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EDUCACIÓN CONTINUA
Guía didáctica
EXCEL 2007
INTERMEDIO
Primera edición
Esta versión impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de
Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la cual permite copiar, distribuir y
comunicar públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con
fines comerciales ni se realicen obras derivadas.
http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/
Noviembre, 2009
CONTENIDOS
Introducción .................................................................................................................................................. 8
Objetivos........................................................................................................................................................ 9
Bibliografía .................................................................................................................................................. 10
MODULO 1 ................................................................................................................................................. 13
MODULO 2 ................................................................................................................................................. 22
Función DIA................................................................................................................................................ 22
Función FECHA........................................................................................................................................ 24
MODULO 3 ................................................................................................................................................. 26
Función MAYUSC.................................................................................................................................... 28
MODULO 4 ................................................................................................................................................. 30
Función INDICE........................................................................................................................................ 30
MODULO 5 ................................................................................................................................................. 36
Función SI ................................................................................................................................................... 36
Función Y .................................................................................................................................................... 37
Función O.................................................................................................................................................... 38
Función NO ................................................................................................................................................ 38
Actualizar de forma manual sólo algunos de los vínculos a otros libros ........................... 42
Número ........................................................................................................................................................ 47
Alineación.................................................................................................................................................... 49
Fuente .......................................................................................................................................................... 50
Relleno ......................................................................................................................................................... 51
Protección ................................................................................................................................................... 52
El formato condicional............................................................................................................................ 53
Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u
hora................................................................................................................................................................ 54
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos ó tres colores ......... 55
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por debajo del
promedio...................................................................................................................................................... 55
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato ................................... 56
MODULO 7 ................................................................................................................................................. 63
Gráficos........................................................................................................................................................ 63
MODULO 8 ................................................................................................................................................. 79
Tablas dinámicas ..................................................................................................................................... 79
MODULO 9 ................................................................................................................................................. 87
Introducción
INTRODUCCIÓN
Microsoft Office Excel 2007 es una aplicación que trabaja con hojas de cálculo, que
facilita el manejo de números, fórmulas matemáticas y manipular cualquier dato o
información de forma rápida. Hoy en día, Excel es la hoja de cálculo más usada en el
mercado debido a la gran variedad de funcionalidades. Además, ofrece varias novedades
que permite optimizar el trabajo.
Por esta razón, es de gran importancia contar con recurso humano capacitado, que
conozca las nuevas formas de cómo debe trabajar en el mercado. Motivo por el cual, el
alumno que lleve este curso aprenderá los conceptos y fundamentos de Excel, los
métodos diseñar hojas de trabajo que incluyan cálculos, fórmulas, funciones y gráficos
estadísticos para llevar a cabo el manejo de la información.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Microsoft Office Excel 2007 a través de filtros y tablas dinámicas le brindará la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A través de los informes de
gráfico dinámico podrá ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla
dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias. Con las macros podrá
optimizar muchos de los proceso rutinarios
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Excel 2007 Intermedio
Objetivos
OBJETIVOS
GENERAL
Utilizar Microsoft Excel 2007 para diseñar hojas de trabajo que incluyan cálculos,
fórmulas, uso de funciones y gráficos estadísticos, apoyados en el desarrollo de
una gran variedad de ejercicios prácticos.
ESPECÍFICOS
Conocer, aplicar, y usar las herramientas que ofrece la Hoja Electrónica Excel
2007
Manejar los datos de una hoja de cálculo, y utilizar referencias absolutas y
relativas.
Utilizar y aplicar las funciones en la resolución de problemas.
Aprender a utilizar y aplicar tablas dinámicas para obtener los más variados
reportes.
Automatizar tareas con los usos y aplicación de Macros.
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Excel 2007 Intermedio
Bibliografía
BIBLIOGRAFÍA
BÁSICA
Ayuda de Microsoft Excel 2007 (F1)
COMPLEMENTARIA
JELEN Bill, SYRSTAD Tracy. Excel Macros y VBA Edición revisada y actualizada 2010.
Ediciones ANAYA Multimedia. Madrid 2008
ENLACES EN LA WEB
Explorar la Ayuda y procedimientos de Excel 2007
http://office.microsoft.com/es-es/excel/FX100646953082.aspx
Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la
Validación de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx
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Excel 2007 Intermedio
Orientaciones Generales
ORIENTACIONES GENERALES
Duración
Metodología
Para el estudio de cada tema se colocará los recursos necesario que contendrán los
contenidos de estudio y para el desarrollo de las actividades habrá la respectiva asesoría
del facilitador.
Por lo expuesto, se requiere que el participante ingrese con cierta frecuencia al Entorno
Virtual de Aprendizaje a fin de informarse de las indicaciones y actividades planteadas
por el facilitador.
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Excel 2007 Intermedio
El estudio del curso requiere que el participante dedique al menos dos horas diarias,
dado que debe cumplir con el estudio de los contenidos y el desarrollo de actividades que
se planteen.
Certificados
Esta prevista una sola evaluación presencial; su realización se coordinará con los
estudiantes, así como lo referente al lugar en el que se aplicará la misma.
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 1
MODULO 1
Funciones avanzadas
Microsoft Excel es capaz de insertar fórmulas y funciones, realizando las operaciones que
se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Sintaxis de la función
Las funciones son fórmulas predefinidas en Excel 2007 que ejecutan cálculos utilizando
valores específicos, denominados argumentos, y devuelven un resultado.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas
Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual =, seguido por el
nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados
por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.
Nombre de función.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
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Excel 2007 Intermedio
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
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Excel 2007 Intermedio
Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación
hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta. Se observa como conforme seleccionamos una función, en la
parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Justo por debajo de la barra de fórmulas
aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SI ().
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Excel 2007 Intermedio
Cuando introducimos una función en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
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Excel 2007 Intermedio
Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que nos permitirá saber más sobre el
error.
Puede que al introducir la función nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:
ERROR DESCRIPCIÓN
##### Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o
cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que
no se intersecan. El operador de intersección es un espacio entre
referencias.
#¡DIV/0! Este error se produce cuando se divide un número por cero (0).
#¿NOMBRE? Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de
la fórmula.
#N/A Este error se produce cuando un valor no está disponible para una función o
una fórmula
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Excel 2007 Intermedio
Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así:
Función Descripción
FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha
determinada
FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de
serie
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de
360 días
FECHA.MES Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes
anterior o posterior a un número de meses especificado
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora
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Excel 2007 Intermedio
Funciones de texto
Función Descripción
ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos
bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho
medio (de un byte)
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de
texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
ENCONTRARB minúsculas)
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Excel 2007 Intermedio
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T Convierte sus argumentos a texto
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto
ESPACIOS Quita los espacios del texto
MAYUSC Pone el texto en mayúsculas
VALOR Convierte un argumento de texto en un número
Función Descripción
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda
de una hoja de cálculo
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
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Excel 2007 Intermedio
Funciones lógicas
Función Descripción
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
SI Especifica una prueba lógica que realizar
NO Invierte el valor lógico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 2
MODULO 2
Función AHORA
Sintaxis: AHORA( )
Ejemplo
Función HOY
Sintaxis: HOY( )
Ejemplo
Las funciones AHORA() y HOY() sólo cambian cuando se actualiza la hoja de cálculo, o cuando
se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y
hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.
Función DIA
Devuelve el día de una fecha. El día se expresa como un número entero comprendido
entre 1 y 31.
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Excel 2007 Intermedio
Sintaxis:
DIA(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del día que intenta buscar.
Ejemplo
Función MES
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como número entero comprendido
entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis:
MES(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar.
Ejemplo
Función AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
AÑO(núm_de_serie) núm_de_serie es la fecha del año que se desea buscar.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
Función HORA
Sintaxis
HORA(núm_de_serie)
núm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener.
Ejemplo
Función FECHA
Sintaxis
FECHA(año;mes;día)
Año puede tener de uno a cuatro dígitos.
Mes es un entero que representa el mes del año, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre).
Día es un entero que representa el día del mes, desde el 1 al 31.
Ejemplo
Función DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce
meses de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables. Use esta función para
facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30
días.
Sintaxis
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Excel 2007 Intermedio
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fecha_inicial, fecha_final son las dos fechas entre las que se desea calcular el número
de días. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un número
negativo.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 3
MODULO 3
Función CONCATENAR
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2...son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un elemento de
texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias
a celdas únicas.
Observaciones
También puede utilizar el operador de cálculo símbolo de "y" comercial (&) en
lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo
=A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).
Ejemplo
Función ENCONTRAR
La función ENCONTRAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y
devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del
primer carácter de la segunda cadena de texto.
Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.
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Excel 2007 Intermedio
Observaciones
La función ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no permite el
uso de caracteres comodín. Si no desea realizar una búsqueda con distinción de
mayúsculas y minúsculas o donde se utilicen caracteres comodín, puede utilizar
HALLAR.
Si texto_buscado es "" (texto vacío), BUSCAR coincide con el primer carácter de
la cadena de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o 1).
Texto_buscado no puede contener ningún carácter comodín.
Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve el
valor de error #¡VALOR!.
Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven
el valor de error #¡VALOR!.
Si núm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Utilice núm_inicial para omitir un número específico de caracteres.
Ejemplo
Función MINUSC
Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
Función MAYUSC
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.
Ejemplo
Función EXTRAE
Sintaxis
EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posición_inicial Posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La
posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así sucesivamente.
Núm_de_caracteres Especifica el número de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Observaciones
Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto
vacío).
Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más
núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres
hasta el final de texto.
Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 4
MODULO 4
Función ELEGIR
Sintaxis
ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)
núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o referencia a una
celda que contenga un número entre 1 y 254.
Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y
así sucesivamente.
Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la función
ELEGIR selecciona un valor o acción que se ejecuta basándose en el argumento
núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, nombres
definidos, fórmulas, funciones o texto.
Ejemplo
Función INDICE
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o matriz, seccionado por los
índices de número de fila y de columna.
Sintaxis
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
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Excel 2007 Intermedio
Observaciones
Si se utilizan los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor
de la celda donde se produce la intersección de los argumentos.
Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en
matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!
Ejemplo
Función BUSCAR
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de una matriz.
La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.
Forma vectorial
Si desea Uso
Buscar en un rango de una fila o una columna (denominado Utilice la forma vectorial cuando disponga de una
vector) un valor y devolver un valor desde la misma posición amplia lista de valores en los que buscar o cuando es
en un segundo rango. posible que los valores cambien con el tiempo.
Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca
un valor en un rango (denominado vector) y devuelve otro valor desde la misma posición
en un segundo rango.
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Excel 2007 Intermedio
BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)
Valor_buscado Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado
puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un
valor.
Vector_de_comparación Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores
del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
Vector_resultado Rango que sólo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo
tamaño que vector_de_comparación.
Ejemplo
Forma matricial
Si desea Uso
Buscar el valor especificado en la primera fila o columna de Utilice esta forma cuando disponga de una pequeña
una matriz y devolver un valor desde la misma posición en la lista de valores y éstos permanezcan siempre
última fila o columna de la matriz. constantes.
BUSCAR(valor_buscado;matriz)
Valor_buscado Valor que busca la función BUSCAR en una matriz. Valor_buscado
puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre o referencia que se refiera a un
valor.
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Excel 2007 Intermedio
Matriz Rango de celdas que incluye el texto, los números o los valores lógicos que se
desean comparar con valor_buscado.
Ejemplo
Función BUSCARV
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor
de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor
de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores
lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve
el valor de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta
o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente
valor más alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados
según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea
Ordenar datos.
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Excel 2007 Intermedio
Ejemplo
Función BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de
un número especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números
o valores lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
más información, vea Ordenar datos.
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Excel 2007 Intermedio
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 5
MODULO 5
Función SI
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en
blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis
de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas más complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver
una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar
muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o
BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la función
BUSCARH.)
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función
SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
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Excel 2007 Intermedio
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Función Y
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o
FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos
valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor
de error #¡VALOR!.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
Función O
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos
valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función O devuelve el valor
de error #¡VALOR!.
Puede utilizar la fórmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una
matriz. Para especificar una fórmula de matriz, presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Ejemplo
Función NO
Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor
no sea igual a otro valor específico.
Sintaxis
NO(valor_lógico)
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Excel 2007 Intermedio
Observación
Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lógico es
VERDADERO, NO devuelve FALSO.
Ejemplo
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Excel 2007 Intermedio
MODULO 6
Edición Avanzada
Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante una referencia
externa. Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una
celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una
referencia a un nombre definido en otro libro.
Puede crear referencias externas entre los libros para traer información de un libro de
origen a un libro de destino.
Desde un libro de destino, puede abrir fácilmente el libro de origen de una referencia
externa.
Las referencias externas son especialmente útiles cuando no resulta práctico mantener
juntos en el mismo libro los modelos de hoja de cálculo grandes.
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Excel 2007 Intermedio
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, según
el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro
entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y
las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las
celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Referencia externa
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
Referencia externa
=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)
1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de destino) y el libro que
contiene los datos con los que desea establecer el vínculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de
acceso rápido.
3. Seleccione en el libro destino la celda en las que desea crear la referencia
externa.
4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar cálculos o funciones en el valor de
la referencia externa, escriba el operador o la función que debe preceder a la
referencia externa.
5. Cambie al libro de origen y, a continuación, haga clic en la hoja de cálculo que
contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee establecer el vínculo.
7. Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega la referencia al libro de
origen y a las celdas que seleccionó en el paso anterior.
8. También puede modificar o cambiar la fórmula en la hoja de cálculo de destino.
Cuando el libro de origen y el libro de destino están abiertos en el mismo equipo, los
vínculos se actualizan de forma automática. Si el libro de origen no está abierto en el
momento de abrir el libro de destino, la barra de confianza puede preguntarle si desea
actualizar los vínculos.
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Excel 2007 Intermedio
1. Cierre todos los libros. Si un libro de origen se queda abierto y los demás se
cierran, las actualizaciones no serán uniformes.
2. Abra el libro que contiene los vínculos.
3. Para actualizar los vínculos, en la barra de confianza, haga clic en Opciones y, a
continuación, en Habilitar este contenido.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de
cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda
la organización.
Otro ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una
compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto,
para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los
libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos.
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Excel 2007 Intermedio
1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo
independientes.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los
datos consolidados en la hoja de cálculo maestra. Asegúrese de dejar suficientes
celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El
comando Consolidar rellena el área según proceda.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice
Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
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Excel 2007 Intermedio
1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee
para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de
cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea
consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos
siguientes:
Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hoja
de cálculo
Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por
cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas
de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing
(en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir
lo siguiente:
Bloques tridimensionales
Sabemos que es posible seleccionar más de una hoja dentro de un libro, por ejemplo
para imprimir más de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas
hojas.
Recordemos los métodos de selección de hojas; son los siguientes:
Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la
primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYÚS y haremos clic en la
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Excel 2007 Intermedio
última -la de más a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas
como meses del año y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de
Diciembre.
Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de
cada una de las hojas -quizás no consecutivas- que se deseen seleccionar
mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL.
Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las
siguientes:
Introducción de datos
En este caso se puede introducir datos en todas las hojas sin más que
teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las
hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho
esto, seguiremos los siguientes pasos:
Aplicar formato.
También es posible dar formato a las celdas de una de las hojas del bloque,
consiguiendo la aplicación de este formato a todas las hojas seleccionadas. Este
aspecto es muy útil en el caso de que las hojas presenten una misma estructura.
Los pasos a seguir son:
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Excel 2007 Intermedio
Realizar operaciones.
También se pueden emplear los bloques tridimensionales en la creación de
fórmulas o funciones.
Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la suma total de los ingresos
correspondientes a los años 2007 y 2008 del ejemplo anterior, los pasos a seguir
son:
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Excel 2007 Intermedio
Formato de celdas
Excel 2007 no solo permite realizar cálculos sino que también permite darle una buena
presentación a las hojas de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.
Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las
celdas seleccionadas.
Número
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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
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Excel 2007 Intermedio
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Reducir hasta ajustar.- reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de forma
que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamaño de
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Excel 2007 Intermedio
Combinar celdas.- combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La
referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior
izquierda del rango original seleccionado.
De derecha a izquierda
Dirección del texto.- seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el orden
de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero puede
cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
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Excel 2007 Intermedio
Vista previa.- Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que
selecciona.
Borde
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Borde.- Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic
en las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás.
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Muestra.- Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que
selecciona.
Protección
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El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para explorar y analizar datos visualmente, resaltar
errores y para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas
según el valor contenido en ella.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco
años?
¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los
dos últimos años?
¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?
¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?
¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados en la clase de 4º de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o
criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición.
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Aplicar formato sólo a las celdas que contienen valores de texto, número, o
fecha u hora
Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede
aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, puede
resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande
representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las
barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente
con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
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Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos ó tres
colores
Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos. Una escala de dos o tres colores permite comparar un rango de
celdas utilizando una gradación de dos o tres colores. El tono de color representa los
valores superiores o inferiores.
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa
valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha
hacia abajo verde representa valores más bajos.
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por
debajo del promedio
Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de
corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o
desviación estándar en un rango de celdas.
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Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15%
de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un
análisis de personal de departamento.
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica
para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.
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3. Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro
de diálogo Nueva regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine
las celdas para aplicar formato.
5. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores
donde esta fórmula sea verdadera, escriba las fórmula.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
7. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede
elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista
previa.
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1 Hoja de cálculo
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la
flecha situada junto a Formato condicional y, después, en
Borrar reglas.
Haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.
2 Rango de celdas, tabla o tabla dinámica
Seleccione el rango de celdas. En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Borrar reglas.
Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas
seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.
La validación de datos
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica
tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
En muchas hojas de cálculo que cree, los usuarios escribirán datos para obtener los
resultados y cálculos que desee. Asegurar la entrada válida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de
fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que sólo se entran
números enteros positivos. También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para
dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos
para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
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Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos
que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas.
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de
cálculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las
entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
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MODULO 7
MODULO 7
Gráficos
Microsoft Office Excel 2007, permite fácilmente crear varios tipos de gráficos de aspecto
profesional.
Tipos de gráficos
Microsoft Office Excel 2007 ofrece varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos
de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno
existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para
cada uno de los tipos de gráficos siguientes:
Gráficos de columnas
Gráficos de líneas
Gráficos circulares
Gráficos de barras
Gráficos de área
Gráficos de tipo XY (Dispersión)
Gráficos de cotizaciones
Gráficos de superficie
Gráficos de anillos
Gráficos de burbujas
Gráficos radiales
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Gráficos de columnas
Gráficos de líneas
Gráficos circulares
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Gráficos de barras
Gráficos de área
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Gráficos de cotizaciones
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gráficos de cotizaciones.
Gráficos de superficie
Gráficos de anillos
Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de
columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.
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Gráficos de burbujas
Gráficos radiales
Crear un gráfico
Crear un gráfico en Microsoft Office Excel es rápido y sencillo. Excel proporciona una
variedad de tipos de gráficos entre los que puede elegir.
En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras,
puede representar gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una
hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico, como el gráfico circular o el
gráfico de burbujas, requieren una disposición de datos específica.
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2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente todas las celdas que
contienen datos que rodean directamente esa celda en un gráfico.
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En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee
utilizar.
En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee
utilizar.
Para ver todos los estilos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más .
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Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya seleccionado. Por
ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las
series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se
aplicarán solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
También puede aplicar un estilo rápido a cada uno de los elementos, o hacer clic en
Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos
rápidos de forma de la ficha Formato y, a continuación, seleccionar las opciones de
formato que desee.
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Cuando cree un gráfico nuevo o desee cambiar el tipo de gráfico de un gráfico existente, puede
aplicar la nueva plantilla de gráfico.
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En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico para aportarle un
aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un nuevo tipo de gráfico para cualquier
serie de datos.
1 Para cambiar el tipo de gráfico, haga clic en el área del gráfico para mostrar las
herramientas de gráfico.
2 En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
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Si guardó algún tipo de gráfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuación,
haga clic en la plantilla de gráfico que desee utilizar en el segundo cuadro.
Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el
subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en Establecer
como predeterminado.
Después de crear un gráfico, puede cambiar fácilmente la manera en la que se trazan las
columnas y las filas de la hoja de cálculo en el gráfico.
1 Haga clic en el gráfico que contiene los datos que desea trazar de forma diferente.
2 En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar entre filas y columnas.
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La primera opción Hoja nueva permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya
existente. El gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el
tamaño que usted elija.
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MODULO 8
MODULO 8
Tablas dinámicas
Para crear un informe de tabla dinámico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicación del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción
dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
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Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Precio para cada Referencia en
cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
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El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos
quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad, obtendríamos la tabla, más
compleja pero con más información:
Para crear un informe de gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicación del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas.
2. Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
3. Para crear un informe de gráfico dinámico, en la ficha Insertar, en el grupo
Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico.
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MODULO 9
MODULO 9
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo
crear macros automáticamente.
Las macros permiten automatizar varias tareas repetitivas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas
tareas.
Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de
herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese
objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.
Proceso de grabación
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el
desplazamiento por la cinta de opciones. Estos pasos se traduce a instrucciones en VBA,
las cuales pueden modificar posteriormente si se tienen conocimientos de programación.
2 Para grabar una macro debemos acceder de cualquiera de las siguientes formas:
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4 En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal.
5 Para incluir una descripción de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro
Descripción.
También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.
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Existen varias maneras de ejecutar una macro. Siempre puede ejecutar una macro
utilizando el comando de menú. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución a la
macro, puede que también pueda ejecutarla presionando una combinación de teclas de
método abreviado con CTRL o haciendo clic en un botón de barra de herramientas o en
un área de un objeto, un gráfico o un control. Asimismo, puede ejecutar una macro
automáticamente cuando se abre el libro.
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.
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2 En la parte izquierda, el recuadro inferior son las propiedades del objeto seleccionado.
En esta imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de
cálculo (Worksheet).
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Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es
donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para
insertar un módulo accedemos al menú Insertar→ Modulo.
A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso
que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve
ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar→
Procedimiento...
Ejemplo:
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Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.
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Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están
compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro
equipo.
Si confía en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha creado Ud. haga clic
en el botón Opciones para activarlas.
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2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la ficha Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea utilizar y, a
continuación, dibuje dicha forma en el objeto existente.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la zona activa que ha creado y, a
continuación, elija Asignar Macro en el menú contextual.
4. Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, haga doble clic en la macro o
escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
5. Haga clic en Aceptar.
3. Para asignar una macro al botón, haga doble clic en la macro o escriba el nombre
de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
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Noviembre, 2009
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