Manual General Convalidaciones de Educación Superior PDF

Código ADMINISTRACIÓN DE VERSIONES
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
V. Fecha Proceso/Modificaciones Autores
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Diana Maritza Pinzón

1.0 25/05/2015 Creación inicial del documento
Franco
2.0 26/06/2015 Finalización y ajustes Ricardo Monsalve
3.0 29/07/2015 Actualización Ricardo Monsalve
1
TABLA DE CONTENIDO
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 10
Versión: 3.0.
OBJETIVO................................................................................................................................................. 12
Manual de usuario ALCANCE ................................................................................................................................................. 14
GENERALIDADES ................................................................................................................................... 16
ICONOS DE GESTIÓN....................................................................................................................... 16
BOTONES DE ACCIÓN...................................................................................................................... 19
REGISTRO DE USUARIOS..................................................................................................................... 26
CAMBIO DE CLAVE........................................................................................................................... 31
¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA? ........................................................................................................... 32
INTERFAZ DE USUARIO ....................................................................................................................... 35
TOP O ENCABEZADO ....................................................................................................................... 37
BARRA DE MENÚS............................................................................................................................ 37
Actualizar datos........................................................................................................................ 37
Mis asignados ........................................................................................................................... 38
Mis originados ..........................................................................................................................44
Crear – Solicitud de convalidación ...................................................................................... 45
Consultar.................................................................................................................................... 52
Trámites pendientes por pago ............................................................................................. 56
Salir del sistema........................................................................................................................ 59
TABLERO DE ASIGNACIÓN – MIS ASIGNADOS ................................................................................ 60
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL................................................................................ 62
ASIGNACIÓN DE SOLICITUD A PROFESIONAL.............................................................................. 70
REVISIÓN TÍTULO Y/O INSTITUCIÓN ............................................................................................... 74
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE ENVÍO A EVALUADORES .............................................................. 81
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA.............................................. 90
EMISIÓN DEL CONCEPTO ................................................................................................................... 95
VALIDACIÓN DEL CONCEPTO ........................................................................................................... 99
VALIDACIÓN DE LA LEGALIDAD ..................................................................................................... 106
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIÓN .................................................... 114
CONSULTA INTERNA....................................................................................................................... 117
EVALUACIÓN .................................................................................................................................. 117
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD ..................................................................................................... 120
2
PROYECTO DE RESOLUCIÓN – POSITIVA POR ACREDITACIÓN............................................. 124
Código REVISIÓN DE RESOLUCIÓN – CONVENIO .................................................................................... 128

1212
Consecutivo:
Fecha de
APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN – AUTO ARCH LEGALIDAD ................................................... 132
25-05-15
Aprobación: IMPRESIÓN Y ANEXO DE RESOLUCIÓN FIRMADA Y ENUMERADA ...................................... 136
Versión: 3.0.
Manual de usuario
3
TABLA DE IMÁGENES
Código
1212
Consecutivo: Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento ............................................................. 16
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestión .....................................................................17
Versión: 3.0. Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente ..............................................................17
Manual de usuario Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo...........................................................................17
Convalidaciones de Superior Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa....................................................................... 18
Imagen 6. Ventana emergente botón borrar documento ..................................................... 19
Imagen 7. Ventana emergente botón radicar ........................................................................... 19
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botón radicar y cerrar .................................................... 20
Imagen 9. Ventana emergente botón configurar PDF ............................................................ 20
Imagen 10. Ventana emergente botón generar PDF ............................................................... 21
Imagen 11. Ventana emergente botón finalizar etapa............................................................. 21
Imagen 12. Ventana emergente botón reportar actividad ..................................................... 22
Imagen 13. Opciones del botón seleccionar .............................................................................. 22
Imagen 14. Botón seleccionar todo.............................................................................................. 23
Imagen 15. Página del Ministerio de Educación Nacional ...................................................... 26
Imagen 16. Convalidaciones........................................................................................................... 26
Imagen 17. Opciones de Convalidaciones .................................................................................. 27
Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior .............................................................. 27
Imagen 19. Ventana autenticación de usuario .......................................................................... 28
Imagen 20. Registro persona natural .......................................................................................... 28
Imagen 21. Primera parte formulario de registro ..................................................................... 29
Imagen 22. Segunda parte formulario de registro................................................................... 29
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro ..................................................................... 30
Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro ....................................................................... 30
Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro ................................ 30
Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes .............................................................. 31
Imagen 27. Mensaje por caracteres de seguridad errados .................................................... 31
Imagen 28. Link cambiar contraseña ........................................................................................... 32
Imagen 29. Ventana cambiar contraseña ................................................................................... 32
Imagen 30. Link ¿Olvidó su contraseña? .................................................................................... 33
Imagen 31. Ventana recordar contraseña ................................................................................... 33
Imagen 32. Mensaje emergente al recordar la contraseña .................................................. 33
Imagen 33. Mensaje recordatorio de clave ................................................................................ 34
Imagen 34. Ingreso del convalidante .......................................................................................... 36
Imagen 35. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones ......................... 36
Imagen 36. Top o encabezado – interfaz de usuario .............................................................. 37
Imagen 37. Barra de menús - interfaz de usuario .................................................................... 37
Imagen 38. Menú actualizar datos .............................................................................................. 38
Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario ....................................................................... 39
Imagen 40. Notificación al correo electrónico del peticionario ............................................ 39
Imagen 41. Acta de compromiso adjunta al correo electrónico ........................................... 40
Imagen 42. Acta de compromiso - botón ver expediente ..................................................... 40
4
Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante ......................................... 41
Imagen 44. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante ..................... 41
Código
1212 Imagen 45. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante .................................................. 42
Consecutivo:
Fecha de Imagen 46. Botones de acción - traslado al solicitante .......................................................... 42
Aprobación: 25-05-15 Imagen 47. Ventana congelada - traslado al solicitante......................................................... 42
Versión: 3.0. Imagen 48. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas ................................................. 42
Manual de usuario Imagen 49. Solicitud de prórroga - traslado al solicitante ..................................................... 43
Convalidaciones de Superior Imagen 50. Estado prórroga - Mis Asignados........................................................................... 43
Imagen 51. Ventana emergente menú Mis Originados ..........................................................44
Imagen 52. Ventana emergente al dar clic en el botón del semáforo ................................44
Imagen 53. Opciones del menú crear ........................................................................................ 45
Imagen 54. Términos y condiciones MEN .................................................................................. 45
Imagen 55. Mensaje al no aceptar los términos y condiciones ............................................ 45
Imagen 56. Pregunta notificación electrónica.......................................................................... 46
Imagen 57. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación 46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un título de postgrado ................... 47
Imagen 59. Segundo bloque formulario solicitud de convalidación ................................... 47
Imagen 60. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación. 47
Imagen 61. Campos autopoblados de la institución ................................................................ 48
Imagen 62. Selección No Encontrado en nombre de la Institución..................................... 48
Imagen 63. Cambio del bloque información de la institución al elegir no encontrado 48
Imagen 64. Lista de títulos validos en Colombia..................................................................... 49
Imagen 65. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación 49
Imagen 66. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación49
Imagen 67. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación.............. 50
Imagen 68. Bloque anexar documentos ..................................................................................... 51
Imagen 69. Ventana elegir archivos a cargar ............................................................................ 51
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos.......................................................................... 52
Imagen 71. Botones de acción ..................................................................................................... 52
Imagen 72. Ventana de sesión de usuario ................................................................................ 52
Imagen 73. Menú consultar .......................................................................................................... 53
Imagen 74. Ventana documentos en borrador, icono documento ..................................... 53
Imagen 75. Icono Constancia de radicación .............................................................................. 53
Imagen 76. Constancia de radicación.......................................................................................... 54
Imagen 77. Ventana solicitudes búsqueda avanzada web ..................................................... 55
Imagen 78. Ventana emergente botón consultar ................................................................... 55
Imagen 79. Ventana emergente menú trámites pendientes por pago............................... 56
Imagen 80. Icono ver documento - trámites pendientes por pago .................................... 57
Imagen 81. Botón de acción para pagos .................................................................................... 57
Imagen 82. Lista de entidades bancarias .................................................................................... 58
Imagen 83. Ventana emergente del Banco AV. Villas ............................................................ 58
Imagen 84. Pago exitoso ................................................................................................................ 59
Imagen 85. Mensaje emitido al salir del sistema ...................................................................... 59
Imagen 86. Tablero de asignación ............................................................................................... 60
Imagen 87. Interfaz de usuario - etapa verificación documental ......................................... 62
5
Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepción y verificación de documentos ....... 62
Imagen 89. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento ............................. 63
Código
1212 Imagen 90. Visualización del formulario link verificación de documentos ........................ 64
Consecutivo:
Fecha de Imagen 91. Constancia de radicación .......................................................................................... 65
Aprobación: 25-05-15 Imagen 92. Acta de compromisos ............................................................................................... 66
Versión: 3.0. Imagen 93. Número de radicado acta de compromiso.......................................................... 66
Manual de usuario Imagen 94. Selección de la solicitud para reportar actividad ................................................ 67
Convalidaciones de Superior Imagen 95. Cambio de estado Traslado al solicitante............................................................. 67
Imagen 96. Registro de actividades - estado prórroga .......................................................... 68
Imagen 97. Cambio de estado de la solicitud .......................................................................... 68
Imagen 98. Inicio de sesión............................................................................................................ 70
Imagen 99. Mis Asignados ............................................................................................................. 70
Imagen 100. Procesos Asignación solicitud a Profesional .......................................................71
Imagen 101. Asignación solicitud a Profesional ..........................................................................71
Imagen 102. Mensaje de confirmación........................................................................................ 72
Imagen 103. Mensaje de confirmación........................................................................................ 72
Imagen 104. Mensaje de confirmación ....................................................................................... 72
Imagen 105. Tarea revisión título y/o institución ...................................................................... 74
Imagen 106. CNV – Revisión Título y/o Institución................................................................... 74
Imagen 107. Actualización de Institución.................................................................................... 75
Imagen 108. Instituciones de educación ..................................................................................... 76
Imagen 109. Instituciones de educación ..................................................................................... 76
Imagen 110. Títulos del extranjero ................................................................................................ 77
Imagen 111. Agregar Títulos del extranjero ................................................................................ 77
Imagen 112. Agregar Títulos del extranjero ................................................................................ 78
Imagen 113. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 78
Imagen 115. Cierre satisfactorio..................................................................................................... 79
Imagen 116. Etapa Verificación de envío a evaluadores.......................................................... 81
Imagen 117. Verificación de envío a evaluadores ..................................................................... 81
Imagen 118. Opción Verificación de envío a evaluadores ...................................................... 82
Imagen 119. Opción Evaluador ...................................................................................................... 82
Imagen 120. Opción Evaluador Interno....................................................................................... 83
Imagen 121. Opción Evaluador Externo....................................................................................... 84
Imagen 122. Verificación Tipo Evaluador .................................................................................... 85
Imagen 123. Confirmación de radicación ................................................................................... 85
Imagen 124. Carta Evaluador ......................................................................................................... 86
Imagen 125. Documento Carta Evaluador.................................................................................. 86
Imagen 126. Radicar documento Carta evaluador ................................................................... 87
Imagen 127. Radicado ..................................................................................................................... 87
Imagen 128. Documento en PDF .................................................................................................. 88
Imagen 129. Finalizar etapa............................................................................................................ 88
Imagen 130. Etapa Solicitud evaluador interno a secretaria de sala .................................... 90
Imagen 131. Proceso Solicitud evaluador interno a secretaria de sala ................................ 90
Imagen 132. Formulario selección de evaluador interno ........................................................ 91
6
Imagen 133. Selección de evaluador interno ............................................................................. 92
Código
1212 Imagen 135. Etapa Emitir Concepto jurídico .............................................................................. 95
Consecutivo:
Fecha de Imagen 136. Proceso Emitir Concepto jurídico ......................................................................... 95
Aprobación: 25-05-15 Imagen 137. Emisión del Concepto............................................................................................. 96
Versión: 3.0. Imagen 138. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 97
Manual de usuario Imagen 139. Etapa Validación Concepto Convalidación......................................................... 99
Convalidaciones de Superior Imagen 140. Proceso Validación Concepto Convalidación .................................................... 99
Imagen 141. Validación Concepto Convalidación ................................................................... 100
Imagen 142. Traslado ..................................................................................................................... 100
Imagen 143. Radicar........................................................................................................................ 101
Imagen 144. Reportar actividad ................................................................................................... 101
Imagen 145. Registrar actividad .................................................................................................. 102
Imagen 146. Radicar validación del concepto ......................................................................... 102
Imagen 147. Opciones definición concepto ............................................................................. 103
Imagen 148. Radicar....................................................................................................................... 104
Imagen 149. Finalizar etapa.......................................................................................................... 104
Imagen 150. Inicio de sesión ........................................................................................................ 106
Imagen 151. Etapa CNV – Validación de la Legalidad............................................................ 106
Imagen 152. Lista Procesos CNV – Validación de la Legalidad ........................................... 107
Imagen 153. Formulario Validación de la Legalidad .............................................................. 108
Imagen 154. Convalidante aclara ................................................................................................ 109
Imagen 155. Ente externo aclara ................................................................................................. 109
Imagen 156. Legalidad de la institución ..................................................................................... 110
Imagen 157. Legalidad de título a convalidar ........................................................................... 110
Imagen 158. Metodología bajo la cual se desarrolló el programa .......................................111
Imagen 159. Bloques ........................................................................................................................111
Imagen 160. Ventana de confirmación ....................................................................................... 112
Imagen 161. Cierre de solicitud..................................................................................................... 112
Imagen 162. Cierre satisfactorio ................................................................................................... 112
Imagen 163. Etapa Analizar y determinar .................................................................................. 114
Imagen 164. Procesos Etapa ......................................................................................................... 114
Imagen 165. Criterios de convalidación ..................................................................................... 115
Imagen 166. Criterios de convalidación ..................................................................................... 115
Imagen 167. Definición de Criterio de convalidación ............................................................. 116
Imagen 168. Etapa CNV – Auto de archivo legalidad ............................................................ 120
Imagen 169. Lista procesos CNV – Auto de archivo legalidad ............................................ 120
Imagen 170. Abrir documento..................................................................................................... 120
Imagen 171. Abrir documento ...................................................................................................... 121
Imagen 172. Complementos ......................................................................................................... 121
Imagen 173. Inicio Proceso de Aprobación .............................................................................. 122
Imagen 174. Confirmación............................................................................................................ 122
Imagen 175. Comentario............................................................................................................... 122
Imagen 176. Confirmación de ciclo de aprobación. ............................................................... 122
Imagen 177. Etapa Proyecto de Resolución ............................................................................. 124
7
Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolución ............................................................. 124
Imagen 179. Abrir documento..................................................................................................... 124
Código
1212 Imagen 180. Abrir documento..................................................................................................... 125
Consecutivo:
Fecha de Imagen 181. Complementos......................................................................................................... 125
Aprobación: 25-05-15 Imagen 182. Inicio proceso de aprobación .............................................................................. 125
Versión: 3.0. Imagen 183. Ventana de confirmación Proceso de aprobación. ........................................ 126
Manual de usuario Imagen 184. Comentario .............................................................................................................. 126
Convalidaciones de Superior Imagen 185. Proceso generado con éxito ................................................................................ 126
Imagen 186. Revisión de resolución – Convenio .................................................................... 128
Imagen 187. CNV - Revisión de resolución – Convenio ........................................................ 128
Imagen 188. Opción Revisado .................................................................................................... 129
Imagen 189. Continuar operación ............................................................................................. 129
Imagen 190. Comentario ............................................................................................................. 129
Imagen 191. Proceso exitoso....................................................................................................... 129
Imagen 192. Etapa Aprobación de resolución........................................................................ 132
Imagen 193. Lista procesos Aprobación de resolución........................................................ 132
Imagen 194. Abrir y Guardar ...................................................................................................... 133
Imagen 195. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 196. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 197. Ciclo de aprobación terminado ......................................................................... 134
Imagen 198. Etapa Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada .................. 136
Imagen 199. Lista Procesos Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada .. 136
Imagen 200. Formulario Impresión y anexo de la resolución ............................................ 137
Imagen 201. Formulario Impresión y anexo de la resolución diligenciado ..................... 138
Imagen 202. Mensaje de confirmación .................................................................................... 138
Imagen 203. Mensaje de cierre satisfactorio .......................................................................... 139
8
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Introducción
9
INTRODUCCIÓN
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de La Convalidación es el reconocimiento que el Gobierno colombiano efectúa sobre un
Aprobación: 25-05-15 título de educación superior, otorgado por una institución de educación superior
Versión: 3.0. extranjera o por una institución legalmente reconocida por la autoridad competente en
Manual de usuario el respectivo país, para expedir títulos de educación superior.
La solicitud de convalidación de educación superior cuenta con varias etapas: inicia con
el proceso de pre registro y solicitud de la convalidación, recepción y verificación
documental, radicación de la solicitud y pago electrónico, verificación de la información
(institución y título), validación de la legalidad, análisis de la convalidación, ciclo de
aprobación, impresión y anexo.
Partiendo de lo anterior se hace necesaria la creación del presente manual en el cual se

detalla cada una de las etapas y los roles que intervienen en ellas.
10
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Objetivo
11
OBJETIVO
Código
1212 Orientar a los usuarios que intervienen en el proceso de convalidaciones de educación
Consecutivo:
Fecha de
superior de manera sencilla y ágil, por todas las etapas que lo conforman para un
Aprobación: 25-05-15 mayor entendimiento, identificación de las ventajas del proceso en línea y mejora en
Versión: 3.0. los tiempos tanto de radicación como de respuesta.
Manual de usuario
12
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Alcance
13
ALCANCE
Código
1212
Consecutivo:
Contextualizar y guiar a los usuarios de forma clara, bien sea los ciudadanos como
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 solicitantes y a los funcionarios de Ministerio de Educación Nacional en el proceso de
Versión: 3.0. convalidaciones de educación superior, cubriendo todas sus etapas, esto quiere decir
Manual de usuario desde el registro del solicitante hasta la expedición de la resolución bien sea auto
Convalidaciones de Superior archivo de legalidad (negación) o resolución por convenio, caso similar, acreditación o
evaluación.
Cabe aclarar que la solicitud de convalidación de educación superior, no garantiza el

acto administrativo, si existe incoherencia o carencia de soportes de los estudios
realizados. Solo se garantiza el manejo y entendimiento del aplicativo.
14
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Generalidades
15
GENERALIDADES
Código
Consecutivo:
1212 Iconos de Gestión
Fecha de
25-05-15
Aprobación: A lo largo del proceso, los usuarios visualizan y pueden hacer uso de los iconos de
Versión: 3.0. gestión. Estos iconos se encuentran ubicados a la izquierda de cada solicitud.
Manual de usuario Dependiendo de la etapa se cuenta con cuatro o cinco iconos de gestión. A
Convalidaciones de Superior continuación se explica el funcionamiento de cada icono con una imagen de ejemplo.
Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del

convalidante. El documento se puede leer y configurar para imprimirlo pero no permite
realizar cambios en los datos.
Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento
16
Ver gestión: Muestra las acciones realizadas en el proceso por el usuario en sesión.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestión
Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han

cumplido en el proceso y a la derecha los documentos adjuntos al mismo, ofreciendo
la posibilidad de leerlos
Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente
Ver flujo: Muestra todas las etapas del proceso a la izquierda de la pantalla y a la
derecha la trazabilidad y el responsable de cada una de ellas. Las tareas con sus sub
tareas se presentan en forma de árbol, mientras estén activas se ven en color verde, a
medida que se vayan cumpliendo o cerrando cambian a color negro.
Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo
17
Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al
Código usuario a realizar una acción, puede ser un documento nuevo o un complemento al
1212
Consecutivo: documento principal. En algunas etapas se requiere la elaboración de este proceso
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 antes de la tarea relacionada al icono ver documento. Normalmente las acciones del
Versión: 3.0.
icono documento etapa se deben radicar y finalizar para continuar con el proceso.
Manual de usuario
Si el icono es el primero que se visualiza significa que el documento a trabajar se
va a crear en ese momento, además al dar clic sobre él cambia al otro modelo de
icono.
Si desde un inicio se visualiza el icono representa que el documento ya está

creado y que se debe diligenciar una parte del mismo.
Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa
18
Botones de acción
Código
1212
Consecutivo:
Con este botón el usuario almacena el formato que está
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 trabajando.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Dando clic en este botón se borra la información del
Convalidaciones de Superior documento que se está trabajando. Al volver a dar clic
sobre el link el documento se vuelve a cargar con la
información original.
El sistema pide la confirmación para eliminar el

documento.
Imagen 6. Ventana emergente botón borrar documento
Pulsando este botón el sistema lanza una ventana

pidiendo la ratificación de la acción, si se verifica se genera
número, fecha y hora de radicación.
Imagen 7. Ventana emergente botón radicar
Al seleccionar este botón emerge un mensaje pidiendo la

confirmación de la radicación. Dando clic en ok el sistema
lanza un nuevo mensaje mostrando el cierre satisfactorio
con su número de identificación.
19
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botón radicar y cerrar
Pulsando este botón el sistema lanza una nueva ventana,

en la cual el usuario puede modificar el tamaño, tipo de
papel, márgenes, etc. Debe dar clic en actualizar para
guardar los cambios.
Imagen 9. Ventana emergente botón configurar PDF
20
Si se selecciona este botón se visualiza el PDF del
documento que se está trabajando y si es necesario se
Código
1212 puede imprimir.
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 10. Ventana emergente botón generar PDF
Con este botón se cierra o termina la etapa, mostrando

como causa de cierre la verificación documental.
Imagen 11. Ventana emergente botón finalizar etapa
21
Al seleccionar se puede informar si la convalidación queda
Código
1212 en estado prorroga o traslado al solicitante. Para finalizar
Consecutivo:
Fecha de se da clic en el botón registrar actividad.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 12. Ventana emergente botón reportar actividad
Se usa este botón para mostrar en pantalla la cantidad de

solicitudes que el usuario desee ver al mismo tiempo.
Imagen 13. Opciones del botón seleccionar
Con este botón se seleccionan todas las solicitudes de la

lista, bien sea para finalizar la etapa o para reportar
actividad.
22
Imagen 14. Botón seleccionar todo
Código ASTERISCO: Este símbolo señala el carácter de obligatorio

1212
Consecutivo: cumplimiento para el campo donde se localiza. Es decir
Fecha de
25-05-15 que el campo que lo contenga no puede quedar en
Aprobación:
Versión:
blanco.
3.0.
Manual de usuario
Semáforos: las solicitudes reflejan el plazo de atención por
medio de semáforos:
VERDE: Solicitudes a tiempo.
AMARILLO: Solicitudes por vencer.
ROJO: Solicitudes vencidas.
AZUL: Suma total de solicitudes asignadas

independientemente del plazo de atención.
LUPA: Consulta y valida información guardada en la base

de datos. Este icono se activa para presentar en la pantalla
una ventana con información almacenada en la base de
datos del sistema. Un campo con lupa no permite
introducir datos que no puedan ser validados.
DUPLICADOR DE BLOQUES: Se utiliza cuando el

documento se queda corto de espacio para continuar con
el ingreso de los datos requeridos. Con dar un clic en éste
icono el sistema genera un bloque en duplicado (clon). En
cuanto al número escrito dentro del recuadro se utiliza
para crear un número determinado de bloques sin que
tenga que hacerlo uno por uno. Dicho de otra manera, por
ejemplo si se necesita generar 9 bloques más para ingresar
nueve tipificaciones dentro de la misma solicitud, tan sólo
se escribe el número 9 dentro del recuadro y a
continuación clic sobre el icono “Insertar bloque de datos”.
ELIMINADOR DE BLOQUES: Este icono se presenta en la

pantalla en el momento en que exista más de un bloque, o
después de haber duplicado un bloque en el documento.
Se utiliza en el caso que se considere necesario eliminar un
bloque existente en el documento.
CALENDARIO: Este icono dispone la opción de seleccionar,

actualizar y cambiar determinadas fechas.
23
ADJUNTOS: Muestra el tamaño y tipo de archivos que se
Código
Consecutivo:
1212 pueden anexar a una solicitud.
Fecha de
25-05-15
Aprobación: ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar
Versión: 3.0. documentos al cuerpo de la solicitud.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el
proceso de digitalización de un documento físico y
posteriormente adjuntarlo a una solicitud.
VER ARCHIVO: Permite ver los documentos que se hayan

anexado a una solicitud antes de radicar el documento.
ELIMINAR ARCHIVO: Permite eliminar un archivo que se

haya anexado al sistema, si el usuario considera necesario.
24
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Registro de usuarios
25
REGISTRO DE USUARIOS
Código
Consecutivo:
1212 Para ingresar al sistema de convalidaciones de educación superior, el ciudadano debe
Fecha de ingresar a Internet Explorer, digitar la página http://www.mineducacion.gov.co.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 15. Página del Ministerio de Educación Nacional
En la parte inferior de la página se busca el icono correspondiente a Convalidaciones.
Imagen 16. Convalidaciones
Al dar clic sobre este icono, el sistema visualiza la siguiente pantalla.
26
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 17. Opciones de Convalidaciones
Se escoge la opción Convalidaciones de superior y se da clic sobre este icono.

El sistema abre la ventana de Convalidaciones de superior, como se ilustra a
continuación.
Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior
Se debe dar clic sobre la opción señalada, PROCESO EN LÍNEA.
El solicitante visualiza el acceso al sistema general de convalidaciones de educación

superior.
27
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 19. Ventana autenticación de usuario
Si es la primera vez que un ciudadano ingresa al sistema para radicar una solicitud de
convalidación de estudios superiores debe registrarse, para esto debe dar clic en el
link Registro persona natural.
Imagen 20. Registro persona natural
El sistema despliega un formulario para ser diligenciado por el solicitante. El formulario

está dividido en cinco partes:
 Datos de Login: Cuenta con los campos:
28
 Id de Usuario, el cual es el número de identificación del solicitante
(cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, etc.). Solo es
Código
1212 válido como documento de identidad la cédula de ciudadanía
Consecutivo:
Fecha de colombiana, pasaporte o cédula de extranjería.
Aprobación: 25-05-15  Clave: Debe contener mínimo 6 caracteres, pueden ser números o
Versión: 3.0. letras
Manual de usuario  Confirmar clave: Consiste en digitar nuevamente la clave anterior para
Convalidaciones de Superior verificarla.
Imagen 21. Primera parte formulario de registro
 Datos personales: La información que se pide es la del convalidante, tal como

tipo de identificación, nombres, apellidos, género y lugar de expedición del
documento de identidad. Solo es válido como documento de identidad la
cédula de ciudadanía colombiana, pasaporte o cédula de extranjería.
Imagen 22. Segunda parte formulario de registro
 Datos de ubicación: Dirección, teléfono, correo electrónico, país, departamento

y ciudad del convalidante.
29
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de  Validación de seguridad: En esta parte del formato se deben digitar los
25-05-15
Aprobación: caracteres que se visualizan en pantalla tal como aparecen, si no se ve bien o si
Versión: 3.0.
son confusos se da clic en recargar imagen y posteriormente clic en el botón
Manual de usuario
registrar.
Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro
Diligenciados todos los campos correctamente del formulario de registro, el sistema

lanza un mensaje.
Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro
Si falta algún dato el sistema envía un mensaje de alerta.
30
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes
Si no se digita correctamente los caracteres de seguridad el sistema envía un mensaje

solicitando la revisión de los datos.
Imagen 27. Mensaje por caracteres de seguridad errados
Cambio de clave
Una vez registrado el convalidante, puede solicitar el cambio de clave, para esto solo
basta con dar clic en el link cambiar contraseña de la ventana autenticación de usuario.
31
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 28. Link cambiar contraseña
El sistema trae a pantalla una nueva ventana, en la cual pide digitar la clave actual, la
nueva clave y verificación de la nueva clave. La nueva contraseña debe contener
mínimo 6 caracteres. Para terminar el proceso se da clic en el botón cambiar.
Imagen 29. Ventana cambiar contraseña
¿Olvidó su contraseña?
Si el convalidante olvida la clave que digitó al momento del registro, puede solicitarle
al sistema recordar su contraseña. Este link se encuentra en la ventana de
autenticación de usuario.
32
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 30. Link ¿Olvidó su contraseña?
El aplicativo proyecta una nueva ventana llamada “Recordar contraseña”. El

convalidante debe digitar su número de identificación registrado y dar clic en el botón
recordar.
Imagen 31. Ventana recordar contraseña
El sistema genera un nuevo mensaje.
Imagen 32. Mensaje emergente al recordar la contraseña
Recordar contraseña consiste en enviar al correo electrónico del solicitante una nueva
contraseña para que pueda acceder al sistema.
33
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 33. Mensaje recordatorio de clave
Tan pronto ingresa debe cambiar la contraseña asignada por una personal.
34
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Interfaz de usuario
INTERFAZ DE USUARIO
Una vez registrado el convalidante debe ingresar al aplicativo digitando su usuario,

contraseña y posteriormente dando clic en el botón aceptar en la ventana
autenticación de usuarios.
35
Imagen 34. Ingreso del convalidante
Código
Consecutivo:
1212 Al dar los pasos anteriores el solicitante tendrá el primer encuentro con el sistema
Fecha de
25-05-15
general de convalidaciones de educación superior.
Aprobación:
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 35. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones
El interfaz de usuario está compuesto por:
36
Top o encabezado
Código
1212 Allí se visualiza el escudo institucional del Ministerio de Educación Nacional, el nombre
del aplicativo “Sistema General de Convalidaciones Educación Superior” y el nombre
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 del convalidante.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 36. Top o encabezado – interfaz de usuario
Barra de menús
Es el área en el cual se presentan las opciones y herramientas que puede utilizar el

solicitante.
Imagen 37. Barra de menús - interfaz de usuario
La función de cada menú es:
Actualizar datos
Pulsando esta opción el sistema abre el registro de

usuario, permitiendo cambiar los datos originales
consignados, al finalizar debe digitar los caracteres de
seguridad y dar clic en el botón actualizar.
37
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 38. Menú actualizar datos
Mis asignados
Hace referencia a las tareas que le sean

establecidas al usuario en sesión. Dicha
tarea puede ser el anexar un documento
faltante a su solicitud.
Mis asignados se visualizan en la parte inferior de la barra de menús y cuenta con el

nombre de la etapa o proceso a la izquierda de la ventana y los semáforos a la
derecha (ver funcionalidad de los mismos en el capítulo generalidades).
38
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0. Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario
Manual de usuario
Al generar una tarea relacionada el peticionario recibe una notificación al correo
electrónico registrado.
Imagen 40. Notificación al correo electrónico del peticionario
Ingresando al mensaje, se visualiza un adjunto con el acta de compromiso de esta

manera se le informa los documentos que debe anexar a su solicitud.
39
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 41. Acta de compromiso adjunta al correo electrónico
El ciudadano también puede revisar el acta de compromisos dando clic en el icono
ver expediente de la tarea asignada. Allí encuentra un archivo PDF, llamado

traslado al solicitante.
Imagen 42. Acta de compromiso - botón ver expediente
Para resolver una tarea relaciona, el solicitante debe dar clic sobre el botón que
40
tenga un número diferente de cero, para el ejemplo semáforo verde a tiempo. El
sistema despliega la tarea relacionada, mostrando inicialmente los iconos de acción
Código
1212 (ver capitulo generalidades), el número de radicado, el proceso – etapa, la fecha de
Consecutivo:
Fecha de inicio, de vencimiento y el nombre del convalidante.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante
Si se pulsa el icono documento etapa, el sistema despliega una nueva ventana en la

cual el solicitante puede anexar el o los documentos requeridos.
Imagen 44. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante
Los documentos a anexar deben estar previamente escaneados en formato PDF o

como imagen ya que solo acepta este tipo de archivos.
Si son varios se puede hacer uso del icono duplicar bloques para adjuntar uno a
uno lo pedido. Debajo de los bloques de los adjuntos se puede digitar una
observación o comentario por parte del convalidante.
41
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 45. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante
Para enviar los documentos faltantes se debe hacer uso de los botones de acción
ubicados en la parte superior de la ventana (ver la funcionalidad de cada botón en
el capítulo generalidades).
Imagen 46. Botones de acción - traslado al solicitante
Pulsando Radicar y Cerrar la ventana queda congelada, mostrando la información y

cierra la tarea relacionada.
Imagen 47. Ventana congelada - traslado al solicitante
Imagen 48. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas
Si el peticionario no puede cumplir con la tarea asignada antes de 30 días

calendario, fecha máxima asignada para el envío de los documentos, bien sea
42
porque no cuenta con ellos o debe pedirlos a la institución emisora del título, debe
dar clic en el icono documento etapa, digitar la observación, radicar y cerrar la
Código
1212 etapa.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Con lo anterior en la Unidad de Atención al Ciudadano, le asignan una prórroga al
Versión: 3.0. proceso, esto quiere decir que le otorgan un tiempo extra para que adjunte los
Manual de usuario documentos y pueda continuar con el trámite.
Imagen 49. Solicitud de prórroga - traslado al solicitante
En Mis Asignados el estudiante visualiza el proceso o etapa activa con estado

prórroga.
Imagen 50. Estado prórroga - Mis Asignados
Si pasados treinta días calendario, contados a partir de la fecha en que se inicia el

traslado al solicitante, el convalidante no da respuesta automáticamente se finaliza
la solicitud.
43
Mis originados
Código
1212 Al crear la convalidación el usuario encontrará en
Consecutivo:
Fecha de
Mis Originados la solicitud realizada.
Versión: 3.0. A la izquierda de la ventana se ve el proceso o etapa en el que se encuentra la solicitud
Manual de usuario y a la derecha un semáforo encargado de controlar el tiempo.
Imagen 51. Ventana emergente menú Mis Originados
Si se da clic en el botón que tenga un número diferente de cero se despliega una

nueva vista.
Imagen 52. Ventana emergente al dar clic en el botón del semáforo
Esta ventana muestra el número de radicación, el proceso o etapa en el que se

encuentra la solicitud, la fecha de radicación y la de vencimiento y el responsable de la
etapa además de cuatro iconos ubicados a la izquierda de la ventana y cuya función se
encuentra explicita en el capítulo generalidades de este mismo documento.
44
Crear – Solicitud de convalidación
Código
1212 Dando clic en este menú, se despliegan la opción:
Consecutivo:
Fecha de
I. convalidación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 53. Opciones del menú crear
I. Convalidación: Si el solicitante pulsa convalidación, visualiza los términos y

condiciones establecidos por el Ministerio de Educación Nacional para el
proceso convalidaciones de educación superior. El solicitante debe leerlos
cuidadosamente y elegir si los acepta o no.
Imagen 54. Términos y condiciones MEN
Si no acepta los términos y condiciones el aplicativo lanza el siguiente mensaje.
Imagen 55. Mensaje al no aceptar los términos y condiciones
45
Si acepta los términos emerge el formulario para diligenciar por parte del
Código
1212 convalidante. Los iconos, botones de acción y demás características de los campos
Consecutivo:
Fecha de del formato se explican a profundidad en el capitulo generalidades de este mismo
Aprobación: 25-05-15 manual.
Versión: 3.0. En la parte superior del formato se pregunta si desea ser notificado electrónicamente
Manual de usuario (al correo electrónico) de no aceptar todas las notificaciones se realizan a la dirección
Convalidaciones de Superior suministrada en el registro.
Imagen 56. Pregunta notificación electrónica
Además el formulario está conformado por siete bloques a saber:
1. Datos radicación: En este bloque el solicitante solo debe seleccionar el tipo

de convalidación el cual puede ser pregrado o postgrado, para que el
sistema despliegue las opciones relacionadas a la solicitud y el valor a pagar
por el proceso. Los otros campos, número radicación y fecha de radicación
se autopoblan cuando la convalidación sea radicada.
Imagen 57. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
Si la solicitud es postgrado se genera un nuevo bloque en donde se debe relacionar

la institución que otorgó el título de pregrado.
46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un título de postgrado
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de 2. Datos personales del convalidante: La información que se visualiza son los
25-05-15
Aprobación:
datos personales del convalidante tomada del registro, no es modificable
Versión: 3.0.
desde este formulario.
Manual de usuario
Imagen 59. Segundo bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
3. Información de la institución que otorga el título a convalidar: En este bloque

se incluyen los datos de la institución que concede el título, tales como
nombre, dirección electrónica, posible equivalencia, estudios cursados,
facultad.
Imagen 60. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
Se debe digitar el nombre de la institución como aparece en el diploma (en español

o en inglés) y dar clic en la lupa, si se encuentra en la base de datos se autopoblan
los campos que tengan información de esa entidad como por ejemplo: ciudad y país.
47
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 61. Campos autopoblados de la institución
Si al dar clic en la lupa de nombre de la institución no se encuentra en la base de

datos se debe elegir No Encontrado.
Imagen 62. Selección No Encontrado en nombre de la Institución
El sistema retira la lupa y permite digitar el nombre sin tener que validarlo.
Imagen 63. Cambio del bloque información de la institución al elegir no encontrado
En el campo posible equivalencia del título a convalidar, se debe elegir una de las
48
opciones ya que son las únicas validas en Colombia.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 64. Lista de títulos validos en Colombia
4. Estudios de Educación Superior a ser Convalidados: En este bloque se debe

ingresar la información específica del estudio a convalidar.
Imagen 65. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
5. Datos de notificación del contacto en Colombia: Si el convalidante no se

encuentra en el país, puede dejar a un apoderado, quien lo representará en
el proceso. Al requerir una información adicional se le reportará tanto al
convalidante como al contacto en Colombia por medio de los correos
electrónicos registrados.
Imagen 66. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
6. Observaciones generales: En este espacio el convalidante puede redactar un

pequeño escrito, explicando o profundizando su solicitud. No es un campo
obligatorio, esto quiere decir, que lo puede utiliza si lo requiere de lo
49
contrario lo puede dejar en blanco.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 67. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación
7. Anexar documentos: El convalidante debe escanear en formato PDF todos

los documentos que soporten su peticipón. La fotocopia del diploma o
título, Certificado de capacitaciones legalizado, Programa apostillado o
legalizado y la fotocopia del documento de identidad son documentos
obligatorios.
50
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 68. Bloque anexar documentos
Para adjuntar los documentos se debe dar clic en el , elegir el archivo a anexar y
dar clic en el botón abrir.
Imagen 69. Ventana elegir archivos a cargar
Cuando el archivo se adjunta correctamente se visualizan dos nuevos iconos, los

cuales permiten ver el anexo o eliminarlo (ver capítulo generalidades).
51
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos
Al finalizar el diligenciamiento del formato pre diligenciamiento solicitud de

convalidación, el solicitante puede hacer uso de los botones de acción ubicados en
la parte superior del formulario (ver la funcionalidad en el capitulo generalidades –
botones de acción).
Imagen 71. Botones de acción
Consultar
El usuario está habilitado para realizar consultas desde el sistema. Para ello ingrese al
sistema con su usuario y contraseña válidos.
Imagen 72. Ventana de sesión de usuario
Al dar clic en el menú consultar el convalidante

puede hacer uso de las tres opciones que se
presentan.
52
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 73. Menú consultar
Documentos en borrador: Muestra los documentos que se hayan guardado y que no se

radicaron. Se puede almacenar un documento sin terminarlo, para más adelante
buscarlo y continuar con el proceso. Para retomar el archivo en borrador se debe dar
clic en el icono Documento, ubicado a la izquierda de la ventana.
Imagen 74. Ventana documentos en borrador, icono documento
Constancia de radicación Web. A través de esta opción el usuario puede descargar una
constancia de radicación.
Imagen 75. Icono Constancia de radicación
Al dar clic sobre el icono, se presenta la constancia.
53
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 76. Constancia de radicación
Solicitudes búsqueda avanzada web: Con esta opción el convalidante puede realizar
seguimiento a su solicitud, saber en qué etapa se encuentra y quien es el responsable
(funcionario) asignado.
La ventana emergente está compuesta por varios campos tipo filtro que ayudan a
ubicar una solicitud rápidamente, se puede hacer uso de uno o más filtros al mismo
tiempo.
54
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 77. Ventana solicitudes búsqueda avanzada web
Si se quiere detallar todas las convalidaciones radicadas se da clic en el botón consultar

ubicado en la parte superior de la ventana.
Imagen 78. Ventana emergente botón consultar
55
Trámites pendientes por pago
Código
1212
Consecutivo:
Este menú se habilita después de
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 ser verificados los documentos
Versión: 3.0. adjuntos por el solicitante.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior Si ya pasó por esta etapa (verificación documental) se genera el cobro por el trámite.
Al dar clic en el menú trámites pendientes por pago se despliega una nueva ventana,
en la cual se visualiza el icono ver documento, el número de pre radicado, el número
de radicación, el título a convalidar, la institución que otorga el título y el nombre del
convalidante.
Imagen 79. Ventana emergente menú trámites pendientes por pago
Pulsando el icono ver documento , se despliega en pantalla el formulario Solicitud

de convalidación de títulos
56
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 80. Icono ver documento - trámites pendientes por pago
En la parte superior del formulario se encuentra un nuevo botón de acción para

realizar el pago.
Imagen 81. Botón de acción para pagos
El sistema lanza una ventana con la lista de bancos para que el convalidante
seleccione la entidad por medio de la cual va a realizar el pago. Solo basta con dar
clic sobre el ubicado a la derecha de la ventana.
57
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 82. Lista de entidades bancarias
Seleccionando la entidad se extiende una ventana propia del banco para que el
usuario puede realizar el pago en línea.
Imagen 83. Ventana emergente del Banco AV. Villas
Siga las instrucciones de acuerdo a su entidad, y realice el pago.
58
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 84. Pago exitoso
Salir del sistema
Para abandonar el sistema solo se debe oprimir la

opción salir del sistema, ubicada a la derecha de
los menús antes mencionados.
Imagen 85. Mensaje emitido al salir del sistema
59
Tablero de asignación – Mis asignados
Código
1212
Consecutivo: En este espacio se visualizan las tareas asignadas al convalidante una vez haya
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 radicado su solicitud.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 86. Tablero de asignación
60
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Recepción y Verificación
Documental
61
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta etapa se encuentra a cargo de los funcionarios de la Unidad de Atención al
Versión: 3.0. Ciudadano, consiste en la revisión de la documentación adjunta por el convalidante en
Manual de usuario el pre diligenciamiento de la solicitud de convalidación. Si la documentación cumple
Convalidaciones de Superior con lo requerido se da paso a la siguiente etapa: Radicación Solicitud de
Convalidación, y a su vez se genera el proceso de cobro, de lo contrario se envía un
requerimiento al estudiante solicitándole adjuntar los documentos faltantes. Los
funcionarios siempre deben radicar los documentos de verificación documental y
constancia de radicación y el documento de acta de compromiso cuando sea necesario
generar un traslado al solicitante. En la parte izquierda de la ventana se encuentra el
nombre de la etapa y a la derecha los botones del semáforo que marcan el tiempo en
el que se encuentran las solicitudes, las cuales pueden ser a tiempo, por vencer,
vencidas y el total de las asignaciones.
Imagen 87. Interfaz de usuario - etapa verificación documental
Dando clic en cualquiera de los botones que tenga un número diferente de cero se
despliegan las solicitudes asignadas.
Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepción y verificación de documentos
62
En la parte superior de la ventana se encuentran los botones para seleccionar todas las
asignaciones, para finalizar etapa o para reportar actividad (Ver funcionalidad en el
Código
1212 capítulo Generalidades). Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestión (ver
Consecutivo:
Fecha de funcionalidad en el módulo generalidades), el número de pre-radicado, el nombre de
Aprobación: 25-05-15 la etapa, el asunto, fecha de radicación, fecha de vencimiento y el responsable
Versión: 3.0.
Manual de usuario Al dar clic en el icono ver documento , se despliega una nueva ventana, en la parte
Convalidaciones de Superior superior se encuentra la información principal de la convalidación (número de
solicitud, título, institución, nombre del estudiante y número del documento de
identidad), en la parte inferior de la ventana se cuenta con tres nuevas funciones
(verificación de documentos, constancia de radicación y acta de compromisos.
Imagen 89. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento
Al dar clic en este link se visualizan en la parte superior del

formulario los datos personales del convalidante y en la parte
inferior el espacio para la verificación documental, la cual varía
dependiendo el título que se quiera convalidar.
Si cumple con los documentos requeridos se debe elegir en el menú

desplegable la opción SI y se radica el documento. Luego se debe finalizar la
etapa para que pase al cobro del trámite.
Nota: En la etapa de recepción y verificación documental siempre los funcionarios

de la UAC deben radicar los documentos de Verificación de documentos y
constancia de radicación. El único que es opcional es el acta de compromiso para
generar el traslado al solicitante.
De faltar algún documento se selecciona No en la casilla de verificación y se

radica, para que en seguida se diligencie el acta de compromiso en la cual se le
solicita al peticionario el o los documentos faltantes.
63
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 90. Visualización del formulario link verificación de documentos
Al cumplirse con los documentos el funcionario de la UAC,

encargado de la etapa, puede dar clic en el link Constancia de
radicación, este paso no es obligatorio. Se realiza si el convalidante
requiere de la certificación en la cual conste que su proceso está en
trámite.
64
La constancia es un formato pre establecido, que pobla automáticamente los
datos del convalidante, tales como nombre, título, establecimiento educativo,
Código
1212 fecha de radicación.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 El funcionario de la UAC, debe verificar que la constancia este correcta y luego
Versión: 3.0. hacer uso de los botones de acción ubicados en la parte superior del formato
Manual de usuario (ver funcionalidad de los botones en el capítulo generalidades).
Al dar clic en el botón Radicar se plasma el número de radicado y por medio

del botón generar PDF se imprime, para ser entregada al estudiante.
Imagen 91. Constancia de radicación
Con este link se crea una tarea para el convalidante, la cual consiste
en adjuntar el o los documentos faltantes. El sistema toma del
formulario de pre inscripción los documentos mínimos exigidos para
la convalidación, de faltar un documento especial por ejemplo el
Record quirúrgico o de consulta expedido por la autoridad
competente, se debe digitar en el acta de compromiso antes de
radicar el documento en el link verificación de documentos, de lo
contrario se genera el PDF y el acta queda congelada e
65
inmodificable.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 92. Acta de compromisos
Al radicar el acta solicitando los documentos el sistema genera el número de radicado

para ese requerimiento.
Imagen 93. Número de radicado acta de compromiso
66
Para que pase el requerimiento al convalidante se debe seleccionar la solicitud y dar
clic en reportar actividad, eligiendo en Estado: Traslado al solicitante.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 94. Selección de la solicitud para reportar actividad
Imagen 95. Cambio de estado Traslado al solicitante
Dados los anteriores pasos, el convalidante encuentra la tarea relacionada en su

bandeja principal Mis Asignados.
Si el peticionario no cuenta con los documentos pedidos, puede solicitar una prórroga.
Para esto se debe seleccionar la solicitud, dar clic en registro de actividades y en el
estado elegir prórroga. El sistema activa un nuevo campo para elegir la fecha de
vencimiento, la cual es asignada por el funcionario de la UAC y posteriormente debe
dar clic en registrar actividad.
67
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 96. Registro de actividades - estado prórroga
La solicitud se visualiza con estado prórroga.
Imagen 97. Cambio de estado de la solicitud
68
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Asignación de
Solicitud a profesional
69
ASIGNACIÓN DE SOLICITUD A PROFESIONAL
Código
1212 En esta etapa el profesional encargado debe reasignar las solicitudes de convalidación
Consecutivo:
Fecha de
a los profesionales encargados de cada una de las salas….ej: Salud, Ingenierias, Ciencias
Aprobación: 25-05-15 sociales de acuerdo a la competencia de cada uno de ellos.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para ello, se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y digitar el usuario y
Convalidaciones de Superior la contraseña, y dar clic sobre el botón Aceptar, como se muestra en la imagen.
Imagen 98. Inicio de sesión
Esto nos lleva directamente a la pantalla de mis Asignados en donde se visualiza la

etapa correspondiente a CNV – Asignación de solicitud a profesional de
convalidaciones.
Imagen 99. Mis Asignados
Para continuar, es necesario dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel con un
número diferente de cero. Esto lista los procesos relacionados.
70
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 100. Procesos Asignación solicitud a Profesional
Para continuar, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa .
Esta acción abre un formulario en donde se debe seleccionar el profesional pertinente

para realizar la convalidación.
Imagen 101. Asignación solicitud a Profesional
Una vez seleccionado el profesional, se debe dar clic sobre la opción del menú Radicar
y Cerrar. Al hacer esto se abre una ventana de confirmación.
71
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 102. Mensaje de confirmación
Dar clic sobre el botón Aceptar. Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
Se visualiza nuevamente la pantalla con la información de la asignación, así como el

asignado.
72
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Revisión título y/o

Institución
73
REVISIÓN TÍTULO Y/O INSTITUCIÓN
Código
1212 Esta etapa se crea cuando al realizar la solicitud de convalidación no se encuentra la
Consecutivo:
Fecha de
institución o el título a convalidar.
Versión: 3.0. El funcionario encargado de esta labor, encuentra dentro de sus tareas una
Manual de usuario denominada revisión título y/o institución.
Imagen 105. Tarea revisión título y/o institución
Pulsando el botón del semáforo que tenga un número diferente de cero, el sistema
despliega la lista de solicitudes pendientes. Cada solicitud cuenta con cinco iconos de
gestión (ver la funcionalidad en el capítulo generalidades).
Imagen 106. CNV – Revisión Título y/o Institución
El funcionario debe verificar la existencia de esta institución y su legalidad, al igual que

los títulos que otorga. Si la institución cumple con los requisitos debe agregarla a la
base de datos del sistema, para esto se debe dar clic en el icono documento etapa, el
sistema lanza el formato actualización de institución convalidante.
74
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 107. Actualización de Institución
Se debe dar clic sobre el vínculo Administrar Instituciones, lo que abre un formulario en
donde se debe anexar la Institución.
75
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 108. Instituciones de educación
Para agregar o actualizar una entidad educativa se debe dar clic sobre el icono del más
, e ingresar la información correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.
Imagen 109. Instituciones de educación
76
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar .
Código Así mismo, se debe dar clic sobre el vínculo Administrar Títulos y realizar la
1212
Consecutivo: actualización del título en la base de datos.
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 110. Títulos del extranjero
En el campo Título acreditado se debe ingresar: El número (1) sí el título es acreditado

o el número (0) sí no lo es, en vez de la palabra Sí o No.
Para agregar o actualizar un título del extranjero se debe dar clic sobre el icono del
más , e ingresar la información correspondiente, diligenciando cada uno de los
campos.
Imagen 111. Agregar Títulos del extranjero
77
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar .
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 112. Agregar Títulos del extranjero
Una vez actualizadas tanto la institución como el título, se procede a dar clic sobre la
opción Radicar y Cerrar ubicada en la parte superior.
Imagen 113. Radicar y Cerrar
Dar clic sobre el botón Aceptar en la ventana de confirmación.
78
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Se abre una ventana de cierre satisfactorio de la etapa. Dar clic sobre el botón Aceptar.
Imagen 115. Cierre satisfactorio
79
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Verificación de Envío a
Evaluadores
80
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE ENVÍO A EVALUADORES
Código
1212 Cuando se decide resolver una convalidación por evaluación en la etapa de análisis y
Consecutivo:
Fecha de determinación de criterio, la solicitud pasa a la etapa de verificación de evaluadores.
Versión: 3.0. Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema utilizando usuario y contraseña
Manual de usuario
válidos, visualiza en su bandeja de Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV –
Verificación de envío a evaluadores.
Imagen 116. Etapa Verificación de envío a evaluadores
Al dar clic sobre el semáforo correspondiente de la etapa, el sistema visualiza los

procesos de la misma.
Imagen 117. Verificación de envío a evaluadores
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
81
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior Imagen 118. Opción Verificación de envío a evaluadores
Primero debe abrir el documento de verificación tipo evaluador y el profesional de

convalidaciones puede seleccionar si el evaluador es interno o externo y
dependiendo de la opción que seleccione se le habilitan las opciones: Evaluador
interno o Evaluador Externo.
Imagen 119. Opción Evaluador
Se selecciona el evaluador pertinente y se prosigue con el proceso.
82
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 120. Opción Evaluador Interno
83
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 121. Opción Evaluador Externo
Después de seleccionar el tipo de evaluador y diligenciar la información en los

bloques que se le habilitaron se debe radicar el documento.
84
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 122. Verificación Tipo Evaluador
Una vez se ha dado clic sobre el botón Radicar, el sistema muestra una ventana de
confirmación.
Imagen 123. Confirmación de radicación
Después puede generar el documento de carta evaluador.
85
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 124. Carta Evaluador
Una vez se ha dado clic sobre el icono Carta Evaluador, el sistema genera el
documento para impresión.
Imagen 125. Documento Carta Evaluador
86
Si se considera necesario generar este documento lo deben radicar, lo que genera
un mensaje de confirmación de parte del sistema.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 126. Radicar documento Carta evaluador
Imagen 127. Radicado
Para imprimir el documento se debe dar clic sobre la opción del menú superior
Generar PDF.
87
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 128. Documento en PDF
Para cerrar esta etapa deben seleccionar el proceso y hacer clic en finalizar etapa.
Imagen 129. Finalizar etapa
Se habilita una ventana externa, deben ingresar un comentario de cierre y luego

hacer clic en el botón cerrar solicitudes.
88
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Solicitud de Evaluador
Interno a
Secretario de Sala
89
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA
Código
1212
Consecutivo:
Si en la etapa de verificación tipo evaluador seleccionaron evaluador interno, el sistema
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 asigna la solicitud al profesional nuevamente para que seleccione el secretario de la
Versión: 3.0. sala.
Manual de usuario
Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema, debe visualizar en la bandeja de
Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV – Solicitud Evaluador Interno a
secretaria de sala, como se ilustra a continuación.
Imagen 130. Etapa Solicitud evaluador interno a secretaria de sala
Al dar clic sobre el semáforo correspondiente se listan los procesos de la etapa, como
se muestra a continuación.
Imagen 131. Proceso Solicitud evaluador interno a secretaria de sala
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
90
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 132. Formulario selección de evaluador interno
Seleccionar el nombre del evaluador, digitar el nombre o parte del nombre y dar clic
sobre la lupa para validarlo.
91
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 133. Selección de evaluador interno
Para finalizar la etapa se debe Radicar y Cerrar el documento a través de la opción del
menú en la parte superior.
92
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
93
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Emisión del Concepto
94
EMISIÓN DEL CONCEPTO
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta Etapa es asignada al evaluador de la sala en donde se genera la emisión del
Versión: 3.0. concepto.
Manual de usuario El funcionario encargado debe ingresar al sistema a través de su usuario y contraseña.
Convalidaciones de Superior En la bandeja de Mis Asignados se encuentra la etapa CNV Emitir Concepto
Convalidación.
Imagen 135. Etapa Emitir Concepto jurídico
Se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente para abrir las solicitudes, aquel que
tenga un número diferente de cero.
Imagen 136. Proceso Emitir Concepto jurídico
Se debe dar clic sobre el icono correspondiente a Documento etapa, lo que visualiza la
siguiente pantalla.
95
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 137. Emisión del Concepto
96
Para finalizar la etapa se debe dar clic sobre la opción del menú en la parte superior
Radicar y Cerrar.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
97
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Validación del Concepto
98
VALIDACIÓN DEL CONCEPTO
Código
1212 Después de que el evaluador genere la emisión del concepto, la solicitud se asigna al
Consecutivo:
Fecha de profesional de convalidaciones para la validación del concepto.
Versión: 3.0.
El profesional debe ingresar al sistema a través de la URL asignada y digitar su usuario
Manual de usuario
y contraseña para iniciar la sesión.
Una vez ingresado, el profesional puede visualizar la etapa CNV – Validación Concepto
Convalidación.
Imagen 139. Etapa Validación Concepto Convalidación
Se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente a la etapa, lo que trae la siguiente
pantalla.
Imagen 140. Proceso Validación Concepto Convalidación
Dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.
99
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 141. Validación Concepto Convalidación
Si el profesional considera correr un traslado, deben llenar primero ese documento,

para lo cual debe dar clic sobre el icono correspondiente a Traslado.
Imagen 142. Traslado
100
Se debe Radicar para poder enviarlo al solicitante, este documento es enviado en un
correo al usuario convalidante.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 143. Radicar
Luego debe seleccionar el proceso, y hacer clic en reportar actividad.
Imagen 144. Reportar actividad
Esta acción abre una ventana de Registro de actividad. Digite una descripción y
finalizar dando clic sobre el botón Registrar Actividad.
101
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 145. Registrar actividad
Si NO se va a correr el traslado al solicitante, o el convalidante contestó el traslado, se

puede continuar con el proceso, se debe radicar el documento validación del
concepto.
Imagen 146. Radicar validación del concepto
Dependiendo de lo que se seleccione en el campo de definición del concepto, la

solicitud puede tomar caminos diferentes.
102
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 147. Opciones definición concepto
 La opción de: “Se debe evaluar nuevamente la solicitud”, envía la solicitud de

convalidación a la etapa de Verificación tipo evaluador.
 La opción de: “El concepto requiere aclaraciones remite al evaluador”, envía la
solicitud de convalidación a la etapa de Emisión de concepto.
 La opción de: “El concepto es positivo se elabora proyecto de resolución”, envía
la solicitud de convalidación a la etapa de Generación de Resolución positiva.
 La opción de: “El concepto es negativo, se elabora proyecto de resolución”,
envía la solicitud de convalidación a la etapa de Generación de Resolución
negativa.
Se debe Radicar el documento.
103
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 148. Radicar
Para cerrar la etapa se debe seleccionar el proceso y hacer clic en la opción de Finalizar
etapa.
Imagen 149. Finalizar etapa
Esta acción abre una ventana de Cierre de solicitudes. Seleccionar la causa, digitar el
motivo de cierre, y finalizar dando clic sobre el botón Cerrar Solicitudes.
104
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Validación de la
Legalidad
105
VALIDACIÓN DE LA LEGALIDAD
Código
1212 Esta etapa es fundamental para continuar con el trámite. El sistema almacena en su
Consecutivo:
base de datos la lista de las Instituciones legalizadas. Sin embargo, es posible que la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 institución registrada por el convalidante no exista aún en el registro del MEN.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para garantizar la validez de la convalidación, se debe:
 Consultar un ente externo. Se realiza la respectiva investigación en donde se
pueda identificar si la IES existe en el país de origen. Para ello, se consulta la
base de datos del MEN, y en caso de NO hallar la información, se debe
consultar la embajada, el consulado o alguna representación del país de origen
de la titulación, directamente.
 En caso de no hallar la IES en la base de datos, el funcionario del MEN se debe
comunicar con el ciudadano convalidante por medio de un oficio. Este oficio
debe comunicar al convalidante las inquietudes relativas a la IES que se tengan.
El convalidante tiene la obligación de aclarar esta legalidad y entregar toda la
documentación requerida para aceptar la solicitud. Con esta aclaración se
registra la nueva IES en la base de datos. Esta nueva información la diligencia
un funcionario de la UAC tras la recepción.
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada para ello y digitar el usuario y
contraseña correspondiente.
Imagen 150. Inicio de sesión
Una vez ingresado, se visualiza la pantalla de Mis Asignados, en donde se observa la

etapa correspondiente a CNV – Validación de Legalidad.
Imagen 151. Etapa CNV – Validación de la Legalidad
106
Dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que tenga un número diferente de
cero, para listar los procesos relacionados a la etapa.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 152. Lista Procesos CNV – Validación de la Legalidad
Para continuar se procede a dar clic sobre el icono correspondiente a documento

etapa.
107
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 153. Formulario Validación de la Legalidad
El formulario se compone de cinco bloques.
El bloque número uno contiene el número de radicación con la fecha.
El segundo bloque contiene los datos personales del convalidante, estos datos vienen
autopoblados.
El tercer bloque es el correspondiente a la validación de la legalidad.
El cuarto bloque corresponde a las observaciones, es un campo opcional.

Y el quinto bloque que corresponde a los anexos.
Como el primer bloque no se toca, y el segundo viene autopoblado, nos remitimos al

tercer bloque.
El campo Convalidante aclara, se refiere al caso en que el convalidante debe aclarar

cualquier duda de la legalidad de la IES de su titulación.
108
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 154. Convalidante aclara
 Aclara: Cuando el convalidante ha entregado todos los documentos a la UAC

solicitados en el acta de compromiso.
 No Aclara: Esta opción marca el cierre temporal de la solicitud y su tránsito
hacia el auto de archivo.
 No Aplica: cuando no se necesitan más documentación ni más requerimientos
al Convalidante en su solicitud.
El siguiente campo Ente externo aclara. En el caso de haber consultado una embajada
o consulado directamente y recogido la información requerida. Comentado [RME1]:
Imagen 155. Ente externo aclara
 Aclara: En el caso de haber consultado a una embajada o consulado

directamente y recogido la información requerida.
 No aclara: Cuando la embajada o el consulado aún no han facilitado la entrega
de la documentación requerida o que nunca la entregó.
 No aplica: Si se tiene suficiente información respecto al título a convalidar, no
es necesario consultar entes externos.
109
El campo Se validó la legalidad de la Institución.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 156. Legalidad de la institución
 SI: Cuando el convalidante ha facilitado la entrega de los datos de las IES a la

UAC, y que ésta resida registrada en la base de datos del MEN. En otro caso
aplica esta opción cuando se ha registrado una nueva IES y esta cumpla con los
requerimientos que dicta la ley colombiana para las IES.
 NO: Aplica en el momento en que el convalidante no haya entregado lo
requerido por la UAC. Si no se puede validar la legalidad de la solicitud es
porque aún no se cumple con lo requerido en el acta de compromiso.
El siguiente campo Se validó la legalidad del título a convalidar.
Imagen 157. Legalidad de título a convalidar
 SI: De igual manera que el campo anterior, pero aplica en la titulación otorgada
por las IES del convalidante. Este título puede o no estar registrado en la base
de datos del MEN. De todos modos se debe comprobar el título, frente a las
IES y ante la base de datos.
 NO: Aplica cuando no existe la titulación o falta información obligatoria
requerida en el acta de compromiso.
El siguiente campo que se observa es Se validó la metodología bajo la cual se

desarrolló el programa.
110
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 158. Metodología bajo la cual se desarrolló el programa
 SI: La metodología del programa especifica si una carrera es cursada a

distancia, presencial. Se debe comprobar en las normas de la IES registrada.
 NO: En caso que el convalidante haya omitido dicho requerimiento, a la hora
de ingresar sus datos en el formulario de la solicitud.
Los bloques siguientes correspondientes a Observaciones y Anexo de documentos.
Imagen 159. Bloques
En el campo Observaciones, se debe digitar alguna explicación breve de su actuación.
Y en el campo Anexar documentos debe ingresar los documentos recopilados y

almacenados de la solicitud. Para ello se debe dar clic sobre el icono correspondiente.
Una vez finalizado el diligenciamiento del formulario, el sistema ofrece las opciones de
Guardar, Borrar documento y Radicar.
 Guardar. Esta opción se utiliza en el evento en que se necesite almacenar la

información y debe suspenderla por un tiempo, o porque debe cerrar la sesión.
Al dar clic sobre ella, el sistema guarda los datos diligenciados sin comprometer
el proceso general.
111
 Radicar y Cerrar. Esta opción se utiliza cuando se finaliza la gestión con el
formulario. Cierra la etapa de validación de legalidad y lanza la solicitud a la
Código
1212 siguiente etapa. Al dar clic sobre el botón se abre una ventana de confirmación.
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 160. Ventana de confirmación
Dar clic sobre el botón Aceptar. Seleccionar en la ventana de cierre de solicitud la

decisión sobre la solicitud, y finalizar dando clic sobre el botón Cerrar.
Imagen 161. Cierre de solicitud
Se visualiza la ventana de Cierre satisfactorio.
Imagen 162. Cierre satisfactorio
112
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Analizar y determinar
Criterio de Convalidación
113
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIÓN
Código
1212 Una vez ingresado al sistema a través de la URL asignada, usuario y contraseña, en la
bandeja de Mis Asignados aparece la etapa correspondiente a CNV – Analizar y
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 determinar criterio de convalidación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 163. Etapa Analizar y determinar
El profesional de área en esta etapa analiza los documentos e identifica cual es el tipo
de caso en el que encaja la convalidación:
 Convenio.
 Caso similar.
 Acreditación.
 Evaluación.
Para iniciar la gestión se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que
tenga un número diferente de cero. Es conveniente mantener este semáforo siempre
en verde, es decir, A tiempo, pues de lo contrario el sistema hace un escalamiento,
dando alarma al jefe inmediato del funcionario que tenga asignada la solicitud.
Imagen 164. Procesos Etapa
Para continuar con la gestión se da clic sobre el icono correspondiente a documento

etapa.
114
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 165. Criterios de convalidación
La actividad de análisis y determinación de criterios se inicia con esta pantalla.

Se observan varias opciones a saber:
 Convenio. Si hay un número uno en esta opción significa que el MEN tiene un
convenio con la Institución y/o Universidad, el cual se puede utilizar en caso
que el funcionario se decida por resolver la convalidación por CONVENIO.
 Caso Similar. El sistema señala que el MEN tiene casos similares de
convalidación. El funcionario puede decidir por esta opción expresa que hay
casos similares en la base de datos. La solicitud se puede resolver por este
criterio sin problema.
 Acreditación. Si hay un número diferente de cero en esta opción, el sistema
señala que hay casos resueltos por Acreditación, esto significa que el MEN tiene
la opción de resolver la convalidación a través de este criterio.
 Evaluación. Si hay números diferentes de cero en esta opción, significa que bajo
este criterio se han resuelto solicitud con antelación para la universidad o
institución, por tanto se puede definir la convalidación por este criterio. El
funcionario decide.
Como se muestra en la imagen anterior, para dar solución a esta convalidación, se

debe dar clic sobre el icono correspondiente a Acreditación. Al dar clic sobre este se
obtiene la siguiente pantalla.
Imagen 166. Criterios de convalidación
115
Ahora se debe dar clic sobre el icono bajo la columna Asociar.
Código
Consecutivo:
1212
Esta acción abre el formulario Definición de criterio de convalidación.
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 167. Definición de Criterio de convalidación
Este formulario está compuesta por 3 bloques.
1. Datos de radicación. Viene poblados los campos correspondientes a número y

fecha de convalidación, así como el tipo.
2. Datos personales del convalidante. Igual que el bloque anterior, los campos
viene poblados con los datos registrados del convalidante.
3. Definición criterio convalidación de título. Se deben diligenciar los campos
Observación. Se debe escribir una breve explicación o comentario acerca de la
decisión tomada para resolver la convalidación. Por ejemplo: “Se utiliza el
criterio de Convenio porque Colombia tiene un convenio vigente con la IES y se
puede adaptar para esta solicitud. Título equivalente, en el caso de tener más
títulos similares y que no se encuentre el mismo de la solicitud pero que si
exista convenio con el país de origen de la IES, se debe dar clic sobre la lupa
para desplegar la lista de títulos almacenados en la base de datos del MEN.
Esta lista contiene cientos de títulos, en caso de no encontrar el equivalente, se
debe utilizar la opción [No encontrado] para agregar uno nuevo.
116
Una vez completado el diligenciamiento, se da clic sobre la opción Radicar en la parte
Código
1212 superior. Dar clic sobre el botón Aceptar en la ventana de confirmación. De esta
Consecutivo:
Fecha de manera, la solicitud prosigue bajo el criterio aquí decidido.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Consulta interna
Cuando NO se resuelve el caso de la solicitud sino que se necesitan más aclaraciones, se

debe definir un Evaluador para el análisis y estudio de la solicitud y posteriormente
tomar la decisión si continuar por alguno de los criterios evaluadores.
En caso que el evaluador no reciba los documentos completos, la solicitud pasa a auto
de archivo. Pero en caso contario de SI recibir la totalidad de la documentación
requerida, la solicitud pasa a análisis por parte del evaluador para que emita un
concepto y éste a su vez remita la solicitud a la sesión del funcionario responsable para
que pueda validar dicho concepto. El convalidante es notificado vía correo electrónico
del criterio positivo para que cancele el trámite.
A esta altura, la solicitud ha recibido todos los documentos y ha aclarado la legalidad de
la IES. Con todos los primeros requerimientos superados, es decir, documentos y
comprobante de pago, la solicitud pasa a la evaluación del criterio de análisis. Las
solicitudes aprobadas y verificadas son las únicas que hacen tránsito a la siguiente etapa
de evaluación donde se convierten en resolución.
Evaluación
Para efectos de la convalidación de pregrado y de postgrado se deberá hacer una

evaluación de la información y en su orden verificar cuál de los siguientes criterios se
aplica para de esta forma proceder al trámite correspondiente. Se debe seleccionar
cuál de ellos es el adecuado entre:
 CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE TÍTULOS. Sí el título procede de alguno

de los países con los cuales el Estado colombiano ha ratificado convenios de
convalidación de títulos, estos serán convalidados en un término no mayor a
dos meses contados a partir del recibo en debida forma de la documentación
requerida.
 PROGRAMA O INSITITUCIÓN ACREDITADOS O SU EQUIVALENTE EN EL PAÍS

DE PROCEDENCIA. Sí la institución que otorgó el título que se somete a
convalidación corresponde a un programa académico que hubiera sido
evaluado con anterioridad por el Ministerio de educación Nacional o el ICFES,
se resuelve aplicando la misma decisión que en el caso que sirve como
117
referencia. Para tal efecto, se debe tratar del mismo programa académico
ofrecido por la misma institución y con una diferencia entre las fechas de
Código
1212 otorgamiento de los dos títulos que no podrá exceder los ocho (8) años. En
Consecutivo:
Fecha de este caso el trámite de convalidación se adelanta en un término no mayor a
Aprobación: 25-05-15 dos (2) meses contados a partir del recibo en debida forma de la
Versión: 3.0. documentación requerida. Se debe recordar que una convalidación realizada
Manual de usuario por caso similar no podrá servir de soporte a otra convalidación.
 EVALUACIÓN ACADÉMICA. Sí el título que se somete a convalidación no se

enmarca en ninguno de los criterios señalados anteriormente o si no existe
certeza sobre el nivel académico de los estudios que se están convalidando, o
su denominación, se someterá la documentación a proceso de evaluación
académica. Este trámite se adelanta en un término no mayor a cinco (5) meses
contados a partir del recibo en debida forma de la documentación requerida.
De igual manera, para efectos de la convalidación de títulos correspondientes a

postgrados médico-quirúrgicos, se deberán tener en cuenta los criterios definidos por
la comunidad académica en el documento “Especialidades Médico – Quirúrgicas en
Medicina”, publicado por el Ministerio de educación Nacional.
En cuanto a las solicitudes de convalidación de títulos de pregrado de derecho, existen

los siguientes requisitos para decidir el criterio de evaluación:
 El interesado deberá acreditar como mínimo la aprobación de estudios

específicos de la legislación colombiana, en los siguientes aspectos: Derecho
Constitucional Colombiano, Derecho Administrativo y Procesales Especiales
(Civil, Administrativo, Penal y Laboral). Dichos estudios podrán ser acreditados
por una Institución de educación superior colombiana que cuente con el
programa de derecho con registro calificado. El interesado también podrá
certificar la suficiencia atrás indicada por medio de los resultados que obtenga
en el Examen de Calidad de la Educación Superior ECAES.
Para los títulos de pregrado en Derecho, los criterios de convalidación por Caso similar
y programa o Institución acreditados, o su equivalente en el país de procedencia, se
aplicarán una vez el convalidante acredite el cumplimiento de los requisitos anteriores.
Así mismo, en el evento de no proceder la aplicación de alguno de estos criterios de
convalidación, se remite la documentación a evaluación académica, así el solicitante
hubiere acreditado los requisitos mínimos establecidos para la convalidación de títulos
de pregrado en Derecho.
118
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Auto de archivo
119
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD
Código
1212
Consecutivo:
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y con el usuario y contraseña
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 168. Etapa CNV – Auto de archivo legalidad
En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semáforo

correspondiente para listar los procesos.
Imagen 169. Lista procesos CNV – Auto de archivo legalidad
En esta etapa se visualiza un icono diferente de gestión. Para continuar se debe dar clic
sobre el icono de Word. Esta acción visualiza un mensaje en la parte inferior de la
pantalla, que dice “¿Quieres abrir o guardar cnv-2015-00000005_xxxxxx p.m. tmp.doc
desde convalidación.mineducacion.gov.co?”, se debe dar clic sobre el botón Guardar y
posteriormente en Abrir.
Imagen 170. Abrir documento
120
Se debe dar clic sobre la opción Habilitar edición y habilitar contenido. Esto abre un
Código
1212 documento en Word.
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Se debe revisar el documento, verificar los datos, y sí se está de acuerdo se procede a

iniciar Proceso de aprobación. Para ello en la parte superior del menú de Word se
habilita una nueva opción llamada COMPLEMENTOS.
Imagen 172. Complementos
121
Esto visualiza un menú en la parte derecha correspondiente a T&MS, se debe dar clic
sobre ella, y esta acción visualiza dos opciones: inicio proceso de aprobación y ver
Código
1212 parámetros en plantilla.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Dar clic sobre la opción Iniciar proceso de aprobación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 173. Inicio Proceso de Aprobación
Esta acción visualiza una ventana de confirmación.
Imagen 174. Confirmación
Dar clic sobre el botón Sí e ingrese un comentario. Dar clic sobre el botón Aceptar.
Imagen 175. Comentario
Y por último se visualiza la ventana de confirmación en el ciclo de aprobación.
Imagen 176. Confirmación de ciclo de aprobación.
122
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Proyecto de Resolución
123
PROYECTO DE RESOLUCIÓN – POSITIVA POR ACREDITACIÓN
Código
1212
Consecutivo:
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y con el usuario y contraseña
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 177. Etapa Proyecto de Resolución
En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semáforo

correspondiente para listar los procesos.
Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolución
Para iniciar el proceso se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento de
Word. Al dar clic sobre este se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla,
dar clic sobre el botón Guardar y después en Abrir cuando se finalice la descarga.
Dar clic sobre los botones Habilitar Edición y Habilitar Contenido. Esta acción abre un
documento en Word, que es el oficio de resolución por medio de la cual se resuelve
una solicitud de convalidación.
124
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Para continuar, se debe dar clic sobre la opción del menú en Word, COMPLEMENTOS.
Imagen 181. Complementos
Al dar clic sobre esta opción, se habilita un menú a lado izquierdo, con las opciones de
T&MS. Desplegar las opciones y dar clic sobre la opción Inicio Proceso de Aprobación.
Imagen 182. Inicio proceso de aprobación
125
Se visualiza una ventana de confirmación.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 183. Ventana de confirmación Proceso de aprobación.
Al dar clic sobre el botón SI, el sistema solicita que se digite un comentario sobre la
gestión.
El documento es radicado para aprobación, y el sistema emite un mensaje de

confirmación.
Imagen 185. Proceso generado con éxito
126
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Revisión de Resolución
127
REVISIÓN DE RESOLUCIÓN – CONVENIO
Código
1212 Esta etapa es asignada al coordinador de convalidaciones. Se debe ingresar al sistema
Consecutivo:
a través de la URL asignada con el usuario y contraseña indicados, allí se visualiza la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 bandeja de mis asignados en donde se observa la etapa correspondiente a CNV –
Versión: 3.0. Revisión de resolución – Convenio.
Manual de usuario
Imagen 186. Revisión de resolución – Convenio
Dar clic sobre el semáforo correspondiente para listar los procesos correspondientes a
la etapa.
Imagen 187. CNV - Revisión de resolución – Convenio
Dar clic sobre el icono de Word, en los iconos de gestión. Dar clic sobre el botón
Guardar y posteriormente Abrir, opciones que muestra el sistema en la parte inferior, y
posteriormente dar clic sobre las opciones de Habilitar edición y Habilitar contenido.
Esto visualiza el oficio, el cual se debe revisar y verificar que la información contenida
esté acorde a los requerimientos del MEN.
Una vez realizada la verificación de la resolución, se debe dar clic sobre el menú
COMPLEMENTOS – T&MS – Revisado. Esta acción prosigue con el ciclo de aprobación.
Sí el documento es rechazado, se devuelve al funcionario que lo originó para su
revisión, y nuevamente iniciar ciclo de aprobación.
128
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 188. Opción Revisado
El sistema visualiza un mensaje de confirmación.
Imagen 189. Continuar operación
Se debe digitar un comentario en el campo que se muestra.
Al dar clic en Aceptar se muestra un mensaje de confirmación.
Imagen 191. Proceso exitoso
129
La solicitud queda radicada y continúa con el ciclo de aprobación.
Código
1212 Este mismo procedimiento se aplica para cualquier etapa correspondiente a Revisión
Consecutivo:
Fecha de de resolución.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
130
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Aprobación de Resolución
131
APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN – AUTO ARCH LEGALIDAD
Código
1212
Consecutivo:
Esta etapa es responsabilidad exclusiva del Jefe de Subdirección Aseguramiento de la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 calidad de Educación superior.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para iniciar la gestión se debe ingresar con su usuario y contraseña, a través de la URL
Convalidaciones de Superior asignada. En la bandeja de Mis Asignados se visualizan las etapas correspondientes.
Imagen 192. Etapa Aprobación de resolución
Todas las etapas correspondientes a Aprobación de resolución van a funcionar de

manera similar. Como ejemplo para el manual se toma como referencia Auto Arch
Legalidad, pero como se enfatiza, cualquiera de las etapas que tengan que ver con la
aprobación de la resolución va a funcionar de manera igual.
Para iniciar la gestión se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que
tenga un número diferente de cero. Esta acción abre la lista de procesos.
Imagen 193. Lista procesos Aprobación de resolución
132
Se selecciona una de las solicitudes, y se da clic sobre el icono de gestión, en este caso
el icono de documento Word. Al dar clic sobre este se genera un mensaje en la parte
Código
1212 inferior de la pantalla. Se debe dar clic primero sobre el botón Guardar y después,
Consecutivo:
Fecha de cuando se haya cargado el archivo, clic sobre el botón Abrir.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 194. Abrir y Guardar
El sistema abre el oficio correspondiente a la resolución, para continuar, se debe

verificar que el oficio contenga la información pertinente, y sí se está de acuerdo con
su contenido, debe dar clic sobre la opción de menú COMPLEMENTOS – T&MS –
Radicar en TMS.
Imagen 195. Radicar en TMS
Al dar clic sobre esta opción, se visualiza una ventana de confirmación de la radicación,
así como uno de advertencia, que dice que una vez radicado el documento no podrá
modificarlo.
Imagen 196. Radicar en TMS
Digite un comentario concerniente a la radicación, el sistema emite una ventana de

ciclo de aprobación terminado.
133
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 197. Ciclo de aprobación terminado
134
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Impresión y Anexo de
Resolución firmada
Y enumerada
135
IMPRESIÓN Y ANEXO DE RESOLUCIÓN FIRMADA Y ENUMERADA
Código
1212 Esta etapa es asignada al Profesional encargado de acuerdo a su competencia.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta etapa se da una vez la solicitud ha pasado por la etapa de Aprobación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para gestionar esta etapa, el profesional encargado debe ingresar al sistema de
Convalidaciones de Superior convalidaciones a través de la URL asignada para ello, con su usuario y contraseña
vigente, y dar clic sobre la etapa correspondiente a CNV – Impresión y anexo de
resolución firmada y enumerada Arch Leg.
Imagen 198. Etapa Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada
Dar clic sobre el semáforo correspondiente en la etapa, lo que abre el listado de

procesos correspondientes.
Imagen 199. Lista Procesos Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada
Para iniciar la gestión sobre esta solicitud, se debe dar clic sobre el icono
correspondiente a documento etapa.
Esta acción abre el formulario con el título: IMPRESIÓN Y ANEXO DE LA RESOLUCIÓN.
136
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 200. Formulario Impresión y anexo de la resolución
El formulario consta de dos bloques.
El primero, correspondiente a DATOS PERSONALES DEL CONVALIDANTE, viene

autopoblado.
El segundo se debe diligenciar por parte del funcionario y anexar la resolución firmada
y digitalizada.
137
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 201. Formulario Impresión y anexo de la resolución diligenciado
Para finalizar dar clic sobre la opción del menú Radicar y cerrar. Se visualiza una
ventana de confirmación.
Dar clic sobre el botón Aceptar.
138
Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 203. Mensaje de cierre satisfactorio
Dar clic en el botón Aceptar.
Esta acción finaliza la gestión sobre la solicitud.
139

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Código ADMINISTRACIÓN DE VERSIONES

Diana Maritza Pinzón

2.0 26/06/2015 Finalización y ajustes Ricardo Monsalve

3.0 29/07/2015 Actualización Ricardo Monsalve

Código REVISIÓN DE RESOLUCIÓN – CONVENIO .................................................................................... 128

Partiendo de lo anterior se hace necesaria la creación del presente manual en el cual se

Cabe aclarar que la solicitud de convalidación de educación superior, no garantiza el

Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del

Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento

Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestión

Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han

Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente

Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo

Si desde un inicio se visualiza el icono representa que el documento ya está

Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa

El sistema pide la confirmación para eliminar el

Imagen 6. Ventana emergente botón borrar documento

Pulsando este botón el sistema lanza una ventana

Imagen 7. Ventana emergente botón radicar

Al seleccionar este botón emerge un mensaje pidiendo la

Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botón radicar y cerrar

Pulsando este botón el sistema lanza una nueva ventana,

Imagen 9. Ventana emergente botón configurar PDF

Imagen 10. Ventana emergente botón generar PDF

Con este botón se cierra o termina la etapa, mostrando

Imagen 11. Ventana emergente botón finalizar etapa

Imagen 12. Ventana emergente botón reportar actividad

Se usa este botón para mostrar en pantalla la cantidad de

Imagen 13. Opciones del botón seleccionar

Con este botón se seleccionan todas las solicitudes de la

Código ASTERISCO: Este símbolo señala el carácter de obligatorio

VERDE: Solicitudes a tiempo.

AMARILLO: Solicitudes por vencer.

ROJO: Solicitudes vencidas.

AZUL: Suma total de solicitudes asignadas

LUPA: Consulta y valida información guardada en la base

DUPLICADOR DE BLOQUES: Se utiliza cuando el

ELIMINADOR DE BLOQUES: Este icono se presenta en la

CALENDARIO: Este icono dispone la opción de seleccionar,

VER ARCHIVO: Permite ver los documentos que se hayan

ELIMINAR ARCHIVO: Permite eliminar un archivo que se

Imagen 15. Página del Ministerio de Educación Nacional

En la parte inferior de la página se busca el icono correspondiente a Convalidaciones.

Imagen 16. Convalidaciones

Al dar clic sobre este icono, el sistema visualiza la siguiente pantalla.

Imagen 17. Opciones de Convalidaciones

Se escoge la opción Convalidaciones de superior y se da clic sobre este icono.

Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior

Se debe dar clic sobre la opción señalada, PROCESO EN LÍNEA.

El solicitante visualiza el acceso al sistema general de convalidaciones de educación

Imagen 19. Ventana autenticación de usuario

Imagen 20. Registro persona natural

El sistema despliega un formulario para ser diligenciado por el solicitante. El formulario

 Datos de Login: Cuenta con los campos:

Imagen 21. Primera parte formulario de registro

 Datos personales: La información que se pide es la del convalidante, tal como

Imagen 22. Segunda parte formulario de registro

 Datos de ubicación: Dirección, teléfono, correo electrónico, país, departamento

Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro

Diligenciados todos los campos correctamente del formulario de registro, el sistema

Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro

Si falta algún dato el sistema envía un mensaje de alerta.

Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes