Pasos para elaborar un cronograma

Con independencia de los métodos y herramientas seleccionadas para gestionar el tiempo, los pasos
que deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:
1. Recopilar la información clave para elaborar el cronograma. Lo primero que necesitas
es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y características que lo definen,
la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y
limitaciones que puedas encontrarte.
2. Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de
determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de
prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los
factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.
3. Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que
otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.
4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales, materiales como
económicos. No sólo necesitas conocer qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de
cada una de las actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que
tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y
poner en riesgo el proyecto.
5. Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el momento de
calcular el tiempo de duración.

Pasos para elaborar un cronograma

Con independencia de los métodos y herramientas seleccionadas para gestionar el tiempo, los pasos
que deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:
1. Recopilar la información clave para elaborar el cronograma. Lo primero que necesitas
es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y características que lo definen,
la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y
limitaciones que puedas encontrarte.
2. Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de
determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de
prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los
factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.
3. Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que
otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.
4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales, materiales como
económicos. No sólo necesitas conocer qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de
cada una de las actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que
tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y
poner en riesgo el proyecto.
5. Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el momento de
calcular el tiempo de duración.
 • Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de
una serie de actividades, según su naturaleza.
• Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma, debe ser revisado
constantemente y mejorado siempre que sea posible.

7 consejos para plantear objetivos

• Algunas personas se sienten frustradas cuando comprueban que no han sido capaces de
alcanzar sus objetivos, ya sea en pequeños hábitos cotidianos como en importantes
decisiones laborales. Muchos achacan esta "falta de éxito" a la mala suerte, a las
circunstancias, la presión o el entorno.
Sin embargo, está comprobado que en una buena parte de las ocasiones, la definición incorrecta
del objetivo que queremos alcanzar es precisamente el principal responsable de nuestro fracaso.
El modo en que formules los objetivos es casi tan importante como su contenido. Elegir las palabras
adecuadas será muy útil para de forma consciente o inconsciente a alcanzarlos con mayor facilidad.
En este sentido, definir nuestros objetivos desde una perspectiva positiva, estableciendo fechas
realistas, y hacerlo de una forma en que podamos medir fácilmente sus resultados, son sólo algunas
de las acciones que podemos emprenden para alcanzar nuestras metas.
Existen 7 claves que te ayudarán a plantear los objetivos de manera eficiente.
1. Sé positivo
El primer paso es formular nuestros objetivos en términos de acciones que queremos que ocurran.
Por ejemplo, ante un problema de tabaquismo, la clásica formulación "quiero dejar de fumar" es
incorrecta ya que el foco de acción está en un elemento negativo (fumar). Sin embargo este mismo
objetivo lo podemos replantear de la siguiente forma: "Quiero tener una vida más sana". Aquí la
acción se centra en un elemento positivo que puede conllevar, en este caso, al desarrollo de hábitos
saludables.
2. Fija fechas realistas
Hay que ser muy específico sobre la fecha en la que queremos completar una tarea un alcanzar un
objetivo, pero también hay que ser realistas. A lo mejor afirmar que queremos terminar un informe
en el que llevamos tiempo trabajando el "17 de agosto antes de 15 horas" puede parecer una
formulación ingenua, pero funciona. Aprender a manejar nuestra lista de tareas es uno de los
elementos que podemos incorporar a nuestro trabajo diario.
3. Formula los objetivos como si ya los hubiéses alcanzado
Aunque parezca mentira, la visión optimista de algo terminado nos impulsa a conseguirlo con más
energía y entusiasmo que una acción lejana para la que nos tenemos que preparar.
En este punto un objetivo formulado en términos como "El 8 de julio he corrido una maratón y ha
sido un éxito porque he quedado entre los 100 primeros" tiene mucha más fuerza que "El 8 de julio
tengo que correr una maratón".
4. Sé lo más específico posible
Resulta muy conveniente ser lo más específico posible a la hora de trasladar al papel lo que
queremos conseguir. Cuanto más específicos seamos, mayor será nuestra capacidad para focalizar lo
que tenemos que hacer para conseguirlo. "Ser capaz de escribir 40 artículos" parece un objetivo al
que poco podemos reprochar, pero sería mucho mejor decir "Ser capaz de escribir 40 artículos
durante el mes de marzo, 10 a la semana, (3 los lunes, 2 de martes a jueves y 1 los viernes)".
5. Redacta objetivos comprobables
La mejor forma de saber si hemos logrado lo que nos proponemos es formular nuestro objetivo en
términos medibles. Un objetivo del tipo "quiero ser mejor líder" resulta de difícil comprobación. En
cambio "Voy a realizar una evaluación del desempeño de mis empleados el 14 de septiembre"
parece un objetivo no solo concreto sino fácil de comprobar.
6. Independencia
Nuestros objetivos deben de basarse exclusivamente en lo que podamos hacer de forma individual
para conseguirlos. No podemos formular deseos en términos de lo que tienen que hacer otras
personas, o si éstos implican la acción de terceras partes que condicionan el objetivo principal.
7. Demuestra convicción
Evitemos las palabras que expresan dudas. Palabras como "quizás" "a lo mejor" "esperanza" son
negativas a la hora de alcanzar nuestros deseos. Expresan la idea de posibilidad, y siempre que
existe una posibilidad, podemos fracasar. Sin embargo oraciones en imperativo en las que abundan
términos que expresan seguridad y confianza reafirman nuestra actitud psicológica hacia aquello
que queremos alcanzar.
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