Actividad Valorativa Posterior a la revisión del material correspondiente a la

tercera semana el estudiante deberá realizar una investigación sobre las

tablas de retención documental, su historia e importancia.

Tablas de Retención Documental – TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

Nos ayuda a definir el tratamiento de los documentos teniendo en cuenta la

valoración, indicando el tiempo que los documentos deben permanecer en cada
archivo, es decir me indica cuando se deben transferir del archivo local, al archivo
central de la entidad. También nos facilita el manejo de la información, la
racionalización de la producción documental, sirve para controlar el acceso de los
documentos a través de los tiempos de retención establecidos, garantiza la
selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Permite manejar los documentos de forma integral, sirve para organizar los
documentos desde el concepto de archivo total.

Podemos decir que las TRD, son un instrumento muy valioso para que las entidades
públicas y privadas las apliquen y así den cumplimento a la Ley 594 de 2000, y
puedan brindar un servicio de calidad, eficacia y eficiencia a la administración de la
información.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de
Retención ya que éstas:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención

Documental son fundamentales porque:

 Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.

Insumos se requieren para elaborarlas

Información básica de la entidad:

  Creación de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la
creación de su dependencia y de los cargos que estén adscrita a ella (si los
tienen).
 Creación de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan
todos los grupos de trabajo (Comités Técnicos, Tácticos, Directivos y demás) de
su dependencia.
 Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior
donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.
 Creación de cargos: Actos administrativos para los que aplique.
 Creación de Sedes: Actos administrativos.
 Manuales de Funciones.
 Manuales de procesos y procedimientos.

Encuesta documental:

La encuesta documental debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora

de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina
y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. Se utiliza para
identificar y definir las unidades documentales, analizar la producción y trámite
documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias e
identificar los valores primarios de la documentación.

Pasos metodológicos para elaboración de T R D

 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

 Análisis De La información Recolectada
 Elaboración y representación de las tablas de retención.
Cuál es la relación entre las TRD y los CCD

“Las tablas de retención documental son un instrumento archivístico que contiene

el listado de todas las series documentales de la institución, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y
su disposición documental una vez hayan cumplido los valores administrativos”
(Ortiz Castro, 2012, p.14)

El cuadro de clasificación es una herramienta técnica que responde a la estructura

jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización,
funciones que generan la creación o recepción de los documentos. También porque
es un “instrumento modelador y de control de la producción documental, de un modo
normalizado, elaborado a partir de las funciones y/o actividades de las unidades
administrativas de la institución” (Ortiz Castro, 2012, p.8-14).

En qué medida influyen las TRD en los procesos de organización,

transferencia, eliminación y conservación documental

En la organización las TRD nos lleva a realizar acciones de clasificación, ordenación

y descripción de los documentos en una entidad. En las transferencias nos ayudan
a remitir los documentos del archivo de gestión al central teniendo en cuenta el
cumplimiento de los valores primarios establecidos y si tienen valores secundarios
al archivo histórico. En la eliminación TRD nos ayuda a identificar que documentos
se pueden destruir porque han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal
o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la
ciencia. También las TRD nos ayudan a definir y garantizar el buen estado de los
documentos, a escoger los métodos de seguridad, confiabilidad y durabilidad física
de los documentos.
Quién las aprueba y quién las convalida

Según el Acuerdo No. 039 de 2002 – Articulo 1. El Comité de Archivo hará el

estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de
Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries
documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una
introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en
su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un
Acta avalando la propuesta.

Según Decreto No. 2578 DE 2012 – Artículo 9.

PARÁGRAFO: EL Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá
evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las
Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas,
autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los
municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de
Archivo de la respectiva entidad.

Acuerdo No. 004 de 2013 – Artículo 8.

Aprobación: Las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el
representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el
Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo
sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.