Gestión Documental

Miguel Angel Godoy Prieto

Administracion Publica
Alcaldía Municipal Nilo Cund

Emilio Torres Lombana

Tutor Virtual

Corporación Unificada Nacional CUN

Octubre de 2009
Introducción
La adecuada Gestión Documental de una
Empresa al igual que en el desempeño
profesional, es determinante para la
conservación de la memoria documental
personal o institucional en la cual nos
encontremos laborando; máxime cuando
se trata de una Entidad del sector Público,
ya que existe un marco jurídico riguroso y
de obligatorio cumplimiento que rige la
actividad archivística desde la producción
del documento hasta su destinación final.
La Archivística o Gestión
Archivística se refiere al conjunto
de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico,
que comprende desde la elaboración
del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
Archivo
 Archivo

Servir como testimonio e información a la persona

o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
 Finalidad de los Archivos

Disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para su uso de la
Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
Historia.
 Importancia de los Archivos

Los archivos son importantes para la

Administración y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural
y de la identidad nacional.
 Responsabilidad

Los servidores públicos son

responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los
documentos.

Los particulares son responsables ante

las autoridades por el uso de los mismos.
 Modernización

El Estado propugnará por el

fortalecimiento de la infraestructura y
la organización de sus sistemas de
información, estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administración de documentos y
archivos.
 Función de los Archivos

Los archivos en un Estado de

Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y
perpetuadora.
Tablas de Retención
Documental
TRD
Definición de TRD
Las Tablas de Retención
Documental (T.R.D) son un
listado de series, con sus
correspondientes subseries y
tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Definición de TRD

Producción

Circulación

Almacenamiento

Disposición
Final
Definición de TRD
La elaboración de las Tablas de
Retención Documental debe
basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad
productora,
con el fin de identificar las series y
subseries
documentales cualquiera sea
el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final

de la documentación son fijados en la
Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos
por ley, reglamento o propuestos por los gestores
de la documentación ante las
instancias correspondientes.
Definición de TRD
El tiempo de retención previsto para
los documentos
de archivo de oficina y de archivo
central debe estar
acorde con las necesidades
administrativas y
las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retención

Documental, y aprobadas por la instancia
correspondiente, deberán difundirse en todas
las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión
y aplicación.
Beneficios de las TRD
Los beneficios que se obtienen con la
eficiente aplicación de las Tablas de
Retención Documental, pueden clasificarse
desde dos puntos de vista:

■ Administrativos
■ Archivísticos
Beneficios de las TRD
Administrativos:

• Facilitan el manejo de la información.

•Contribuyen a la racionalización de la
producción documental.

•Permiten a la administración proporcionar un

servicio eficaz y eficiente.

•Facilitan el control y acceso a los documentos

a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.
Beneficios de las TRD
Administrativos:

•Garantizan la selección y conservación de los

documentos que tienen carácter permanente.

•Regulan las transferencias de los

documentos en las diferentes fases de
archivo.

•Sirven de apoyo para la racionalización de los

procesos administrativos.
Beneficios de las TRD
Archivísticos:
• Permiten el manejo integral de los documentos

•Facilitan la organización de los documentos a

partir del concepto de Archivo Total.

•Ayudan a controlar la producción y trámite

documental.

•Identifican y reflejan las funciones

institucionales.
Beneficios de las TRD
Archivísticos:

Integran los procesos archivísticos para el

manejo racional de los documentos.

•Permiten identificar los documentos que sirven

de apoyo a la gestión administrativa y que por
su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
 “Todos somos actores
importantes en el proceso
de modernización de la
administración documental
de la Institución”.