2015

Asesores Documentales

LUIS HERMAN BETANCUR ÁLVAREZ

PROPUESTA PARA DAR INICIO A

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Decreto 2609 de 2012
Acuerdo AGN 004 De 2013
Y AJUSTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

Propuesta la propuesta se ejecuta en dos etapas la primera consiste en el inicio del Programa de Gestión
Documental, en la cual se encuentra la Elaboración De Tablas De Retención Documental, Asesoría En La
Organización De Archivos De Gestión, Montaje De Ventanilla Única –Método Manual- Así Como
Producción Documento Procedimientos De Regulación Documental, Con Miras A Dar Cumplimiento
Normatividad Del A.G.N.; la segunda parte consiste en darle aplicación a la ley 1443 de 2014 en lo
concerniente al SG-SST
 ASESORES DOCUMENTALES

ASPECTOS GENERALES DE UN
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PRESENTACIÓN

El Decreto 2609 de 2012, "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión
documental para todas las entidades del Estado"; respecto de la gestión de los documentos
dictamina en su artículo primero, el ámbito de aplicación, y reza que: “El presente Decreto
comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental,
distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se
creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos); de igual manera desarrollo a lo largo
de sus disposiciones todo lo concerniente al desarrollo de un Programa de gestión Documental y
establece en su artículo 8° Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión
documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos
archivísticos:

a. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD

b. La Tabla de Retención Documental-TRD
c. La Tabla de Valoración Documental - TVD
d. El Programa de Gestión Documental- PGD
e. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
f. El Inventario Documental
g. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
h. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
i. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las
unidades administrativas de la entidad
j. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “
ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley 594 de 2000,
sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h)
“Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la
Luis Herman Betancur Álvarez
luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de

administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que
establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.

No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico

en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los procesos y
actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se
constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo
automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con
el marco normativo.

Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de
Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos
estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión
documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y
tecnologías en los archivos.

Así las cosas en la implementación de las políticas de la Gestión Documental están enmarcadas en
el cumplimiento de la Ley General de Archivo y en la Tabla de Retención Documental, desde la
recepción y generación del documento hasta su conservación temporal ó permanente, a través del
manejo oportuno y eficiente del documento y de su información.

Las guías de operación para el desarrollo adecuado del proceso de Gestión Documental y la
prevención de los riesgos inherentes a él son:

Garantizar que la Gestión Documental cumpla con las normas establecidas para el manejo
documental.

Capacitar al personal sobre las normas archivísticas, los sistemas de información
Institucional y la Tabla de Retención Documental para lograr mejor manejo documental,
seguridad en el uso de la información y preservación del documento.

Acompañar a las dependencias en el manejo y organización de sus archivos de gestión.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

 OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma sistemática el Programa de Gestión Documental para orientar a las entidades y
hacer más eficiente su implantación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

♦ Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el

ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y
aplicables.

Dada la importancia de la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL como un elemento

indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán
elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las
etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 004 de 2013 derogatorio del Acuerdo
AGN 039 de 2002.

♦ Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo

General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

Dentro del cumplimiento de los anteriores ítems, se entregaran: un Reglamento General de Archivo
y un Manual de Implementación de las Tablas de Retención Documental; con los actos
administrativos respectivos.

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:
♦ Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia
de la administración.
♦ Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
♦ Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley
594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de
orden original.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

Puesto que para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por
la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.
A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental.

Constitución Política de Colombia.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales
de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 527 de 1999.
Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único
Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el
Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los
estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y
disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas
por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la
conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o
no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a
solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a
quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No.
21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”
Ley 962 de 2005 Ley anti trámites
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados
por la Dirección General de Impuesto Nacionales.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba
suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las
especificaciones técnicas que deban cumplirse.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrónica.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el
Decreto 4124/04 y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 2609 de 2012, hacia una gestión documental normalizada
Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel
en la administración pública
Circular externa 005 de 2012 AGN, recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización
y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
Acuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única Documental.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos
en Colombia.
Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas
tecnologías en los archivos públicos.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los

siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico):
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

PROPUESTA ACTUALIZACION Y/O AJUSTE PGD

Para poder dar inicio a la implementación del Programa de Gestión Documental se propone a la
entidad realizar por fases la aplicación de la normatividad referente a la aplicación de la misma, así:

I. FASE: Aplicación del Decreto 2609/12, emanado por el Gobierno Nacional y el Acuerdo
04 de 2013, producido por el Archivo General de la Nación.

1. ELABORACIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL1 VIGENCIA

2015; puesto que el CCD, es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de
todas las series y subseries documentales con su correspondiente codificación, conformado
a lo largo de historia institucional; permitiendo la clasificación y descripción archivística en
la conformación de las agrupaciones documentales.
2. ACTUALIZACIÓN, ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE LAS TABLAS DE
RETENCIÒN DOCUMENTAL, conforme a lo ordenado en el Acuerdo 004 de 2013,
emitido por el Archivo General de la Nación.
3. PROGRAMA PGD: En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el
PGD es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la
Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: al implementación y el
mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la
implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD
como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y es aprobado por
el Comité de Desarrollo Administrativo o Comité Interno de Archivo, esta armonizado con
los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando
alcance la cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia; como el
AGN no ha dictado otros procedimientos, se debe de aplicar lo estipulado en el artículo 21
de la Ley 594/00
4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD – PINAR-. Como un
instrumento para la planeación de la función archivística, se articula con los demás planes y
proyectos estratégicos previstos por la entidad
5. INVENTARIO DOCUMENTAL: Como instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
6. MODELO DE REQUISITOS PARA GESTION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS: El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos,
se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012; este es un instrumento
de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de
documentos electrónicos de las entidades

1
Para el CCD, de los Fondos Acumulados, se brindará asesoría y capacitación al empleado(a)
encargada del archivo central de la administración municipal.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

7. BANCOS TERMINOLOGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series,
subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras
terminológicas
8. LOS MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN
DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
ENTIDAD: Los mapas de procesos, son instrumentos establecidos en el artículo 8 del
Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística
de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás
instrumentos archivísticos.
Estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y
los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión
9. TABLAS DE CONTROL DE ACCESOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE
CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO
Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS: Instrumento para la
identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

TRD: Se elaboraran, actualizaran y/o ajustaran las Tablas de Retención Documental, TRD, y se
brindará asesoraría en la organización de los archivos de gestión. Como resultado de la misma se
entregara:

a. Tablas de Retención Documental.

b. Aplicativo de TRD, sobre el cual se capacitará a los encargados de la producción
documental, en la normatividad y leyes que rigen la materia.
c. Listado de series y subseries.
d. Formatos de Inventario documental.

ASESORIA EN LA ORGANIZACIÒN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÒN:

 Para alcanzar esta fase dentro de la primera etapa se realizará capacitación con los
funcionarios de la entidad, encargados tanto de la producción documental como de la
organización de los archivos de gestión o de oficina de la misma.
 De igual manera se explicará la foliación e indizaran de tomos.

Al término de esta fase se obtendrán los siguientes resultados:

a. Marcación de los archivadores de la entidad.

b. Conformación de expedientes debidamente identificados
Luis Herman Betancur Álvarez
luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

c. Proyecto de Reglamento del Comité Interno de Archivo la entidad.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos
públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios
para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995
Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de
90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

Se realizaran los siguientes procesos:

Luis Herman Betancur Álvarez
luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

ACTIVIDADES

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y

documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Se elaboraran y orientarán los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser
adoptados y adaptados por la entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales
de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas; entonces tendremos lo siguiente:
 Creación y diseño de documentos.
 Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto).
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

De igual forma se establecerán protocolos para la recepción de los documentos, radicación y

registro de los mismos; así como lo concerniente a su distribución. Hechos estos que quedaran
plasmados en documento de trámite y radicación de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

PINAR: Se enlazará con el plan Institucional de Capacitación 2015, de igual manera se hará el
enlace pertinente con el MECI.

INVENTARIO DOCUMENTAL: se brindará asesoría en el levantamiento del inventario

documental 2015; e igualmente se capacitará al empleado(a) de archivo para la aplicación del
mismo dentro del archivo central de la administración municipal.

MODELO DE REQUISITOS PARA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS:

Respecto de este ítem, la entidad dispone si asume o no respecto de lo dispuesto en el circular 02 de
2012 emanada por el AGN; de igual manera si da aplicación o no a la Guía No. 6 Cero papel en la
Administración Pública –Sistema de gestión de Documentos Electrónicos-

BANCOS TERMINOLOGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES:

Se entregará el banco de términos que permite la normalización de las series, subseries y tipos
documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas

LOS MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD: Los mapas de
procesos son los que se tienen en la entidad; los flujos documentales se refiere a la normatización de
Luis Herman Betancur Álvarez
luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

las entradas, salidas y capturas de documentos que se dejaran establecidas en documento para ser
aprobado por el Comité Interno de Archivo, así como el establecimiento de la Ventanilla Única
documental; dentro del flujo documental se precisará:
 Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las
comunicaciones oficiales que se reciben y despachan en la Administración Municipal.
 Instruir a los funcionarios de la Administración municipal, sobre los procedimientos en
cuanto al manejo de las comunicaciones oficiales.
 Normalizar los procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción y
distribución de los documentos de la institución.
 Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y adecuada utilización de la
información tramitada por medios electrónicos.
 Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de comunicaciones oficiales
Lo anterior quedará establecido en los Manuales de: Ventanilla Única Documental y Manual de
Estilo de la Administración Municipal.

TABLAS DE CONTROL DE ACCESOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y
SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS: este ítem va enlazado con el modelo de
requisitos para la gestión de los documentos electrónicos.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

SEGUNDA PARTE EJECUCIÓN PROPUESTA SG-SST

Respecto de esta fase de la propuesta el contratista en asocio con profesional en Salud Ocupacional
actualizará el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo con base en lo que dicta la norma al
respecto –ley 1072 de 2015- y se ejecutaran las siguientes actividades:

1. Elaborar un Diagnóstico inicial del SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO (Plan Básico Legal), para ver en que estado se encuentra la
Entidad con su ARL, de acuerdo con la legislación vigente establecida en el Sistema
General de Riesgos Laborales: Reglamento de Higiene y Seguridad y salud en el trabajo,
Comité Paritario de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO “COPASST” y/o Vigía
SST, SGSST (Diagnóstico de SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – Centros de
Trabajo y factores de riesgo laborales prioritarios – Conocimiento del Cliente: encuesta) –
(Circular 001 de 2004, de la Dirección Técnica de Riesgos Profesionales, del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social, artículo 340 del Código Sustantivo del Trabajo, Resolución
2013 de 1986 y Resolución 1016 de 1989).

2. Elaborar el documento de Diagnóstico de Condiciones de Trabajo o Panorama General de

Factores de Riesgo Ocupacional y/o matriz de riesgos, priorizado de acuerdo con la
metodología establecida en la Guía Técnica Colombiana GTC 45 del ICONTEC. Ultima
versión o la metodología que utiliza la ARL o la empresa (artículo 11 Resolución 1016 de
1989).

3. Asesoría para la elaboración y divulgación de la Política y los objetivos del SISTEMA DE

GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, de acuerdo con el decreto
1443 de 2014 y/o la metodología que utiliza la ARL o la empresa.

4. Elaboración del documento del SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO, de acuerdo con la metodología establecida en el decreto 1443 de 2014 o
la metodología que utiliza la ARL o la empresa,

5. Asesoría para el nombramiento, conformación del Comité Paritario de SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO “COPASST” y/o Vigía Ocupacional, donde aplique, de
acuerdo con lo establecido en el decreto 1443 de 2014 y la Resolución 2013 de 1986 y el
artículo 35 y 63 del Decreto Ley 1295 de 1994.

6. Asesoría para la elaboración y divulgación del Reglamento de Higiene y Seguridad

Industrial (Artículo 349 del Código Sustantivo del Trabajo, Circular 001 de 2004, del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social).
Luis Herman Betancur Álvarez
luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

7. Asesoría para la implementación documental que soporte EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO de la empresa de Aseo Regional del Norte

8. Capacitación, para todo el personal, fechas a determinar, sobre los temas de :

» Inducción al Sistema general de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST

» Identificación de peligros y reporte de incidentes y accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, red asistencial
» Capacitación en ciclo PHVA Planear, Hacer, Verificar, Actuar

TIEMPO DE ENTREGA: SESENTA DIAS CALENDARIO.

VALOR: la inversión de la entidad asciende a la suma de SIETE MILLONES DE PESOS MTE.

(7’000.000,00).

FORMA DE PAGO: A convenir entre las partes.

Atentamente;

LUIS HERMAN BETANCUR ALVAREZ

Administrador Público
TP 170-3468-T.

NOTA 1: No se incluye dentro de la propuesta la organización de los Fondos Acumulados, debido a los
costos que implicará para la Administración Municipal, costos que deberán ser planteados para presupuestos
de varias vigencias, o deben de elaborar proyecto por regalías y presentarlo, como tecnológico y cultural, en
el ramo de ciencia y tecnología.

NOTA 2: Frente al software documental que se requiere para la ventanilla única, y a fin de disminuir costos,
la administración municipal, puede consultar con la ORG ORFEO, que desarrollo software documental para
la superintendencia de servicios públicos, como software libre, la inversión de la administración sería la
capacitación de la persona encargada de alimentar el programa.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

HISTORIAL

 Elaboración PGD alcaldía Municipal de Aranzazu Caldas, en ejecución.

 Elaboración de Tablas de Retención Documental administración municipal de Salamina
Caldas
 Elaboración TRD municipio de Anserma Caldas
 Ajuste Tablas de Retención Documental y Asesoría Organización Archivos de Gestión
Administración Municipal de San José Departamento de Caldas.
 Asesoría aplicación TRD y TVD AQUAMANA E.S.P.
 Asesoría Aplicación TRD Alcaldía Municipal de Villamaría.
 Organización Fondos Acumulados Empresa Aquamaná E.S.P. de Villamaría
 Elaboración Tablas de Valoración Documental Aquamaná E.S.P.
 Asesoría Aplicación TRD Hospital San Antonio Villamaría Caldas
 Asesoría Aplicación TRD Hospital San Rafael Risaralda Caldas
 Elaboración TVD Alcaldía Municipal de Villamaría.
 Elaboración TRD Hospital San Antonio de Villamaría.
 Auditoria Documental en INFICALDAS
 Elaboración TRD de AQUAMANA
 Coordinación, organización, eliminación y transferencias documentales de las siguientes
dependencias de la Central Hidroeléctrica de Caldas en sus archivos de gestión y fondos
acumulados, en los años 2004-2005:
 División Planeación y sus diferentes Dependencias.
 División Comercialización.
 Atención Grandes Clientes.
 Gestión Información.
 Compra y Venta de Energía.
 Seccional Santa Rosa de Cabal.
 Elaboración TRD Municipio de Villamaría Caldas año 2005.

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00
 ASESORES DOCUMENTALES

FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS

DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Fuente Archivo General de la Nación PGD

Luis Herman Betancur Álvarez

luhebeal@hotmail.com
Tel. 316 234 01 00