INSTITUTO SANTA MARIA GORETTI

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

Fecha: Versión: Código

1. OBJETIVO

Establecer las actividades a desarrollar para el control de los registros del Sistema de Gestión
de Calidad del Instituto Santa Mara Goretti, según los requisitos de la Norma GP 1000:2004

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad del
Instituto Santa Mara Goretti.

3. RESPONSABLE

4. DEFINICIONES

 Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

Un formato diligenciado se convierte en registro.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Son ejemplos de registros Actas, Contratos, Informes,
Formatos diligenciados, entre otros.

 Disposición: Destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo

de retención en un archivo.

 Protección: Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro.

 Tiempo de retención: Tiempo durante el cual permanece almacenado un registro.

 Archivo activo: Lugar donde se almacenan los registros de todas las áreas una vez
transcurrido el tiempo de retención en archivo activo.

 Recuperación: Facilidad para consultar un registro almacenado.

 Ubicación: Sitio o lugar en donde se encuentra archivados los registros.

5. DESARROLLO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

1. Identificar los registros que pertenecen

al Sistema de Gestión de Calidad del Listado maestro de registros
Colegio XXXXX, y registrarse en el
Listado Maestro de Registros.

2. Determinar las actividades de control

de los registros del Sistema de Gestión Listado maestro de registros
de Calidad, las cuales quedan
evidenciadas en Listado maestro de
registros:
2.1. Definir el responsable de su
almacenamiento y su ubicación,
Listado maestro de registros
recuperación y su estado; ya sea impreso
o en medio magnético.

2.2. Definir los niveles de acceso de los

registros de calidad, en el Listado
maestro de registros.
Listado maestro de Registros
-Confidencial: Sólo cargos responsables y
autorización consulta.
-General: Sin limitaciones

2.3. Definir los tiempos de

Listado maestro de Registros
almacenamiento en archivo activo e
inactivo y su posterior disposición.

3. Verificar que el personal este

Listado maestro de Registros
diligenciando correctamente los registros
correctamente los registros de Calidad.

4. Hacer la respectiva anotación al

Listado maestro de Registros
responsable de diligenciar el registro en
caso de que se haya encontrado errores.
5. Conservar los registros durante el
tiempo requerido por la organización, tal Listado maestro de Registros
como se enuncia en el Listado Maestro
de registros.

6. Una vez cumplido el tiempo de

almacenamiento determinar el
Listado maestro de
destino de los registros de calidad;
Registros
el registro puede enviarse al
archivo inactivo si se considera
necesario o disponer para
destrucción o reciclaje.

6. REFERENCIA DOCUMENTAL

NTC GP 1000:2004

Revisó.
Aprobó:
CONTROL DE CAMBIOS

SOLICITUD
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
NO.
01 --. Emisión Inicial