CS 05a Technical Aspects of Community Services Ministry:

Volunteer Engagement/Human Resources

SLIDE # 1
CS 05a Technical Aspects of Community Services Ministry:
Volunteer Engagement / Human Resources

CS 05a Aspectos Técnicos del Ministerio de Servicios Comunitarios:

Compromiso Voluntario / Recursos Humanos

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SLIDE # 2
» Reasons for Volunteering
• General perspectives:
– Want to help others
– Sense of civic duty
– Want to make a difference in the world
• Self-interest motivations:
– Want to gain work experience (will look good on resumé)
– To meet new friends and and be involved, feel less lonely
– Made me feel needed
• To do with families:
– Good way to spend time with my family
– Want to set an example for my children

»Razones para ser voluntario

• Perspectivas generales:
- Quieres ayudar a otros
- Sentido del deber cívico
- Quieres hacer una diferencia en el mundo

• Motivos de interés propio:

- Desea obtener experiencia laboral (se verá bien en el currículum)
- Conocer nuevos amigos y participar, sentirse menos solo
- Me hizo sentir necesitado

• Para realizar con las familias:

- Una buena forma de pasar tiempo con mi familia
- Quiero dar un ejemplo a mis hijos
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SLIDE # 3
» Maslow’s Hierarchy of Needs

Self-Actualization...... Need to realize one’s potential

Esteem..................... Need to be respected and valued
Belonging and love.... Need for belonging and intimacy
Safety ................... Need to feel free from danger
Physiological ................Need for food and water

" Jerarquía de necesidades de Maslow

Autorealización ...... Necesidad de darse cuenta del potencial de uno

Estima ..................... Necesidad de ser respetado y valorado
Pertenencia y amor .... Necesidad de pertenencia e intimidad
Seguridad ................... Necesidad de sentirse libre de peligro
Fisiológico ................ Necesidad de comida y agua

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SLIDE # 4
» Leadership Behaviors: Philosophy Practice
➢ Management
➢ Recruitment
➢ Placement
➢ Supervision
➢ Performance review
➢ Recognition
➢ Retention
➢ Training

»Comportamientos de liderazgo: Práctica de Filosofía

➢ Gestión
➢ Reclutamiento
➢ Colocación
➢ Supervisión
➢ Revisión del desempeño
➢ Reconocimiento
➢ Retención
➢ Entrenamiento
 ➢ Engagement
➢ Cultivation and networking
➢ Negotiation and agreement
➢ Support
➢ Performance measurement
➢ Acknowledgment
➢ Sustainability
➢ Equipping/Develop

➢ Compromiso
➢ Cultivo y trabajo en red
➢ Negociación y acuerdo
➢ Apoyo
➢ Medición del desempeño
➢ Reconocimiento
➢ Sostenibilidad
➢ Equipar / Desarrollar

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SLIDE # 5

» What categories of people help you deliver your community-based ministry?

➢ Volunteers
➢ Employees
➢ A mix of both

»¿Qué categorías de personas lo ayudan a cumplir su ministerio comunitario?

➢ Voluntarios
➢ Empleados
➢ Una mezcla de ambos
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SLIDE # 6

» How do you distinguish between the two?

»¿Cómo distingue entre los dos?

Volunteers
Employees
Pay
Belief in ministry
Volunteer Engagement (VE)/Human Resources (HR) Sub-Areas Expectations
Other

Voluntarios
Empleados
Paga
Creencia en el ministerio
Participación voluntaria (PV) / Recursos humanos (RH) Expectativas de las Sub-áreas
Otros

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SLIDE # 7
» What if the distinguishing characteristics aren’t so clear?
Employees might want:
➢ More than money
➢ To be part of a organization they can believe in
➢ To operate in a well-run VE/HR system

Volunteers might want:

➢ Something back
➢ A cause they can believe in
➢ To operate in a well-run VE/HR system

»¿Qué pasa si las características distintivas no son tan claras?

Los empleados pueden desear:
➢ Más que dinero
➢ Ser parte de una organización en la que puedan creer
➢ Operar en un sistema PV / RH bien administrado

Los voluntarios pueden desear:

Algo a cambio
Una causa en la que pueden creer
Para operar en un sistema PV / RH bien administrado
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SLIDE # 8

» Church is a volunteer/non-profit organization (not non-prophet)

• Both church and non-profit organizations are about people.
• As part of discipleship program, we must have a systematic volunteer engagement plan in place
(provide reason, and rationale) before we engage them.

»La Iglesia es una organización voluntaria / sin fines de lucro (no sin profeta)

• Tanto la iglesia como las organizaciones sin fines de lucro tienen que ver con las personas.
• Como parte del programa de discipulado, debemos tener un plan sistemático de participación
voluntaria (proporcione la razón y el fundamento) antes de involucrarlos.

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SLIDE # 9

» Volunteer engagement is the same as discipleship!

»¡El compromiso voluntario es lo mismo que el discipulado!

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SLIDE # 10
» Additional ways to think about the people
➢ By age cohorts
➢ By life stages

»Formas adicionales de pensar sobre las personas

➢ Por cohortes de edad o grupos de edad

➢ Por etapas de la vida
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SLIDE # 11....w/chart

» Age Cohorts

»Cohortes de edad

Encabezado Año de Nacimiento Edad en 2012

Depresión 1912 - 1921 91 – 100
Antes-2da Guerra Mundial 1922 - 1927 85-90
2da Guerra Mundial 1928 - 1945 67-84
Nacidos en la Posguerra #1 1946 - 1954 58-66
Nacidos en la Posguerra #2 1955 - 1964 48 - 57
Generación X 1965 - 1980 32 - 47
Generación Y 1981 – 2000 12 – 31
Generación AO 2001-2020 0-11

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SLIDE # 12

» The Boomer generation is the great divide

Boomers and later expect:
➢ Flexibility
➢ Empowerment
➢ To make a difference

»La generación de la Posguerra es la gran división

Los nacidos después de la Posguerra y más tarde esperan:

➢ Flexibilidad
➢ Empoderamiento
➢ Hacer una diferencia

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SLIDE # 13
» Life Stages
» " Etapas de la vida

Encabezado Año de Edad en 2012

Nacimiento
Depresión 1912 - 1921 91 – 100
Antes-2da Guerra Mundial 1922 - 1927 85-90
2da Guerra Mundial 1928 - 1945 67-84
Nacidos en la Posguerra #1 1946 - 1954 58-66
Nacidos en la Posguerra #2 1955 - 1964 48 - 57
Generación X 1965 - 1980 32 - 47
Generación Y 1981 – 2000 12 – 31
Generación AO 2001-2020 0-11

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SLIDE # 14

» Those at ALL life stages can participate in your community-based ministry

However, you need to take the life stage into consideration as you seek and engage each individual.

»Aquellos en TODAS las etapas de la vida pueden participar en su ministerio comunitario

Sin embargo, uno debe tener en cuenta la etapa de la vida mientras busca e involucra a cada
individuo.

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SLIDE #15
» How do you seek and engage?
This is really a question of designing and implementing well, the sub-areas of a VE (Volunteer
Engagement)/HR (Human Resources) system.

»¿Cómo buscar e involucrar?

Esta es realmente una pregunta de diseñar e implementar bien, las sub-áreas de un sistema CV
(Compromiso Voluntario) / RH (Recursos humanos).

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SLIDE # 16

» Sub-areas of a well-designed VE/HR system

For Volunteers:
➢ Negotiation
➢ Cultivation
➢ Agreement
➢ Support
➢ Engagement
➢ Measurement
➢ Recognition

»Sub-áreas de un sistema CV / RH bien diseñado

Para los voluntarios:

➢ Negociación
➢ Cultivo
➢ Acuerdo
➢ Apoyo
➢ Compromiso
➢ Evaluación
➢ Reconocimiento

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SLIDE # 17

» Good Negotiation/Position Design

➢ Groups tasks in some logical manner.
➢ Reduces confusion.
➢ Identifies knowledge, skills, and abilities (KSAs) and links them to tasks. Put it on paper – a one-
pager, or front and back of one page>
➢ BUT, is flexible.
Eg: Posted on a church wall: Defined job descriptions for volunteers— job descriptions, when
due, who to report to, skill set needed.

»Buena negociación / Diseño de posición

➢ Agrupa las tareas de alguna manera lógica.

➢ Reduce la confusión.
➢ Identifica conocimiento, talentos y habilidades (CTA) y los vincula a tareas. Escríbalo: en una hoja, o
ambas caras de la hoja>
➢ PERO, es flexible.
Por ejemplo: publicado en el mural de una iglesia: descripciones de trabajo definidas para voluntarios:
descripciones de trabajo, cuándo se vencen, a quién informar, habilidades necesarias.

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SLIDE # 18

» Some Negotiation/Position Design questions to consider

➢ Have you given much thought to the group of tasks you ask any one volunteer or employee to
do?
➢ Have you given much thought to the knowledge, skills, or abilities a person might need to
accomplish those tasks?

»Algunas preguntas de diseño de posición / negociación a considerar

➢ ¿Ha pensado mucho en el grupo de tareas que le pide a cualquier voluntario o empleado que haga?
➢ ¿Ha pensado mucho en los conocimientos, talentos o habilidades que una persona podría necesitar
para llevar a cabo esas tareas?

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SLIDE # 19

» Parts of the Position Description

• Title
• Overview
• Key responsibilities
• Impact
• Training
• Supervision/support
• Commitment
• Qualifications
• Benefits

»Partes de la descripción del puesto

• Título
• Resumen
• Responsabilidades clave
• Impacto
• Entrenamiento
• Supervisión / soporte
• Compromiso
• Requisitos
• Beneficios

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SLIDE # 20

» Good Cultivation/Recruitment
➢ Gets sufficient numbers interested in being part of your ministry.
➢ BUT, is more personalized for volunteers.

»Buena Cultivación / Reclutamiento

➢ Obtiene suficientes números interesados para ser parte de su ministerio.

➢ PERO, es más personalizado para voluntarios.
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SLIDE # 21

» Creating a Mission
Three people were at work on a construction site. All were doing the same job, but when each
was asked what his job was, the answers varied. “Breaking rocks,” the first replied. “Earning my living,”
the second said. “Helping to build a cathedral,” said the third.
Peter Schultz CEO, Porsche

»Creando una Misión

Tres personas estaban trabajando en una construcción. Todos estaban haciendo el mismo trabajo, pero
cuando a cada uno se le preguntó cuál era su trabajo, las respuestas variaron. "Rompiendo rocas",
respondió el primero. "Me gano la vida", dijo el segundo. "Ayudando a construir una catedral", dijo el
tercero.
Peter Schultz CEO, Porsche

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SLIDE # 22

» People Want a Vision Bigger Than Themselves…

“People want to make a commitment to a purpose, a goal, a vision that is bigger than
themselves – big enough to make them stretch and assume personal responsibility for achieving.”
John Naisbet

»La gente quiere una visión más grande que ellos mismos ...
"La gente quiere comprometerse con un propósito, una meta, una visión que sea más grande que ellos
mismos, lo suficientemente grande como para dar de sí y asumir la responsabilidad personal de
lograrlo".
John Naisbet

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SLIDE # 23

» 7 Last Words of a Church/Organization:

“We never did it that way before.”

»7 últimas palabras de una iglesia / organización:

"Nunca lo hicimos de esa manera antes ".

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SLIDE # 24

» The Best Recruiters Are…

» Los mejores reclutadores son ...

“The best recruiters available to you are satisfied volunteers who tell others about their work,
encouraging participation and commitment.”
Sue Vineyard

"Los mejores reclutadores disponibles para usted son voluntarios satisfechos

que le cuentan a otros sobre su trabajo, fomentando la participación y el
compromiso".
Sue Vineyard

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SLIDE # 25
» Cultivation/Recruitment questions to consider
➢ How do you currently let volunteers and employees know you would like them to be involved in
your community-based ministry?
➢ How effective or ineffective has your approach been?
➢ What should you look for in a volunteer?

»Preguntas de cultivo / reclutamiento a considerar

➢ ¿Cómo le permite a los voluntarios y empleados saber que te gustaría que participen en tu ministerio
comunitario?
➢ ¿Qué tan efectivo o ineficaz ha sido tu enfoque?
➢ ¿Qué deberías buscar en un voluntario?
– Three things to look for in a volunteer:
– Willingness
 – Competency (skill set)
– Track record (Christian character)

Tres cosas que debe buscar en un voluntario:

- Disposición
- Competencia (conjunto de habilidades)
- Historial (carácter cristiano)

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SLIDE # 26

» Good Agreement/Selection
➢ Matches individuals qualifications with position qualifications.
➢ BUT, takes the fit between individual and ministry culture into consideration.
E.g. Beautiful lady at one ACS center…

»Buen acuerdo / selección

➢ Empareja las calificaciones individuales con calificaciones de posición.
➢ PERO, toma en cuenta el ajuste entre la cultura individual y ministerial.
P.ej. Hermosa dama en un centro de ACS ...

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SLIDE # 27
» Some Agreement/Selection questions to consider
➢ Do you currently match volunteer and employee qualifications with position qualifications?
➢ If so, how do you currently obtain the information you need to make this match?
➢ BUT, takes busy schedules into consideration

Algunas preguntas de acuerdo / selección para considerar

➢ ¿En la actualidad coinciden los requisitos de voluntario y empleado con los requisitos de posición?

➢ Si es así, ¿cómo obtiene actualmente la información que necesita para hacer que esto coincida?
➢ PERO, toma en cuenta las agendas ocupadas

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SLIDE # 28
 » Good Support/Training
➢ Helps individuals learn what they need to know or be able to do to contribute successfully.
➢ Don’t just assign volunteers, interview them. And then orient them.
➢ BUT, takes busy schedules into consideration.

»Buen Soporte / Entrenamiento

➢ Ayuda a las personas a aprender lo que necesitan saber o poder hacer para contribuir con éxito.
➢ No solo asigne voluntarios, entrevístelos. Y luego oriéntelos.
➢ PERO, toma en cuenta las agendas ocupadas

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SLIDE # 29

» Some Support/Training questions to consider

➢ Do you currently provide any support/training to help volunteers and employees contribute
more successfully to your community-based ministry?
➢ If so, how do you fit it into the busy schedule?

»Algunas preguntas de soporte / capacitación para considerar

➢ ¿Actualmente brinda algún tipo de apoyo / capacitación para ayudar a los voluntarios y empleados a
contribuir con más éxito a su ministerio comunitario?

➢ Si es así, ¿cómo lo encaja en el apretado horario?

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SLIDE # 30
 » Orientation
The process of preparing the volunteer for a clear relationship with the organization.

»Orientación
El proceso de preparación del voluntario para una relación clara con la organización.

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SLIDE # 31

» Orientation for Those Who Join Our Ministry (Discipleship)

• Greetings from the boss
• Brief history of organization
• Introductions of staff to volunteers
• Details of the various types of volunteer opportunities
• Cause orientation: Why should I be working there? Discussion of organizations’ mission, values
and vision
• System orientation: How will I be working there?
• Social orientation: How do I fit in with everybody else?

»Orientación para aquellos que se unen a nuestro ministerio (Discipulado)

• Saludos del jefe

• Breve historia de la organización
• Presentaciones del personal a los voluntarios
• Detalles de los diversos tipos de oportunidades de voluntariado
• Orientación de la causa: ¿Por qué debería estar trabajando allí? Discusión de la misión, los valores y la
visión de la organización
• Orientación del sistema: ¿cómo voy a trabajar allí?
• Orientación social: ¿Cómo encajo con todos los demás?

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SLIDE # 32
 » Orientation for Those Who Join Our Ministry (Discipleship) - Continued
• The benefits to the prospective volunteers
• A system for reporting results
• How progress will be measured and shared
• A tour of the facility

»Orientación para aquellos que se unen a nuestro ministerio (Discipulado) - Continuado

• Los beneficios para los posibles voluntarios

• Un sistema para informar resultados
• Cómo se medirá y compartirá el progreso
• Un recorrido por la instalación

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SLIDE # 33
» Five-step Personal Orientation Process
TRAINER (A) TRAINEE (B)
1. B watches A
2. B participates with A
3. B is doing all the work by herself/A is nearby
4. B is by herself without A nearby/afterward there is a debriefing
5. B becomes the trainer
6. Then B is done with her orientation.

»Proceso de orientación personal de cinco pasos

ENTRENADOR (A) ENTRENAMIENTO (B)

1. B mira a A
2. B participa con A
3. B está haciendo todo el trabajo sola / A está cerca
4. B está sola sin A cerca / después hay un informe
5. B se convierte en el entrenador
6. Entonces B termina con su orientación.

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SLIDE # 34

“The challenge in the orientation is to provide enough information to give people the confidence
to go to their assignments ready to work, and to help them feel willing to ask questions and listen to the
experts, who are their supervisors and colleagues.”
Nancy Macduff

"El desafío en la orientación es proporcionar suficiente información para darles a las personas la
confianza de ir a sus tareas listas a trabajar, y ayudarlas a sentirse dispuestas a hacer preguntas y
escuchar a los expertos, que son sus supervisores y colegas".
Nancy Macduff

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SLIDE # 35

“If you tell people where to go but not how to get there, you’ll be amazed at the results.”
Gen. George S. Paton

"Si les dices a las personas a dónde ir, pero no cómo llegar allí, te sorprenderán los resultados".
Gral. George S. Paton

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SLIDE # 36

» Good Engagement/Management
➢ Involves delegating wisely.
➢ No BUTS

»Buen compromiso / gestión

➢ Implica delegar sabiamente.
➢ Sin PEROS

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SLIDE # 37
» Some Engagement/Management questions to consider
➢ Do you delegate wisely?
➢ If so, how do you think it contributes to keeping your volunteers and employees engaged?

»Algunas preguntas de gestión / compromiso a considerar

➢ ¿Delega sabiamente?
➢ Si es así, ¿cómo crees que contribuye a mantener comprometidos a tus voluntarios y

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SLIDE # 38
» Good Measurement/Performance Appraisal
➢ Lets you know who is fulfilling key responsibilities well and who is not.
➢ Provides you with the paper trail you need to prove it.
➢ AND, results in the retention of the best and loss of the worse.

»Buena evaluación de medición / rendimiento

➢ Le permite saber quién está cumpliendo bien las responsabilidades clave y quién no.
➢ Le proporciona el seguimiento en papel que necesita para probarlo.
➢ Y, resulta en la retención de lo mejor y la pérdida de lo peor.

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SLIDE # 39

» Some Measurement/Performance Appraisal questions to consider

➢ Do you capture measurement or performance appraisal information in any writen and
systematic manner?
➢ If so, do you use this information to retain your best volunteers/employees and lose your worse?
➢ If not, what do you think is the effect of not doing so on retention of those you most want to
retain?

Algunas preguntas de evaluación de medición / rendimiento a considerar

➢ ¿Captura información de medición o evaluación de desempeño de manera escrita y sistemática?

➢ Si es así, ¿usa esta información para retener a sus mejores voluntarios / empleados y perder sus
peores?

➢ De no ser así, ¿cuál cree que es el efecto de no hacerlo en la retención de los que más desea
conservar?

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SLIDE # 40
» Good Recognition/Compensation
➢ Provides rewards and recognition based on contribution.
➢ People want to be genuinely appreciated, not used.
➢ Thank them – verbally, individually, collectively
➢ Support them.
➢ BUT, does not have to be in the form of money.

»Buen reconocimiento / Compensación

➢ Proporciona recompensas y reconocimiento basado en la contribución.

➢ La gente quiere ser apreciada genuinamente, no utilizada.
➢ Agradézcales - verbalmente, individualmente, colectivamente
➢ Apóyelos.
➢ PERO, no tiene que ser en forma de dinero.

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SLIDE #41

“There is no such thing as too much recognition. There is no such thing as saying ‘Thank You’
too many times.”
Karla Henderson

"No hay tal cosa como demasiado reconocimiento. No hay tal cosa como decir "Muchas gracias"
demasiadas veces ".
` Karla Henderson

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SLIDE # 42
» Some Recognition/Compensation questions to consider
➢ Do you provide rewards and recognition based on individual contribution and value to your
community-based ministry?
➢ If so, what are some of the types of rewards and recognition, other than money, that you
provide?

»Algunas preguntas de Reconocimiento / Compensación para considerar

➢ ¿Brinda recompensas y reconocimiento en función de la contribución individual y el valor de su

ministerio comunitario?

➢ Si es así, ¿cuáles son algunos de los tipos de recompensas y reconocimientos que usted proporciona,
además del dinero?

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SLIDE # 43
» In summary:
Age Cohort and/or Life Stage contribution to your community-based ministry
Paying atention to the impact of age cohorts and/or life stages can help you atract, motivate and
retain the kind of volunteers and employees that will help your community-based ministry be a success.

" En resumen:
Grupos de Edad y / o contribución de la etapa de vida a su ministerio comunitario

Prestar atención al impacto de la edad de las poblaciones base y / o etapas de la vida pueden ayudarlo
a atraer, motivar y retener el tipo de voluntarios y empleados que ayudarán a que su ministerio
comunitario sea un éxito.

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SLIDE # 44
» Volunteer Engagement/Human Resources sub-areas contribution to your community-based
ministry
Paying atention to the design and implementation of each of the VE/HR sub-areas can help you
atract, motivate and retain the kind of volunteers and employees that will help your community-based
ministry be a success.

»Contribución de sub áreas de Compromiso Voluntario / Recursos Humanos a su ministerio comunitario

Prestar atención al diseño y la implementación de cada una de las sub-áreas CV / RH puede ayudarlo a
atraer, motivar y retener el tipo de voluntarios y empleados que ayudarán a que su ministerio
comunitario sea un éxito.

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SLIDE #45
» The program is not the priority but developing people is the priority (discipleship)

»El programa no es la prioridad, pero el desarrollo de las personas es la prioridad (discipulado)

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SLIDE # 46

» If you want to learn more

Details of how to design and implement each of the VE/HR sub-areas are provided in the Volunteer
Engagement/Human Resources course in the North American Division Nonprofit Leadership Certification
Program. See www.communityservices.org for more details.

»Si quiere saber más

Los detalles sobre cómo diseñar e implementar cada una de las sub-áreas de VE / RR.HH. se brindan
en el curso Volunteer Engagement / Human Resources en el Programa de certificación de liderazgo sin
fines de lucro de la División Norteamericana. Visite www.communityservices.org para más detalles.