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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Revisión 13-03-2008

SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Fecha de

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INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS Versión 1
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION

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LA
OBJETIVOS Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y
desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y

RO
aplicación de las tablas de retención documental.
Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión
al archivo central y el manejo de las transferencias en este último.
Determinar las actividades para la eliminación de documentos.
ALCANCE Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo
central y/o su eliminación.

NT
1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas
CO
dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención
Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Esos tipos de archivos son:

Archivo de gestión
Archivo central
NO

Archivo histórico

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con

sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
IA

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?

P

La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que

corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de
CO

épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica

para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.
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LA
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se
encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación

RO
(AGN).

4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental

NT
como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”
CO
La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.”

5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL
NO

Información que aparece en la tabla de retención:

Dependencia Productora:

Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención

documental.
IA

Código Dependencia Productora:

Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro

del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la
P

Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el

Grupo de Archivo Central.
CO

Código de Serie y Subserie:

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LA
Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención
documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden
a una mnemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación

RO
archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin
introducirles ninguna modificación.

Series y Tipos Documentales:

En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en

NT
ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que
corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de
acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir.

Ejemplos:
CO
SERIE: DERECHOS DE PETICION

TIPOS DOCUMENTALES - SOLICITUD

- RESPUESTA
- ANEXOS

RETENCION DOCUMENTAL
NO

Esta columna se divide en dos columnas menores:

ARCHIVO GESTION y ARCHIVO CENTRAL

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie

IA

Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al

número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo.

Ejemplo:
P

DEPENDENCIA PRODUCTORA : XXXXXXXXX

CO
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LA
CÓDIGO RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN

RO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL
SUB ARCHIVO ARCHIVO
SERIE
SERIE GESTIÓN CENTRAL CT S M E
37 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X

- Solicitud
- Respuesta

NT
- Anexos

Figura 1 : Períodos de retención

En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE

CO
PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO
CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse
en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante
dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la
transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en
la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición
por un lapso de tres (3) años.
NO

6. DISPOSICION FINAL

La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental,
una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas
anteriores.
IA

Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina

DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de
las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente:
P

CT = CONSERVACION TOTAL
S = SELECCIONAR
CO

M = MICROFILMAR
E = ELIMINAR
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LA
Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas
marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental.

RO
CT = CONSERVACION TOTAL

La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no

puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico
de la institución.

S = SELECCIONAR
NT
Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período
de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse
CO
a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente
establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la
historia.

Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las
tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los
documentos.
NO

M = MICROFILMAR

A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han

desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de
documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada.

Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición final
IA

de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso
antes de aplicar cualquiera otra acción indicada.

E = ELIMINAR
P

Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo
de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su
CO

eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se

mencionarán más adelante.
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LA
7. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002

RO
El formato se utiliza para relacionar:

7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de
gestión al archivo central.
7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al

NT
archivo histórico.
7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CO
Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la
remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes”.

Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión

y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo
NO

entre el archivo central y el archivo histórico.

Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el

archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El
tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el
trámite, es decir, la fecha de la última actuación.
IA

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:

8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que

P

es pertinente preparar la transferencia.

8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe
asegurarse que:
CO

- Los documentos estén organizados cronológicamente o de

acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental.
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- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios.
- Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos
- El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax,

RO
debe ser fotocopiado en papel bond de 70 gr.
- Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de
tinta negra en la parte superior derecha. (Si viene una foliatura en
color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el
número y volver a foliar con tinta negra).
- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que

NT
coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.
- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2
y que incluye la siguiente información:
- Nombre de la dependencia
- Código de la dependencia
CO
- Serie
- Subserie
- Carpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. caja
- Año
NO

12 x 8 cm.
IA

ROTULO
P

CARPETA
CO

Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA

EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA
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LA
(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

RO
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA 0

NT
SERIE

SUB SERIE

CARPETA
CO
No. FOLIOS

No. CARPETA

No. CAJA
NO

AÑO

- Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de

conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos
presentados en dicho formato, como son:
IA

-Localización
-Unidad de conservación
-Serie
P

-Subserie
-Identificación de la unidad de almacenamiento
CO

-Fechas extremas (inicio y finalización del proceso)

-Número de folios
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LA
-Soporte
-Frecuencia de consulta
-Observaciones.

RO
- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el
Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según
lo coordinado por el jefe y el responsable del archivo.
- Elaborar el acta de transferencia al archivo central
- Entregar al archivo central

NT
- Revisión de la transferencia por parte del archivo central
- Legalización o validación de la transferencia

9. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

CO
La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de
identificación, valoración y localización de los documentos:

- Código de la dependencia
- Nombre de la dependencia
- Código de la serie documental
NO

- Nombre de la serie documental

- Nombre o número de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja
- Fecha final de conservación
- Disposición final
IA

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se

archiva.

El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que

P

las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden

numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo
hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.
CO
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LA
En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo en orden numérico ascendente.

RO
10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los
generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus

NT
funciones.”

De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia

son aquellos que no aparecen en su TRD.
CO
Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han

cumplido su ciclo de vida útil. (5 años)
10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie
documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y
debe eliminarse.
10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie
NO

documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y

debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación,

previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir
los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato
debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor público que lo ha
IA

elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo

de la PGN.

Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central,

P

quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD.

El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo

CO

de la PGN, el cual toma la decisión correspondiente en cada caso. Las

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LA
aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de
Archivo y se comunicarán a cada dependencia.

RO
La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste el número de
acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de
inventario preparados para el efecto.

Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos
deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser

NT
supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno
designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de
la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia.

En la sede central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación

CO
radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTORICOS

Por mandato de las normas legales, las primeras Tablas de Retención

Documental, TRD, para la Procuraduría General de la Nación se elaboraron en el
NO

año de 1999 y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante
resolución del Procurador General de la Nación, que se mencionará más adelante,
entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2000.

Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica de la PGN

establecida por la Ley 201 de 1995.
IA

La expedición del Decreto 262 del 22 de febrero de 2000, el cual modificó la

estructura institucional y las funciones de las dependencias, dejó sin bases la
aplicación de las TRD que habían sido aprobadas con anterioridad.
P

Dentro del proyecto de modernización de la Procuraduría General de la Nación se

incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se contrató una
consultoría externa para actualizar las TRD y para elaborar las Tablas de
CO

Valoración Documental.
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LA
Esta consultoría externa entregó su trabajo a mediados del año 2007 cuyos
productos fueron formalmente presentados al Comité de Archivo de la PGN el cual
les dio su aprobación y decidió presentarlos al Procurador General de la Nación

RO
para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución 093 de
2008.

12. ANTECEDENTES LEGALES.

NT
A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley
4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde
1989.

La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus

CO
funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo
Nacional de Colombia.

La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos,
establece lo siguiente en algunos de sus artículos:

Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
NO

Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
IA

Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el
de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
P

Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo
total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
CO

Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
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LA
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite

RO
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.

NT
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
CO
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.

Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública

elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
NO

Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, La PGN llevó a cabo
los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las
primeras TRD fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante el
Acuerdo No. 10 del 23 de julio de 1999.

Teniendo como base la anterior aprobación, el Procurador General de la Nación

expidió la Resolución No. 264 del 13 de julio de 2000 que institucionalizó por
IA

primera vez unas TRD para la PGN.

Dentro del Proyecto de modernización de la entidad, como se dijo anteriormente,

se contrató una consultoría externa que actualizó las Tablas de Retención
P

Documental para ajustarlas al Decreto 262 de 2000.

Estas nuevas tablas no requerían la aprobación del Archivo General de la Nación.

CO

Solamente la aprobación por parte del Comité de Archivo y la institucionalización

por parte del representante legal de la institución.
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LA
En consecuencia, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución No.
093 del 06 de marzo de 2008.

RO
ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO

AGN = Archivo General de la Nación

PGN = Procuraduría General de la Nación

NT
TRD = Tablas de Retención Documental
TVD = Tablas de Valoración Documental

BIBLIOGRAFIA
CO
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
Resolución No. 093 de 2008 / Procuraduría General de la Nación
Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación
Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación
NO
IA
P
CO