Introducción Administración de Proyectos

Sistemas Organizacionales

Presentado por:
Wilfredo Castejón Aguilera

Presentado a:
Msc. Alejandra Nazar

Tegucigalpa, Honduras
2017

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Índice de Figuras .................................................................................................................................. 2
Sistema Organizacional ...................................................................................................................... 3
Clever Global .................................................................................................................................... 3
Marcos de Gobernanza ....................................................................................................................... 5
Políticas ............................................................................................................................................. 5
Procedimientos ................................................................................................................................. 6
Recursos Humanos ..................................................................................................................... 6
Nuevos Proyectos – Clientes ..................................................................................................... 7
Normas .............................................................................................................................................. 7
Clientes .......................................................................................................................................... 7
Internas .......................................................................................................................................... 7
Proyectos ................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

ÍNDICE DE FIGURAS
Ilustración 1 Organigrama CLEVER - GLOBAL .............................................................................. 4
Ilustración 2 Organigrama CLEVER - GLOBAL Centro América ................................................. 5

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SISTEMA ORGANIZACIONAL
Son elementos que se deben tener en cuenta al momento de gestionar un proyecto,
esto se debe a que es un factor que puede afectar de forma significativa la
disponibilidad de recursos y con esto influir en la forma de administrar los proyectos.
Aunque en la práctica cada empresa se organiza de una forma completamente
distinta, se suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:
 La estructura funcional
 La estructura orientada a proyectos
 La estructura matricial

CLEVER GLOBAL

Estructura Orientada a Proyectos

Podemos decir CLEVER GLOBAL, es una empresa orientada a proyectos, esto se
debe a que la mayoría de los empleados están agrupados en proyectos. De este
modo, se logra que cada equipo de trabajo en la empresa se dedique a un proyecto
distinto o especifico. Los miembros de dichos equipos están ubicados por zonas de
trabajo, ubicación o zona geográfica. La mayoría de los recursos de la empresa están
abarcados en el proyecto que se está ejecutando, en cuanto a los coordinadores de
proyectos cuentan con una gran independencia en poder implementar o sugerir
innovaciones en cada uno de los proyectos que se desempeñan. La empresa esta
divida a nivel regional (Centroamérica) está orientada en tres departamentos:
Construcción, Agro – Industria e Industria en general. Estas divisiones dependen del
gerente regional que determina el grado de importancia de cada cliente o proyecto.
Las operaciones de CLEVER GLOBAL se componen principalmente de proyectos.
Específicamente en la dirección por proyectos, mediante el uso de tecnología y de las
diferentes plataformas de sistemas de gestión, se logra facilitar la dirección de los
diferentes proyectos. Con los sistemas especialmente desarrollados por CLEVER
GLOBAL, nos permiten poder hacer los respectivos seguimientos e informar en
tiempo real sobre el estado de ejecución de los proyectos simultáneamente.
Ventajas:
 Eficiencia de información en los proyectos.
 Know How y Networking a nuestros clientes, lo que nos permite contar con
recurso humano óptimo para cada proyecto.
 Mejoramiento de la comunicación entre los miembros del proyecto con el
cliente, lo que nos permite una mejor eficiencia entre ambas partes

Desventajas

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 Equipos inestables, esto ocurre al momento de finalizar un proyecto el recurso
humano tiende a disgregarse, esto ocasiona que dichas personas se sientan
pocos identificados con el proyecto o con la empresa.

 No existen áreas funcionales específicas, ocasionando una falta de

especialización en cada uno de los miembros del equipo.

 Duplicidad de funciones, miembros de diferentes equipos realizan las mismas

tareas.

 Perdida de eficiencia en recursos, esto se debe a que cada equipo es

independiente en cada uno de los proyectos en los que se están ejecutando.

Ilustración 1 Organigrama CLEVER - GLOBAL

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 Country Manager

Asesor Financiero

Gerente Gerente Producto

Proyectos

Coordinador
Proyectos

Ilustración 2 Organigrama CLEVER - GLOBAL Centro América

MARCOS DE GOBERNANZA
POLÍTICAS

CLEVER GLOBAL, tiene un modelo de gestión sostenible, que tiene como objetivo
principal lograr la Satisfacción de nuestros clientes, mejora continua y eficacia,
proporcionando un servicio excelente, promovido y apoyado por la Dirección y con el
comportamiento de toda la organización.
Nuestra misión es que nuestros clientes nos reconozcan como sus socios
estratégicos, compartiendo con ellos soluciones empresariales y tecnológicas,
basadas en la innovación y en la utilización de las mejores prácticas del mercado.
Los principios diferenciadores de CLEVER GLOBAL son los que dan consistencia a
sus objetivos, al mismo tiempo que dan respuesta a los requisitos definidos en
nuestros sistemas de gestión utilizando como marco de referencia las siguientes
normas:
 ISO 9001:2008 sobre Gestión de la Calidad.
 ISO 14001:2004 sobre Gestión Medioambiental.
 ISO 45001, sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo
 ISO/IEC, estándar para la seguridad de la información, los aspectos legales y
aquellos que vengan establecidos por los clientes.
Excelencia en el Servicio y Orientación al Cliente. Enfoque hacia el resultado
comprometido y no a la mera prestación de un servicio, cumpliendo los requisitos de
nuestros clientes, los requisitos legales y reglamentarios aplicables y con los propios
de nuestros servicios y productos.
Apuesta por el I+D y la Internacionalización. Búsqueda de la diferenciación con
respecto a nuestra competencia ofreciendo: nuevos productos y servicios, dónde y
cómo los ofrecemos.

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Gestión RRHH. La mejora continua se consigue con la gestión eficaz de sus procesos,
para ello se fomenta la integración de todo el personal, generando un buen ambiente
de trabajo e intentando conciliar la vida profesional y familiar. CLEVER GLOBAL
fomenta la comunicación, la participación activa, la formación y el trabajo en equipo
en todos los niveles y unidades organizativas.
Alianzas Estratégicas. Reforzar nuevas capacidades mediante acuerdos y
colaboraciones con otras empresas, institutos tecnológicos, universidad y
administración.
Protección de Recursos de Información: CLEVER GLOBAL asegura la
confidencialidad de los datos que maneja, su disponibilidad e inalterabilidad tanto en
la gestión interna como en los servicios ofrecidos a sus clientes y garantiza la
capacidad de respuesta ante situaciones de emergencia.
Asegurar la continuidad del negocio, estableciendo las medidas necesarias para
poder responder de forma adecuada ante un incidente disruptivo; garantizando los
objetivos del negocio.
CLEVER GLOBAL busca la Calidad Total y la mejora continua para hacer sostenible
la empresa, preservando las necesidades sociales y medioambientales, presentes y
futuras. En esta dirección, la empresa busca la Sostenibilidad Empresarial y se
compromete: a intensificar los esfuerzos necesarios para garantizar el uso racional
de los recursos y minimizar los impactos medioambientales generados por la propia
actividad de la empresa.

PROCEDIMIENTOS

RECURSOS HUMANOS

Se debe mencionar que existen varios procedimientos para el reclutamiento del

recurso humano, en el caso de CLEVER GLOBAL – Centro América, se sigue el
siguiente procedimiento:
1. Se realiza una reunión con el cliente, en el cual se determina el alcance del
proyecto y el trabajo especifico que el perfil realizara en el proyecto
2. Mediante el uso de las diferentes plataformas tecnológicas, se empieza la
búsqueda de perfiles.
3. Cada perfil interesado manda su hoja de vida a una base de datos que le envía
un formulario en la cual el interesado, completa con la información solicitada,
esto se hace con dos fines,
a. Resumir los primeros minutos de una entrevista, en la cual se formulan
preguntas generales como ser: estado civil, aspiración salarial, estado
civil, grado académico, por mencionar algunos
b. Evitar que el interesado se ponga nervioso al contestar las preguntas.
4. Una vez seleccionado los perfiles que cumplen las características solicitadas
por el cliente, se programa una cita con el interesado para seguir con el proceso
interno del cliente.

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NUEVOS PROYECTOS – CLIENTES

1. Identificación del cliente – proyecto

2. Envió de correo informativo en el cual se solicita una reunión en la cual nos
permita exponer cada uno de los servicios que CLEVER GLOBAL ofrece.
3. Envió de propuesta técnica y económica al posible cliente
4. Negociación de propuesta económica, y definición del alcance del proyecto y
el tiempo de ejecución.

NORMAS

CLIENTES

1. Recomendaciones en temas de salud y seguridad ocupacional a cada uno de

nuestros clientes, recogidas formalmente en documentos que les indican las
correctas maneras de actuar.
2. Directrices, inducciones, órdenes e instrucciones que instruyen al personal de
la empresa o proyectos, sobre los posibles riesgos que se pueden presentar
en cada una de sus actividades y la forma de poder prevenirlos.
3. Promulgar y difundir con suficiente anticipación los procedimientos que se
deben seguir para evitar daños que se puedan derivar de la ejecución de un
trabajo o tarea.
INTERNAS

1. Reportar el estado diario de los avances de los proyectos

2. Comunicación diaria con el cliente
3. Andar la computadora siempre, esto se debe a que como somo una empresa
tecnológica, nuestra oficina son los diferentes dispositivos electrónicos y
tecnológicos que están asignados.
4. En caso de viaje, la hora mas tarde para ingresar a un hotel es las 8 de la
noche, esto se realiza por temas de seguridad.
5. Envió de actas de reunión con un plazo de 3 horas después de finalizada la
reunión.
6. A la visita a un cliente o en una reunión con un cliente siempre usar vestimenta
corporativa.
7. Todo manual, actas de reunión, tendrá que ser guardada en las carpetas
corporativas
8. Toda comunicación es por medio de correo electrónico, WhatsApp no es
tomado como un medio formal de comunicación.

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