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Guia para Caracterizar Procesos
Guia para Caracterizar Procesos
Pág. No.
1 de 9 DOCUMENTO INTERNO GENERAL PARA
LA CARACTERIZACIÓN DE LOS
PROCESOS.
CP-SIGCT-003
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
2014-2015
1. Objetivos:
1.1 Dar cumplimiento al numeral 4.1 “Requisitos Generales “ de la norma NTCGP
1000:2009, del Modelo estándar de control interno, de la ISO 9001:2008, 14001:2004, de
la NTC OHSAS 18001 y del BASC, se determina realizar la presente guía de
Caracterización de Procesos.
1.2 Unificar conceptos y facilitar la realización de la caracterización de los procesos por
parte de los líderes o responsables de los mismos. A través de la claridad en los
conceptos y en la ilustración de estos se logra optimizar tiempo y recursos en la
elaboración del ejercicio vital para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.
Con esta Guía a su vez se quiere establecer una orientación metodológica que facilite
siempre el avance de la implementación del Sistema Integrado.
2. Alcance:
La presente Guía aplica para todos los procesos de la Institución Universitaria ITA,
identificados y requeridos para el efectivo desempeño del Sistema Integrados de Gestión,
el cumplimiento de la Misión y el logro de la Visión.
c. Macro Procesos de apoyo o de gestión de recursos: Son los procesos que
proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de estos. Son también
aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos
necesarios (recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo). Se encuentran en
consonancia con el capítulo 6 “Gestión de los Recursos” de las normas de
referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo Estándar de Control Interno.
d. Macro Procesos de control o evaluación y seguimiento: Son los procesos
fundamentales para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar
continuamente, es decir, son procesos de medición, análisis y mejora como aquellos
procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y
establecer acciones de mejora. Se encuentran en consonancia con el capítulo 8
“Medición, Análisis y Mejora” de las normas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO
9001:2008, Modelo Estándar de Control Interno.
CONCEPTOS
Proceso de Apoyo
Proceso Estratégico
Proceso Misional
Proceso de Evaluación y seguimiento
A. Para caracterizar los procesos primero que todo se definió el esquema que
permite el cumplimiento de la Misión y avanzar hacia el logro de la Visión, este
esquema que va de lo general a lo particular se puede describir de la siguiente
forma:
Mapa de Procesos
Caracterización de Procesos
(Guías o Instructivos)
B.1 La identificación tanto de los Macro procesos como los procesos relacionados
con cada uno de ellos, para ello se debe hacer uso de la siguiente tabla:
Ver ejemplo:
-‐ Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los sig
uientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y usua
rio o cliente
interno de esas salidas; si el proceso identificado no cuenta con los 6 element
os mencionados, no es un proceso descártelo.
GESTIÓN PROCESOS
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LA CARACTERIZACIÓN DE LOS
PROCESOS.
CP-SIGCT-003
-‐ Un macroproceso es un conjunto de procesos, sin embargo un macroproceso pue
de llegar a tener un solo proceso, caso en el cual por su jerarquía o complejidad s
e mantendrá
como tal.
-‐ Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben c
umplir de manera simultánea, por lo menos dos de las siguientes condiciones:
secuenciales, com-plementarios y lógicos.
Para facilitar la realización de la caracterización en la Institución ITA se ha definido el
formato anexo 2 con las respectivas instrucciones para su diligenciamiento denominado
“Formato para caracterización de Procesos”.
Documentos de Referencia:
Ø Normas ISO 9001.
Ø Guía Básica para Caracterización de Procesos de la Universidad Nacional de
Colombia.
Ø Información suministrada por Planeación ITA.
Preparado/Revisado Aprobado
17-12-2014