1.

MANUAL ADMINISTRATIVO

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así
como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño
de sus tareas.

1.1. OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad del trabajo.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.

• Agilizar el estudio de la organización.

• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias

en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la

organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles

jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos disponibles.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de

servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

1.2. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA UTILIZACIÓN DE MANUALES

1.2.1. Ventajas:

• Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales
de la empresa.

• Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos

empleados.

• Logran y mantienen un sólido plan de organización.

• Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la

organización.

1.2.2. Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que
se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya
vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
 • Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

 Necesidad de los Manuales

 Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

• Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

• Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar
diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de
sistemas).

Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede

determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo
cuando existen varios turnos de trabajo.

En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como

medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades
cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

1.3. ESTRUCTURA DE UN MANUAL

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

• Tabla de contenido

• Introducción

• Instrucciones para el uso del manual

• Cuerpo del manual

• Flujogramas

• Glosario de términos

• Conclusiones
 • Recomendaciones

• Anexos

1.4. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores
que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar
fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de
gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura
organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

1.5. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

 Manuales de Organización

 Manuales de Políticas

 Manuales de Normas y Procedimientos

 Manuales para Especialistas

 Manual del empleado

 Manual de contenido múltiple.

 Manuales de finanzas

 Manuales del sistema

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma
metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una unidad administrativa.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan
el quehacer institucional, están considerados como elementos básicos para
coordinación, dirección y control administrativo, y que facilitan la adecuada
relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
2.1. ENUNCIA AL MENOS 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES.
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos, normas. etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar
uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas
administrativas.
2.2. DESCRIBE LA CLASIFICACION DE LOS MANUALES DE
ACUERDO A SU AREA DE APLICACIÓN.
Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos, se refiere a las
necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación;
pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. A continuación en
la figura. Se muestra otra clasificación de los manuales de acuerdo a su ámbito de
aplicación.
GENERAL Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de este tenemos
a los manuales siguientes:
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL GENERAL DE
POLÍTICAS ESPECIFICO Básicamente se refiere al contenido de información de
una unidad orgánica. Dentro de esta clasificación tenemos a los manuales
siguientes:
MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN MANUAL
ESPECÍFICO DE AUDITORIA INTERNA
MANUAL ESPECIFICO DE POLÍTICAS DE PERSONAL MANUAL ESPECIFICO
DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA.
A continuación mencionaremos de manera resumida las características de cada
uno de estos tipos de manuales.
GENERAL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN. Este es producto de la
planeación organizacional y abarca a todo el organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional.
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTO. Este es también resultado de la
planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que
conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS. Se refiere a presentar por escrito los
deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas
generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal
pueda actuar de acuerdo a condiciones generales.
MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. Se refiere a una
parte de una área específica (personal). Y contiene ña definición uniforme
respecto al reclutamiento y selección del personal en una organización.
MANUAL ESPECIFICO DE AUDITORIA INTERNA. Consiste en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de
actividad, aquí se refieren a la auditoria interna, en forma particular.
MANUAL ESPECIFICO DE POLÍTICAS DE PERSONAL. Este se enfoca a definir
"políticas", pero de un área específica de la organización señalando las guías u
orientaciones respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación,
permisos, promociones, prestaciones, etc.
MANUAL ESPECIFICO DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA. Consiste en
elaborar los procedimientos en el orden de importancia de una área específica, a
fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo;
por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores, etc.
2.3. ENUNCIA CUALES SON LOS APARTADOS QUE DEBE DE
CONTENER UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. INDICE
 2.-INTRODUCCION
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL
2.2 ALCANCE
2.3 COMO USAR EL MANUAL
2.4 REVISIONES Y RECOMENDACIONES
3.- ORGANIGRAMA
3.1 Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explican aspectos
como: Sistema de organización (lineal, funcional, etc.)
Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.) Amplitud de
la centralización y descentralización.
Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.
4.-GRAFICAS
4.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
5.- ESTRUCTURA PROCEDIMIENTAL
5.1 DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS
6.- FORMAS
6.1 FORMAS EMPLEADAS (por lo general planeadas y rediseñadas)
6.2 INSTRUCTIVOS DE LAS FORMAS EMPLEADAS
El empleo en mayor o menor escala de cada uno de los apartados anteriores,
depende de los procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de
la preferencia o experiencia de especialistas que lo elaboren.
2.4. INVESTIGA QUE ES LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA
CADA UNO DE SUS SÍMBOLOS.
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión
del proceso que se pretende estudiar.
De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les
confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en
determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
La American Soviet of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado
los signos convencionales de las gráficas, a pesar de la amplia aceptación que ha
tenido esta simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada,
porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las
necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico
de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, de la cual
se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de
los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa

2.5. EXPLICA QUE ES UNA FORMA Y LA IMPORTANCIA QUE TIENE

EN EL DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Las formas son un apoyo en el que se puede recoger, de manera sistemática y
coordinada, datos e informaciones. Su creación se justifica, por tanto si el trabajo
de correlación es facilitado por un diseño uniforme, provistos de aclaraciones,
explicaciones y espacios para la anotación de los datos previstos.
Existirá una forma si al mismo tiempo existe un procedimiento que prevea su
empleo. Es realmente el reflejo fiel del procedimiento en el que se inscribe.
La forma es el instrumento principal para la obtención de información que justifica
la creación del procedimiento.
Dice Gibbs Meyers. Que una forma no es más que un objeto que tiene impresa
información estática con espacios en blanco para asentar información variable.
La importancia consiste en que sirve de apoyo para llevar a cabo el procedimiento
en el que se inscribe, y justifica su creación ya que esta contiene el diseño y los
objetivos, utilizada como instrumento principal para la obtención de información.
También la eficiencia del procedimiento depende en gran parte de la eficiencia de
las formas.
Existe una relación entre estudio y análisis (formas), y el estudio y análisis
(sistema y procedimiento administrativos). Se incluye como apéndices de dicho
procedimiento y que también forma parte del manual de procedimientos.
Se establece que para su adecuado manejo de este seguir una secuencia lógica.
1.- Identificación
2.- Instrucciones
3.-Introduccion
4.-El cuerpo
5.-Conclulsion.
3. EL FLOJOGRAMA
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma
o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es
una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas
y los responsables de su ejecución.
3.1. IMPORTANCIA:
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en
toda organización y departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.
3.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
 Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
 Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
 Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
 Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.

3.3. TIPOS DE FLUJOGRAMAS

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos e Flujogramas o

Diagramas de Flujos
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del
proceso. Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas
horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o convencionales (
de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios
involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo
invertido.
b. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en
la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar
la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas
para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la
secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal;
este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical.
d. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la
rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que
 los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas
preestablecidas en el gráfico.

Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
3.4. SIMBOLOGÍA DE LOS FLUJOGRAMAS:
Según Chiavenato, Idalberto 1.993:
 El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso).
Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae
algo. Ejemplo: emisión de un documento.
 La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo
de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.

 El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de

realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones.
Ejemplo: verificación de una firma.
 La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa
una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.
 El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una
interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser
un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva
(cuando se trata de documentos).

3.5. DISEÑO Y ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales
son:
El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a
los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en
el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que
se describe de izquierda a derecha.

Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las
acciones del procedimiento regresen a la misma.

Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.

Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse
brevemente con muy pocas palabras.

Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma

se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por
algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).

Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el

procedimiento se indica con una (X) grande.

Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el

flujograma mediante una flecha interrumpida.

Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se
entrecruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de
ellas.

Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala
mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página
como sigue.

4. DIAGRAMA

Un diagrama es un gráfico que representa un proceso o refleja relaciones entre

datos números que han sido tabulados previamente. En la vida cotidiana,
observamos este tipo de gráficos muy a menudo, puesto que se utilizan en clases
de estudio, en presentaciones de instituciones e incluso el periodismo (sobre todo
el de investigación) hace un uso intensivo de este tipo de “recurso” para mostrar
procesos o datos numéricos.

Existen diferentes tipos de diagramas. Uno de ellos es el diagrama de flujo, que en

particular representa un proceso, y por eso es utilizado en planificación industrial,
planificación de clases (de la mano de la psicología cognitiva) o análisis
económicos. Entre el inicio y el fin del proceso, los pasos (y las posibilidades de
concreción de una u otra acción) están conectados mediante flechas. Además,
poseen una simbología específica que permite interpretarlos de mejor manera. Por
ejemplo, el óvalo o elipse significa que ese paso es inicio o fin del proceso,
mientras que el círculo representa que en esa parte del proceso, una decisión será
necesaria de tomar.

Otro tipo de diagrama es el “de barras”, y establece relaciones (generalmente

numéricas) entre dos variables. Por ejemplo, variación de la canasta familiar
básica a lo largo del decenio 2000-2010. Así, las coordenadas verticales
representarán el costo de la canasta, mientras que las coordenadas horizontales
representarán los años entre 2000 y 2010.

También encontramos el diagrama circular, “pastel” o de 360 grados, utilizado

para representar proporciones y porcentajes. Por ejemplo, la frecuencia con la que
habitantes de una ciudad determinada miran televisión. Así, un pedazo de la torta
será para los que miran una vez a la semana, otro pedazo (porcentaje) para
quienes lo hacen de 2 a 3 veces a la semana, estarán también quienes miran
televisión todos los días, y aquellos que están frente al televisor en varios
momentos dentro de un mismo día.

Como decíamos, los diagramas son utilizados para múltiples finalidades, y

estamos en contacto con ellos (en sus variados formatos) casi diariamente. Nos
permiten, y tal es su función, tener una idea clara y concisa de procesos, ya sea
de manera ejecutiva (como las del diagrama de flujo) o de cómo se ha
desarrollado un proceso a lo largo del tiempo, como en el caso del diagrama de
barras (y el ejemplo que hemos elegido de la variación de costo de la canasta
familiar básica). Los diagramas circulares, en general, muestran cómo se está
desarrollando un proceso en la contemporaneidad

5. ORGANIGRAMA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una

idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación

entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer

cómo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

5.1. TIPOS DE ORGANIGRAMA:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman

círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría,

menor es la autoridad de ese cargo.

Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen
los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable.
Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una
organización en un momento determinado.