DOCENTE: ING. MARY SALTOS MBA. Octubre 2016 CONTENIDO Organigramas: Normas generales para su preparación.
Manuales Administrativos.
Reorganización Administrativa. OBJETIVO
Fortalecer la formación integral de los
estudiantes egresados, para el rendimiento del examen complexivo ORGANIGRAMAS Concepto Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Objeto Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización ORGANIGRAMAS Utilidad
Proporciona una imagen formal de la organización.
Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía. Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta. ORGANIGRAMAS Requisitos Fundamentales
Precisión: en los organigramas, las unidades administrativas y sus
interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.
ORGANIGRAMAS Requisitos Fundamentales
Uniformidad: para facilitar su interpretación conviene
homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.
Presentación: en su preparación deben considerarse
criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo
preparó y fecha de autorización o actualización) ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
Por su naturaleza:
MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización.
MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de una
organización. ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
Por su ámbito:
GENERALES: representan únicamente a los órganos principales
de la institución y sus relaciones básicas.
ESPECÍFICOS: se refieren únicamente a una dependencia o
unidad administrativa en concreto. ORGANIGRAMAS Organigrama General ORGANIGRAMAS Organigrama Específico ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
Por su contenido:
INTEGRALES: representación gráfica de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. ORGANIGRAMAS Organigrama Integral o Estructural ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones,
además de las unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general. ORGANIGRAMAS Organigrama Funcional y de Funciones ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada
unidad administrativa los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. ORGANIGRAMAS Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
Por su presentación:
VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajo, el
órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización. ORGANIGRAMAS Organigrama Vertical ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a
derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales. ORGANIGRAMAS Organigrama Horizontales ORGANIGRAMAS Clasificación de organigramas
MIXTOS: esta presentación utiliza combinaciones
verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades administrativas. ORGANIGRAMAS Diseño de organigramas
1.FIGURAS: los elementos gráficos esenciales para la elaboración de
organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución. ORGANIGRAMAS 2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma.
3. DIMENSIÓN: los rectángulos que forman parte de un
organigrama deben tener dimensiones semejantes.
4. COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS: se debe tener presente
el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar. ORGANIGRAMAS LÍNEAS DE CONEXIÓN: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas.
1) RELACIÓN LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad
se transmite mediante una sola línea.
2) RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de mando
especializado. Se representa por medio de líneas cortas de trazo fino discontinuo ORGANIGRAMAS 3) RELACIÓN DE COORDINACIÓN: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo descontinuó.
4) RELACIÓN DE ASESORÍA: existe entre unidades que brindan
información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea. ORGANIGRAMAS Líneas de autoridad
INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras,
que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa).
Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino
colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben. ORGANIGRAMAS EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta.
Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de
trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente. ORGANIGRAMAS Recomendaciones para las líneas de conexión
•Utilizar un trazo más grueso para las líneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras.
•Las líneas de conexión no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad. ORGANIGRAMAS Recomendaciones para las líneas de conexión
•Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a él por una sola línea.
• Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en
todo el organigrama. ORGANIGRAMAS Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas
1. AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe
emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.
2. INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal
compenetrado en la materia. ORGANIGRAMAS 3.DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeación de actividades plasmada en un documento (gráfica de Gantt).
4.CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN: entrevistas con los
empleados, revisar archivos y documentos.
5.CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN:
ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo. ORGANIGRAMAS
6.ANÁLISIS DE INFORMACIÓN: analizar los datos obtenidos
con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones.
7.DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración del documento