Los tres objetivos de toda presentación

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía
animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible
en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar
un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no
había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya
había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de
seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos
en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la
audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros
mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro
tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una
presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos
para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para
proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última
presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud
de respuestas:

Convencer a adversarios

Persuadir a inversores

Informar a usuarios

Explicar a compañeros

Compartir con colegas

Vender a clientes

Impresionar a jefes

Inspirar a jóvenes estudiantes

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te
animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los
anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el
mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres

objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial,
financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la
audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos
tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos
en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas
del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con
esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo.
Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está
destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación
resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la
jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular.
Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el
tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué
puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil
ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los
hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es
que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última
transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas,
cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El
conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a
conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

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Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y
conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que
es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del
material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con
anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y
mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por
mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la
charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de
conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de
importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y
organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de
detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las
transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla
al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba
transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón,
arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe
un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la
audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una
presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las
neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan
los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a
la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog
se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de
presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas:
¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden
y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las
herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.