TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos

Sesión 03 – Caso Práctico v1

CASO PRÁCTICO Nº 03

1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Práctico Nº 03, busca lograr los siguientes objetivos en el
participante:

- Identificar la Ruta Crítica del proyecto.

- Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto.
- Nivelar los recursos del proyecto.

2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Práctico Nº 03 desarrolla los siguientes temas:

- Visualizar la Ruta Crítica del proyecto.

- Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto.
- Nivelación de los recursos del proyecto.

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 03, recordamos revisar

la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el
documento de “Guía de Configuración del MS Project 2010” del curso.
Nota
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3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO

Para desarrollar el Caso Práctico de la Sesión 03 diríjase al CD del curso

>> 4. Casos Prácticos >> Sesión 03, y seleccione la opción Archivo
de Inicio, de esta forma se abrirá el archivo MS Project - CP03.mpp,
con el cual se desarrollará el Caso Práctico Nº 03.

VISUALIZAR LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

a. Configuración de la Ruta Crítica

Ahora vamos a configurar la ruta crítica del proyecto, para que en el Diagrama de
Gant las tareas críticas se vean de color rojo, para ello realizamos los siguientes
pasos:

1. Nos ubicamos en la pestaña Formato, grupo Formato y elegimos la opción

Estilos de texto, como se observa en la Figura 1.

FIGURA 1: Configuración de la Ruta Crítica

2. Se mostrará un cuadro de diálogo, en la opción Cambiar seleccionaremos

Tareas críticas, luego en la opción Color elegiremos el color rojo, y clic en
Aceptar, como se observa en la Figura 2.
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FIGURA 2: Configuración de la Ruta Crítica – Estilos de Texto

Ahora nuestro Diagrama de Gantt se visualizará de la siguiente forma:
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FIGURA 3: Visualización de la Ruta Crítica en el Diagrama de Gantt

b. Identificar la Ruta Crítica del proyecto

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La mayoría de los proyectos tienen varios grupos de tareas, las cuales tienen
relaciones con otras que ocurren al mismo tiempo. Por lo tanto pueden estar
programadas en paralelo. El proyecto puede tener cualquier número de tareas o
rutas en paralelo, dependiendo del tamaño y de la complejidad del proyecto, así
como el número de recursos involucrados.

Para visualizar la Ruta Crítica en la gráfica del proyecto realizamos los siguientes
pasos:

1. Nos ubicamos en la pestaña Tarea, hacemos clic en la opción Diagrama

de Gantt, y de la lista emergente elegimos Gantt de Seguimiento. Como
se observa en la Figura 4.

FIGURA 4: Ingresar a la vista Gantt de Seguimiento

2. Y obtendremos el siguiente resultado:

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FIGURA 5: Gantt de Seguimiento - Ruta Crítica del proyecto

3. Si deseamos ver solamente las tareas de la Ruta Crítica, hacemos los

siguientes pasos:
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FIGURA 6: Filtrar las Tareas Críticas.

Y obtenemos el siguiente resultado:

FIGURA 7: Visualizar solo las Tareas Críticas.

Como vemos la ruta crítica aun no comprende todo el proyecto, falta ajustar
algunos detalles en el secuenciamiento de las tareas, estos puntos los veremos más
adelante.
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Ahora revisamos la Información del proyecto, para lo cual hacemos los

siguientes pasos:

1. Vamos a la pestaña Proyecto, y clic en la opción Información del

proyecto.

FIGURA 8: Ir a Información del Proyecto

2. En la nueva ventana, hacer clic en el botón Estadísticas.

FIGURA 9: Información del proyecto

3. En las Estadísticas del proyecto podemos observar la fecha de comienzo y

fin, la duración, el costo y el trabajo del proyecto, como se muestra en la
Figura.
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FIGURA 10: Estadísticas del proyecto

REALIZAR AJUSTES DE TIEMPO Y COSTO EN EL PROYECTO

El proyecto tiene una duración de 67.13 días y un costo de S/. 13,620.00.

buscaremos reducir la duración a 65 días y a un costo que no exceda los S/.
12,500.00. Para realizar estos ajustes en el proyecto primero desactivamos el filtro
anterior, seleccionando la opción ‘sin filtro’ y luego realizamos los siguientes pasos:

FIGURA 11: Desactivar filtro

1. Ingresar y configurar la columna Texto 1, para que aparezca como

Duración 1 (ver Figura 12). Luego hacemos clic con el botón derecho del
mouse y en el menú emergente hacer clic en la opción Configuración de
campo (ver Figura 13).
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FIGURA 12: Ingresar columna Texto 1

FIGURA 13: Configurar la columna texto 1

2. En la nueva ventana, en el campo Título poner el texto “Duración 1” (ver

Figura 14). El resultado final es el que se observa en la figura 15.

FIGURA 14: Configurar de campo

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FIGURA 15: Columna personalizada Duración 1

3. Copiar los valores del campo Duración en el campo Duración 1, para ello
hace clic en la columna Duración, clic en el botón derecho y en el menú
emergente seleccionar la opción Copiar.

FIGURA 16: Copiar columna Duración 1

La columna ‘Duración 1’ nos servirá para comparar los resultados, pues

guarda los valores iniciales del cronograma.
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FIGURA 17: Columnas Duración y Duración 1.

4. Ahora reduciremos las duraciones con los datos que nos brinda el caso
práctico, pero antes debemos de verificar que el MS Project se encuentre
configurado en modo Programada automáticamente, para ello nos dirigimos
a la pestaña Archivo, clic en opciones y se mostrará un cuadro de diálogo
llamado Opciones de Project, seleccionaremos “Programación” y en el
campo nuevas tareas creadas elegiremos “Programada automáticamente”.

FIGURA 18: Modificación de la Duración.

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5. Después de haber configurado nuestro MS Project ya podríamos modificar

las duraciones de las tareas, pero como algunas de las tareas son de tipo
trabajo fijo mejor haremos los cambios en el campo trabajo, para ello
insertamos la columna trabajo y procedemos a hacer los cambios que se
muestran en la siguiente figura.
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FIGURA 19: Modificación de la Duración.

Aparte de las modificaciones en la duración, también se ha cambiado la

restricción de la tarea 4.2.A03 Presentar Informe Final, como se observa en
la Figura 20. Pues inicialmente tenía la restricción debe comenzar el
30/03/12, pero como hemos visto que las demás tareas del proyecto
terminan antes estamos moviendo esta restricción para el 27/03/12.

FIGURA 20: Restricción de tarea.

Los cambios realizados han conseguido disminuir el cronograma de 67.13 a

63.13, es decir, cuatro días menos en la duración.

Asignar adelantos o atrasos

En el MS Project asignar a una tarea un LAG (retraso) o un LEAD
(adelanto), a nivel de días o por porcentajes. Esta asignación se ingresa en
información de la tarea, en la opción predecesoras ingresamos los ID de
las predecesoras, y en el campo POS se asigna el valor de adelanto o
retraso.
- Para asignar un valor de adelanto, ya sea en días o por porcentaje,
se antepone al valor el signo (-).
Nota
- Para asignar un valor de retraso, ya sea en días o por porcentaje,
se antepone al valor el signo (+).
Cabe mencionar que los LAG o LEAD no son producto de las retrasos o
adelantos originados durante la ejecución del proyecto, sino que son
tiempos necesarios que se debe esperar para empezar la tarea.
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Ahora revisamos las estadísticas del proyecto tenemos los siguientes resultados,
debemos obtener un resultado similar a la Figura 16.

FIGURA 21: Estadísticas del proyecto.

El costo original era S/. 13,620.00, con los ajustes en la duración de las tareas
hemos logrado disminuir el costo del proyecto a S/. 12,900.00, sin embargo se
menciono anteriormente que el costo del proyecto no debe exceder los 12,500.00.

Ahora realizaremos algunos ajustes en el costo del proyecto, para lo cual se ha

logrado negociar la tasa estándar de algunos recursos, el resultado se muestra en
la Figura 17.

FIGURA 22: Tasa estándar de los recursos.

Luego de cambiar la tasa estándar el costo del proyecto es S/. 12,397.50, es

inferior al costo límite que teníamos. Los resultados los podemos revisar en las
estadísticas del proyecto, como se observa en la Figura 18.
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FIGURA 23: Tasa estándar de los recursos.

NIVELACIÓN DE RECURSOS

Las opciones de nivelación del MS Project se encuentran en la pestaña Recursos,

en el grupo de Redistribuir, el cual se muestra en la Figura 19. El MS Project sólo
permite redistribuir los recursos tipo trabajo, no los recursos tipo Material y
Costo.

FIGURA 24: Pestaña Recursos – Grupo Redistribuir.

MS Project presenta dos opciones de redistribución de los recursos: Nivelación

Manual y Nivelación Automática.

Nivelación Manual

Nuestro archivo original no presenta sobreasignaciones, es por ello que por fines
didácticos trabajaremos con el archivo MS Project - CP03 –
Sobreasignacion.mpp.

Para identificar los recursos sobreasignados vamos a revisar la Hoja de Recursos,

para ello vamos a pestaña de tareas, grupo Ver, clic en la lista desplegable y
elegir la opción Hoja de Recursos. En la Hoja de Recursos se puede visualizar los
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recursos Coordinador y Asistente de color rojo, eso quiere decir que estos recursos
están sobreasignados, como se observa en la Figura 25.

FIGURA 25: Recursos Sobreasignados.

Verificar que todas las tareas este con modo de tarea > programada
automáticamente.
Nota

Nosotros aplicaremos la Nivelación Manual, la cual trabajaremos en la Vista Uso de

Recursos, para ello vamos a la pestaña Tarea, grupo Ver y en la lista desplegable
seleccionamos la Vista Uso de Recursos, en esta vista podremos identificar cuáles
son los días en que los recursos están sobreasignados.

FIGURA 26: Vista Uso de Recursos.

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Podemos observar dos sobreasignaciones, la primera pertenece al recurso

Coordinador, donde el día viernes tiene una sobreasignación de 12 horas. Para
revisar esta sobreasignación nos ubicamos en la vista Diagrama de Gantt, y en la
pestaña Vista, seleccionamos la opción Detalles, como se observa en la Figura
27.

FIGURA 27: Pestaña Vista – opción Detalles

Podemos observar la sobreasignación de 12 horas corresponde a tres tareas se

realizan el mismo día por el recurso Coordinador, además si revisamos las
predecesoras de esas tareas, identificamos que las tareas 2.A02 Realizar Contrato
con Proveedor de Refrigerio y la tarea 2.A03 Realizar contrato de Alquiler de Aula,
dependen de la tarea 2.A01 Realizar Contrato con Instructor.

FIGURA 28: Sobreasignación de tarea

Entonces la sobreasignación está en la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de

Aula, para solucionar la sobreasignación del Coordinador seleccionamos esta tarea
y en la parte inferior modificamos su tarea predecesora a 2.A02 Realizar Contrato
con Proveedor de Refrigerio.
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FIGURA 29: Eliminando sobreasignación

Ahora desactivamos la opción detalles, y vamos a revisar cuál es el estado de las

sobreasignaciones en la Vista Uso de Recursos, donde observarmos que luego del
cambio en la predecesora de la tarea 2.A03 Realizar Contrato de Alquiler de Aula ,
se ha eliminado la sobreasgnación del recurso Coordinador y también la
sobreasignación del recurso Asistente.

FIGURA 30: Vista Uso de Recursos

Por último revisamos las estadísticas del proyecto, para ello vamos a la pestaña
Proyecto, clic en Información del proyecto, y luego clic en el botón Estadísticas.
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FIGURA 31: Estadísticas del Proyecto

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PREGUNTAS DE CIERRE

1) ¿Cuáles son las ventajas de aplicar la nivelación manual?, ¿Cuáles son las
ventajas de aplicar la nivelación automática?
2) ¿Cuál es el efecto de nivelar automáticamente los recursos por semana y no
por día?

TAREAS ADICIONALES

1) Nivelar el cronograma en duración-costo-recursos de manera de bajar el

tiempo del proyecto hasta 60 días exactos.
2) Nivelar el cronograma en duración-costo-recursos de manera que baje el
costo a S/. 11,500.