PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CODIGO: TH-Pr16

PROCEDIMIENTO REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
SENADO DE LA REPÚBLICA
2016-10-27

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la identificación, actualización, comunicación, cumplimiento

y seguimiento de los requisitos legales del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo (SG SST) y de otra índole, aplicables para el desarrollo de las actividades de la
Entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades que tengan incidencia
directa con los requisitos legales aplicables al SG SST, este incluye los requerimientos
legales y de otra índole desde la identificación, análisis, comunicación, registro y evaluación
de forma periódica de la legislación en Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

 Decreto: Es un acto administrativo el cual es expedido en la mayoría de ocasiones

para situaciones de urgente necesidad es por el poder ejecutivo y, generalmente,
posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes. (universidad ICESI)

 Decreto Ley: el Decreto-ley es una disposición legislativa provisional dictada por el

Gobierno en caso de “extraordinaria y urgente necesidad” (artículo 86.1 de la
Constitución).

 Evidencia: muestra en donde se puede verificar que el requisito se cumple.

(OHSAS 18.001).

 Instituciones reguladoras: instituciones encargadas de generar las normativas y

disposiciones que deben cumplir las empresas para cumplir con su objeto social.

 Instituciones fiscalizadoras: Instituciones encargadas de verificar el cumplimiento

de dichas normativas por parte de las empresas.

 Legislación: conjunto de leyes por la que se rige una materia. (enciclopedia jurídica)

 Legislación Colombiana en SST: conjunto de normas jurídicas de general

aplicación, que regulan las conductas humanas en cuanto inciden sobre la Salud
Ocupacional o alguno de sus elementos y que son de obligatorio cumplimiento.

 Matriz Legal: es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa

acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los
cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, el cual deberá actualizarse

ELABORO REVISO APROBO

Nombre: M. Elías, M. Orozco - Mary Alexandra Nombre: Yury Heltmhur García T. - Margarita
Nombre: Grupo Evaluador SGC
Rodríguez Gutiérrez
Cargo: Contratistas – Profesional Universitario Cargo: Jefe División Recursos Humanos – Jefe
No Acta y Fecha: 052 del 27 de octubre de 2016
DPS Sección de Bienestar y Urgencia Medica
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en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables (Decreto 1072de

2015).

 Norma: documento establecido por consenso y aprobado por un organismo

reconocido, que proporciona, para un uso común y repetido, reglas, directrices o
características para actividades o sus resultados, con el fin de conseguir un grado
óptimo de orden en un contexto dado. (ISO 9000)

 Otros Requisitos: acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso

voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones,
entidades, empresas y organizaciones.

 Parte interesada: persona que debe enterarse del requisito y que tiene alguna
responsabilidad o interés en el mismo (OHSAS 18.001).

 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas. (Decreto 1072 de 2015).

 Requisito Normativo: requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una

norma vigente y que aplica a las actividades de la organización. (Decreto 1072 de
2015).

 Resolución: esta puede ser creada por un tribunal o jefe de un servicio, tiene un
carácter general, obligatorio y permanente. Esta sirve para reforzar las leyes en el
sentido que se dictan para que se cumplan lo establecido en las leyes. (universidad
ICESI)

 Seguridad y Salud en el Trabajo – SST: es la disciplina que trata de la prevención

de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar
las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que
conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los
trabajadores en todas las ocupaciones (Decreto 1072 de 2015).

 Sentencia: resolución judicial que decide definitivamente la causa en cualquier

instancia o recurso (Enciclopedia jurídica)

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste en

el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que
incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la
auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y
controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo
(Decreto 1072 de 2015).

4. RESPONSABLES

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Responsable del procedimiento: Jefe Sección de Bienestar y Urgencia Médica, es

responsable de: a) identificar la normatividad nacional vigente en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe
actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la Entidad;
b) verificar que el SG SST cumpla los requisitos legales y de otra índole; c) analizar,
interpretar e Informar a las partes interesadas (División de Recursos Humanos, COPASST,
Comité de Convivencia Laboral, Brigada de Emergencia, etc.) los nuevos requisitos
cuando sea necesario. (en caso de que se requiera mayor claridad sobre el análisis de los
requisitos identificados, se consultará a un abogado para su respectiva interpretación); d)
seguimiento y evaluación de la puesta en marcha de los cambios legales identificados; e),
mantener actualizada la Matriz de Requisitos Legales y de Otra índole, conforme a las
disposiciones que surjan, necesarias para el funcionamiento de la entidad; f) definir plan de
acción para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y establecer los
mecanismos requeridos para su ejecución.

Director(a) General: es responsable de: a) garantizar la protección de la seguridad y la

salud de los funcionarios acorde con lo establecido en la normatividad, b) conocer y hacer
cumplir las responsabilidades legales en asuntos de SST aplicables a la entidad, c) emitir
las comunicaciones internas a las partes interesadas de la entidad, cuando sea necesario.

Funcionario: es responsable de a) conocer y cumplir los requisitos relevantes en materia

de Seguridad y Salud en el Trabajo- SST, b) participar en las actividades de promoción y
prevención programadas por la entidad.

Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST): es responsable de: a)

vigilar y verificar que el SG SST, cumpla con los requisitos legales y de otra índole
adoptados por la entidad.

5. CONDICIONES GENERALES

 El desarrollo de este procedimiento se efectúa con la asesoría y colaboración de la

administradora de riesgos laborales con que cuenta la entidad.

 Las fuentes de actualización de los requisitos legales entre otras son: Ministerio de
Trabajo, Ministerio de Salud y Protección Social, páginas Web de otros ministerios,
Consejo Colombiano de Seguridad, División Jurídica Senado de la Republica, entre
otras.

 Los requisitos legales aplicables a la entidad se determinan según los procesos, las
actividades, servicios y riesgos que el Senado de la Republica desarrolla. Cada vez
que ocurra un cambio en la normatividad sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y
otros requisitos, se realizará la respectiva modificación en la matriz de requisitos
legales, esta revisión se hará cada tres meses para identificar qué normatividad se
han modificado, emitido o derogado.

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 Los Jefes de cada dependencia de la Entidad, son responsables de establecer las

acciones necesarias, para lograr el cumplimiento de los requisitos legales,
normativos y otros requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo aplicable
en su área.

 La matriz de requisitos legales aplicables, se debe mantener actualizada con base

a los cambios en la legislación, normatividad o ante nuevos requisitos legales
aplicables o de otra índole a los cuales la entidad se suscriba de manera voluntaria
o por obligación. La revisión de los cambios en la normatividad, se realizará de
manera trimestral.

 La matriz de requisitos legales y de otra índole, también podrá ser modificada en

caso de que existan cambios o modificaciones en su alcance, entendiéndose como
cambios: la incorporación de nuevas actividades o procesos en la entidad; la
ampliación o modificación de las instalaciones o centros de trabajo; la identificación
de nuevos peligros y su evaluación de riesgo.

 Todos los cambios y actualizaciones deberán ser comunicados a la entidad, a través

de los medios de comunicación establecidos previamente para ello. Se emitirá una
comunicación escrita por medio del correo electrónico de los nuevos requisitos
legales identificados y actualizaciones a las personas interesadas.

 Se deberá mantener el registro correspondiente de la verificación y evaluación del

cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Responsable
No. Descripción de la Actividad Registros
o Rol

CONSULTAR E IDENTIFICAR LOS

REQUISITOS LEGALES Y OTROS.

Se revisan trimestralmente los mecanismos de

Funcionario o
acceso para la información referente a la
contratista
actualización del marco legal en SST.
Sección
1 N.A
Bienestar y
La identificación y acceso se realizará por medio
Urgencia
de la consulta de las fuentes mencionadas para la
Medica
identificación de requisitos, con el propósito de
cotejar si existen nuevas disposiciones en SST, se
encuentran vigentes o se han derogado los
requisitos ya identificados.

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Responsable
No. Descripción de la Actividad Registros
o Rol
De encontrarse un nuevo requisito en las fuentes
consultadas, se obtiene el texto de la norma
respectiva.

REALIZAR INTERPRETACIÓN DEL

REQUISITO Y ANÁLISIS DE LA
APLICABILIDAD
Funcionario
Para las normas que apliquen en SST, se contratista
obtendrán y serán analizadas, con el fin de Sección de
2 N.A
determinar su vigencia, aplicabilidad en las Bienestar y
actividades desarrollas por el Senado de la Urgencias
República. Para ello, se identifican los artículos, Médicas
parágrafos, numerales, etc, que son aplicables a
los procesos y al desempeño en SST.

CLASIFICAR Y ACTUALIZAR MATRIZ DE

REQUISITOS

Determinada la aplicabilidad de las exigencias

normativas, se actualiza la matriz de requisitos
legales y de otra índole, esta actualización
consiste en adicionar o modificar el requisito
aplicable en la matriz, de acuerdo con los cambios
Funcionario TH-Fr59 matriz
que surjan en la norma identificada.
contratista de requisitos
Sección de legales y de otra
3 El diligenciamiento de la matriz de requisitos
Bienestar y índole y
legales inicia indicando la Norma, Ley, Decreto,
Urgencias GC-Fr04 Acta
Resolución, Circular o fundamento legal aplicable,
Médicas de reunión
posteriormente se anotarán los artículos,
parágrafos aplicables, así como su descripción y
el área o procesos a quienes aplica. Se deberá
anotar así mismo, el mecanismo mediante el cual
se da cumplimiento al requisito legal, la
periodicidad de cumplimiento y el área o proceso
responsable de contar con dicho mecanismo.

DIVULGAR ACTUALIZACIÓN MATRIZ DE

REQUISITOS LEGALES Funcionario
TH-Fr59 matriz
contratista
de requisitos
Posterior a los análisis de cada norma consultada Sección de
4 legales y de otra
y actualizada la matriz, se remite ésta a las partes Bienestar y
índole
involucradas en el cumplimiento de los requisitos. Urgencias
Comunicación
Médicas

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Responsable
No. Descripción de la Actividad Registros
o Rol
Las áreas o procesos que se vean afectados con
las nuevas obligaciones en SST o sean
responsables de su aplicación directa, serán
informadas del nuevo requisito.

Los requisitos legales en SST que sean aplicables

a las actividades de la entidad, realizadas por
contratistas o proveedores de servicios, serán
comunicados a estos, de manera que se pueda
garantizar que ellos conozcan las exigencias de la
entidad, esto se hará mediante comunicado al
supervisor del contrato y responsable de dichas
actividades.

Nota: las actualizaciones serán comunicadas a la

Oficina Coordinadora del Control Interno, con el
fin de que, en sus seguimientos y evaluaciones,
verifiquen su cumplimiento.

CUMPLIR CON LOS REQUISITOS

Funcionario
contratista
Los responsables arriba mencionados, deberán
Sección de
revisar el contenido de los requisitos aplicables,
5 Bienestar y
así como las implicaciones que estos conllevan.
Urgencia
Posterior a esta actividad, establecerán las
Médicas
acciones y medios con los cuales se dará
Jefes de área
cumplimiento a dichos requisitos.

GC-Fr04 Actas
REALIZAR SEGUIMIENTO Y VERIFICACION
de reunión,
AL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
Comunicaciones
(cuando
Una vez que los requisitos legales aplicables han
aplique),
sido analizados y se han establecido los Funcionarios
TH-Fr24 matriz
mecanismos y medios para su cumplimiento, de contratista
de identificación
manera trimestral, se deberá evaluar el grado y Sección de
6 de peligros,
nivel de cumplimiento de los mismos. Bienestar y
evaluación,
Urgencias
valoración de
En caso de identificar que no se estén cumpliendo Médicas
los riesgos
los requisitos legales, es necesario llevar a cabo
Informe de
acciones correctivas, que permitan dar cabal
seguimiento
cumplimiento a los requisitos legales aplicables en
trimestral
seguridad y salud en el trabajo.

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Responsable
No. Descripción de la Actividad Registros
o Rol
EVALUAR EL CUMPLIMENTO DE LOS
REQUISITOS LEGALES APLICABLES Director (a)
General TH-Fr59 matriz
La evaluación del cumplimiento legal, se realizará Jefe Sección de requisitos
7
mediante la Revisión por la Dirección, una vez Bienestar y legales y de otra
ejecutado el seguimiento y verificación por parte Urgencia índole
de la jefatura de Bienestar y Urgencia Médica. Médica.

7. PUNTOS DE CONTROL
 TH-Fr59 matriz de requisitos legales y de otra índole
 Informe de seguimiento trimestral

8. BASE LEGAL

 Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo
 Ley 1562 de 2012, por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional

9. ANEXOS
 Anexo No.1 Flujograma

10. FORMATOS
 TH-Fr59 Matriz de Requisitos legales y de otra índole.

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA

Creación del documento, dando aplicabilidad y
01 cumplimiento a lo establecido en el decreto 1072 de 2016-10-27
2015.

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Anexo 1. Flujograma

Inicio

Consultar e
identificar los
requisitos legales y
otros

Realizar
interpretación del
requisito y análisis
de la aplicabilidad

Realizar
Divulgar Evaluar el
Clasificar y seguimiento y
actualización de la Cumplir con los cumplimiento de los
actualizar matriz de verificación al
matriz de requisitos requisitos requisitos legales
requisitos cumplimiento de los
legales aplicables
requisitos

Fin
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA

Actividades

Documentos relacionados

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