MANUAL DE USUARIO

ADDON AFONE
MÉXICO

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

ÍNDICE
Introducción .................................................................................................................. 4
Funcionalidad ............................................................................................................... 5
Activos......................................................................................................................................5
Adiciones .................................................................................................................................5
Componentes..........................................................................................................................5
Parámetros...............................................................................................................................5
Grupos de Activos ..................................................................................................................5
Ubicaciones.............................................................................................................................5
Traslados de Activos...............................................................................................................5
Dar de baja un activo ............................................................................................................6
Integración con Compras y Salidas de Inventario .............................................................6
Reportes ...................................................................................................................................6
Instalación De Software................................................................................................ 7
Requerimientos........................................................................................................................7
SBO 2005 ................................................................................................................................................. 7
SBO 2007 ................................................................................................................................................. 7
SBO 8.8 .................................................................................................................................................... 7
Instalación ...............................................................................................................................8
Esquema para la implantación de AFOne .............................................................. 12
Esquema General .................................................................................................................12
Datos.......................................................................................................................................13
Carga Inicial ..........................................................................................................................15
Parámetros................................................................................................................... 18
Índices y Valores de Corrección en SBO ...........................................................................18
Códigos de Transacción ......................................................................................................19
Cuentas Contables a Utilizar................................................................................................20
Responsables de Activos Fijos (opcional) .........................................................................20
Grupos de Activo Fijo ...........................................................................................................21
Ubicaciones de Activos .......................................................................................................21
Parámetros Generales..........................................................................................................22
Operación de AFOne ................................................................................................. 24
Maestro de Activos Fijos ......................................................................................................24
Datos Generales.................................................................................................................................. 24
 Tab Datos Iniciales............................................................................................................................... 25
Tab Depreciación ............................................................................................................................... 26
Tab Finanzas ......................................................................................................................................... 26
Tab Adiciones / Mejoras..................................................................................................................... 27
Tab Actividad....................................................................................................................................... 28
Tab Saldo Anual .................................................................................................................................. 28
Ingreso de Activos ................................................................................................................29
Ingreso Directo..................................................................................................................................... 29
Ingreso por Factura de Proveedores ............................................................................................... 30
Ingreso por Salidas de Inventario ..................................................................................................... 31

Procesos....................................................................................................................... 32
Mejoras y Adiciones .............................................................................................................32
Dar de Baja ............................................................................................................................33
Traslado de Activos ..............................................................................................................35
Corregir y Depreciar .............................................................................................................36
Contabilización y Cálculos........................................................................................ 37
Calculo de la Corrección ....................................................................................................37
Calculo de la Depreciación ................................................................................................38
Contabilización .....................................................................................................................38
Reportes ....................................................................................................................... 39
Inicialización de Reportes....................................................................................................39
Reportes .................................................................................................................................40
Listado de Activos Fijos....................................................................................................................... 41
Depreciación Mensual ....................................................................................................................... 41
Resumen Depreciación ..................................................................................................................... 42
Cuentas de Activos ............................................................................................................................ 42
Análisis de Activos ............................................................................................................................... 43
Notas Contables de A.F. .................................................................................................................... 43
Depreciación Futura........................................................................................................................... 44

Anexo1.- Ejemplos de Vouchers Generados ......................................................... 45

Corrección de Activos ....................................................................................................................... 45
Corrección de Depreciación............................................................................................................ 45
Depreciación de Activos ................................................................................................................... 46
Reversa Depreciación de Activos.................................................................................................... 46

Anexo2. Ubicaciones de Activos.............................................................................. 47

Ciudades y Comunas......................................................................................................................... 47
Crear Ubicaciones .............................................................................................................................. 48

Anexo3. Creación de Grupos de Activos ................................................................ 49

INTRODUCCIÓN
El activo fijo está formado por bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para
usarlos en el giro de la empresa, durante un período considerable de tiempo y sin el propósito
de venderlos.

La depreciación es aquella proporción del costo del activo fijo cargada a los resultados de un
período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación
posible del deterioro o uso del bien. Esto se refleja en:

Vida Útil

Monto Depreciable

Principios de contabilidad generalmente aceptados referentes a los activos fijos:

 Los activos inmovilizados deben llevarse al costo de adquisición o construcción histórico,

más las revalorizaciones necesarias para reflejar cambios sustanciales en el poder
adquisitivo de la moneda. En todo caso deberá castigarse en caso de pérdida u
obsolescencia.
 Vida útil superior a un año sin intención de enajenarlos.
 Deben contabilizarse reservas por depreciación con el propósito de cargar a las
operaciones la inversión en activos depreciables durante el período de vida útil de estos
activos.
 La naturaleza y cuantía de los activos restringidos o gravados debe mostrarse en nota a
los estados financieros.
 Debe existir uniformidad en el método de depreciación utilizados.
 La corrección monetaria aplicada al rubro del activo fijo debe ser integral (Valor bruto y
Dep. Acumulada).

El AddOn de activo fijo permite ingresar y mantener la información referente a los activos Fijo
con que cuenta la empresa, de acuerdo a las exigencias legales, considerando la corrección
monetaria y su depreciación.
FUNCIONALIDAD
Activos
 Se maneja una depreciación financiera, la cual será registrada en la contabilidad, y en
forma paralela una depreciación referencial que no es registrada en la contabilidad, pero
que si mantiene la información referente a la depreciación y corrección. Cada una tiene
su propia vida útil.
 Se manejan números de serie y comentarios por activo.
 En finanzas se incorporan las cuentas contables de adquisición de activos y gastos de
baja de activos.
 Los activos pueden asociarse a proyectos y/o a centros de costos

Adiciones
 Es posible incorporar adiciones o mejoras a los activos. Por ejemplo para una máquina
se le incorporan o activan los trabajos y materiales necesarios para dejarla en
funcionamiento durante el periodo de puesta en marcha. De esta forma el valor del
activo será la suma del activo más todos sus adiciones.

Componentes
 Cada activo puede llevar un registro de los componentes que posee de manera
referencial. Por ejemplo un computador podría incluir componentes tales como la
pantalla, el mouse, la CPU. Esta información es referencial.

Parámetros
 Es posible continuar corrigiendo monetariamente aquellos activos completamente
depreciados.
 Existen dos formas de contabilizar la corrección y depreciación de los activos fijos
 Se pueden utilizar o no los proyectos definidos en SBO en el AddOn.
 Se manejan los índices definidos en SBO para corregir los activos y la depreciación.

Grupos de Activos
 Maneja las cuentas contables y los periodos de depreciación de financiero y referencial.
 Esta información se utiliza como base para la creación de activos.

Ubicaciones
 Ubicaciones referentes solo a los activos fijos.
 Se pueden asociar socios de negocios a ubicaciones, por ejemplo en caso de arriendo de
activos fijos.
 Se manejan ciudades y comunas para las ubicaciones.

Traslados de Activos
 Se pueden trasladar activos de una ubicación a otra, de esta forma es posible llevar un
registro de donde se encuentra cada activo y la bitácora de movimientos realizados.
Dar de baja un activo
 Realiza el registro contable al dar de baja un activo, determinando valores en base a la
corrección y depreciación del activo
 Una vez dado de baja el activo no se procesa más.
 La parametrización de las cuentas contables en el AddOn indican en qué lugar de la
contabilidad se registra este evento.

Integración con Compras y Salidas de Inventario

 Los artículos SBO marcados como activo fijo no inventariables pueden ser ingresados
como activos fijos desde la factura de compras.
 Los artículos SBO marcados como activo fijo inventariable pueden ser ingresados como
activos fijos desde una salida de inventario.
 Se manejan artículos con número de serie.
 La información relevante para activos fijos es cargada desde los documentos de SBO.

Reportes
 Existe una serie de reportes que permiten filtrar y obtener la información bajo diversos
conceptos.
 Los reportes entregados con el AddOn son modificables por el administrador.
INSTALACIÓN DE SOFTWARE
Requerimientos
SBO 2005
 Microsoft Windows 2000 Server, 2003 Server, XP
 Microsoft SQL Server 2000 ó 2005
 Microsoft .NET Framework 2.0
 SAP Business One 2005A SP01 PL22 o superior

SBO 2007
 Microsoft Windows 2000 Server, 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7
 Microsoft SQL Server 2005 ó 2008
 Microsoft .NET Framework 2.0
 SAP Business One 2007A SP00 PL35 o superior

SBO 8.8
 Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7
 Microsoft SQL Server 2005 ó 2008
 Microsoft .NET Framework 2.0
 SAP Business One 8.8
Instalación

Se distribuyen 2 archivos que son los que corresponden a la instalación.

 ActivoFijo2007.exe
 ActivoFijo2007.ard (el nombre de archivo podría variar según la versión)
 0020170596ActF.lic (este archivo debe ser solicitado a VisualD)

El tercer archivo, corresponde al archivo de licencia. Este último es necesario para la ejecución
y funcionamiento del AddOn

La instalación del AddOn, se realiza según el procedimiento estándar de SAP Business One, el
cual se describe a continuación en los siguientes pasos:

1. Registrar el AddOn AfOne en SBO

Menú: Gestión  add-ons  Gestión de add-ons

 Al presionar el botón “Registrar add-on”, aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí se debe registrar el AddOn colocando la ruta en donde se encuentran nuestros

archivos de instalación.

Una vez agregada la ruta, presionar el botón “OK”.

2. En la pantalla “Gestión de add-ons”, se deben marcar los parámetros

indicados para el AddOn.

Luego de dar las indicaciones, presionar el botón “OK”.

3. Una vez registrado el AddOn, se debe instalar en SBO

Menú: Gestión  add-ons  Gestor de add-ons  tab. Add-on pendientes

Seleccionar el AddOn pendiente y presionar el botón “Instalar”

Se abre el instalador del AddOn que es similar a cualquier otra instalación de software.

Se deben seguir las indicaciones del instalador hasta que finalice.

Una vez finalizada la instalación, se debe realizar un proceso en forma manual, que es
copiar el archivo de licencia en la carpeta donde quedó instalado el AddOn.
Generalmente la ruta de esta carpeta es:

C:\Archivos de programa\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo

Después de dejar el archivo de licencia en la carpeta correspondiente, el AddOn estará

listo para ser inicializado, como se muestra en la imagen:
4. Se debe acceder a SBO como “manager”, ya que este usuario es el único que
permite la creación de la estructura de datos.

La primera vez que se inicie el AddOn, se creará la estructura de datos, su avance se

indica en la parte inferior de la ventana de SBO. Se debe esperar a que la barra que
indica el avance de la instalación finalice. Una vez terminada, confirme en SBO que se
ha modificado la estructura.

Se recomienda que la primera ejecución sea realizada sin usuarios ejecutando SBO y
una vez creada la estructura de datos salir de SBO y reingresar.
ESQUEMA PARA LA IMPLANTACIÓN DE AFONE
Esquema General

En SBO se deben definir los siguientes conceptos y valores en forma previa a la parametrización
y uso de este AddOn:
1. Índices y valores de corrección en SBO
2. Códigos de transacción
3. Cuentas contables a utilizar
4. Responsables de los activos (opcional)

A continuación se deben realizar las siguientes tareas directamente en el AddOn:

1. Parametrización de AFOne
2. Poblar el maestro de activos
3. Carga masiva de activos (opcional)
4. Parametrizar el uso de reportes

Finalmente las acciones a realizar:

1. Procesar activos
2. Ejecutar reportes
Datos
La carga inicial de datos se realiza a través de la herramienta para la importación de datos de
SQL Server, en el ejemplo siguiente se utiliza SQL Server 2005 o bien pueden ser ingresados a
través de las pantallas provistas por el AddOn.

En caso de utilizar la carga masiva, revisar que los valores utilizados estén definidos
en los parámetros usados por el AFOne.

Los datos que se manejan para cada activo, están detallados en la siguiente tabla, en ella se
indica si algún campo es opcional

Descripción Campo Tipo Observaciones

Código grupo de activos U_ItmGrpCd C(8) Grupo de activos, se define en el AddOn
Código del articulo U_ItemCode C(20) Código Artículo Asociado de SAP (opcional)
Descripción del articulo U_ItemName C(100) Relación con artículos de SBO (opcional)
Número único factura U_InvNum Int Número de factura de compra asociada (opcional)
Fecha Factura U_InvDate Date Fecha real de factura de compra (opcional)
Línea en factura U_InvLine Int Línea Detalle de Factura Asociada (opcional)
Código del activo U_ActCode C(20) Identificador único de activo
Nombre del activo U_ActName C(100) Descripción de activo
Numero de serie del activo U_ActSerNu C(32) Número de serie de activo (opcional)
Cuenta de activo fijo U_CtaActFi C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta corrección activo fijo U_CtaCorAF C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cta corrección deprec. acum. U_CtaCorDA C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta depreciación acumulada U_CtaDepAc C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta gastos de depreciación U_CtaGasDe C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Cuenta de gasto de Baja U_CtaGasBj C(20) Ver identificación de la cuenta en SBO (OACT.AcctCode)
Ver identificación de la cuenta en SBO.- Puede ser igual a
Cuenta adquisición de activos U_CtaAdqAc C(20) Cuenta de activos
Año inicial U_InitYear Int Año de ingreso al AddOn
Periodo inicial U_InitPer Int Periodo de ingreso al AddOn
Código ubicación U_LocCode C(8) Código ubicación, se define en el AddOn
Descripción ubicación U_LocName C(100) Descripción de la ubicación, se define en el AddOn
Empleado U_U_EmpId C(11) Código empleado, se define en el AddOn
Con depreciación U_ConDepre C(1) Indica si debe depreciarse.- Valores: Y o N
Año próximo proceso en AddOn (tab. Deprec.). En carga
Próximo año U_NextYear Int masiva es mismo año de ingreso
Periodo de próximo proceso en el AddOn. En carga masiva
Próximo periodo U_NextPer Int es mismo periodo de ingreso
Fecha ingreso U_InDate Date Fecha de ingreso al AddOn
Dado de baja U_DeBaja C(1) Indica si se ha dado de baja.- Valor: N
Fecha de baja U_BajaFec Date Fecha en que se dio de baja.- Nulo
Depr. Rever. al dar de baja U_ValBaja Float Valor de activo reversado al dar de baja.
Observaciones U_Comments C(254) Observaciones (opcional)
Vida Útil U_VidaUtil Int Periodos restantes por depreciar (tab. Depreciación)
Valor remanente corregido a la fecha de ingreso (tab.
Valor actual U_CurVal Float Depreciación)
Deprec. acum. a principios de año U_DepAcum Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciación acumulada Nominal U_DepAcumN Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Adiciones anuales Corregidas U_AdicAnuC Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0
Corrección anual de activo U_CorAnuAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Corrección anual depreciación U_CorAnuDe Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciación anual U_DepreAnu Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Periodos de vida útil U_PerVidaU Int Vida útil total del activo
Periodos Depreciados en el AddOn. Si el activo es nuevo
Periodos depreciados U_PerDepre Int este valor es 0
Periodos depreciados Año U_PerDepYr Int Total de periodos depreciados en años

Valor original corregido U_OriValCo Float Valor de compra corregido a la fecha de ingreso al sistema
Periodos deprec. originales U_OriPerDp Int Periodos ya depreciados al momento del ingreso
Depreciación corregida a fecha de ingreso.- Si el activo es
Depreciación original U_OriDepre Float nuevo valor es 0
Periodos referenciales restantes por depreciar (tab.
Vida útil referencial U_VidaUtiR Int Depreciación)
Valor ref. remanente corregido a la fecha de ingreso (tab.
Valor actual referencial U_CurValR Float Depreciación)
Deprec. acum. Ref. a princ.de año U_DepAcuR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Depreciación acum. Ref. Nomin. U_DepAcuRN Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Adiciones anual Correg Ref. U_AdicAnuR Float Adiciones anuales Corregidas.- Valor inicial 0
Corr. anual de activo Ref. U_CorAnuAR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Corr. anual depre. Ref. U_CorAnuDR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Deprec. anual referencial U_DepreAnR Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Per. de vida útil referencial U_PerVidaR Int Vida útil referencial total del activo
Periodos ref. Depreciados en el AddOn. Si el activo es
Per. Depreciados referencial U_PRrDepre Int nuevo este valor es 0
Per. Deprec. año referencial U_PRrDepYr Int Total de periodos referenciales depreciados en años
Valor de compra referencial corregido a la fecha de ingreso
Valor original corregido U_OriValCR Float al sistema
Periodos referenciales ya depreciados al momento de
Periodos deprec. originales U_OriPerDR Int ingreso
Depreciación ref. corregida a fecha de ingreso.- Si el activo
Depreciación original U_OriDeprR Float es nuevo valor es 0
Porcentaje residual U_PorResid Float Porcentaje residual una vez depreciado.- Normalmente 0
Fecha Original U_OriFec Date Fecha de compra (opcional)
Valor Original U_OriVal Float Valor de compra del activo
Cantidad U_Cantidad Float Cantidad de Artículos, sin utilidad en versión actual
Próximo año depreciación U_NxYrDepr Int Año en que se realizará la primera Depreciación.
Periodo de primera Depreciación.- Normalmente mes
Próximo periodo depreciación U_NxPrDepr Int siguiente al ingreso
Ley Bis33 (Solo Chile) U_Bis33 Float Valor calculado.- Valor inicial 0 (referencial)
Bis33 flag (Solo Chile) U_Bis33Flg C(1) Indica si esta afecto a la Ley Bis33.- Valores: Y o N
Factor Deprec. Acelerada U_FacDepAc Float Valor calculado.- Valor inicial 0
Proyecto U_Project C(8) Proyecto en SBO (opcional)
Centro de costo U_ProfitCt C(8) Centro de Costos en SBO (opcional)
Carga Inicial
Para la primera carga de datos se puede utilizar la herramienta de importación de datos de SQL
Server, para lo cual se debe seguir la siguiente secuencia:

1. Ingresar origen de datos

2. Si los datos provienen de una planilla en Excel, elegir Microsoft Excel y a continuación la
ruta donde se encuentra la planilla

3. Presionar Siguiente
4. Indicar base de datos donde se desean cargar los datos

5. Presionar Siguiente
6. Seleccionar opción: “Copiar los datos de una o varias tablas o vistas”

7. Presionar Siguiente
 8. Seleccionar la hoja de la planilla Excel que contiene los datos (presionar checkbox)

9. En la columna destino escoger tabla de activos (@VID_AFAS)

10. Presionar Siguiente
11. Presionar Finalizar

Nota: una vez realizada la carga masiva se debe ejecutar la siguiente opción en SAP BO,

En SBO2005:
Gestión  Utilidades  Restablecer  Restablecer fichero de numeración

En SBO2007:
Menú Ayuda  Support Desk  Restablecer  Restablecer fichero de numeración

Al ejecutar esta opción se podrán ingresar activos en forma normal, en caso contrario el
sistema indicará que el activo ya existe.
PARÁMETROS
Índices y Valores de Corrección en SBO

Existen dos índices necesarios para la ejecución correcta de la depreciación: IPC (índice que
refleja la inflación) y UTM (índice utilizado para activos a afectos al Bis33 – Chile).
 IPC: Este índice permite corregir el valor de un activo y su depreciación de acuerdo a la
variación de la inflación. La forma en que debe expresarse es el de una serie, en la cual
se toma un valor de referencia y la inflación se refleja con respecto a este valor. No se
debe ingresar la variación porcentual del IPC, sino su índice. Ver información de
índices de precios o índices de corrección en banco central o equivalente.

 UTM: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Los montos afectos al Bis33
están limitados de acuerdo al valor de este indicador (Unidad Tributaria Mensual). Se
debe ingresar el valor mensual.

En SBO para definir los índices ir a:

Gestión  Definiciones  Finanzas  Índices

Para llenar los valores ir a:

Gestión  Tipos de cambio e índices

El sistema calculará el factor de corrección mensual, tomando el IPC del mes a corregir,
dividiéndolo por el mes anterior correspondiente menos 1. Este factor será la base para el
cálculo de la corrección monetaria de los activos y la corrección de la depreciación acumulada.

Nota: El AddOn utiliza el índice desfasado en un mes, por lo que para el ejemplo, se
ocupará el índice creado como ICM (Índice de Corrección Monetaria)
Códigos de Transacción

Estos códigos permiten que los registros en el diario, queden marcados de acuerdo a las
categorías definidas. Permitiendo realizar análisis y revisiones sobre la contabilidad.

El AddOn requiere de tres códigos (aunque estos códigos de transacción pueden ser el mismo):

 Código para corrección de activos

 Código para depreciación de activos
 Código para corrección de depreciación

Los códigos en SBO de definen en:

Gestión  Definiciones  Finanzas  Códigos de transacción
Cuentas Contables a Utilizar

En el plan de cuentas de SBO se deben definir las cuentas en las cuales se registrarán los
movimientos contables asociados a los activos.

Las cuentas contables que utiliza AFOne son las siguientes:

Nombre de Cuenta Descripción Observaciones

Cuenta de Activos Fijos Activos Fijos

Cuenta Corrección de Efecto de la inflación sobre los REPOMO (Resultado por

Activos Activos posición Monetaria)
Cuenta Corrección Efecto de la inflación sobre la
Depreciación Acumulada Depreciación Acumulada
Cuenta Depreciación
Depreciación Acumulada
Acumulada
Cuenta Gastos
Gastos de los Activos
Depreciación
Valor remanente del Activo al ser
Cuenta Gastos de Baja
Dado de Baja
Cuenta Adquisición de Activos Fijos actualizados o solo el Puede ser la misma cuenta
Activos valor de Adquisición de los Activos que la de Activos Fijos

Para definir en SBO se debe ir a:

Finanzas  Plan de cuentas

Responsables de Activos Fijos (opcional)

Permite asignar cada Activo a un responsable, esta persona se define en el maestro de

Empleados de SBO, en:
Recursos Humanos  Datos maestro empleados
Grupos de Activo Fijo
Se definen de grupos con el fin de que activos de características similares sean depreciados en
base a un criterio común. Esta ventana define las cuentas contables donde se registraran los
movimientos de los activos fijos y los periodos (meses) de vida útil para todos los activos que
pertenecen al grupo. Más información en Anexo3.
Las cuentas contables definidas en los grupos son opcionales, ya que las utilizadas en la
contabilidad, son las que se encuentran en cada Activo Fijo del tab. “Finanzas”.

Ubicaciones de Activos
Permite definir donde se encuentran ubicados los activos para realizar un seguimiento de ellos.
En base a estas ubicaciones es posible realizar el traslado de activos.
Es posible también asociar a las ubicaciones, un socio de negocios, esto permite identificar por
ejemplo, la ubicación de activos en arriendo. Más información en Anexo2.
Parámetros Generales

En estos parámetros se define la forma de operación del AddOn

 Comprobante corrección de activos: Tipo de comprobante que generará el sistema

en el momento de hacer la Corrección Monetaria de los Activos.
 Comprobante deprec. activos: Tipo de comprobante que generará el sistema en el
momento de hacer la Depreciación del Activo.
 Comprobante corrección deprec.: Tipo de comprobante que generará el sistema en
el momento de hacer la Corrección de la Depreciación.
 Contabilizar por grupos: Este parámetro determina si la contabilización será realizada
en base a un registro en el diario por activo o bien se agrupará el registro de acuerdo a
los grupos definidos.
 Índice de precios (IPC): Determina el índice utilizado para reajustar los valores de los
activos y su depreciación. Ver Índices y valores de corrección en SBO o Se define al
número de decimales a utilizar y si estos serán redondeados o truncados
 Día de contabilización: Los registros contables tendrán como fecha de contabilización
el mes en que se realiza el proceso y el día será el indicado en este parámetro. En caso
que el día ingresado sea mayor al último día del mes, se utilizará el día final del mes.
 Valor residual contable: Determina el valor contable de todos los activos cuyo valor
residual por efecto de la depreciación sea 0.
 Utilizar Bis 33: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Especifica si se usará
o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos
o Porcentaje: indica el porcentaje afecto a la franquicia de los activos
o Tope UTM: indica el tope máximo de la franquicia
o Índice: especifica el índice utilizado para expresar el tope UTM.
 Adiciones aumentan vida útil: Indica si las adiciones aumentan o no la vida útil del
activo. Si es no, la columna de aumento de vida útil en la pantalla de adiciones estará
bloqueada. Si se ha ingresado en las adiciones alguna que modifique la vida útil, esta se
mantendrá independiente del valor del parámetro.
 Corregir activos totalmente depreciados: permite que los activos ya depreciados
continúen siendo corregidos
 Contabilizar Resultado por posición Monetaria (REPOMO): Si marca esta opción
la contabilización será:
Corrección de activos contra Corrección depreciación acumulada
En caso contrario será:
Depreciación acumulada contra Corrección depreciación acumulada
 Reversar Activos dados de Baja: Al marcar esta opción, se realizara la reversa de las
cuentas, cuando se da de baja un Activo.
OPERACIÓN DE AFONE
Maestro de Activos Fijos
Se administran los Activos Fijos que posee la empresa.

Datos Generales
 Activo Fijo: Identifica en forma única al activo, se asocia también su descripción en el
campo adjunto.
 Grupo de Activo Fijo: (opcional) indica si el activo se asocia a algún grupo, en caso de
ser así se tomaran las cuentas contables del grupo y se ingresarán en el activo.
 Número de Serie: Permite registrar el número de serie del activo fijo
 Dado de Baja: Campo informativo, indica si ha sido dado de baja y la fecha en que
esto ocurrió.
 Fecha Ingreso: fecha en la cual quedará registrado el activo fijo. A partir de esta fecha
podrá comenzar la corrección y depreciación del activo.
 Año: El sistema automáticamente asocia el año de la fecha de ingreso del activo.
 Período: El sistema automáticamente asocia el período de ingreso del activo.
 Periodos Vida Útil
o Financiero: Indica el periodo de vida del activo, incluye el aumento por efecto
de adiciones y/o mejoras.
o Referencial: Es el periodo de vida útil utilizado para llevar una segunda
depreciación, esta no será contabilizada
 Activar Depreciación: Si se desactiva este indicador, al procesar solo se realizará la
corrección del valor del activo.
 Afecto a Bis33: Funcionalidad para Chile (Solo Referencial). Registra si el activo
esta o no afecto a esta franquicia, para que opere debe también estar activa en los
parámetros.
 Primera Depreciación: Determina el primer periodo en que se realizará la primera
depreciación. Esto es independiente del proceso de corrección que se efectúa al
procesar los activos.
 Empleado: Empleado al que se le asigna el activo.
 Ubicación: Ubicación en que se encuentra el activo.
Tab Datos Iniciales
 Valor compra: Indica el valor de adquisición del activo.
 Valor compra corregido: Representa el valor de compra corregido a la fecha de
ingreso del activo. En caso de ser un activo preexistente este valor es el original
corregido de acuerdo a la inflación.
 Fecha compra: Es la fecha de compra del activo
 Valor residual %: Indica el valor residual expresado en porcentaje.
 Periodos depreciados a fecha de ingreso: Numero de periodos ya depreciados.
 Depreciación corregida a fecha de ingreso: Es el monto total depreciado corregido
a la fecha de ingreso.
 Tipo de artículo: Se pueden relacionar los activos con el maestro de artículos de SBO,
en esta versión esta relación es solo informativa.
 Fecha de factura de compra: La fecha de la factura de compra del activo
 Número de factura: Número de la factura de compra.
 Línea en factura: Línea en la factura de compra. Los tres últimos valores son solo
informativos.

Nota: Los valores bajo el titulo “Referencial” son opcionales y representan los valores para
utilizar en la depreciación referencial.
Tab Depreciación
Entrega los valores actuales del activo indicando depreciación, valor del activo, correcciones y
otros.

Tab Finanzas
En este Tab se definen las cuentas contables asociadas a cada activo fijo, si el activo pertenece
un grupo, aparecerán las cuentas por defecto asociadas a dicho grupo.
También es posible definir centros de costos y proyectos asociados a los activos, estos valores
serán utilizados en el momento de realizar la contabilización del activo.
Tab Adiciones / Mejoras
Indica las adiciones de activos.
 Activo Adicionado: activo al que se desea adicionar al activo en consulta.
 Valor: monto original de la adición
 Valor activo: valor que se suma al valor del activo.
 Periodos adicionales: la nueva vida útil que tendrá el activo, será el valor original mas
lo indicado en esta columna (esta opción se define en Parámetros)

Los componentes son de carácter informativo y complementan la información del activo.

Tab Actividad
Muestra los valores mensuales de la depreciación y la corrección de los activos.
Los valores representan la vida del activo fijo desde su ingreso al sistema.
El botón financiero indica los valores calculados y que serán contabilizados, el botón referencial
indica la vida de la depreciación referencial.

Tab Saldo Anual

Esta opción permite visualizar los valores de los activos a principio de año y corresponden a la
depreciación y corrección de activos del ejercicio.
Ingreso de Activos
Los activos pueden ser ingresados ya sea directamente en la pantalla de activos o bien a través
de facturas de compra o salida de mercancías.

Ingreso Directo
Se realiza de forma estándar, teniendo abierto el Maestro de Activos Fijos y presionando sobre
el botón “Crear” de SBO.

Los datos obligatorios a ingresa son:

 Código Activo Fijo
 Fecha de Ingreso
 Vida Útil en Financiero y Referencial (en Referencial puede ser cero)
 Valor de Compra
 Valor de Compra Corregido en Financiero y Referencial
 Periodos Depreciados Fecha de Ingreso
 Si no se ingresa Grupo de Activos, se deberán agregar las cuentas contables en forma
manual, en el Tab. Finanzas
Ingreso por Factura de Proveedores
Cuando un Activo es comprado a través de SBO, el artículo debe estar parametrizado para ser
incorporado en el activo fijo. Para realizar esto, en la pantalla de “Datos Maestros de Artículo”
se debe indicar que es un Activo Fijo y que es un Artículo de Compra.

Al emitir la factura de compra en la parte inferior de la pantalla aparecerá un botón “Activo

Fijo”, este nos permite abrir la pantalla de aceptación de los activos comprados en el AddOn.
Ingreso por Salidas de Inventario
Para ingresar Activos a través de Salidas de Inventario, el artículo debe estar parametrizado en
la pantalla “Datos Maestros de Artículos” como Activo Fijo y como Artículo de Inventario.

Al realizar una Salida de Inventario, aparecerá el botón “Activo Fijo” en la parte inferior de la
ventana, similar a la Factura de Proveedores. Al presionar este botón, se abre la pantalla de
aceptación de ingreso del o los Activos.

Para las Facturas de Proveedores y para las Salidas de Inventario, la identificación por defecto
del Activo, está dada por la combinación del tipo de documento + número de documento +
número de línea, aunque esta puede ser modificada.

Vida útil, valores y otros son tomados desde el documento original y de la relación que existe
entre el grupo de Activos y el grupo de artículos, desde la pantalla de “Grupos de Activo Fijo”.
PROCESOS
Mejoras y Adiciones
 Se pueden incorporar adiciones o mejoras a los activos, estas modifican el activo ya sea
aumentando su valor, aumentando su vida útil o ambos.
 Mediante esta opción se pueden ingresar por ejemplo los costos incurridos en poner al
activo fijo en operación.
Dar de Baja
Está opción permite dar de baja un activo, marcándolo como dado de baja y registrando el
valor remanente actualizado en la cuenta contable de Activos dados de baja.

Un activo que está en esta situación no será corregido ni depreciado por el sistema.

Para poder Dar de Baja un Activo, este debe estar procesado y contabilizado en el sistema.

El activo queda marcado como dado de baja:

El asiento contable que realiza el proceso de baja, es el siguiente:
Traslado de Activos
Esta opción permite realizar el traslado de activos de una ubicación a otra, actualizando la
ubicación del activo en el maestro de activo fijo.

También es posible imprimir el documento de traslado en esta opción.

Corregir y Depreciar
Mediante esta opción se realizan los procesos de corrección, depreciación y contabilización de
los Activos.

Los parámetros que utiliza son el año y el periodo que se desea procesar.

 Procesar: Esta opción corrige y deprecia los activos fijos ingresados al sistema, es
decir, realizará automáticamente las operaciones de corregir y depreciar tomando en
cuenta los datos ingresados en cada uno de los activos con el factor de inflación
correspondiente.

 Contabilizar: Este programa permite centralizar los vouchers generados en el proceso

de corrección y depreciación de los Activos Fijos ingresados al sistema, tomando en
consideración los datos ingresados en los maestros del menú, y centralizando
contablemente en las cuentas indicadas. Estos movimientos se podrán ver en las
opciones referentes a vouchers contables. Este proceso debe ejecutarse una vez
corregido y depreciado los activos en la opción “Procesar”.

 Reversar: Esta opción permite reversar movimientos realizados previamente. En caso

de estar contabilizados, se realizan los movimientos contables que reversan los vouchers
generados en el proceso “Contabilizar”.
CONTABILIZACIÓN Y CÁLCULOS
Los esquemas utilizados por AFOne son descritos a continuación tanto en sus procesos de
cálculo como los de contabilización.

Calculo de la Corrección
En primer lugar debemos conocer los índices mensuales mediante los cuales iremos
actualizando los valores.
Año Periodo Índices
2006 12 124,11
2007 1 124,23
2007 2 124,61
2007 3 124,40
2007 4 124,93
2007 5 125,65
2007 6 126,43
2007 7 127,61
2007 8 129,05
2007 9 130,45
2007 10 131,93
2007 11 132,34
2007 12 133,34

Un activo que es ingresado a AFOne por ejemplo el año 2007 en el periodo 4 con un valor de
120.000 se corregirá mensualmente de acuerdo con la siguiente tabla. La cantidad de decimales
utilizados en el cálculo está dada por el parámetro “Decimales” en Parámetros Generales.

Año Periodo Índices Valor Valor Corregido Fórmula

2006 12 124,11
2007 1 124,23
2007 2 124,61
2007 3 124,40
2007 4 124,93 120.000 120.000
2007 5 125,65 120.692 120.000 * 125,65 / 124,93
2007 6 126,43 121.440 120.000 * 126,43 / 124,93
2007 7 127,61
2007 8 129,05
2007 9 130,45
2007 10 131,93
2007 11 132,34
2007 12 133,34
Calculo de la Depreciación
La depreciación se calculará mensualmente y la depreciación del ejercicio (año) anterior se
corregirá de la misma manera en que se corrigen los activos.

El cálculo mensual se realiza dividiendo el valor neto por la vida útil remanente, sin embargo
para los periodos ya pasados se debe ajustar la depreciación del ejercicio por efecto de la
corrección de los activos. El cálculo de este valor es la resta entre la depreciación calculada
como el valor neto dividido por la vida útil remanente multiplicado por los periodos depreciados
del ejercicio.

Este nuevo valor se refleja en la actividad mensual como “Corr. Dep. Mes” o la corrección de la
depreciación mensual.

Contabilización
Las contabilizaciones realizadas por el AddOn son las siguientes:

Activos Fijos contra Corrección de Activos

Corrección Depreciación contra Depreciación Acumulada
Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación

En caso que el chekbox “Contabilizar Resultado por Posición Monetaria” este marcado, la
contabilización a realizar será:

Activos Fijos contra Corrección de Activos (Repomo)

Corrección Depreciación contra Corrección de Activos (Repomo)
Depreciación Acumulada contra Gastos Depreciación

Para ver ejemplos de los vouchers generados por el AddOn, diríjase al Anexo1
REPORTES
Inicialización de Reportes
Antes de poder ejecutar los informes, estos deben ser activados previamente. Para activarlos se
debe acceder a la opción:
Menú Herramientas  Extensión de Menús  Setup Reportes

Aparecerá la siguiente pantalla:

En ella se deben ingresar los siguientes parámetros:

 Servidor: Se debe ingresar el nombre del servidor.

 Usuario: Indica el usuario con acceso SQL Server.
 Password: Es el password para acceder a SQL Server.
 AppPath: Ruta en la que se pueden almacenar los reportes.
 UsrAdm: Es el usuario SBO con autorización para administrar los reportes y realizar
modificaciones sobre ellos. Generalmente es Manager.

El Installation Number lo detecta automáticamente y el resto de los valores son informativos.

Los reportes pueden ser almacenados en una carpeta específica, para lo cual se encuentra el
parámetro “AppPath” en el que se debe indicar la ruta general de los archivos de reportes. Si
esta opción queda en blanco, se utilizará la carpeta por defecto, que generalmente es
C:\Archivos…\SAP\SAP Business One\AddOns\VID\Activo Fijo\Reports\
Reportes

Los reportes son filtrados a través de una pantalla en la que se pueden elegir diversos criterios
de búsqueda. Así por ejemplo, se pueden listar los Activos de una ubicación determinada o los
Activos con un valor neto en determinado rango de precio, o los Activos de algún Centro de
Costo asociado, etc.
Listado de Activos Fijos
Este reporte entrega un listado ordenado con información tal como: Código que se le asignó al
Activo, Año de ingreso, períodos de vida útil, períodos por depreciar, etc.

Depreciación Mensual
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados por
mes para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.
Resumen Depreciación
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados para
un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.

Cuentas de Activos
Entrega un listado ordenado por Cuentas contables y Códigos de Activos con los valores utilizados en la
corrección de los activos.
Análisis de Activos
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores de los activos, su
depreciación y su valor neto.

Notas Contables de A.F.

Entrega un listado ordenado por cuentas contables, indicando mes a mes los valores acumulados del año
para los activos fijos, la depreciación acumulada y la depreciación del ejercicio.
Depreciación Futura
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores futuros a
depreciar agrupados por año.
ANEXO1.- EJEMPLOS DE VOUCHERS GENERADOS
Corrección de Activos

Corrección de Depreciación
Depreciación de Activos

Reversa Depreciación de Activos

ANEXO2. UBICACIONES DE ACTIVOS
Si se desean definir las ubicaciones con ciudades y/o comunas, estas deben ser definidas
previamente.

Ciudades y Comunas

Se deben definir las ciudades y comunas a utilizar en las ubicaciones a crear.

Crear Ubicaciones
Se deben crear de forma estándar presionando el botón de SBO e ingresar la información
correspondiente a la ubicación.
ANEXO3. CREACIÓN DE GRUPOS DE ACTIVOS
Para crear nuevos Grupos de Activos, se debe realizar de forma estándar, presionando el botón
de SBO e ingresar los datos correspondiente al nuevo grupo, como el nombre del grupo, si
pertenece o no a algún grupo de artículos, la vida útil financiera y referencial y por último las
cuentas contables a utilizar, definidas previamente también en el menú Finanzas  Plan de
Cuentas.