Capitulo 5: Registros contables

Registros contables: Son elementos en donde se registran datos contables y se almacenan saldos u otras
informaciones utilizables para la preparación de los informes contables

Registro: Es el soporte físico destinado a registrar en forma sistemática las operaciones del ente. Utilización de
cuentas que responden a anotaciones sistemáticas a través de una técnica

Finalidad: El registro contable debe permitir que la información que brinda pueda reordenarse, analizarse y
sintetizarse a los efectos de su inclusión en los informes contables, por lo cual es necesario contar con criterios para
la exposición analítica y sintética posterior

CLASES DE REGISTROS
 Según su funcionalidad:
o Cronológicos:
En los que los efectos económicos (ciertos o contingentes) de los hechos y operaciones son
registrados teniendo prioridad la fecha de las operaciones (diario):
 En el orden en que se producen, cuando se trata de efectos de contabilización inmediata
(ventas, compras, pagos, cobros, etc)
 Al cierre de cada período contable, cuando se trata de hechos de contabilización diferida
(sueldos, cargas sociales, intereses devengados, depreciaciones de bienes de uso, etc)
o Sistemáticos o temáticos:
En los que los efectos económicos de los hechos y transacciones son anotados en cuentas. Se
prioriza el tema, pero también se mantiene la cronología (Mayores)
 Según su importancia
o Principales:
En los que en forma detallada o resumida se anotan todos los efectos económicos (ciertos o
contingentes) de los hechos y transacciones que afectan o pueden afectar al patrimonio de la
empresa, en tanto sean susceptibles de registro contable:
 Diario principal (diario), donde tales efectos se anotan cronológicamente
 Mayor principal o mayor general (mayor), que incluye todas las cuentas principales
empleadas en la contabilidad
o Auxiliares
Cuya función es facilitar el manejo del sistema contable a través de la descentralización de ciertas
anotaciones
 Diarios auxiliares o subdiarios, en los que se anotan los asientos relacionados con
operaciones de carácter repetitivo (ventas, compras, cobranzas, pagos, etc) practicándose
en el diario principal solo asientos resúmenes de las operaciones de cada período
 Mayores auxiliares o submayores, en los que se agrupan cuentas simples o analíticas, en
cuyo caso basta con que en el mayor principal se empleen las cuentas sintéticas
correlativas. En el mayor se puede utilizar una cuenta clientes, y mantenerse un submayor
de clientes en la que se controlen los saldos de cada uno de ellos.
 Según su indispensabilidad
o Indispensables: Libro diario e inventario y balance
o Obligatorios: Mayor y subdiario, en una contabilidad descentralizada
o Operativos: Submayores
  Según su característica físicas
o Encuadernados
Libro diario e inventario y balances; o solo inventario y balances para sociedades autorizadas por la
ley 19550 para llevar registros contables mecánicos, magnéticos u otros.
o En hojas sueltas
Libro diario, subdiario, mayores, submayores, etc. (cada 6 meses o cada 100 hojas, lo que se de
primero, se debe encuadernar
 Según su competencia
o Contables
Libro diario e inventario y balances
o Extra contables
Libro de empleados, libro de bancos, planillas de stock, registros de costos
o No contables
Libro de instrucciones, manual de funciones administrativas, actas de asamblea

ORIGENES DE LA DOCUMENTACIÓN DEL DATO REGISTRABLE

a) Del interior del ente: Facturas de ventas, recibos, notas de débitos, notas de créditos, notas de débitos y créditos
bancaria, cheques, etc
b) Del exterior del ente: Facturas de compras, recibos, notas de débitos, notas de créditos, etc.
c) Otras fuentes: Actas de directorios o reunión de socios, actas de asambleas, lectura de escrituras de inmuebles,
registros de automotores
d) Cálculos y cómputos: Papeles de trabajo: amortizaciones, valuaciones, ajustes de lo devengado, parte
matemática de la registración, etc.
c) Publicaciones, listas de precios, catálogos: Valor de la moneda, ajustes a valores corrientes, cotización de
acciones y otros valores.
Estos soportes documentales serán necesarios a los fines probatorios. Se recurre a las pruebas de los registros
contables cuando la documentación registral es deficiente o se ha extraviado.

REGISTROS CONOLÓGICOS
Se registra considerando las fechas en las cuales se han dado las operaciones.
De esta manera los efectos económicos de los hechos y operaciones son registrados de dos maneras:
 En el orden en el que se producen, cuando se trata de efectos de contabilización inmediata. Ej: ventas,
compras, pagos, etc
 Al cierre de cada período contable, cuando se trata de hechos de contabilización diferida. Ej: sueldos,
depreciaciones, etc
Características generales
 Suelen ser registros de primera entrada en el sentido de que los efectos económicos de los hechos y
operaciones son anotados en primer término en registros cronológicos
 Los asientos se ordenan por fecha.
Lo de contabilización inmediata, la fecha es la de la realización de la operación en cuestión.
Lo de contabilización diferida, son habitualmente registrada al cierre de cada período contable
 Cada operación da lugar a por lo menos un asiento (en el diario general o en algún subdiario)
 En cada asiento, los totales debitas y acreditados a las distintas cuentas deben coincidir
Diario
Registro cronológico en el que se van anotando mediante asientos de contabilidad, a base de método de la partida
doble, las operaciones del ente; con indicación de fechas, conceptos, cuentas involucradas e importes debitados y
acreditados.
Es empleado cuando:
 Forma de registro directa, para contabilizar para todos los asientos
 Forma de registro descentralizada, para contabilizar:
o Asientos individuales referidos a operaciones que no se registran en subdiarios
o Asientos resúmenes de las operaciones de carácter repetitivo anotadas en los subdiarios en uso.
Datos registrados:
Las anotaciones en los diarios incluyen para cada asiento:
 Su número de orden
 Fecha
 Importes debitados y acreditados
 Referencia, lo mas precisa posible, a la documentación de respaldo del asiento.
Dependiendo del plan de cuentas y los medios de registro empleados, los asientos también incluyen:
 Nombres de las cuentas utilizadas; o
 Sus nombres y los códigos de las mismas; o solamente
 Sus códigos
Numeración de los asientos:
Existen por lo menos tres alternativas:
 Mantener la correlatividad en forma numérica
 Discontinuar dicha correlatividad al final de cada ejercicio económico y comenzar a identificar los asientos
del nuevo período a partir de uno
 Practicar dicha discontinuación en cada uno de los períodos contable anteponiendo al número de orden de
cada asiento (Presenta mayores ventajas)
Constancia de la mayorización de los asientos
Lo usual es que los pases al mayor se realicen a partir de la información contenida en los borradores de asientos.
Es conveniente la preparación de borradores porque:
 Independiza la preparación del asiento de la del registro
 Permite dejar constancia de la preparación y autorización de los asientos, así como de su pase a mayores y
submayores
 Permite la división del trabajo
Diagramación
Fecha Detalle Cuenta número Debe Haber
16 04 05 Mercaderías 1302 10000
a proveedores 2001 10000

Subdiarios
En los que se anotan los asientos relacionados con operaciones de repetitivo
Son diarios auxiliares que son utilizados cuando la forma de registro es descentralizada. El número de subdiarios a
usar en cada empresa depende del volumen mensual de ese tipo de operaciones, de la posibilidad de dividir o no el
trabajo administrativo - contable, y de la decisión que se tome en materia de diseño y mantenimiento del sistema
contable
La principal ventaja del empleo de subdiarios se radica en la posibilidad de dividir el trabajo de registro contable,
permitiendo así que en forma simultánea se asienten hechos de diversa índole. Esta ventaja se torna una necesidad
cuando en función del volumen de operaciones de la empresa y de los medios de registro disponibles resultaría
imposible practicar todos los asientos en un único registro.
Datos registrados
Los datos a ser registrados son los mismo que los incluidos en un diario, o sea, número de asiento, fecha, cuentas
utilizadas, importes y referencias a la documentación de respaldo
Fuentes de los pases
Los pases a los subdiarios se practican directamente a partir de la documentación respaldatoria
Puede ser necesario preparar comprobantes internos que actúen como documentación respaldatoria cuando esta
última no se encuentre disponible (borrador de asientos de subdiario)
El empleo de subdiarios mensuales solo es practico cuando se trabajo con un plan de cuentas elemental.
Diagramación
Debe ser tal que facilite la compilación de los datos referidos a las operaciones de cada mes o período, para
permitir así una rápida preparación de su resumen con vista a la centralización, en el diario principal.
 Cuando los asientos se registren en forma manual, es conveniente que los importes que afectan cuentas
mas usuales sean encolumnados
 Cuando se empleen medios mecánicos o electrónicos no resulta necesario el diseño tabular. En tales casos
el diseño del registro se simplifica y no existen restricciones para trabajar con cualquier número de cuentas
Asiento resumen
Para su preparación deben totalizarse los importes imputados a cada cuenta. Cuando se emplean registros
manuales la totalización implica que se deben sumar los importes colocados en cada columna de respectivo
subdiario; y en caso de existir columnas de cuentas varias, desagregar los montos imputados a cada cuenta.
Los importes registrados en los subdiarios deben ser periódicamente volcados, por medio de asientos resumen, al
diario principal. Para la preparación de tales asientos deben totalizarse los importes imputados a cada cuenta.
Asiento resumen de compras
16/04/06
Materia primas 10900
Mercaderías de reventa 3600
Costos de fabricación 2400
Costos de administración 2500
Costos de ventas 500
Publicidad y propaganda 300
Muebles y útiles 1200
a compras contado 21400
Compras del mes según el correspondiente subdiario
Aspectos a tener en cuenta para la cantidad de subdiario a utilizar
 Volumen mensual de este tipo de operaciones
 Posibilidad de dividir o no es trabajo administrativo
 En cierta medida la persona a cargo del sistema contable
Subdiarios típicos
 Compras de bienes y servicios
 Ventas
 Entradas de dinero
 Salidas de dinero
Subdiarios especiales
 Devoluciones de proveedores
 Notas de débitos a clientes
 Notas de créditos a clientes.
 Movimiento de documentos a cobrar
 REGISTROS TEMÁTICOS
Son registros en donde prima el tema que tratan agrupándolos en forma homogénea, aun cuando en cada uno de
ellos se respeta la cronología. En síntesis, se considera el tema específico del que trate la información
Característica generales
a) Permiten compilar información contable por conceptos análogos
b) Son registros de segunda entrada, en el sentido de que las anotaciones en ellos se encuentra frecuentemente
(aunque no siempre) precedidas por alguna anotación en un registro cronológico (que es de el de primera entrada).
Porque después de haber registrado en el diario general, desde el documento registra en el mayor.
c) Cada operación da lugar a por lo menos dos anotaciones en cuentas principales, situación que se deriva del
empleo del método de la partida doble.
d) Los totales debitados y acreditados a las distintas cuentas principales deben coincidir
Mayor
Es el registro temático principal, que agrupa a todas las cuentas utilizadas en los asientos y diario.
Habitualmente los pases a las cuentas del mayor se practican a partir de los borradores de los asientos del diario,
para así evitar posibles errores que pudieron haber cometido al realizar los pases al diario general
Menos frecuentes es que se realicen a partir de lo registrado en el diario
De acuerdo con su alcance o extensión es posible clasificar en:
a) Colectivas o sintéticas, referidas a conjuntos de elementos del activo, pasivo, patrimonio neto o agrupaciones de
ingresos, gastos, ganancias o pérdidas
b) Simples o analíticas, de los conceptos antes referidos
Submayores
Consisten en agrupamientos de cuentas simples o analíticas (referidas a singularidades, ej: clientes, accionistas,
ventas de cada producto, etc) cuyo mantenimiento es necesario por razone s de control interno. Su empleo no es
obligatorio, sino que es una decisión de quien organiza el sistema contable
Para el manejo de un negocio es necesario conocer en todo momento:
 Saldos mantenidos con cada uno de los clientes de la empresa
 Montos de documentos a cobrar a cada uno de los clientes
 Monto adeudados por obligaciones a cada uno de los bancos con que opera la empresa, etc
Diagramación
La disposición gráfica de los submayores de un ente es similar a la cuenta de su mayor general.
Ventajas de su utilización
Evitar que el mayor se convierta en un registro voluminoso, por incluir cuentas para cada cliente, cada proveedor
Mayor división del trabajo de registros en las distintas cuentas
Datos registrados en submayores
Cualquiera sea la forma de la cuenta que integra el submayor, ella debería permitir registrar los siguientes detalles:
 Fecha
 Concepto
 Importes debitados y acreditados
 Nuevos saldos
 Referencia a la documentación
Submayores típicos
 Clientes
 Proveedores
 Documentos a cobrar
 Obligaciones a pagar, etc
Lo mas frecuente es utilizarlos cuando el número de concepto a analizar es relativamente grande. En caso
contrario, puede resultar mas sencillo abrir cuentas de mayor específicas para cada saldo.
Controles en los registros:
El empleo de cuentas de control requieren tomar los recaudos necesarios para asegurarse que se cumple el
principio de control según el cual todo pase a una cuenta colectiva debe tener su correlato en alguna o varias
cuentas individuales del pertinente submayor o viceversa
Es conveniente que periódicamente se proceda al control del saldo de la cuenta colectiva con la suma de los saldos
correspondientes de las cuentas individuales.
Para lograr una mayor seguridad es conveniente que los pases a las cuentas de los submayores se realicen a partir
de la documentación de origen y no del diario o subdiario pues de procederse de ésta última manera se corre el
riesgo de arrastrar errores cometidos al preparar los asientos de diario a las cuentas de mayor como las de
submayor, en cuyo caso la confrontación de la suma de saldos individuales con el saldo de la cuenta de mayor no
permite detectar el error.

LIBRO CAJA
Se le permite a algunas instituciones sin fin de lucro, llevar un libro de caja y de inventario y balance. El libro de caja
tiene por objeto registrar todas las operaciones inherentes al movimiento de fondos, en particular todo lo que
tenga que ver con el efecto.
Permite conocer en todo momento el saldo de la cuenta caja.
Desventaja
Si se lleva únicamente este libro como medio de registración (es decir que no se lleva libro diario), no permite
realizar ningún tipo de devengamiento (no se puede registrar amortizaciones, ventas a crédito) se maneja todo por
lo percibido.
Lo ideal, si se quiere llevar en detalle registrados los movimientos de caja, sería llevar un libro de caja,
conjuntamente con un libro diario, donde a fin de mes se obtenga del libro de caja un asiento resumen de todo lo
que se registró en él, y éste se vuelque al libro diario. Si optamos por esta metodología, el libro de caja se va a
transformar en un subdiario, y debe cumplir con todos los requisitos legales que se Exigen para el libro diario
(encuadernado, follado, rubricado)
TIPOS DE LIBROS CAJA
 Caja simple: Lo único que va a permitir es conocer el saldo de la caja, por lo que el esquema anterior no se
podría aplicar con caja simple, ya que no permite registrar operaciones utilizando otras cuentas
 Caja tabulado: Permite realizar registraciones contables en forma de asientos simples (cosa que no permitía
caja simple). Se llama tabulado porque tiene tabulaciones varias (muchas columnas, por lo menos ocho)
Tener en cuenta
En las cabeceras de cada una de las columnas para cantidades, tanto del debe como del haber, se abren las cuentas
que tengan mas movimiento.
Las que correspondan a cuentas varias se destinan a aquellos rubros o partidas de menor movimiento, y que no
tienen, en consecuencia, una columna especial
Se jornalizan las operaciones, es decir que tienen que registrarse día a día, debiendo tenerse presente que la
explicación o concepto (operación) debe ocupar un renglón, salvo que la naturaleza especial de la operación
justifique una explicación mas amplia. De no ser así, el concepto podrá ocupar mas de un renglón solamente
cuando se ocupen para una misma operación varios renglones de cuentas varias.
Finalizando el mes, se suman las columnas de caja del debe y el haber, verificando previamente que, en el caso del
debe coincida con la sumatoria de las columnas que conforma el haber (1er hoja); y luego, que el haber de caja
coincida con la suma de las cuentas que conforman el debe (2da hoja); y posteriormente, se confeccionan dos
asientos resúmenes: uno que corresponde al debe de caja; y otro que muestra el haber de caja. Estos asientos
resúmenes se vuelvan al libro diario, en el cual se registran todas las operaciones que no tengan movimientos de
caja (ej: venta exclusivamente a crédito, devengamiento, etc)

CONTABILIDAD DIRECTA Y DESCENTRALIZADA

CONTABILIDAD DIRECTA
Es aquella en que todas las operaciones son registrada en un único diario.
Es aplicada en negocios de poca envergadura en los que el número de operaciones mensuales es lo
suficientemente pequeño como para permitir que todos sus efectos se registren en un único diario sin que ellos
entorpezca la labor de la contabilización
Mecanismo de empleo
Se registran en un único diario los asientos referidos a los efectos concretos o contingente de los hechos
económicos de todo tipo, sin hacer distinciones entre aquellos de carácter repetitivo o no.
Desventajas
Imposibilidad material de registrar mas de un asiento por vez
Practicar asientos mientras se procede a la mayorización de los registros
Debido a estos inconvenientes y para aprovechar las ventajas de la división del trabajo, la mayoría de la empresas
medianas y grandes y un buen número de las pequeñas, prefieren descentralizar parte de sus registros,
comenzando habitualmente por los de movimientos de fondos y continuando con los de ventas y compras.
CONTABILIDAD DESCENTRALIZADA
Es la que se basa en el empleo de subdiarios para el registro de los efectos de ciertas operaciones repetitivas.
Se aplica en entes de mediano y gran tamaño, en los cuales el volumen de operaciones mensuales es elevado, por
lo cual la utilización de un único diario general genera inconvenientes. Permite que en cada sector de la empresa se
registren las operaciones que le corresponden.
Subdiario: Libros donde se hacen registraciones temáticas. Deben seguir las mismas normas que el libro diario.
Todo estos se vinculan a través de cuentas puentes, que se caracterizan por quedar siempre con saldo cero.
Desde el punto de vista contable no se requiere ningún subdiario. Se puede llevar desde uno hasta los 6.
A fin de mes se hacen asientos resúmenes y se pasan al libro diario. Las cuentas puentes se registran en el diario,
para que se mantenga la igualdad, y luego al mayorizar el diario, se cancelan.
El libro diario, además de asientos resúmenes, se registra todo lo que no está vinculado con los subdiarios. Por
ejemplo: devengamientos, amortizaciones, previsiones, asientos de ajustes
Descentralizado: Se reparte en diferentes subdiarios temáticos
Centralizado: Se resumen todos los subdiarios en el libro diario.
Mecanismo de empleo
En el libro diario se registran los efectos concretos o contingentes de los hechos económico que no corresponden
ser anotados en los subdiarios y a través de asientos resumen que abarcan períodos no superiorres a un mes las
operaciones de carácter repetitivo agrupadas en distintos subdiarios.
Ventajas
Permite la división del trabajo mediante la descentralización de los registros.