Etapas del Presupuesto

Primera Etapa. PLANEACIÓN:

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las
acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado,
etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y
táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la selección de las
estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento.

Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y políticas
que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, será necesario considerar las

opciones las ventajas, las desventajas como la concesión de mayores plazos, el
otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de los
productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la
publicidad.

Segunda Etapa. ELABORACIÓN

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en
términos presupuestales, según las pautas siguientes:

*En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes
a comercializar previstos y de los precios.
*En lo referente a producción se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar,
según las estimaciones de ventas y las políticas sobre inventarios.
*De acuerdo con los programas de producción y los niveles de inventarios de materias
primas se calculan las compras.
*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse
el presupuesto de nómina.
*Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado
con la cuantificación de recursos.
*El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios
y recomendaciones pertinentes. Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se
procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

Tercera Etapa. EJECUCIÓN

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboración

a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos
contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.
Cuarta Etapa. CONTROL.

Las actividades más importantes a realizar es esta etapa son:

Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones
numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre
al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de
devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios
internacionales.

Quinta Etapa. EVALUACIÓN

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crítico de los resultados
obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada
una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en
las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los
presupuestos posteriores.
 Etapas del Presupuesto

La elaboración de un presupuesto, consta de tres áreas básicas, las cuales son:

conceptualización, procedimiento y síntesis (Burbano, 2005). Los cuales se traducen en
los siguientes pasos:

Preiniciación

Es la fase de diagnóstico, en la cual se revisan la visión, misión y objetivos de la

organización a fin de determinar su pertinencia en el tiempo y definición de los
objetivos específicos para el año siguiente, basado en los logros del ejercicio
corriente. Generalmente, comienza en el último trimestre del año anterior. Se evalúan
los presupuestos anteriores para conocer la adecuación actual de los parámetros
utilizados anteriormente (márgenes de utilidad, participación en el mercado,
rentabilidad), se analizan las tendencias, los factores ambientales e internos (análisis
FODA), sentando las bases para la toma de decisiones que dará como resultado el
planeamiento estratégico y táctico, el cual posteriormente será cuantificado en los
presupuestos. Al escoger las estrategias, se interpretan los objetivos generales y
específicos que se definieron previamente. Esta fase es llevada a cabo por el Comité de
Presupuesto o quien haga sus veces en la organización.

Elaboración

Para elaborar el presupuesto es necesario tener el POA (plan operativo anual), el

cual adquirirá dimensión monetaria a través del presupuesto. Como se dijo
anteriormente, se comenzará por el presupuesto de ventas, según los objetivos de
mercadeo fijados por la organización y se tomarán las decisiones sobre, precio,
distribución, crédito y promociones que se utilizarán. Según los estimados de ventas y
las políticas de inventarios, se programarán las cantidades a producir. El programa
anterior y las políticas de inventarios, servirán de base para el presupuesto de compras
en términos reales y monetarios. Cada unidad preparará su presupuesto de personal y
RRHH los consolidará en el presupuesto de personal de la empresa. La cuantificación
de los proyectos de inversión que requiera la organización, estará colocada a un alto
nivel, para tener conocimiento de todo el material a evaluar relevante. El personal de
staff. (dpto. de presupuesto, consolidará el documento y lo presentará al comité de
presupuesto o la gerencia, dependiendo de la estructura de la organización).

Ejecución:
 Durante el proceso de ejecución presupuestaria, se asumen todos loos principios
presupuestarios de dirección que coadyuvarán en la toma de decisiones durante el
ejercicio. El seguimiento de los objetivos organizacionales y el desempeño gerencial se
llevará a través de la etapa de control.

Control

Como todo proceso de control, el control presupuestario tiene varias fases: en una
primera, se establecen los estándares de desempeño, es decir, aquellos parámetros que
me van a permitir saber cuales diferencias son aceptables y cuales tienen que ser
estudiadas y corregidas. Esta fase se define cuando diseñamos los informes de
desempeño y se revisa anualmente para adaptarlas al entorno. Durante el proceso de
control propiamente dicho, se mide el desempeño, luego lo compara con lo planificado,
establece las diferencias absolutas y relativas, analizándolas a fin de tomar las medidas
correctivas cuando fuera el caso.
Lo anterior se realiza en periodos cortos a través de informes de desempeño.
Desemboca en aplicación de correctivos o re-planificación de acuerdo a la situación
existente.

Evaluación

Una vez finalizada la ejecución presupuestaria y el periodo económico o fiscal, se

elaborará un informe de desempeño integral de todos los aspectos del presupuesto,
desde su planificación, de manera que sirva para la planeación del siguiente
periodo. Este informe dará cuenta del cumplimiento de los objetivos previstos,
sirviendo como base para el proceso de re-planificación.
 Etapas del Presupuesto

Primera Etapa. Preiniciación

En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las

tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas,
costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad,
participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales
no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento,
estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organización en su

conjunto y sus proyecciones para el futuro.
Esta etapa se realiza basándose en las estimaciones de ingresos para el periodo en
cuestión. Con estas estimaciones de ingresos, se fijan los montos topes de gastos para
cada departamento, se envían a dicho departamento las instrucciones y formularios
necesarios para que presenten sus peticiones (anteproyecto) e informe y justificación de
los mismos. Esta fase termina al momento de publicarse el presupuesto.

La elaboración se inicia con la aprobación de los objetivos de gastos corrientes y de

capital por Economía y Hacienda. Posteriormente intervienen los órganos de gasto
(Comisión de Política de Gasto o de Análisis de Programas y los departamentos
ministeriales) que elevan sus propuestas a Economía y Hacienda.

Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en
términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:
En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a
comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos
mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales
promocionales y la política crediticia.
En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los
estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.
Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de
inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en
términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los
criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre
ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el
presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.
Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado
con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función
presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que
ameritan inversiones adicionales.

Esta etapa tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el
documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por parte de quienes tengan
esta responsabilidad.

Tercera Etapa. Ejecución

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los

planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de
presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman
esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y
humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas
propuestas.

Una vez aprobados los presupuestos, corresponde a cada organismo o departamento,

llevarlos a la práctica. Para ello, es indispensable contar con una organización y
dirección adecuada.

Cuarta Etapa. Control

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada

una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no
incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la
empresa con el presupuesto como patrón de medida.

En síntesis, en esta etapa se realizan todas las acciones que se han previsto y que el
organismo encargado de ello, ha sancionado favorablemente acciones que se realizaran
mediante el empleo de los recursos puestos a disposición de cada departamento.

El control se realiza en dos niveles. Por un lado, un control interno durante la ejecución
a través de la Intervención General del Estado que debe fiscalizar, y por otro lado, al
finalizar el año, un control externo a través del Tribunal de Cuentas debiendo aprobar la
Cuenta General del Estado y someterla a las Cortes.

Quinta Etapa. Evaluación

Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los

resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de
todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase
de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento
materializado en presupuestos.
Transcurrido un cierto periodo de tiempo se realiza una comparación y análisis entre lo
presupuestado y lo realmente realizado. La evaluación consiste, entonces, en
determinar, en primer lugar, el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo
lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones, si estas se produjeron.

CONCLUSIÓN

El presupuesto es posiblemente el documento de mayor trascendencia para las

Administraciones Públicas. Por una parte es un documento jurídico que autoriza y
vincula a las Administraciones para la realización de los gastos y los ingresos con los
que cumplir con las funciones decididas por la sociedad, y que se pueden concretar en
las tradicionalmente atribuidas al sector público.

El presupuesto constituye una garantía para los administrados, por cuanto la actividad
de la Administración se dirige hacia finalidades concretas y conocidas, y está sometida a
control.

De esta manera es fundamental el conocimiento de su elaboración fase por fase, para así
lograr los objetivos que propone esta herramienta en toda empresa.