Access 2003 Básico PDF

MS Access 2003 Básico
CONCEPTOS BÁSICOS
I. CONCEPTOS BÁSICOS ............................................................................................................. 4

1 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?........................................................................................ 4
2 DEFINICIONES..................................................................................................................... 5
2.1 ¿Qué es una base de datos?.................................................................................................... 5
2.2 ¿Qué es información?............................................................................................................. 5
2.3 ¿Qué es una base de datos relacional? .................................................................................. 5
2.4 Componentes de una B.D relacional ...................................................................................... 6
2.5 ¿Cómo se forman las bases de datos? .................................................................................... 7
3 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................... 8
3.1 Tablas ..................................................................................................................................... 8
3.2 Consultas ................................................................................................................................ 8
3.3 Formularios............................................................................................................................ 9
3.4 Informes.................................................................................................................................. 9
3.5 Macros.................................................................................................................................. 10
3.6 Módulos ................................................................................................................................ 10
3.7 Controles .............................................................................................................................. 10
II. BASE DE DATOS....................................................................................................................... 11
1 AMBIENTE ACCESS.......................................................................................................... 12
2 ABRIR UNA BASE DE DATOS ......................................................................................... 14
3 CREAR UNA BASE DE DATOS ........................................................................................ 16
3.1 Guardar una nueva base de datos ........................................................................................ 17
4 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS................................................................................. 17
III. TABLAS ...................................................................................................................................... 19
1 CREAR UNA TABLA ......................................................................................................... 19
2 DEFINIR UN CAMPO......................................................................................................... 20
2.1 Diferentes tipos de datos ...................................................................................................... 21
3 PROPIEDADES ................................................................................................................... 22
3.1 Propiedad Tamaño del campo.............................................................................................. 22
3.2 Propiedad Formato .............................................................................................................. 23
3.3 Propiedad Máscara de entrada ............................................................................................ 25
3.4 Propiedad Título................................................................................................................... 25
3.5 Propiedad Valor predeterminado......................................................................................... 25
3.6 Propiedad Regla de validación............................................................................................. 25
3.7 Propiedad Texto de validación ............................................................................................. 26
3.8 Propiedad Requerido............................................................................................................ 26
3.9 Propiedad Indexado ............................................................................................................. 26
3.10 Resumen ............................................................................................................................... 27
4 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL ........................................................................... 27
5 GUARDAR UNA TABLA................................................................................................... 28
6 INTRODUCCIÓN DE DATOS A UNA TABLA................................................................. 28
6.1 Agregar un registro de información ..................................................................................... 29
6.2 Guardar los registros y cerrar la tabla ................................................................................ 30
6.3 Editar los registros y cerrar la tabla .................................................................................... 30
6.4 Facilidades para editar ........................................................................................................ 30
7 MODIFIRCAR EL DISEÑO DE UNA TABLA................................................................... 31
7.1 Añadir campos y seleccionar los tipos de datos ................................................................... 31
7.2 Eliminar un campo ............................................................................................................... 31
8 CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS ......................................................................... 32
8.1 Crear una relación entre dos tablas ..................................................................................... 32
CONCEPTOS BÁSICOS
IV. FORMULARIOS........................................................................................................................ 37
1 CREAR UN NUEVO FORMULARÍO ................................................................................ 37
2 DISEÑO DE UN FORMULARIO........................................................................................ 44
2.1 Mover un control .................................................................................................................. 45
2.2 Copiar, mover y cortar controles ......................................................................................... 45
2.3 Eliminar un control .............................................................................................................. 45
V. CONSULTAS.............................................................................................................................. 47
1 CREAR UNA CONSULTA ................................................................................................. 47
2 DISEÑO DE UNA CONSULTA .......................................................................................... 52
2.1 Agregar tablas y/o consultas ................................................................................................ 52
2.2 Eliminar tablas y/o consultas ............................................................................................... 54
2.3 Unir tablas............................................................................................................................ 54
2.4 Eliminar una línea de unión ................................................................................................. 55
2.5 Seleccionar los campos ........................................................................................................ 55
2.6 Las columnas en la consulta................................................................................................. 55
3 ESPECIFICAR LOS CRITERIOS ....................................................................................... 56
3.1 Especificar los criterios de una consulta.............................................................................. 57
3.2 Establecer criterios............................................................................................................... 58
4 ORDENAR REGISTROS .................................................................................................... 58
5 REALIZAR OPERACIONES .............................................................................................. 59
6 CREAR CAMPOS CALCULADOS .................................................................................... 60
7 CONSULTAS CON PARAMETROS .................................................................................. 61
VI. INFORMES................................................................................................................................. 63
1 CREAR UN INFORME........................................................................................................ 63
VII. CONTROLES ............................................................................................................................. 73
1 UBICACIÓN DE LOS CONTROLES ................................................................................. 73
CONCEPTOS BÁSICOS
Conceptos Básicos
La información se ha convertido en uno de los temas de actualidad. En el mercado se
dispone de potentes sistemas para tratarla. Access se define como una base de datos
relacional. Ahora bien, antes de entrar en el manejo de Access, conviene primero definir qué
es Access y que se puede esperar de él.
1 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access se puede definir como una base de datos relacional, lo cual le proporciona
una serie de ventajas tales como:
¾ Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la información.

¾ Definición de relaciones entre tablas.
¾ Consultas a múltiples tablas.
¾ Verificación de la integridad de la información.
¾ Disminución de la redundancia, etc.
Todo esto dentro del ambiente Windows, de fácil manejo para el usuario, e incorporando
funciones como:
¾ Asistentes fáciles de usar (un asistente genera automáticamente objetos que componen
la base de datos).
¾ Gráficos y diagramas profesionales.
¾ Incorporación de macros: automatización de la programación.
¾ Incorporación de módulos: programación Visual Basic para bases de datos.
¾ Ayuda basada en el contexto.
¾ Asistentes para ayuda.
¾ Formularios e informes con la filosofía «lo que se ve es lo que se imprime».
¾ Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinámico de datos) y OLE
(Object Linking and Embedding: enlace e incrustación de objetos.
¾ Importación, exportación y vinculación con archivos externos.
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CONCEPTOS BÁSICOS
Lo anterior da una visión general de Access, pero tal vez algunos usuarios principiantes se
preguntarán: ¿qué es una base de datos relacional?. Para contestar esta pregunta se hará, a
continuación, una breve reseña.
2 DEFINICIONES
2.1 ¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener

información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es
persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el
usuario decida eliminarla.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de

información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para el
almacenamiento de la información, como los mecanismos para el manejo de la misma.
Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:
¾ Evitan la redundancia.
¾ Evitan la inconsistencia.
¾ Obligan al cumpliendo de normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la
BD (Base de datos).
¾ Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.
¾ Se mantiene la integridad entre los datos.
2.2 ¿Qué es información?
La información es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa, la

cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos. Por lo tanto, un sistema de base
datos optimiza el manejo de la información.
2.3 ¿Qué es una base de datos relacional?
Cuando hablamos de una base de datos relacional nos referimos a una manera de organizar
la información que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la información se
representa mediante tablas. Una tabla es una estructura de datos que contiene información
común. Por ejemplo, una tabla llamada «abogados» podría estar construida por campos
tales como: nombre del abogado, apellidos, dirección, especialidad, etc. Las tablas pueden,
a su vez, estar relacionadas entre sí, lo cual genera una visión completa del sistema.
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CONCEPTOS BÁSICOS
2.4 Componentes de una B.D relacional
Tablas
Se guardan datos referentes a un objeto o entidad general. Esta compuesta por filas y
columnas.
Filas o registros de una tabla
Una tabla esta compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una
misma entidad particular.
Columnas o atributos de una tabla
Definen las características o propiedades que representan.
Clave primaria de una tabla
Mínimo conjunto de atributos que identifican de forma única una fila en una tabla.
Índice de una tabla
Objeto de la B.D que permite acceder a los datos de una tabla de forma rápida.
Clave externa
Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla.
Relación entre tablas
Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son:
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CONCEPTOS BÁSICOS
Uno a uno: Dadas una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo suponiendo una tabla con
información de Alumnos y una tabla con información de Carnets de alumnos cada
alumnos tiene un único carnet de alumno y cada carnet de alumno pertenece a un
solo alumno.
Uno a Varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede estar
relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar
relacionado con un registro de la tabla A. Por ejemplo supongamos una tabla con
departamentos y una tabla con profesores, cada departamento constaría de varios
profesores y cada profesor pertenecerá a un único departamento.
Varios a Varios: Dada una tabla A y una tabla B, cada registro de la tabla A puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede
estar relacionado con varios registros de la tabla B. Por ejemplo supongamos una
tabla con información de Alumnos y otra tabla con Asignaturas. Cada alumno puede
estar matriculado en varias asignaturas y cada asignatura tendrá varios alumnos
matriculados.
Integridad referencial
La integridad referencial ayuda a garantizar que las relaciones entre registros son válidas y
que no se eliminarán datos relacionados accidentalmente.
En resumen, en el modelo relacional, los datos y las relaciones entre ellos se representan
mediante una serie de tablas, cada una de las cuáles tiene varias columnas con nombres
únicos. El usuario puede consultar estas tablas, insertar datos, eliminarlas y modificarlas.
Access de Microsoft es un sistema de administración de bases de datos relacionales.
2.5 ¿Cómo se forman las bases de datos?
Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propósito

particular.
RDBMS (Sistema de administración de bases de datos relacionales): es el software que

permite organizar y analizar los datos almacenados en tablas. Es decir, es un conjunto de
programas con los que se puede acceder y manipular datos.
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CONCEPTOS BÁSICOS
3 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS
3.1 Tablas
Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access
representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son
campos y las filas son registros. Toda la información de la tabla debe describir el tema para
el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que contenga la información de todos los
productos que vende una compañía, debe estar definida por un conjunto de campos, que
representen todas las características del producto que sean relevantes para la compañía.
En una tabla, un campo es una clase de información, como puede ser edad, localidad, sexo,
DNI, etc. Retomando el ejemplo de la tabla de productos, algunos campos pudieran ser: ID
del producto, nombre del producto, coste del producto, cantidad del producto en tienda, color
del producto, peso del producto, etc.
Un registro es un conjunto de información acerca de la persona, cosa o evento que

representa la tabla. Puede ser toda la información acerca de una transacción, o como en el
ejemplo que se ha venido manejando, todas las características de un producto en concreto.
Por ejemplo, ID del producto = 1234442W, nombre del producto = mochila de tipo escolar,
coste del producto = 3.000,00, cantidad del producto en tienda = 100, color del producto =
rojo, peso del producto =500 grs.
Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el
mismo tipo de información. Con lo cual, todos los registros de la tabla «producto», tendrán
valores similares a los mostrados anteriormente, y el campo cantidad de producto en tienda,
estará representado en todos los registros como un número que indica el stock de productos
registrados en la tienda. Un punto importante a destacar es que cada registro debe ser único
en la tabla correspondiente, para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a
través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el
ejemplo mostrado sería ID del producto.
La definición de las tablas es el eje sobre el cuál giran los demás elementos de Microsoft
Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los
programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en si y los
demás elementos son los programas que los manipulan.
3.2 Consultas
Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados
pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una
consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” a partir de la información extraída de
las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos
como si se tratase de tablas, pero ello no implica que la información radique en las
consultas, ya que el único elemento que contiene realmente la información del sistema son
las tablas.
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CONCEPTOS BÁSICOS
En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar
sólo los que cumplan con el criterio. En el caso de la tabla «producto», podría hacerse una
consulta que mostrase todos aquellos productos cuyo valor en el campo cantidad de
producto en tienda sea igual a cero. Esta consulta podría detectar cuándo debe lanzarse un
pedido.
Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creación de otros objetos de
la base de datos. Pero, como ya se ha dicho, quien realmente almacena y define los datos
son las tablas.
3.3 Formularios
Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario.
En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o
más tablas o de una o más consultas. El diseño correcto de un formulario facilita a los
usuarios la interacción con el sistema de base de datos. Access no sólo cuenta con
elementos gráficos para crear interfaces amigables, sino que incorpora un asistente que
genera automáticamente los formularios más habituales.
Uno de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario son los controles, que
permiten desplegar imágenes (logotipo de la empresa, etc.), controlar la introducción de la
información a través de listas de valores que limitan la entrada de los datos, etc. En general,
los controles que brinda Access, parten del estándar que el propio Windows utiliza para su
interacción.
En los formularios también es posible crear o llamar a módulos que permiten hacer uso de
funciones más sofisticadas. También se pueden desplegar mensajes de error
personalizados, e incluso, hacer llamadas a otros elementos del propio Access, como
informes u otros formularios.
3.4 Informes
Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una

página impresa. Un informe puede recuperar la información de tablas, consultas o incluso de
formularios. Los informes de Access manejan la filosofía de lo que se ve es lo que se
imprime, con lo cual es posible diseñar informes de gran calidad y de forma fácil. En un
informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matemáticas con los datos de los
campos y registros que contenga el informe. En los informes también se manejan los
controles, de forma similar a los formularios; con lo cual aumentan su potencialidad.
Los informes son similares a las consultas. Incluso existe la posibilidad de verlos en la
pantalla del ordenador en lugar de dirigirlos a la impresora.
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CONCEPTOS BÁSICOS
3.5 Macros
Son la forma que brinda Access para la automatización de la programación. Con ellas el
usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él mismo. Existe una
gran variedad de estas funciones y la combinación de las mismas aumenta el poder de las
macros. Las macros y los módulos se utilizan para la creación de funciones específicas y la
personalización de un sistema.
3.6 Módulos
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,

probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access incorpora
opciones de programación: los módulos, que son rutinas de programación creadas por el
usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acción específica.
3.7 Controles
Los elementos en un formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman
controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo,
palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos e incluso, otro formulario o
informe. Un control se puede colocar dentro de un formulario o de un informe.
Como resumen podemos decir que la parte principal son las tablas que contienen los datos;
de éstas se obtienen las consultas. De las consultas y/o las tablas se crean los formularios y
los informes. En cuanto a las macros y módulos, sirven de apoyo para realizar funciones
más especializadas.
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BASE DE DATOS
II
Base de datos
Access se puede iniciar de las maneras siguientes:
¾En la barra de herramientas Office, pulsar en el botón de Access.
¾Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
¾Ir al menú de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Access.
Cualquiera de las tres opciones anteriores inicia Access, como se muestra a continuación.
Haz clic
BASE DE DATOS
Al igual que con Word y Excel, se puede iniciar Access mediante los iconos Abrir documento
de Office, que abre cualquier archivo de MS Office ya existente, y Nuevo documento de
Office, que permite iniciar crear cualquier documento de las aplicaciones de Office.
Cualquiera de las opciones anteriores conduce a la pantalla inicial de Access, en la cual se

pregunta al usuario si la base de datos con la cual se va a trabajar es nueva o se trata de
una ya creada. También desde aquí es posible seleccionar el asistente que brinda Access,
que es una ayuda que proporciona el programa para facilitar el desarrollo de aplicaciones.
Con el asistente se pueden realizar automáticamente tablas e incluso los diseños de los
formularios, informes, etc., liberando al usuario de tareas tediosas y repetitivas.
El asistente también puede conducir al usuario, mediante una serie de preguntas, al diseño de
la base de datos (siempre y cuando esta se ajuste a uno de los prototipos que maneja el
asistente).
1 AMBIENTE ACCESS
Cuando se entra en la pantalla de Access, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y

manipular objetos a través de los menús y ventanas que proporciona el programa, se dice
que uno se encuentra en el ambiente Access. Desde aquí se efectúa, de forma individual,
tanto el diseño como la ejecución de programas u objetos.
Cuando se están realizando actividades sobre Access, estará presente una pantalla muy
similar a la que a continuación se muestra. A partir de ella se puede acceder a numerosas
ventanas y opciones que realizan funciones especificas sobre los datos. Es conveniente, por
lo tanto, familiarizarse con ella:
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BASE DE DATOS
a
b
En donde: d
a. Barra de menú.
b. Barra de herramientas.
c. Ventana de la base de datos.
d. Barra de estado.
A continuación se describen estos elementos:
Ventana de la base de datos. Es la ventana principal de Access, que aparece en el

momento de abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que
conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis
fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Conforme el
usuario se mueve entre estas seis fichas, se ven listados todos los objetos de ese tipo que
contiene la base de datos activa. Al lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseño
y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre, pero sus funciones son similares). El
primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado
para hacer modificaciones o revisiones y por último, el tercer botón, crea un nuevo objeto,
que dependerá de la carpeta que se encuentre activada previamente.
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BASE DE DATOS
Barra de estado. Muestra información acerca de la tarea que el usuario está ejecutando en
el momento. En la figura muestra la leyenda de Preparado, para indicar que la base de datos
se encuentra en espera de un comando del usuario.
Barra de menú. Abarca las diferentes opciones de los menús desplegables y se modifica
según el trabajo que se realice. Por ejemplo, cuando se entra a crear o modificar una tabla,
la barra de menú es diferente a la que aparece cuando se está creando o modificando un
formulario, un informe, una macro o cualquiera de los otros elementos.
Barra de herramientas. Son esencialmente botones, que proporcionan un método

abreviado para seleccionar determinados comandos. El aspecto de la barra de herramientas
se puede modificar, eligiendo, de la barra de menú, la opción Ver, seleccionando Barra de
herramientas y pulsando Personalizar. Se despliega una carpeta con tres entradas, en la que
se debe elegir Barra de herramientas. En la lista que aparece se seleccionarán aquellas
barras que se desea que aparezcan en pantalla.
2 ABRIR UNA BASE DE DATOS
Como se ha venido diciendo, una base de datos no es sólo una tabla de datos, sino una
colección de objetos, lo cual quiere decir que un archivo de base de datos no sólo contiene
las tablas, sino también las consultas, formularios, informes y otros objetos que ayudan a
explotar la información de la base de datos.
Cuando se desea consultar o modificar una base de datos, los pasos a seguir son:
1. Se elige una de estas tres posibilidades:
¾ En el menú Archivo, se elige Abrir base de datos.

¾ Cuando la pantalla de presentación está activa, se elige Abrir una base de datos
existente.
¾ En la barra de herramientas Base de datos se pulsa el botón Abrir.
2. Independientemente de la opción que se haya escogido, aparece el cuadro de diálogo

Abrir, donde se selecciona el nombre de la base de datos de la lista de archivos, en el
directorio o carpeta correspondiente.
Aparecerá la ventana de la base de datos con la lista de objetos que contiene:
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BASE DE DATOS
La ventana de la base de datos es su centro de control. Desde aquí se puede crear y usar
cualquier objeto de la base datos. Como se puede ver, aparece representada por una carpeta
con múltiples entradas, cada una de ellas conteniendo objetos de la base de datos. En la
imagen, aparece como nombre de la base de datos: NEPTUNO (a). La carpeta de la figura
está posicionada en la entrada de tablas y aparecen listadas todas las tablas que contiene el
sistema específicamente: categorías, clientes, empleados, etc. (b).
Al crear objetos, la ventana de la base de datos se incrementa; al moverse entre las

entradas de la ventana de la base de datos, la barra de herramientas cambia para presentar
los comandos y las opciones que se aplican en cada ventana.
En el lado derecho del listado de los objetos, aparecen siempre tres botones, que en el caso
de Tablas, Consultas y Formularios son: Abrir, Diseño y Nuevo. El primero de ellos ejecuta al
objeto de la base de datos sobre el cual se encuentra posicionado el puntero; en el caso de
ejemplo, se ejecutaría la tabla «Categorías». En las tablas, la ejecución implica la posibilidad
de adicionar o modificar los datos contenidos en ellas. En las consultas, se hace el
requerimiento a la base de datos y se visualizan en pantalla los resultados derivados. Los
formularios dependen de las especificaciones realizadas; una vez desplegado un formulario,
es posible ejecutar las capacidades con las cuales se diseñó.
El segundo botón es Diseño, con el cual es posible efectuar cambios de especificaciones. En

el caso de las tablas se añaden, eliminan o modifican campos; en las consultas se agregan
criterios de selección, etc. Este botón se mantiene constante en todos los elementos que
conforman la base de datos.
El tercer botón es Nuevo, que se mantiene constante en todos los elementos. Al pulsarlo, se
indica la creación de un nuevo objeto, dependiendo de la entrada de la carpeta. En el
ejemplo mostrado se crearía un objeto del tipo Tabla.
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BASE DE DATOS
Los objetos de Macros y Módulos tienen como primer botón Ejecutar en vez de Abrir, pero su
función es similar, ya que como su nombre lo indica, ejecuta el objeto con las
especificaciones correspondientes.
Los informes tienen como primer botón Vista previa, el cual muestra en pantalla el resultado
de un informe.
3 CREAR UNA BASE DE DATOS
Al crear una base de datos, aparece un archivo que contiene todas las tablas, así como las
consultas, los formularios, los informes y los demás objetos que ayudan a usar la
información de dichas tablas. Existen tres formas de crear una base de datos:
¾ En la ventana de inicio, se elige Asistente para bases de datos.

¾ Estando en la pantalla de inicio, se elige Base de datos en blanco.
¾ Se presiona el botón de Nueva Base de Datos de la barra de herramientas Base de
datos.
¾ Se elige Nueva base de datos del menú Archivo.
Con cualquiera de las opciones se despliega la imagen que aparece a continuación, en la

que se dispone de una carpeta con dos entradas: General y Bases de datos. La primera
permite la creación de una base de datos en blanco y la segunda la creación de una base de
datos con ayuda del asistente (más adelante se verá de forma breve como utilizar dicho
asistente).
16
BASE DE DATOS
3.1 Guardar una nueva base de datos
Una vez que hemos escogido qué base de datos crear, se nos pedirá guardar la base de
datos recién creada, asignándole un nombre representativo, para lo cual se despliega el
cuadro de diálogo Guardar como.
4 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
En Access, uno de los puntos más importantes a considerar es la definición de tablas y las
relaciones entre ellas; como ya se mencionó en la introducción, Access es una base de
datos relacional, por lo cual su manera de guardar información es a través de dichas tablas.
Por este motivo, el usuario debe hacer un diseño de cada tabla, los campos que contiene, y
las relaciones entre éstas. Lo anterior no quiere decir que una tabla no pueda modificarse en
cualquier momento, pero esta acción puede conllevar a la destrucción de la información
previamente almacenada.
Otro punto que debe tomarse en cuenta antes de modificar una tabla, es que la mayoría de
los elementos de la base de datos se basan en ellas, por ejemplo, las consultas, los
formularios, los informes, etc. Por lo cual, las alteraciones en las tablas tienen repercusión
directa sobre los elementos que la manipulan. Lo anterior pone de relieve la importancia de
un correcto diseño inicial de la base de datos.
17
BASE DE DATOS
Por ejemplo, cuando se va a diseñar un sistema de inventarios, se debe dilucidar la

necesidad de una tabla llamada «producto», donde se guarden las descripciones, claves,
etc. de todos los productos, y una tabla llamada «sucursal», que guarde la dirección de las
diferentes sucursales, sus gerentes y sus características principales. Ahora bien, si se piensa
en guardar la cantidad de productos por sucursal, entonces está claro que debe existir una
tercera tabla que sea la unión de las dos anteriores, cuyo nombre sería «producto-tienda», y
que contendrá la cantidad de productos en cada sucursal, el costo del producto, la última
fecha de entrada, etc.
Todo lo anterior marca una pauta en el correcto diseño de una base de datos, es decir, los
pasos que se deben seguir para lograr aplicaciones de calidad y de forma rápida. Primero
debe de hacerse una visión general de las estructuras que almacenarán los datos que se
encuentren en el sistema y luego detallar las características que deben tener, para que la
información no aparezca duplicada. Y como último paso, se construirán los mecanismos que
manipularán estas estructuras.
Realizar un análisis previo del problema a resolver, evita en muchos casos la duplicidad en
el trabajo, ya que, como se ha venido diciendo en repetidas ocasiones, una mala
conceptualización de una de las estructuras que constituye la base de los objetos del
sistema, repercute en el rediseño de los mismos.
Los pasos siguientes son recomendables para la realización de un buen diseño y deben
hacerse antes, incluso, de acceder a la creación de ningún objeto:
1. Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. En el

caso del sistema de inventarios surgieron, como mínimo, tres tablas: «producto»,
«sucursal», «producto-sucursal».
2. Se indicarán para cada tabla los campos que la componen.
3. Para cada uno de los campos, se realizará un análisis para determinar el tipo de dato y
posibles restricciones de los valores que contendrán. Por ejemplo, el coste-producto
debe especificarse que no pueda ser un valor menor o igual a cero.
4. Se identificarán los campos comunes en las tablas, para saber cuales tablas tienen
relaciones.
5. Se definirán las llaves primarias. En el caso de la tabla «producto», debe encontrarse,
entre todos sus campos, uno cuyo valor nunca pueda ser repetido. El campo más
indicado sería el ID-producto.
6. Finalmente se diseñarán los mecanismos que manipulen estas tablas.
Después de esto se lleva el diseño a la práctica. En los siguientes capítulos se aprenderá la

definición de tablas y otros elementos. El primer paso en la creación de una base de datos
es el diseño de las tablas, independientemente de los tipos de datos que contengan. Una
vez que se tengan las definiciones de las tablas, se pueden crear relaciones, consultas,
formularios y otros objetos que ayuden a manejar la base de datos.
18
TABLAS
III
Tablas
1 CREAR UNA TABLA
Toda la información de la base de datos se almacena en tablas. Crear una tabla consiste en
definir sus campos. Cada campo tiene un nombre de campo único, un tipo de datos y unas
propiedades que le caracterizan. Para crear una tabla:
1. Se abrirá la base de datos (si está creada), o si no, se deberá crear (ver Capitulo 2).
2. Se elige la carpeta Tablas, y pulsamos el botón Nuevo, con lo que se despliega una
pantalla con diferentes opciones para la creación de tablas.
Opciones para la creación de tablas
Vista de Hoja de datos: Se introduce la información en una hoja de datos, a partir de la cual
se creará una tabla, la cual es posible modificar (nombres de campo, propiedades, etc.).
Vista de diseño: Crea una tabla en la que el usuario especifica para cada uno de los
campos, el nombre, tamaño, tipo, etc.
Asistente para tablas: Se trata de una herramienta que guía en la creación de una tabla.
Importar tabla: Trae una tabla de una base de datos de Access o de cualquier otro formato
(Dbase IV, Paradox, etc.), y la convierte a una tabla Access.
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TABLAS
Vincular tabla: Permite leer y/o modificar una tabla de otra base de datos.
3. Para ejemplificar la creación de una tabla elegimos Vista Diseño y se pulsa Aceptar.
Aparecerá la siguiente ventana en la que se puede crear o modificar la estructura de una
tabla:
En donde:
a. Nombre del campo. Identifica los datos almacenados en el campo. El nombre del campo
puede tener hasta 64 caracteres, entre los que se incluyen letras, números, espacios,
caracteres especiales exceptuando el punto (.), signos de admiración (!) y corchetes ([]).
Además no debe contener espacios en blanco a la izquierda, ni caracteres de control
(valores ASCII del O al 32).
b. Tipo de campo. Indica que tipo de datos se va a almacenar en el campo, por ejemplo:
texto, numérico, fechas, etc.
c. Descripción. Especifica el texto que define a un campo, indicando el objetivo del mismo.
Tiene como fin ayudar a recordar el propósito del campo.
d. Propiedades del campo. Establece, entre otras cosas, los diferentes valores que puede
tener un campo, lo cual va a depender del tipo.
2 DEFINIR UN CAMPO
20
TABLAS
Como se dijo al principio, una tabla está formada por un conjunto de campos. Cada campo
contiene una serie de datos que pueden ser letras, números o una combinación de ellos.
Para crear un campo con su tipo de datos correspondiente:
1. Se escribe el nombre que se dará al campo, en el primer cuadro, bajo la leyenda
Nombre de campo (a).
2. En el cuadro Tipo de datos (b), se selecciona el tipo. El tipo de datos asignado
inicialmente es de Texto, ya que es el valor predeterminado. En caso de que se desee
cambiar, hay que escogerlo, presionando clic en la parte derecha del tipo de datos.
Aparecerán las diferentes posibilidades, como se muestra en la figura:
Pulsa
2.1 Diferentes tipos de datos
El campo es el lugar donde se almacenan los datos, y hay que indicarle que tipo de valores
va a contener, para que Access reserve el espacio necesario. Los tipos de datos son:
¾ Texto. Su configuración predeterminada es de 50 caracteres. Almacena textos, letras,

números, pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la
propiedad Tamaño del campo.
¾ Memo. Texto extenso (letras, números), con una longitud máxima de 65.535 caracteres.
¾ Número. Representación de dígitos del O al 9 o cualquier combinación de ellos. Se utiliza
para representar información de tipo numérico como sueldos, edades, etc. o para
cálculos matemáticos.
¾ Moneda. Es un número de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y de
cuatro dígitos a la derecha.
¾ Fecha/Hora. Almacena fechas y horas en diferentes formatos.
¾ Autonumérico. Es un número secuencial único que contiene un valor que va aumentado
progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla.
¾ Si/No. Contiene exclusivamente dos valores, Sí y No, ya sea representados como: Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
¾ OLE. Contiene un objeto (imagen), como una hoja de cálculo de Excel o un gráfico. El
tamaño está limitado al espacio disponible en disco.
21
TABLAS
¾ Hipervínculo. Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada

como dirección hipervínculo (válido para Internet).
¾ Asistente para búsquedas. Crea un campo que le permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción se inicia el
Asistente para búsquedas, que crea campos de búsqueda.
Si se cambian los tipos de datos una vez introducidos los valores, ha de cuidarse que los
datos sean compatibles con el nuevo tipo, pues en caso contrario podrían perderse.
3 PROPIEDADES
Cada campo posee un conjunto de propiedades que controlan la manera en que serán
almacenados, manipulados y presentados los datos en el campo. Para cambiar una
propiedad se presionará clic en el cuadro de la fila que define el campo que se va a
modificar.
3.1 Propiedad Tamaño del campo
Sirve para establecer el número máximo de datos que se pueden almacenar en un campo.
En el caso de numéricos, se pulsa clic en el cuadro de propiedades Tamaño del campo y
después se selecciona el tipo deseado.
El tipo de datos numérico y sus valores están relacionados de la siguiente forma:
Configuración Descripción
Byte Almacena números entre 0 y 255 (sin fracciones).
Entero Almacena números entre -32.768 y 32.767 (sin
fracciones).
Entero largo Almacena números entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647 (sin fracciones).
Simple Almacena números entre -1,401298E-45 y
3,402823E38.
Doble Almacena números entre -4,94065645841247E-324 y
1,79769313486232E308.
ReplicaciónID Identificador único global.
Si el tipo de datos es texto, hay que indicarle que cantidad de caracteres se quiere introducir;
el tamaño máximo es de 255.
22
TABLAS
3.2 Propiedad Formato
La propiedad Formato establece la manera en como serán presentados los datos. Al cambiar
esta propiedad en un campo, no se cambia la manera en que se almacenan los datos, pero
sí se influye en la manera de visualizarlos. Para ello se hace clic en el cuadro de la
propiedad Formato y después se selecciona el formato deseado presionando la esquina
derecha para abrir la lista.
Las propiedades Formato, para tipos de datos numéricos, son las que se muestran a
continuación:
¾ Numérico general. Configuración predeterminada. Presenta el número tal como se

introdujo.
¾ Moneda. Usa el separador de millares y la moneda (el tipo de moneda depende de la
configuración de Windows); presenta los números, por defecto, con la propiedad
Lugares decimales con el valor de dos. La propiedad Lugares decimales indica el
número de dígitos que aparecerán a la derecha del separador y puede modificarse para
mostrar las cantidades en un formato diferente al estándar.
¾ Fijo. Presenta por lo menos un dígito; la configuración de la propiedad Lugares
decimales es 2. Aunque, como ya se ha mencionado, el valor de dicha propiedad se
coloca por defecto en dos, es posible alterarla, tanto en este tipo de formato como en los
siguientes.
¾ Estándar. Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad Lugares
decimales es 2.
¾ Porcentaje. Multiplica el valor por 100, agregando un signo de porcentaje. La
configuración de la propiedad Lugares decimales es de 2.
¾ Científico. Usa la notación científica estándar. Por ejemplo, si se introduce 1000, el
resultado sería 1,00E+03.
Formatos numéricos
También se pueden crear formatos numéricos definidos por el usuario, usando los siguientes
códigos:
Carácter Indicación
, Separador decimal
. Separador de millares.
0 Marcador de dígitos. Muestra el dígito o 0.
# Marcador de dígitos. Muestra un dígito o nada.
$ Muestra el carácter literal $.
23
TABLAS
% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se agrega el signo

de porcentaje.
E- ó e Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos.
E+ ó e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos y un signo más junto a los exponentes positivos.
Formatos Fecha/hora
Si el campo es de tipo Fecha/hora, los distintos formatos son:
¾ Fecha general Configuración predeterminada; si el valor es sólo fecha, no se presenta la

hora; si el valor es hora, no se presenta la fecha. Es una combinación de los valores
Fecha corta y Hora larga. Ejemplo: 3/4/93 05:34 PM.
¾ Fecha larga. Ejemplo: Sábado, 4 de abril de 1993.
¾ Fecha mediana. Ejemplo: 03-Abr-93.
¾ Fecha corta. Ejemplo: 3/4/93.
¾ Hora larga. Ejemplo: 5:34:23 PM.
¾ Hora mediana. Ejemplo: 05:34 PM.
¾ Hora corta Ejemplo: 17:34.
Formatos tipos de datos Sí/No
Los formatos para tipo de datos Si/No puede ser los siguientes:
¾ Sí/No. Configuración predeterminada.

¾ Verdadero/Falso.
¾ Activado/desactivado.
Formato de tipos de datos texto y memo
En los campos texto y memo es posible visualizar su contenido a través del uso de formatos
creados por el usuario. A continuación se listan los símbolos que se manejan para crear
dichos formatos:
24
TABLAS
¾ @ Se requiere carácter de texto (un carácter o un espacio).

¾ & No se requiere carácter de texto.
¾ < Fuerza todos los caracteres a minúsculas.
¾ Fuerza todos los caracteres a mayúsculas.
3.3 Propiedad Máscara de entrada
Una máscara de entrada servirá para que se escriban ciertos datos en un campo,
restringiendo ciertos caracteres.
3.4 Propiedad Título
Especifica el texto para las etiquetas y sirve como encabezado para el campo cuando la
tabla está en Presentación de Hoja de datos. En formularios, especifica el texto que aparece
en la barra de título en Presentación de formulario. Puede contener hasta 255 caracteres y
su utilidad principal es suministrar información al usuario. Si no se especifica, toma como
valor el nombre del campo.
3.5 Propiedad Valor predeterminado
Se especifica el valor por defecto para un campo. Se puede escribir un texto o una
expresión. La longitud es de 255 caracteres. A1 crear un nuevo registro, el valor
predeterminado se introduce automáticamente en ese campo.
3.6 Propiedad Regla de validación
Establece la expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian los datos de un campo.
Si se deja en blanco, no se realiza ninguna validación de los datos. Debe ser una expresión
que tenga como máximo 255 caracteres.
Si pulsamos en la parte derecha de la propiedad Regla de validación, nos aparecerá el

siguiente cuadro de diálogo, con el que se nos permitirá generar cualquier expresión:
25
TABLAS
3.7 Propiedad Texto de validación
Especifica el texto del mensaje que aparece si el campo no cumple con la condición
establecida en la Regla de validación. La longitud máxima es de 255 caracteres.
3.8 Propiedad Requerido
Sirve para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si la propiedad está
establecida como Si, cuando se introduzcan datos en un registro, se deberá escribir un valor
en este campo y ese valor no podrá ser nulo. Si la propiedad es No, el campo no requiere un
valor.
3.9 Propiedad Indexado
Establece un índice como campo único. Las configuraciones son:
¾ No. Sin índice.

¾ Sí (con duplicados). El índice permite duplicados.
¾ Sí (sin duplicados). El índice no permite duplicados.
26
TABLAS
Un índice nos permitirá posteriormente realizar búsquedas sobre ese campo de una forma más
rápida.
3.10 Resumen
Como resumen podemos comentar que las propiedades se utilizan para:
¾ Cambiar el tamaño máximo del campo.

¾ Controlar la manera en que aparecen los datos presentados.
¾ Dar al campo su propio titulo predeterminado.
¾ Establecer reglas para los valores que se aceptarán en ese campo.
¾ Acelerar la búsqueda de datos en el campo.
4 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL
La clave principal de una tabla es un campo o conjunto de campos que identifican cada
registro de una manera única, es decir, el valor del dato que contenga el campo o los
campos definidos como llave principal no deben estar en otro registro. Todas las tablas
deben tenerla, y se usa para buscar, encontrar y combinar rápidamente los datos
almacenados en ellas.
Por ejemplo, en una tabla de «productos», la clave principal sería clave-del-producto, donde
clave-del-producto es un campo cuyo contenido no se repite e identifica de una manera
única el registro de una tabla.
Los pasos a seguir para indicar que un campo es llave principal, son:
1. Se selecciona el campo que va a ser la clave. Si la clave principal tuviera varios campos,
se deben seleccionar todos los campos que la forman. Esto se logra manteniendo la
tecla de Ctrl presionada mientras se efectúa la selección.
2. Para indicar que los campos seleccionados son clave principal, existen dos maneras de
realizarlo:
¾ Ir al menú Edición, elegir Clave principal.

¾ En la barra de herramientas Diseño de tabla, se hace clic en el botón Clave
principal .
27
TABLAS
Una vez definida la clave principal, aparecerá un icono con la forma de una llave junto a los
nombres de los campos que la forman.
5 GUARDAR UNA TABLA
Para almacenar los cambios realizados en una tabla, hay que:
1. En el menú Archivo se elige Guardar. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

2. Se pide asignar un nombre a la tabla.
Si no se le ha asignado una clave principal, Access avisará que la tabla carece de ella,
apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro se pregunta si se desea crear una clave principal. Si se responde Si se crea
un campo titulado ID con el tipo de datos Autonuménco y después se introducen
automáticamente números secuenciales en ese campo para cada registro de datos. Si la
tabla tiene un campo Autonumérico, lo usará como clave principal. Si se responde que No, la
tabla quedará sin clave principal.
6 INTRODUCCIÓN DE DATOS A UNA TABLA
28
TABLAS
Cada tabla de su base de datos tiene dos presentaciones: Presentación diseño y

Presentación de hoja de datos. Presentación de diseño es la que contiene todos los campos
que componen la tabla, así como sus características (lo explicado anteriormente).
Presentación de hoja de datos contiene todos los datos pertenecientes a la tabla. Para ver
este modo de presentación, haremos:
1. Al estar en la carpeta Tabla de la ventana de Base de Datos, presionamos sobre Abrir.

2. Aparece la tabla en Presentación de hoja de datos, en la cual se irán introduciendo los
datos, como se muestra a continuación:
En donde:
a. Registro activo.
b. Ir al primer registro.
c. Ir al registro anterior.
d. Es el número del registro activo.
e. Ir al registro siguiente.
f. Ir al último registro.
g. Introducir un registro nuevo.
h. Número total de registros.
i. Barras de desplazamiento, que permiten recorrer todos los campos.
6.1 Agregar un registro de información
Simplemente se introduce el dato correspondiente en el campo y se presiona Tab para pasar

al siguiente campo; cuando se tengan introducidos todos los datos de ese registro, se dice
que se ha agregado un nuevo registro a la tabla. Es posible dejar campos sin valores, es
decir, nulos, siempre y cuando su propiedad así lo permita.
29
TABLAS
Cuando se introduce un nuevo valor a un campo, se verifica que sea del tipo de datos
adecuado y que cumpla con las propiedades especificadas, tales como la regla de
validación. En caso de que el valor no sea el adecuado, se despliega un mensaje de error.
6.2 Guardar los registros y cerrar la tabla
Al presionar Tab para pasar al primer campo de la segunda fila, no se necesita ejecutar
ninguna otra acción para guardar sus datos. Es decir, al salir de un registro, ya sea
moviéndose a otro o cerrando la tabla, se guardan automáticamente los datos.
6.3 Editar los registros y cerrar la tabla
Para editar un registro basta con pulsar con el ratón sobre la celda a partir de la cual
queremos modificar el registro. Podemos movernos entre los campos de la misma forma que
si estuviéramos insertando un registro nuevo.
Al igual que cuando se inserta, una vez que hemos modificado el registro, si pasamos a otro
registro, se almacenan los cambios de forma automática.
6.4 Facilidades para editar
Para modificar o introducir el contenido de un registro, además de utilizar el ratón, se puede

utilizar el teclado para facilitar el trabajo. Existen las siguientes combinaciones de teclas que
facilitan las capacidades de edición:
Acción Presionar
Moverse al siguiente campo o al campo anterior. Tab o Mayús-Tab
Para moverse al primer o último campo del registro Inicio o Fin
activo.
Para seleccionar el campo activo o quitar la F2
selección del campo activo.
Para deshacer los cambios del campo o registro Esc
activo.
Para reemplazar el valor en un campo con el valor Ctrl +
del mismo campo en el registro anterior.
30
TABLAS
7 MODIFIRCAR EL DISEÑO DE UNA TABLA
Estando en el diseño de la tabla, se puede añadir, revisar, editar y eliminar fácilmente todos
los campos de la misma. Se pueden eliminar campos o introducir nuevos campos en el lugar
deseado. También es posible modificar las propiedades de los campos e incluso se puede
cambiar la definición de un campo llave principal.
Lo que se debe tener en cuenta en todo momento, es que un cambio en el diseño de una
tabla puede traer como consecuencia la eliminación de los datos contenidos en la misma;
cuando Access detecta esto, manda un mensaje de aviso antes de realizar las
modificaciones indicadas.
7.1 Añadir campos y seleccionar los tipos de datos
Al agregar un campo a la tabla, hay que indicar el tipo de datos que contendrá y las
propiedades correspondientes al nuevo campo.
Como se dijo anteriormente, cuando se introducen datos de diferente tipo al definido,

marcará error y no lo aceptará. No es posible guardar un dato en un campo a menos que
cumpla con las reglas especificadas en su definición.
Para la adición de campos se debe:
1. Se selecciona la tabla a la que se le va añadir un campo en la ventana de Base de

Datos.
2. Se pulsa Diseño.
3. Se posiciona en una fila en blanco, se escribe el nombre del campo y se siguen los
pasos vistos anteriormente. Si se desea insertar en medio de dos campos, se sitúa el
cursor en la fila donde se desea insertar el campo:
¾ Ir al menú Insertar, seleccionar Insertar Fila.
¾ Pulsar el botón Insertar Fila de la barra de herramientas Diseño de tabla:
7.2 Eliminar un campo
31
TABLAS
Una vez que se ha creado la tabla, se puede borrar uno o más campos y, con ellos, los datos
que contienen. Los pasos a seguir son:
1. Se selecciona el campo que se va a borrar.

2. En el menú Edición se elige Eliminar (o se presiona la tecla Supr). También sirve pulsar
sobre el botón Eliminar Fila de la barra de herramientas Diseño de tabla:
Aparecerá una ventana para pedirnos confirmación sobre la operación de borrado. Si se

selecciona Si, automáticamente se elimina el campo de su tabla y los datos
correspondientes. No, aborta la acción.
8 CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS
El objetivo de las bases de datos relacionales es crear lazos de unión entre las diferentes
tablas, es decir, crear relaciones para representar la información almacenada en la base de
datos. Una relación se crea asociando los campos o el campo clave principal de una tabla
con los campos correspondientes en otra tabla. Se usan los valores de los campos para
asociar correctamente los registros.
Por ejemplo, si existiese una base de datos con una tabla llamada «abogado»» y otra
llamada «caso», seguramente la tabla «caso» tendría un campo llamado DNI-abogado, que
indicará qué abogado se está encargando del caso. Por lo tanto, en las dos tablas existe un
campo que contiene idéntica información. A esto se le llama relación entre tablas.
8.1 Crear una relación entre dos tablas
Para establecer una relación entre dos tablas, se debe primero abrir la pantalla de
relaciones, donde se guardan y visualizan todas las relaciones existentes entre las diferentes
tablas que conforman el sistema.
A continuación se listarán los pasos para la creación de una relación:
1. Abrir la pantalla de relaciones. Para ello:
¾ En la ventana de la base de datos, en el menú Herramientas, se elige el comando

Relaciones.
¾ Presionar el botón Relaciones de la barra de herramientas Base de datos:
32
TABLAS
2. Aparece el cuadro de diálogo Relaciones, al cual se le deben agregar las tablas y/o
consultas que conformarán las relaciones de la base de datos. Para agregar una tabla y/o
consulta existen varias formas:
¾ Al presionar el botón derecho del ratón sobre la pantalla relaciones, se

seleccionará Mostrar Tabla.
¾ Del menú Relaciones se selecciona Mostrar Tabla.
¾ Presionar el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas Relación:
Con cualquiera de las opciones se despliega una pantalla en forma de carpeta con tres
apartados: Tablas, Consultas y Ambas. Dependiendo del apartado que se seleccione,
aparecen los objetos de ese tipo que existen en el sistema. En el caso del apartado
Ambas, aparecen tanto tablas como consultas. En la imagen se muestra la carpeta con
los tres apartados:
3. Se seleccionan las tablas y/o consultas que se desea aparezcan en la relación y se

presiona el botón Agregar. En el ejemplo puesto anteriormente de abogado-caso, se
deberían seleccionar dos tablas: La tabla «abogado» y la tabla «caso».
En la pantalla de relaciones aparecen en forma de rectángulos, las tablas y/o consultas

seleccionadas, dentro de cada uno de los cuáles aparecen los campos que contienen.
Para el caso de las consultas, aparecen los campos que se solicitan en la consulta. Los
campos llaves se resaltan en negrita. La imagen ilustra claramente lo dicho: aparecen las
tablas «abogado» y «caso», con sus respectivas claves principales, DNI-abogado y
código-sentencia:
33
TABLAS
4. Para construir la relación sólo es necesario posicionarse sobre el campo de una de las
tablas, presionar clic, y arrastrar hasta el campo correspondiente en la otra tabla.
Inmediatamente aparecerá una línea que une las dos tablas relacionadas y el siguiente
cuadro de diálogo:
En donde:
a. Aparecen los nombres de las tablas y/o consultas seleccionadas. En este ejemplo, los
nombres son: «abogado», «caso».
b. El campo seleccionado aparece desplegado bajo el nombre de la tabla y/o consulta
que le corresponde. Se puede también utilizar más de un campo para las relaciones,
de ser necesario. Para aumentar un campo sólo es necesario posicionarse bajo la
tabla correspondiente, en uno de los renglones en blanco, y presionar clic;
inmediatamente se despliegan los demás campos de la tabla y se selecciona el campo
deseado.
34
TABLAS
c. Exigir integridad referencial. Esta es una característica de las bases de datos

relacionales y para ejemplificarla se retomará el ejemplo abogado-caso, donde en el
campo DNI-abogado de la tabla «caso» no debe existir ninguna clave que no este
primeramente en la tabla de «abogado». Con lo cual, no se puede eliminar un
abogado si este se encuentra relacionado con un caso, para así mantener la
integridad de los datos del sistema. El usuario decidirá si esta propiedad es necesaria
en la relación específica que se está creando. Bajo el campo de integridad referencial
aparecen otras dos opciones, sólo seleccionables cuando está activa, que
condicionarán la posibilidad de eliminar o actualizar los registros afectados por la
relación.
d. Aceptar. Hace efectiva la relación que se está creando. Es posible modificar una
relación en cualquier momento, pero debe tenerse en cuenta la integridad de los datos
(en el caso de que las tablas «abogado» y «caso» tuviesen datos y las claves no
coincidiesen, se marcaría un error al intentar crear una relación).
e. Tipo de combinación. Cuando se selecciona esta pantalla aparece un cuadro con tres
opciones; la primera de ellas es automáticamente escogida en caso de no hacer
ninguna modificación. La opción que se seleccione dependerá de la necesidad
específica y permitirá decidir qué registros de cada tabla se incluirán. A continuación
se muestra esta pantalla.
f. Tipo de relación: Es un campo que crea el propio Access y que depende de la

definición de los campos que entran en la relación. Los tipos de relación son:
Uno a Uno: Un registro de una tabla corresponde a sólo un registro en otra tabla y se
crea cuando ambos tienen índices únicos o son claves principales.
Varios a Varios: Son en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla
cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos
tablas.
Uno a Varios: Es la más común y se crea cuando uno de los campos es índice único o
tiene una clave principal.
g.Crear nueva permite agregar nuevas relaciones entre las tablas cargadas sin tener que
unir nuevamente las tablas
Después de seguir todos estos pasos se presiona Crear, con lo que aparece una línea que
indica la relación; en el caso de ser una relación uno a varios aparece sobre uno de los
extremos 1 y en el extremo opuesto el signo de infinito ∞, como se ve en la siguiente figura:
35
TABLAS
36
FORMULARIOS
IV
Formularios
Un formulario se utiliza básicamente para la interacción con el usuario. Puede decirse que se
asemeja a las hojas de solicitud de datos, las cuales tienen preguntas (etiquetas) y espacios
para contestar esas preguntas (cuadros de texto).
Los cuadros de texto y las etiquetas son los dos controles básicos con los cuales se
construyen la mayoría de los formularios. Los controles se estudiaran más adelante en el
Capitulo 7 utilizando el asistente, ya que el capítulo actual se centra exclusivamente en la
creación y manipulación de formularios. Cabe aclarar que los formularios no sólo se utilizan
para solicitar información, sino también para la consulta, eliminación o modificación de dicha
información.
Los formularios se construyen a partir de tablas o de consultas; la selección de uno u otro

depende del tipo de información que se vaya a manejar. También existen los subformularios,
que sirven para la manipulación de tablas relacionadas.
1 CREAR UN NUEVO FORMULARÍO
Para crear un formulario debe existir previamente la tabla o consulta que se usará como
base, después de lo cual, sólo es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Nos posicionamos en la ventana de la base de datos, en la carpeta Formularios y

pulsamos el botón Nuevo.
2. Al presionar el botón Nuevo, aparecerá la siguiente pantalla, con varias opciones, tales
como:
FORMULARIOS
Opciones para la creación de formularios
Vista Diseño. Permite al usuario crear un formulario, paso a paso, sin hacer uso de la
automatización que brinda Microsoft Access (asistente).
Asistente para formularios. Es la forma automática que proporciona Microsoft Access

para la creación de formularios estándar. Tiene cuatro diferentes tipos de presentaciones.
La única diferencia entre ellos está en el modo en que se acomodan los campos en el
formulario. Las cuatro presentaciones son:
¾ Tabular.
¾ Columnas.
¾ Hoja de datos.
¾ Justificada.
Autoformulario: en columnas. Crea automáticamente el nuevo formulario sobre la tabla

o consulta seleccionada en formato de columnas. El resultado es igual que seleccionar
Asistente para formularios y seleccionar de éste la presentación Columnas. En el caso
más sencillo, aparece en la primera columna el nombre de los campos a solicitar y en la
segunda, el espacio donde el usuario introducirá o consultará el dato.
38
FORMULARIOS
Autoformulario: tabular. Crea automáticamente el nuevo formulario sobre la tabla o

consulta seleccionada en formato tabular. El resultado es igual que seleccionar Asistente
para formularios y elegir de éste la presentación Tabular. Aparece, en el primer renglón,
el nombre de todos los campos y, en los renglones posteriores, la información de todos
los registros.
Autoformulario: hoja de datos. Crea automáticamente el nuevo formulario sobre la

tabla o consulta seleccionada en formato Hoja de datos. El resultado es igual que utilizar
el Asistente para formularios y seleccionar de este la presentación Hoja de datos (similar
al anterior).
39
FORMULARIOS
3. Para la realización de un formulario tipo (entendiendo por tipo un formulario común),

aprovechando la capacidad de automatización que brinda Access, deben seguirse los
siguientes pasos:
3.1. Se elige el Asistente para formularios, de entre las diferentes opciones

explicadas con anterioridad.
3.2. Se elige la tabla o consulta sobre la que se va a crear el formulario (al presionar
clic se despliegan todas las tablas y/o consultas existentes en la base de datos).
3.3. Se pulsa Cancelar en caso de que no se quiera seguir adelante con el proceso
de creación de formularios.
3.4. Para continuar se pulsa Aceptar. Aparecerá la pantalla para la selección de los
campos que aparecerán en el formulario.
4. Es posible disminuir o aumentar los campos que aparecerán en el nuevo formulario,

para lo cual se utiliza la siguiente pantalla:
h
En donde:
a. Tablas/Consultas. Se escoge la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el

formulario. Existe una selección previa en la pantalla anterior, aunque puede
modificarse.
b. Campos disponibles. Aparecen todos los campos de la tabla o de la consulta
seleccionada. En el caso de las tablas, aparecen los campos que la componen, y en
el caso de las consultas, aparecen los campos que se despliegan en la consulta
seleccionada.
c. Pasa un campo de la lista de Campos disponibles (b) a la lista de Campos
seleccionados (g).
d. Pasa todos los campos de (b) a (g). Es decir, el formulario se efectuará con la
totalidad de los campos.
40
FORMULARIOS
e. Elimina un campo de la lista de Campos seleccionados (g), donde se encuentre

posicionado el puntero.
f. Elimina todos los campos de la lista de Campos seleccionados (g). Es decir, deja en
blanco la lista de Campos seleccionados.
g. Lista los campos que aparecerán de forma automática al crear el formulario.
h. Siguiente. Pasa a la siguiente sección.
Aunque uno de los campos no haya sido seleccionado, más adelante es posible
agregar campos en el formulario de forma manual, al igual que también es posible la
eliminación de los campos seleccionados.
5. Al llegar a este punto, se cuenta ya con la información que será posible desplegar en el
nuevo formulario, lo que conduce a continuación a seleccionar la forma en que será
desplegada dicha información. Microsoft Access ofrece cuatro formas estándares: En
columnas, Tabubr, Hoja de datos y Justificado (algunas muy similares a las ya
explicadas). La selección de una de ellas, se realiza en la siguiente pantalla:
c b d
En donde:
41
FORMULARIOS
a. Se elige, dentro de los cuatro formatos estándar permitidos, el que se desea aplicar
al formulario. Conviene probar cada uno de ellos para ver sus posibilidades.
Cuando una de las opciones está seleccionada, en el lado izquierdo de la pantalla
se muestra una vista preliminar.
b. Siguiente. Pasa a la siguiente sección.
c. Atrás. Permite regresar a la pantalla anterior, donde se hizo la selección de los
campos, para realizar modificaciones.
d. Terminar. Este botón omite la presentación al usuario de nuevas pantallas,
adoptando Microsoft Access las opciones por defecto, para contestar a las
preguntas formuladas en las pantallas omitidas y generando automáticamente el
nuevo formulario, que se desplegará en el modo Abrir. El formulario creado con el
asistente pasa a formar parte de la base de datos de forma automática.
6. El último paso sirve para escoger el estilo del formulario. En la pantalla aparece la
pregunta «¿Qué estilo desea aplicar?». Existe una lista con los posibles estilos y
conforme el puntero selecciona uno de ellos aparece una vista preliminar de éste, para
ayudar al usuario a seleccionar el que más se adecue a sus necesidades.
En donde:
a. Se elige el estilo del formulario.

b. Se pasa a la siguiente parte, pulsando el botón Siguiente.
c. Atrás. Esta opción permite retroceder a la pantalla anterior, para cambiar la
distribución del formulario.
d. Terminar. Al presionar este botón se interrumpe la secuencia de pantallas y se
genera automáticamente el nuevo formulario, adoptando por defecto las opciones
necesarias.
42
FORMULARIOS
e. Cancelar. Permite interrumpir la creación del formulario.
7. E1 siguiente paso consiste en dar un nombre representativo al formulario para guardarlo

como uno de los objetos de la base de datos. Los nombres que se le asignen a los
formularios deben tener implícita su función para evitar confusiones posteriores.
Para guardar el formulario aparece automáticamente la siguiente pantalla:
e d
En donde:
a. Ejecuta el formulario inmediatamente después de guardarlo.

b. Va al diseño del formulario, para modificar el diseño realizado por el asistente
(agregar o eliminar campos, modificar etiquetas, etc.).
c. Permite poner un nombre representativo al formulario.
d. Termina de realizar el diseño y va a la opción escogida (a, b).
e. Cancelar. Aborta la creación del formulario.
43
FORMULARIOS
Cabe destacar que en la secuencia de pantallas vista hasta ahora, existe además del botón
Siguiente, el botón Atrás, el cual permite, como su nombre lo indica, regresar a la pantalla
anterior y cambiar o verificar algunas de las acciones seleccionadas. También es posible
hacer modificaciones al formulario, una vez creado con el asistente. En el siguiente punto, se
verán algunas de las alternativas básicas.
2 DISEÑO DE UN FORMULARIO
El formulario obtenido con el Asistente para formularios puede modificarse, añadiendo

controles, eliminando controles o simplemente cambiando la ubicación de los mismos dentro
del formulario (los controles se ven con más detalle en el Capitulo 7). Para efectuar cambios
en el diseño de un formulario:
1. Nos posicionamos en la ventana de la base de datos en la entrada de formularios.

2. Seleccionamos el formulario que se desea modificar y presionamos el botón Diseño.
Inmediatamente se muestra el formulario en modo diseño, que difiere del modo ejecutar en
que permite realizar modificaciones sobre él. Dichas modificaciones pueden ser muy
variadas. Por ejemplo, usando el Asistente para formularios, con la opción columnas,
proporciona el siguiente resultado con una tabla de socios:
Aunque la pantalla cumple con las especificaciones pedidas, posiblemente se prefiera

agrupar los controles referentes a los datos del Trabajo y los de Domicilio, por lo que sería
necesario moverlos.
44
FORMULARIOS
2.1 Mover un control
Para mover un control dentro de un formulario basta con posicionarse en él y pulsar el botón
izquierdo del ratón. Aparecen unos puntos rodeando el control que se podrá desplazar,
manteniendo presionado el ratón, hasta la ubicación deseada.
Se aprecia que los controles CiudadTrabajo, TeléfonoTrabajo, CiudadDomicilio y

TeléfonoCasa cambiaron su ubicación en el formulario.
Con los ejemplos anteriores es fácil percibir las diferencias entre el modo Abrir o Ejecutar y
el modo Diseño. En los dos primeros no es posible realizar cambios mientras que en el
último sí. Además, al lado derecho del formulario aparece también el Cuadro de
herramientas (a), el cual contiene todos los posibles controles que se le pueden añadir al
formulario.
2.2 Copiar, mover y cortar controles
El método más sencillo para ejecutar estas acciones es a través de la barra herramientas
Base de datos. Para ello existen en ésta los tres botones estándares de Cortar, Copiar y
Pegar. Para efectuar cualquiera de las tres tareas sólo es necesario seleccionar primero el
control y luego presionar el botón correspondiente a la operación a efectuar.
2.3 Eliminar un control
45
FORMULARIOS
Puede llegar a desearse que un control no este visible. Para eliminarlo del formulario, sólo es
necesario seleccionar el control en cuestión y presionar la tecla Supr (tiene el mismo efecto
que seleccionar Eliminar desde el menú de Edición). Inmediatamente el control
desaparecerá del formulario.
46
CONSULTAS
Consultas
Una consulta es una solicitud de información a la base de datos, mediante criterios que el
usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un grupo de tablas o de otras
consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas pueden tener una relación entre
ellas (véase creación de relaciones, Capitulo 3), las cuales se representan mediante una
línea física que une ambas tablas. En caso de que no exista con anterioridad ninguna
relación, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que también es posible
eliminar una relación ya creada.
La consulta muestra básicamente campos de las tablas según criterios establecidos en la

misma; algunas de las operaciones que se pueden efectuar en las consultas son:
¾ Elegir tablas y/o consultas: en una consulta puede mostrarse información de una o más
tablas, incluso de una o más consultas previamente realizadas. La información mostrada
resuelve una pregunta a la base de datos. Por ejemplo, mostrar todos los abogados que
ejerzan en la ciudad de Vigo y que además uno de sus clientes sea la compañía
«Bicicletas Anónimas». En la consulta aparecerán datos de las tablas: «abogado»,
«caso» y «cliente»; las otras tablas existentes en el sistema no tienen repercusión para
efectos de esta consulta.
¾ Seleccionar registros: como se desprende del ejemplo anterior, no aparecerán en la
consulta planteada ni todos los registros de la tabla «abogado», ni todos los registros de
las otras dos tablas, debido a los criterios aplicados.
¾ Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser necesario
mostrar todos los campos. Por ejemplo, en la consulta mencionada, no es necesario
mostrar campos como la fecha de nacimiento del abogado o el código postal de su
dirección.
¾ Realizar cálculos: se pueden efectuar cálculos con los campos mostrados en la consulta,
tales como contar el número de registros seleccionados, acumular totales, etc. Por
ejemplo, retomando la consulta planteada, una pregunta seria: ¿Cuánto ha pagado el
cliente Bicicletas Anónimas a la firma de abogados?, lo cual implicaría efectuar un
sumatorio en el campo coste de la tabla «caso».
¾ Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la consulta,
pueden ser sometidos a un proceso de ordenación, que permita visualizar la información
de una forma más clara. Por ejemplo, que los abogados aparezcan en orden ascendente
por su apellido.
1 CREAR UNA CONSULTA
47
CONSULTAS
Es importante hacer notar que las consultas no se almacenan en la base de datos, ya que se
trata de un conjunto dinámico (virtual) de registros, también llamados hojas de respuestas
dinámicas.
Para realizar una consulta se debe primero crear, al menos, una tabla, e introducir algunos
datos. A continuación se verán los pasos para la creación de consultas sencillas:
1. Se posiciona en la ventana de la base de datos, en la carpeta de Consultas.

2. Se presiona el botón Nuevo.
3. Se despliega una ventana con cinco opciones diferentes:
¾ Vista diseño. Permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
¾ Asistente para consultas sencillas. Crea una consulta automáticamente, según los
campos seleccionados.
¾ Asistente para consultas de referencias cruzadas. Crea una consulta que muestra
los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.
¾ Asistente para consultas destinados a buscar duplicados. Crea una consulta en la
que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
¾ Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes. Crea una consulta
que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
En este caso, se seleccionará la opción dos: Asistente de Consultas Sencillas, y se

pulsará Aceptar.
4. La siguiente pantalla que se despliega, permite seleccionar la tabla y/o consulta sobre la
cual se basará la nueva consulta. Se muestra las tablas y/o consultas existentes en el
sistema y sus respectivos campos.
48
CONSULTAS
b c
En donde:
a. Muestra la tabla y/o consulta seleccionada. Al pulsar en la flecha, aparecerá la lista

de todas las tablas y consultas que hay en la base de datos.
b. Aparecen todos los campos de la tabla o consulta seleccionada.
c. Pasa el campo de la lista de disponibles (b) hasta la lista de seleccionados (e).
d. Pasa todos los campos de la tabla y/o consulta desde (b) a (e).
e. Muestra todos los campos seleccionados para la nueva consulta.
f. Siguiente, pasa a la siguiente fase.
5. En esta fase se define el tipo de consulta a realizar, para lo cual existen dos opciones
posibles:
49
CONSULTAS
¾ Detalle.
¾ Resumen (Opciones de resumen).
La primera presenta los campos en la consulta de forma similar al formato de hoja de

cálculo (columnas y filas).
Al seleccionar la segunda opción se activa automáticamente el botón de Opciones de
resumen que permite seleccionar funciones como: mínimo, máximo, promedio, suma o
contar, todas ellas aplicables a los campos de tipo numérico seleccionados para la
consulta. Si pulsamos sobre ese botón, nos aparecerá la siguiente ventana donde
seleccionaremos la función deseada:
50
CONSULTAS
En donde:
a. Aparecerá una línea por cada campo numérico. Se podrá seleccionar las funciones
que se quieran aplicar a cada uno de ellos.
b. Se incluirá un campo contando el número de registros.
6. Después de seleccionar el tipo consulta de acuerdo a la necesidad especifica, aparece la

pantalla para guardar la consulta:
51
CONSULTAS
b
c
En donde:
a. Nombre de la consulta: nombre con el cual se desea guardar.

b. Abrir la consulta: ejecuta la consulta (ver resultados).
c. Modificar el diseño de la consulta: abre la consulta realizada por el asistente, en modo
diseño, para poder realizar modificaciones (introducir o suprimir un campo, ordenar,
etc.).
d. Terminar: finaliza y ejecuta la opción elegida (b) o (c).
2 DISEÑO DE UNA CONSULTA
Es una herramienta gráfica para complementar o reestructurar las consultas. Permite usar el
ratón para seleccionar, arrastrar o manipular los objetos en la ventana de Consulta Se
pueden agregar o eliminar tablas, crear líneas de unión entre las tablas y editar las
propiedades de combinación de estas, así como otras facilidades que se explicarán a
continuación.
2.1 Agregar tablas y/o consultas
52
CONSULTAS
Hay dos formas de agregar tablas y/o consultas a una consulta ya existente o una consulta
efectuada sin el asistente, que son:
¾ Ir al menú Consultas y seleccionar Mostrar tabla.
¾ Se pulsa el botón de Mostrar tabla de la barra de herramientas Consulta diseño:
Se despliega una pantalla en donde se muestra: las tablas, las consultas o ambas juntas,
como aparece en la siguiente figura:
Es necesario seleccionar una o varias de las mismas, y pulsar Agregar. Automáticamente

estas tablas y/o consultas aparecen en la pantalla de diseño de consultas y en caso de
existir relaciones entre ellas, aparecerán representadas mediante una línea que las une.
a b
53
CONSULTAS
En la figura se muestra:
a. Tablas y/o consultas que se usan para la nueva consulta.

b. Relaciones creadas desde el diseño de las tablas o desde las consultas.
2.2 Eliminar tablas y/o consultas
Para eliminar las tablas y/o consultas de una consulta, solo es necesario seleccionarlas:
¾ Se pulsa Supr.
¾ Ir al menú Edición y seleccionar Eliminar.
Automáticamente, las relaciones y los campos de esa tabla desaparecerán. Si, por error, se
hacen cambios no deseados, bastará con salir de consultar sin guardar las modificaciones.
2.3 Unir tablas
Si no se han creado relaciones entre tablas, éstas no estarán conectadas con líneas de
unión en la ventana de consulta. Sin embargo, es posible realizar dichas uniones en las
propias consultas, para poder así usar los datos relacionados de dos o más tablas.
Para dibujar una línea de unión entre dos tablas de una consulta, los campos relacionados
deben estar presentes en ambas tablas. La unión funciona si los dos campos contienen
datos que coinciden Para dibujar una línea de unión, sólo es necesario posicionarse sobre el
campo a relacionar y arrastrarlo hasta el campo de la otra tabla.
Una línea de unión conecta las dos tablas sólo para esa consulta. Para usar dicha relación
en otra consulta, tiene que volver a crearse la unión. Para que se establezcan
automáticamente las relaciones, habrán de crearse desde las tablas (véase Capitulo 3).
Las relaciones tienen tres propiedades de combinación; para editarlas sólo es necesario
posicionarse sobre la línea de la relación y hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón.
Estas propiedades son para decidir que registros de la relación aparecerán en la consulta
(ver Capitulo 3).
54
CONSULTAS
2.4 Eliminar una línea de unión
Si se desea eliminar una relación, hay que borrar la línea entre las tablas, para lo cual
simplemente es necesario posicionarse sobre dicha línea:
¾ Se presiona Supr.
¾ Ir al menú Edición y seleccionar Eliminar.
2.5 Seleccionar los campos
Una vez unidas las tablas y/o consultas, se pueden definir los campos que se desean ver. Para
agregar un campo a la consulta existen tres posibilidades:
¾ Se escribe el nombre del campo, en la fila con el título Campo (a).

¾ Presionar clic en la flecha del campo (b), con lo que se desplegará una lista con los
posibles campos, seleccionando de esta lista el campo deseado.
¾ Estando en la tabla cuyo campo se desea incluir, se selecciona el campo y se arrastra
hasta la cuadrícula (el puntero se transforma en rectángulo).
2.6 Las columnas en la consulta
55
CONSULTAS
La consulta está formada por un conjunto de columnas, cada una de los cuales representa
un campo o una función (suma, promedio, máximo, etc.) efectuada sobre un campo. A
continuación se verán algunas operaciones básicas para manipular dichas columnas:
Mover una columna en una consulta
A veces es necesario cambiar una columna de sitio, por ejemplo, para ordenar los datos por
un determinado campo; para ello hay que:
1. Se posiciona en la columna que desea mover.

2. Se hace clic en la parte superior de la columna (el puntero se transforma en forma de
flecha) y se arrastra hasta la nueva ubicación.
Insertar o borrar una columna en una consulta
Si se desea insertar una columna para introducir un nuevo campo, los pasos a seguir son:
1. Se selecciona la columna a la derecha de donde se desea insertar la nueva columna.

2. En el menú Insertar, seleccionar Columna. Se insertará una columna en blanco.
Para eliminar una columna, los pasos a seguir son:
1. Se selecciona la columna que se desea eliminar.

2. Ir al menú Edición, seleccionar Eliminar columna.
Ampliar o disminuir una columna
Para ampliar o disminuir una columna se sitúa el puntero en el borde de la columna

(cambiará el puntero del ratón a dos flechas) y arrastrando en una dirección u otra
dependiendo de lo que se desea hacer.
3 ESPECIFICAR LOS CRITERIOS
56
CONSULTAS
A la respuesta de una consulta, es decir, al conjunto de registros definidos por la consulta, se

le llama vista hoja de datos (hoja de respuestas dinámica). Es el usuario quien define la
consulta para especificar el conjunto de datos que desea obtener. Al usar una consulta para
obtener dichos datos, la hoja de respuestas dinámica contiene los datos actuales de las
tablas donde se encuentran almacenados. En un entorno de múltiples usuarios, el usuario
puede ver los cambios que otras personas le hacen a la hoja de respuestas dinámica
inmediatamente. Si el usuario cambia los datos de una hoja de respuestas dinámica o
consulta, se actualizan las tablas en una base de datos.
Las consultas o las hojas de respuestas dinámicas se pueden usar de manera similar a las
tablas para obtener los datos. Por ejemplo, puede basar un formulario o informe en una
consulta que presenta datos de dos o más tablas, ya que los datos de la hoja de respuestas
dinámicas siempre están actualizados. No es posible alterar los datos de las tablas con
todos los tipos de consultas. Por ejemplo, las consultas de tipo resumen no tienen esta
capacidad.
3.1 Especificar los criterios de una consulta
Un criterio es una condición que se le ponen a los registros para hacer un filtrado de la
consulta; por ejemplo, para ver todos aquellos abogados cuya localidad es Orense, se
requiere aumentar a la consulta, en el campo de localidad, el criterio Orense. Para
especificar criterios en una consulta sólo es necesario seguir estos pasos:
1. En la parte inferior de la ventana de diseño, seleccionar el campo sobre el cual se desea

aplicar un criterio y posicionarse en la fila Criterios (a).
2. Se establece el criterio.
57
CONSULTAS
3.2 Establecer criterios
Para especificar los criterios se introduce una frase o una expresión en la celda Criterios de
un campo. A la hora de ejecutar la consulta se evalúa la expresión y se busca en el campo
los valores que coinciden con el criterio especificado. Es decir, sólo se muestran los registros
que contienen los valores coincidentes. Los criterios pueden introducirse en uno o más
campos de una consulta.
Expresiones válidas para establecer criterios
¾ Se puede usar los comodines * y ? en una expresión para seleccionar únicamente los
registros que tengan un patrón específico. * representa cualquier número de caracteres y
? representa un sólo carácter. Por ejemplo: la expresión V*, despliega todos los registros
cuya primera letra sea V sin importar el número de caracteres. La expresión ??GO,
despliega todos aquellos registros cuya longitud sea igual a cuatro letras, y las dos
últimas letras sean GO, como podrían ser: LUGO, VIGO, etc.
¾ Si no se incluye un operador con la expresión, por defecto se supone al operador =.
¾ Para manejar rangos de valores se escribe una frase que incluya operadores, tales como:
<, >, >=, etc. Ejemplo: >100 despliega todos los valores mayores a 100.
¾ El valor de un campo está dentro de una lista de valores: Se usa la función En(). Ejemplo:
en (Valencia, Orense, Pontevedra), listará todo los campos que tuvieran los valores
Valencia, Orense y Pontevedra.
¾ Cuando los criterios de diferentes campos de la consulta se colocan en el mismo renglón,
se entiende que el registro debe cumplir con todos los criterios o de lo contrario no se
desplegará, pero si los criterios se colocan en diferentes renglones significa que el
registro aparecerá en la consulta aunque sólo cumpla con una de las condiciones.
¾ Si se quiere hacer una condición variable, es decir, que realice una pregunta cada vez
que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes ([]) debajo del
campo que se desea variar.
4 ORDENAR REGISTROS
Si se desea que los registros de una consulta aparezcan desplegados en un cierto orden,
como podría ser un listado alfabético, se procederá con los siguientes pasos:
1. Ir a la consulta en modo Diseño y colocar los campos en la posición en la que se desee

que aparezcan.
2. Se hace clic en la celda Orden del campo por el cual se desea ordenar y se indica la
manera (ascendente o descendente) en que se hará.
58
CONSULTAS
Si existen dos campos por los que se quiere ordenar, Access ordena por el campo situado
más a la izquierda en la consulta y, en caso de que se repita un valor, se irá al siguiente
campo que se le indique.
5 REALIZAR OPERACIONES
A veces es necesario realizar operaciones sobre algunos campos para obtener información,
como por ejemplo, valores promedio de un campo. Para calcular una operación en una
consulta:
1. Se deben tener agrupados los campos sobre los que se desean realizar operaciones y
posteriormente:
¾ Se pulsa el botón Total en la barra de herramientas Consulta diseño:

¾ Ir al menú Ver, se elige Totales.
Automáticamente, en la cuadrícula de la consulta, se agrega un renglón más llamado

Total. Bajo cada una de las columnas, aparece la leyenda Agrupar por (a).
2. Se selecciona el campo sobre el cual se requiere efectuar una operación y se hace clic
en la flecha que aparece al final del campo, con lo cual se despliega una lista con todas
las operaciones que se pueden realizar (b) y se elige una de ellas, como se muestra en
la siguiente imagen:
59
CONSULTAS
6 CREAR CAMPOS CALCULADOS
Es posible crear campos calculados, por ejemplo, en una factura, calcular el total a pagar en
base en los campos precio y número de artículos vendidos. Los pasos a seguir son:
1. Crear una nueva consulta con la tabla sobre la que se van a realizar las operaciones.
2. Se posiciona sobre una columna vacía, haciendo clic en la celda y se escribe la
expresión a calcular. Para la operación planteada se escribiría PrecioUnidad*Cantidad y
se mueve el puntero fuera de la celda. Aparece la siguiente expresión:
Expr1:[PrecioUnidad]*[Cantidad], lo que significa que el nombre con el que aparecerá
este campo será Exprl (a). Para cambiarlo, simplemente se escribe el nombre que se
desea. En la siguiente figura se ilustra lo explicado anteriormente:
60
CONSULTAS
a b
7 CONSULTAS CON PARAMETROS
Cuando se desea realizar una serie de consultas sobre diferentes valores, por ejemplo,
todos los clientes de Vigo, todos los clientes de Orense, etc., una solución sería crear tantas
consultas como localidades a buscar; la otra, sería realizar una consulta que al abrirla
permitiera introducir la ciudad de la que se quieren obtener los datos. Para ello, estando en
la consulta donde se desea introducir la pregunta:
1. Ir al campo donde se desea colocar la pregunta y, en la fila Criterios, colocar la pregunta

entre corchetes [ ], de la siguiente manera:
61
CONSULTAS
2. Al abrir la consulta, lo primero que aparece es la pregunta, tecleando la respuesta en el

cuadro que aparece, y pulsando Aceptar para que se lleve a cabo la consulta, tal como
se muestra en la siguiente figura:
62
INFORMES
VI
Informes
Un informe es un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y al

que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario. Un informe
constituye una forma de recuperar y presentar los datos, como información significativa que
se puede usar y distribuir. Los informes también se pueden definir como una copia impresa,
que refleja un estado del sistema en un momento determinado.
Recuperan la información de las tablas y/o consultas previamente creadas en el sistema y le

aplican funciones tales como: sumas, promedios, etc. La información que pueden
representar va desde gráficos hasta campos memo.
Algunos ejemplos de informes son las etiquetas postales, las facturas, los resúmenes de
ventas y los listines telefónicos. Independientemente del informe que se necesite, Microsoft
Access es totalmente flexible e incluye innumerables ayudas.
1 CREAR UN INFORME
La creación de informes y la creación de formularios (Capítulo 4), tienen muchos puntos en

común: los datos se extraen de las tablas y/o consultas y se ha de diseñar la hoja de
presentación en la que serán desplegados. Para crear un informe los pasos a seguir son:
1. Se posiciona en la ventana de la base de datos y en ésta, se selecciona la carpeta de

Informes.
2. Se pulsa el botón Nuevo.
3. Aparece la siguiente pantalla, en donde se debe seleccionar el tipo de informe que se va
a realizar (a) y la tabla y/o consulta de la cual se extraen los datos (b), y se pulsa Aceptar.
Existen seis opciones en los tipos de informe:
INFORMES
Opciones para la creación de informes
¾ Vista Diseño. Permite al usuario construir su propio informe, paso a paso.

¾ Asistente para informes. Es una ayuda que brinda Microsoft Access para la creación
de informes estándares.
¾ Autoinforme: columnas. Con sólo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten los
datos, crea automáticamente un informe constituido por columnas, en las que se
colocan las descripciones de los campos y a continuación los datos. La descripción
de los campos aparece en cada registro desplegado en el informe. La figura siguiente
ejemplifica el funcionamiento de Autoinforme: columnas.
64
INFORMES
¾ Autoinforme: tabular. Con sólo indicar la tabla y/o consulta de la cual parten los datos,
crea automáticamente un informe de tipo tabular, entendiendo como tal la colocación
en un renglón de todas las descripciones de los campos y en los renglones
consecutivos los datos. La descripción de los campos sólo aparece en la parte
superior de cada informe. En la figura se muestra un ejemplo de Autoinforme: tabular.
65
INFORMES
4. Para la realización de un informe estándar se seleccionará la opción Asistente para

informe, con lo que aparece una pantalla muy similar a la explicada en la creación de
formularios. En ella, se seleccionan los campos que van a formar parte del informe.
b c
En donde:
a. La tabla y/o consulta sobre la que se quiere realizar el informe.

b. Aparecen desplegados todos los campos de la tabla y/o consulta seleccionada (a).
c. Campos que selecciona el usuario para que aparezcan en el informe.
d. Siguiente, permite pasar al siguiente paso del asistente.
5. Después de seleccionar los campos que pasaran a formar parte del informe, se podrán
especificar los niveles de agrupamiento.
Por ejemplo, para agrupar a todos los abogados por país, se debe seleccionar este
campo de la lista que aparece en el lado derecho de la pantalla. Se dibujará un
rectángulo dentro del cual aparece el nombre del campo seleccionado (país). Bajo este
rectángulo aparecerá otro con todos los demás campos que figurarán en el informe.
66
INFORMES
Para aumentar otro agrupamiento, como podría ser provincia, sólo es necesario
seleccionar dicho campo de la lista. Automáticamente se agregará otro rectángulo,
debajo del de país, para indicar el nuevo agrupamiento. Con ello el informe listará por
orden a los abogados, primero por país, y a continuación por provincia.
En caso de que se desease invertir el orden, es decir, listar primero por provincia y luego
por país, sólo es necesario cambiar las prioridades. Esta propiedad se cambia
seleccionando uno de los rectángulos y presionando el botón de ascendente o
descendente, para subir o decrementar la prioridad. A continuación se mencionan los
elementos de la pantalla:
67
INFORMES
b c
En donde:
a. Lista de todos los campos disponibles para el informe.

b. Crea o elimina, según la dirección de la flecha, un agrupamiento sobre el campo
seleccionado.
c. Muestra en diferentes rectángulos los agrupamientos. El rectángulo superior es el de
mayor prioridad.
d. Al seleccionar uno de los rectángulos se le aumenta o disminuye la prioridad. El
resultado se ve en el lado derecho de la pantalla (c).
6. También es posible hacer que los registros que aparezcan en el informe lo hagan en
determinado orden. En el ejemplo que se ha venido planteando, ese orden podría ser el
segundo apellido.
Se puede efectuar una ordenación hasta por cuatro campos, ya sea en forma
descendente o ascendente.
68
INFORMES
En donde:
a. Existen cuatro cuadros de selecci6n; al pulsarlos, se despliegan los campos que

contendrá el informe, seleccionando algunos de ellos. En la figura del ejemplo se
tomó: segundo-apellido, primer-apellido y nombre, con lo cual el informe saldrá
ordenado alfabéticamente por los apellidos y el nombre de los abogados.
b. Al lado izquierdo de los campos seleccionados se encuentran los recuadros que
indican el orden en el cual se ordenará el campo (ascendente o descendente). Sólo
es necesario hacer clic sobre uno de estos recuadros para cambiar de ascendente a
descendente o viceversa.
No es necesario que todos los campos seleccionados sigan el mismo orden, sino que
puede mezclarse de acuerdo a las necesidades.
7. La pantalla que se despliega a continuación es básicamente para la presentación del

informe; contiene parámetros tales como: distribución y orientación.
69
INFORMES
En donde:
a. Se escoge la orientación del papel, es decir, cómo saldrá impreso finalmente el

informe. Se permite tanto la orientación vertical y la horizontal, seleccionando
cualquiera de ellas. Por defecto se selecciona la vertical.
b. Permite especificar si se desea ajustar el ancho de los campos de forma que quepan
todos en una hoja. En esta opción sólo es necesario pulsar clic para seleccionar o
para cancelar la selección.
c. Se escoge como se quiere que aparezcan los datos en el informe. Cuando se
modifica la selección, el lado izquierdo de la pantalla ofrece una vista preliminar del
aspecto que tendría el informe (d). Existen seis opciones posibles: En pasos, Bloque,
Esquema 1, Esquema 2, Alinear a la izquierda 1 y alinear a la izquierda 2. Sólo es
posible seleccionar una de ellas para el nuevo informe.
d. Vista preliminar del informe resultante, que se utiliza para ver el resultado de las
opciones escogidas en esta pantalla.
e. Siguiente.
8. En la siguiente pantalla se selecciona el estilo que se aplicará al informe:
70
INFORMES
b
a
En donde:
a. Vista preliminar del estilo.

b. Escoge el estilo que se desea para el informe. Conforme se haga una selección, en el
lado izquierdo de la pantalla se mostrará una vista preliminar.
c. Siguiente. Pasa a la siguiente pantalla.
9. Por último, aparece una pantalla común a todos los objetos que conforman la base de
datos, la cual solicita el nombre del nuevo objeto para guardarlo e identificarlo.
71
INFORMES
b
c
En donde:
a. Nombre que se le asignará al informe. Con este nombre aparecerá representado

dentro de la ventana de la base de datos.
b. Ejecuta inmediatamente el informe. Con esta opción se guarda el informe e
inmediatamente después muestra el resultado de las opciones seleccionadas.
c. Entra en modo diseño de informe, es decir, después de guardar el informe lo abre
para que el usuario realice modificaciones, como pueden ser: mover campos, crear
etiquetas para títulos, etc.
d. Finalizar.
72
CONTROLES
VII
Controles
Como se ha venido mencionando, Access tiene controles pero, ¿qué son? y ¿para qué
sirven dentro de una base de datos? La respuesta es muy sencilla: sirven para incrementar
su funcionalidad. Se utilizan en los informes y en los formularios, permitiendo realizar
operaciones que van desde desplegar imágenes, pedir datos al usuario, ejecutar macros,
controlar eventos y algunas más complejas como los subformularios/subinformes vistos en el
Capítulo 4, entre otras. En este capítulo se explicarán las características de los controles en
general y se describirán los más comunes.
1 UBICACIÓN DE LOS CONTROLES
Se han visto ya algunos de los principales elementos de Access, y con ellos se ha venido
mencionando la existencia de controles, así como algunas operaciones que se pueden
realizar con los mismos: moverlos, cortarlos, etc., e incluso se ha visto el control
Subformulario/Subinforme, pero, ¿dónde están y cuáles son los controles?
Los controles aparecen exclusivamente cuando se entra en modo Diseño de formularios o

informes y se encuentran agrupados bajo la barra de herramientas llamada Cuadro de
herramientas. A continuación se muestra dicha barra:
Cada control tiene un nombre y realiza una función específica; la combinación entre los
distintos controles es la que da un amplio margen para la realización de funciones en los
informes y en los formularios.
73
CONTROLES
La siguiente tabla muestra el nombre de los controles que se ven en la figura y una
descripción de su función:
Control Descripción
a Asistente para controles Activa o desactiva el asistente para controles.
b Cuadro de texto Muestra datos tales como texto, resultados de
operaciones, etc.
c Botón de alternar Sirve para indicar si una opción es verdadera
o falsa.
d Casilla de verificación Igual que el anterior, solamente que el botón
es de forma diferente.
e Cuadro de lista Muestra una lista de valores de los cuales es
posible seleccionar sólo uno de ellos. No
permite que el usuario introduzca ningún
valor.
f Imagen Presenta una imagen carente de movimiento
en un formulario o informe.
g Marco de objeto dependiente Presenta una imagen o cualquier objeto OLE
almacenado en una tabla.
h Control ficha Crea un formulario con ficha de varias
páginas. Dicho de otra manera, dibuja una
carpeta similar a la ventana de la base de
datos, donde cada entrada contiene
información agrupada por un tema.
i Línea Crea una línea.
j Más controles Muestra una lista con otros controles
disponibles en Access.
k Seleccionar objetos Selecciona objetos.
l Etiqueta Crea un texto representativo, como un titulo,
anotaciones, etc.
m Grupo de opciones Crea un grupo de opciones que permiten una
única elección en caso de contener botones
de opción. Si contiene casillas de verificación,
permite elegir varias opciones.
n Botón de opción Indica si una situación es verdadera o falsa,
por ejemplo, si ha pagado o no.
o Cuadro combinado Muestra un conjunto de valores de los cuales
es posible seleccionar uno de ellos. Dichos
valores pueden venir de una tabla, de una
consulta o ser introducidos por el usuario. Por
ejemplo, desplegar para un campo provincia
todas las provincias españolas.
74
CONTROLES
Control Descripción
p Botón de comando Crea un botón que puede ejecutar macros
creadas por el usuario, así como funciones
preconstruidas de Access, tales como
operaciones sobre registros o instrucciones
de Visual Basic.
q Marco de objeto independiente Presenta un objeto OLE independiente, como
puede ser una hoja de cálculo de Excel.
r Salto de página Comienza una nueva pantalla en un
formulario, una nueva página en un informe o
una nueva página de un impreso.
s Subformulario/subinforme Sirve para presentar datos de más de una
tabla y/o consulta en un formulario o informe.
t Rectángulo Crea un efecto gráfico, como agrupamiento
de una serie de controles.
E1 Cuadro de herramientas es la principal fuente de recursos para añadir controles y objetos

a un informe o formulario. Para visualizar u ocultar dicho cuadro es necesario ir al menú Ver
y seleccionar Cuadro de herramientas.
75

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I. CONCEPTOS BÁSICOS ............................................................................................................. 4

1 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

¾ Creación de tablas para el almacenamiento y la manipulación de la información.

2.1 ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de

2.2 ¿Qué es información?

La información es un conjunto de datos con importancia para el individuo o la empresa, la

2.3 ¿Qué es una base de datos relacional?

2.4 Componentes de una B.D relacional

Filas o registros de una tabla

Columnas o atributos de una tabla

Definen las características o propiedades que representan.

Clave primaria de una tabla

Índice de una tabla

Relación entre tablas

Es la forma en que se relacionan 2 tablas. Las relaciones posibles son:

2.5 ¿Cómo se forman las bases de datos?

Bases de datos: es un conjunto de datos que se relacionan con un tema o propósito

RDBMS (Sistema de administración de bases de datos relacionales): es el software que

3 ELEMENTOS DE MICROSOFT ACCESS

Un registro es un conjunto de información acerca de la persona, cosa o evento que

Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una

Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos,

¾En la barra de herramientas Office, pulsar en el botón de Access.

¾Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

¾Ir al menú de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Access.

Cualquiera de las opciones anteriores conduce a la pantalla inicial de Access, en la cual se

Cuando se entra en la pantalla de Access, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y

A continuación se describen estos elementos:

Ventana de la base de datos. Es la ventana principal de Access, que aparece en el

Barra de herramientas. Son esencialmente botones, que proporcionan un método

2 ABRIR UNA BASE DE DATOS

1. Se elige una de estas tres posibilidades:

¾ En el menú Archivo, se elige Abrir base de datos.

2. Independientemente de la opción que se haya escogido, aparece el cuadro de diálogo

Aparecerá la ventana de la base de datos con la lista de objetos que contiene:

Al crear objetos, la ventana de la base de datos se incrementa; al moverse entre las

El segundo botón es Diseño, con el cual es posible efectuar cambios de especificaciones. En

3 CREAR UNA BASE DE DATOS

¾ En la ventana de inicio, se elige Asistente para bases de datos.

Con cualquiera de las opciones se despliega la imagen que aparece a continuación, en la

3.1 Guardar una nueva base de datos

4 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

Por ejemplo, cuando se va a diseñar un sistema de inventarios, se debe dilucidar la

1. Se deben especificar las tablas que se precisan para representar la información. En el

Después de esto se lleva el diseño a la práctica. En los siguientes capítulos se aprenderá la

1 CREAR UNA TABLA

Opciones para la creación de tablas

2.1 Diferentes tipos de datos

¾ Texto. Su configuración predeterminada es de 50 caracteres. Almacena textos, letras,

¾ Hipervínculo. Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada

3.1 Propiedad Tamaño del campo

El tipo de datos numérico y sus valores están relacionados de la siguiente forma:

3.2 Propiedad Formato

¾ Numérico general. Configuración predeterminada. Presenta el número tal como se

% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se agrega el signo

Si el campo es de tipo Fecha/hora, los distintos formatos son:

¾ Fecha general Configuración predeterminada; si el valor es sólo fecha, no se presenta la

Formatos tipos de datos Sí/No

¾ Sí/No. Configuración predeterminada.

Formato de tipos de datos texto y memo