Evaluación y Administración de Proyectos

1. What are the relative advantages and disadvantages of the functional, matrix, and dedicated team
approaches to managing projects?

Las ventajas de la organización funcional son:

1. No hay cambio. Los proyectos se terminan dentro de la estructura funcional básica de la matriz, es
decir, no hay alteraciones importantes en el diseño ni en la operación de ésta.

2. Flexibilidad. Existe una flexibilidad en el uso del personal. Por ejemplo, se pueden asignar
especialistas en varias unidades funcionales del proyecto y después de un tiempo regresarlos a su
trabajo cotidiano. 


3. Habilidad profunda. Si la visión del proyecto es limitada, pero se asigna la mayor responsabilidad a
la unidad funcional adecuada, se podrá tener a la gente que posee la mayor habilidad en los
aspectos más relevantes del proyecto. 


4. Fácil transición posterior al proyecto. Se conservan las trayectorias profesionales ordinarias dentro de
una división funcional. Si bien los especialistas pueden hacer contribuciones importantes a los
proyectos, su campo funcional es el hogar de su profesión y el enfoque de su crecimiento y
progreso profesional. 


Las desventajas de la organización funcional son:

1. Falta de enfoque. Cada unidad funcional tiene un trabajo rutinario que desempeñar; en algunas
ocasiones se hacen a un lado las responsabilidades del proyecto para cumplir con las obligaciones
primarias.

2. Mala integración. Es posible que se dé una integración deficiente entre las unidades funcionales. Es
decir que unos les preocupa su parte del proyecto, pero no el total de este.

3. Lentitud. Casi siempre se necesita más tiempo para terminar proyectos con este arreglo funcional. Esto
se atribuye en parte a un tiempo de respuesta corto: la información y las decisiones de los proyectos han
de circularse por los canales establecidos de la administración.

4. Falta de propiedad. La motivación de las personas asignadas al proyecto puede ser deficiente. Es
posible que lo consideren una carga adicional que no se relaciona en forma directa con su desarrollo y
progreso profesional.

Las ventajas de los equipos dedicados son:

1. Sencillo. En lugar de tomar recursos en la forma de especialistas que le asignan al proyecto, la

organización funcional sigue intacta y el equipo del proyecto opera en forma independiente. 

2. Rápido. Es más probable que los proyectos se hagan a mayor velocidad cuando los participantes
dedican toda su atención al proyecto y no se distraen con otras obligaciones y deberes.
3. Cohesivo. Se motiva al equipo del proyecto y los participantes comparten una meta en común y la
responsabilidad respecto al proyecto y al equipo. 

4. Integración interfuncional. Especialistas de distintas áreas de trabajo laboran juntos y se comprometen
 con la optimización del proyecto, no con sus respectivas áreas de habilidad.

Las desventajas de los equipos dedicados son:

1. Costoso. Al crear un nuevo puesto administrativo (gerente de proyecto) que se le asignan recursos de
tiempo completo al proyecto, puede originar duplicidad de esfuerzos y en consecuencia un alza en el
costo.
2. Luchas internas. En ocasiones, los equipos dedicados a los proyectos asumen una entidad como suya
y se da una enfermedad conocida como “proyectitis”. Véase el recuadro Caso de práctica: el lado
oscuro de los equipos de proyectos. Se da una fuerte división ellos-nosotros entre el equipo de
proyecto y la matriz. Esta separación puede afectar no sólo la integración de los resultados del
proyecto para las operaciones principales, sino también la asimilación de los integrantes del equipo
del proyecto de regreso a sus unidades funcionales una vez que se termine el proyecto.
3. Habilidad tecnológica limitada. Con la creación de equipos volcados en sí mismos se inhibe el flujo
de la habilidad tecnológica máxima para resolver problemas. De algún modo, la habilidad técnica se
limita a los talentos y a la experiencia de los especialistas asignados al proyecto. Como nada evita
que los especialistas se consulten entre sí en la división funcional, el síndrome nosotros-ellos y el
hecho de que dicha ayuda no ha sido sancionada de manera formal por la empresa evita que esto se
dé.
4. Difícil transición posterior al proyecto. La asignación de personal de tiempo completo a un proyecto
da lugar al dilema de qué hacer con el personal cuando el proyecto termina. Si no hay otro proyecto a
la vista, es posible que se dificulte la transición a sus departamentos funcionales originales, debido a
la prolongada ausencia que tuvieron y por la necesidad de ponerse al tanto de los desarrollos más
recientes en sus áreas funcionales.

Las ventajas de las matrices son:

1. Eficiente. Es posible compartir recursos entre múltiples proyectos, así como entre las divisiones
funcionales.
2. Con un fuerte enfoque en el proyecto. Se obtiene un enfoque más fuerte en los proyectos si se cuenta
con un gerente de proyecto, el cual es responsable de coordinar e integrar las contribuciones de las
distintas unidades.
3. Mayor facilidad en la transición posterior al proyecto. Como la organización de proyectos se
sobrepone a las divisiones funcionales, los especialistas conservan sus lazos con su grupo funcional,
de tal manera que tienen adónde regresar una vez que terminan el proyecto. 

4. Flexibilidad. Los arreglos matriciales permiten la utilización flexible de los recursos y de las
habilidades disponibles en la empresa.

Las desventajas de las matrices son:

1. Conflicto disfuncional. El enfoque matricial se muestra en la tensión que hay entre los gerentes
funcionales y los de proyecto, quienes traen su experiencia relevante y su perspectiva al proyecto. 

2. Luchas internas. Cualquier situación en la que se comparta equipo, recursos y personas entre
proyectos es propicia para el conflicto y para la competencia por recursos escasos.
3. Tensiones. Al existir varios gerentes se pude generar tensión ya que hay diferentes puntos de vista y
varias órdenes que acatar y realizar.
4. Lentitud. En teoría, la presencia de un administrador que coordine el proyecto debe acelerar la
terminación de éste. En la práctica, la toma de decisiones puede retrasarse puesto que deben
obtenerse acuerdos entre muchos grupos funcionales.
2. What distinguishes a weak matrix from a strong matrix?

En una matriz débil el gerente de Proyecto tiene cierto poder sobre dicho proyecto pero quienes tienen la
mayor responsabilidad son los gerentes funcionales, ya que estos se encargan llevar a cabo el proyecto en
sus respetivas áreas.

3. Under what conditions would it be advisable to use a strong matrix instead of a dedicated project team?

Una matriz fuerte puede ser utilizada cuando no se puede tener personal que trabaje tiempo completo en
el proyecto. Mientras que un equipo dedicado es ideal cuando se necesite un proyecto con mucha rapidez.

4. Why is it important to assess the culture of an organization before deciding what project management
structure should be used to complete a project?

La organización de una empresa es fundamental para poder llevar a cabo labores satisfactorias y se podría
ocupar casi cualquier tipo de estructura, aunque también depende del enfoque y las necesidades del
proyecto. Mientras que cuando no se tiene una organización es necesario tener una estructura demasiado
fuerte.

5. Going to college is analogous to working in a matrix environment in that most students take more than
one class and must distribute their time across multiple classes. What problems does this situation create
for you? How does it affect your performance? How could the system be better managed to make your
life less difficult and more productive?

En mi caso llevar entre 6 y 7 materias y además cumplir los requisitos para conservar mi beca se vuelve
algo difícil, ya que tengo que estudiar para todas esas materias, hacer tarea, proyectos, leer mucho porque
en algunas materias son conceptos que nunca había visto o escuchado, también dedicar tiempo para mí
como hacer deporte o mantener en orden mi cuarto ya que vivo solo y también cumplir con mi servicio
becario. Pero afortunadamente ha sabido salir adelante y siendo organizado lo he logrado, aunque hay
veces que de tanta carga de trabajo acabo muy cansado. Mis papas me enseñaron que para todo hay un
tiempo y este es el de estudiar y disfrutar todo lo que la escuela me brinda y aunque en mis 7 semestres
solo he fallado en dos materias no me siento mal por ello puesto que me he podido recuperar y aprender
de esos errores. Algo que me pone muy tenso es lograr el promedio al final del semestre ya que de no ser
así me condicionan o me quitan mi beca.

Talvez una forma de reducir las presiones o el estrés de la escuela por parte de esta, seria realizar un
mejor balance de materias ya que me he topado con semestres que son de mucha carga de estudio y no
me dejan tiempo para otras cosas que son fundamentales para una vida en equilibrio.

6. Chapter 3 discussed the role of values and beliefs in forming an organization’s culture. Many companies
use their Web pages to describe their mission, vision, and corporate values and beliefs. The purpose of
this exercise is for you to obtain information pertaining to the organizational culture for two different
companies. You can go about this task by very simply searching on the key words “organizational
culture” or “corporate vision and values.” This search will identify numerous companies for you to use to
answer the following questions.

a. What are the espoused values and beliefs of the companies?

Caterpillar: “La empresa opera principalmente mediante sus tres segmentos de productos (Resource
Industries, Construction Industries y Energy & Transportation) y también proporciona financiamiento y
servicios relacionados a través del segmento de Financial Products.”
Bombardier: “We look far ahead to see and shape the future of mobility. Our goal is to continuously find
better ways to bridge distances and bring people together. Across cities, countries and the globe. This is our
passion.”

b. Use the worksheet in Figure 3.6 to assess the Web page. What does the Web page reveal about the
culture of this organization? Would this culture be conducive to effective project management?
Viendo la página web de Caterpillar puedo identificar que tiene una buena conducta organizacional puesto
que se ve como identifican a los trabajadores y su respetivo trabajo en equipo que los ha convertido en una
empresa grande y de prestigio, cuenta con personal talentoso; todo esto en conjunto habla muy bien de esta
empresa y ha logrado lo que se propuso, ser la mayor empresa fabricante del mundo de equipos de
construcción y minería, de motores diesel y gas natural, turbinas de gas industriales y locomotoras diésel-
eléctricas.

Observando la estructura de la página web de bombardier pude observar su buena organización, ya que se ve
que los empleados hacen bien sus labores individuales, pero también las colectivas que hicieron que creciera
y fuera la empresa líder en el trenes y aviones. Tiene personal calificado y entrenado para poder ser líder
mundial.