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Núcleo Cumaná
Herramientas Gerenciales
Modernas
Realizado Por:
La Gerencia por objetivos surgió en la década de los 50, cuando la presión económica de la
época generó dentro de las empresas una administración por presión, y la presión ejercida
sobre los gerentes no condujo mejores resultados: esto porque los dirigentes de la empresas
interpretaban la apatía de los gerentes en producir los resultados esperados como rebeldía.
En respuesta, las empresas hacían más fuertes los controles, y con esto se cerraba más el
círculo vicioso: mayor control, mayor resistencia; mayor resistencia, mayor control
GERENCIA POR OBJETIVOS
Características:
La gerencia por objetivo constituye u sistema de gestión que aporta a la
organización conocimientos técnicos que permiten utilizarla como:
Un sistema de planificación; esta característica exige diseñar un plan de
actuación mediante la definición de unas estrategias, entendiendo por tales “los
caminos o vías que es necesario recorrer para alcanzar los objetivos
propuestos” mediante la realización y desarrollo de determinados proyectos de
actuación, proyectos que es preciso definir como “un conjunto de actividades
dirigidas a obtener un resultado”.
Un sistema flexible de dirección; esta flexibilidad se apoya en un sistema fluido
de información ascendente y descendente.
Un instrumento de motivación-participación; la gerencia por objetivos se basa
en la participación de todos los implicados en el proceso como elemento
imprescindible para lograr integrar los objetivos personales y los de la propia
organización.
Según Harry Levinson “Lo ideal es que ese proceso sea seguido de contactos
frecuentes, incluso diarios, y esté separado del análisis salarial” Una de las críticas
más duras hacia la Gerencia por objetivo, señala que:
Planificación:
A Fin de establecer la metodología y el orden en que debe desarrollarse un
proyecto, se subdivide o discrimina el trabajo en componentes, actividades o
tareas estableciendo una secuencia lógica de ejecución entre ellas y los recursos
necesarios para su realización.
Programación:
A las tereas o actividades en el proceso de planificación se les asignan duraciones
o tiempos de ejecución de acuerdo con los requerimientos de costo y tiempo, y
según sus atributos y recursos definidos. Igualmente, se establece una cronología
en el desarrollo de las actividades de manera mas especifica mediante la
asignación de fechas a fin de cumplir con los tiempos establecidos.
De esta manera se obtiene el Programa del Proyecto, que no es más que la
integración Plan-Calendario. Dicho programa se caracteriza por ser dinámico ya
que debe ser objetivo de revisiones periódicas y modificaciones o ajustes, si así se
requiere.
Supervisión y control:
El sistema de supervisión y control debe ser adecuado para la complejidad y
alcance del proyecto.
La Gerencia de Proyecto, en consecuencia, deberá establecer el método para
supervisar el proyecto; identificar cuando una tarea esta fuera de control y requiere
intervención activa de la administración; qué acciones deben emprenderse en
caso de una tarea esté efectivamente fuera de control; así como definir quién debe
ser el responsable del control de un proyecto.
Gerencia y Administración de recursos:
En la gran mayoría de los proyectos ocurre que los recursos están disponibles en
cantidades limitadas, bien sean humanos, técnicos o económicos. Debido a esa
realidad los gerentes de proyectos tienen el reto de saber cómo administrar
recursos limitados como una de sus funciones más importantes.
Los recursos agregan restricciones de precedencia a un proyecto. En ese sentido,
la Gerencia de Administración de recursos deberá realizar una evaluación de la
ruta critica del proyecto con la finalidad de establecer prioridades en la ejecución
de actividades y en función de ello proceder a la asignación de recursos
económicos principalmente, pero además a asignar los recursos técnicos y
humano mas óptimos que vayan dirigidos a cumplir con la ejecución de la
actividad en el menor tiempo posible.
Higiene y seguridad industrial:
En función al correcto desarrollo en la ejecución del proyecto, se cuenta con una
asesoría orientada al cumplimiento de los aspectos normativos y reglamentados
de Seguridad e Higiene en el trabajo, que son requisitos esenciales en proyectos
dirigidos al sector industrial, comercial y residencial básicamente.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Son procedimientos orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o
MIS (Management Information System) se diferencian de los sistemas que se
usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el
término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de
gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la
toma de decisiones.
Sistema de Información Gerencial:
En sus orígenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la práctica
empresarial de informatizar las nominas y hacer el seguimiento de las cuentas por
pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que históricamente se venían
desarrollando siempre eran para gestionar la información sobre ventas, inventarios
y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa.
Calidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas
si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados
por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una acción o
decisiones desacertadas.
Relevancia:
La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con
sus tareas y responsabilidades.
Definición y estructura de un SIG:
Un sistema integrado usuario-maquina, el cual implica que algunas tareas son
mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la
maquina, para preveer información que apoye las operaciones, la administración y
las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de
computación y softwere especializado, procedimientos, manuales, modelos para el
análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de
datos.
Pasos para analizar un SIG:
1-. Identificar todos aquellos agentes que estén utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información.
2-. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento
o punto de prestación de servicios.
3-. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas
a desempeñarse efectiva y eficientemente, eliminar la información que se
recolecta pero que no se utiliza.
4-. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren
demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores.
5-. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y
registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si
es necesario.
6-. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular,
analizar y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes
trabajadores.
7-. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8-. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros,
hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, analizar y presentar la
información.
9-. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar,
qué verificar.
TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias
opciones. Un aspecto fundamental en la toma de decisiones es la percepción de la
situación por parte del individuo o grupo de personas implicadas.
Determinada circunstancia puede ser percibida por una persona como un
problema y por otra como una situación normal o hasta favorable.
El administrador pasa la mayor parte de su tiempo resolviendo problemas y
tomando decisiones. Para ser eficaz en su trabajo, el administrador debe poseer
conocimientos técnicos adecuados, experiencia suficiente y saber manejar, por lo
menos, algún método para la toma de decisiones.
El proceso de toma de decisiones se refiere a todas las actividades necesarias
desde identificar un problema hasta finalmente resolverlo poniendo en práctica la
alternativa seleccionada; por lo tanto, está enmarcado en la solución
de problemas donde se debe encontrar alternativas de solución.
Cuando se habla sólo de toma de decisiones se refiere a una etapa dentro del
proceso y debe existir a lo menos más de una alternativa de solución, de lo
contrario la decisión se reduciría a llevar o no a cabo la acción correspondiente.
Tipos de problemas:
En el mundo real pueden existir diferentes tipos de problemas que determinan los
criterios y la forma como son tomadas las decisiones, éstas pueden ser
clasificadas en: no estructurados, estructuras y semiestructurados (Simon, 1977).
Problemas o estructurados
En este tipo de decisiones, quien toma la decisión debe establecer los puntos de
vista para la definición del problema y los criterios de evaluación. Estas decisiones
no cuentan con un procedimiento definido para tomarlas, por lo tanto no existe una
receta de solución.
Problemas estructurados
Son repetitivas, rutinarias y cuentan con un procedimiento definido para tomarlas,
de esta forma cada vez que se presentan no se manejan como si fueran nuevas.
Problemas semiestructurados
En este tipo de decisiones sólo parte del problema tiene una respuesta ya definida
proporcionada por un procedimiento que es aceptado.
En el caso del proceso de toma de decisiones en la administración, éste es
mayoritariamente no estructurado en los niveles gerenciales, debe plantearse y
resolver el problema sobre la base de criterios y variables identificadas en el
mismo momento tanto internas como del entorno. Estas decisiones están
presentes desde el momento de planificación y en menor grado hasta en
el control como decisiones de carácter correctivo. A medida que se desciende en
los niveles organizacionales los problemas van siendo más estructurados y
repetitivos.
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
La capacidad de tomar decisiones debe encontrar su máxima expresión en la
capacidad de solucionar problemas. Una decisión no es tal mientras no se exprese
en la acción. Se pueden seguir una serie de pasos para una adecuada resolución
de problemas:
- Estar consciente.
- Objetividad.
- Visión.
- Conocimiento.
- Mente abierta.
- Selección de alternativas
- Consultar.
CONCLUSION