CICLO DE LICENCIATURA EN ENFERMERÍA

MODALIDAD A DISTANCIA

CAPITULO 3

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
CONCEPTOS Y DEFINICIONES UTILIZADOS EN
ENFERMERÍA

OBJETIVOS

 Adquirir conceptos básicos de la administración

 Indicar la importancia que tienen los instrumentos administrativos aplicables a enfermería
 Justificar la utilidad de algunas de las técnicas empleadas.

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En el presente capitulo trataremos los diferentes conceptos y definiciones básicas de la

administración general, aplicados a los servicios de enfermería. Solo nombraremos aquellos que
son imprescindibles para la administración en esta área. Con el objetivo de que el estudiante
adquiera conocimientos básicos de la administración general que se utilizan regularmente en los
servicios e instituciones de enfermería. Comenzaremos nombrando a una palabra que sólo se asocia
con los partidos políticos, que es “POLÍTICA”, está no solo se utiliza para lo gubernamental, sino
que, es parte de toda organización.

Política

Se denomina políticas a los lineamientos generales que orientan la acción. Las políticas y
los procedimientos constituyen medios para alcanzar metas y objetivos. Las políticas explican el
modo en que se conseguirán las metas, y sirven como guías que definen el curso y ámbito general
de las actividades permisibles para la consecución de esas metas. Funcionan como base para las
futuras decisiones y acciones, ayudan a coordinar planes, a controlar la actuación. Estás deben ser
amplias, estables y flexibles como para que puedan ser aplicadas en diferentes condiciones. Las
políticas deben figurar por escrito y ser comprensibles. Cuando las políticas se ponen por escrito, el
propósito, la filosofía las metas y los objetivos deben funcionar como guías. Las políticas deben ser
coherentes y ayudar a resolver y prevenir problemas específicos. Resultan inútiles si nadie conoce
su existencia. (1)

Algunas políticas se refieren a asuntos muy importantes, como las que requieren estrictas
condiciones sanitarias en los lugares donde se producen o empacan medicamentos o alimentos.
Otras se ocupan de cosas de menor importancia, como las relacionadas con la forma de vestirse de
los empleados. Generalmente las políticas son establecidas de manera formal y deliberada por los
administradores de alta dirección.

Estos pueden fijar una política porque:

1) Creen que mejorará la eficacia de la organización;

2) quieren que algún aspecto de ella refleje sus valores personales (por ejemplo, los códigos
en la ropa)

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3) necesitan resolver algún conflicto o confusión que se han presentado en el nivel más bajo.
Las políticas también pueden surgir informalmente en niveles inferiores de la organización a partir
de un conjunto de decisiones que sobre el tema se tomaron en un periodo. (2) Por ejemplo, si en la
empresa se fraccionan las vacaciones, de los empleados de mayor antigüedad. Por último diremos
que la política es un plan permanente que establece parámetros generales para la toma de
decisiones.

Función: Las políticas sirven de guías para las acciones, orientan los programas, comunicar las
decisiones de nivel estratégico, interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas
generales a las que deberá orientarse el funcionamiento de la organización.

Requisitos

* Redacción clara y orientación positiva

* Ser alcanzables, medibles y operables

* Poseer un alto grado de permanencia

* Anticiparse al futuro

* Ser de interés para toda la comunidad

* Ser congruentes con las leyes respectivas

* Ser objetivas (3)

Misión

Se denomina misión a la razón de ser de una organización. Las organizaciones existen en

función de un propósito determinado. La mayoría de los servicios de enfermería nacen para
proporcionar cuidados, y asistencia de calidad. Algunos tienen como objeto desarrollar la
enseñanza y la investigación. Cada área de los diferentes servicios de enfermería, tiene propósitos
específicos, y contribuye al propósito fundamental de la institución. El propósito influye en la
filosofía y en los objetivos. Por ejemplo, si existe un servicio destinado a fomentar el autocuidado
posterior al alta, debería estar integrado por enfermeros capacitados, especialmente capacitados
para enseñar y aconsejar. Si, por el contrario, el propósito de la institución es recortar gastos,

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deberá tratarse de una unidad de asistencia primitiva con servicios reducidos proporcionados por
trabajadores no profesionales.

Cultura Organizacional

Todo pueblo tiene su propia cultura. De la misma manera, toda organización tiene la suya.
Se denomina “cultura organizacional” al modo de vida propio que cada organización desarrolla en
sus miembros. La cultura de una organización no es estática, sino que experimenta alteraciones con
el transcurso del tiempo, dependiendo de las condiciones internas y externas. Algunas
organizaciones logran renovar constantemente su cultura manteniendo su integridad y su
personalidad, en tanto que otras permanecen con su cultura atada a patrones obsoletos y pasados de
moda. (4)

La cultura organizativa es la forma de pensar y de comportarse que comparten todos los

miembros de la organización y debe ser aprendida y adoptada por las personas que se incorporen al
servicio de enfermería antes de que sean aceptadas en la misma. La cultura se aprende, se comparte
y se transmite. Es una combinación de premisas, valores, símbolos, lenguaje y conductas que
manifiestan las normas y, valores de la organización. Los aspectos objetivos existen fuera de las
mentes de los miembros de la organización. Los aspectos subjetivos están relacionados con las
premisas, valores, significados y comprensiones del modo en que las cosas se harán. (3)

Valores

Los valores son las creencias básicas de la organización. Los servicios de enfermería con
fuertes culturas cuentan con un complejo sistema de valores que son discutidos por los directivos y
aceptados por los miembros. Establecen los estándares, constituyen la esencia de la filosofía de la
organización; proporcionan un sentido de dirección, una guía para la conducta diaria, sirven como
un sistema informal de control, ayudan a establecer prioridades y planificar estrategias.

Los valores representan las convicciones básicas acerca de lo que es justo, bueno o
deseable; como resultado de ello, ayudan al individuo a decidir qué pauta conductual prefiere. El
sistema de valores incluye una clasificación de valores individuales en orden de importancia y
proporciona la base de las actitudes, percepciones, personalidad y roles. Estos valores dificultan la

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objetividad y la racionalidad al contener interpretaciones de lo que está bien y lo que está mal, así
como implicaciones acerca de que conductas o consecuencias se prefieren a otras. Los valores son
relativamente estables y duraderos, e influyen por regla general en las decisiones y
comportamientos de las personas. (1)

Filosofía

La filosofía articula una visión y reúne una serie de creencias y valores que rigen la conducta de
cada persona. Éstos deberían considerarse por escrito, dentro de los documentos apropiados, y ser
revisados periódicamente. Si la filosofía se establece en términos vagos, abstractos y difíciles de
comprender, resultan inútiles. La mayoría de los trabajadores tienden a interpretar la filosofía de su
labor a partir de los pronunciamientos y acciones de los directivos de la institución. Por este
motivo, es importante que exista una coherencia entre lo dicho y lo hecho, es decir, entre la acción
y la creencia.

Cuando se desarrolla o revisa una filosofía, el responsable de enfermería debe considerar teoría,
educación, práctica, investigación y función del personal de enfermería en el ámbito del conjunto
de la organización. (1)

Si consideramos que la administración estudia las organizaciones humanas con objetivos

predeterminados, y que el núcleo de éstas es la persona, entonces aceptaremos también que la
filosofía de la Administración describe como elementos al hombre y su función en las
organizaciones administrativas. (3)

Objetivos

Un objetivo es un enunciado escrito sobre resultados por alcanzar en un periodo de tiempo.

Un objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante y compatible. Un objetivo es una
declaración escrita, un enunciado, una frase; en la medida que sea posible número.

Los objetivos son fundamentalmente necesidades por satisfacer. Los objetivos proporcionan
a la organización una directriz precisa orientada hacia una finalidad común; sirven para verificar el

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valor de las metas y de los planes, y ayudan a evitar errores, aumentan las posibilidades de
previsión de futuro.

Objetivos Organizacionales

Las organizaciones son unidades sociales que buscan alcanzar objetivos específicos: su
razón de ser es servir a esos objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la
organización intenta alcanzar. Es una imagen que la organización pretende para su futuro. Por esto,
si el objetivo es alcanzado, deja de ser la imagen orientadora de la organización y es incorporado a
ella como algo real y actual.

Los objetivos organizacionales tiene muchas funciones, mediante la presentación de una

situación futura, indican una orientación que la organización busca seguir. De este modo,
establecen guías maestras para la actividad de la organización. Constituyen una fuente de
legitimidad que justifica las actividades de la organización y, en realidad, hasta su existencia;
sirven como estándares, a través de los cuales los miembros de una organización y los extraños a
ella pueden evaluar el éxito de la misma, es decir, su eficiencia y rendimiento. (4)

Los objetivos organizacionales son aquellos que se definen en la primera fase, donde la
empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo, y define el orden de
importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos. (3) Estos pueden variar por
factores internos o externos.

Programa

Un programa es un plan de un solo uso que abarca un grupo relativamente amplio de

actividades operativas y especifica etapas de importancia, su orden y cronología, y la unidad que
será responsable de esa etapa. Un programa comprende un grupo relativamente extenso de
actividades, en el se describe los pasos principales que se requieren para conseguir los objetivos, la
unidad o el miembro encargado de cada paso y, el orden y la sincronización de cada uno de los
pasos. (2)

Los programas son: planes específicos de acción en los que no solo se fijan los objetivos y
secuencia de operaciones, sino, especialmente, el tiempo requerido para su ejecución.

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Función: los programas son las alternativas de solución que deciden la secuencia en las
actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización.

Clasificación

 Programas generales: se desprenden de los planes a nivel estratégico

 Programas específicos: son departamentales o sectoriales
 A largo plazo
 A corto plazo

Un programa debe contener por lo menos:

 Introducción
 Diagnostico administrativo
 Justificación
 Objetivos
 Organización
 Presupuesto
 Actividades
 Evaluación (3)

Presupuesto

El presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros. La función del

presupuesto es programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el
aprovechamiento de recursos y apoyar la consecución de objetivos. (1) Los presupuestos son estados
de recursos financieros que se reservan para determinadas actividades en un periodo específico de
tiempo. Son ante todo medios de controlar las actividades en una organización y constituyen
componentes muy importantes de los programas y proyectos.

Los resultados de estos planeamientos formales y cuantitativos de los recursos designados

para programas y proyectos en un periodo determinado de tiempo. (2) Aunque generalmente se
asocien con aspectos financieros, también puede referirse a cuestiones distintas que tienen que ver
con el rendimiento, los materiales y los equipos. Los presupuestos ayudan a coordinar los esfuerzos

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del servicio de enfermería para determinar qué recursos serán usados por quién, cuándo y por qué
con frecuencia son preparados para cada unidad y, para cada función de esas unidades.

La importancia radica en la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles, para

el logro de los objetivos de la organización.

Procedimientos

Los procedimientos son documentos donde se señalan paso por paso las actividades
necesarias para realizar acciones de tipo operativo. Generalmente se concentran en manuales o
instructivos. En los programas se explican en detalle y paso por paso, las actividades necesarias
para lograr un objetivo. (3) Los procedimientos proporcionan una guía más específica para la acción
que la que aporta la política. Ayudan a alcanzar un grado de regularidad enumerando la secuencia
cronológica de pasos a seguir.

Los manuales de procedimientos proporcionan una base para la orientación y el desarrollo

del plantel, constituyendo además una clara referencia para todo el personal. Estandarizan los
procedimientos y el equipamiento, y pueden proporcionar una base para la evaluación. Los buenos
procedimientos pueden suponer ahorro de tiempo y trabajo.

Los procedimientos por escrito demandan un formato coherente que tenga en consideración
el propósito, los materiales y cómo localizarlos, los pedidos necesarios y la disposición de los
mismos, los pasos a seguir en el procedimiento, los resultados que se esperan, las precauciones, las
implicancias legales, las responsabilidades del personal de enfermería, de los pacientes y del equipo
de salud, y el registro adecuado de ello. El manual de procedimientos debe ser fácilmente accesible,
bien organizado a través de una tabla de contenidos y figurar en un índice. Es necesario que estos
sean revisados periódicamente, para poder corregir o modificar, comprobando su efectividad.

Los procedimientos deben ser realistas, redactados en un lenguaje sencillo y fácil de

comprender. Los cambios deben ser indicados y facilitados a todo el personal. (1)

Función: Es orientar la acción del personal a nivel operativo. La importancia radica en señalar una
secuencia lógica, adecuada para obtener resultados positivos.

Requisitos

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 Fijarse por escrito

 Tener secuencia y coherencia
 Evitar la duplicidad
 Dar preferencia, manejar técnicas (3)

Normas

Las normas son señalamientos de observancia general que se establecen para orientar la
conducta en sentido positivo. La función principal es orientar las acciones del personal. Estás
señalan los requisitos necesarios para ejecutar las actividades. Deben estar fijadas por escrito, y
darse a conocer.

Reglas

Las reglas son señalamientos imperativos, sujetos a sanción en caso de no ser aplicados. La
función que cumplen las reglas es establecer medidas disciplinarias, y ordenar y fijar requisitos
para le funcionamiento adecuado de la organización. Estás aseguran el cumplimiento de acciones
concretas, correctas y establecer la disciplina del personal.

Requisitos

 Expresarse por escrito lo que conformará el reglamento

 Darse a conocer
 Asegurar su observancia
 Servir de control
 Deben estar acordes a las leyes respectivas

Ejemplos: No introducir comida a los servicios, sólo se asistirá a los servicios debidamente
uniformado. (3)

Organigramas

La mayoría de las estructuras organizacionales son demasiado complejas para transmitirse

verbalmente. Por esta razón, los administradores trazan comúnmente un organigrama. En un
organigrama, los cuadros individuales representan la división de trabajo y la manera en la que

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están departamentalizadas las actividades. Los cuadros se distribuyen después, de acuerdo con
los niveles que representan la jerarquía administrativa. Las líneas que conectan determinados
cuadros representan las cadenas de mando. (2)

Los organigramas son representaciones esquemáticas o gráficas de la estructura de una

organización. La función del organigrama es establecer los distintos niveles jerárquicos, las líneas
de autoridad y responsabilidad. Delimitan las funciones. Representan la estructura formal de la
organización, ofreciendo un panorama general del funcionamiento interno. No representa la
comunicación horizontal. (3)

Organización

Las organizaciones forman parte de nuestra vida, como la escuela, la universidad, un

equipo deportivo; el trabajo. Todas las organizaciones se componen de una estructura, está
estructura puede ser informal, como un equipo de fútbol, otras de origen formal como el ejercito.
Stoner define organización como grupo de dos o más personas que trabajan juntas en forma
estructurada para alcanzar un objetivo específico o un conjunto de objetivos. Las organizaciones
son importantes porque son instituciones sociales que reflejan ciertos valores y ciertas necesidades
aceptadas culturalmente. Permiten que vivamos juntos en forma civilizada y lograr objetivos como
sociedad. (2)

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La estructura informal de una organización tiene su origen en la necesidad de las personas

de relacionarse con un grupo específico, en el cual cada persona tiene un papel que le satisface;
además, el grupo elegido tiene intereses comunes. (3)

La estructura formal de una organización está compuesta por las escalas jerárquicas o
niveles funcionales establecidos en el organigrama, que hacen énfasis en las tareas y en las
funciones. Por lo tanto, la organización formal comprende la estructura organizacional, la filosofía,
las normas y los reglamentos de la organización, en fin, todos los aspectos que explican cómo se
lograran o se pretende lograr, los objetivos. La diferencia entre la estructura informal y formal de
una organización, radica en que, la estructura formal se desempeña para lograr un objetivo
específico y, la organización informal no se desarrolla con objetivos específicos. (4) Las estructuras
formales se pueden dividir en tres tipos tradicionales de organización: Lineal, Staff y Matricial,
cada una de estás con diferentes características.

Organización lineal constituye la forma más simple y más antigua. La denominación

lineal obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas
de autoridad y de responsabilidad.

La organización lineal presenta las siguientes características:

a- Autoridad lineal única, es una autoridad basada en el nivel de jerarquía, autoridad de

mando.
b- Líneas formales de comunicación, la comunicación se efectúa a través de las líneas del
organigrama. Ascendente solo al supervisor inmediato y, descendente solo a los
subordinados, limitadas únicamente a aquellas relaciones formales.
c- Centralización de las decisiones, solo existe una autoridad máxima que centraliza todas las
decisiones y el control de la organización.
d- Configuración piramidal, a medida que asciende el nivel jerárquico disminuye el número
de cargos, es decir, aumenta la responsabilidad y la centralización de las decisiones. (4)

Organización funcional o de Staff, la organización funcional o de staff busca romper el principio

de unidad de mando, es una autoridad dividida según especialización. La organización funcional
busca simplificar el trabajo, establecer líneas directas de comunicación, eliminar la centralización
en la toma de decisiones y apoyar la especialización. Se caracteriza por la dispersión de autoridad,
subordinación múltiple, aumento de la especialización y requisitos de mayor control. (3)

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La organización funcional o de staff presenta las siguientes características:

a- Autoridad funcional o dividida, se basa en la especialización. Es una autoridad sustentada

en el conocimiento. Cada subordinado responde a varios superiores de manera simultánea,
pero sólo en los asuntos concernientes a la especialidad de ellos.
b- Líneas directas de comunicación, La comunicación entre los diferentes cargos se hacen de
manera directa, se busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes
niveles.
c- Descentralización de las funciones, se delegan las decisiones a los cargos especializados
que posean mayor conocimiento para implementarlas mejor. No es la jerarquía lo que
promueve las decisiones, sino la especialidad.
d- Énfasis en la especialidad, la organización de staff o funcional se basa en las especialidad
de todos sus cargos. Las responsabilidades están delimitadas según la especialidad. (4)

Organización matricial, es la combinación de línea y staff, es decir según nivel de jerarquía y,

según especialidad. Todos los establecimientos de atención médica tienen esta combinación.
Entonces diríamos que los establecimientos de atención médica, hospitales, clínicas, sanatorios,
tienen una estructura organizacional matricial.

Características de la organización matricial:

a- Fusión de la estructura lineal con la estructura staff, la principal característica de la

organización matricial es poseer características lineales y características funcionales
simultáneamente. Cada elemento responde ante un solo y único superior: es el principio de
la autoridad o unidad de mando típica de la organización lineal. No obstante, cada elemento
recibe asesoría y servicios especializados de diversos órganos de staff.
b- Coexistencia entre las líneas formales de comunicación con las líneas directas de
comunicación, la compleja red de comunicaciones de la organización matricial está
conformada por líneas formales de autoridad y responsabilidad lineal, y líneas directas de
asesoría y prestación de servicio de staff.
c- Separación entre órganos operacionales (ejecutivos) y órganos de apoyo (asesores), en
la organización matricial existe una separación entre los órganos de línea, que son los
órganos ejecutivos de las operaciones básicas de la organización, y los órganos de staff
(apoyo), que son los órganos asesores y consultores, prestadores de servicios especializados
o los diversos órganos de la organización. Los miembros de staff se dedican a los trabajos

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que requieren estudio e investigación y concentran su atención en asuntos de planeación y

problemas de la organización. Los jefes de línea quedan más libres para prestar atención a la
ejecución de los reglamentos y prescripciones que elabora el staff.

La organización matricial es una organización compleja. Es la evolución de la jerarquía

funcional y la división del trabajo en la organización. (4) L a estructura matricial es a menudo un
medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para
resolver un problema complejo. Aquí el problema de coordinación, que afecta a la mayor parte
de los diseños funcionales, se reduce al mínimo, ya que el personal más importante para un
proyecto trabaja en grupo. Y esto produce beneficio secundario: al trabajar juntas, las personas
llegan a entender las exigencias que afrontan quienes tienen diferentes áreas de responsabilidad.
(2)

Organigrama de una estructura matricial

Dirección

Dirección Dirección
Médica Administrativa

Dto. Unidad Dto. Dto. Farmacia Servicio

Emergencia Enfermería Coronaria UTI UCIN UCIP RRHHH Compras Internación

El esquema anterior muestra el organigrama de un servicio de asistencia médica, en la cuál se

diferencian algunas de las divisiones según nivel de jerarquía y especialidad. El organigrama
sólo muestra las líneas de mando, no demuestra la comunicación horizontal o interdepartamental.

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1- ¿A que se denomina política en administración?

2- ¿Cuál es la función de la política en administración?
3- ¿Cuáles son los requisitos necesarios para la política?
4- Defina Misión
5- Defina cultura organizacional
6- En los servicios de enfermería, que representan los valores

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7- Describa filosofía de la administración

8- ¿Qué es un objetivo?
9- ¿Qué son los objetivos organizacionales?
10- Determine el concepto de programa
11- Determine la función de un programa
12- Realice la clasificación de los diferentes tipos de programas
13- ¿Cuál es la función que cumple un presupuesto?
14- Describa las funciones de un manual de procedimientos y, cuales son sus beneficios
15- Defina normas
16- Defina reglas
17- ¿Cuáles son los requisitos necesarios para que una regla sea aplicable?
18- Defina organigrama
19- Determine que tipo de comunicación se representa en un organigrama
20- Defina organización
21- Describa los diferentes tipos de organización
22- ¿Qué tipo de organización presentan los servicios de salud

REFERENCIAS

(1) Ann Marriner- Tomey, “Administración y liderazgo en enfermería”. Ed. Harcourt Brace. España. 1997
(2) Stoner. “Administración”. Quinta edición. Ed. Prentice may Hispanoamericana. México
(3) Balderas Pedrero, M,” Administración de los servicios de Enfermería”. Ed. Interamericana. McGraw- Hill. México

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(4) Chiavenato, I. Introducción a la Teoría general de la Administración. Ed. McGraw –Hill Interamericana. Colombia. 1995

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