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Programas: definición-características y clasificación

De acuerdo con Peter Drucker, la administración del tiempo es importantísima. A menos que el
tiempo se administre adecuadamente, nada que valga la pena será logrado. El tiempo es un
recurso único. Es invisible, indispensable, intangible, irremplazable y, por consiguiente, invaluable.
Se encuentra distribuido equitativa y uniformemente.

Si se debe realizar algún trabajo importante, se debe disponer de tiempo suficiente. Es necesario,
antes de tomar cualquier iniciativa, establecer la cronología y la prioridad de cada una de las
etapas y actividades que debemos cubrir, previamente al resultado final. La programación de
actividades nos permite estudiar diversas alternativas y decidir el camino más rápido y económico
para lograr un objetivo en concreto.

Koontz y Weihrich definen así a los programas: “Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros
elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción”. Por lo general, cuentan
con apoyo de presupuestos.
Por su parte, Terry y Franklin definen al programa como: “Un plan amplio que incluye el uso futuro
de diferentes recursos en un patrón integrado y que establece una secuencia de acciones
requeridas y programas cronológicos para cada uno con el fin de alcanzar los objetivos
estipulados”.

Características
Las características de los programas de trabajo son las siguientes:

a) El programa es un plan de trabajo, medido y definido cronológicamente.


b) El programa suministra información e indica estados de avance.
c) Es un instrumento de orden y aplicable a la división de trabajo.
d) Desarrollar un programa de trabajo nos permite disminuir costos y tiempos perdidos en el
proceso del mismo, aprovechando las holguras correspondientes.
e) El programa de trabajo va enlazado con los presupuestos del mismo, permitiendo así un análisis
más concienzudo de los recursos que utilizaremos.
f) El programa de trabajo define responsabilidades, evitando duplicidad de esfuerzos.
g) El programa de trabajo se define más en los niveles tácticos y operativos, ya que éstos exigen
experiencia, habilidades y estudios técnicos del mismo.
h) Los programas coordinan las operaciones de los diversos departamentos dentro de una
institución.
i) Son la base del control.

OBJETIVO

Un objetivo es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de acuerdo al ámbito


donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel de complejidad. El objetivo es una de
las instancias fundamentales en un proceso de planificación (que puede estar, como dijimos, a
diferentes ámbitos) y que se plantean de manera abstracta en ese principio pero luego, pueden (o
no) concretarse en la realidad, según si el proceso de realización ha sido, o no, exitoso.
Un objetivo puede ser alcanzado de manera individual o en caso contrario, de manera grupal, por
la conformación de un equipo. En ambos casos, los esfuerzos y la voluntad se verán empujados
por la previa disposición de los objetivos a alcanzar. Además, durante todo el proceso de
ejecución, en general, los objetivos sirven o cumplen la función de ser las guías, los ejes que se
tomen durante dicho proceso, puesto que una desviación o una mala elección pueden contribuir a
no alcanzar los objetivos propuestos.

META

En otro sentido, una meta es un objetivo que se establece como una aspiración que pretende ser
alcanzada. El objetivo puede ser personal, económico, académico o de cualquier índole. La idea de
objetivo como meta está presente en nuestra cultura de manera permanente. Una parte de la
actividad laboral funciona a través de objetivos y lo mismo sucede en la esfera académica.

TACTICA

Táctica es el sistema o método que se desarrolla para ejecutar un plan y obtener un objetivo en
particular. El término también se usa para nombrar a la habilidad para aplicar dicho sistema.

La táctica ayuda a poner en orden los recursos en pos de un fin. De esta forma se reduce el
margen de error ya que se minimizan las acciones espontáneas o impensadas y se puede poner en
práctica aquello que ya se practicó y entrenó. Cabe mencionar que el concepto nació en el ámbito
militar.

POLITICA

La política es una actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo


para alcanzar ciertos objetivos.

El término proviene de la palabra griega polis, cuyo significado hace alusión a las ciudades griegas
que formaba los estados donde el gobierno era parcialmente democrático. Cabe señalar que es en
esta cultura donde intenta formalizarse esta necesidad humana de organizar la vida social y los
gobiernos desde tiempos ancestrales.

La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u


organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas
acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se
desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos… ) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles.
Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como
pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen
ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos
ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los
procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de
los recursos, etc.

PRONOSTICO

Pronóstico es un término que procede del latín prognosticum, aunque su origen más remoto se
encuentra en la lengua griega. El concepto hace referencia a la acción y efecto de pronosticar
(conocer lo futuro a través de ciertos indicios).

Un pronóstico, en el plano empresarial, es la predicción de lo que sucederá con un elemento


determinado dentro del marco de un conjunto dado de condiciones. Se diferencia del presupuesto
porque este último es el resultado de decisiones encaminadas a generar las condiciones que
propiciarán un nivel deseado de dicho elemento.

DIAGNÓSTICO

Diagnóstico es una palabra que tiene su origen etimológico en el griego y más aún en la unión de
tres vocablos de dicha lengua. En concreto, es un término que está formado por el prefijo diag-
que significa “a través de”; la palabra gnosis que es un sinónimo de “conocimiento”, y finalmente
el sufijo –tico que se define como “relativo a”.

Este término, a su vez, hace referencia a diagnosticar: recabar datos para analizarlos e
interpretarlos, lo que permite evaluar una cierta condición.

Si accedemos al diccionario de la Real Academia Española, encontraremos que el término


diagnóstico procede de la palabra griega “diagnosis”, la cual traducida al castellano viene a ser lo
mismo que “conocimiento”. Ahora si nos centramos en el mundo empresarial, este término hace
referencia a aquellas actividades que se llevan a cabo para poder conocer de primera mano cuál es
la situación de la empresa y sus principales impedimentos para lograr alcanzar sus objetivos.

Como en la mayoría de campos, existen multitud de diagnósticos para las empresas, algunos se
centran únicamente en estudiar los procesos de producción y los consumidores, o incluso, en
procesos de venta, entre muchos otros. Estos diagnósticos se realizan a través de metodologías
específicas que permiten conocer todos esos detalles concretos de la compañía, lo que la sitúa
como una herramienta necesaria y recomendada.

CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos
planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál
es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
 Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la
razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
 Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.
 Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar
que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con
un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
 Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de
las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa
el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

La palabra control proviene del término francés contrôle y significa comprobación, inspección,
fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia,
o a la regulación sobre un sistema.

El control, por otra parte, es la oficina, el despacho o la dependencia donde se controla. Por eso
puede hablarse de puesto de control.