Capitulo04 Proceso Contable

Capítulo 4
Comprendiendo el proceso de contabilidad

Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy Contabilidad
Premium para Windows, se preguntará como pudo mantener a flote su
negocio con un lápiz y una caja registradora. Ahora, puede compilar
información con el toque de una tecla que antes le tomaba días para
reunir. DacEasy Contabilidad Premium trabaja sin consideración de su
trasfondo. Mientras más aprenda de contabilidad y computadoras, el
programa crece con usted, expandiéndose para acomodarse a sus
crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede imprimir
reportes financieros estándares predefinidos. De igual manera, un usuario
experimentado puede tomar ventaja de los poderosos Reportes Financieros
para crear regulares estados financieros ajustados a su negocio.
Aunque no es requerido el conocimiento de principios de contabilidad para

usar DacEasy Premium para Windows, le ayudará comprender que DacEasy
esta haciendo como un Posteo actualizando mayores automáticamente.
Este capítulo le brinda una ligera vista de los principios básicos de
contabilidad. Usted también encontrará un rápido viaje al final de este
capítulo. El viaje rápido consiste en tres listas de chequeos que detalla los
pasos envueltos en la configuración de DacEasy
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DacEasy Contabilidad
Contabilidad Premium para Windows y usar el programa a su máxima

capacidad.
Fundamentos de contabilidad
Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su compañía y
útiles reportes generativos para analizar la condición financiera de su
compañía. Porque una variedad de personas puede estar interesadas en la
condición financiera de su compañía (como son banqueros, inversionistas y
administración), reportes estandarizados llamados estados financieros son
usados por la mayoría de los negocios o compañías. Los estados financieros
son tipos de reportes especializados financieros que siguen un formato
prescrito especiales que reúnen las Reglas de PCGA (Principios Generales
Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados financieros más
comúnmente usados son el Balance General y el Estado de Ingreso.
El Balance de Comprobación refleja la condición financiera de una compañía

en un momento dado, mostrando qué posee y qué debe la compañía. El
Balance de Comprobación esta basado en la ecuación de contabilidad
(Activo = Pasivo + Capital).
El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compañía, gastos y beneficios

o pérdidas. A veces este reporte es aplicado a estados de ganancias o
pérdidas.
Nota: Para una lista completa de estados financieros predefinido e

información impresa de estados de cuenta refiérase al capítulo 12,
"Reportes Financieros."

Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad
Tipos de cuentas
Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden ser
clasificadas como una de las siguientes:
Activos-Estos son los artículos que son propiedad de la
empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las cuentas de
efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios.
Pasivos-Estos son los artículos que debe la empresa a fuentes
particulares. Ejemplos, estos incluyen notas por pagar, cuentas
por pagar, e impuestos por pagar.
Capital-Este es la diferencia entre los activos y los pasivos. Por
ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y
usados para pagar todos lo que se debe a las fuentes
particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor
neto de la compañía. Este valor neto es conocido como capital.
Ejemplos de la cuenta de capital incluye ganancias retenidas y
acciones comunes.
Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la compañía y
resulta primordialmente de las ventas de bienes o servicios. Sin
embargo, algunas compañías tienen varias fuentes de ingresos.
Todo tipo de ingresos, tales como una ganancia en la venta de
un edificio o interés ganado por inversiones, son considerados
ingresos.
Gastos-Esto es el dinero que gasta en la búsqueda de
ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las rentas y el
costo de ventas.
Contabilidad por partida doble

En la mayoría de los sistemas de Contabilidad, usted usa contabilidad por
partida doble, aun cuando usted no lo advierte. El método por partida doble
usa débitos y créditos para reflejar cambios en los balances de cuentas. La
frase, "Para cada débito hay un crédito" es la que mejor describe la
contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que haya un
débito debe acreditar en cuentas diferentes.

Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted quizás haya
estado usando contabilidad por partida doble por años sin haberse
percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe un cheque para pagar la
factura de electricidad, usted afecta dos cuentas, su cuenta de gastos de
utilidades y su cuenta de cheques y adiciona al monto anual pagado a
utilidades.
 Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son débitos y

créditos en contabilidad. En el último ejemplo usted debita su
cuenta de gastos (incrementando su balance) y acredita su
cuenta de cheques (reduciendo su balance). Se preguntara
porque la cuenta de gastos se incrementa cuando usted salda
una factura. Considere que usted lo hace al final del año. Usted
añade todos sus gastos juntos y comunica al gobierno la
cantidad de dinero que hizo menos esos gastos. Por lo tanto
necesita mantener un manejo total del monto como incremento
en todo el año.
Las cuentas son asignadas para un grupo específico que determina el tipo
de entradas que hace (débito o crédito) para afectar una cuenta o balance.
En el ejemplo anterior usted debita los cheques y las cuentas de utilidades
para incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de posesiones y
utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y gastos son cuentas de
débitos. Deuda, capital e ingreso son cuentas de crédito.
Un concepto erróneo común es que débito significa positivo y crédito

significa negativo. Una entrada en débito o crédito nunca cambia de
positivo o negativo. El cambio es como afecta una cuenta. Una entrada en
débito siempre incrementa el valor de una cuenta de débito (posesión y
gastos), mientras que una entrada en crédito disminuye el valor. Una
entrada en débito a una cuenta de crédito (Deuda, capital e ingreso)
siempre disminuye el valor, mientras que una entrada en crédito
incrementa el balance en una cuenta de crédito. Para incrementar o
disminuir un balance en una cuenta de tipo particular.

Posteando/Asentado
En la mayoría de los sistemas de contabilidad manuales, usted postea
entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar a su mayor general al final del mes. Postear es el proceso por el cual
usted actualiza sus cuentas individuales con valores desde otros libros
mayores.
DacEasy usa la misma terminología para describir el proceso de enviar un

grupo de transacciones de entradas en el libro mayor subsidiario al Mayor
General y Catalogo de Cuentas. Información entrada dentro de cada
módulo como son Efectivos, Facturación, Compras no aparece típicamente
en informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor General.
Efectivo contra el incremento Contable

DacEasy Contabilidad Premium es un sistema integrado basado a la vez del
método efectivo de contabilidad.
Cuando use el método acumulación de contabilidad, su registro de ingreso

cuando este es ganado y gastado cuando incurrió. Por ejemplo, si usted
vende un producto a un cliente, usted entra la factura (ingreso) al
momento de la transacción, sin importar si se llevo a cabo un intercambio
de efectivo. De la misma forma si usted compra materiales de oficina en
cuenta para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra, sin
importar cuando usted pague realmente por esos materiales.
Incremento base de contabilidad con precisión retrata, el ingreso de una

compañía y el costo de esos ingresos. En cambio, si usted estuvo usando
el método efectivo de contabilidad, usted no deberá archivar a ninguna
venta o compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague por la
mercancía.
El método de contabilidad que desea usar esta a su elección. Para el

reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la Renta acepta
cualquier método como modo de determinar la estabilidad financiera de su

compañía. La consideración primaria es que usted seleccione un método y
lo use consistentemente. La única excepción aplica a un negocio que
produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del inventario. Las
regulaciones de Estado Impuesto Sobre la Renta que el ingreso es una
parte importante en contabilidad, el método incremento deben ser usado
para registrar ventas y compras de mercancías.
Recomendamos que contacte su contador para que le asesore en la

elección del método de contabilidad apropiado para su negocio. Su
contador le puede explicar estos métodos con mayores detalles, ya que
ellos están relacionados especialmente con su negocio y le informan de
todas implicaciones de impuestos.
Viaje rápido
Ahora que usted tiene un conocimiento básico de los principios de
contabilidad, está probablemente preparado para automatizar el proceso de
contabilidad para su negocio. Use esta sección como un mapa de camino
para efectivamente automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de
chequeo en esta sección identifican cada paso en el proceso de
contabilidad, diríjase al capítulo que explica cada paso y le dirá porque este
paso es importante.
Lista de Chequeo Iniciando

DacEasy le pide entrar cierta información previa a la entrada de
transacciones. Use esta lista para establecer propiamente DacEasy
Contabilidad Premium para Windows.
Nota: La función Configuración Fácil esta disponible para la mayoría

de los procesos de configuración. Configuración Fácil le guía para
entrar la cantidad mínima de información que es requerida antes de
que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada
lista de chequeo nota cuando Configuración fácil esta disponible
como un método alternativo para entrar los datos.

 Añadir su compañía
DacEasy Contabilidad Premium le permite añadir información de
contabilidad para múltiples compañías. Usted esta advertido para
añadir una compañía cuando instala el programa. Use la caja de
diálogo Abrir Archivo para añadir compañías adicionales. Para
más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".
Entre la contraseña del contralor y asigne los

derechos de acceso del usuario.
Si elige usar la función de seguridad, use una contraseña de
contralor y asigne los derechos para usuarios específicos. El
contralor tiene todo el acceso para todas las áreas del programa.
Después que la contraseña de contralor haya sido entrada, cada
usuario puede ser añadido con acceso limitado para el programa.
Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
 Entrando información de compañía

Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta información se
imprime en la parte superior de cada reporte. Usted también
entrará información específica para la estructura de su año
financiero. DacEasy usa esta información para postear
transacciones dentro del período apropiado. Para más
información refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
 Entre sistema de preferencias

Use la caja de diálogo Preferencias de Sistemas para
actualizar el programa para cubrir sus necesidades. Para más
información, refiérase al Capítulo 5 "Estableciendo".
 Entre sus cuentas interfaces

DacEasy usa la información entrada en la caja de diálogo
Cuenta de Interfaz cuando postea transacciones desde otros
módulos del Mayor General. Esta información le dice a DacEasy
como actualizar el Mayor General. Para más información
refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
 Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados

Si se encuentra entrando la misma información en cada registro
cuando añada sus clientes, suplidores o productos, usted
desearía entrar la información como preseleccionada. La
información preseleccionada se exhibirá automáticamente
cuando usted entra un nuevo registro. Para más información,
 Entre sus formularios de preferencias

Puede imprimir formularios en papel regular, un formulario
estándar preimpreso de DacEasy o un formulario de habitual.
Previo a imprimir su primer formulario, seleccione de cual
plantilla de formulario esta usando o diseñando su propia
plantilla. Para más información, refiérase al Capítulo 5,
"Estableciendo".
 Entre su mensaje, tabla de precio, términos y tablas

de impuestos
DacEasy usa tablas para guardar cierta información. Asignar
información a un código, y luego use este código en lugar de
reentrar la información a través del programa. Si la información
cambia (e. g., cambio de tarifa de impuestos), solo necesita
cambiar la tabla en lugar de cambiar cada registro afectado por
el cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de impuesto
y una tabla de términos si tiene tipo de cuenta abierta o balance
acumulado para clientes o Suplidores. Para más información,
 Entre su cuenta y establezca balances

La página de cuentas guarda cada balance de cuenta. Estos
balances de cuentas son usados para imprimir reportes
financieros como son Estado de Ingreso y Hoja de Balance.
Cuando usted añada una compañía, puede seleccionar un
modelo de catalogo de cuentas o crear su propio catalogo. Si
selecciona un modelo de catalogo de cuentas, podría necesitar
hacer modificaciones menores. Después que su catalogo de
cuentas esta completo, entre balances establecidos para cada
detalle de cuenta. Para más información, refiérase al Capítulo 5,
"Estableciendo".

 Entre sus clientes y establezca balances

Si usted quiere mantener información sobre cada cliente, entre
cada cliente en la caja de diálogo Editar Cliente. Información de
balance para el cliente es actualizada automáticamente cada vez
que postea una transacción con un código de cliente. Cuando
usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura
pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por cobrar es
actualizada al entrar balances iniciales de clientes. Para más
información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".
 Entre sus Suplidores y establezca balances

Si usted quiere mantener información sobre cada Suplidor, entre
cada Suplidor en la caja de diálogo Editar Suplidores.
Información de balance para el Suplidor es actualizada cada vez
que postea una transacción que incluya el código del Suplidor.
Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada
factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por pagar
es actualizada al entrar balances iniciales de Suplidor. Para más
 Entre sus productos y establezca balances

Si quiere mantener inventario, entre cada producto que vende.
Usted puede entrar cada artículo en transacciones de factura y
compra. Puede entrar mercancías terminadas con listas de
componente y usar el módulo Ensamble para construir los
productos. El inventario de la cuenta balance es
automáticamente actualizado al entrar cada balance inicial de
producto. Para más información, refiérase al Capítulo 5,
"Estableciendo".
 Entre sus servicios

Si quiere incluir servicios en sus transacciones de factura o
ensamble, entre cada servicio que su compañía ofrece. Para más
 Entre sus Activos Fijos

Si usted quiere que DacEasy deprecie sus Activos Fijos por
usted, entre cada activo fijo. Puede también entrar activos fijos
no despreciables que usted necesita para mantener. Para más
información, refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos".
 Entre sus códigos de compras y ventas

Use códigos para incluir artículos en transacciones de compras y
ventas que no son productos o servicios; por ejemplo, envío.
Para más información en códigos de compras, refiérase al
Capítulo 8, " Trabajando con Suplidores". Para más información
en código de ventas, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con
clientes".
 Entre sus vendedores

Si quiere mantener el rendimiento de su equipo de ventas o
pagar comisión, entre cada vendedor en DacEasy Contabilidad
Premium para Windows. Para más información sobre entrando
vendedores, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con clientes".
 Entre sus números de serie

Si usted mantiene sus números de serie para sus productos y
servicios, entre cada número de serie. Puede mantener el
producto por su número de serie cuando vende el producto. Para
más información, refiérase a los Temas de ayuda "Añadiendo
números de serie".
Ayuda de Tópicos Relacionados

- Juntando información establecida
- Determinando la fecha establecida
- Determinando su año financiero.

Lista de entrada de transacción

Esta lista detalla los pasos requeridos para archivar información en
DacEasy Contabilidad Premium para Windows.
 Entre sus transacciones

Usted puede entrar transacciones directamente dentro del Mayor
General o entrar transacciones dentro de uno de los módulos y
permitir que DacEasy actualice el Mayor General por usted.
Usted también tiene la habilidad para entrar transacciones
recurrentes (entradas del mayor general, pagos y facturas) y
realizar sus respectivas generaciones.
 Imprimir formularios necesarios

Imprimir formularios requeridos para las transacciones que entró
en módulos de ventas, compras y banco. Por ejemplo, usted
debe imprimir cualquier cheque computarizado previo al Posteo
de banco. A menos que la preselección haya sido cambiada en la
caja de diálogo del Preferencias de Sistema, se requiere
imprimir los siguientes formularios cuando aplique: Recibos de
Mercancías. Devoluciones de Compras, Facturas, Devoluciones
de Ventas, y Cheques. Aún no sea requerido, usted podría elegir
imprimir Ordenes de Compra si es requerido por su Suplidor.
Imprimir reporte
Antes de postear cada módulo, se requiere imprimir el reporte (a
menos que la preselección haya sido cambiada en la caja de
diálogo de Preferencias del Sistema).
 Posteo
Cuando usted postee el Mayor General, las entradas están tanto
marcadas como posteadas y los balances de cuenta están
actualizados. Cuando usted postee un módulo, DacEasy crea
una entrada en el Mayor General y los balances de cuenta están
actualizados. Dependiendo de la transacción, archivos
adicionales podrían ser actualizados; por ejemplo, el archivo
Cliente es actualizado cuando usted postea ventas.

 Imprimir reportes
Reporte es la clave de su sistema de contabilidad. DacEasy
Premium tiene un número de reportes predefinido con
información útil. Para información de impresión de reporte
predefinido o estados financieros de clientes, refiérase al
Capítulo 12 "Reportes financieros". Para información en crear
lista de reportes habitual, refiérase al Capítulo 13 " Reportando
base de datos".
Lista de rutina periódica

 Backup de sus datos
Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup, es muy
importante hacer Backup frecuentes en caso de que
accidentalmente ejecute un procedimiento que no pueda ser
revertido, experimente una falla en el disco duro, o haya
corrupción en sus archivos. Para más información, refiérase al
Capítulo 3, "Iniciando".
 Correr utilitario
Sus archivos de datos, como sus carros, necesitan
mantenimiento periódico. Las rutinas Recobrar y Verificar
trabajan juntas para mantener su programa corriendo
suavemente. Para más información, refiérase al Capítulo 3,
"Iniciando".
 Reconciliar sus cuentas de banco

Es importante que los balances de su cuenta de banco en
DacEasy concuerden con sus estados de banco. Si usted entra
sus transacciones de banco en el módulo banco, puede usar la
función Reconciliación para ayudarle con este proceso. Para más
información, refiérase al Capítulo 11, "Banco".

 Generar depreciación
Si usted deprecia sus activos fijos, sabe lo tedioso que este
proceso puede ser. Entre cada activo fijo y permita a DacEasy
actualizar su información de contabilidad con el gasto de
depreciación automáticamente. Para más información, refiérase
al Capítulo 6, "Activos Fijos".
 Cargos financieros generados

Si usted entra un porcentaje de cargo financiero para sus
clientes, automáticamente DacEasy añade la cantidad de cargo
financiero apropiada a cada cuenta de cliente que este vencida.
Para más información, refiérase al Capítulo 14, "operaciones
periódicas".
 Correr períodos y rutinas

Corra las rutinas de Fin de Período de Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar para actualizar la información de Balance
para los clientes y proveedores. En adición, pagar facturas
removerá desde la información del reporte de vencimiento y las
facturas serán combinadas dentro de una factura individual para
balance de los siguientes tipos de cuentas. Para más
información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".
 Imprimir 1099s
Usted puede imprimir un 1099 para cada Suplidor designado
como contrato de trabajo. Para más información, refiérase al
Capítulo 14, "Operaciones periódicas".
 Correr Rutina de Fin de año

Los procedimientos de Fin de Año actualizan el historial de
información. En adición, la rutina de Fin de Año de Mayor
General ajusta la estructura de los períodos. Usted puede entrar
hasta dos años de transacciones antes de tener que cerrar el
año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "
Operaciones periódicas".

Purgar archivos de datos
Usted puede purgar sus archivos de datos tan frecuente como
guste. Si no purga, tiene acceso a más historial de datos; de
todos modos, puede correr bajo en el espacio de disco. Una
práctica común es purgar todos los archivos, con la excepción
del Mayor General, al final del año. Para más información,
refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".
 Entre ejecuciones presupuestales para el próximo año

Si desea comparar las ejecuciones presupuestales de las
ejecuciones actuales, entre sus ejecuciones presupuestales para
cada cuenta antes de entrar transacciones en el nuevo año. Para
más información, refiérase al Capítulo 14, “Operaciones
periódicas”.


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Comprendiendo el proceso de contabilidad

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El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compañía, gastos y beneficios

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 Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son débitos y

Un concepto erróneo común es que débito significa positivo y crédito

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DacEasy usa la misma terminología para describir el proceso de enviar un

Efectivo contra el incremento Contable

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Incremento base de contabilidad con precisión retrata, el ingreso de una

El método de contabilidad que desea usar esta a su elección. Para el

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 Entre sistema de preferencias

 Entre sus cuentas interfaces

 Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados

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 Entre sus formularios de preferencias

 Entre su mensaje, tabla de precio, términos y tablas

 Entre su cuenta y establezca balances

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 Entre sus productos y establezca balances

 Entre sus servicios

 Entre sus Activos Fijos

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 Entre sus códigos de compras y ventas

 Entre sus vendedores

 Entre sus números de serie

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 Entre sus transacciones

 Imprimir formularios necesarios

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Lista de rutina periódica

 Reconciliar sus cuentas de banco

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 Cargos financieros generados

 Correr períodos y rutinas

 Correr Rutina de Fin de año

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 Entre ejecuciones presupuestales para el próximo año

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