ACUERDO DE NIVELES SERVICIO

Servicio: Novedades Cliente: UNIDAD DE SERVICIOS COMPARTIDOS

Proveedor: Servicios de Administración de Personal
y Bienestar - USC

1. Objetivo del Servicio

Gestionamos el mantenimiento de la información de trabajadores y ex – trabajadores de Corona

relacionados con datos personales, familiares, laborales y educativos, así como novedades de
nómina que afecten el contrato de trabajo, las prestaciones extralegales, las interrupciones al
tiempo laboral. Procesamos toda esta información de forma oportuna y confiable; facilitamos
su acceso con base en las definiciones corporativas de seguridad de la información y
proporcionamos orientaciones sobre su uso con el propósito de apalancar los procesos legales
y las necesidades de información internas y externas en general para lograr eficiencias en
costos y gastos.

2. Subservicios

El servicio comprende los siguientes subservicios:

• Mantenimiento de datos y novedades de personal por clase de nómina.

• Información actualizada en el sistema BASC.
• Gestión de información de ex – trabajadores de Corona.
• Información a empleados cuando requieran saber en que entidades de seguridad social
están afiliados.
• Tramite de cartas en EPS cuando hay multiafiliación.
• Solicitud de aclaración a Cajas de compensación cuando hay novedades en el pago del
Subsidio Familiar.
• Entrega de cheques de Subsidio Familiar cuando no son consignados en la cuenta del
trabajador o en la tarjeta integral.
• Administración y custodia de las hojas de vida de los trabajadores y extrabajadores de
las UEN.

3. Interlocutores

Negocio Cargo
USC Gerente Gestión de
Gestión Integral.
Socio estratégico

Nota: Estos acuerdos quedan documentados en el Portal de Servicios de Gestión Integral:

http://ccorporativo/ServiciosGI/default.aspx

Es responsabilidad de los interlocutores divulgar el contenido de este ANS al interior de sus

equipos de trabajo y a quienes considere pertinente.

4. Valor agregado esperado por los clientes y la Organización

Con la prestación de este servicio se espera:

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- Calidad: Mantener información personal vigente y novedades de nómina actualizadas de

acuerdo a las condiciones del contrato de los trabajadores y extrabajadores de Corona.
- Cumplimiento de tiempos: Al centralizar el proceso deberían generarse eficiencias que
reduzcan los tiempos de operación y que permitan un mejoramiento continuo de los
mismos.
- Dedicación al proceso: Al tener personas exclusivamente dedicadas a este punto, se
espera además de ahorros en costos de operación, un mayor soporte durante la
prestación del servicio, específicamente mayor control sobre los tiempos para el
procesamiento de la información.

5. Actividades, responsabilidades y condiciones de uso

Actividad Socio Facilitador Jefe Líder

Estratégico Admón.
UEN de
Personal
Mantener actualizados los formatos para X
generar novedades
Siempre X
y cuando
Entrega formatos solicitud de novedades el Jefe
no lo
entregue
Programar calendarios de operaciones X
Efectuar el ingreso de las diferentes X
novedades presentadas.
Garantizar los respectivos soportes para X
cada novedad
Garantizar la custodia en cada hoja de vida X
de las novedades registradas
Producir y revisar informes de procesos y X
auditorias
Atención y análisis de requerimientos, X
incidentes y quejas presentados por los
empleados y escalamiento a la Servicios
Integrados GI de acuerdo al alcance
requerido en la solución.
Atención y solución de requerimientos, X
incidentes y quejas presentados por
Gestión Integral de la UEN por medio de
Servicios Integrados GI.
Atención y solución de requerimientos y X
consultas de Contabilidad asociados a
datos de maestros de empleados

Novedades manejadas:

1. Incrementos Salariales Generales (2 día) y pacto y convenció colectiva(5 día), para

pensionados ( 5 días).

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2. Modificaciones al Contrato de Trabajo (centros costos, cargo, jefe, árbol) (1 día)

3. Modificaciones a Biodata (Nacimientos, educación, dirección, teléfono, cuentas) (1 día)
4. Retiro de Cesantías. (1 a 20 días)
5. Certificados Laborales. (8 días)
6. Actualización Medicina Prepagada (1 día)
7. Archivo pago de vacaciones. ( 1 día)

Observaciones:

1. Si el requerimiento, incidente o queja presentado por el empleado

no es por error en el procesamiento de Servicios Administración de Personal será
resuelto por el Jefe Líder.
2. Las novedades se procesarán de acuerdo al calendario de
operaciones y pagos de Nómina.
3. No se registrarán novedades para que sean pagadas por fuera de
planilla a menos que sea considerado como extraordinario.

6. Indicadores de servicio

Indicador Fórmula Frecuencia Mínimo Meta Sobresaliente

% de transacciones # de transacciones Mensual 90% 95% 100%
cerradas en el cerradas a tiempo /
compromiso total de solicitudes
% de calidad en las # de transacciones con Mensual 90% 95% 100%
transacciones error / total transacciones
procesadas

7. Informes

Nombre Contenido Frecuencia

Informe de Gestión Resultados de los indicadores de los ANS. Trimestral
Análisis cualitativo y cuantitativo de los resultados,
planes de acción para mejorar tendencias.

8. Aprobaciones

MARIA INES RUEDA POMBO SANDRA FONNEGRA GABRIEL JAIME VASQUEZ M

Gerente Gestión Integral USC Gerente Servicios de Gestión Jefe de Servicios de Admón. de
Humana. Personal y Bienestar

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