Tema: WORKFLOW O FLUJO DE TRABAJO

Workflow (flujo de trabajo) es una forma de definir los aspectos operacionales de una
actividad de trabajo. Los sistemas de flujo de trabajo, control y gestión de procesos de
trabajo, o BPM (Business Process Management) tienen el objetivo de integrar a las personas,
los ordenadores y los procesos con objeto de reducir tiempo y aumentar el control en la
ejecución de cualquier trabajo.

Un flujo de trabajo se puede controlar de forma manual o informatizada, aunque lo más

habitual es que se integren ambos métodos de control de procesos. Partiendo de
un esquema de workflow se organizan tareas y recursos mediante reglas que facilitan y
simplifican el control de un determinado proceso dentro de una empresa.

El objetivo que se persigue con un esquema workflow es la máxima normalización de los

procesos de trabajo con control absoluto de todos y cada uno de los pasos de cada tarea.
La gran revolución se produce cuando se consigue llevar el esquema de trabajo desde el
papel y control manual hasta un software para controlar los procesos desde un ordenador.

Los sistemas de flujo de trabajo tienen en particular una aplicación muy importante en
la gestión documental. La gran cantidad de documentación que se genera dentro de cada
oficina, sigue normalmente un número determinado de caminos o procesos que tienden a
repetirse y son susceptibles de ser modelizados en un esquema workflow y por tanto
automatizados en una herramienta de gestión documental con workflow que ahora, además,
puede estar en la nube accesible desde cualquier lugar.

Las herramientas que permiten implementar un flujo de trabajo optimizado están

especialmente demandadas en la actualidad por las grandes corporaciones. Facilitan el
trabajo en equipo y que no haya dudas a la hora de tomar decisiones sobre la metodología de
trabajo para un determinado proceso. Permiten sobre todo tener descentralizadas las
actividades de tipo administrativo o comercial con el consiguiente beneficio para la
coordinación de grandes empresas.

Antes de continuar, deberíamos matizar que un proceso de trabajo se puede aplicar a

cualquier empresa o proyecto, lógicamente dependerá de la tipología de organización que se
puedan automatizar más o menos partes de los procesos. Como ya se ha comentado
anteriormente, las actividades que más fácilmente se pueden incorporar en un workflow son
las administrativas, es muy habitual que se repitan la gran mayoría de los procesos a realizar
mes a mes, y que además esas tareas o procesos sean exactamente las mismas con
pequeñas variaciones dentro de cada departamento u oficina de la empresa.

¿Qué ventajas supone implementar un flujo de trabajo?

Las ventajas que citan todos los especialistas en productividad son entre otros los que
citamos a continuación:
 Mejora del seguimiento y control de procesos gracias a una normalización en la
metodología de trabajo.
 Mejora de la productividad general y eficiencia entre departamentos. Permite un
ahorro en los tiempos de ejecución para la gran mayoría de los procesos.
 Muchos de los problemas que pueden surgir dentro de un proceso de trabajo son
conocidos por anticipado, por tanto, el esquema de flujo de trabajo permite
adelantarnos a posibles fallos y anticiparse a las soluciones.

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  Facilita la circulación de la información dentro de la propia empresa y por tanto se
disminuyen los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y proveedores.
La previsión y orden adecuado en las tareas a realizar siempre ha sido una garantía de
eficacia en cualquier proyecto. Con la globalización empresarial, el control manual se hace en
muchas ocasiones imposible, y en cualquier caso, una aplicación de gestión del flujo de
trabajo en la nube bien planteada ahorra muchísimo tiempo, dinero y disgustos a las
empresas.
Una adecuada integración con los datos de los que dispone la empresa como pueden ser
correos electrónicos, direcciones de mensajería, datos para la facturación, y otro tipo de
bases de datos, facilitan enormemente las labores administrativas dentro de cualquier
empresa.

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