El SISTEMA DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA DE LA EMPRESA

El sistema de información y tecnología (sistema) constituye una de las herramientas de mucha importancia
para la administración de las empresas públicas y privadas, ya que apoya la ejecución de diferentes
procesos y la generación de la información requerida para la gestión de las operaciones, si la empresa
no dispone del sistema, sería imposible su administración, además existen leyes y/o normas que obligan a la
empresa a brindar información sobre sus operaciones, ya sea a socios, instituciones contraloras como la
Sistema de Administración de Rentas (SAR), el Tribunal de Cuentas, Auditores, etc. Por otro lado se necesita
información para efectuar el control correspondiente, pero algo muy relevante es que con el crecimiento de las
empresas el sistema se ha vuelto indispensable, ya que de forma manual no podrían ejecutar las actividades
eficientemente.

Podemos definir que “El Sistema de Información y Tecnología” es, "un conjunto de recursos tecnológicos,
materiales y humanos, organizado sistemáticamente, con el fin de apoyar los procesos y generar la
información necesaria para la gestión de las operaciones de la empresa".

Debemos entender en términos generales como recursos tecnológicos todos aquellos que forman parte de la
tecnología de información, como equipos, aplicaciones, redes, documentación, datos, metodologías, etc.
Recursos materiales tales como instalaciones físicas, ambientales, eléctricas, mobiliarios y equipos auxiliares,
insumos, entre otros y los recursos humanos lo constituyen todo el personal que tiene relación con del sistema
de la empresa, mas adelante identificaremos cada uno de los recursos que integran el sistema, Además
debemos tener bien claro que la Finalidad del sistema en una empresa es “Apoyar los procesos y Generar la
información necesaria para la gestión de las operaciones de la empresa”

PRINCIPIOS GENERALES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

La Teoría General de Sistemas establece que todo sistema debe cumplir un conjunto de principios generales,
para ser considerado como tal, entre los más importantes que se aplican al sistema de información, tenemos
los siguientes:

1. Finalidad, Todo sistema tiene una finalidad, pero es importante que la finalidad esté claramente
definida, documentada, actualizada y además que sea conocida por los recursos humanos. Ya hemos
establecido cual es la finalidad del sistema en una empresa, normalmente un profesional de la informática
hace un diagnóstico de requerimientos de información y tecnología para la gestión de cada una de las
operaciones, luego ese diagnóstico es socializado a nivel de la empresa y posteriormente utilizado para
organizar el sistema. Como es normal los requerimientos de los usuarios también evolucionan, así que
debemos mantener actualizado este diagnóstico para lograr un mantenimiento adecuado del sistema.

2. Funcionalidad, Cada elemento del sistema desempeña una función determinada, para lograr la finalidad
del sistema tal como ha sido definida, es necesario la integración del conjunto de elementos compatibles
entre ellos, a los cuales se le asigna una función específica, cada elemento debe desempeñarse de
manera eficiente para lograr el funcionamiento integral del sistema. Es importante observar que
cuando uno o varios de estos elementos no funciona eficientemente, todo el sistema se ve afectado y la
finalidad se ve disminuida en términos de producción, calidad o eficiencia.

3. Integralidad, El sistema debe ser compatible con otros sistemas o subsistemas relacionados, una
empresa bien organizada es usualmente concebida como un sistema y dentro de ella podemos identificar
varios subsistemas (Finanzas, recursos humanos, producción, ventas, control, etc.), estos subsistemas
deben funcionar coordinadamente para que la empresa pueda lograr la misión y los objetivos
establecidos, el sistema obligatoriamente debe estar organizado de tal manera que funcione en
coordinación con todos los otros subsistemas que integran la empresa.
4. Adaptabilidad, Todo sistema debe permitir los cambios del entorno, diariamente la ciencia, la tecnología,
la sociedad y todo el universo evolucionan o involucionan, de todas maneras experimentamos cambios
frecuentemente y el sistema de la empresa debe permitir en forma regulada que se produzcan los cambios
generados dentro del entrono en el que funciona, para poder evolucionar o involucionar de acuerdo con
toda la empresa a la que pertenece. Por ejemplo: cambian los requerimientos de los usuarios, el nivel de
desempeño de los recursos que lo integran, las capacidades del recurso humano, el sistema de control, las
metodología de trabajo y una cantidad de factores adicionales. Pero aun con todos los cambios el sistema
debe seguir funcionando eficientemente al efectuar los cambios necesarios.

RECURSOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA:

El sistema de cualquier empresa está integrado por 9 grupos de recursos, los cuales se describen a
continuación:

1. RECURSOS HUMANOS, está integrado por todas las personas que ejecutan algunas funciones físicas y/o
intelectuales relacionadas con el sistema, este grupo de recursos podemos dividirlo en tres subgrupos
según sus funciones:

TECNICOS, son aquellas personas que trabajan directamente en el desarrollo y mantenimiento del
sistema, los cuales generalmente se encuentran ubicados dentro del departamento de informática, en este
subgrupo encontramos al gerente del sistema, analistas, programadores, operadores, administradores de
comunicaciones, personal de soporte técnico, auditores de sistemas, en fin todos los que hacen posible
que el sistema funcione apropiadamente.

USUARIOS, son todas aquellas personas que operan el sistema y/o usan la información para desempeñar
sus funciones relacionadas con la gestión de las diferentes operaciones de la empresa, aquí encontramos
todo el personal operativo, administrativo y ejecutivo de la empresa

GERENTES, este es un subgrupo muy especial que aparte de encontrarse dentro del grupo de usuarios
y/o técnicos , también desempeña un papel importante en el proceso de toma de decisiones relacionadas
con el sistema, usualmente en este grupo encontramos al gerente general, gerentes de departamentos,
asesores técnicos y algunas veces la participación de la junta directiva u organismos de alto nivel que
deben participar en la toma de decisiones de mucha importancia, sin embargo, la composición de este
subgrupo varía dependiendo del estilo organizacional, en algunas empresas encontramos que quién toma
las decisiones es un comité ejecutivo gerencial o un comité de informática, estos comités generalmente
están integrados por el gerente general, los gerentes de área y los asesores técnicos, así mismo podemos
observar que en las empresas medianas y pequeñas normalmente el Gerente General toma las decisiones
relacionadas con el sistema sin considerar la opinión del personal administrativo u operativo.

2. METODOLOGIAS DE TRABAJO están constituidas por el conjunto de leyes, normas, Convenios,

Tratados y reglamentos Internacionales; Leyes, normas y reglamentos Nacionales; normas o políticas y
reglamentos internas de la empresa; Procesos, procedimientos, sistemas de control, planes estratégicos y
operativos, estructura organizacional y todo aquello que establezca el funcionamiento de la empresa. Si
una empresa dispone de metodologías de trabajo cuidadosamente diseñadas, tendremos la oportunidad
de organizar, desarrollar y mantener un sistema que permita alcanzar resultados que satisfagan los
requerimientos de los Usuarios y a la vez alcanzar un alto grado de eficiencia; en cambio cuando una
empresa no dispone de metodologías apropiadas es muy difícil que podamos organizar, desarrollar y
mantener un sistema satisfactorio. Al momento de organizar el sistema también debemos establecer las
metodologías para la gestión del mismo y pasarán a formar parte de las metodologías de trabajo de la
empresa. En conclusión podemos decir que las metodologías de trabajo establecen el marco de referencia
para la organización y mantenimiento del sistema de la empresa.
3. EQUIPO DE COMPUTACION (Hardware), está compuesto por todas aquellas herramientas de hardware
necesarias para la ejecución de tareas, captación, procesamiento, almacenamiento de datos, transmisión
de datos y la generación de información, tales como: servidores, computadoras, impresoras, escáneres,
cámaras, proyectores de datos, dispositivos de almacenamiento y todos los dispositivos necesarios para el
funcionamiento del sistema de la empresa.

4. APLICACIONES (Software), lo constituye el conjunto de aplicaciones necesarias para el normal

funcionamiento del sistema, aquí encontramos desde sistemas operativos, procesadores de texto, hojas
electrónicas, gestores de presentaciones, aplicaciones administrativas para el procesamiento de los datos,
manejadores de base de datos, gestores de proyectos, gestores de procesos, lenguajes de programación
o generadores de aplicaciones, gestores de documentos, aplicaciones para seguridad como antivirus y anti
espías, aplicaciones para diseño gráfico, etc.; es importante comprender que todo el conjunto de
aplicaciones deben ser compatibles entre sí para poder funcionar apropiadamente.

5. INSTALACIONES, están integradas normalmente por cuatro grupos: 1) instalaciones físicas, que son
todos los espacios donde se ubica el sistema, podemos identificar el espacio para servidores, para equipos
de comunicación, oficinas para el personal técnico, etc.; 2) Instalaciones ambientales son todas aquellas
que son necesarias para mantener un ambiente apropiado para la operación normal del sistema, como
iluminación, aire acondicionado, ambiente de oficinas en cuanto su privacidad, seguridad, localización, etc.;
3) instalaciones eléctricas para el funcionamiento del equipo de computación, todos los equipos
electrónicos y la luz, dentro de estas encontramos: la red de distribución de energía, paneles de control,
ups, generadores de energía, etc.; 4) Instalaciones para transmisión electrónica o redes, las cuales
hacen posible compartir datos, aplicaciones, documentos, hardware, etc. entre los diferentes usuarios.
Cabe mencionar que las instalaciones algunas veces son consideradas como parte integral dentro del
diseño general de los edificios, sin embargo, las antes mencionadas forman parte del sistema ya que sin
ellas el sistema no funcionaría.

6. MOBILIARIO Y EQUIPO AUXILIAR, está compuesto por todo el conjunto de muebles y equipos auxiliares
necesario para lograr un adecuado funcionamiento del sistema, tales como cajas de seguridad, Racks para
organizar servidores, escritorios y sillas para personal técnico, Archivadores de documentos, trituradores
de documentos, muebles especiales para ubicar ciertos equipos, Racks para equipo de comunicaciones,
Patch panel para organizar cables de comunicación, Herramienta para fijar conectores a los cables de red,
Equipo de diagnóstico para la red, Equipo de diagnóstico para flujos de energía, Otros relacionados con el
sistema. Claro está, que solamente incluiremos aquel mobiliario o equipo que tiene relación directa con el
sistema o que está ubicado dentro del departamento de informática.

7. INSUMOS o MATERIALES, está constituido por el conjunto materiales necesarios para lograr un
apropiado funcionamiento del sistema, un recurso que es a menudo considerado como menos importante,
sin embargo, la ausencia de cualquier insumo en un momento específico, podría ocasionar problemas que
provocarían una disminución de la eficiencia del sistema. Entre los insumos más importantes tenemos:
energía eléctrica, tinta para impresión, medios de almacenamiento auxiliar, papelería en general, lápices,
materiales de limpieza, material para mantenimiento de equipo electrónico, materiales para mantenimiento
de equipo de aire acondicionado, químicos para destrucción de documentos, material para archivar
documentos, materiales para copias de datos, documentos, software y otros materiales necesarios para el
mantenimiento del sistema

8. DATOS, constituyen el insumo principal para el sistema, la mayoría de los datos deberían estar
almacenados en la base de datos de la empresa, los datos al ser procesados generan la información
requerida. Es obvio que este recurso es el más valioso para la empresa, en vista que es generado
internamente derivado de la ejecución de las operaciones y no existe la posibilidad de adquirirlo fuera de la
empresa, por otro lado la recuperación de datos perdidos generalmente ocasiona gastos relativamente
 altos y algunas veces existen datos cuya única fuente es el sistema, por eso vale la pena efectuar una
adecuada administración de este recurso.

9. DOCUMENTACIÓN TECNOLOGICA, es el Conjunto de documentos relacionados con el sistema,

requerida para el desarrollo, implementación y mantenimiento del mismo, esta contiene la mayoría del
conocimiento sobre el sistema, normalmente los encontramos en forma impresa o electrónica, tales como:
manuales para la operación y mantenimiento de aplicaciones, planos de las instalaciones, planes
estratégicos y operativos, sistema de seguridad, sistema de control, diagnóstico de requerimientos de
información y tecnología, metodologías de trabajo relacionadas con el sistema, programas y planes de
capacitación técnica, planes de mantenimiento, sistema de investigación tecnológica, inventario de
recursos tecnológicos y documentos de respaldo, perfiles técnicos del personal y otros documentos
relacionados con el sistema.

Se han definido los recursos principales para un sistema de información y tecnología, en donde cada uno de
estos cumple una función específica, además, cada uno tienen un nivel de importancia relativa para el sistema,
una forma fácil de analizar la validez de cada uno de estos recursos es suprimiendo uno de ellos y observando
que es prácticamente imposible el funcionamiento normal del sistema.

En el diagrama siguiente podemos observar cómo interactúan los recursos para generar la información
necesaria para la gestión de las operaciones de la empresa. Iniciando el proceso en la casilla de Recursos
Humanos. Podemos visualizar el proceso general desde el inicio de operaciones hasta que se obtiene y se
utiliza la información de forma indefinida ya que las empresas generalmente no tienen una fecha de
finalización.

INTERACCIÓN DE LOS RECURSOS

DEL SISTEMA

Gestión de Datos
Operaciones Hardware,
Generados
Software,
Instalaciones,

Metodologías Procesamiento
de Trabajo Mobiliario y Equipo auxiliar, de datos
Información tecnológica e
Insumos

Recursos Información
Humanos sobre Gestión
de operaciones
Inicio

En una empresa solamente existe un sistema de información y tecnología, el cual debe proporcionar la
información y el apoyo tecnológico que cada uno de los usuarios necesita para la gestión de las operaciones,
según las funciones que cada uno debe ejecutar y nunca se consideran unos usuarios más importantes que
otros, Tal como podemos observar en el diagrama siguiente que los usuarios pueden estar ubicados en
diferentes niveles.
 COBERTURA DEL SISTEMA
.

AREA
GERENCIAL

AREA
ADMINISTRATIVA

AREA OPERATIVA

USUARIOS EXTERNOS

ETAPAS DE EVOLUCION DEL SISTEMA EN LA GESTION EMPRESARIAL

1. Aquí el sistema es utilizado principalmente para procesar datos y generar la información requerida, para
la Gestión de las operaciones de la empresa.

2. En esta etapa el sistema es capaz de ejecutar muchas tareas programadas con la mínima o ninguna
intervención del recurso humano, a la vez que genera la información requerida.

3. En la tercera etapa el sistema puede tomar decisiones, ejecutar tareas programadas y generar la
información requerida.

Características principales de un sistema de información y tecnología eficiente.

1. Proporciona información completa, correcta y oportuna sobre las operaciones de la empresa.
2. Participa activamente en la gestión de las operaciones de la empresa, es decir cuando a través de la
tecnología podemos ejecutar todas aquellas tareas que puedan ser mecanizadas.
3. Posee una adecuada organización capaz de lograr la finalidad del sistema.
4. Utiliza racionalmente los recursos tecnológicos disponibles.
5. Posee un alto nivel de eficiencia en la generación de información o en la gestión de operaciones
6. Dispone de un alto nivel de seguridad, para proteger integralmente el sistema
7. Genera costos de operación y mantenimiento razonablemente bajos.
8. Facilidad de operación y mantenimiento.
9. Posee un alto nivel de estabilidad.
10. Alto grado de satisfacción de los usuarios y técnicos

Factores principales para disponer de un sistema eficiente en la empresa.

1. Contar con la tecnología necesaria.
2. Disponer de Recurso humano capacitado, motivado y comprometido
3. Una comunicación eficiente entre el recurso humano
4. Metodologías de trabajo optimizadas
5. Un sistema de administración eficiente (Planificación, organización, dirección y control)
6. Un adecuado sistema de control
7. Un eficiente sistema de seguridad
8. Un adecuado mantenimiento preventivo y correctivo
9. Capacidad financiera para cubrir los costos.
10. Sistema de investigación tecnológica
11. Nivel de desarrollo tecnológico de la región
12. Actitud positiva del personal hacia la mejora continua.

Importancia del sistema para una empresa (ventajas y beneficios)

El Sistema de Información y Tecnología adquiere un relativo nivel de importancia para una empresa, en la
medida en que contribuye a lograr los resultados siguientes:
1. Mejorar el proceso de planificación estratégica y operativa.
2. Facilitar la administración de los recursos: (Humanos, tecnológicos, materiales y financieros)
3. Optimizar el nivel de eficiencia en el desarrollo de las operaciones.
4. Brindar al cliente un servicio satisfactorio.
5. Administración eficiente de los procesos y operaciones.
6. Optimizar costos operativos.
7. Mejorar el nivel de competitividad.
8. Optimizar el nivel de productividad.
9. Facilitar el control interno y externo.
10. Mejorar el ambiente de trabajo.
11. Incrementar el desarrollo profesional de los recursos humanos.
12. Mantener un mejor nivel de salud general en los recursos humanos.
13. Alcanzar un nivel de satisfacción óptimo de los recursos humanos.
14. Preservar el medio ambiente.
15. Mantener el desarrollo institucional sostenible.

Después de observar la gran participación del sistema de información y tecnología dentro de la empresa debe
quedarnos bien claro porque una empresa necesita un sistema realmente eficiente, para su administración.
PREGUNTAS DE REPASO
1. Defina: Que es un sistema de información y tecnología (sistema) dentro de la empresa ?
2. Cuál es la finalidad del sistema dentro de la empresa ?
3. Porque una empresa debe tener un sistema de información y tecnología ?
4. Cuáles son los recursos que integran el sistema ?
5. Cuáles son los recursos humanos que participan en el sistema ?
6. Cuáles son los tipos de instalaciones que encontramos en el sistema ?
7. Indique las principales características de un sistema eficiente en una empresa.
8. Indique las principales razones por las que el sistema eficiente es importante para la empresa.
9. A quien o a quienes debe proporcionar información el sistema de una empresa ?
10. Porque debemos conocer las metodologías de trabajo al organizar el sistema en una empresa ?
11. Indique los principales factores que debemos considerar para lograr un sistema eficiente ?
12. Para qué sirve la documentación tecnológica del sistema ?
13. Indique los principales tipos de documentos que describen al sistema
14. Indique los principales tipos de aplicaciones que encontramos dentro de un sistema
15. Describa algunos insumos que normalmente encontramos en cualquier sistema ?
16. Indique los diferentes tipos de hardware que encontramos en un sistema
17. Porque una empresa debe proteger los datos relacionados con sus operaciones ?
18. Qué recomendaría usted al gerente de sistemas para preservar o mejorar el medio ambiente ?
19. Que problemas podría enfrentar una empresa al no disponer de un sistema eficiente ?
20. Elabore el siguiente cuadro sinóptico, mostrando las funciones de cada uno de los tipos o subtipos de
recursos que integran el sistema de la empresa?

Cuadro sinóptico
Tipos / Subtipos de recursos Función 1 Función 2 … Función n
1. Recursos Humanos . . . .
1.1 Técnicos . . . .
1.2 Auditores / Contralores . . . .
1.3 Usuarios . . . .
1.4 Autoridades (Gerentes) . . . .
. . . . .
(siguientes) . . . .
. . . . .