2013

I.U.CESMAG

Ing.Esp. Gustavo Sánchez Rodríguez

[EXCEL AVANZADO – OFFICE 2013]

Tabla de contenido
Novedades de Excel 2013.................................................................................................................... 3
Principales características para explorar ......................................................................................... 3
Inicio rápido ................................................................................................................................ 3
Análisis de datos instantáneos ................................................................................................... 3
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos .................................... 4
Crear un gráfico adecuado para los datos.................................................................................. 4
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ........................................................... 5
Un libro, una ventana ................................................................................................................. 5
Nuevas funciones de Excel ......................................................................................................... 5
Guardar y compartir archivos en línea....................................................................................... 6
Incrustar datos de hoja de cálculo en una página web ............................................................. 6
Compartir una hoja de cálculo de Excel en una reunión en línea ............................................. 6
Guardar en un nuevo formato de archivo ................................................................................. 6
Nuevas características de gráficos ................................................................................................... 7
Cambios en la cinta de opciones para gráficos ........................................................................... 7
Ajustar gráficos con rapidez ....................................................................................................... 7
Etiquetas de datos más enriquecidos ........................................................................................ 7
Ver animación en gráficos .......................................................................................................... 8
Eficaz análisis de datos .................................................................................................................... 8
Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos ................................................................ 8
Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas .............................. 9
Usar varias tablas en su análisis de datos .................................................................................. 9
Conectarse a nuevos orígenes de datos ..................................................................................... 9
Crear relaciones entre tablas ..................................................................................................... 9
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear
cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles .................................................... 10
Tareas básicas en Excel 2013............................................................................................................ 10
Crear un nuevo libro ..................................................................................................................... 10
Introducir los datos ...................................................................................................................... 11
Usar Autosuma para sumar los datos .......................................................................................... 11
Crear una fórmula simple ............................................................................................................. 11
Aplicar un formato de número .................................................................................................... 12
 Escribir los datos en una tabla ..................................................................................................... 13
Mostrar los totales de los números ............................................................................................. 15
Mostrar los datos en un gráfico ................................................................................................... 16
Guarde el trabajo .......................................................................................................................... 17
Imprimir ........................................................................................................................................ 17
Crear una fórmula usando una función ............................................................................................ 18
Ejemplos .................................................................................................................................... 19
Crear un gráfico ................................................................................................................................ 19
Presentar un libro en línea ............................................................................................................... 21
Guardar un documento en SkyDrive................................................................................................ 22
Novedades de Excel 2013
Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio
pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez.
Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de
números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones
mejores y más fundamentadas.

Principales características para explorar

Inicio rápido

Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos,
calendarios, formularios, informes. etc.

Análisis de datos instantáneos

La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en
dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan
pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de
una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos.

Crear un gráfico adecuado para los datos

Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para
los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y
elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de
tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de
consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de
datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.

Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos
libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.

Nuevas funciones de Excel

Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas,
trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto.
También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a
servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST)
existente.

Guardar y compartir archivos en línea

Excel hace más sencilla la acción de guardar sus libros en su propia ubicación en línea,
como su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organización. También resulta
más sencillo compartir sus hojas de cálculo con otros usuarios. No importa qué dispositivo
estén usando o dónde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versión más reciente
de una hoja de cálculo — e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real.

Incrustar datos de hoja de cálculo en una página web

Para compartir parte de la hoja de cálculo en la web, basta con incrustarla en su página
web. Otros usuarios podrán trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos
incrustados en Excel.

Compartir una hoja de cálculo de Excel en una reunión en línea

Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qué dispositivo esté —su

smartphone, tableta o equipo— siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un
libro y compartirlo en una reunión en línea.

Guardar en un nuevo formato de archivo

Ahora puede guardar archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de

cálculo Open XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas
ISO8601 para resolver un asunto de año bisiesto para el año 1900.
Nuevas características de gráficos
Cambios en la cinta de opciones para gráficos

El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una
gama de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los
gráficos de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un
nuevo botón para gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los
usuarios. Al hacer clic en un gráfico, también verá una cinta Herramientas de gráficos más
sencilla. Con solo una pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que
necesita.

Ajustar gráficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los
cambios en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en
los datos que se muestran. Para más información, vea Aplicar formato a gráficos.

Etiquetas de datos más enriquecidos

Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier
otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre
adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su
lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus
puntos de datos con líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares.

Ver animación en gráficos

Vea cómo se anima un gráfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta
divertido ver el movimiento del gráfico, sino que hace que los cambios de los datos sean
más claros.

Eficaz análisis de datos

Crear una tabla dinámica que se adapte a sus datos

La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla
dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una
tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una
vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que
está buscando.
Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas

Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista
de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de
campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, el
cambio al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y la exploración y
navegación a todas las tablas.

Usar varias tablas en su análisis de datos

El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces características de

análisis que solo estaban disponibles anteriormente instalando el completo PowerPivot.
Además de crear tablas dinámicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinámicas
basadas en varias tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones
entre ellas, podrá analizar sus datos con resultados que no podrá obtener de datos de
tablas dinámicas tradicionales.

Conectarse a nuevos orígenes de datos

Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos, e
importarlos, desde orígenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinámicas.
Por ejemplo, conéctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y
SharePoint. También puede conectarse a orígenes de datos de proveedores de OLE DB.

Crear relaciones entre tablas

Cuando tiene datos de diferentes orígenes de datos en varias tablas en el modelo de datos
de Excel, la creación de relaciones entre dichas tablas facilita el análisis de sus datos sin
tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar
más las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinámicas significativas.
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear
cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles

Rastrear agrupando datos en diferentes niveles de detalle en un conjunto completo de

datos no es una tarea sencilla. Los conjuntos personalizados son útiles, pero encontrarlos
entre un gran número de campos en la Lista de campos lleva tiempo. En el nuevo modelo
de datos de Excel, podrá navegar a diferentes niveles con mayor facilidad. Use Rastrear
desagrupando en una jerarquía de tabla dinámica o gráfico dinámico para ver niveles
pormenorizados de detalle y Rastrear agrupando datos para obtener una mayor
perspectiva.

Tareas básicas en Excel 2013

Tocar
Guía
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de
grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para
realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear
todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números,
texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto
permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy
visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente
se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede
crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
Introducir los datos
1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de

modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

2. Escriba texto o un número en la celda.

3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido
de hacerlo es mediante Autosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.

2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

Crear una fórmula simple

Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer
también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o
dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda
contendrá una fórmula.
2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más
(+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la
multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.
Aplicar un formato de número
Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda,
porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de número.

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.
Escribir los datos en una tabla
Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una
tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última

celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de
flecha para seleccionar los datos.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la

selección.

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que
tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.
4. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u
ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de una columna.
5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las
marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la
tabla.

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z

a la A.
Mostrar los totales de los números
Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números
rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra
los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la

selección.
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del
cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o
mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una
vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.

2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior
derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo
afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las
temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece
una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior
derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se
adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.
 Nota Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para
sus datos.

Guarde el trabajo
1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o
bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

2. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:

1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una
carpeta.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir
1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página
siguiente y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de
la configuración de su impresora.

Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de

página o agregar saltos de página.

3. Haga clic en Imprimir.

Crear una fórmula usando una función
Importante Los resultados calculados de las fórmulas y algunas funciones de hoja de
cálculo de Excel pueden diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y
un PC de Windows RT con arquitectura ARM.

Puede crear una fórmula para calcular valores en una hoja de cálculo usando una función.
Por ejemplo, las fórmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1;A2) usan la función SUMA para
sumar los valores de las celdas A1 y A2. Las fórmulas siempre comienzan con un signo
igual (=).

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función en la barra de
fórmulas .

Excel se encarga de insertar el signo igual (=).

3. En el cuadro O seleccionar una categoría, seleccione Todo.

Si está familiarizado con las categorías de la función, también puede seleccionar una
categoría.

Si no está seguro de qué función usar, puede escribir una pregunta que describa lo que
desea hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la
función SUMA).

4. En el cuadro de diálogo Seleccionar una función, seleccione la función que desee utilizar y
después haga clic en Aceptar.
5. En los cuadros de argumento que se muestran para la función seleccionada, escriba los
valores, las cadenas de texto o las referencias de celda que desee.

En lugar de escribir referencias de celda, también puede seleccionar las celdas a las que
desea hacer referencia. Haga clic en para minimizar el cuadro de diálogo, seleccione las
celdas a las que desea hacer referencia y después haga clic en para expandir el cuadro
de diálogo de nuevo.

6. Tras completar los argumentos de la fórmula, haga clic en Aceptar.

Sugerencia Si usa funciones a menudo, puede escribirlas directamente en la hoja de

cálculo. Después de escribir el signo igual (=) y el nombre de la función, puede presionar
F1 para obtener información sobre la sintaxis de la fórmula y los argumentos de la
función.
Ejemplos

Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de cálculo en blanco de Excel para trabajar con
estos ejemplos de fórmulas que utilizan funciones.

A B C

5 4

2 6

3 8

7 1

Fórmula Descripción Resultado

=SUMA(A:A) Suma todos los números de la columna A =SUMA(A:A)

=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los números del rango A1:B4

Crear un gráfico
Tocar
Guía
La exploración de gráficos en Excel y averiguar que el que elige no funciona bien para sus
datos es cosa del pasado. Pruebe el comando Gráficos recomendados de la pestaña
Insertar para crear con rapidez un gráfico que sea justo el adecuado para sus datos.

1. Seleccione los datos para los que desea crear un gráfico.

2. Haga clic en Insertar > Gráficos recomendados.

3. En la pestaña Gráficos recomendados, desplácese por la lista de gráficos que Excel

recomienda para sus datos y haga clic en cualquier gráfico para ver el aspecto que
tendrán sus datos.
Sugerencia Si no encuentra ningún gráfico que le guste, haga clic en Todos los gráficos
para ver todos los tipos de gráficos disponibles.

4. Cuando encuentre el gráfico que desea, haga clic en él > Aceptar.

5. Use los botones Elementos de gráfico, Estilos de gráfico y de filtros de gráfico que
se encuentran junto a la esquina superior derecha del gráfico para agregar
elementos de gráfico como títulos de ejes o etiquetas de datos, personalizar el
aspecto del gráfico o cambiar los datos que se muestran en el gráfico.
 6. Para obtener acceso a las características de formato y diseño adicionales, haga clic
en cualquier lugar del gráfico para agregar las Herramientas de gráfico a la cinta de
gráfico y, a continuación, haga clic en las opciones que desea en las pestañas
Diseño y Formato.

Presentar un libro en línea

Importante Esta característica no está disponible para Office en un PC con Windows RT.

Si tiene Lync instalado y ha iniciado sesión, puede presentar un libro en una reunión o
conversación en línea, trabajar con otras personas en él en tiempo real e incluso permitir
que otro usuario tome el control del mismo.

1. En Excel, cierre los libros abiertos que no desee compartir.

2. Haga clic en Archivo > Compartir.
3. Debajo de Compartir, haga clic en Presentar en línea.

4. Debajo de Presentar en línea, haga clic en Presentar.

Si Lync no está iniciado, puede iniciar sesión para continuar.

5. En el cuadro Compartir ventana del libro, elija una reunión programada o haga clic
en Iniciar una nueva reunión de Lync y, a continuación, en Aceptar.
6. En Lync, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Comience su reunión programada.

 Comience una nueva reunión invitando a sus asistentes. Haga clic en el botón
Participantes, en Invitar a varias personas, seleccione o escriba los nombres de
sus asistentes.
Para dejar de compartir, haga clic en Dejar de compartir en la parte superior de la
pantalla.

Guardar un documento en SkyDrive

SkyDrive, el servicio de almacenamiento gratuito en línea de Windows Live, le permite
obtener acceso a documentos desde casi cualquier lugar y compartirlos fácilmente con
cualquier persona a la que le conceda permisos. Si guarda los documentos de Word, Excel
y PowerPoint en SkyDrive , usted y a otros podrán ver y editar los documentos en un
explorador web con Office Web Apps. De esta forma, podrá compartir los documentos
con otras personas sin preocuparse de las aplicaciones que tengan instaladas, ya que
verán y editarán los documentos en sus exploradores.

Siga uno de estos procedimientos:

Guardar un documento en SkyDrive

Al guardar un documento en SkyDrive, el documento se almacena en una ubicación

central que pueda acceder desde casi cualquier lugar. Aunque esté lejos del equipo, cada
vez que tenga una conexión a Internet podrá trabajar con el documento. Si guarda un
documento en SkyDrive también será más fácil compartirlo con otras personas.Puede
enviar un vínculo en vez de enviar un dato adjunto. De esta forma, conservará sólo una
copia del documento. Si las personas realizan revisiones, lo hacen en la misma copia. No
tendrá que conciliar varias versiones y copias del documento.

1. En el menú Archivo, elija Compartir y, a continuación, haga clic en Guardar en

SkyDrive.
2. Si es la primera vez que intenta acceder a SkyDrive, escriba su Windows Live ID y
Contraseña y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.

Si usa Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tiene Windows Live ID. En caso contrario, haga
clic en Obtener un Live ID para crear un nuevo Windows Live ID.

3. En el cuadro Guardar como, escriba el nombre del documento.

4. En Carpetas personales o Carpetas compartidas, haga clic en la carpeta donde se
guardará el documento y, a continuación, haga clic en Guardar.