ACTIVIDAD AA4

ENSAYO – ¿POR QUE ES IMPORTANTE LA INFORMACION

DOCUMENTADA?

CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

APRENDIZ: KAREN ORTIZ ALQUICHIDES

SENA
YOPAL – CASANARE
2018
 ENSAYO AA4
La norma ISO 45001 reemplazará a la actual OHSAS 18001 durante
el año 2016, ya tenemos disponible el borrador ISO DIS 45001 con el
que podemos hacernos una idea a la hora de conocer los cambios que
traerá la nueva norma. Si no sabe porque se realiza el cambio, le
puede resultar muy útil la lectura de este post ¿Por qué se decide
cambiar a ISO 45001?

Uno de los cambios fundamentales es el enfoque que se le da a la

información documentada, que es la nueva terminología operativa
aplicada a todos los documentos y los registros de la norma ISO
45001, utiliza el Anexo SL como el resto de normas ISO que han sido
revisadas, parece que los requisitos para la información documentada
son menos exigente que en OHSAS 18001, pero inspeccionando de
forma cercana las cláusulas del borrador ISO 45001 observamos
que dispone de diferentes requisitos que necesitará la
organización para cumplir con la norma. La redacción de la norma
ISO 45001 ofrece la oportunidad de que el proceso de racionalización
sea llevado a cabo con la información documentada.
Información documentada ¿Cómo utilizarla?
Como bien sabemos existen ciertos documentos obligatorios dentro
de la norma ISO DIS 45001, los documentos obligatorios y los
registros ahora pueden consolidarse como información documentada,
según la nueva norma y se aconseja que se utilice dicha información
junto con el examen de la propia norma para asegurarnos de
que cumple con los requisitos de la norma ISO 45001.
Los nuevos requisitos se pueden visualizar como una posibilidad para
prescindir del formato tradicional de documento, esto parece atractivo
a primera vista, pero se debe decidir qué formato se adapta mejor a
la organización. Para la mayoría de las empresas de tamaño medio,
se puede considerar la siguiente jerarquía en cuanto a la
documentación y el método de la racionalización de la información
documentada:

 Una organización debe incluir el alcance del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, en el que se incluyen los métodos y
 procesos utilizados para hacer frente a la oportunidades y los riesgos,
los controles operaciones y la planificación, todos los requisitos
necesarios para establecer el liderazgo y la comunicación, además
de preparar a la organización para poder afrontar situaciones de
emergencia.
 Se debe reconocer que existen procesos que se deberán incorporar a
la información documentada para que su empresa, por ejemplo,
realice un examen de gestión, una auditoría interna o una acción para
los procesos correctivos.
 Se puede desarrollar una matriz con los resultados, se registran las
salidas de los procesos y se puede utilizar para le evaluación, el
análisis y mejora, además de los objetivos. Esto puede ser tu día a día
en el documento de trabajo de calidad, mientras que el manual
contiene más pormenores en los que todos los documentos
individuales del proceso que probablemente tiene en este momento.
Los nuevos requisitos de la información documentada se
representan en la norma ISO 45001 de una manera más basada en
riesgo que la norma OHSAS 18001, por lo que un buen punto de
partida se trata de considerar el riesgo y el potencial de su
empresa, y la fuerza de trabajo por no contar con un proceso
documentado. Esto le permite visualizar los documentos actuales,
la evaluación del riesgo asociado a la documentación de los
procesos existentes, y usarlo para decidir cómo se realizará la
incorporación en sistema documentado, y además, cumplir con los
nuevos requisitos.
Información documentada: Un nuevo enfoque
Los cambios hacen que los requisitos de la información documentada
sean menos específica y preceptiva, pero esto no es una razón para
no tener en cuenta la documentación, es probable que hayan pasado
años para que se apoye la adquisición de su Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, la mayoría de los cuales tendrán
relevancia para su empresa.
Lo que la nueva ISO 45001 no prevé es la oportunidad de evaluar
el riesgo con la documentación existente y tal vez incorporan algunas
descripciones del proceso que son obligatorias en un solo documento,
y del mismo modo se combinan algunos de los resultados. Tal vez en
lugar de empezar con la información documentada según la nueva
ISO 45001 sería bueno comenzar por la realización de
una evaluación de riesgos formal del sistema documental actual,
decidir lo que es obligatorio, y lo que no es obligatorio, pero es
necesario decidir cómo se requiere que sea incorporado a la nueva
jerarquía. En la OHSAS 18001 y en la ISO 45001 se debe asegurar
que se consulta con el equipo de dirección, se involucran todos los
interesados y se obtienen comentarios de los trabajadores. Se
debe garantizar que el riesgo de comprometer al trabajador en cuanto
a la salud y la seguridad está a la vanguardia en el momento de
decidir sobre la manera de optimizar los documentos y, es mucho
mejor para compatibilizarlo con los documentos que exponen el
resultado final.

Software OHSAS 18001

Para aumentar la eficacia y eficiencia de nuestro Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001 podemos
emplear herramientas como el Software ISOTools Excellence que
además permite y facilita la integración con otros Sistemas de Gestión
como el de ISO 9001.