POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

1.1 JUSTIFICACIN DE LA POLTICA

Conforme a lo Dispuesto en el artculo 6 del Decreto 2609 de 2012 las entidades pblicas deben
formular una poltica pblica de gestin documental la cual debe ser entendida como el conjunto
de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestin
de la informacin fsica y electrnica, un conjunto de estndares para la gestin de la informacin
en cualquier soporte, una metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin,
acceso y preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de creacin, un
programa de gestin de informacin y documentos, una adecuada articulacin y coordinacin
entre las reas de tecnologa, la oficina de Archivo, las oficinas de planeacin y los productores
de la informacin.

Esta poltica debe estar ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el plan
estratgico, el plan de accin y el plan institucional de archivos PINAR y deber estar
documentada e informada a todo nivel de la entidad.

En este sentido, las Unidades Tecnolgicas de Santander debe regirse por las normas que en
materia archivstica expide el Archivo General de la Nacin quien es el ente regulador de la
archivstica del pas, encargado de fijar las polticas y expedir los reglamentos necesarios para
garantizar la conservacin, preservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Institucin.

1.2 OBJETIVO

Establecer las directrices requeridas por la entidad para los procesos archivsticos de produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin documental, consulta, conservacin y disposicin
final de los documentos de las UTS.
1.2 ALCANCE
La poltica de Gestin Documental de las Unidades Tecnolgicas de Santander est conformada
por los procedimientos de Gestin documental del Sistema de Gestin de Calidad de la
Institucin, las Tablas de Retencin Documental y los dems lineamientos relacionados en
circulares y guas establecidos por la Institucin en torno a la Gestin Documental.

1.3 VIGENCIA DE LA POLITICA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Poltica de Gestin Documental rige a partir del momento en que sea aprobada por el Comit
Interno de Archivo de las Unidades Tecnolgicas de Santander.

1.4 POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

Las Unidades Tecnolgicas de Santander adoptarn las mejores prcticas de Gestin
Documental y Archivstica, para asegurar la informacin producida en el ejercicio de sus
funciones y actividades, garantizando el ciclo vital de los documentos en las diferentes etapas
de los procesos archivsticos de planeacin, produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin documental, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos,
preservacin y valoracin, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la
informacin producida y recibida por la Entidad en sus diferentes medios y soportes, en el marco
de la ley de archivo y sus normas reglamentarias

1.5 LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLTICA

1.5.1 Mantenimiento de la memoria institucional
Las Unidades Tecnolgicas de Santander se comprometen con el mantenimiento y la
preservacin de la memoria institucional, a su vez que har la disposicin de la misma de manera
responsable.

1.5.2 Actualizacin de los procesos de gestin documental

Las Unidades Tecnolgicas de Santander actualizar constantemente los procesos de gestin
documental: produccin, gestin, trmite, organizacin, transferencia, disposicin, preservacin
y valoracin de documentos.
1.5.3 Gestin electrnica de documentos
Las Unidades Tecnolgicas de Santander adoptar los estndares de Gestin Documental, en
cualquier medio y soporte en concordancia con la normatividad vigente sealada por el Archivo
General de la Nacin.

1.5.4 Instrumentos archivsticos

Las Unidades Tecnolgicas de Santander elaborar y actualizar los instrumentos archivsticos
necesarios para la gestin documental tales como el Cuadro de Clasificacin Documental, la
Tabla de Retencin Documental, el Programa de Gestin Documental, el Plan Institucional de
Archivos de la Entidad, el Inventario Documental, entre otras herramientas archivsticas que
permitan la planeacin estratgica a corto, mediano y largo plazo del proceso de Gestin
Documental.

1.5.5 Consulta de expedientes y documentos de archivo

Las Unidades Tecnolgicas de Santander garantizarn la consulta, utilizacin y conservacin de
la documentacin de la entidad para satisfacer las necesidades de los usuarios.

1.5.6 Transferencia documental

Las Unidades Tecnolgicas de Santander remitir los documentos de los archivos de gestin al
archivo central de las UTS de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

1.5.7 Modernizacin de la gestin documental

Las Unidades Tecnolgicas de Santander implementar la aplicacin de avances tecnolgicos a
la Gestin Documental en concordancia con la normatividad emitida por el Archivo General de
la Nacin.

1.5.8 Digitalizacin de archivos

Las Unidades Tecnolgicas de Santander garantizar la digitalizacin progresiva de los
documentos que as se hayan establecido para asegurar su durabilidad.
1.5.9 Cooperacin, Articulacin y Coordinacin
Las Unidades Tecnolgicas de Santander integrar las diferentes dependencias, las cuales
debern trabajar de manera armnica para la gestin documental pues es un proceso transversal
y es responsabilidad de cada uno de los involucrados.

1.5.10 Cultura de cambio

Las Unidades Tecnolgicas de Santander promover acciones encaminadas al cambio cultural
en torno a la correcta utilizacin de los expedientes fsicos y digitales, as como el
aprovechamiento de los recursos tecnolgicos ofrecidos por las TICS en el marco de la estrategia
de Gobierno en Lnea y la poltica de cero papel.