Conoce los

secretos de la
facturación
Índice
1. Ordenar es el primer paso 2

2. ¿Cómo facturar? 2

3. Controla tus facturas 3

4. Solucionar los problemas de impago 4

5. Profesionalidad y claves para una buena facturación 5

6. Conclusiones 5
Conoce los secretos
de la facturación
La empresa funciona bien. Existe un grupo con las ideas 2. ¿Cómo facturar?
claras que trabaja, una buena dirección y los clientes,
Cuando uno se reúne por primera vez con un cliente, hay
que están satisfechos con vuestro trabajo, no dudan en
que exponer de forma clara las técnicas de facturación de tu
recomendarnos. Para tu jefe es un buen momento, piensa
empresa. Todo debe quedar bien definido.
que la parte más complicada está hecha. Cierto es que lo
peor, en teoría, ya ha pasado.
Voy a darte una serie de claves para que te sea más fácil
llevarlo todo:
Lo complicado empieza cuando tenemos que lograr que
todos los clientes paguen las facturas a final de mes. Esto • Diseña una estructura de pagos según tus
es responsabilidad tuya ¿no? Ante todo, calma, voy a darte costes: Un ejemplo sería, 50% cuando comiences
las claves para que hagas tu trabajo de la forma más eficaz. y 50% al finalizar. Puedes también hacerlo por
porcentajes que cubra la extensión en el tiempo del
1. Ordenar es el primer paso. proyecto, etc.

Tenemos que tener claro que las facturas que se acumulan
en tu mesa no se van a cobrar por arte de magia. Hay que
ser ordenado y poner en marcha un sistema de facturación
que sea eficiente. En facturación hay 3 reglas que debemos
seguir:
• Si firmas las condiciones de pago, es para
cumplirlas: Se deben emitir facturas periódicamente
para que salgan siempre el mismo día del mes, esto
evitará que se produzcan posibles despistes en los
pagadores.

A. Orden de la información y tiempos: La

facturación comienza a primeros de mes al entrar
cada pedido. En este momento los trabajadores
de tu empresa deben introducir en tu sistema la
información necesaria a final de mes. Es necesario
que elimine posibles duplicidades y lograr hacerlo
con éxito es prioritario.

B. Comunicación e interlocutores: Tienes que

encontrar a la persona indicada según cada cliente
para reclamarle el pago.

C. El proceso y sistema de facturación: Se debe

seguir un procedimiento según las necesidades
de tu empresa y los tiempos se deben seguir a
rajatabla. ¿Cuándo envías las facturas? ¿Cuándo las
reclamas? ¿Qué información debe incluirse? Aquí es
una ventaja contar con un buen software.

:: 3 ::
 • Debes ser firme, pero educado: No avances en
otras fases del proyecto o encargos hasta que no se
paguen las facturas que hayan quedado pendientes.
En caso de reclamar, lo mejor es un recordatorio
amable, el cual incluya los detalles sobre la factura,
con la cantidad, y la fecha de vencimiento.

• Procura tomar nota de todos los contactos

que estableces con tu cliente: Si falla algo, vas
a necesitar dichos datos para tomar las acciones
legales pertinentes. Además, se recomienda contar
con asesoramiento legal.

3. Controla tus facturas:

Evidentemente, hay que tener un control de tus facturas,
para ello estos consejos te vendrán muy bien. Los clientes
más remolones a la hora de pagar, intentarán aprovechar
cualquier duda o error para que se alarguen los plazos.
• Hay que ser firme, pero siempre educado: Lo
mejor siempre es evitar palabras negativas como
“moroso” o “impago”. Tampoco hace falta usar
eufemismos que lo suavicen en exceso. Hay que ser
duro con la deuda que persiste, pero mantener la
corrección con el deudor.
• Busca el interlocutor válido: Si tienes que tratar con
empresas de tamaño medio o grande, en ocasiones
es complicado dar con la persona adecuada a la que
mandar las facturas o reclamar los pagos. Es una
pérdida de tiempo enfrentarse a personas responsables
de proyecto que no tienen responsabilidad directa a la
hora de solucionar los impagos existentes.
• Conoce siempre el estado de tus cuentas: Para
tener un control debes hacer que los presupuestos pasen
a ser facturas, emisión de cargos a los nuevos clientes.
Por último, hay que reclamar los pagos pendientes de
forma periódica.

:: 4 ::
 • Morosos negligentes: Se olvidan de pagar e
incluso ignoran los plazos para hacerlo.

• Morosos circunstanciales: Son clientes que

bloquean el pago cuando se produce un error en el
servicio o el producto que contratan. En cuanto se
soluciona el problema, pagan la deuda que tenían.

• Morosos despreocupados: Son muy parecidos

al tipo del “negligente”. No tienen una estructura bien
organizada, esto les lleva a desconocer la deuda que
tienen. Es importante enviarles un recordatorio antes
que llegue el vencimiento de la deuda.

Cobra importancia el conservar toda información posible,

tanto de los clientes actuales como de los pasados. Es
recomendable que los comerciales investiguen a los clientes
• Cuida las facturas: A tus propias facturas les
antes de que se cierren los contratos, consultando las fuentes
debes dar un aspecto atractivo. Esto hace que el
oficiales. Para realizar esto, un paso ineludible sería comenzar
cliente vea menos doloroso el tener que abonar su
por los registros de morosos. Siempre que sea posible, hay
importe. Cualquier fallo, por pequeño que sea, se
que saber con quién se juega uno el dinero.
puede convertir en una excusa que pueda justificar
el impago de la factura.

• Controlar los tiempos de cobro: Recurrir a un

buen programa de facturación que los controle es
una buena opción. Así se pueden crear alertas para
saber cuándo crear y reclamar facturas.

4. Solucionar los problemas de impago

Para resolver esta delicada situación, te insisto en la
importancia de contar con información de tus clientes y en
que se maneje adecuadamente. Vamos a repasar los tipos
de morosos que existen por lo general. Esto te será muy útil
para identificarlos, ya que por desgracia alguno terminarás
encontrando:

• Morosos fortuitos: Son los que tienen imposible

abonar el pago al no tener liquidez ni otro medio de
pago posible.

• Morosos por voluntad propia: Tienen capacidad

de pago, pero gustan de alargar los plazos hasta los
límites que la ley les permite.

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5. Profesionalidad y claves para que se
produzca una buena facturación
Cuando facturamos se debe cuidar hasta el último detalle.
Vamos con una serie de consejos más específicos para que
tus facturas sean perfectas y claras. Esto te hará fácil la tarea
de contabilizar y al cliente de ver el contenido en cuestión.

• Tu factura es tu carta de presentación: El

logotipo de la empresa se debe ver claramente, lo
mismo que los datos para contactarte.

• Se debe destacar, tanto la cantidad como la

fecha de vencimiento: El cliente tiene que tener
claro de un vistazo cuando tiene y lo que ha de
abonar.

• El desglose de las facturas tiene que ser

realista: Expón la composición de los productos y
servicios que prestas para que así, el cliente sepa lo
que paga, evitando caer en conceptos abstractos o
poco importantes. Ante todo, claridad.
• Facilidades en el pago: Siempre que sea posible
debes facilitarle el pago al cliente. Eso sí, tienes que
asegurarte de que se cumpla el pago a rajatabla.
Adaptar esas formas de pago a los costes de tu
proyecto también es necesario.
• La factura tiene que ir siempre a nombre de
la persona correcta: Lo más recomendable es
dirigirse al responsable financiero de la compañía.
En caso de que no sea posible, los contables o
administradores deberían ser el siguiente objetivo.
• Revisión las veces que sean necesarias de
lo que hayas escrito: Hay que evitar los errores al
escribir o de cálculo. Debemos asegurarnos de que
la información no tiene errores a fin de que el cliente
se pueda escudar en ellos para demorar el pago.
6. Conclusiones:
El fundamento de la facturación en una empresa es que
todos los pagos se realicen en el tiempo debido. De todos es
sabido que sin dinero no hay negocio.
En la actualidad, los avances tecnológicos puede
aprovecharlos cualquier empresa. Mejorar la gestión
empresarial es importante si se quiere aumentar la
competitividad. Los softwares de facturación online pueden
ayudarnos en muchos aspectos.
Seguro que los conoces por ser utilizados sobre todo para
la emisión de facturas, pero sus prestaciones son múltiples
y pueden llegar a aportar servicios bastante variados, que
pueden ir, desde el control de las cuentas bancarias hasta a
cumplir de manera segura y con rapidez con las obligaciones
fiscales.

:: 6 ::
¿Qué ventajas tiene la facturación online?
Un buen sistema de facturación, además de facilitarnos
el día a día, permite que nos ahorremos mucho tiempo
a la hora de gestionar las cuentas de nuestra pyme.
Podemos llevar nuestros números mejor que con una
hoja de cálculo y sin contar con tantos papeles en
formato físico.
Lo recomendable es saber con exactitud nuestras
necesidades y el presupuesto. Una buena opción es,
que el programa utilice la flexibilidad de la nube, así
podremos gestionar nuestros datos desde cualquier
sitio donde tengamos conexión a Internet.
Tener todo integrado en un mismo lugar y contar con
tus documentos es una ventaja.
Tanto si eliges tener el software en la nube como si
deseas tenerlo instalado en el escritorio y los datos en
la nube, son opciones que hacen posible tener acceso
a tus datos desde cualquier sitio del mundo. Podemos
llevarnos la oficina con nosotros desde donde estemos.
Solo es necesario el acceso a Internet. Trabajar
a distancia y de una forma totalmente segura, es una
ventaja considerable.

Un software de facturación online puro no necesita

instalarlo en los diferentes puestos informáticos, tan
solo un acceso al programa a través de tu navegador
de internet. Los datos y el programa se encuentran
almacenados en la nube, por lo que el riesgo de perder El ahorro que se consigue con
información en caso de que se estropeen sus equipos estos programas, hace que se
es casi inexistente. pueda reinvertir en el negocio.
Esto en muchos casos permite
Suelen ser programas que han sido desarrollados para una mayor competitividad.
que cualquiera que los necesite, pueda usarlos de
forma sencilla y diseñados de forma intuitiva, por lo que
no necesitas conocimientos informáticos para poder
beneficiarte de sus prestaciones.

:: 7 ::
El software empresarial, una solución
Al final, podemos destacar que el software mejora la
Por descontado, si tienes algún
gestión financiera empresarial, ya que no solo ayudan
problema, los proveedores suelen
a que se realice la factura de forma más profesional, la
contabilidad está mejor controlada. Se puede conocer
responder de forma personalizada
al minuto toda la información necesaria sobre el IVA, e incluso mediante varias formas a
tanto el repercutido como el soportado, además de las gusto del cliente, como por e-mail o
retenciones fiscales, ingresos y gastos, etc. de forma telefónica si es necesario.

Las bases de datos han conseguido que clientes y

proveedores tengan mayor información y que se puedan
ºAsí que ya sabes, ahora que ya conoces cómo debes
tomar decisiones de manera más acertada. En la mayoría
facturar y cómo son los softwares de facturación que tan de
de estos softwares no se paga por las mejoras que
moda están, puedes probar sus ventajas. ¿A qué esperas?
implementan en el programa y se consigue un soporte
constante. Cuentas con la seguridad de que los datos de
Si tienes alguna duda, no dudes en contárnoslo,
tu empresa van a estar siempre seguros, reduciéndose el
estaremos encantados de responderte.
peligro de que pudiera perderse la información.

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Geolit, Parque Científico y Tecnológico · Edificio Software DELSOL
23620 Mengíbar · Jaén
T. 953 22 79 33 | F. 953 22 79 42

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