejecutor: Los empleados pertenecientes al grupo de Contadores Oficina Exclusivo

Función: Cerrar las Partidas de los proyectos de la Organización

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Actuar en Proceso:

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 Manual de Usuario

Damos clic al formulario Cerrar Partidas:

Pulsamos el botón Proceder para que se desplieguen todos los proyectos:

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 Manual de Usuario

Damos clic al proyecto requerido:

Seleccionamos la Partida a Cerrar, la Subpartida a Cerrar y damos clic a mostrar registros para que
nos muestre la información correspondiente:

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 Manual de Usuario

Oprimimos el botón cerrar para enviar el mensaje y comenzar la operación de cerrar la partida
correspondiente:

Evento: Registro de cuentas

Ejecutor: Los empleados pertenecientes al grupo de Contadores Oficina Exclusivo

Función: Se refiere al registro de un proveedor, cliente o inversionista nuevo a nuestra base de datos

Desde la entrada al sistema, Mis Tareas, Iniciar Proceso:

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 Manual de Usuario

Le damos clic en Registro de Cuenta

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 Manual de Usuario

En la siguiente pantalla llenar los campos requeridos y posteriormente dar clic en Registrar

Para saber que Clave le corresponde tenemos que hacer un movimiento antes que es el siguiente

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 Manual de Usuario

En la página principal de Aura con el cursor posicionarnos en el recuadro “Familias” y darle clic en
Cuentas

En la página que se muestra a continuación en el espacio de Codigo ERP podemos poner la letra que
filtre nuestra búsqueda ejemplo:

P: para búsqueda de proveedor

C: para búsqueda de cliente
CI: para búsqueda de cliente inversionistas
I: para búsqueda de inversionista
Posteriormente le damos clic en Proceder

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 Manual de Usuario

A continuación se desplegara la lista de lo que estemos buscando para que se ordene debemos dar
clic de nuevo en Código ERP con un clic se ordenara del primero al último con un segundo clic se
ordenara del ultimo al primero. Esto sirve para saber que numero de clave es la que sigue a
continuación

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 Manual de Usuario

Como último movimiento, podemos hacer traspaso entre chequeras propias

Primeramente nos vamos a Mis Tareas, Iniciar Proceso

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 Manual de Usuario

Damos clic en Traspaso entre chequeras

En esta pantalla que aparece a continuación debemos designar primeramente la chequera donde
queremos sacar el Egreso dando clic en el ojo y seleccionando la chequera correspondiente

Nos aparecerá una pantalla donde damos clic en Proceder y nos despliega la lista de todas las
chequeras existentes donde seleccionaremos la deseada

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 Manual de Usuario

Para seleccionar la Chequera destino debemos dar clic en la letra e

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 Manual de Usuario

Posteriormente damos clic en Agregar y llenamos los campos solicitados y al finalizar damos Guardar
y Salir

Por ultimo damos clic en Realizar Traspaso. Con esto lo mandamos a autorización quien el
responsable es Juan Manuel Hernández

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