TRABAJO AUDITORIA AA4

ESTUDIO DE CASO SOBRE UN INFORME DE AUDITORÍA DE UNA EMPRESA

DIANA PATRICIA MARIN MEJIA

 1- LEA CADA UNA DE LAS DESCRIPCIONES DE LOS HALLAZGOS
ENCONTRADOS Y PRESENTADOS EN EL INFORME DE AUDITORÍA.

 Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de

la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
 La verificación del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a
buscar evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas
siguiendo los criterios de auditoría previamente definidos, para obtener los
hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la propia

norma o del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, o de los
requisitos del cliente. Este tipo de desviación afecta a la conformidad del
producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.
 Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a
la calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos
 Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito de la
norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

2- DIGA A QUE NUMERAL DE LA NORMA ISO 9001:2015, LE ESTÁ

APUNTANDO CADA HALLAZGO REFERIDO.

PROCESO DESCRIPCIÓN DEL CLASIFICACI Numeral de la norma ISO

HALLAZGO ÓN 9001:2015
Procesos Se cuenta con un m Numeral 7.5: Información
de mecanismo de control Documentada.
de documentos internos
Dirección y 7.5.3 Control de la información
externos “Lista de documentada
Documentación del
SGC”, actualmente no 7.5.3.2 Para el control de la
información documentada, la
se ha implementado la organización debe abordar las
herramienta de control. siguientes actividades según
corresponda:

c) Control de cambios.
Procesos se detecta que no está m Numeral 8.1: Planificación y
de en todos los casos se control operacional.
Dirección cuenta con la La organización debe planificar,
identificación y formatos implementar y controlar los
estandarizados de los procesos necesarios para cumplir
registros utilizados para los requisitos para la provisión de
productos y servicio, y para
 el control de la operación implementar las acciones
de los procesos. determinadas en el capítulo 6
mediante:
(ejemplo: “inscripción de
los proyectos de d) La implementación del
investigación” algunos control de los procesos de
registros con contaban acuerdo con los criterios
con títulos.
Procesos Contrario al m Numeral 7.5 Información
de procedimiento normativo documentada
“Control de
Dirección Documentos y 7.5.3: Control de la información
Registros” no se tiene documentada
definido los criterios para
la retención,
conservación y 7.5.3.1 La información
disposición final de los documentada requerida por el
registros (ejemplo: sistema de gestión de la
expedientes de calidad y por esta Norma
personal)
Internacional se debe
controlar para asegurarse de
que:

a) esté disponible y sea

idónea para su uso, donde y
cuando se necesite;

b) esté protegida
adecuadamente (por ejemplo,
contra pérdida de la
confidencialidad, uso
inadecuado o pérdida de
integridad).

Procesos Se detecta falta de M Numeral 7.2: Competencia.

de manejo de la
Dirección documentación La organización debe:
Del Sistema de Gestión
de la Calidad en el a) Determinar la competencia
necesaria de las personas
personal. que realizan bajo su
Ejemplo: control, un trabajo que
 Ubicación del “ afecta al desempeño y
Modelo de eficacia del sistema de
Identificación de gestión de calidad.
Procesos “ e
indicadores
Clave para la
medición de los
procesos y
 objetivos de
calidad
documentado en
el manual de
planeación de la
calidad.
Mecanismos
para realizar
cambios de
documentos,
registros de
servicios no
conformes y
aplicación de
acciones
correctivas y
preventivas
definidos en los
procedimientos
Normativos.
Procesos Se recomienda generar O Numeral 4.4: Sistema de gestión
de evidencias de los de la calidad y sus procesos
Dirección acuerdos definidos en 4.4.2 En la medida en que sea
las Juntas realizadas en necesario, la organización debe:
los distintos procesos,
asi como el seguimiento a) Mantener la información
a los mismos. documentada para apoyar
la operación de sus
procesos
Conservar la información
documentada para tener la
confianza de que los procesos se
realizan según lo planificado.
Procesos Se tiene documentado m Numeral 9.1 Seguimiento,
de en la Matriz de medición, análisis y evaluación
Servicios Competencia el 9.1.1: Generalidades. La
Administrat mecanismo para la organización debe determinar:
ivos medición de la
competencia de los d) Cuando se deben analizar y
funcionarios de la evaluar los resultados del
ENEO, sin embargo no seguimiento y la medición. La
se muestra evidencia de organización debe conservar la
su aplicación. información documentada
apropiada como evidencia de los
resultados.
Procesos La coordinación de m Numeral 7.5: Información
de investigación cuenta con documentada
Registro, un registro de control y 7.5.3: Control de la información
Aprobación seguimiento de los documentada
y proyectos de
Seguimient investigación “ Relación 7.5.3.2: La información
o de de proyectos de documentada de origen externo,
Proyectos investigación que la organización determina
de Relacionados por como necesaria para la
Investigaci proyectos de la ENEO” planificación y operación del
ón en el cual se identifican sistema de gestión de calidad, se
nombres de los debe identificar, según sea
proyectos, integrantes, apropiado, y controlar.
estatus, fecha de inicio y
termino, este mismo no
esté referenciado en el
procedimiento operativo
siendo este un registro
básico de control
Procesos En el semestre que inicio m
de el 2 de febrero del 2010 Numeral 8.2: Requisitos para los
productos y servicios
Servicios se identificó que a la
Académico fecha no era impartida la 8.2.4: Cambios en los requisitos
asignatura de “Proceso para los productos y servicios
de Salud y Enfermedad
en el Niño” y el registro La organización debe asegurarse
de “ Asignación de de que, cuando se cambien los
horario” de ésta no requisitos la información
estaba firmado, cuando documentada pertinente sea
el procedimiento gestión modificada y que las personas
y control de la operación pertinentes sean conscientes de
del curso PSA 05 los requisitos modificados.
establece esta actividad
como previa al inicio del
curso
Procesos En el desarrollo del plan m Numeral 8.3: Diseño y
de de estudio de desarrollo de los productos y
Servicios “Admiración de los servicios
Académico servicios de Enfermería”
no se obtuvo la 8.3.6: Cambios del diseño y
evidencia que establece desarrollo.
el procedimiento PSA
01 Rev. 0 . de acuerdo La organización debe identificar,
a lo siguiente. revisar y controlar los cambios
 Falta de hechos durante el desarrollo de
información de la los productos y servicios o
 necesidad del posteriormente en la medida
desarrollo de necesaria para asegurarse que
éste. no haya un impacto adverso en la
 Existe a firma de conformidad con los requisitos.
recibido en 2009
por parte de la
sede, sin haber
sido aprobada la
liberación de
este plan de
estudios.
 Falta las firmas o
constancias de
la revisión hecha
por el grupo
curricular
 Falta las firmas o
constancias de
la verificación
hecha por la
jefatura
correspondiente.
 Evidencia de
entrega del plan
de estudios de
Administración
de los Servicios
de Enfermería
al H, Consejo
Técnico de la
ENEO para su
validación y
emisión del
dictamen
correspondiente.
 Falta de
identificación de
los cambios
relacionados al
Plan de
estudios.
Procesos No se mostró la m Numeral 8.4: Control de los
de aplicación de la procesos, productos y servicios
suministrados externamente
Servicios Evaluación de
Administrat Proveedores de 8.4.1: La organización debe
ivos acuerdo a lo establecido determinar y aplicar criterios para
 en el manual de Gestión la evaluación, la selección, el
de la Calidad MGC 01. seguimiento del desempeño y la
reevaluación de los proveedores
externos.
Procesos El Manual de Planeación m Numeral 4.1: Sistema de gestión
de de la Calidad y el de la calidad y sus procesos
Servicios procedimiento de 4.4.2: En la medida en que sea
Académico gestión y control de la necesario, la organización debe:
operación del curso PSA
05, mencionan al Mantener información
formato de “ Check list documentada para apoyar la
de Supervisión del operación de sus procesos
cumplimiento del Plan
Académico” , como uno
de los mecanismos para
evidenciar el control de
procesos de Servicios
Académicos y de la
asistencia de los
profesores, tanto en aula
como en los campos
clínicos o sedes, sin
embargo no se
encontraron registros de
éste.
Procesos Se cuenta con la M Numeral 10.2: No conformidad y
de identificación de acción correctiva
Dirección problemáticas o
situaciones de mejora en 10.2.2: La organización debe
los servicios conservar información
documentada como evidencia de:
proporcionados, sin
embargo, no se han a) La naturaleza de las no
generado las conformidades y cualquier
correcciones o acciones acción tomada
correctivas o posteriormente.
preventivas para su b) Los resultados de cualquier
solución. acción correctiva.
Ejemplo:
 En el áreas del
Servicio Escolar
de posgrado solo
se cuenta con
una persona para
la atención,
afectando así el
servicio a los
 alumnos en el
turno de la tarde y
en los casos de
ausencia del
personal.
 De acuerdo al
reporte de
indicadores del
SGC de la
Secretaria
Administrativa de
julio a diciembre
2009 “Medición y
análisis de
Identificadores
del Proceso de
Presupuestos” se
detecta una baja
en los tramites
aceptados ante la
unidad de
Procesos
Admirativos
(UPA) en el mes
de noviembre por
un incremento en
las solicitudes
incompletas.

CLASIFICACIÓN:
M= No Conformidad Mayor
m= No Conformidad Menor
O= Observación o Área de Mejora
 3- DE SU CONCEPTO PERSONAL SOBRE LO QUE DEBE HACER LA
EMPRESA EN LAS NO CONFORMIDADES MAYORES PARA
SOLUCIONAR EL ASPECTO MENCIONADO...

PROCESO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CLASIFICACIÓN Dar el

concepto de
las No
Conformidades
mayores
Procesos Se detecta falta de manejo de la M * Ausencia de
de documentación un documento
Dirección Del Sistema de Gestión de la Calidad de
en el personal. procedimiento
Ejemplo: para el control
 Ubicación del “ Modelo de de documento.
Identificación de Procesos “ e
indicadores Clave para la *Ausencia de la
medición de los procesos y firma autorizada
objetivos de calidad de los modelos
documentado en el manual de de procesos.
planeación de la calidad.
Mecanismos para realizar *Incumplimiento
cambios de documentos, de una fecha de
registros de servicios no documentos
conformes y aplicación de
acciones correctivas y
preventivas definidos en los
procedimientos Normativos.
Procesos Se cuenta con la identificación de M * incumplimiento
de problemáticas o situaciones de mejora en la jornada de
Dirección en los servicios proporcionados, sin atención del
embargo, no se han generado las servicio del
correcciones o acciones correctivas o alumnado.
preventivas para su solución.
Ejemplo: *organizar el
 En el áreas del Servicio Escolar horario de
de posgrado solo se cuenta con atención, para
una persona para la atención, no afectar el
afectando así el servicio a los turno de la
alumnos en el turno de la tarde y tarde.
en los casos de ausencia del
personal. *Atender la
 De acuerdo al reporte de reclamación de
indicadores del SGC de la un cliente, si en
Secretaria Administrativa de julio el SGC se
a diciembre 2009 “Medición y determina que
análisis de Identificadores del todas las
Proceso de Presupuestos” se contestaciones
detecta una baja en los tramites se hacen por
aceptados ante la unidad de escrito.
Procesos Admirativos (UPA) en
el mes de noviembre por un
incremento en las solicitudes
incompletas

No Conformidad Mayor:

Incumplimiento de un requisito normativo, propio de la organización y/o legal, que

vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Puede
corresponder a la no aplicación de una cláusula de una norma (requerida por la
organización), el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de
registros declarados por la organización o exigidos por la norma, o la repetición
permanente y prolongada a través del tiempo de pequeños incumplimientos
asociados a un mismo proceso o actividad.
 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Considero que los hallazgos son importantes ya que es motivo por el cual se
realizan las auditorias ya que nos permiten conocer las diferencias que presentan
la empresa, en el que se indica condición, criterio causa y efecto. Conociendo las
deficiencias el auditor emite su opinión y la empresa tiene la decisión o no las
recomendaciones del auditor en su informe final.