Proyectos Seis Sigma

Administrador de
Proyectos Seis Sigma

Bizagi Suite
Copyright © 2014 | Bizagi

Seis Sigma | 1
Table of Contents
Administrador de Proyectos Seis Sigma ..................................................................................... 3
Elementos del proceso .................................................................................................................10
Cuadro del Proyecto ...........................................................................................................10
¿El Proyecto es Válido?.......................................................................................................13
Siguiente Fase ........................................................................................................................13
Definir .........................................................................................................................................13
Medir.......................................................................................................................................... 14
Analizar ..................................................................................................................................... 14
Mejorar.......................................................................................................................................15
Controlar ...................................................................................................................................15
Modificar Proyecto ................................................................................................................15
¿El Proyecto Puede Continuar? ........................................................................................17
Cancelar Proyecto ..................................................................................................................18
¿Proyecto Terminado? ........................................................................................................19
Actas............................................................................................................................................19
Fase .......................................................................................................................................................... 20
Elementos del proceso ................................................................................................................ 20
Detallar Fase .......................................................................................................................... 20
Crear Entregable ................................................................................................................... 22
Finalizar Fase ........................................................................................................................... 23
Crear Entregable................................................................................................................................. 25
Copyright © 2014 | Bizagi Confidential

Seis Sigma | 2
Elementos del proceso ................................................................................................................ 25
Crear Entregable ................................................................................................................... 25
Aprobar Entregable.............................................................................................................. 27
¿Entregable Aprobado?...................................................................................................... 29
¿Se require otra Aprobación? .......................................................................................... 29
Finalizar Entregable .............................................................................................................. 29
Participantes ..........................................................................................................................................31

Seis Sigma | 3
Administrador de Proyectos Seis Sigma

Versión: 1.0
Autor: Bizagi Modeler.
Descripción
Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus
procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento
en la metodología Seis Sigma.
Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de
variación y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora
para el negocio. Una compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una
compañía que pone la satisfacción de sus clientes primero.
Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas
en inglés: Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
 La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el

alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma.
 La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso.
 En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas
de los problemas y/o de los defectos.
 La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.

Seis Sigma | 4
 La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control

del proceso para evitar que las mejoras sean temporales.
Aunque la metodología Seis Sigma puede mejorar de buena forma los procesos
todavía requiere bastante trabajo manual, además generalmente los miembros del
equipo presentan sus resultados en una forma improductiva y poco eficiente.
Con el proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma, las compañías pueden

realizar sus proyectos de forma más eficiente. Administrador de Proyectos Seis
Sigma guía de manera fácil a todos los miembros del equipo a través del ciclo
DMAIC, reduce el tiempo de asignación de las tareas asociadas a cada fase,
asignando las actividades a las personas correctas en el momento indicado.
Adicionalmente el proceso ayuda a compilar la información resultante de cada
etapa de tal manera que se pueda acceder a ella de manera rápida y en cualquier
momento del proceso a través de las formas de resumen.
Objetivos
 Contener toda la información en del proyecto.
 Sugerir herramientas para cada etapa del ciclo DMAIC
 Asignar a cada uno de los miembros las tareas del proyecto
 Aprobar o solicitar modificaciones en cada uno de los entregables del

proyecto.
 Dar acceso a toda la información del proyecto en todo momento y a todos

los involucrados.
Alcance
El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma fue diseñado para implementar

y controlar un proyecto de Seis Sigma. El proceso ayuda a cumplir los objetivos del
proyecto minimizando el esfuerzo y los recursos.
Adicionalmente Administrador de Proyectos Seis Sigma solicita toda la información

necesaria en cada una de las etapas del ciclo DMAIC.
Duración
Depende del Proyecto a Ejecutar

Seis Sigma | 5
Formas globales
1. Nombre: Forma Global
Descripción: Forma Global
Prototipo:
Formas de resumen
1. Nombre: PhaseSummaryForm
Descripción: Forma de resumen del sub proceso Fase
Prototipo:

Seis Sigma | 6
2. Nombre: DeliverableSummaryForm
Descripción: Forma de resumen sub proceso Crear entregable
Prototipo:
Formas de consulta
1. Nombre: Dash Board
Descripción: Forma de consulta del proceso
Prototipo:

Seis Sigma | 7
Pestañas
1. Nombre: Historia del Proyecto
Descripción: Muestra la historia del proyecto, es posible acceder a los

resultados parciales.
Prototipo:
2. Nombre: Historia de los Comentarios
Descripción: Se muestran los comentarios realizados a través del proceso
Prototipo:

Seis Sigma | 8
3. Nombre: Fase
Descripción: Información sobre una fase
Prototipo:

Seis Sigma | 9
4. Nombre: Cuadro de proyecto
Descripción: Información del Cuadro del Proyecto
Prototipo:

Seis Sigma | 10
Elementos del proceso
Cuadro del Proyecto

Descripción
El Administrador de Proyectos Seis Sigma comienza con la actividad Cuadro del

Proyecto. Esta es realizada por el patrocinador del proyecto. El patrocinador es la
persona dueña del proceso o la persona que tiene la autoridad para asignar
recursos para la elaboración del proyecto.
El Cuadro del Proyecto debe ser realizado para cada proyecto, en él se debe incluir
la justificación, los objetivos en alcance y los logros que se desean obtener con la
elaboración del proyecto.
Ejecutantes
Patrocinador
Asignaciones
Condición Descripción
Creador del Caso El creado del caso debe ser el

patrocinador del proyecto.
Notificar asignación
Si
Formas
Nombre: frm_Project_Charter
Descripción: Forma principal de la actividad

Seis Sigma | 11
Prototipo:

Seis Sigma | 12
1. Nombre: Add Team Member
Descripción: Forma de Adición de miembros del equipo Seis Sigma
Prototipo:
Comportamientos de las formas
Descripción
La forma tiene una validación sobre una grilla, es necesario ingresar al menos un
miembro al equipo de Seis Sigma.
Acciones
Tipo Descripción
Al Salir Establecer Definir como la primera fase

a ser ejecutada.
Establecer la fecha real en la cual

empieza la fase.
Validar que la fecha final del proyecto

sea mayor que la fecha inicial.
Validar que las fechas iniciales de cada

etapa sean mayores a las fechas finales.
Duración
1 día.

Seis Sigma | 13
¿El Proyecto es Válido?

Descripción
Si el equipo formado para realizar el proyecto en común acuerdo con el Cinturón

Negro del proyecto consideran que el proyecto no es un proyecto Seis Sigma, el
proyecto se debe cancelar.
Condiciones de la Compuerta
 No: Si el proyecto no es válido, el proceso debe continuar en la actividad

Cancelar Proyecto
 Si: Si el proyecto es un proyecto Seis Sigma valido, el proceso empieza la

primera fase del ciclo DMAIC, Definir.
Siguiente Fase
Descripción
La compuerta valida si el proyecto puede continuar a la siguiente fase o si se

requiere realizar algún cambio.
 Cambios en el proyecto : Si el proyecto requiere realizar cambios, el proceso

continua en la actividad Modificar Proyecto, la cual es ejecutada por el
Cinturón Negro del proyecto
 Flujo: Si la última fase fue terminada de manera exitosa, el proyecto puede

terminar.
Definir
Descripción
La primera fase del proyecto es Definir, en ella el equipo del proyecto debe describir
el estado actual del proceso, logrando responder a la pregunta ¿Qué está mal
actualmente?
El Administrador de Proyectos Seis Sigma de Bizagi apoya al equipo de distintas

maneras. El proceso indica los entregables más usados para el desarrollo de la fase

Seis Sigma | 14
Definir, reduce el tiempo de aprobación de ellos ya que el proceso facilita el flujo

de información entre los miembros del equipo.
Adicionalmente los resultados de todos los entregables son presentados a través

de las formas de resumen de tal forma que cualquier miembro del equipo pueda
acceder a ellos rápidamente.
Ejecutantes
Cinturón Negro
Medir
Descripción
La segunda fase es Medir. En esta etapa el equipo del proyecto debe especificar el
punto de partida del proyecto. Es muy importante que el equipo especifique la
información necesaria y la forma de recolección de ella.
El administrador de proyectos sugiere varias herramientas para ayudar a

contextualizar al equipo con el problema, con ellas se determina la forma como el
proceso está funcionando, cual es el impacto en el cliente la variación que tiene el
proceso e inclusive se ayuda a visualizar las causas de los problemas.
Analizar
Descripción
En la tercera fase, el quipo identifica y valida las causas de los problemas.
El Administrador de Proyectos es consiente que el equipo del proyecto debe

centrarse en dos cosas:
 Análisis de la información
 Análisis del proceso.
Por esta razón el Administrador propone entregables como “Capacidad del

proceso” y “Diagrama Causa y Efecto” para el análisis del proceso.
Para el análisis de la información se recomienda usar algunas herramientas

estadísticas como Diseño de experimentos, Análisis de Regresión y Correlación.

Seis Sigma | 15
Mejorar
Descripción
En las fases anteriores el equipo del Proyecto Seis Sigma entendió y validó las causas
que generan variación en el proceso y ha determinado cual debe ser el desempeño
deseado del proceso.
En la fase Mejorar el equipo da una solución al problema, define los recursos

humanos y tecnológicos necesarios para lograr los objetivos y poder ejecutar una
prueba de las mejoras en el proceso.
Controlar
Descripción
En esta etapa, el equipo necesita centrarse en dos cosas: Implementar la Solución y

el Plan de Control.
El equipo necesita monitorear la implementación de las mejoras basándose en los

resultados encontrados en la fase anterior, Mejorar, adicionalmente la
implementación debe incluir instrucciones de trabajo, plan de entrenamiento y el
Plan de Control.
El Administrado de Proyectos Seis Sigma utiliza las formas de resumen para

mostrar a todos los miembros del equipo toda la información relacionada con el
proyecto de tal forma que cualquier persona pueda acceder a la información de
forma fácil y rápida.
Modificar Proyecto
Descripción
Cuando el proyecto necesita cambios en los objetivos, en el alcance o en cualquier

otro dato, se ejecuta la actividad Modificar Proyecto.
El Administrador de Proyectos asigna la actividad al Cinturón negro del proyecto

que es la persona que tiene la autoridad de realizar estos cambios.
Ejecutantes
Cinturón Negro

Seis Sigma | 16
Asignaciones
Cinturón Negro El proyecto solo puede ser modificado

por el cinturón negro asignado al
proyecto.
Formas
1. Nombre: frm_Modify_Project
Descripción: La forma contiene la información necesaria para modificar el

proyector
Prototipo:

Seis Sigma | 17
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Indicar la fase actual del proyecto
Al Salir Enviar email a los miembros del equipo
Notificaciones
Descripción Destinatarios Asunto de la Cuerpo de la notificación

notificación
Informar Cinturón Cambios en

sobre los Negro el Proyecto
Dear Team
cambio
Cinturón The project had some changes
realizados al
Verde
proyecto. Please read the comment history and the
Patrocinador
project chapter.
Miembros
<SixSigmaProject.ProjectChapter.Project
del Equipo
BlackBelt.userName>
Seis Sigma
Good Day
Duración
1 día
¿El Proyecto Puede Continuar?

 No: Si después de realizar la actividad Modificar Proyecto se decidió que el

proyecto debe ser cancelado, el proceso debe continuar en la actividad
Cancelar Proyecto.
 Si: Si el proyecto puede continuar se evalúa a cual fase se debe regresar.

Seis Sigma | 18
Cancelar Proyecto
Descripción
Si un proyecto no está relacionado con los Objetivos Organizacionales o no está

claramente definido, éste no es un proyecto y debe ser cancelado.
Ejecutantes
Patrocinador
Asignaciones
Creador del Caso El creador del caso es la persona que

puede Cancelar el proyecto.
Si
Formas
1. Nombre: frm_Abort_Project
Prototipo:

Seis Sigma | 19
Notificaciones

notificación
El correo Cinturón Cancelación The Project

avisa sobre Negro del <SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectN
la Cinturón proyecto ame> was aborted because
cancelación Verde
del proyecto.
Patrocinador <SixSigmaProject.CancelProjectReason>
Miembros del <SixSigmaProject.ProjectChapter.ProjectS

Equipo Seis ponsor.userName>
Sigma
Good day
Duración
1 día
¿Proyecto Terminado?
 No: Si el proyecto no ha finalizado, se debe poder regresar al evento Actas.
 Si: Si el proyecto ha finalizado, el proceso termina.
Actas
Descripción
El Administrador de Proyectos ayuda a la administración de las actas resultantes de

las diferentes reuniones que el equipo del proyecto durante este. El evento está
disponible durante que todo el tiempo del proyecto.

Seis Sigma | 20
Fase
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler.
Descripción
Todas las fases del ciclo DMAIC se estandarizaron y se ejecutan de la misma forma
con ayuda del sub proceso Fase. En cada fase se deben establecer los detalles de
ella, como los entregables o herramientas necesarias, la información resultante,
conclusiones, etc.
Detallar Fase
Descripción
El Administrador de Proyectos Seis Sigma sugiere las herramientas (entregables)

más usadas para el desarrollo de cada etapa del proyecto. La persona que realiza
esta actividad (Cinturón Negro) debe escoger entre las herramientas sugeridas y
adicionalmente establecer un orden para la ejecución de cada una de ellas.

Seis Sigma | 21
Es posible crear entregables adicionales a los sugeridos por el proceso si el

Cinturón lo considera necesario.
Ejecutantes
Cinturón Negro
Asignaciones
Cinturón Negro El cinturón negro del proyecto debe

definir los detalles de cada fase.
No
Formas
1. Nombre: frm_Set_Phase_Details>
Descripción: La forma muestra y solicita la información necesaria para el

desarrollo de cada fase.
Prototipo:

Seis Sigma | 22
2. Nombre: FrmGridAddPhaseDeliverable
Descripción: Forma de adición de entregables
Prototipo:
Descripción
Se valida que al menos un entregable ha sido seleccionado.
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Filtrar los entregables de cada fase
Actualizar la fecha real en la cual

comienza la fase
Al Salir Remover los entregables que no fueron

seleccionados
Duración
1 día
Crear Entregable
Descripción
En el sub proceso de Crear Entregables todos los entregables seleccionados y/o

agregados son creados y aprobados. Cada entregable es creado en el orden
establecido en la actividad Detallar Fase.

Seis Sigma | 23
Cada entregable abre un sub proceso ya que las información que se debe adjuntar
en cada uno es diferente. Además la creación de los entregables puede ser dividida
entre diferentes miembros del equipo con roles iguales.
Tipo de ciclo
Múltiples instancias
Orden MI
Secuencial
Finalizar Fase
Descripción
Cuando todos los entregables escogidos para la fase han sido creados y aprobados
en necesario continuar con la siguiente actividad. Si la fase termina de manera
correcta el proceso es guiado a la siguiente etapa de forma automática, si no, la
persona que ejecuta la actividad debe seleccionar la opción de Modificar Proyecto.
Ejecutantes
Cinturón Negro
Asignaciones
Cinturón Negro El cierre de cada fase debe ser realizado

por el Cinturón Negro asignado al
proyecto.
No
Formas
1. Nombre: frm_Finalize__Phase

Seis Sigma | 24
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al Salir Actualizar la fecha real de finalización de

la etapa
Asignar la siguiente etapa del proceso
Al Entrar Actualizar la fecha de finalización del

proyecto

Seis Sigma | 25
Crear Entregable
Versión: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler.
Descripción
En el sub proceso de Crear Entregable todos los entregables seleccionados en la

actividad Detallar Fase son creados y aprobados.
Cada entregable abre un sub proceso independiente ya que la información que

debe ser suministrada por el ejecutor de la actividad difiere de entregable a
entregable.

Crear Entregable
Descripción
Es importante incluir toda la información que resulte de la elaboración de un

entregable, por ejemplo todos los datos recolectados, el análisis de datos, graficas,
resultados y conclusiones.
El Administrador de Proyectos Seis Sigma ayuda en el almacenamiento de toda la

información del proyecto, además ofrece una alternativa de consulta y de

Seis Sigma | 26
modificación de la información rápida y efectiva a través de las formas de resumen

y de la actividad Modificar Proyecto.
Ejecutantes
Cinturón Verde
Asignaciones
Miembro del equipo Seis Sigma Las actividades se asignan a los

diferentes miembros del equipo Seis
Sigma por carga de trabajo.
Si
Formas
1. Nombre: frm_Create_Deliverable
Prototipo:

Seis Sigma | 27
2. Nombre: FrmGridAddDeliverableFile
Descripción: Forma de adición de resultados del entregable
Prototipo:
Descripción
Validar el número de registros de la grilla Resultados del Entregable, es necesario

ingresar al menos uno.
Acciones
Tipo Descripción
Al Entrar Establecer la fase actual del proyecto
Duración
5 días
Aprobar Entregable
Descripción
Todos los entregables necesitan de dos aprobaciones: una por el Cinturón Verde y
otra por el Cinturón Negro. La compuerta verifica después de cada aprobación si
es necesaria una adicional, si es el caso el proceso regresa a la actividad Aprobar
Entregable, de lo contrario se puede continuar. Si en algún punto un entregable no
es aprobado el proceso regresa a la actividad Crear Entregable y el proceso de
aprobar el entregable vuelve a comenzar.

Seis Sigma | 28
Ejecutantes
Cinturón Negro
Asignaciones
Cinturón Negro y Cinturón Verde Todos los entregables necesitan dos

aprobaciones, Cinturón Negro y
Cinturón Verde, la regla valida un
contador que indica cual debe ser el
encargado cada vez.
Formas
1. Nombre: frm_Approve_Deliverable
Descripción: Información necesaria para aprobar el entregable.
Prototipo:
Acciones
Tipo Descripción
Al Salir Se debe incluir en la grilla de

aprobaciones cada una de las
aprobaciones (Cinturón Negro y Verde)

Seis Sigma | 29
¿Entregable Aprobado?
Descripción
Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones. Si el entregable es

aprobado el proceso continua con la siguiente validación, si no se el proceso
regresa a la actividad Crear Entregable.
 No: Si es entregable no es aprobado, el proceso regresa a la actividad Crear

Entregable
 Si: Si el entregable es aprobado se continua con la siguiente validación
¿Se require otra Aprobación?

Descripción
Todos los entregables necesitan de varias aprobaciones, una por el Cinturón Verde
y otra por el Cinturón Negro. La compuerta valida en cual aprobación va el proceso.
 Si: Si el entregable requiere de otra aprobación, el proceso continua con la

actividad Aprobar Entregable, además se valida quien es la persona que
debe realizar la aprobación.
 No: Si el entregable no necesita otra aprobación se continua con la última

actividad del sub proceso Finalizar Entregable
Finalizar Entregable
Descripción
El resultado del entregable en enviado al equipo.

Seis Sigma | 30
Notificaciones

notificación
Informar Cinturón Finalizar Dear Team

Finalización Negro Entregable
del Cinturón
The deliverable
entregable Verde
<PhaseDeliverables.DeliverableName>
Miembros del is ended.
Equipo Seis
Sigma
Please review the information about it.
<PhaseDeliverables.DeliverableResult>
Good Day
<PhaseDeliverables.SixSigmaProjectPha
se.SixSigmaProject.ProjectChapter.Proje
ctBlackBelt.userName>

Seis Sigma | 31
Participantes
Cinturón Verde (Rol)
Un Cinturón Verde es una persona que ha recibido entrenamiento en la aplicación

de técnicas de la metodología Seis Sigma, además puede y/o ha liderado proyectos
de mejora en su área de trabajo.
Cinturón Negro (Rol)
Un Cinturón Negro es un profesional que entiende y puede explicar la filosofía y

los principios de la metodología Seis Sigma, además tiene un amplio conocimiento
en diferentes técnicas y herramientas estadísticas que soportan la ejecución del
proyecto. El cinturón Negro es el líder del proyecto.
Patrocinador (Rol)
El Patrocinador es la persona que es dueña del proceso o es una persona que tiene
la autoridad para asignar recursos para la ejecución del proyecto.

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Proyectos Seis Sigma

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Elementos del proceso .................................................................................................................10

Cuadro del Proyecto ...........................................................................................................10

¿El Proyecto es Válido?.......................................................................................................13

Siguiente Fase ........................................................................................................................13

Modificar Proyecto ................................................................................................................15

¿El Proyecto Puede Continuar? ........................................................................................17

Cancelar Proyecto ..................................................................................................................18

¿Proyecto Terminado? ........................................................................................................19

Elementos del proceso ................................................................................................................ 20

Detallar Fase .......................................................................................................................... 20

Crear Entregable ................................................................................................................... 22

Finalizar Fase ........................................................................................................................... 23

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Elementos del proceso ................................................................................................................ 25

Crear Entregable ................................................................................................................... 25

¿Se require otra Aprobación? .......................................................................................... 29

Finalizar Entregable .............................................................................................................. 29

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Administrador de Proyectos Seis Sigma

 La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos, el

 La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.

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 La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control

Con el proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma, las compañías pueden

 Contener toda la información en del proyecto.

 Sugerir herramientas para cada etapa del ciclo DMAIC

 Asignar a cada uno de los miembros las tareas del proyecto

 Aprobar o solicitar modificaciones en cada uno de los entregables del

 Dar acceso a toda la información del proyecto en todo momento y a todos

El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma fue diseñado para implementar

Adicionalmente Administrador de Proyectos Seis Sigma solicita toda la información

Depende del Proyecto a Ejecutar

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1. Nombre: Forma Global

Descripción: Forma Global

Descripción: Forma de resumen del sub proceso Fase

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Descripción: Forma de resumen sub proceso Crear entregable

1. Nombre: Dash Board

Descripción: Forma de consulta del proceso

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1. Nombre: Historia del Proyecto

Descripción: Muestra la historia del proyecto, es posible acceder a los

2. Nombre: Historia de los Comentarios

Descripción: Se muestran los comentarios realizados a través del proceso

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Descripción: Información sobre una fase

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4. Nombre: Cuadro de proyecto

Descripción: Información del Cuadro del Proyecto

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Elementos del proceso

Cuadro del Proyecto

El Administrador de Proyectos Seis Sigma comienza con la actividad Cuadro del

Creador del Caso El creado del caso debe ser el

Descripción: Forma principal de la actividad

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1. Nombre: Add Team Member

Descripción: Forma de Adición de miembros del equipo Seis Sigma

Comportamientos de las formas