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OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO: DISEÑO DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA “A.L.


GAS POR RED”

Para que podemos trabajar este tema:


Reducción de los costos de almacén y mejoras en el servicio al cliente mediante la
aceleración del proceso de gestión de pedidos.
Optimización de las operaciones de almacén, al proporcionar datos de inventarios precisos.
Mejoras en la distribución del almacén y la utilización del espacio físico.

Problemas evidenciados dentro del manejo de almacén:


Perdidas de equipo y herramientas por el mal uso, robo o extravió de las misma.
El almacén no cuenta con una distribución física que responda a las características de los
materiales que estos manejan.
No poseen un manual de procedimiento de almacén propiamente establecido.
No existe algún control de las devoluciones por daños o no conformidad.

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RESUMEN
En el presente trabajo de grado, se realiza un diagnóstico del estado actual del almacén de
la empresa “A.L. GAS POR RED”, con el fin de proponer mejoras dentro del mismo teniendo
en cuenta aspectos como: recepción, almacenamiento, inventarios, entrega de materiales,
devoluciones, entre otros.
El proyecto se desarrolla en cinco fases: la primera fase consta de diagnóstico general de
la empresa, en donde se evidencia la situación actual de cada uno de los procesos y
departamentos, con el fin de identificar aquellos aspectos negativos y desfavorables. La
segunda fase del proyecto consta del diagnóstico general del almacén, en donde se
evidencias aquellas falencias que impiden el buen desempeño del mismo.
En la tercera fase, se incluyen aquellas propuestas de mejoramiento frente a las situaciones
evidenciadas dentro del diagnostico general de la empresa y el especifico del almacén. en
la cuarta fase, se realiza la propuesta de clasificación ABC de los materiales que componen
el almacén de la empresa “A.L. GAS POR RED”; por último, en la quinta fase se realiza la
propuesta final de acuerdo a todas las fases desarrolladas anteriormente, las conclusiones
y recomendaciones para el mejoramiento de los procesos logísticos del almacén de la
empresa.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


Descripción del problema
“A.L. GAS POR RED” es una empresa paisa constituida el xxx, encargada de instalación y
mantenimiento de redes de gas y contra incendios, con la más alta calidad dentro de la
prestación de los servicios y acorde a las exigencias del medio. La empresa ha detectado
dentro de su bodega de almacenaje varias anomalías como:
Perdida excesiva de herramientas y equipos.
La cantidad de materiales existentes dentro de la bodega, no coinciden con las de los
últimos inventarios realizados.
La empresa no posee un manual de procedimientos para el almacén.
No existe control de devoluciones por daños o inconformidades.

Por los aspectos mencionados anteriormente y los demás que no se mencionan, se hace
necesario que la empresa implemente con suma urgencia un mecanismo de control el cual
le permita tener mayor control sobre los inventarios, entradas y salidas de herramientas y
equipos y manejo y control sobre las devoluciones, para así favorecer importantes aspectos
como la minimización de costos innecesarios.
Formulación del problema
¿Cómo se puede mejorar los procesos logísticos de almacenaje y distribución de la
empresa “A.L. GAS POR RED”, teniendo en cuenta la propuesta de diseño de un sistema
de gestión de control de inventarios?

JUSTIFICACIÓN

La logística se define como el proceso de gerenciar estratégicamente el movimiento y


almacenamiento de materias primas, partes y productos terminados, desde los proveedores
hasta el usuario final, envuelve a todas las áreas de la compañía e incluye todos los medios
necesarios para obtener los mejores resultados, en términos económicos y de satisfacción
del cliente. Las organizaciones pueden atraer a clientes adicionales al ofrecer un mejor
servicio, un ciclo de entrega más rápido o precios más bajos por medio de las mejoras en
el proceso de almacenamiento.1
Por otro lado, la gestión de almacenamiento es aquel conjunto de actividades encargadas
de suministrar materiales, equipos y maquinaria necesaria para suplir las necesidades de
la empresa y sus clientes. Involucra tres procesos principalmente: la recepción, el
almacenaje y el movimiento.
El presente trabajo de grado se centrará en la empresa “A.L. GAS POR RED”, dentro de la
cual se ha identificado una serie de falencias dentro del área de almacenamiento de equipos
y materiales.
Por tal razón, este proyecto permitirá a la empresa optimizar sus procesos de
almacenamiento, inventarios, despachos, entre otros aspectos, de tal manera que exista un
equilibrio interno para su sostenimiento y generación de utilidades.

OBJETIVOS
Objetivo general
Diseñar un sistema de gestión y control de inventarios para la empresa “A.L. GAS POR
RED”, con el fin de optimizar los procesos de almacenamiento.

Realizar un diagnóstico de la situación actual de cada uno de los procesos de


almacenamiento de “A.L. GAS POR RED”.
Realizar una clasificación ABC de los materiales almacenados en la bodega.
Proponer una distribución física del almacén que permita un uso más eficiente del espacio.

1
VALENZUELA, Elsy (2008). Gerencia de Proyectos. Recuperado de:
http://gerenciadeproyectos88.blogspot.com.co/2008/08/gestion-de-logistica.html
Establecer indicadores de gestión a los procesos de almacenamiento.

Marco conceptual
Almacenamiento: es la parte de la logística que tiene como función proveer el espacio
adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes a través de un sistema,
instalaciones y mano de obra necesarias para el control total de la operación.
Codificación: consiste en asignar códigos a cada uno de los materiales que ingresan y
salen del área de almacenaje.
Especificación: la descripción detallada de un artículo tales como medidas, formatos,
tamaño, peso, etc. Cuanto mayor es la es la especificación, se contará con más
informaciones sobre los artículos.
Estandarización: establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.

Marco teórico
Generalidades del Almacén
El almacén se diseña específicamente para proteger, cuidar y controlar los inventarios y
bienes de la empresa, son aquellos productos disponibles para el uso dentro de
departamentos de producción, ventas y distribución.
En la gran mayoría de empresas, la administración del almacenamiento de materiales y
equipos, es algo que produce incremento en los costos del producto final. El manejo y
control del almacén, depende de diferentes componentes: infraestructura de la empresa,
variedad de productos, programación de la producción, entre otros.
Unas de las funciones mas comunes entre almacenes de todos los tipos de empresas son:
 Recepción de materiales.
 Registro de entradas y salidas del almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control y contabilidad.2

El almacén debe contar en cualquier empresa con una serie de principios vitales para su
adecuado funcionamiento y desarrollo continuo, estos son:

2
FORTEZA, Carmen (2008). Aprovisionamiento y control de productos y materiales. Recuperado de:
http://enah.edu.ni/files/uploads/biblioteca/880.pdf
 La constante supervisión de equipos y materiales a cargo de una persona
responsable que haga parte de la empresa.

 Llevar control y registros diarios de entradas y salidas de materiales y equipos del


almacén.

 Identificar materiales y equipos por medio de códigos.

 Realizar inventarios con personal que no haga parte del almacén.

 Documentar cada entrada y salida de materiales y equipos del almacén.

Tipos de almacén
El almacén hace parte de todo tipo de empresas y de cualquier sector de la economía, por
lo cual se hace necesario determinar estrategias de clasificación. Algunos de las medidas
por las que se puede clasificar son:
Según su Localización.
- Almacenes Centralizados: Cuando en un establecimiento o centro de
producción reúne en su propia sede todos los almacenes.
- Almacenes Descentralizados: es cuando encontramos sectores del almacén
situados en distintos lugares.

Según el Movimiento del Material: desde el punto de vista del movimiento de los
materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semifijo,
móviles) más o menos elevado y almacenes sin mecanización10
.
Según Las Operaciones: para el ejercicio racional del almacenaje, existen en
general, locales para las siguientes exigencias11:
- Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en
locales de llegada y estancia eventual, en espera de ser registrados
contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen
lugar las operaciones de desembalaje y control.
- Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
- Desembalaje de los productos.
- Almacenamiento.
Según el Tipo de Material
- Almacén de Materia Prima: almacena toda aquella variedad de artículos
(materia prima) y materiales que concurren en la elaboración de un
producto, los cuales pasan por un proceso de fabricación para obtener al
final un producto terminado.
- Almacén de Productos Semielaborados: utilizado para almacenar
materiales que se encuentran parcialmente elaborados, por lo tanto han
sido sometidos a algunos procesos de producción en algún momento
dado.
- Almacenamiento de Productos Terminados: empleado para el
almacenaje de todos aquellos productos que tienen un grado de
terminación total, pero que aun no han sido entregados a los clientes.
- Almacén de Aprovisionamiento en General: Destinado para todos
aquellos artículos que entran durante el proceso de fabricación pero que
no se agregan directamente al producto final tales como combustible,
lubricantes entre otros.
- Almacén de Herramientas: es almacén de herramientas, equipo y útiles
que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o
de mantenimiento12
.
- Almacén de Materiales de Desperdicio: los productos partes o materiales
rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen
salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda
por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo13
.
- Almacén de Materiales Obsoletos: los materiales obsoletos son los que
han sido descontinuados en la programación de la producción por falta
de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el
plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este
tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los
espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual14
.
- Almacén de Devoluciones: aquí llegan las devoluciones de los clientes,
en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio
y/o entrada a almacén15
.