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INDICE
Definición partes interesadas……………………………………. pág.2
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Antes de comenzar ¿sabemos lo que son las partes interesadas?
Partes interesadas: Persona, grupo u organización que tiene interés o puede afectar, ser afectada, o que
percibe que puede ser afectada por cualquier aspecto del proyecto.
Ambas definiciones establecen la relación entre el proyecto (tanto entregables como todo lo que rodea al
mismo) y la parte interesada, que puede verse afectada por el y/o afectarlo (influenciarlo)
La ISO 21500 explica a través del apartado 3.8 “Las partes interesadas y la
organización del proyecto” y la figura 4 las principales partes interesadas. Estas incluyen
además de a la organización del proyecto a los organismos reguladores, clientes, grupos
especiales de interés, oficina de dirección y gestión de proyectos, socios, empleados,
proveedores, financiadores, gobernanza del proyecto y patrocinador.
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Proceso de gestión de las partes interesadas
El proceso de gestión de las partes interesadas incluye la identificación de todas las personas y
organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas e impacto en el proyecto y
desarrollar las adecuadas estrategias para gestionarlas. Debe focalizarse en la comunicación con las
partes interesadas de manera que estén involucradas de manera continua en el desarrollo del proyecto.
La satisfacción de las partes interesadas debe incluirse como un entregable clave más del proyecto. Sus
expectativas deben convertirse siempre que sea posible en requerimientos del proyecto.
¿Qué rol debe tener el Director de Proyecto en el proceso de Gestión de las Partes Interesadas?
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• Evaluar nuevamente a las partes interesadas durante
la ejecución del proyecto.
• Gestionar las expectativas de las partes interesadas.
• Asegurar el entendimiento de los trabajos a realizar
A continuación, veamos en detalle cada uno de los procesos incluidos en la Gestión de las Partes
Interesadas.
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4.3.9 Identificar las Partes Interesadas:
Este proceso identificará todas las personas y organizaciones relevantes impactadas por el proyecto,
analizará y documentará toda la información significativa relativa a sus intereses, participación,
interdependencias y posible impacto en el éxito del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que permite al Director de proyecto identificar el nivel apropiado en
el que debe focalizarse en relación a cada parte interesada o grupo de partes interesadas.
• Acta de constitución del Proyecto (Incluirá una primera identificación de las partes
interesadas del proyecto así como información sobre las mismas).
• Organigrama del proyecto (Permitirá definir las partes interesadas internas al
proyecto)
Es una técnica que consiste inicialmente en identificar a todas las partes interesadas para posteriormente
identificar su influencia, intereses y expectativas así como establecer las relaciones entre ellas.
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1. Para la matriz análisis de los interesados ver plantilla G_ISO21500_Imp_P02_V1_Matriz Interesados.
Ejemplo: En el año 2011 se inició el proyecto de voluntariado para la creación de una biblioteca de libros
de gestión de proyectos en el PMI Madrid Spain Chapter. Para la misma se realizó un análisis de las
partes interesadas utilizándola matriz poder – interés que se adjunta.
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¿Cuáles son las salidas de las actividades del proceso Identificar las Partes Interesadas?
Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son:
Como buena práctica incluimos el posible contenido de este plan de gestión de las
partes interesadas:
Indicar que parte de la información relacionada con las estrategias de gestión de las
partes interesadas podría ser demasiado sensible para incluirlo en un documento
compartido. El Director de Proyecto debe aplicar su buen juicio con respecto al tipo de
información y al nivel de detalle que se incluirá en este entregable.
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Ejemplo: Dentro del proyecto de la biblioteca se adjunta la estrategia que se definió y
que sirvió de base para definir posteriormente el plan de comunicación del proyecto
con el que este proceso tiene una relación directa.
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4.3.10 Gestionar las partes interesadas:
Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con las partes interesadas para
satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.
Permite aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que las partes interesadas
comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Esto les permite apoyar al proyecto de forma activa y
ayudar en la evaluación de los riesgos. Al anticipar la reacción de las partes interesadas ante el proyecto,
pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los potenciales
impactos negativos.
En este proceso la diplomacia y estilo de gestión del Director de Proyecto son clave en las negociaciones.
Cuando no sea posible para el Director de Proyecto resolver los conflictos con las partes interesadas,
puede ser necesario elevar los asuntos a un nivel más alto de autoridad.
• Registro de las partes interesadas (Incluirá una primera identificación de las partes
interesadas del proyecto así como información sobre las mismas).
• Planes del proyecto. Plan para la Dirección del Proyecto y Planes Subsidiarios.
(Ayudarán en la Gestión de la Integración de todos los planes).
• Plan de Gestión de las Partes Interesadas: Este plan específico para la gestión de
las partes interesadas te servirá como el resto de los planes de referencia contra el
que se medirá la gestión.
• Registro de cambios: Se utiliza para documentar los cambios que se realizan
durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en términos de
tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a las pertinentes partes
interesadas.
• Información sobre los activos de procesos de la Organización: requisitos y
documentación de la organización, procedimientos para la gestión de incidentes,
procedimientos de control de cambios, etc..
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¿Cómo puede el Director de Proyecto Gestionar las Partes Interesadas?
¿Cuáles son las salidas de las actividades del proceso Gestionar las Partes Interesadas?
Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son:
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• Actualización a los activos de los procesos de la Organización: lecciones
aprendidas, notificaciones a las partes interesadas, respuesta de las mismas,
presentaciones del proyecto, registros, etc..
• Actualizaciones del Plan de gestión de las Partes Interesadas
• Actualizaciones al registro de partes interesadas
• Lista de problemas. Gestionar a las partes interesadas puede generar problemas
que registrar.
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¿Cómo mide el Director de Proyecto la eficiencia del proceso de Gestión de las Partes
Interesadas?
La creación de métricas para este proceso debe estar orientada a medir el cumplimiento de
las expectativas de las diferentes Partes Interesadas lo cual según muchos estudios tiene
una relación directa con la “salud” del negocio más allá de las magnitudes financieras.
Dado que existen diferentes Partes Interesadas se deben establecer diferentes métricas para
cada una. De esta manera estableceremos por ejemplo unas para los clientes y otras para los
empleados (en un estado de madurez más avanzado es una buena práctica incluir a los
suministradores y subcontratistas).
En cada caso se recomienda la utilización de métricas subjetivas (las más habituales son las
encuestas a clientes y a empleados) y métricas objetivas (a ser posible con un valor
cuantitativo y obtenido de la experiencia). Ambas deben ser comparadas para tener una
visión global y realizar un análisis correcto de la eficiencia del proceso.
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