GUIA DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

F08-9405-045/ 01-11 Version 01

PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional

PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular Sistema de Mejora
Continua

GUÍA  DE  APRENDIZAJE  

 
• Objetivo    general  del  proyecto:  
 
Desarrollar   e   implementar   estrategias   que   mejoren   el   servicio   al   cliente   con  
características  de  calidad  y  oportunidad.  
 
• Identificación    de  la  guía    de  aprendizaje:    
210601008   Organizar   la   documentación   teniendo   en   cuenta   las   normas   legales   y   de   la  
organización  
 
Fase  del  proyecto:    Ejecución  -­‐  Evaluación                                                                                                                                  
 Duración:    HORAS                  70          -­‐          38                                                                                      

Modalidad(es)  de  Formación:  b-­‐  learning  

Resultados  de  Aprendizaje:  

 
21060100801  Recibir  los  documentos  de  acuerdo  con  las  políticas  organizacionales  y  la  
legislación  vigente.  
 
21060100804   Despachar     los   documentos   generados   en   la   unidad   administrativa,  
teniendo   en   cuenta   las   normas   gramaticales   y   de   sintaxis,   las   normas   técnicas  
colombianas  para  la  elaboración  y  presentación  de  los  documentos,  las  normas  internas  
y  la  legislación  vigente.  
 
21060100802  Operar    los  recursos  tecnológicos  requeridos  para  el  recibo,  el  despacho  y  
la  organización  de  los  documentos,  de  acuerdo  con  las  políticas  institucionales.  

 
 
 
• Presentación  
 
El   proceso   de   gestión   documental   al   interior   de   toda   organización   es   hoy   una   estrategia  
de  información  y  comunicación,  el  proceso  archivístico  sistemático  comprende  las  fases    
 
1.   FASE   DE   PRODUCCION   DE   DOCUMENTOS:   Comprende   la   elaboración   de   los  
documentos   y   los   aspectos   de   su   origen,   creación   conforme   a   las   actividades   de   la  
empresa.   Esta   fase   la   conforman   las   siguientes   actividades:   (Manejo   de   los   documentos,  
La  impresión,  la  tinta,  etc.)  

2.  FASE  DE  RECEPCION  DE  DOCUMENTOS:  Son  las  acciones  que  la  entidad  debe  realizar  
para   el   control   de   su   documentación   y   para   garantizar   a   la   administración   la   verificación  
de  que  los  documentos  y  las  comunicaciones  oficiales  han  sido  remitidos    a  la  persona  
que  les  corresponde  o  actuante.  

3.   FASE   DE   TRÁMITE:   Corresponde   a   los   procesos   de     registro   y   radicación   de   las  

comunicaciones  oficiales  enviadas  y  recibidas,  aplicando  el  principio  de  procedencia  (es  
el  que  trata  de  no  mezclar  los  documentos  de  los  fondos)  y  el  principio  del  orden  original  
(trata  de  que  los  documentos  deben  ser  organizados  tal  y  como  son  producidos  dentro  
de   las   empresa);   para   que   las   comunicaciones   puedan   ser   resueltas   y   atendidas   con  
oportunidad.  

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4.   FASE   DE   DISTRIBUCION:   Consiste   en   la   entrega   de   los   documentos   a   la   persona  
competente   para   que   estos   puedan   ser   distribuidos   a   cada   una     de   las   dependencias  
dentro  de  la  entidad,  en  esta  parte  del  proceso  se  debe  tener  cuidado  en  la  constitución  
de  las  series,  las  Subserie  y  verificar  los  tipos  documentales  los  cuales  van  a  ir  en  la  tabla  
de  retención  documental  TRD.  
 
5.   FASE   DE   CONSULTA:   Su   objetivo   es   facilitar   y   proporcionar   la   consulta   de   los  
documentos  y  el  derecho  que  tienen  las  personas  a  este  acceso  de  archivo.  
 
6.   FASE   DE   RETENCION:   Este   es   el   tiempo   de   permanencia   que   los   documentos   van   a  
estar  dentro  del  ciclo  vital  del  documento.    
 
7.   FASE   DE   RECUPERACION   DE   LA   INFORMACIÒN:   Después   de   elaborar   los   instrumentos  
como   los   inventarios   se   puede   acceder   a   la   consulta   a   través   de   dichos   instrumentos  
estipulados.  
 
8.   DISPOSICION   FINAL:   Los   documentos   se   clasifican   y   se   envían   a   los     archivos   de  
gestión  o  a  los  archivos  centrales  o  al  archivo  histórico.  
 
En  esta  guía  comprenderemos,  analizaremos  y  desarrollaremos  actividades  pertinentes  
a  las  fases  de    producción,  recepción,  trámite  y  distribución  de  documentos.  
 
 
• Planteamiento  de  las  Actividades  y  Estrategias  de  Aprendizaje  
 
ACTIVIDAD  DEL  PROYECTO      
ACTIVIDADES  DE  APRENDIZAJE     ESTRATEGIAS               TIEMPO  
(DIDACTICAS  ACTIVAS)   HORAS    
1.   Con   el   fin   de   determinar   la   viabilidad   de   la   • Juego   de   roles,   imitar  
propuesta   empresarial   cada   GAES   debe   empresas   de  
diseñar   y   aplicar   una   encuesta   del   producto   mensajería.  
y/o   servicio   elegido,   que   le   permita    
determinar   mediante   un   muestreo   a   una    
población   objetivo   de   100   personas   la   • Trabajo   de   campo,  
aceptación   en   el   mercado.   Demostrar   investigación  
mediante   la   tabulación   de   resultados   y   individual  y  grupal  
gráficas  del  proceso.      
Presentar   un   informe     que   contenga   los    
siguientes  puntos:    
Tipo  de  investigación   • Socializaciones,   mesa  
Población   redonda,  debates.  
Muestra     108  
hipótesis  nula    
hipótesis  alterna   • Lectura   y   análisis  
operalización  de  las  variables   normatividad.  
Instrumentos   para   la   recolección   de   la    
información    
PLAN   DE   ANALISIS:   (   tabulación,   gráficas,   • Videos   youtube,  
pruebas  estadísticas)   unidad   de  
Cronograma     correspondencia  
Recursos   disponibles   (   materiales,   talento    
humano  y  financieros)    
Bibliografía   • Exposiciones  grupales  
Personas  que  participan  en  el  proyecto.   • Trabajo   colaborativo  
  en  grupos.  
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2.   Operar   equipos   y     herramientas   • Presentación   en  

tecnológicas,   manuales   o   automatizadas,   diapositivas.  
empleadas   para   la   radicación,   recepción   y   • Ejemplos   prácticos   de  
despacho  de  documentos,  de  acuerdo  con  los   empresas  reales  
manuales  de  operación.    
 
A.  En  su  Gaes,  elabore  el  manual  de    gestión  
documental  de  su  empresa,  en  donde  debe  
indicar  los  siguientes  aspectos:  
a. Objetivo  
b. Alcance  
c. Política  de  operación  
d. Normatividad  
e. Desarrollo   de   los   procesos   (ingreso,  
radicación,   clasificación,   distribución   y  
salida   de   documentos   y/o  
comunicaciones   tanto   internas   como  
externas).  
B.   Así   mismo   elaborar   los   formatos   para   el  
recibo,   distribución   y   despacho   de   la  
correspondencia,   personalizados   con   la  
identidad  de  sus  empresas.  
 
C.   Aprópiese   de   los   conceptos   dados   en   la  
anterior   guía,   y   aquellas   palabras   que   no  
entiende   a   lo   largo   de   la   norma   de  
competencia   y   elabore   un   diccionario  
archivístico,   incluyendo   los   siguientes  
conceptos:   Gestión   documental,   Documento,  
Clases  de  documentos,  Documento  de  archivo,  
Documento   electrónico   de   archivo,   Soportes  
documentales,   Comunicaciones   oficiales,  
Correspondencia  
 
 
 
Actividad  E-­‐A-­‐E    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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DESCRIPCION  DE  LA  ACTIVIDAD  

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Concienciación  (  antes  de  aprender)  

70  

38  
1.  ANALICE  Y  RESPONDA:  
¿Usted   considera   que   en   el   desarrollo   de   una   investigación,   un  
paso   fundamental   es   la   recolección   de   la   información?  
¿Justifique  su  respuesta?  
 
2.   De   acuerdo   a   sus   experiencias   reales,   en   Grupo   tome   como  
referencia   una   empresa   real   cualquiera   e   intente   imitar   las  
funciones   que   usted   ha   visto   que   realizan   en   referencia   a   las  
actividades   relacionadas   con   la   correspondencia   de   dichas  
entidades.   Realice   una   obra   de   teatro   de   acuerdo   a   toda   la  
información  recopilada  de  su  grupo  de  trabajo.  
 
Conceptualización  (  mientras  aprende)      
UNIDAD  DE  CORRESPONDENCIA:  
Es   una   oficina   o   departamento   donde   se   reciben,   clasifican,  
radican,   registran   y   entregan   los   documentos   y  
comunicaciones   internas   y   externas,   tanto   para   los   jefes   y  
funcionarios  de  las  diferentes  dependencias.  
FUNCIONES  DE  LA  UNIDAD  DE  CORRESPONDENCIA  
Las   entidades   deberán   establecer   de   acuerdo   con   su  
estructura,   la   unidad   de   correspondencia   que   gestione   de  
manera   centralizada   y   normalizada,   los   servicios   de  
recepción,   radicación   y   distribución   de   sus   comunicaciones,  
de   tal   manera,   que   estos   procedimientos   contribuyan   al  
desarrollo   del   programa   de   gestión   documental   y   los  
programas   de   conservación,   integrándose   a   los   procesos   que  
se  llevarán  en  los  archivos  de  gestión,  centrales  e  históricos.  
Cuando   existan   regionales,   deberán   contar   con   unidades   de  
correspondencia  en  cada  una  de  sus  sedes  y  si  existen  varias  
sucursales   en   una   misma   ciudad,   la   entidad   determinará  
conforme  a  sus  necesidades,  si  centralizan  en  una  de  ellas  la  
recepción  de  las  comunicaciones  oficiales,  o  si  en  cada  sede,  
habrá   unidad   de   correspondencia.   Así,   de   acuerdo   a   la  
anterior  podemos  mencionar  algunas  de  las  funciones  que  se  
debe  cumplir  al  interior  de  las  unidades  de  correspondencia:  
1. Vigilar   que   las   acciones   de   las   áreas   que   integran   la  
Unidad   de   Correspondencia   y   Archivo   se   realicen   de  
acuerdo  a  los  criterios  establecidos.  
2. Organizar,   supervisar   y   controlar   las   actividades   de  
recepción   de   la   correspondencia   oficial   dirigida   a   las  
diferentes  áreas  de  la  empresa.  
3. Supervisar  las  actividades  de  los  responsables  de  área  en  
la  Unidad,  de  acuerdo  a  los  procedimientos  de  trámite  y  
control   interno,   que   permitan   ser   eficientes   en   su  
funcionamiento.  
4. Supervisar   las   actividades   de   control   y   seguimiento   de   las  
peticiones  que  aún  no  han  obtenido  respuesta  por  parte  
de  las  Dependencias  asignadas  para  su  conclusión.  
5. Presentar   a   la   Unidad   Administrativa   los   requerimientos  
de   los   recursos   necesarios   para   el   adecuado  
cumplimiento  de  las  actividades.    
6. Establecer  los  lineamientos  y  procedimientos  que  permitan  a  
las  unidades  de  correspondencia  de  las  entidades  públicas  y  
las  privadas  que  cumplan  funciones  públicas,  cumplir  con  los  
programas   de   gestión   documental,   para   la   producción,  
recepción,  distribución,  seguimiento,  conservación  y  consulta  
de  los  documentos.    
 

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A   continuación   miraremos   la   normatividad   de   acuerdo   al  

ARCHIVO   GENERAL   DE   LA   NACION   en   cuanto   al   envío,   radicación  
de  documentos  y  los  tiempos  de  respuesta  a  una  solicitud.  
 
RECEPCIÓN  DE  DOCUMENTOS  
DEFINICIÓN:   Conjunto   de   operaciones   de   verificación   y   control  
que   una   institución   debe   realizar   para   la   admisión   de   los  
documentos   que   son   remitidos   por   una   persona   natural   o  
jurídica.    
 
MARCO  NORMATIVO  DEL  PROCESO  
Constitución  Política  
Artículo  15.  Párrafo  3:  Reforma  Acto  Legislativo  02  de  2003.  
Decreto  2150  de  1995.  
Artículos  1,  11  y  32.  Supresión  de  autenticación  de  documentos  
originales  y  uso  de  sellos,  ventanilla  única.  
Acuerdo  AGN  060  de  2001.  
Artículos   3,   5,   8,   10,   11   y   12.   Sobre   las   unidades   de  
correspondencia,   radicación   y   control   de   las   comunicaciones  
recibidas  y  enviadas.  
ACTIVIDADES  
Recepción   de   documentos:   se   debe   verificar   que   estén  
completos,   que   correspondan   a   lo   anunciado   y   sean  
competencia   de   la   entidad   para   efectos   de   su   radicación   y  
registro   con   el   propósito   de   dar   inicio   a   los   trámites  
correspondientes.  Las  comunicaciones  y  documentos  se  pueden  
recibir   a   través   de   diferentes   medios   tales   como:   mensajería,  
correo  tradicional,  fax,  correo  electrónico  y  cualquier  otro  medio  
que   se   desarrolle   para   tal   fin   de   acuerdo   con   los   avances  
tecnológicos   en   cada   entidad   y   deben   estar   regulados   en   los  
manuales  de  procedimientos.  
En  este  proceso  se  pueden  identificar  las  siguientes  actividades:  
Identificación   de   medios   de   recepción:   mensajería,   fax,   correo  
tradicional,  correo  electrónico,  página  web,  otros.  
 
2.    DISTRIBUCIÓN  DE  DOCUMENTOS  
DEFINICIÓN:   Actividades   tendientes   a   garantizar   que   los  
documentos  lleguen  a  su  destinatario.    
MARCO  NORMATIVO  DEL  PROCESO  
Decreto   229   de   1995,   sobre   servicios   postales   y   sus   resoluciones  
reglamentarias.  
Decreto  2150  de  1995  
Artículo  25.  Utilización  del  correo  para  el  envío  de  información.  
Acuerdo  060  de  2001.  
Artículo   3.   Centralización   de   los   servicios   de   distribución   de   las  
comunicaciones  oficiales.  
ACTIVIDADES  
La   distribución   se   relaciona   con   el   flujo   de   los   documentos   al  
interior   y   al   exterior   de   la   entidad.   Sin   interesar   el   medio   de  
distribución   de   los   documentos,   se   debe   contar   con   mecanismos  
de  control  y  verificación  de  recepción  y  envío  de  los  mismos.  En  
este  proceso  se  distinguen  actividades  como:  
1.  Distribución  de  documentos  externos  
Identificación   de   dependencias   destinatarias   de   acuerdo   a   la  
competencia.  
Clasificación  de  las  comunicaciones.  
Organización  de  documentos  en  buzones  o  casilleros.  
Enrutamiento  de  documentos  a  dependencia  competente.   Página 5 de 11
Reasignación  de  documentos  mal  direccionados.  
Registro  de  control  de  entrega  de  documentos  recibidos.  
 
 

 
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TRÁMITE  DE  DOCUMENTOS  

DEFINICIÓN:   Curso   del   documento   desde   su   producción   o  
recepción  hasta  el  cumplimiento  de  su  función  administrativa.    
MARCO  NORMATIVO  DEL  PROCESO  
Constitución  Política.  Artículo  23.    
Ley  58  de  1982.  Reglamentación  trámite  peticiones.  
Decreto  01  de  1984  Código  Contencioso  Administrativo.  Derecho  
de  petición.  
Decreto  2150  de  1995.  
Artículos  6,  16,  17,  22.  
Artículo  25.    
Decreto  1222  de  1999  
Artículo  33.  Derecho  de  turno.  
Acuerdo  AGN  060  de  2001.  
Artículos   3,   6   y   8.   Envío   y   control   del   trámite   de   las  
comunicaciones,  numeración  de  actos  administrativos.  
ACTIVIDADES  
En   desarrollo   de   sus   funciones,   cada   dependencia   genera   un  
conjunto   de   documentos   objeto   de   trámites   administrativos,  
dichos   documentos   integran   sus   respectivas   series  
documentales.  
De   acuerdo   con   la   normatividad   existente   en   el   país,   se   deben  
tener   en   cuenta   los   tiempos   máximos   establecidos   para   el  
trámite  oportuno  de  las  comunicaciones.  
En  este  proceso  se  señalan  las  actividades  de:  
1.  Recepción  de  solicitud  o  trámite  
Confrontación  y  diligenciamiento  de  planilla  de  control  y  ruta  del  
trámite.    
Identificación  del  trámite.  
Determinación   de   competencia,   según   funciones   de   las  
dependencias.  
Definición  de  los  periodos  de  vigencia  y  tiempos  de  respuesta.  
Respuesta  
Análisis  de  antecedentes  y  compilación  de  información.  
Proyección  y  preparación  de  respuesta.  
Trámites   a   que   haya   lugar   con   la   producción   de   documentos  
hasta  la  culminación  del  asunto.    
 
DEFINICIONES  CONCEPTOS  UNIDAD  DE  CORRESPONDENCIA  
Comunicaciones   Oficiales:   Son   todas   aquellas   comunicaciones  
recibidas   o   producidas   durante   el   desarrollo   de   las   funciones  
asignadas   legalmente   a   la   entidad,   independientemente   del  
soporte  y  medio  utilizado.  
 
Mensaje   de   datos:   Es   la   información   generada,   enviada,  
recibida,   almacenada   o   comunicada   por   medios   electrónicos,  
ópticos  o  similares,  tales  como,  el  Internet,  el  correo  electrónico,  
el  telegrama,  el  télex  o  el  telefax.  
 
Documento   Original:   Es   la   fuente   primaria   de   información   con  
todos   los   rasgos   y   características   que   permiten   garantizar   su  
autenticidad  e  integridad.  
 
 

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Documento   Público:   Es   el   producido   o   tramitado   por   servidor  

público  en  ejercicio  de  su  cargo  o  con  su  intervención.  
 
Registro   de   Comunicaciones   Oficiales:   Es   el   procedimiento   por  
medio   del   cual,     la   entidad   registra   la   información   y   asigna   un  
número   único   consecutivo   a   las   comunicaciones,   según   sean  
recibidas   o   producidas,   dejando   constancia   de   la   fecha   y   hora   de  
recibo   o   de   envío,   con   el   propósito   de   oficializar   su   trámite   y  
cumplir  con  los  términos  de  vencimiento  que  establezca  la  ley.    
 
Se  considerarán  oficiales  las  comunicaciones  que  sean  recibidas  
o   producidas   en   la   organización,   las   cuales   siempre   deben   ser  
radicadas  en  el  Sistema  de  Gestión  de  Correspondencia  y  Archivo  
Oficial   y   enviadas   al   Área   de   Correspondencia;   por   lo   tanto  
ningún  empleado    está  autorizado  para  recibir  y  dar  trámite  a  las  
mismas  a  través  de  otras  oficinas  o  dependencias.  
 
Clasificación   de   las   comunicaciones.   Las   comunicaciones   se  
clasifican   en   oficiales   o   públicas   y   correspondencia   personal   o  
privada.    
 
Comunicaciones   oficiales   o   públicas.   Las   comunicaciones  
oficiales   se   clasifican   en   externas   e   internas,   y   enviadas   y  
recibidas.  
 
Comunicaciones  oficiales  externas:  Son  las  comunicaciones  que  
ingresan   a   través   de   la   ventanilla   del   Área   de   Correspondencia,  
dirigidas  a  la  entidad  y  a  sus  funcionarios  o  empleados  en  calidad  
de   tales,   a   través   de   las   redes   de   correos,   o   entregadas   en   las  
ventanillas  autorizadas  para  tal  fin.  
 
Comunicación   ordinaria:   Es   la   comunicación   que   ingresa   a   la  
entidad   a   través   de   la   ventanilla   del   Área   de   Correspondencia,  
dirigida  a  la  empresa,  a  sus  funcionarios  o  empleados  en  calidad  
de  tales  y  cuyo  contenido  es  de  conocimiento  público.  
 
Comunicación  reservada  o  confidencial:  Es  la  comunicación  que  
ingresa   a   través   de   la   ventanilla   del   Área   de   Correspondencia,  
dirigida  a  la  entidad,  a  sus  funcionarios  o  empleados  en  calidad  
de  tales  y  cuyo  contenido  debe  ser  conocido  únicamente  por  el  
destinatario   y/o   funcionarios   o   empleados   involucrados   en   el  
trámite.  Esta  comunicación  sólo  se  definirá  así,  cuando  el  sobre  o  
empaque   que   la   contiene   haga   explícita   la   categoría   de  
confidencial   y   será   registrado   en   el   sistema   con   la   información  
disponible  del  remitente  y  el  destinatario  institucional.  
Comunicación  normal:  Es  la  comunicación  que  debe  ser  tratada  
bajo  el  procedimiento  normal.    
 
Comunicación   urgente   certificada:   Es   la   comunicación   que   de  
acuerdo  al  grado  de  prioridad  tiene  un  plazo  de  respuesta  cierta  
y   obligatoria   y   que   por   su   implicación   jurídica   debe   ser  
gestionada   especialmente,   los   recursos   interpuestos,   los  
documentos   relativos   a   procesos   de   contratación,   los  
documentos   relacionados   con   procesos   de   convocatoria   a  
concursos  de  méritos  y  documentos  afines.  
 
 

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Por  su  especial  tratamiento  las  tutelas  y  los  derechos  de  petición  
tendrán   ítems   separados   dentro   de   la   presentación   del   sistema  
de  gestión.    
 
 
Correo   electrónico:   Es   la   comunicación   que   ingresa   a   las  
direcciones   de   correo   electrónico   establecidas   para   tal   fin,  
dirigidas   a   la   entidad,   y   a   sus   funcionarios   o   empleados   en  
calidad  de  tales.  Las  comunicaciones  que  sean  recibidas  a  través  
de   correo   electrónico,   serán   administradas   por   el   Área   de  
Correspondencia,   el   cual   garantizará   la   oficialización,  
seguimiento  y  control  de  su  trámite.  
 
Comunicación   o   documento   dispositivo   o   impositivo:   Es   la  
comunicación   en   la   que   la   autoridad   asienta   su   voluntad   con  
intención  de  ser  obedecida,  ejemplo:  Leyes,  Decretos,  Acuerdos,  
Sentencias,  Resoluciones,  Circulares,  Directivas  y  afines.  
 
Comunicación   o   documento   testimonial   o   probatorio:   Es   la  
comunicación   en   que   la   autoridad   asienta   o   acepta   una  
información,  de  modo  que  haga  fe  y  tenga  valor  legal,  ejemplo:  
los   registros   del   estado   civil,   de   graduados   de   universidad,   del  
estado   de   propiedad   (muebles   e   inmuebles),   de   patentes   y  
señales.   Son   de   este   tipo   los   documentos   notariales,   los  
diplomas   y   certificados   emitidos   por   la   autoridad   competente,  
los   testimonios   con   certificación   legal,   los   balances   y   libros  
contables   redactados   con   los   requisitos   de   Ley,   las   actas   de  
reuniones,   los   contratos   celebrados   bajo   condiciones   legales,   y  
las  demás  afines.  
 
Comunicación   o   documento   informativo   o   noticioso:   Es   la  
comunicación   en   que   un   sujeto   cualquiera   asienta   una  
información  o  noticia  relacionada  con  una  tramitación,  ejemplo:  
boletines,  revistas  informativas,  etc.    
 
Correspondencia  personal  o  privada:  Es  la  correspondencia  que  
se   recibe   en   la   ventanilla   del   Área   de   Correspondencia,   a   título  
personal   y   cuyo   contenido   interesa   únicamente   al   destinatario.  
Esta   correspondencia   sólo   se   definirá   así,   cuando   el   sobre   o  
empaque  que  la  contiene  haga  explícita  la  categoría  de  personal.  
Comprende   entre   otras,   documentos   bancarios,   tarjetas,  
invitaciones,   a   excepción   de   las   invitaciones   oficiales   dirigidas   a  
las   autoridades   o   Administrativos   de   la   empresa.   Esta  
correspondencia   no   se   radica   y   no   genera   ningún   trámite,   ni  
responsabilidad   para   la   entidad.   A   menos   que   la   entidad   así   lo  
requiera.  
 
Gestión  Documental:  Conjunto  de  actividades  administrativas  y  
técnicas  tendientes        a  la  planificación,  manejo  y  organización  de  
la  documentación  producida  y  recibida  por  las  entidades,  desde  
su  origen  hasta  su  destino  final  con  el  objeto  de  facilitar  su  
utilización  y  conservación.  
 
 
 

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CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
F08-9405-045/ 01-11 Version 01

PROCESO: Ejecucion de la Formacion Profesional

PROCEDIMIENTO: Desarrollo Curricular Sistema de Mejora
Continua

Contextualización  (después  de  aprender)  

 
1.      Elabore  un  diccionario  con  los  siguientes  términos:  
 
Tipos  de  Investigación:  Exploratoria,  descriptiva,  correlacionar  y  
explicativa  
Exploratoria,  descriptiva,  correlacionar  y  explicativa.  
Método  científico:  Concepto,  etapas  y  aplicaciones  
Metodología   para   investigación:     Conceptos   de:     Estadística   y   su  
diferencial  
Universo,  Población,  Muestra.  
Recolección   de   Datos:   Fuentes   de   la   información:   Primarias   y  
secundarias.  
Métodos   para   la   recolección   de   información:   observación  
directa,  observación    
indirecta   Instrumentos   de   recolección   de   información:  
entrevistas,  cuestionario,    
hoja  de  cotejo  Control  del  número  de  formularios  distribuidos  y  
recolectados.  
Procesamiento  de  Datos:    
Codificación,   Identificación   de   variables,   Clasificación   de   la  
información,   Técnicas   para   clasificación   del   material:   Material  
bueno;  Material  incorrecto  pero  corregible,  Material  incorregible  
pero  desechable.  
Tabulación:   Concepto,   clases   (manual   o   electrónica:   Tablas   de  
frecuencias),   Medidas   de   tendencia   central   o   de   concentración:  
Media,  Mediana,  Moda.  
Medidas   de   variabilidad   o   dispersión.   Desviación   estándar   para  
datos  agrupados.  
Elaboración  de  tablas  de  frecuencias  aplicando  las  tecnologías  de  
información  y  comunicación.  
Elaboración  Tablas,  Cuadros,  Gráficos.  
Presentación  de  información  recolectada.  
 
2.   De   acuerdo   a   la   anterior   guía   especifique   con   sus   propias  
palabras   los   objetivos   d   la   unidad   de   correspondencia   y   su  
misión    
3.   Elabore   un   mapa   conceptual   sobre   la   normatividad   vigente   en  
cuanto   a   la   unidad   de   correspondencia   y   prepárese   para  
sustentarla,   para   esto   debe   investigar   en   bibliotecas   o   internet  
todo  lo  relacionado  al  tema  propuesto.  
4.   Realice   a   través   de   un   mapa   mental   los   pasos   a   seguir   en   la  
radicación   y   envío   de   documentos   teniendo   en   cuenta   y  
tomando  ejemplo  una  empresa  real.  
5.   En   grupos   investigue,   prepare   y   presente   en   exposición   los  
temas  dados  a  continuación:    
- Manual   de   gestión   documental.   Concepto   e  
importancia  
- Legislación  vigente  para  trámite  de  documentos.  
- Estructura  orgánico-­‐funcional  de  la  organización.  
- Tablas   de   retención   documental.   Concepto   e  
importancia.  
- Canales   o   medios   de   ingreso   de   los   documentos:  
Mensajería,   fax,   correo   tradicional,   correo  
electrónico,  página  Web.  
- Usos   de   la   tecnología   en   los   procesos   de   gestión  
documental  
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5.-­‐  Evaluación:  
 
 
Criterios  de  Evaluación:    
• Utiliza   los   útiles,   papelería,   elementos,   mobiliario   y   equipos   requeridos   para   la  
recepción   y   despacho   de   documentos   teniendo   en   cuenta   las   políticas   de   la  
organización.  
• Opera  los  equipos  y  aplicativos  para  el  recibo  y  despacho  de  documentos  internos  y  
externos,  de  acuerdo  con  el  manual  de  operación.  
• Controla   la   vigencia   de   los   documentos   teniendo   en   cuenta   las   tablas   de   retención  
documental.  
• Recepciona  los  documentos  aplicando  los  procedimientos  y  la  normatividad  vigente.  
• Ingresa   los   documentos   aplicando   el   manual   de   gestión   documental,   las   normas   de  
gestión  de  la  calidad  y  la  legislación  vigente.  
• Clasifica  la  documentación  recibida  de  acuerdo  con  las  políticas  de  la  organización.  
• Direcciona   los   documentos   de   acuerdo   con   el   destinatario   o   dependencia  
correspondiente.    
• Utiliza   los   elementos   de   protección,   de   acuerdo   con   las   normas   de   seguridad  
industrial  y  salud  ocupacional  durante  el  desempeño  de  sus  funciones.  
• Aplica   el   procedimiento   para   la   radicación   de   los   documentos   por   despachar,  
utilizando  la  tecnología  disponible.  
• Registra  los  documentos  internos  y  externos  por  despachar,  aplicando  el  manual  de  
gestión  documental  y  la  tecnología  disponible.  
• Distribuye   las   copias   de   los   documentos   por   enviar   de   acuerdo   con   las   normas  
internas  y  la  legislación  vigente.  
• Conserva   las   copias   de   los   documentos   enviados   de   acuerdo   con   las   normas   de   la  
Organización  y  la  legislación  vigente.  
• Aplica   técnicas   de   plegado   y   embalaje   para   el   despacho   de   los   documentos,   de  
acuerdo  con  las  normas  técnicas  y  las  de  correo  y  mensajería.  
• Realiza   el   descargue   de   los   documentos   trasladados   a   las   dependencias   responsables  
de  su  trámite,  de  acuerdo  con  el  manual  de  gestión  documental.  
• Comprueba  el  registro  de  los  documentos  recibidos  y  despachados,  de  acuerdo  con  
las  normas  y  la  legislación  vigente.  
Utiliza  con  criterio  técnico  las  tecnologías  de  la  información  y  la  comunicación  de  acuerdo  
con  las  actividades  a  desarrollar.  
 
 
 
Evidencias   de   Conocimiento:   Desarrollo,   análisis   e   investigación   acerca   de   la  
normatividad   vigente   para   la   unidad   de   correspondencia,   exposiciones   acerca   de  
conceptos,  manual  de  gestión  documental  y  uso  apropiado  de  la  tecnología.  
Evidencias  de  Desempeño:  Juego  de  roles  taller  gestión  documental.  
 
Evidencia  de  Producto:    
 
1.  En  conjunto  con  su  grupo  de  estudio    continuar  la  aplicación  del  diseño  metodológico  
para  la  investigación  de  las  necesidades  del    mercado  al  producto  o  servicio    elegido  por  
ustedes.(  actividad  de  proyecto  enciso  Nº  1)  
 
2.   Diseñar   formatos   específicos   que   se   ajusten   a   las   necesidades   las   unidades   de  
correspondencia  para  el  Recibo  ,  Despacho  y  Trámite  de  los  documentos,  elaboración  y    
transcripción  de  documentos  .(  actividad  de  proyecto  enciso  Nº  2)  
 
6.  Escenarios  de  aprendizajes,  medios  y  recursos  
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Escenarios  de  Aprendizaje:  Aula  de  clases,  empresas  de  mensajería,  bibliotecas,  internet.  
Medios  y  Recursos  Didácticos:  Computador,  Video  Beam,  televisor,  videos  y  material  
auto  formativo.  
 
7.  BIBLIOGRAFÍA  
Constitución  Nacional  
Archivo  General  de  la  Nación  
 
8.  CIBERGRAFÍA  
 
http://www.google.com.co/#sclient=psy-­‐
ab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+retenci%C3%B
3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete
nci%C3%B3n+documental%E2%80%9D+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l
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http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf  

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