Hojas de Comprobacion PDF

HOJAS DE COMPROBACIOÓ N Y
HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS
1.- INTRODUCCIÓN
g
En este documento se describe el proceso de obtención de información a partir de
r
la recogida y análisis de datos, desde el establecimiento de las necesidades de
o
información hasta la obtención en campo de los datos, pasando por la
.
planificación de la misma y el diseño de Hojas de Comprobación u Hojas de
q
Recogida de Datos que faciliten dicha obtención de datos y su posterior análisis.
e
Desarrolla el "itinerario que debe ser recorrido" y la importancia de cada uno de
ib
sus pasos para minimizar el trabajo de la persona o personas responsables de
realizar esta tarea.
2.- OBJETIVO Y ALCANCE
nd
. f u
Definir las reglas básicas a seguir para la optimización de las recogidas de datos,
para la planificación, diseño y utilización de las Hojas de Comprobación y Hojas
w
de Recogida de Datos, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser
utilizadas.
w w Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por

los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos
implicados en la mejora de la calidad.
Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las

actividades habituales de gestión.
3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:

- Seguir las reglas de la planificación de recogida de datos que optimicen el
esfuerzo dedicado a dicha recogida.
- Seguir las reglas de diseño y utilización de las Hojas de Comprobación y las
Hojas de Datos.
- Recoger y presentar los datos según la planificación realizada.
©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ
(autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..)
1
b) Dirección de Calidad:
- Asesorar, a los que así lo soliciten, en las bases para la planificación, diseño y
utilización de las Hojas de Comprobación y las Hojas de Datos.
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS
4.1.- HOJAS DE COMPROBACIÓN
Definición
Una Hoja de Comprobación es un impreso que se diseña como herramienta para
o r g
.
la recogida de datos, de forma que los resultados de la misma puedan ser más
fáciles y rápidamente interpretados a partir de dicho impreso.
Características principales
e q
ib
A continuación se citan una serie de características que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
d
Sencillez
f u n
Una Hoja de Comprobación permite registrar los datos de forma simple y directa.
w . Comunicación de información
Permite ver si hay una tendencia en los datos según se va completando la hoja.
w
Permite un análisis visual de dichas tendencias o comportamientos.
w
De uso específico
Una Hoja de Comprobación se diseña para responder a preguntas concretas y por
tanto es poco flexible para su utilización en otros casos de recogida de datos.
4.2.- HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS
Definición
Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir datos
que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas. Normalmente
requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una
herramienta de análisis de los mismos.
2
Características principales
A continuación se desarrollan las características fundamentales propias de esta

herramienta.
Flexibilidad
La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los mismos para
múltiples análisis posteriores y contestar diferentes preguntas.
g
Disponibilidad
r
Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior
o
utilización.
q .
e
Hoja de Comprobación Hoja de Recogida de datos
d ib
f u n
w .
w w
4.3.- VENTAJAS DE CADA TIPO DE HOJA
Cada uno de estos tipos de hojas tiene particularidades que los hacen
especialmente aptos para un tipo de utilización:
- Las Hojas de Recogida de Datos son especialmente aptas cuando se desea una
utilización múltiple del mismo conjunto de datos.
- Las Hojas de Comprobación se diseñan para responder a preguntas específicas y
son de por sí una herramienta de análisis. A menudo es difícil reutilizar los datos
que contienen para hacer otros tipos de análisis.
3
5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO
o r g
q .
ibe
nd
. f u
ww
w
4
5.2.- CONSTRUCCIÓN
5.2.1.- Generación de información y su planificación
La planificación de una recogida de datos es la fase fundamental del proceso, de

la cual dependerá la utilidad de la información obtenida y, en consecuencia, la
rentabilidad del esfuerzo realizado.
La generación de información útil requiere de los siguientes pasos:
a) Formular, de manera precisa, las preguntas que necesitamos contestar en

cada momento para decidir de forma adecuada las futuras acciones a realizar.
o r g
b) Recoger los datos relativos a esta pregunta.
q .
be
c) Analizar esos datos para determinar la respuesta a las preguntas planteadas.
i
d
d) Presentar los datos de forma que dicha presentación sea capaz de comunicar
n
claramente la respuesta a dichas preguntas.
f u
Aprender a hacer las preguntas precisas es la capacidad clave para la recogida de
.
datos eficaz.
ww Generación de información
5
La adecuada planificación de este proceso requiere recorrerlo en sentido inverso:
a) Se comienza definiendo las preguntas que necesitamos contestar.
b) En segundo lugar se considera cuál sería la forma idónea de transmitir la

respuesta a dichas preguntas.
c) A partir de la herramienta de comunicación a utilizar, se define el tipo de

análisis que es necesario realizar para responder a las preguntas planteadas.
d) Una vez alcanzado este punto, estamos en disposición de definir las

necesidades de datos existentes e identificar qué características de los mismos
o r g
.
son más importantes.
5.2.2.- Proceso de recogida de datos
e q
ib
Paso 1: Formulación de las preguntas
d
Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el éxito de la
n
recogida de datos.
. f u
Las preguntas correctas son concretas y específicas.
w
El plantear preguntas de este tipo favorece su labor en dos aspectos:
- Facilita la definición de los datos que han de ser obtenidos.
w
- Ayuda a que los demás nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se
w
busca y la información resultante va a ser utilizada.
La inversión realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente

compensada por la reducción del esfuerzo necesario para diseñar, recoger y
analizar la información proporcionada por el sistema de recogida de datos.
6
Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para el análisis de datos
Cada una de las herramientas utilizadas en el análisis posterior de datos tiene

sus particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente
diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes
requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud, características,
etc).
Es frecuente ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones
g
basadas en análisis incompletos debido a que los datos no sirven como base del
r
tratamiento posterior que se considera idóneo.
Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos
q .o
e
El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio donde se
pudiesen recoger todos los datos necesarios sin introducir perturbaciones en el
ib
propio proceso.
d
En general, este objetivo es difícil de alcanzar, debido a la complejidad y el
n
desconocimiento sobre el propio proceso.
. f u
La herramienta clave para la identificación de los puntos idóneos de recogida de
datos es el diagrama de flujo del proceso en estudio.
ww Paso 4: Elegir el personal que debe recoger los datos
w
La obtención de datos será realizada por las personas con un acceso más fácil y
directo a los hechos.
A la hora de diseñar la recogida de datos hay que tener en cuenta que, en

general, su realización introduce factores que distorsionan el proceso.
El grupo de trabajo analizará tanto las actividades necesarias para la recogida de

datos como la asignación de responsabilidades para las mismas, de forma que el
sesgo a introducir sea el menor posible.
7
Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de
datos y de su entorno
El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:
- La formación y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor

afecta a la complejidad del trabajo que se puede realizar y a los conocimientos
que se puedan dar por sabidos.
- El tiempo disponible por este personal para dedicar a las tareas necesarias para
g
la recogida de datos.
r
- La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas.
o
- La posibilidad de información o formación directa para estas personas, o bien la
.
necesidad de basarse en instrucciones escritas.
q
- El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo y/o bien el impacto
e
del entorno sobre la tarea de recogida de datos.
ib
Paso 6: Diseño del impreso de toma de datos
d
Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los puntos
n
del proceso y las condiciones de la recogida de datos, se decidirá, en base a
u
estos factores y a las características particulares de los dos tipos de Hojas, cual
f
de ellos es el idóneo.
w . Principios a tener en cuenta para el diseño:
w
a) La anotación de los datos debe ser una tarea sencilla.
w
Se diseñará el impreso pensando en las necesidades del que ha de tomar los
datos, así el personal involucrado en la actividad estudiada estará mejor
dispuesto a aceptar la tarea.
b) Se diseñará tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la

anotación e interpretación de los datos.
No se incluirán conceptos susceptibles de diferentes interpretaciones o se
definirán claramente. Utilizar ejemplos, guías visuales, etc.
c) El impreso debe ser completo.

Deben incluirse en el impreso espacios para anotar información que pueda
resultar de utilidad en el futuro. (Empleado, retraso, fechas, cambio de
herramienta, etc).
Se evitará así el tener que, eventualmente, repetir la toma de datos para captar
esa información adicional.
8
d) El impreso debe ser autoexplicativo.
El número de instrucciones ha de ser mínimo. No obstante deben proporcionarse
tantas instrucciones como sean necesarias para asegurar la cumplimentación
correcta del impreso.
e) Se prestará atención al aspecto del impreso.

Un impreso de aspecto ordenado, planificado y "formal" motiva a las personas
que han de recoger los datos.
g
Paso 7: Preparación de la utilización del impreso
Atendiendo a las características del impreso, de las personas que realizarán las
actividades y de las condiciones de la recogida de datos se deben diseñar las
.o r
q
instrucciones y la capacidad para su puesta en práctica.
e
Paso 8: Probar los impresos y sus instrucciones
d ib
Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparición de
problemas imprevistos tales como:
u n
- Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos.
f
- Pasar por alto información adicional importante, debido a que en la fase de
.
diseño no se conocían todas las variables del proceso.
w
- Datos incompletos debido a impresos difíciles de rellenar en medio de la
problemática del proceso.
w
- Datos incompletos o sesgados por temor a la utilización de la información
w
obtenida.
Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos
Asegurarse de que el personal conoce y entiende:
- El propósito de la recogida de datos.

- El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno).
- La importancia de obtener datos completos y no sesgados.
La formación dependerá de la complejidad del estudio.
9
Paso 10: Realización de la recogida de datos
Se recogerán los datos según el plan establecido.
Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados
Se debe revisar y observar el proceso de obtención y recogida de datos.
Antes de empezar el análisis de los datos, hay que validar los resultados:
- ¿Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?

- ¿Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso
o r g
.
de obtención?
q
- ¿Es el número de observaciones realizado, el especificado?
e
- ¿Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de
datos?
5.3.- INTERPRETACIÓN
d ib
n
Una vez obtenidos y validados los datos es hora de analizarlos y satisfacer las
u
necesidades de información respondiendo a las preguntas inicialmente
. f
formuladas.
w
Las Hojas de Comprobación, en general, están diseñadas para obtener respuestas
rápidas a preguntas simples.
w w Las Hojas de Datos, si están correctamente diseñadas, deben servir como base
para múltiples tipos de análisis posteriores.
10
Principales problemas y deficiencias de interpretación
a) En las recogidas de datos el principal problema que se presenta es la

deficiente identificación de necesidades de información.
En general, no se identifican correctamente estas necesidades, no se plantean

las preguntas correctas y no se pormenoriza la forma de análisis y comunicación
de la información. Los grupos de trabajo tienden a recoger "cuantos más datos
mejor", considerando que "todos los datos son útiles y servirán para algo".
Esto puede producir:

- Mayor esfuerzo en la recogida de datos del necesario.
o r g
.
- Mayor cantidad de datos a manejar, lo que implica mayor complejidad en su
q
clasificación, estratificación y análisis.
e
- Una vez recogidos los datos se analizan para ver que información podemos
obtener de ellos y, a menudo, esta información no contesta a las preguntas que
ib
es necesario resolver.
d
b) Sesgos producidos por deficiencias en el proceso de planificación y recogida de
n
datos.
. f u
- Sesgos por exclusión: Los datos deben ser recogidos en todos los puntos, horas
y circunstancias en las que opera el proceso. Los datos deben ser representativos
w
del mismo.
- Sesgos por interacción: Las condiciones del proceso se ven afectadas por la
w
propia recogida de datos.
- Sesgo de percepción: Las actividades y opiniones de las personas que recogen
w
los datos pueden, a veces, sesgar lo que ven y como lo registran.
- Sesgo operativo: Falta de respeto a los procedimientos establecidos para la
recogida.
- Sesgos por falta de respuesta: Los datos omitidos pueden sesgar los resultados.
c) Querer responder a preguntas para las cuales no ha sido diseñada la recogida

de datos, puede llevar a obtener respuestas erróneas.
d) Aparte de las deficiencias señaladas anteriormente se producen otras muchas

que corresponden a la aplicación de las herramientas de análisis de datos y que
son comentadas en los procedimientos correspondientes.
11
5.4.- UTILIZACIÓN
La recogida de datos es aplicable en todas las situaciones en que es necesaria la

obtención de información a lo largo del proceso de mejora de la calidad.
Utilización en las fases de un proceso de solución de problemas
Se realizarán recogidas de datos en las siguientes fases de un proceso de

solución de problemas:
- Durante la definición del proyecto, para poder comparar diferentes proyectos

posibles.
o r g
.
- Durante la fase de diagnóstico para:
q
* Analizar los síntomas del problema.
e
* Ensayar las teorías sobre las causas, seleccionadas.
- Durante la fase de solución para ensayar soluciones alternativas.
ib
- Para controlar los resultados de la solución implantada.
6. ANEXOS
nd
f u
Ejemplo 1 Las piezas de recambio para coches
w . Situación
En una empresa de producción de coches un equipo fue encargado de incrementar
w
la rapidez del proceso de envío de las piezas de recambio pedidas por los
concesionarios. El equipo decidió empezar analizando el tiempo actualmente
w
necesario para procesar los pedidos que llegaban de los talleres.
Recogida de datos
La pregunta interesante era: "¿Cuántos días laborables transcurren desde que el
peticionario firma el pedido hasta que se envían las piezas correspondientes?".
El equipo quería utilizar un Histograma para analizar la distribución del tiempo

total de proceso y conocer la estructura del mismo.
Los datos necesarios eran, entonces, el tiempo en días transcurrido para 40 o

más pedidos.
El enfoque ideal para el registro de los datos sobre la fecha en que se enviaban
las piezas era preguntar a los empleados del almacén.
12
El equipo puso gran cuidado en explicar a los empleados que no habría ningún
reproche por los retrasos, para evitar sesgo en los datos.
Ejemplo de hoja de comprobación resultado del estudio
o r g
q .
ibe
nd
El diseño de la Hoja de Comprobación evidencia la distribución de tiempos de
forma inmediata y la distribución se puede analizar sin ningún tratamiento
u
adicional.
. f
Nota: el disponer una cuadrícula para señalar los datos en ella, hará más fácil la
w
interpretación.
w
Ejemplo 2 Reducción de los costes de garantía
w Situación
En una empresa de fabricación e instalación de aparatos de climatización se
encargó a un equipo de identificar las causas de los elevados costes de garantía
de una determinada gama de modelos, basada en el mismo sistema técnico.
Recogida de datos
El equipo formuló las siguientes preguntas para orientar el análisis de los
síntomas:
- ¿Cuántos componentes totales son reemplazados bajo garantía en cada uno de
los tres modelos existentes del aparato?.
- ¿Cuántos motores, válvulas, resistencias, transformadores e interruptores se
han reemplazado bajo garantía en cada uno de estos tres modelos?.
13
Estas preguntas podrían ser contestadas mediante un Gráfico de Barras o un
Diagrama de Pareto.
Los datos necesarios eran, entonces, los recuentos de los componentes

reemplazados en cada modelo durante una semana normal.
Como los técnicos de reparación eran los que estaban más próximos a los hechos
de cada reparación y no tenían ninguna razón para sesgar los datos, fueron
encargados de recogerlos.
El equipo diseñó una Hoja de Comprobación, la enseñó a dos de los técnicos,

introdujo algunas modificaciones basadas en sus comentarios, dedicó 15 minutos
o r g
.
a describir el estudio y el impreso final a todo el grupo y entonces implantó el
q
sistema de recogida de datos.
e
Ejemplo de hoja de comprobación resultados del estudio
d ib
f u n
w .
w w
Como se puede ver directamente de la Hoja de Comprobación el motor es
evidentemente el punto débil de los modelos estudiados.
También habría que pensar en un rediseño de los interruptores del modelo BETA
14
Ejemplo 3 Esmalte descascarillado
Esta Hoja de Comprobación fue diseñada por un equipo de proyecto de mejora de

la calidad para obtener un diagrama de concentración de defectos y contestar a
la siguiente pregunta: "¿Son ciertas áreas de nuestros electrodomésticos más
susceptibles de sufrir desconchados en el esmalte durante el transporte?".
Hoja de comprobación para ubicación de defectos
o r g
q .
ibe
nd
. f u
ww
w
15
Ejemplo 4 Control de piezas defectuosas en producción
Hoja de recogida de datos
o r g
q .
ibe
nd
. f u
ww
w
16
7.- UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA
La herramienta es muy útil para: La herramienta es útil para:
- Identificación de problemas - Identificación de proyectos

- Análisis de síntomas
- Determinación de causas
- Evaluación de posibles soluciones
- Diseño de soluciones y controles
g
- Evaluación de la solución implantada
8.- RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS
.o r
La herramienta está fuertemente
e q
La herramienta está débilmente
ib
relacionada con: relacionada con:
d
- Gráficos de Gestión - Diagrama de Pareto
n
- Histograma - Gráficos de Control por Variables
u
- Diseño de Experimentos - Gráficos de Control por Atributos
f
- Estudios de Capacidad Potencial de
.
Calidad
w
- Diagrama de Dispersión
w w
17

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HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

w w Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por

Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las

a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.1.- HOJAS DE COMPROBACIÓN

Una Hoja de Comprobación es un impreso que se diseña como herramienta para

4.2.- HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS

A continuación se desarrollan las características fundamentales propias de esta

5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

5.2.1.- Generación de información y su planificación

La planificación de una recogida de datos es la fase fundamental del proceso, de

La generación de información útil requiere de los siguientes pasos:

a) Formular, de manera precisa, las preguntas que necesitamos contestar en

a) Se comienza definiendo las preguntas que necesitamos contestar.

b) En segundo lugar se considera cuál sería la forma idónea de transmitir la

c) A partir de la herramienta de comunicación a utilizar, se define el tipo de

d) Una vez alcanzado este punto, estamos en disposición de definir las

5.2.2.- Proceso de recogida de datos

La inversión realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente

Cada una de las herramientas utilizadas en el análisis posterior de datos tiene

Es frecuente ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones

Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos

ww Paso 4: Elegir el personal que debe recoger los datos

A la hora de diseñar la recogida de datos hay que tener en cuenta que, en

El grupo de trabajo analizará tanto las actividades necesarias para la recogida de

El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:

- La formación y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor

w . Principios a tener en cuenta para el diseño:

b) Se diseñará tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la

c) El impreso debe ser completo.

e) Se prestará atención al aspecto del impreso.

Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos

Asegurarse de que el personal conoce y entiende:

- El propósito de la recogida de datos.

La formación dependerá de la complejidad del estudio.

Se recogerán los datos según el plan establecido.

Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados

Se debe revisar y observar el proceso de obtención y recogida de datos.

- ¿Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?

a) En las recogidas de datos el principal problema que se presenta es la

En general, no se identifican correctamente estas necesidades, no se plantean

Esto puede producir:

c) Querer responder a preguntas para las cuales no ha sido diseñada la recogida

d) Aparte de las deficiencias señaladas anteriormente se producen otras muchas

La recogida de datos es aplicable en todas las situaciones en que es necesaria la

Utilización en las fases de un proceso de solución de problemas

Se realizarán recogidas de datos en las siguientes fases de un proceso de

- Durante la definición del proyecto, para poder comparar diferentes proyectos

El equipo quería utilizar un Histograma para analizar la distribución del tiempo

Los datos necesarios eran, entonces, el tiempo en días transcurrido para 40 o

Ejemplo de hoja de comprobación resultado del estudio

Los datos necesarios eran, entonces, los recuentos de los componentes

El equipo diseñó una Hoja de Comprobación, la enseñó a dos de los técnicos,

Esta Hoja de Comprobación fue diseñada por un equipo de proyecto de mejora de

Hoja de comprobación para ubicación de defectos

Hoja de recogida de datos

La herramienta es muy útil para: La herramienta es útil para:

- Identificación de problemas - Identificación de proyectos

8.- RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS

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