Procurement Manual Rev6 ES

MANUAL DE
ADQUISICIONES
Revisin 6
1 de junio de 2017
Grupo de Adquisiciones
Copyright 2017
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la previa autorizacin por escrito de UNOPS.
El Manual de Adquisiciones en ingls, disponible en la intranet de UNOPS, prevalecer en caso de discrepancia entre
dicho manual y la traduccin al espaol.
Prefacio
El Manual de Adquisiciones expone en detalle las instrucciones, procedimientos y procesos de UNOPS en materia de
adquisiciones y proporciona material adicional de orientacin para llevar a cabo actividades de adquisiciones para
UNOPS, o en su nombre, de forma eficaz y eficiente, de conformidad con el Reglamento Financiero y Reglamentacin
Financiera Detallada (FRR) de UNOPS y otros instrumentos legislativos de UNOPS pertinentes.
Este documento est disponible en lnea en www.unops.org y en la intranet de UNOPS en www.intra.unops.org. Se ha

publicado en formato electrnico para limitar uso de papel y tinta, as como las emisiones relacionadas con el transporte,
para promover el papel de liderazgo de UNOPS en el fomento de las prcticas sostenibles.
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usarse como referencia. El documento normativo vlido ser en todo caso la versin disponible en www.intra.unops.org.
Observaciones y preguntas
El presente Manual de Adquisiciones se actualizar de manera habitual para garantizar que siga siendo pertinente en
relacin con las actividades y los requerimientos de UNOPS y est actualizado en lo relativo a las mejores prcticas en el
mbito de las adquisiciones pblicas.
Si tiene alguna observacin o sugerencia para la mejora, pngase en contacto con el Grupo de Adquisiciones, en la Sede
de UNOPS, a travs del correo electrnico: procurement@unops.org
ndice
Prefacio ......................................................................................................................................................................................... 3
Novedades de la Revisin 6 ........................................................................................................................................................ 9
1 Introduccin ...................................................................................................................................................................... 14
1.1 Objetivo, aplicacin y estructura......................................................................................................................................... 14
Objetivo........................................................................................................................................................................ 14
Aplicacin..................................................................................................................................................................... 14
Estructura del Manual de Adquisiciones .................................................................................................................. 14
1.2 Actualizacin y mantenimiento ........................................................................................................................................... 15
1.3 Marco legislativo ................................................................................................................................................................... 15
Efecto de prevalencia ................................................................................................................................................. 15
1.4 Principios de adquisiciones ................................................................................................................................................. 15
Relacin ptima costo-calidad................................................................................................................................... 16
Equidad, integridad y transparencia ......................................................................................................................... 17
Competencia efectiva ................................................................................................................................................. 17
Consideracin de los intereses de UNOPS y sus asociados ................................................................................... 18
Posibles conflictos entre los principios .................................................................................................................... 18
1.5 Estndares ticos .................................................................................................................................................................. 19
tica en el trato con los proveedores ....................................................................................................................... 19
1.5.1.1 Normas de conducta ........................................................................................................................................ 20
1.5.1.2 Conflicto de intereses ....................................................................................................................................... 20
Obsequios y atenciones sociales............................................................................................................................... 21
Comportamiento tico de los proveedores ............................................................................................................. 21
1.5.3.1 Prcticas prohibidas de los proveedores y sanciones a estos ..................................................................... 22
1.5.3.2 Conflicto de intereses de los proveedores ..................................................................................................... 23
2 Organizacin de las adquisiciones ................................................................................................................................. 25

2.1 Sinopsis del proceso de adquisicin................................................................................................................................... 25
Definicin de "adquisiciones" .................................................................................................................................... 25
Esquema del proceso de adquisicin ....................................................................................................................... 25
2.2 Responsabilidades de las unidades de la organizacin y funciones clave en el proceso de adquisicin ................... 26
2.3 Gerente de proyectos/Solicitante ....................................................................................................................................... 27
2.4 Oficial de adquisiciones ....................................................................................................................................................... 28
2.5 Autoridad de adquisiciones (PA) ......................................................................................................................................... 28
Responsabilidades de la autoridad de adquisiciones (PA) ..................................................................................... 28
Delegacin de autoridad (DOA) ................................................................................................................................. 29
2.5.2.1 Importes acumulados ...................................................................................................................................... 30
2.5.2.2 Acuerdos a largo plazo (LTA) y delegacin de autoridad (DOA) ................................................................... 30
2.6 Revisores de adquisiciones.................................................................................................................................................. 30
2.7 Rendicin de cuentas ........................................................................................................................................................... 31
2.8 Segregacin de tareas .......................................................................................................................................................... 32
3 Registro y gestin de proveedores ................................................................................................................................. 35

3.1 Registro de proveedores...................................................................................................................................................... 35
3.2 Gestin de proveedores ...................................................................................................................................................... 36
3.3 Inelegibilidad de los proveedores ....................................................................................................................................... 36
4 Estrategia, planificacin y definicin de requerimientos de adquisiciones ............................................................ 39

4.1 Estrategia de adquisiciones ................................................................................................................................................. 39
4.2 Planificacin de adquisiciones ............................................................................................................................................ 39
4.3 Definicin de requerimientos.............................................................................................................................................. 41
El objetivo de la definicin de requerimientos ........................................................................................................ 41
Caractersticas de los requerimientos bien definidos............................................................................................. 42
Definicin de requerimientos para bienes y servicios ............................................................................................ 43
4.3.3.1 Especificaciones tcnicas ................................................................................................................................. 43
4.3.3.2 Trminos de referencia (TOR) .......................................................................................................................... 43
4.3.3.3 Descripcin de las obras (SOW)....................................................................................................................... 44
Definicin de requerimientos para obras ................................................................................................................ 44
4.3.4.1 Trminos de referencia (TOR) para servicios de diseo y otros servicios de consultora tcnica
para obras.45
4.3.4.2 Documentos de diseo para obras................................................................................................................. 45
4.3.4.3 Requerimientos del empleador para los contratos de diseo y construccin........................................... 45
4.4 Requisiciones ........................................................................................................................................................................ 46
4.5 Estandarizacin..................................................................................................................................................................... 46
5 Identificacin de proveedores ........................................................................................................................................ 48

5.1 Identificacin de proveedores............................................................................................................................................. 48
5.2 Investigacin de mercado .................................................................................................................................................... 48
Fuentes externas ........................................................................................................................................................ 48
Fuentes internas ......................................................................................................................................................... 49
5.3 Publicacin de anuncios de licitaciones ............................................................................................................................. 49
5.4 Solicitud de informacin (RFI).............................................................................................................................................. 50
5.5 Solicitud de expresin de inters (EOI)............................................................................................................................... 50
5.6 Precualificacin de proveedores ......................................................................................................................................... 50
5.7 Elaboracin de listas cortas de proveedores ..................................................................................................................... 51
Seleccin de proveedores para listas cortas............................................................................................................ 51
Aprobacin de la lista corta ....................................................................................................................................... 52
6 Licitacin ........................................................................................................................................................................... 55
6.1 Sinopsis .................................................................................................................................................................................. 55
6.2 Tipos de competencia .......................................................................................................................................................... 55
Competencia abierta internacional y competencia abierta nacional/regional .................................................... 55
Competencia limitada internacional y competencia limitada nacional/regional ................................................. 56
Identificacin de una fuente nica o contratacin directa ..................................................................................... 57
6.3 Mtodos de licitacin ........................................................................................................................................................... 57
Compras ...................................................................................................................................................................... 57
Solicitud de cotizacin (RFQ)...................................................................................................................................... 58
Llamado a licitacin (ITB) ........................................................................................................................................... 58
Llamado a la presentacin de propuestas (RFP) ..................................................................................................... 58
Seleccin del mtodo de licitacin para obras ........................................................................................................ 59
6.4 Documentos licitatorios ....................................................................................................................................................... 61
6.5 Componentes de los documentos licitatorios ................................................................................................................... 61
Carta de invitacin ...................................................................................................................................................... 62
Detalles e instrucciones para los licitantes .............................................................................................................. 62
Criterios de evaluacin ............................................................................................................................................... 69
6.5.3.1 Criterios formales y de elegibilidad ................................................................................................................ 70
6.5.3.2 Criterios tcnicos y de cualificacin ................................................................................................................ 70
6.5.3.3 Criterios financieros.......................................................................................................................................... 72
6.5.3.4 Criterios de evaluacin para operaciones conjuntas .................................................................................... 73
Lista de requerimientos ............................................................................................................................................. 74
Anexos de la oferta ..................................................................................................................................................... 74
Informacin contractual............................................................................................................................................. 75
6.6 Invitacin a los proveedores ............................................................................................................................................... 76
Aprobacin de los documentos licitatorios ............................................................................................................. 76
Distribucin de los documentos licitatorios ............................................................................................................ 76
Confidencialidad de la lista corta .............................................................................................................................. 77
Enmiendas a los documentos licitatorios ................................................................................................................ 77
Cancelacin del proceso de licitacin ....................................................................................................................... 77
Licitacin de ofertas en situaciones de contratacin directa bajo una fuente nica .......................................... 77
Licitacin de ofertas basada en acuerdos a largo plazo (LTA) ............................................................................... 78
6.7 Comunicacin con los proveedores ................................................................................................................................... 78
6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los mtodos formales de licitacin ............................................................ 80
Excepciones ................................................................................................................................................................. 80
Preseleccin ................................................................................................................................................................ 83
6.9 Emergencias .......................................................................................................................................................................... 84
6.10 Licitacin electrnica ............................................................................................................................................................ 84
7 Gestin de la presentacin de ofertas ........................................................................................................................... 88

7.1 Recepcin y proteccin de las presentaciones de ofertas ............................................................................................... 88
7.2 Modificacin y retirada de las presentaciones de ofertas ............................................................................................... 88
Modificacin de las presentaciones de ofertas ....................................................................................................... 88
Retirada de las presentaciones de ofertas............................................................................................................... 88
7.3 Ofertas presentadas con retraso y ofertas no solicitadas ............................................................................................... 89
Ofertas presentadas con retraso .............................................................................................................................. 89
Ofertas no solicitadas ................................................................................................................................................. 90
7.4 Apertura y registro de las presentaciones de ofertas....................................................................................................... 90
Comisin de apertura de ofertas .............................................................................................................................. 90
Apertura de cotizaciones (RFQ) ................................................................................................................................. 91
Apertura de ofertas (ITB)............................................................................................................................................ 91
Apertura de propuestas (RFP) ................................................................................................................................... 92
7.5 Rechazo de presentaciones de ofertas .............................................................................................................................. 93
7.6 Procedimientos posteriores a la apertura ......................................................................................................................... 93
8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas................................................................................................................ 95

8.1 Sinopsis .................................................................................................................................................................................. 95
8.2 Equipo de evaluacin ........................................................................................................................................................... 95
8.3 Criterios de evaluacin......................................................................................................................................................... 96
8.4 Metodologa de evaluacin ................................................................................................................................................. 97
Oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme ............................................................................................... 97
Oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos ....................................................... 97
Anlisis acumulativo ................................................................................................................................................... 98
8.5 Seleccin preliminar ............................................................................................................................................................. 98
8.6 Evaluacin tcnica ................................................................................................................................................................ 99
8.7 Evaluacin financiera ......................................................................................................................................................... 100
Justificacin de la razonabilidad del precio ............................................................................................................ 101
8.8 Otros aspectos de la evaluacin ....................................................................................................................................... 101
Desviaciones.............................................................................................................................................................. 101
8.8.1.1 Desviaciones significativas .............................................................................................................................101
8.8.1.2 Informalidades o irregularidades menores en las ofertas .........................................................................101
8.8.1.3 Errores administrativos aparentes................................................................................................................102
8.8.1.4 Errores aparentes en el precio ......................................................................................................................102
8.8.1.5 Ofertas/propuestas anormalmente bajas ....................................................................................................102
8.8.1.6 Documentos que falten..................................................................................................................................103
Aclaraciones de los proveedores ............................................................................................................................ 103
Evaluacin de lotes ................................................................................................................................................... 103
Revisin de las ofertas recibidas en situaciones de contratacin directa o de una fuente nica .................... 104
Protestas y reclamos ................................................................................................................................................ 104
Indicios de posibles prcticas prohibidas .............................................................................................................. 104
Mejor oferta final (BAFO) ......................................................................................................................................... 105
8.9 Negociaciones ..................................................................................................................................................................... 106
8.10 Recomendacin .................................................................................................................................................................. 107
Informe de evaluacin.............................................................................................................................................. 107
Verificaciones de antecedentes ............................................................................................................................... 108
Proveedores con reclamos, disputas y asuntos contenciosos pendientes ........................................................ 109
9 Revisin del proceso de adquisicin ............................................................................................................................ 111

9.1 Organizacin de la revisin de las adquisiciones ............................................................................................................ 111
9.2 Miembros y composicin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC) ........................................................................ 112
9.3 Organizacin del trabajo/plan del Comit de Contratos y Propiedad (CPC) ................................................................ 112
9.4 Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC) .............................................................................. 112
Umbrales monetarios para la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC)......................................... 113
9.5 Preparacin de las presentaciones de ofertas para su revisin y adjudicacin .......................................................... 113
9.6 Recomendaciones y decisiones del Comit de Contratos y Propiedad (CPC) .............................................................. 114
9.7 Emergencias y exigencias .................................................................................................................................................. 114
9.8 Situaciones post facto y retroactivas ................................................................................................................................ 114
10 Adjudicaciones ................................................................................................................................................................ 117

10.1 Adjudicacin y finalizacin................................................................................................................................................. 117
10.2 Notificacin al proveedor, reunin informativa y protesta ............................................................................................ 118
Publicacin de los contratos adjudicados .............................................................................................................. 118
Procedimientos de protesta .................................................................................................................................... 118
Procedimientos para las reuniones informativas ................................................................................................. 119
11 Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos contractuales ....................................................................... 121

11.1 Finalizacin y emisin del contrato .................................................................................................................................. 121
Preparacin del contrato ......................................................................................................................................... 121
Carta de intencin (LOI) ........................................................................................................................................... 121
Conversaciones sobre el contrato con los proveedores ...................................................................................... 122
Pagos anticipados ..................................................................................................................................................... 122
Garantas de cumplimiento ..................................................................................................................................... 124
Revisin y gestin de las garantas bancarias........................................................................................................ 124
Firma, emisin y documentacin ............................................................................................................................ 125
11.2 Elementos contractuales estndares ............................................................................................................................... 126
Instrumento del acuerdo ......................................................................................................................................... 126
Condiciones especiales ............................................................................................................................................ 127
Condiciones generales de contratacin (GCC) de UNOPS .................................................................................... 128
Especificaciones tcnicas, trminos de referencia (TOR), descripcin de las obras (SOW), documentos de
diseo y anexos para contratos de obras .............................................................................................................................. 128
Tipos de instrumentos contractuales ..................................................................................................................... 128
11.3 Orden de compra (PO) ....................................................................................................................................................... 129
11.4 Acuerdo a largo plazo (LTA) ............................................................................................................................................... 129
Beneficios y riesgos del establecimiento de acuerdos a largo plazo (LTA) ......................................................... 129
Tipos de acuerdos a largo plazo (LTA) .................................................................................................................... 130
Establecimiento de un acuerdo a largo plazo (LTA) nuevo................................................................................... 131
Duracin de los acuerdos a largo plazo (LTA) ........................................................................................................ 132
Uso de los acuerdos a largo plazo (LTA) de otras entidades de las Naciones Unidas ....................................... 132
rdenes al acuerdo a largo plazo ........................................................................................................................... 132
11.5 Acuerdo de oferta abierta (BPA) ....................................................................................................................................... 132
Orden al acuerdo de oferta abierta (BPA) .............................................................................................................. 133
11.6 Contratos de obras ............................................................................................................................................................. 133
Contrato de servicios de consultora para obras .................................................................................................. 134
Contrato de obras menores .................................................................................................................................... 134
Contrato de obras abreviado .................................................................................................................................. 135
Contrato de obras por unidad de medida ............................................................................................................. 135
Contrato de obras a tanto alzado ........................................................................................................................... 135
Contrato de diseo y construccin ......................................................................................................................... 136
Disposiciones importantes en los contratos de obras ......................................................................................... 136
11.7 Contratos de servicios ........................................................................................................................................................ 139
11.7.1.1 Contratos de servicios profesionales............................................................................................................139
11.7.1.2 Contrato para pequeos servicios ................................................................................................................139
11.8 Adquisicin de activos........................................................................................................................................................ 139
12 Logstica .......................................................................................................................................................................... 142

12.1 Sinopsis................................................................................................................................................................................ 142
Proceso de planificacin de la logstica .................................................................................................................. 142
Requerimientos de logstica para bienes ............................................................................................................... 143
12.2 Embalaje y etiquetado ....................................................................................................................................................... 144
Embalaje .................................................................................................................................................................... 144
Etiquetado y marcas de transporte ........................................................................................................................ 145
12.3 Envo y transporte .............................................................................................................................................................. 145
Modos de transporte................................................................................................................................................ 145
Agentes expedidores ................................................................................................................................................ 145
Incoterms ................................................................................................................................................................... 146
12.3.3.1 Uso de los Incoterms en UNOPS ...................................................................................................................147
Documentos de embarque ...................................................................................................................................... 147
12.4 Seguro .................................................................................................................................................................................. 148
12.5 Recepcin, inspeccin y devolucin ................................................................................................................................. 148
12.6 Restricciones sobre las exportaciones o importaciones de bienes............................................................................... 148
13 Gestin de contratos...................................................................................................................................................... 151

13.1 Sinopsis ................................................................................................................................................................................ 151
13.2 Supervisin del desempeo de los proveedores ............................................................................................................ 151
Bienes......................................................................................................................................................................... 151
Servicios ..................................................................................................................................................................... 152
Obras.......................................................................................................................................................................... 152
Inspecciones .............................................................................................................................................................. 153
Aceptacin del producto final.................................................................................................................................. 153
Creacin del recibo en oneUNOPS (reconocimiento de ingresos) ...................................................................... 154
Evaluacin del desempeo del proveedor (SPE) ................................................................................................... 154
13.3 Recursos y rescisin ........................................................................................................................................................... 155
Liquidacin de daos y perjuicios para bienes y servicios ................................................................................... 155
Penalizacin por atraso en las obras ...................................................................................................................... 156
Rescisin .................................................................................................................................................................... 156
13.4 Resolucin de disputas ...................................................................................................................................................... 157
13.5 Pagos.................................................................................................................................................................................... 157
Pagos a terceros........................................................................................................................................................ 158
13.5.1.1 Impuestos ........................................................................................................................................................159
Pagos anticipados ..................................................................................................................................................... 159
13.6 Enmiendas, extensiones y renovacin ............................................................................................................................. 159
Enmiendas del contrato ........................................................................................................................................... 159
Gestin de cambios para obras .............................................................................................................................. 160
13.7 Conclusin del contrato ..................................................................................................................................................... 161
13.8 Enajenacin de bienes ....................................................................................................................................................... 161
13.9 Mantenimiento de expedientes ........................................................................................................................................ 161
14 Cooperacin .................................................................................................................................................................... 165

14.1 Cooperacin con entidades de las Naciones Unidas ...................................................................................................... 165
Licitacin conjunta .................................................................................................................................................... 165
Reutilizacin de los resultados de licitacin de una entidad de las Naciones Unidas....................................... 166
Acuerdos a largo plazo (LTA) de una entidad de las Naciones Unidas ............................................................... 166
Obtencin de bienes, servicios u obras de una entidad de las Naciones Unidas.............................................. 167
Externalizacin a una entidad de las Naciones Unidas ........................................................................................ 167
14.2 Cooperacin con Gobiernos y otras organizaciones ...................................................................................................... 167
15 Temas transversales ...................................................................................................................................................... 170

15.1 El Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC) ........................................................................................................... 170
15.2 Adquisiciones sostenibles (SP) .......................................................................................................................................... 170
Consideraciones generales para la implementacin de las adquisiciones sostenibles (SP)............................. 171
Implementacin de las adquisiciones sostenibles (SP) en el proceso de adquisicin ...................................... 172
15.3 Gestin de riesgos .............................................................................................................................................................. 175
Manual de control de calidad para la adquisicin de dispositivos mdicos y farmacuticos .......................... 177
15.4 Procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP) ............................................................................................... 177
Definicin de situacin de emergencia .................................................................................................................. 177
Aprobacin del uso de procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP) .............................................. 178
Planificacin estratgica de la adquisicin para emergencias ............................................................................. 179
15.4.3.1 Equipo de tareas de emergencia...................................................................................................................179
Procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP)...................................................................................... 179
15.4.4.1 Disponibilidad de fondos ...............................................................................................................................180
15.4.4.2 Evaluacin de las necesidades y definicin de los requerimientos ...........................................................180
15.4.4.3 Identificacin de proveedores .......................................................................................................................180
15.4.4.4 Mtodo de licitacin .......................................................................................................................................181
15.4.4.5 Licitacin ..........................................................................................................................................................181
15.4.4.6 Evaluacin ........................................................................................................................................................181
15.4.4.7 Adjudicacin ....................................................................................................................................................182
15.4.4.8 Contratos .........................................................................................................................................................183
15.4.4.9 Gestin de contratos ......................................................................................................................................183
Archivo ....................................................................................................................................................................... 183
Auditoras .................................................................................................................................................................. 183
Apndices .................................................................................................................................................................................. 186

Glosario ........................................................................................................................................................................................... 186
Abreviaturas ................................................................................................................................................................................... 198
Figuras y tablas............................................................................................................................................................................... 199
Novedades de la Revisin 6
Cambios generales
Justificacin del cambio. Los cambios realizados tienen como objetivo lograr cinco mejoras generales: hacer que el
Manual de Adquisiciones est en consonancia con el nuevo marco legislativo de UNOPS y con el marco de
gobernanza, gestin de riesgos y cumplimiento (GRC); aprovechar de forma estratgica las adquisiciones
electrnicas; lograr una mayor eficiencia; mejorar la integridad y la transparencia del proceso de adquisicin y
reducir los riesgos; facilitar y operacionalizar las adquisiciones sostenibles.
Cambios en el formato: se han colocado los enlaces a los recursos adicionales al final de cada captulo; se ha
mejorado el formato del ndice; se ha simplificado la lectura gracias al aumento del tamao de la fuente y la
supresin de repeticiones, espacios laterales y cuadros de texto.
Cambios en la estructura: se han reordenado y renombrado algunas secciones para que los usuarios puedan
encontrar con ms facilidad el contenido, por ejemplo, la seccin sobre los criterios se ha cambiado al captulo
sobre la licitacin, la evaluacin tcnica ahora se encuentra antes de la evaluacin comercial, los Acuerdos a largo
plazo (LTA) y los Acuerdos de oferta abierta (BPA) se han cambiado al captulo 11, los procedimientos de
Adquisicin para emergencias (EPP) se han cambiado al captulo 15, etc.
Cambios principales del contenido

Captulo 1: Introduccin
1.1.3 Se ha aadido una nueva seccin sobre la estructura del manual para facilitar la comprensin de la misma.
1.3 Se ha adaptado el contenido al nuevo Marco legislativo de UNOPS.
1.5.3.1 Se ha aadido una nueva seccin sobre las prcticas prohibidas de los proveedores y las sanciones a estos.
1.5.3.2 Se ha aadido una nueva seccin sobre el conflicto de intereses de los proveedores.
Captulo 2: Organizacin de las adquisiciones

2.1.1 Se ha incluido la definicin de obras y aspectos que no se consideran "adquisiciones" a efectos de este manual.
2.2 Se han mejorado las descripciones de las unidades de la organizacin y de las funciones clave en los procesos de
adquisicin, en consonancia con el nuevo Marco de adquisiciones.
2.3 Se han aadido las funciones y responsabilidades del gerente de proyectos/solicitante y se ha enlazado a cursos de
formacin especficos en el marco de la estrategia de formacin en materia de adquisiciones.
2.4 Se han aadido las funciones y responsabilidades del oficial de adquisiciones y se ha enlazado a cursos de formacin
especficos en el marco de la estrategia de formacin en materia de adquisiciones.
2.5 Se han aclarado las responsabilidades del papel de la autoridad de adquisiciones (PA) y se ha enlazado a cursos de
2.5.2 Se han revisado la tabla y las notas al pie sobre los niveles de delegacin de autoridad (DOA) de acuerdo con la tabla
maestra revisada sobre la autoridad en adquisiciones.
2.6 Se han aclarado las responsabilidades sobre el papel del revisor de adquisiciones y se ha enlazado a cursos de
2.8 Se ha mejorado la seccin sobre la segregacin de tareas.
Captulo 3: Registro y gestin de proveedores

3.1 Se han aclarado los requerimientos para el registro de los proveedores en UNOPS.
3.3 Se han mejorado y aclarado los casos en los que UNOPS considera a un proveedor elegible, y se ha incorporado el
procedimiento para suspender a los proveedores por razones diferentes a su participacin en prcticas prohibidas.
Captulo 4: Estrategia, planificacin y definicin de requerimientos de adquisiciones

4 Se ha renombrado el captulo para incluir "definicin de requerimientos" y se ha reestructurado el contenido del
mismo.
4.4 Se ha incorporado el requerimiento obligatorio de tener requisiciones en el sistema ERP de UNOPS (oneUNOPS) para
todas las actividades de adquisicin de un valor igual o superior a 2.500 USD, excepto cuando se indique lo contrario.
Manual de Adquisiciones, Revisin 6 9

Captulo 5: Identificacin de proveedores
5.3 En esta nueva versin, solo es obligatorio publicar los anuncios de licitaciones en UNGM, ya que la pgina de anuncios
de licitaciones de UNOPS redireccionar a la pgina de UNGM.
5.6 Se ha aumentado a diez das el nmero mnimo de das para publicar un llamado a presentarse a la precualificacin,
para igualarlo a la solicitud de expresin de inters (EOI).
5.5, 5.6 Se ha aclarado que las EOI y los llamados a presentarse a la precualificacin deben ser evaluados por un equipo
de evaluacin formado de conformidad con lo dispuesto en la seccin 8.2.
5.6 En esta nueva versin, los resultados de un ejercicio de precualificacin tienen una validez de hasta dos aos.
Captulo 6: Licitacin
6.2.2 Se ha aadido que los contratos por valor inferior a 50.000 USD son una razn vlida para llevar a cabo procesos de
competencia limitada.
6.3.4 Se han aadido las opciones de 50%-50% y 80%-20% como ponderacin para las propuestas tcnicas y financieras
en los Llamados a presentacin de propuestas (RFP).
6.3.5 Se han aclarado las consideraciones para la seleccin de mtodos de licitacin para obras.
6.4 Se ha restructurado la seccin sobre los documentos licitatorios, en consonancia con las plantillas actuales de
documentos licitatorios.
6.5.2 Se han aclarado las disposiciones sobre ofertas alternativas, garanta de sostenimiento de oferta/propuesta,
garanta de cumplimiento, garanta de pago anticipado, liquidacin de daos y perjuicios y el derecho de variar.
6.5.3 Se ha aadido una nueva seccin sobre los criterios de evaluacin.
6.5.3.3 Se ha aclarado la disposicin para el costo del ciclo de vida y se ha aadido una nueva disposicin sobre el uso de
las preferencias nacionales, si as se incluye en el acuerdo del proyecto.
6.5.3.4 Se ha aadido una nueva seccin sobre los criterios de evaluacin para las operaciones conjuntas.
6.6.6 Se han aclarado el proceso y los requerimientos cuando se licitan ofertas en situaciones de contratacin directa.
6.6.7 Se ha eliminado el requerimiento de ofertas selladas y la apertura de ofertas para la licitacin secundaria,
independientemente del valor.
6.8.1 (iv) Se han aclarado las disposiciones para depender de otras organizaciones de las Naciones Unidas y se han
vinculado con las disposiciones correspondientes de la seccin 14.1.
6.8.1 (v) Se ha aclarado que el perodo razonable cuenta desde la adjudicacin del contrato, y se ha eliminado la
referencia que solo afectaba a los mtodos formales de licitacin.
6.8.2 Se ha aclarado el proceso de preseleccin y cmo se diferencia del mecanismo de no objecin.
6.10 Se ha aadido una nueva seccin sobre el sistema eSourcing de UNOPS, que desde el 1 de enero de 2018 es
obligatorio (a menos que se indique lo contrario) para todos los procesos de adquisicin con un valor igual o superior a
los 5.000 USD.
Captulo 7: Gestin de la presentacin de ofertas

7.1, 7.4.1 Se han aclarado los casos en los que se designa a un individuo, que no est directamente relacionado con la
funcin de adquisiciones, para recibir todas las ofertas y formar parte de la comisin de apertura de ofertas.
7.4 Se ha eliminado el requerimiento de informar al Director del Grupo de Adquisiciones si la apertura de ofertas no se
realiza en un plazo de 24 horas tras la fecha final de la presentacin de ofertas.
Captulo 8: Evaluacin de las presentaciones de ofertas

8.2 Se han aclarado las reglas para conformar el equipo de evaluacin y se ha eliminado el concepto de equipo de
evaluacin tcnica (TET).
8.4 Se han aclarado las metodologas de evaluacin y se han relacionado con los criterios de evaluacin en las secciones
8.3 y 6.5.3.
8.5 Se han aclarado las disposiciones para la seleccin preliminar, incluidas las razones vlidas para rechazar las ofertas
en esta etapa.

8.6 En el apartado ii. (a), se ha aclarado el procedimiento para evaluar los Llamados a licitacin (ITB) en tandas, cuando se
recibe un gran nmero de ofertas.
8.7.1 Se han aclarado las circunstancias que requieren una justificacin de la razonabilidad del precio.
8.8.1.5 Se ha aadido una seccin que explica cmo tratar las ofertas/propuestas anormalmente bajas.
8.8.6 Se ha mejorado el contenido sobre los indicadores de posibles prcticas prohibidas.
8.8.7 Se ha equiparado el alcance de Mejor oferta final (BAFO) en el marco de los RFP al del ITB.
8.9 Se ha aclarado el alcance y las disposiciones para llevar a cabo negociaciones.
8.10.2 Se ha mejorado la seccin sobre las verificaciones de antecedentes.
8.10.3 Se ha introducido un registro de reclamos de UNOPS que los profesionales de las adquisiciones deben consultar
antes de realizar una adjudicacin del contrato.
Captulo 9: Revisin del proceso de adquisicin

9 Se ha completado el contenido de conformidad con las disposiciones de la Directiva Operacional (OD) - Marco de
adquisiciones.
9.4.1 Se ha aadido una tabla simplificada sobre los umbrales monetarios para la revisin del Comit de Contratos y
Propiedad (CPC).
Captulo 10: Adjudicaciones

10.1 Se ha aclarado el requerimiento para el importe para contingencias en las adquisiciones para obras y se ha aadido
la disposicin para la contingencia de bienes y servicios.
10.2.1 Se han aclarado las pginas web en las que se publican las adjudicaciones de los contratos.
Captulo 11: Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos contractuales

11.1.3 Se ha aclarado el alcance de las conversaciones contractuales con los proveedores y se ha establecido la diferencia
con las negociaciones previas a la adjudicacin.
11.1.4 Se ha aclarado la seccin sobre los pagos anticipados.
11.1.6 Se ha aadido una nueva seccin sobre la revisin y la gestin de las garantas bancarias y se ha armonizado el
contenido con el de la ltima directriz emitida por el Grupo de Actividades Financieras (FG).
11.1.7 Se ha introducido la excepcin de no firmar las rdenes de compra (PO) cuando hacen las veces de contrato y se
han aprobado por la PA relevante en el sistema ERP.
11.2 Se han alineado el nombre y la estructura de los documentos de acuerdo a las plantillas de contratos de UNOPS.
11.4 Se ha mejorado la seccin sobre los LTA y se han aadido secciones sobre los tipos, beneficios y riesgos, as como un
requerimiento de informar al Grupo de Adquisiciones antes de cualquier nuevo proceso de LTA a travs de un breve
estudio de viabilidad.
11.5 Se ha aadido que, de forma excepcional, los BPA se pueden ampliar por un plazo extraordinario de 12 meses si en
los 12 primeros meses no se ha alcanzado el importe mximo.
11.6. 7 Se ha aclarado el clculo de la retencin y otras garantas en los contratos de obras.
Captulo 13: Gestin de contratos

13 Se han eliminado las tablas 13, 14, 15 y 16 y se han aadido referencias a otras secciones apropiadas del manual.
13.1 Se han aclarado las responsabilidades de las labores de gestin de contratos.
13.2.6 Se ha actualizado el proceso para crear recibos en oneUNOPS (reconocimiento de ingresos).
13.2.7 Se ha aadido el requerimiento de informar al Grupo de Adquisiciones de los casos de Evaluacin del desempeo
de los proveedores (SPE) en los que los contratistas muestren deficiencias significativas o persistentes y esto se ha
vinculado a la disposicin sobre la suspensin de proveedores de la seccin 3.3. (e).i.
Captulo 14: Cooperacin

14.1.2 Se ha ajustado a 12 meses el perodo de validez tras la firma del contrato.

14.1.3 Se han aclarado las disposiciones para usar esta disposicin, incluidos los aspectos que deben comprobarse antes
de suspender las LTA de las dems entidades de las Naciones Unidas.
Captulo 15: Temas transversales

15.2 Se ha mejorado la seccin sobre las adquisiciones sostenibles y se han incluido consideraciones generales para su
implementacin.
15.2.2(c) Se ha aadido una disposicin para celebrar licitaciones de competencia limitada sobre la base de otras
caractersticas operacionales, siempre que estas caractersticas demuestren resultados ambientales o socioeconmicos
mejorados para el proyecto.
15.3 Se ha aadido una nueva seccin sobre la gestin de riesgos.
15.4.2 Se ha aclarado la duracin para el uso de los EPP.

1
INTRODUCCIN
1 Introduccin
1.1 Objetivo, aplicacin y estructura
Objetivo
El Manual de Adquisiciones expone en detalle las instrucciones, procedimientos y procesos de UNOPS en materia de
adquisiciones y proporciona material adicional de orientacin para llevar a cabo actividades de adquisicin para UNOPS,
o en su nombre, de forma eficaz y eficiente, de conformidad con el Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera
Detallada (FRR) de UNOPS y otros instrumentos legislativos de UNOPS pertinentes.
Los oficiales de adquisiciones de UNOPS y el resto del personal que participe en los procesos de adquisicin tendrn la
responsabilidad de respetar las disposiciones que se establecen en este manual.
Aplicacin
Las instrucciones, procedimientos y procesos que se exponen en detalle en el presente Manual de Adquisiciones sern
de aplicacin a toda actividad de adquisicin que se lleve a cabo para o en nombre de UNOPS y sus asociados.
Con sujecin a la adhesin de UNOPS a los principios generales en materia de adquisiciones, el Director Ejecutivo (ED)
podr aceptar aplicar los reglamentos, reglas, polticas y procedimientos sobre adquisiciones de cualquier asociado u
otra entidad que determine el ED (prrafo 18.04 del FRR).
Estructura del Manual de Adquisiciones

Este manual se divide en 15 captulos y, a excepcin de unas ligeras modificaciones, sigue la misma estructura del ndice
estndar para los manuales de adquisiciones de las Naciones Unidas, aprobada por el Comit de Alto Nivel sobre Gestin
(HLCM) de la Red de Adquisiciones con el objetivo de unificar las prcticas en materia de adquisiciones y aumentar la
colaboracin entre las entidades de las Naciones Unidas.
El manual se divide en tres secciones principales:
Los captulos del 1 al 3 cubren, respectivamente, la introduccin, la organizacin de las actividades de adquisicin y
el registro y la gestin de proveedores;
Los captulos del 4 al 13 cubren las diez etapas clave del proceso de adquisicin, desde la estrategia y planificacin
de las adquisiciones, hasta la gestin del contrato, tal y como se muestra en la Figura 1 que se encuentra a
continuacin.
El captulo 14 abarca los casos de cooperacin y el captulo 15 trata sobre temas transversales como el Pacto
Mundial de las Naciones Unidas, las adquisiciones sostenibles y la gestin de riesgos.
Al final de cada captulo se incluye una seccin de recursos con referencias a polticas, materiales orientativos y plantillas
pertinentes.
Figura 1: Etapas del proceso de adquisicin y su distribucin en el Manual de Adquisiciones

1.2 Actualizacin y mantenimiento
El presente Manual de Adquisiciones se actualizar de manera habitual para garantizar que siga siendo pertinente en
relacin con las actividades y los requerimientos de UNOPS y est actualizado en lo relativo a las mejores prcticas en el
mbito de las adquisiciones pblicas.
Las observaciones o sugerencias para la mejora deben dirigirse al Grupo de Adquisiciones, en la Sede de UNOPS, a travs
del correo electrnico procurement@unops.org
1.3 Marco legislativo

El marco legislativo de UNOPS se compone de los siguientes instrumentos legislativos (por orden de prioridad):
Instrumentos de las Naciones Unidas aplicables a UNOPS;

Principios de la Directora Ejecutiva (EDP);
Directivas de la Oficina Ejecutiva (EOD) e Instrucciones de la Oficina Ejecutiva (EOI);
Directivas operacionales (OD) e Instrucciones operacionales (OI);
Documentos informativos y de orientacin (GD).
Los instrumentos legislativos clave que afectan a las actividades de adquisicin son:
EOD sobre el Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR).

OD sobre el Marco de adquisiciones;
OI sobre los Procedimientos de adquisiciones y OI sobre las Sanciones a proveedores
El Manual de Adquisiciones de UNOPS est publicado por el Director del Grupo de Adquisiciones, en consonancia con la
OI sobre los Procedimientos de adquisiciones. En caso de incoherencias entre alguno de los instrumentos del Marco
legislativo, prevalecer el instrumento con mayor prioridad en el orden jerrquico anteriormente presentado. Todo
conflicto que exista entre el Manual de Adquisiciones de UNOPS y alguno de los instrumentos legislativos deber
sealarse al Director del Grupo de Adquisiciones, quien resolver la cuestin junto con el Delegado que emiti dicho
instrumento legislativo, en consulta con el Comit del Marco legislativo, segn sea necesario. Se ha conferido al Director
del Grupo de Adquisiciones la autoridad de interpretacin sobre todo asunto relacionado con la prctica de adquisiciones
que est contenido en este manual. Las interpretaciones de las polticas se anunciarn en la intranet de UNOPS y estarn
disponibles para su consulta por parte de los profesionales de las adquisiciones. Las personas que no estn de acuerdo
con la interpretacin del Director pueden remitir la cuestin al Asesor Jurdico de UNOPS o al Oficial Jefe Ejecutivo de
Adquisiciones (ECPO).
Efecto de prevalencia
La Revisin 6 de este Manual de Adquisiciones entra en vigor el 1 de junio de 2017 y remplaza a la Revisin 5 del Manual
de Adquisiciones de fecha 1 de mayo de 2014.
1.4 Principios de adquisiciones

Los principios rectores de las adquisiciones pblicas se basan en el concepto de responsabilidad de gestin. El trmino
"responsabilidad de gestin" generalmente se refiere a la gestin prudente y responsable de algo encomendado al
cuidado de uno. Las organizaciones del sector pblico son las responsables de gestionar los fondos pblicos que les han
sido confiados por los ciudadanos para lograr objetivos especficos, por ejemplo, prestacin de servicios sociales
esenciales, ayuda humanitaria, consolidacin y mantenimiento de la paz, rehabilitacin y desarrollo de las economas,
etc. Una parte importante de estos fondos se emplea en los procesos de adquisicin.
UNOPS respalda firmemente el desarrollo sostenible y se centrar, en el mbito de las adquisiciones y las dems reas
de su mandato, en la sostenibilidad de sus contribuciones a los resultados de los asociados. Por consiguiente, se espera
que los profesionales de las adquisiciones de UNOPS fomenten la sostenibilidad siempre que sea factible, teniendo en
cuenta el contexto local y las necesidades del asociado.
Existe una exigencia especial hacia la organizacin en la que se ha confiado en lo referente a lograr una relacin costo-
calidad, tica, sostenibilidad, eficiencia, as como transparencia y rendicin de cuentas. Estas expectativas conforman las
bases de los principios de adquisiciones pblicas. Se espera que UNOPS, en su gestin de los fondos pblicos, cumpla los
principios de las adquisiciones pblicas y preste servicios con un alto nivel de atencin y profesionalismo para asegurar
que el asociado reciba el mejor valor total.

El prrafo 18.02 del FRR exige que se tengan en cuenta los siguientes principios generales cuando se lleven a cabo todas
las actividades de adquisicin:
a) Relacin ptima costo-calidad

b) Equidad, integridad y transparencia
c) Competencia efectiva
d) Consideracin de los intereses de UNOPS y sus asociados
Mediante la aplicacin de estos principios al proceso de adquisicin, UNOPS garantiza la implementacin efectiva y con
sentido de sus actividades, incluido su respaldo a la promocin del desarrollo sostenible, al evitar el desperdicio de
recursos, producir las soluciones ms adecuadas en todo momento y atender las necesidades de la organizacin y de sus
asociados.
Las siguientes secciones esbozan las lneas generales de cada principio y las expectativas que se tienen de las personas
involucradas en el proceso de adquisicin en relacin con los principios de adquisiciones.
Relacin ptima costo-calidad

El prrafo 1.02 del FRR de UNOPS define "relacin ptima costo-calidad" como la relacin entre el precio y el desempeo
que aporta el mayor beneficio general segn los criterios de seleccin determinados. El objetivo de las adquisiciones
pblicas es obtener una relacin ptima costo-calidad y, para lograrlo, es importante tener en cuenta, entre otros
factores, la combinacin ptima del costo del ciclo de vida de una compra (es decir, el costo de adquisicin, el costo de
mantenimiento y los costos de funcionamiento y los costos de enajenacin) y su adecuacin al objetivo (es decir, su
calidad y capacidad para cumplir los requerimientos de la autoridad de contratacin). Esta definicin permite la
recopilacin de una especificacin de adquisicin que incluye objetivos de polticas sociales, econmicas y ambientales
dentro del proceso de adquisicin. Adems, la energa reducida y el consumo reducido a lo largo del ciclo de vida
generan mayor eficiencia y ahorro de costos a largo plazo.
La declaracin anterior no siempre implicar la seleccin de la opcin de menor precio inicial, sino que representa la
mayor rentabilidad de las inversiones teniendo en cuenta los criterios de evaluacin que estn fijados en los documentos
licitatorios. Se requiere una evaluacin integrada de los factores tcnicos, comerciales, de la organizacin y de fijacin de
precios en funcin de su importancia relativa, en la que estn incluidos los factores sociales y ambientales. Tambin se
deben tener en cuenta otros objetivos estratgicos y de sostenibilidad que estn definidos en el acuerdo jurdico con el
asociado.
Para lograr una relacin ptima costo-calidad, los oficiales de adquisiciones deben:
1. Maximizar la competencia;
2. Simplificar el proceso de adquisicin (por ejemplo, una buena planificacin y especificaciones claras y minimizar
el riesgo financiero (por ejemplo, mediante la verificacin de antecedentes de la capacidad (tcnica y financiera)
de los licitantes)) 1;
3. Establecer con meticulosidad los criterios de evaluacin (con el objetivo de seleccionar la oferta que se espera
que mejor satisfaga las necesidades del asociado, de conformidad con los parmetros de evaluacin que se
indican en los documentos licitatorios);
4. Tener en cuenta todos los costos, por ejemplo, costos del ciclo de vida, costos de transporte, costos de
instalacin, costos de mantenimiento, consideraciones en materia de adquisiciones sostenibles;
5. Garantizar, cuando sea posible, que se optimicen los beneficios sociales y ambientales y se minimicen los
impactos adversos;
6. Garantizar una evaluacin imparcial y exhaustiva de las ofertas de manera oportuna; y
7. Garantizar la seleccin del contratista cuya oferta sea la ms realista y cuya ejecucin se prev que satisfar
mejor los requerimientos especificados al menor costo general para la organizacin
1
"Licitante" es un trmino del sector que, sin limitacin alguna, hace referencia a los proveedores que responden a
ejercicios de licitacin y/o de identificacin de proveedores, incluyendo, entre otros, a la solicitud de informacin (RFI), la
expresin de inters (EOI), la solicitud de cotizacin (RFQ), el llamado a licitacin (ITB) y el llamado a la presentacin de
propuestas (RFP).

Equidad, integridad y transparencia
Para alcanzar una relacin ptima costo-calidad, el proceso de adquisicin debe proteger a la organizacin de prcticas
prohibidas, por ejemplo, fraude, corrupcin, colusin y otras prcticas poco ticas. Asimismo, cada proceso de
adquisicin debe realizase sobre la base de regulaciones, reglas y procedimientos que se aplican de manera uniforme a
todos los proveedores potenciales. Adems, la forma en la que se lleva a cabo el proceso de adquisicin debe proveer a
todas las partes interesadas internas y externas de la organizacin la seguridad de que el proceso es imparcial y
transparente y de que se ha mantenido la integridad.
La organizacin y su personal deben mantener la equidad durante el proceso de adquisicin. Esto significa, entre otras
cosas, que debemos ofrecer las mismas oportunidades a todos los licitantes, por ejemplo, al compartir la misma
informacin con todos los licitantes al mismo tiempo y, en general, comunicar los mismos contenidos sobre una
adquisicin especfica. En el contexto de las adquisiciones pblicas, un proceso imparcial est libre de favoritismos,
intereses personales o preferencias en los juicios.
Para comprender mejor lo que implica el trmino "equidad", podemos examinar sus sinnimos y palabras relacionadas,
como los siguientes: justo, equitativo, imparcial, sin prejuicios, ecunime, objetivo, desapasionado. El trmino "justo" hace
hincapi en la conformidad con lo que es legal o ticamente correcto o apropiado. El trmino "equitativo implica con la
justicia dictada por la razn, de conciencia y un sentido natural de lo que es justo. El trmino "imparcial" enfatiza la falta
de favoritismos. El trmino "sin prejuicios" significa que no se tienen opiniones o juicios preconcebidos. El trmino
"ecunime" implica la ausencia de una preferencia o favoritismo. El trmino "objetivo" implica la separacin que permite
el juicio y la observacin impersonal. El trmino "desapasionado" significa que no tiene o no le afectan las emociones
fuertes.
"Integridad" hace referencia a cuando un individuo demuestra probidad en sus acciones. El trmino "probidad" hace
referencia a un individuo que tiene principios morales slidos y cuyos rasgos de carcter son la honestidad y la decencia.
Una persona ntegra tiene un sentido de honestidad y sinceridad se manifiesta en su comportamiento personal y
profesional. Dicha persona respeta los principios morales y ticos comnmente aceptados y es incorruptible. Evita
cualquier comportamiento que pueda interpretarse como una "prctica deshonesta". Evitar las malas prcticas sociales y
ambientales tambin es una demostracin de integridad, ya que reduce el riesgo de reputacin y la preserva la imagen
pblica de UNOPS y sus asociados.
La transparencia significa literalmente que algo es visible y manifiesto para todos y que no se oculta nada. Al ser
transparentes durante el proceso de adquisicin, podemos demostrar en cualquier momento a todas las partes
interesadas, internas y externas, que se ha aplicado la equidad.
La transparencia tambin implica que toda la informacin sobre las polticas, los procedimientos, las oportunidades y los
procesos de adquisicin est definida con claridad y se da a conocer y/o se provee simultneamente a todas las partes
interesadas. Un sistema transparente cuenta con reglas y mecanismos claros para garantizar el cumplimiento de las
reglas establecidas (especificaciones ecunimes; criterios de evaluacin objetivos; documentos licitatorios estndares; la
misma informacin a todas las partes; confidencialidad de las ofertas, etc.). Entre otras cosas, cuando corresponda, los
registros se ponen a disposicin de los auditores para su inspeccin, los proveedores que no sean seleccionados para la
adjudicacin pueden recibir informacin sobre los puntos fuertes y dbiles de sus propias ofertas y toda informacin
acerca del contrato se divulga pblicamente. La incorporacin de criterios de sostenibilidad en las primeras etapas del
proceso de adquisicin fomenta el respeto de este principio. La transparencia garantiza que se detecte en las primeras
etapas del proceso toda desviacin de un trato imparcial e igualitario, lo que reduce la probabilidad de que ocurran tales
desviaciones y, por lo tanto, protege la integridad del proceso y los intereses de la organizacin.
Competencia efectiva
Al fomentar la competencia efectiva entre los proveedores, UNOPS aplica los principios de equidad, integridad y
transparencia para lograr una relacin ptima costo-calidad.
La competencia efectiva se logra en las siguientes condiciones:
Una cantidad suficiente de contratistas potenciales independientes;

Contratistas potenciales que actan de forma independiente unos de otros;
Competencia por el mismo anuncio de licitacin en las mismas condiciones;
Se obtiene un nmero suficiente de ofertas como respuesta a la oportunidad de adquisicin.
La competencia efectiva apoya las adquisiciones sostenibles. Con el fin de mantener una competencia efectiva, las
adquisiciones sostenibles deben implementarse progresivamente y de acuerdo con el derecho de acceso al mercado de
las Naciones Unidas para proveedores de pases en desarrollo con economas en transicin.

La regla 118.03 del FRR establece que los contratos de adquisicin de UNOPS se adjudicarn sobre la base de una
competencia efectiva, a menos que estn justificadas las excepciones al uso de los mtodos formales de licitacin de
conformidad con la regla 118.05 del FRR. A tal efecto, el proceso competitivo incluir:
a) La planificacin de las adquisiciones para identificar una estrategia y metodologa apropiadas de

adquisicin;
b) Investigacin de mercado para identificar a posibles proveedores y, si corresponde, evaluar la preparacin
del mercado en lo referente a la sostenibilidad;
c) Una competencia de la mayor amplitud geogrfica posible y adecuada a las condiciones del mercado. Se
deben realizar todos los esfuerzos posibles a fin de garantizar la competencia y no poner restricciones a la
elegibilidad de proveedores a menos que se mencione explcitamente en el acuerdo jurdico con el
asociado. UNOPS tampoco debe aceptar las adjudicaciones de adquisiciones a proveedores o pases
seleccionados previamente a menos que estn aprobados por la fuente de financiacin de conformidad
con la Directivas operacional (OD) 04: Poltica de aceptacin de compromisos;
d) La consideracin de prcticas comerciales prudentes.
La competencia efectiva est relacionada con "el momento correcto", "la calidad adecuada" y "el precio correcto", lo que
significa:
Debe notificarse de forma adecuada a la comunidad de proveedores para asegurar que dispongan del tiempo
suficiente para participar en los procesos de adquisicin;
No se debe restringir la competencia mediante las especificaciones excesivas, por ejemplo, la inclusin de
requerimientos injustificados o poco realistas en las especificaciones y/o en los trminos de referencia (TOR)/la
descripcin de las obras (SOW); ni mediante las especificaciones insuficientes, por ejemplo, omisin de informacin
esencial en las especificaciones y/o en los TOR/SOW.
Cuando los volmenes de adquisiciones para requerimientos idnticos o similares se consolidan en una sola
licitacin, se pueden lograr economas de escala, es decir, descuentos por cantidad, una menor inversin de
recursos y una reduccin en los costos administrativos. Lo mismo se puede lograr mediante el uso de acuerdos a
largo plazo (LTA).
Cuando sea beneficioso para los intereses de UNOPS o necesario a nivel operacional apartarse de este principio, se
aplicar la seccin 6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los mtodos formales de licitacin.
Consideracin de los intereses de UNOPS y sus asociados

La definicin de este principio se deriva del objetivo fundamental de la adquisicin, que es agregar valor a la organizacin
y a sus asociados en el logro de sus metas y objetivos. Llevar a cabo una adquisicin teniendo en consideracin los
intereses de UNOPS y sus asociados significa realizar las actividades de adquisicin en la forma que mejor permita a
UNOPS y a sus asociados alcanzar los objetivos generales y especficos de los acuerdos del proyecto, de conformidad con
los procedimientos de adquisicin que correspondan.
Las adquisiciones sostenibles claramente forman parte de los intereses de las organizaciones de las Naciones Unidas, ya
que apoyan la armonizacin de las adquisiciones con su mandato y con sus objetivos especficos de proyecto, a la vez
que garantizan que se logre valor y eficiencia.
En gran medida, los otros tres principios constituyen la base de este valor global, pero este ltimo tambin incluye
conceptos tales como mantener la mejor imagen y reputacin de la organizacin, no dar impresiones impropias y
promover el bien pblico, tal y como se especifica en la Carta de las Naciones Unidas, en todos los aspectos de las
actividades de adquisicin de UNOPS.
Posibles conflictos entre los principios

Mientras que, al unsono, estos principios proporcionan un marco comn para los procesos de adquisicin de UNOPS, en
algunas situaciones los principios de forma individual pueden entrar en conflicto entre s: para lograr el equilibrio
correcto, se debe aplicar el criterio y la experiencia profesional y de gestin.
Ejemplos de conflictos entre los principios:
Notificar a los licitantes potenciales la existencia de una licitacin pblica puede percibirse como algo que va en
contra de los principios de equidad (ya que solo se notifica a un nmero seleccionado de licitantes). No obstante, si
se notifica a todos los licitantes potenciales al mismo tiempo, es probable que esto logre una competencia efectiva.

Decidir no divulgar informacin sobre los contratos en pases en los que la falta de seguridad es una preocupacin
importante, por ejemplo, pases en los que los proveedores o contratistas de UNOPS pueden ser objetivo de
terroristas podra considerarse algo contrario al principio de transparencia; sin embargo, dicha decisin conviene a
los intereses de UNOPS y sus asociados;
Incluir los criterios sociales y ambientales en los documentos licitatorios podra percibirse como una restriccin de
la competencia (es probable que algunos proveedores potenciales no puedan participar), pero si un nmero
suficiente de licitantes puede cumplir las especificaciones, es probable que se logre una relacin ptima costo-
calidad, as como fomentar la sostenibilidad.
1.5 Estndares ticos

La disciplina de la tica est relacionada con los conceptos de la conducta correcta e incorrecta, del deber y de la
obligacin morales, de los principios y valores morales y del carcter moral. La mayora de los principios de adquisiciones
relacionados, es decir, equidad, integridad, transparencia y rendicin de cuentas, estn basados en la tica.
Dado que UNOPS lleva a cabo adquisiciones mediante el uso de fondos pblicos que una fuente financiera o beneficiario
confa a la organizacin, es imperativo que todas las actividades se realicen de conformidad con los ms altos estndares
de conducta tica. Cada unidad operacional de la organizacin, al igual que todos los individuos que actan en nombre
de UNOPS, deben respetar los ms altos estndares ticos durante el proceso de adquisicin.
Todos los miembros del personal de UNOPS que estn involucrados en las actividades de adquisicin deben mantener
un estndar intachable de integridad en todas las relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de UNOPS. La
conducta tica se debe mantener en todas las relaciones con los asociados de UNOPS, donantes, Gobiernos y el pblico
en general. Los oficiales de adquisiciones nunca deben usar su autoridad o puesto para beneficio personal y deben
procurar fomentar y aumentar el prestigio de UNOPS.
Los estndares profesionales de conducta tica del personal de UNOPS estn establecidos en las Normas de conducta de
la administracin pblica internacional de 2013, los Artculos 100 y 101 de la Carta de las Naciones Unidas, en el
Reglamento y Estatuto del Personal de las Naciones Unidas, as como en el FRR. Adems, cada miembro del personal
promete de forma individual, bajo juramento, "regular mi conducta teniendo presente solo los intereses de las Naciones
Unidas".
Aunque los contratistas individuales no tienen la condicin de funcionarios de las Naciones Unidas, mientras trabajen en
actividades relacionadas con UNOPS, debern cumplir los estndares de conducta de las Naciones Unidas para los
funcionarios pblicos.
Todos los individuos tienen la responsabilidad de que las acciones que realicen durante el curso de sus funciones
oficiales sean conformes con las normas. Cualquier miembro del personal que acte de manera contraria al FRR o al
Reglamento y Estatuto del Personal de las Naciones Unidas podr ser responsabilizado personal y pecuniariamente por
las consecuencias de sus acciones. Tambin podrn ser sancionados bajo esas disposiciones. En virtud de la poltica
sobre Acuerdo de Contratista Individual (ICA), todo incumplimiento por parte de un contratista individual de los
estndares de conducta que le corresponden implicar la imposicin de diferentes recursos o la rescisin con efecto
inmediato del contrato ICA por dicho motivo. Asimismo, UNOPS puede informar a las autoridades nacionales pertinentes
de todo supuesto incumplimiento por parte de un contratista individual de las normas de conducta correspondientes
para que se tomen las acciones que correspondan.
El personal de UNOPS tiene el deber de informar de toda supuesta conducta indebida por parte de un colega, incluido el
fraude, del cual debe informarse al Grupo de Auditora Interna e Investigaciones (IAIG) a travs de la siguiente direccin
de correo electrnico: fraudhotline@unops.org. El personal de UNOPS que informe de buena fe de todo incidente sobre
sospechas de conducta indebida tendr derecho a recibir proteccin por parte del Oficial de tica
(ethicsofficer@unops.org) ante represalias por informar de la conducta indebida o cooperar en una actividad de
investigacin debidamente autorizada.
tica en el trato con los proveedores

UNOPS tratar a todos los proveedores de manera imparcial y equitativa de conformidad con los principios de equidad,
integridad y transparencia en el proceso de adquisicin.
Nada debe impedir que los proveedores compitan por contratos de UNOPS sobre una base imparcial, equitativa y
transparente. El personal que participa en las actividades de adquisicin tiene la responsabilidad de proteger la
integridad del proceso de adquisicin y mantener la equidad en el tratamiento que UNOPS otorga a todos los
proveedores.

Todos los miembros del personal de UNOPS, y otros individuos que participen en el proceso de adquisicin en nombre
de la organizacin, deben asegurarse de cumplir los siguientes estndares de conducta:
Durante la etapa previa a la licitacin, no se debe permitir a los proveedores el acceso a informacin privilegiada o
especfica sobre una adquisicin, en particular antes de que dicha informacin est disponible para toda la
comunidad interesada;
Durante la etapa de licitacin, todos los proveedores deben recibir informacin idntica. Cualquier aclaracin
sobre los documentos licitatorios se debe ofrecer aproximadamente al mismo tiempo, por escrito, a todos los
proveedores (consulte la seccin 6.7 Comunicacin con los proveedores);
Las especificaciones no deben incluir condiciones que limiten la competencia, por ejemplo, la referencia a marcas
comerciales a menos que se requiera para fines de estandarizacin (consulte la seccin 4.3 Definicin de
requerimientos); ni tampoco ser restrictivas de forma innecesaria, dado que esto puede desalentar la competencia;
Los individuos que tengan algn inters personal o financiero en un proveedor invitado a participar en un proceso
de competencia limitada o que respondan a una licitacin no podrn participar en el proceso de adquisicin.
Durante la evaluacin, los criterios de evaluacin especificados en los documentos licitatorios deben respetarse y
aplicarse de la misma forma para cada oferta evaluada. Bajo ninguna circunstancia se pueden introducir nuevos
criterios de evaluacin, o revisarlos, durante el proceso de evaluacin de las ofertas ni se puede cambiar el mtodo
de licitacin del que estuviera especificado en los documentos licitatorios.
1.5.1.1 Normas de conducta

La conducta tica es un proceso continuo de autorregulacin y reflexin en cada etapa del proceso de adquisicin. No es
posible especificar todo lo que el personal de UNOPS tiene que saber en relacin a lo que est permitido y lo que est
prohibido. La ley est regida por reglas, mientras que la tica se basa en una apreciacin subjetiva de lo que es correcto o
incorrecto, de acuerdo con los valores de las Naciones Unidas. Por lo tanto, el personal de UNOPS debe procurar guiarse
tanto por respetar el espritu de la ley, u otro requerimiento escrito, como por cumplir la letra de la ley. Los oficiales de
adquisiciones pblicas deben guiarse por lo que la norma trate de lograr.
UNOPS ha adoptado una poltica sobre declaraciones financieras y la declaracin de intereses que es de aplicacin para
ciertas categoras del personal de UNOPS, incluido el personal que participa en actividades de adquisicin.
La norma de conducta para todo el personal que participe en actividades de adquisicin incluye, sin carcter restrictivo,
lo siguiente:
a) El personal no permitir que el proveedor o los proveedores tengan acceso a la informacin sobre una
adquisicin en particular antes de que dicha informacin est disponible para toda la comunidad interesada;
b) El personal no utilizar de forma deliberada especificaciones, Trminos de referencia (TOR) o (Descripcin de las
obras (SOW) innecesariamente restrictivas o a medida que puedan desalentar la competencia;
c) El personal no solicitar o aceptar, de forma directa o indirecta, ninguna promesa de un empleo futuro
proveniente de alguna persona o entidad que haya tratado o est tratando de realizar operaciones con UNOPS;
d) El personal no tendr un inters financiero en ningn proveedor que responda a un ejercicio de licitacin de
UNOPS y, si lo tuviera, se le prohbe toda participacin en la actividad de adquisicin;
e) El personal no divulgar informacin exclusiva o sobre la fuente de seleccin, de forma directa o indirecta, a
ninguna persona que no sea una persona autorizada para recibir dicha informacin;
f) El personal no falsificar ningn documento creado como parte del proceso de adquisicin y, en particular, no
modificar el contenido de un informe de evaluacin de ofertas sin tener el informe firmado de nuevo por parte
de los miembros del equipo de evaluacin.
UNOPS ha emitido la Instruccin Administrativa (AI) AI/OEC/2008/06, que est armonizada con el boletn ST/SGB/2006/15
del Secretario General, en la que se establecen de manera general las restricciones posteriores al empleo del personal
que participaba en el proceso de adquisicin.
Si tiene alguna pregunta, visite pgina de la Oficina de tica de la intranet en la que encontrar ms informacin, as
como los datos de contacto del Oficial de tica de UNOPS.
1.5.1.2 Conflicto de intereses

Un conflicto de intereses se produce cuando los intereses privados del personal de UNOPS, tales como las actividades o
relaciones externas o los intereses financieros personales, interfieren o parecen interferir con el desempeo adecuado
de sus obligaciones o responsabilidades oficiales o con la integridad, independencia e equidad que requiere el estatus del

individuo como personal de las Naciones Unidas. El personal de UNOPS que participe en las actividades de adquisicin
debe ser consciente de lo siguiente:
En el mbito de las adquisiciones, un conflicto de intereses puede surgir en relacin con intereses privados tales
como inversiones y activos personales; actividades polticas u otro tipo de actividades y afiliaciones externas
mientras se est al servicio de UNOPS; el empleo tras dejar de trabajar para UNOPS; o la aceptacin de un
obsequio u otro beneficio (consulte la seccin 1.5.2 Obsequios y atenciones sociales que se encuentra a
continuacin) que pueda crear para el funcionario la obligacin de retribuir la atencin;
Un conflicto de intereses tambin incluye el uso de los activos de UNOPS, incluidos los activos humanos,
financieros y materiales, o el uso de una oficina de UNOPS o de los conocimientos adquiridos en las funciones
oficiales para obtener beneficios propios o para perjudicar la posicin de alguien a quien el personal UNOPS no
favorece;
Un conflicto de intereses tambin puede producirse en situaciones en las que un miembro del personal de UNOPS
pueda beneficiarse, de forma directa o indirecta, o permitir a un tercero, incluidos familiares, amigos o alguien a
quien favorezca, beneficiarse de las decisiones del personal de UNOPS.
Si cualquier miembro del personal de UNOPS cree que puede haber un conflicto de intereses, deber poner en
conocimiento del Oficial de tica de UNOPS este conflicto de forma inmediata y completa. El individuo debe
abstenerse de cualquier tipo de participacin en la cuestin hasta que el Oficial de tica haya resuelto el conflicto;
Despus de haber puesto el asunto por completo en conocimiento de todos los interesados, se puede determinar
que, a pesar del conflicto, la participacin de la persona redunda en inters de UNOPS.
El personal de UNOPS tiene prohibido, en virtud del Estatuto del Personal (funcionarios) y de conformidad con el boletn
ST/SGB/2002/9 y la poltica sobre contratistas individuales, participar en cualquier ocupacin o empleo externo, sea
remunerado o no, sin el consentimiento que debe otorgar la Oficina de tica.
Obsequios y atenciones sociales

El personal de UNOPS tiene la prohibicin de aceptar obsequios, honores, condecoraciones, favores o remuneraciones o
beneficios no pertenecientes a las Naciones Unidas en el transcurso de sus funciones oficiales. Tales beneficios crean
obligaciones, que a su vez crean conflictos de intereses, especialmente en el contexto de las adquisiciones. Si desea
obtener ms informacin, consulte la AI AI/EO/2012/01 y, si necesita ms orientacin, pngase en contacto con la Oficina
de tica.
Comportamiento tico de los proveedores

UNOPS respalda plenamente el Cdigo de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas promulgado por la
Divisin de Adquisiciones de las Naciones Unidas. UNOPS espera que todos los proveedores que deseen realizar
operaciones con la organizacin adopten dicho cdigo de conducta ya que este se origina en los valores fundamentales
consagrados en la Carta de las Naciones Unidas, que tiene efecto vinculante para todas las naciones. Por ello, se requiere
que los proveedores que deseen registrarse como tales en el Portal mundial para proveedores de Naciones Unidas
(UNGM) confirmen el Cdigo de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas (consulte la seccin 3.1 Registro de
proveedores).
UNOPS espera que todos los proveedores adhieran los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, que tienen
su origen en la Declaracin Universal de Derechos Humanos; la Declaracin de la Organizacin Internacional del Trabajo
relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo; la Declaracin de Ro sobre el Medio Ambiente y el
Desarrollo; y la Convencin de las Naciones Unidas contra la Corrupcin (consulte la seccin 15.1 El Pacto Mundial de las
Naciones Unidas (UNGC)). Los proveedores deben notificar a UNOPS si ellos mismos sospechan que algn proveedor de
bienes/servicios para sus procesos est contraviniendo los valores compartidos enunciados en este captulo.
Los proveedores tienen la obligacin de cumplir las Condiciones Generales de UNOPS, que contienen disposiciones sobre
minas, trabajo infantil, explotacin sexual, y los derechos fundamentales de los trabajadores. Las Condiciones Generales
de UNOPS constituyen una parte esencial de todos los contratos entre UNOPS y un proveedor. Los proveedores que
firman un contrato con UNOPS aceptan cumplir estas disposiciones. Adems, las Naciones Unidas estn determinadas a
realizar operaciones comerciales solo con aquellos proveedores que compartan sus valores de respeto por los derechos
humanos fundamentales, la justicia social, la dignidad humana y de respeto por la igualdad de derechos de hombres y
mujeres, consagrados en la Carta de las Naciones Unidas.
La exigencia de una conducta tica es vlida para todos los proveedores que suministren bienes, servicios u obras a las
Naciones Unidas en el mundo. UNOPS espera que sus proveedores adopten y fomenten los principios de sostenibilidad

social y ambiental, y se reserva el derecho a negarse a realizar operaciones comerciales con proveedores que tengan
registros comprobables de conducta indebida en sus prcticas sociales y/o ambientales.
Asimismo, UNOPS espera que sus proveedores se atengan a los estndares mnimos obligatorios sociales y ambientales,
se esfuercen por lograr una mejora continua y respeten requerimientos sociales y ambientales ms avanzados segn se
establece en los requerimientos de licitacin.
1.5.3.1 Prcticas prohibidas de los proveedores y sanciones a estos

Como rgano subsidiario de las Naciones Unidas, UNOPS se esfuerza por proporcionar bienes pblicos en las reas
humanitaria, de desarrollo y de consolidacin de la paz. Por ello, al invertir en recursos pblicos, UNOPS busca cumplir
con los ms altos estndares de integridad y competencia y exige lo mismo a aquellos que desean trabajar con UNOPS
durante el desempeo de sus actividades.
Para cumplir este objetivo, UNOPS promulg la Instruccin Operacional (IO) sobre sanciones a proveedores para
implantar el marco y los procedimientos mediante los cuales UNOPS impondr sanciones a los proveedores que hayan
incurrido o tratado de incurrir en prcticas prohibidas, tanto en el mbito de las adquisiciones como en el de las
donaciones o los acuerdos de asociaciones. Esta poltica de UNOPS se basa en el Marco Normativo (MPF) para los
organismos del sistema de las Naciones Unidas adoptado por la Red de Adquisiciones del Comit de Alto Nivel sobre
Gestin (HLCM), un marco que permite a UNOPS cooperar con Agencias a fin de garantizar un trato uniforme a los
proveedores y reciprocidad en el sistema de las Naciones Unidas.
El marco define las prcticas prohibidas de la siguiente forma:
Prcticas corruptas: ofrecer, entregar, recibir o solicitar, directa o indirectamente, algo de valor para influenciar de
manera indebida las acciones de otra parte;
Prcticas fraudulentas: cualquier acto u omisin, incluida la tergiversacin, que de manera deliberada o imprudente
induzca a error o tenga tal objetivo para obtener beneficios financieros o de otro tipo o lleve a evitar una obligacin
a la otra parte;
Prcticas coercitivas: cualquier acto u omisin que impida o perjudique, o pretenda hacerlo, directa o
indirectamente, a cualquier parte o propiedad de la misma para influenciar de manera indebida las acciones de
otra parte;
Prcticas colusivas: cualquier acuerdo entre dos o ms partes que pretenda lograr un objetivo ilcito, como la
influencia indebida sobre las acciones de otra parte;
Prcticas poco ticas: cualquier actitud o comportamiento contrarios al conflicto de intereses, los obsequios y
atenciones sociales, disposiciones poscontractuales u otros requerimientos publicados sobre el trabajo con
UNOPS;
Obstruccin: cualquier acto u omisin del proveedor que impida u obstaculice la investigacin por parte de UNOPS
de posibles prcticas prohibidas.
De acuerdo con la OI sobre sanciones a proveedores, se ha establecido un Comit de revisin de proveedores (VRC) como
rgano administrativo interno cuya funcin es formular recomendaciones al Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO)
sobre las posibles sanciones contra los proveedores que hayan incurrido o tratado de incurrir en prcticas prohibidas.
Una sancin es una decisin administrativa resuelta y aplicada por UNOPS como resultado de la participacin de un
proveedor en prcticas prohibidas. El ECPO puede imponer cualquiera de las siguientes sanciones o una combinacin de
estas:
Reprobacin: una carta de advertencia por la conducta del proveedor acusado. La reprobacin no afecta a la
elegibilidad del proveedor acusado, pero su existencia se considerar un factor agravante para la imposicin de
sanciones en procesos futuros;
Inelegibilidad o exclusin: declaracin formal de que un proveedor acusado es inelegible durante un perodo de
tiempo para recibir concesiones y/o participar en los contratos de UNOPS, realizar nuevas operaciones comerciales
con UNOPS como agente o representante de otros proveedores y participar en conversaciones con UNOPS sobre
nuevos contratos. De manera excepcional, el VRC puede recomendar que la inhabilitacin del proveedor excluido
sea permanente;
Otras sanciones: El VRC puede recomendar otras sanciones que considere apropiadas a las circunstancias
especficas, incluido el reembolso o la sujecin de futuros contratos a condiciones especiales.
El personal de UNOPS notificar al presidente o al secretario del VRC todo ejemplo en el que haya denuncias o
preocupaciones sobre la posible participacin de un proveedor en cualquier prctica prohibida. Tras la recepcin de
dicha notificacin, el presidente o secretario har llegar las acusaciones a IAIG para una evaluacin preliminar. El

personal de UNOPS tambin puede elevar la cuestin directamente a IAIG a travs de sus mecanismos de admisin,
como la lnea directa de IAIG para la notificacin (direccin de correo electrnico: fraudhotline@unops.org).
1.5.3.2 Conflicto de intereses de los proveedores

Con el objetivo de evitar cualquier distorsin de la competencia y garantizar la equidad del proceso, UNOPS exige que
ningn proveedor que participe en un proceso de adquisicin tenga un conflicto de intereses.
Se considerar que un proveedor tiene un conflicto de intereses en un proceso de adquisicin en los siguientes casos:
Un proveedor (incluidos los miembros de su personal) mantiene una relacin comercial o familiar estrecha con un
miembro del personal de UNOPS que: (i) participe, de forma directa o indirecta, en la preparacin de documentos
de licitacin o especificaciones del contrato, y/o el proceso de evaluacin de la oferta de dicho contrato; o (ii)
pudiera participar en la ejecucin o supervisin de dicho contrato;
Un proveedor est asociado, o lo ha estado en el pasado, directa o indirectamente, con una empresa o cualquiera
de sus afiliados que hayan sido contratados por UNOPS para prestar servicios de consultora para la preparacin
del diseo, especificaciones y otros documentos que se usarn en la adquisicin de bienes, servicios u obras que
se requieran en el presente proceso de adquisicin;
Un proveedor que no cumple ninguna otra situacin de conflicto de intereses que es relevante para el proceso de
adquisicin especfico tal y como se seala en los documentos de licitacin.
Los proveedores deben informar de todo conflicto de intereses actual o potencial en sus presentaciones de ofertas y se
les considerar inelegibles para dicho proceso de adquisicin a menos que el conflicto de intereses se resuelva de forma
aceptable para UNOPS (consulte la seccin 3.3 Inelegibilidad de los proveedores). El hecho de no informar sobre todo
conflicto de intereses actual o potencial puede acarrear una sancin de acuerdo con la seccin anterior 1.5.3
Comportamiento tico de los proveedores.
Recursos de este captulo
Polticas de UNOPS Principios de la Directora Ejecutiva (en ingls)

EOD.ED.2017.01 - Marco legislativo (en ingls)
EOD.ED.2017.04 - Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada
(en ingls)
OD.EO.2017.01 Marco de adquisiciones (en ingls)
OI.PG.2017.01 Procedimientos de adquisiciones (en ingls)
OI.PG.2017.02 Sanciones a proveedores (en ingls)
OD 21 (rev.8) Poltica sobre los acuerdos para contratistas individuales (ICA) (en
ingls)
OD 10 (rev.2) Poltica de UNOPS en materia de fraude
OD 35 - Proteccin ante represalias por notificar conductas indebidas o por
cooperar en las actividades de investigacin debidamente autorizadas
OD 23 (rev.3) Poltica sobre declaraciones de situacin financiera (en ingls)
AI/OEC/2008/06 Restricciones posteriores al empleo
AI/EO/2012/01 Prohibicin de aceptar regalos, honores, condecoraciones,
favores o remuneraciones no pertenecientes a las Naciones Unidas o beneficios
de fuentes gubernamentales y no gubernamentales (en ingls)
Otros recursos de utilidad Carta de las Naciones Unidas

Estatuto del Personal y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas (en
ingls)
Normas de conducta de la administracin pblica internacional (2013)
Cdigo de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas
Pacto Mundial de las Naciones Unidas
Lista de proveedores sancionados de UNOPS
Pgina de la intranet: Oficina de tica
Pgina de la intranet: Grupo de Auditora Interna e Investigaciones de UNOPS

2
ORGANIZACIN DE
LAS ADQUISICIONES
2 Organizacin de las adquisiciones
2.1 Sinopsis del proceso de adquisicin
Definicin de "adquisiciones"
El trmino "adquisiciones" se define en el prrafo 1.02 del Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada
(FRR) de UNOPS como la adquisicin de propiedades, planta y equipo (activo fijo), bienes, obras o servicios mediante
compra, contratacin, arrendamiento, alquiler o intercambio de cualquier fuente que no sea una organizacin del
sistema de las Naciones Unidas. Las acciones emprendidas para llevar a cabo una adquisicin se definen como
"actividades de adquisicin" e incluyen los diez pasos que se describen en la seccin 2.1.2.
El trmino "obras" hace referencia a todas las actividades y servicios relacionados con el diseo, la supervisin, la
construccin, la reconstruccin, la demolicin, la reparacin o la renovacin de la infraestructura, incluidos los servicios
de consultora tcnica relacionados con las obras y el suministro y la instalacin de equipos tecnolgicos como sistemas
de energa solar, elevadores, etc. Cabe sealar que a pesar de que la mayora de los procedimientos de adquisicin son
iguales para la adquisicin de bienes, servicios y obras, para las obras debern utilizarse procedimientos, documentos
licitatorios y contratos especficos. A lo largo del manual se sealan estos segn corresponda. Si algn oficial de
adquisiciones tiene dudas sobre el uso de plantillas de licitacin/contratos para bienes/servicios u obras, debe plantear
estas preguntas al Grupo de Adquisiciones (PG) y al Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos (IPMG) antes de
empezar el proceso de adquisicin.
Las "adquisiciones sostenibles" se definen como las prcticas que integran los requerimientos, especificaciones y criterios
que son compatibles y favorecen la proteccin del medio ambiente y el progreso social y fomentan el desarrollo
econmico, entre otros factores mediante la eficiencia de los recursos, la mejora de la calidad de los productos y servicios
y, en ltima instancia, la optimizacin de los costos 2. Para ms informacin sobre las adquisiciones sostenibles y
disposiciones sobre su implementacin, consulte la seccin 15.2. A lo largo de las secciones del manual se han incluido
orientaciones adicionales.
A efectos del presente manual, y a menos que se mencione especficamente de otra forma, el trmino "adquisiciones" se
limita a las actividades comerciales y no incluye las siguientes figuras que estn sujetas a otros instrumentos legislativos
de UNOPS:
Seleccin y administracin de contratistas individuales: El Acuerdo de Contratista Individual (ICA) es un instrumento

jurdico de UNOPS que se emplea para contratar los servicios de individuos que no son funcionarios. Consulte la
poltica sobre Acuerdos de Contratista Individual, que est gestionada por el Grupo de Personas y Cambio (PCG) de
UNOPS;
Donaciones: Acuerdos firmados con beneficiarios a travs de un Acuerdo de apoyo a las donaciones. Los
beneficiarios suelen ser organizaciones no gubernamentales, comunitarias o con base en la comunidad, y el
"apoyo a las donaciones" es el suministro de fondos a una organizacin para que esta implemente directamente
una actividad de proyecto. Consulte la poltica sobre Apoyo a las donaciones: Instrucciones, que est gestionada
por IPMG;
Asociaciones: El trmino "asociaciones" se usa para referirse a los acuerdos entre UNOPS y organismos ajenos al
sistema de las Naciones Unidas y entidades no estatales, sin incluir las actividades relacionadas con las
adquisiciones y las donaciones. Consulte la poltica de asociaciones con entidades ajenas al sistema de las
Naciones Unidas y no estatales, gestionada por el Grupo de Comunicaciones y Asociaciones (actualmente dividido
en el Grupo de Comunicaciones, CG y el Grupo de Asociaciones, PLG) de UNOPS.
Acuerdos interinstitucionales: acuerdos que implican la transferencia o recibo de fondos a o de un organismo de
las Naciones Unidas para la implementacin de actividades. Si desea ms orientacin, consulte con IPAS Legal.
Esquema del proceso de adquisicin
2
Declaracin sobre Adquisiciones Sostenibles, adoptada por la Red de Adquisiciones del Comit de Alto Nivel sobre
Gestin en la reunin celebrada en Viena en febrero de 2009.

El proceso estndar de adquisicin de UNOPS consiste en diez pasos que pueden clasificarse en tres grupos:
preadquisiciones, adquisiciones y posadquisiciones.
En este manual se cubre en detalle cada paso, desde el captulo 4 al 13, tal y como se seala en la estructura que se
incluye en la seccin 1.1.3.
2.2 Responsabilidades de las unidades de la organizacin y

funciones clave en el proceso de adquisicin
La Directiva de la Organizacin (OD) sobre el Marco de adquisiciones seala las siguientes funciones y unidades clave de
la organizacin:
Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO). La Directora Ejecutiva (ED) ha delegado la supervisin general de las
actividades de adquisicin al ECPO, que es una figura funcional que ejerce el ED Adjunto. A su vez, el ECPO puede
delegar parte de su autoridad a miembros pertinentes del personal de UNOPS para asegurar la eficacia y la
eficiencia de las actividades de adquisicin de UNOPS;
Grupo de Adquisiciones (PG). Bajo la autoridad de su Director, el Grupo de Adquisiciones ser responsable de:
Articular la estrategia, las posturas sobre la poltica y las soluciones innovadoras para las adquisiciones
en UNOPS;
Facilitar las adquisiciones de la organizacin de forma transparente, responsable y eficiente para
ejecutar la estrategia institucional de la organizacin;
Establecer y mantener las instrucciones, los procedimientos, procesos, mecanismos de control y
orientaciones de apoyo sobre las actividades de adquisicin;
Garantizar que las unidades responsables de la implementacin de las operaciones de UNOPS cumplen
las instrucciones, los procesos y las herramientas mencionadas anteriormente, logran los resultados
intencionados y, en caso de que no sea as, evaluar por qu y realizar los cambios necesarios;
Facilitar la puesta en marcha y la supervisin de la gestin de las actividades de adquisicin de UNOPS
a travs de los sistemas e informes adecuados;
Apoyar la identificacin y el desarrollo de oportunidades para la prestacin de servicios de
adquisiciones para los asociados y clientes, y garantizar que se usan las modalidades adecuadas para la
entrega de servicios;
Fortalecer los conocimientos, las competencias y el desarrollo profesional de los profesionales de las
adquisiciones, inclusive mediante el establecimiento de normas para la certificacin interna y externa;
Proporcionar orientacin sobre las competencias, la formacin acadmica y la experiencia profesional
para los perfiles del personal con el objetivo de facilitar el proceso de contratacin y creacin de listas
de perfiles profesionales en el mbito de las adquisiciones.
Mantener la lista de los miembros del personal de UNOPS que tengan una delegacin de autoridad
(DOA) en adquisiciones.
Implantar mecanismos de reclamo para resolver las quejas de los proveedores o hacia ellos;

Fijar los requerimientos para el registro de los proveedores y para la verificacin de
antecedentes/diligencia debida;
Albergar la secretara del Comit de revisin de proveedores (VRC), de acuerdo con las disposiciones de
la Instruccin operacional (OI) sobre sanciones a proveedores;
Designar a miembros del personal como revisores de adquisiciones.
Autoridad de adquisiciones (PA). Para cada unidad operacional, el ECPO designar a uno o ms miembros del
personal como oficial(es) autorizado(s) para comprometer fondos y establecer la autoridad y la responsabilidad
de dichos oficiales autorizados para comprometer fondos. Para ms informacin, consulte la seccin 2.5 Autoridad
de adquisiciones.
Comit de Contratos y Propiedad (CPC). De acuerdo con el apartado c) de la regla 117.01 del FRR, el ED constituy el
Comit de Contratos y Propiedad de la Sede (HQCPC) para dar asesoramiento por escrito al ECPO con respecto a
las adquisiciones y otras actividades, y deleg la autoridad al ECPO para constituir Comits de Contratos y
Propiedad Locales (LCPC) en las oficinas regionales para ofrecer asesoramiento por escrito al/a los Director(es)
Regional(es). Para ms informacin sobre el CPC, incluido el alcance de la revisin y los umbrales monetarios,
consulte el captulo 9.
Adems de lo anterior, las siguientes unidades y funciones son importantes en el proceso de adquisicin:
Unidad de apoyo y asesoramiento de actividades integradas (IPAS). Esta unidad se encuentra en el Grupo de Apoyo
Corporativo (CG) y se cre con el objetivo de apoyar a las operaciones de las entidades bajo su cobertura,
principalmente con asesoramiento y soluciones para los retos de implementacin del da a da. La unidad tambin
acta como mecanismo para determinar las reas en las prcticas de gestin y ejecucin en las que se podran
introducir mejoras de polticas y procesos para cumplir con las necesidades de implementacin. IPAS presta apoyo
y ofrece asesoramiento en las siguientes prcticas de gestin y ejecucin: finanzas, recursos humanos, legal,
adquisiciones, administracin. El equipo de IPAS Adquisiciones trabaja en estrecha colaboracin con el Grupo de
Adquisiciones (PG) en el desarrollo de polticas y presta apoyo y ofrece asesoramiento a los miembros del personal
de UNOPS 3 sobre temas de adquisiciones;
Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos (IPMG). Este grupo se encarga de gestionar y ofrecer orientacin
sobre el uso del sistema de contratos de obras y el proceso de revisin del diseo;
Gerente de proyectos/Solicitante. Consulte la seccin 2.3 Gerente de proyectos/Solicitante que se encuentra en este
captulo;
Oficial de adquisiciones. Consulte la seccin 2.4 Oficial de adquisiciones que se encuentra en este captulo;
Revisor de adquisiciones. Consulte la seccin 2.6 Revisores de adquisiciones que se encuentra a continuacin.
2.3 Gerente de proyectos/Solicitante

Un gerente de proyectos (al que tambin se hace referencia como "solicitante" en algunas secciones de este manual) es la
persona que inicia la requisicin de compra, por ejemplo, solicitud de bienes, obras o servicios. Los gerentes de proyectos
tienen la responsabilidad primordial de gestionar los recursos del proyecto y lograr resultados. En UNOPS, todos los
gastos deben hacerse en relacin con un proyecto vlido.
A continuacin se sealan las responsabilidades de un gerente de proyectos en el proceso de adquisicin (algunas

pueden delegarse a otros miembros del personal que estn trabajando en el proyecto):
Preparar el plan de adquisiciones del proyecto, asegurndose de que los gastos propuestos son adecuados al
objetivo del proyecto;
Redactar las definiciones de los requerimientos:
Aprobar las requisiciones en oneUNOPS y las solicitudes para pagos que no provengan de una orden de compra
(PO);
Evaluar las presentaciones recibidas, si es designado al equipo de evaluacin;
Aceptar bienes, servicios u obras entregados por los proveedores y crear recibos de PO en oneUNOPS;
Dirigir las labores de gestin de contratos, incluida la evaluacin del desempeo del proveedor. Las labores de
gestin de contratos pueden incluir ms funciones si acta como representante del empleador en los contratos de
obras de la Federacin Internacional de Ingenieros Consultores (FIDIC).
3
La funcin de IPAS en la regin de Amrica Latina y el Caribe (LCR) la llevan a cabo los Asesores de la actividad debido a
las necesidades concretas de esta regin.

Todos los gerentes de proyectos de UNOPS deben realizar, en el tiempo que se haya especificado, los cursos obligatorios
diseados para este puesto en la estrategia de formacin en materia de adquisiciones de UNOPS.
2.4 Oficial de adquisiciones

Un oficial de adquisiciones es el miembro del personal que tiene la responsabilidad de llevar a cabo de un proceso de
adquisicin. En las unidades operacionales grandes, las actividades de adquisicin las lleva a cabo personal especialista
en adquisiciones, mientras que en las oficinas pequeas otros miembros del personal pueden llevar a cabo estas
actividades siempre que cuenten con los conocimientos y la experiencia pertinentes.
A continuacin se describen las responsabilidades de un oficial de adquisiciones en el proceso de adquisicin:
Definir las estrategias de adquisicin junto con el gerente de proyectos tras la revisin del plan de adquisiciones.
Revisar la definicin de los requerimientos y asegurarse de que son adecuados desde la perspectiva de las
adquisiciones;
Dirigir el proceso de identificacin de proveedores y la investigacin de mercado, si corresponde;
Preparar los documentos licitatorios y gestionar el proceso de licitacin;
Llevar a cabo y facilitar la evaluacin de las presentaciones de ofertas si es designado al equipo de evaluacin;
Preparar la recomendacin de adjudicacin y presentar el caso al CPC, si corresponde;
Introducir y actualizar la informacin de los proveedores en oneUNOPS;
Preparar los contratos y crear PO en oneUNOPS;
Preparar las solicitudes de pago en oneUNOPS una vez recibida la documentacin adecuada;
Realizar labores de gestin de contratos para dar apoyo al gerente de proyectos/solicitante.
Todos los oficiales de adquisiciones de UNOPS 4 deben realizar, en el tiempo que se haya especificado, los cursos
obligatorios diseados para este puesto en la estrategia de formacin en materia de adquisiciones de UNOPS.
2.5 Autoridad de adquisiciones (PA)

De acuerdo con el apartado c) de la regla 117.01 del FRR: "a) el ECPO [...] designar, para cada unidad operacional, uno o
ms oficiales autorizados para comprometer fondos para las actividades de adquisicin, y establecer la autoridad y la
responsabilidad de dichos oficiales autorizados para comprometer fondos". De conformidad con el FRR, los oficiales
autorizados para comprometer fondos son "funcionarios en quienes se ha delegado por escrito un grado determinado
de autoridad para comprometer fondos de UNOPS con fines determinados y que han aceptado la obligacin de rendir
cuentas de ello". Todos los miembros del personal a los que se haga referencia como autoridad de adquisiciones (PA) en
UNOPS deben poseer una DOA por escrito para adquisiciones. A efectos del presente manual, los miembros del personal
de UNOPS a los que se haya delegado de forma oficial la autoridad en materia de adquisiciones y a los que, por lo tanto,
se les haya otorgado la funcin de autoridad de adquisiciones se les denominar autoridad de adquisiciones o PA
indistintamente.
Todas las PA de UNOPS deben realizar, en el tiempo que se haya especificado, los cursos obligatorios diseados para este
puesto en la estrategia de formacin en materia de adquisiciones de UNOPS.
Responsabilidades de la autoridad de adquisiciones (PA)

Las PA deben ejercer sus deberes y responsabilidades bajo su DOA designada con la mxima atencin, eficiencia,
equidad e integridad. Las PA tienen las siguientes responsabilidades:
1. Aprobar las actividades de adquisicin correspondientes al nivel de DOA designado, tal y como se muestra en la
Tabla maestra sobre la autoridad de adquisiciones (consulte la seccin 2.5.2 Delegacin de autoridad (DOA) que se
encuentra a continuacin), garantizando, antes de contraer un compromiso, que:
La actividad de adquisicin cumple estrictamente con el FRR de UNOPS, la OI sobre los procedimientos de
adquisiciones, el Manual de Adquisiciones y otros instrumentos legislativos de UNOPS pertinentes; o con
los procedimientos de adquisiciones de los asociados de UNOPS o fuentes de financiacin cuando UNOPS
haya aceptado dichos procesos.
Hay fondos suficientes para el compromiso;
La actividad de adquisicin es de inters para UNOPS.
4
El trmino oficial de adquisiciones que se usa en el contexto de este manual difiere de la funcin que tiene el rol del
mismo nombre en oneUNOPS.

2. Llevar a cabo otras funciones de control establecidas en el Manual de Adquisiciones. A menos que en la tabla de la
DOA se encuentre una funcin de control, las PA pueden ejecutar la funcin independientemente del nivel de DOA y
del valor estimado del contrato, por ejemplo, reduccin de los plazos de licitacin, aprobacin del equipo de
evaluacin o designacin de la comisin de apertura de ofertas;
3. Presentar informes de acuerdo con sus DOA y como se estipula en el Manual de Adquisiciones;
4. Las PA tambin pueden actuar como empleador en los contratos de obras de la FIDIC.
Delegacin de autoridad (DOA)

La Tabla 1 muestra la Tabla maestra sobre la autoridad de adquisiciones que establece los niveles de autoridad delegada
en las adquisiciones y las condiciones que se le aplican.
De conformidad con el FRR y la OD sobre el Marco de adquisiciones, el ECPO designar a la PA, o el Director del Grupo de
Adquisiciones tras la delegacin de autoridad del ECPO. La DOA se concede a individuos, no a funciones, y se asigna para
unidades operacionales o proyectos especficos de UNOPS. Por lo tanto, a los individuos con una designacin con
carcter interino (por ejemplo, el Oficial encargado (OIC)) se les debe conceder la DOA adecuada para que puedan ejercer
su autoridad hasta que el oficial titular vuelva a asumir su funcin. La DOA solo puede ser subdelegada si se autoriza en
la carta de DOA.
Tabla 1 | Niveles de autoridad delegada
Actividad1 2 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

USD USD USD USD
Aprobar listas cortas, RFI, llamados EOI, documentos de
precualificacin y licitatorios (incluidas las modificaciones a Ilimitada Ilimitada Ilimitada Ilimitada
estos)
Adjudicar3 contratos tras el uso de mtodos formales de
licitacin 50.000 250.000 500.000 1.000.000
Adjudicar contratos tras la preseleccin 45
Adjudicar rdenes al acuerdo a largo plazo (LTA)

50.000 250.000 500.000 1.000.0006
Adjudicar enmiendas a la orden al acuerdo a largo plazo
Adjudicar contratos mediante una excepcin al uso de los

mtodos formales de licitacin, adems de la preseleccin 5
Adjudicar enmiendas de contrato, sin incluir rdenes al acuerdo 50.000 50.000 250.000 250.000
a largo plazo ni los casos de contingencias adjudicadas
previamente que se indican a continuacin.
Aprobar variaciones y reclamos de contratos de obras o

enmiendas de bienes y servicios dentro de contingencias 50.000 500.000 Ilimitada Ilimitada
preadjudicadas
Firmar contratos adjudicados, LTA adjudicadas, rdenes al

Ilimitada Ilimitada Ilimitada Ilimitada
acuerdo a largo plazo adjudicadas y enmiendas adjudicadas
Firmar contratos de acuerdo al mecanismo de no objecin de

instituciones financieras internacionales (por ejemplo, el Banco Ilimitada Ilimitada Ilimitada Ilimitada
Mundial) y organismos de las Naciones Unidas
Ninguna/
Aprobar casos retroactivos o post-facto Ninguna 250.000 250.000
50.0007
1
Todos los valores indicados son hasta, pero sin incluir, los importes indicados para cada nivel y no incluyen impuestos y
aranceles.
2
Algunas de estas actividades requieren la preaprobacin por parte de un revisor de adquisiciones antes de la decisin
de la PA (consulte la seccin 2.6 Revisores de adquisiciones del Manual de Adquisiciones), o la revisin por parte del CPC
(consulte la seccin 9.4 Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad).

3
Adjudicacin de conformidad con el FRR de UNOPS, la autorizacin concedida por un miembro autorizado del personal
para establecer un compromiso. En este contexto, incluye las actividades por las que la PA autoriza la emisin de
contrato, acuerdos a largo plazo (LTA), rdenes al acuerdo a largo plazo o enmiendas a ellos. La solicitud de adjudicacin
debe presentarse a la PA con el nivel de DOA apropiado para su revisin y adjudicacin del contrato.
4
Consulte la AI sobre aceptacin de compromisos para situaciones especiales como la preseleccin mediante las reglas
de adquisiciones de una organizacin ajena a las Naciones Unidas y la preseleccin que tiene lugar tras la aprobacin del
documento del proyecto.
5
Los individuos que tengan una DOA en el marco de la modalidad ICA no pueden adjudicar un contrato sobre la base de
una excepcin a un mtodo formal de licitacin, esto es, de conformidad con los subapartados (vi), (viii), (ix) and (x) del
apartado a) de la regla 118.05 del FRR.
6
Las adjudicaciones de rdenes al acuerdo a largo plazo o enmiendas a los LTA de un valor igual o superior a 1.000.000
USD deben presentarse al ECPO o al Director del Grupo de Adquisiciones, sin la revisin previa de un CPC.
7
Los Directores Regionales o los Directores Regionales Adjuntos y los Directores de la Sede son las nicas personas que
cuentan con autorizacin para aprobar casos retroactivos o post-facto de un importe de hasta 50.000 USD.
2.5.2.1 Importes acumulados

Para un contrato o una serie de contratos, incluidas las enmiendas a estos, adjudicados al mismo proveedor para el
mismo proyecto u objetivo en los ltimos 12 meses, debe tenerse en cuenta el importe acumulado cuando se determine
el nivel de DOA necesario para la aprobacin.
En este contexto, la expresin "mismo proyecto" significa el mismo proyecto en oneUNOPS; mismo objetivo hace
referencia a la situacin en la que la adjudicacin de un contrato o una serie de contratos al mismo proveedor, incluidas
sus enmiendas y variaciones o reclamos adjudicadas para contratos de obras de estos, a un mismo proveedor, resulta de
un nico proceso de licitacin. Por lo tanto, el importe de cualquier contrato o serie de contratos, PO, o las enmiendas y
variaciones o reclamos adjudicadas a contratos para obras resultantes del mismo proceso de licitacin, es para el mismo
propsito, independientemente del proyecto o de las unidades operacionales y debe ser acumulado a los efectos de
determinar la correspondiente PA.
2.5.2.2 Acuerdos a largo plazo (LTA) y delegacin de autoridad (DOA)

Todos los LTA nuevos, independientemente de su valor, deben ser revisados por el HQCPC y adjudicados por el ECPO,
con la excepcin de LTA vlidos establecidos por parte de otros organismos del sistema de las Naciones Unidas con
arreglo a las disposiciones del captulo 14 sobre cooperacin. El motivo es que cada LTA se establece de conformidad con
un nico ejercicio de licitacin, pero es probable que abarque un gran nmero de rdenes al acuerdo a largo plazo
durante su perodo de duracin. Todas las rdenes al acuerdo a largo plazo realizadas con arreglo a un nico LTA se
emitirn con el mismo objetivo. Teniendo en cuenta que cualquier unidad operacional puede emitir rdenes al acuerdo a
largo plazo realizadas con arreglo a LTA establecidos a nivel internacional, existe el riesgo inherente de que el importe
total de rdenes al acuerdo a largo plazo para el mismo objetivo pueda exceder el umbral para la revisin por parte del
CPC y el correspondiente nivel de DOA para la adjudicacin de contratos. Para anticipar esta situacin, sin excepciones, el
HQCPC debe revisar todos los LTA, independientemente del valor total proyectado y la complejidad de los
requerimientos.
2.6 Revisores de adquisiciones

El Director del Grupo de Adquisiciones es el encargado de designar a los revisores de adquisiciones 5 para que
desempeen las siguientes funciones:
1. Preaprobacin de los siguientes documentos antes de la aprobacin de la PA: solicitud de informacin (RFI),
solicitudes de expresin de inters (EOI), llamados a presentarse a la precualificacin, listas cortas y documentos
licitatorios bajo mtodos formales de licitacin (ITB y RFP), incluidas las modificaciones a los mismos;
2. Preaprobacin de las presentaciones de ofertas para su revisin y adjudicacin:
a) La autoridad encargada de la aprobacin debe aprobar las presentaciones de ofertas antes de

enviarlas al CPC. Para ms informacin sobre los umbrales, consulte la seccin 9.4 Alcance de la
5
Anteriormente, esta funcin reciba el nombre de "asesor de adquisiciones".

revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC). Nota: en este caso, el alcance de la preaprobacin
es limitado para garantizar que la unidad encargada de presentar los documentos cumple todos los
requerimientos formales;
b) Las presentaciones de ofertas por debajo de los umbrales del CPC para la adjudicacin de contratos
directamente por la PA, incluidas las adjudicaciones tras el uso de los mtodos formales de licitacin y
la preseleccin de un importe igual o superior a 50.000 USD si tras excepciones al uso de los mtodos
formales, enmiendas, post-facto y retroactivas.
3. Garantizar que las actividades de adquisicin preaprobadas respetan los principios de adquisiciones de UNOPS
y los ms altos estndares de integridad, inclusive que se ha llevado a cabo la verificacin de antecedentes del
proveedor antes de la adjudicacin;
4. Ofrecer asesoramiento a los responsables de las unidades operacionales sobre los procedimientos de
adquisiciones y nombramiento de individuos para la recepcin de ofertas, la apertura de ofertas y la
composicin del equipo de evaluacin. Ofrecer formacin a los individuos seleccionados sobre la importancia de
la confidencialidad y la integridad;
5. Ofrecer asesoramiento general en materia de adquisiciones y actuar como mentor para los profesionales de las
adquisiciones en sus unidades operacionales y regiones;
6. Aportar observaciones al CPC sobre los casos presentados por sus unidades operacionales;
7. Apoyar al Grupo de Adquisiciones en la comunicacin y difusin a sus unidades operacionales y regiones de
nuevos procedimientos, plantillas y sistemas revisados en materia de adquisiciones;
8. Informar trimestralmente sobre las adjudicaciones hechas por IPAS con un nivel 1 de DOA tras la excepcin al
uso de mtodos formales de licitacin de valor inferior a 50.000 USD en sus proyecto(s)/unidad(es)
operacional(es) para garantizar que los principios de adquisiciones se han respetado, y casos en los que se han
recibido menos de tres ofertas o propuestas como respuesta a una licitacin de competencia limitada para los
que se han emitido contratos sin la revisin del CPC. Los informes trimestrales deben presentarse al Grupo de
Adquisiciones junto con las recomendaciones propuestas para mejorar el proceso, si corresponde.
Notas:
Si la PA no es un revisor de adquisiciones, la PA no puede ni autorizar, firmar ni aprobar las actividades de

adquisicin que requieran la preaprobacin antes de que dicha preaprobacin se realice. En caso de que el revisor
de adquisiciones rechace una solicitud de preaprobacin para la adjudicacin de un contrato y la PA considere que
la adjudicacin es recomendable, la PA solicitar al CPC la revisin y la recomendacin para la adjudicacin del
contrato sin la preaprobacin necesaria por parte de un revisor de adquisiciones. En lugar de eso, la PA se
encargar tanto de la preaprobacin como de la aprobacin de toda solicitud de adjudicacin del contrato y
explicar por escrito, como parte de su presentacin al CPC, la ausencia de la preaprobacin del revisor de
adquisiciones.
Para las actividades de adquisicin distintas de la adjudicacin de contratos, siempre que el revisor de
adquisiciones rechace dar la preaprobacin y la PA considere que la actividad de adquisicin s debe aprobarse, la
PA consultar con el Director de Grupo de Adquisiciones, quien ser el encargado de tomar la decisin final en
cuanto a la preaprobacin.
En la pgina de la intranet del Grupo de Adquisiciones puede encontrar listas actualizadas de los revisores de
adquisiciones junto con informacin sobre el proceso de designacin.
Todos los revisores de adquisiciones de UNOPS deben realizar, en el tiempo que se haya especificado, los cursos
obligatorios diseados para este puesto en la estrategia de formacin en materia de adquisiciones de UNOPS.
2.7 Rendicin de cuentas

Todos los miembros del personal de UNOPS rendirn cuentas ante el ED de la regularidad de los actos que hayan
realizado en el curso de sus funciones oficiales. Todo miembro del personal que realice un acto contrario al FRR o a otros
instrumentos legislativos pertinentes, podr ser considerado responsable, personal y financieramente, de las
consecuencias de dicho acto. (Regla 103.2 del FRR).
Dado que UNOPS hace uso de fondos pblicos en el proceso de adquisicin, se debe prestar especial atencin para
garantizar que estos fondos se emplean exclusivamente para su uso previsto. Los individuos que tengan una DOA deben
tener especial cuidado en asegurarse de que las acciones emprendidas por ellos, o por las personas bajo su supervisin,
cumplan el FRR y otros instrumentos legislativos pertinentes.

2.8 Segregacin de tareas
La segregacin de tareas es un mecanismo de control interno que se usa para garantizar que ningn individuo o unidad
de la organizacin asuma la responsabilidad de una o ms funciones relacionadas. La respectiva entidad contratante
dentro de UNOPS estar organizada de forma que se mantenga una segregacin de responsabilidades para los pasos
clave del proceso de adquisicin.
La segregacin de tareas se aplica en dos reas clave del proceso de adquisicin:
1) Ciclo de adquisiciones en el sistema ERP (oneUNOPS)
De acuerdo con el Marco de control interno, hay tres "autoridades" principales en el ciclo de adquisiciones:
Primera autoridad (autoridad en materia presupuestaria): persona con la responsabilidad de gestionar

los recursos que se gastan. Habitualmente esta funcin la desempea el gerente de proyectos;
Segunda autoridad (autoridad de aprobacin): persona que aprueba las rdenes de compra una vez
que el oficial de adquisiciones las ha creado. Esta funcin la desempea la autoridad en materia de
adquisiciones.
Tercera autoridad (autoridad encargada de los desembolsos): persona que aprueba los pagos por las
adquisiciones.
Los miembros del personal reciben diferentes perfiles en oneUNOPS segn sus funciones y el sistema aplica las
siguientes medidas para la segregacin de tareas:
Los miembros del personal que crean una orden de compra no pueden aprobarlas;
Los miembros del personal que crean requisiciones no pueden aprobarlas;
Los miembros del personal que aprueban requisiciones y rdenes de compra no pueden aprobar
comprobantes financieros;
El oficial de adquisiciones no puede realizar el recibo de las rdenes de compra;
Los miembros del personal que crean o modifican perfiles de proveedores no pueden aprobarlos en el
sistema. La funcin de aprobar nuevos proveedores en el sistema es independiente a la funcin de
adquisiciones y se lleva a cabo en el Centro Mundial de Servicios Compartidos (GSSC), situado en
Bangkok;
El Director o el Jefe de Apoyo de la unidad operacional debe documentar y aprobar cualquier
combinacin justificada de funciones.
2) Pasos del proceso de adquisicin fuera del sistema ERP
Se aplica la siguiente segregacin de tareas:
La apertura de ofertas para los ejercicios formales de licitacin debe incluir al menos un miembro del
personal que no participe en las siguientes etapas del proceso de adquisicin, excepto lo dispuesto en
la seccin 7.4.1;
El equipo de evaluacin se conforma segn lo establecido en la seccin 8.2;
La PA no adjudicar contratos u rdenes de compra o enmiendas a ello en los casos en los que la PA
haya dirigido de forma directa o personalmente el proceso de adquisicin. En esos casos, todos los
documentos del contrato, las rdenes de compra, o enmiendas a ello, debe remitirse al siguiente nivel
de DOA. Sin perjuicio de lo anterior, las PA pueden ejercer las autoridades delegadas restantes (por
ejemplo, la aprobacin de listas cortas, la firma de documentos licitatorios) en casos en los que hayan
realizado el proceso de adquisicin.
En el caso de algunas unidades de adquisicin y, en particular, en las oficinas pequeas, puede que no sea posible
establecer la separacin requerida de las funciones anteriormente mencionadas. El Director o el Jefe de Apoyo de dicha
unidad deben documentar correctamente en el expediente y aprobar cualquier desviacin. En esos casos, como mnimo,
se debe establecer una segregacin de tareas asegurndose de que aunque sea el mismo individuo el que desempee
las funciones, este las realice como si fueran diferentes funciones.

Polticas de UNOPS EOD.ED.2017.02 - Principios de la organizacin y modelo de gobernanza (en

ingls)
OD 16 (rev.1) - Marco de adquisiciones (en ingls)
OD 21 (rev. 8) Poltica relativa al Acuerdo de Contratista Individual (ICA) (en

ingls)
OD 43 Poltica relativa a las asociaciones con entidades no pertenecientes al

sistema de las Naciones Unidas y entidades no estatales (en ingls)
OD9 Control interno de las oficinas de UNOPS (en ingls)
OD27 Marco de control interno y gestin de riesgos
OD 34 (rev. 2) Marco sobre las delegaciones de autoridad (en ingls)
AI/SPMPG/2013/0 I - Instrucciones relativas al apoyo a las donaciones (en ingls)
AI/PM/2009/01 Aceptacin de compromisos (en ingls)
Otros recursos de Pgina de la intranet: Grupo de Adquisiciones

utilidad
Pgina de la intranet: IPAS
Pgina de la intranet: Comit de Contratos y Propiedad de la Sede
Pgina de la intranet: Delegaciones de autoridad
Pgina de la intranet: Revisores de adquisiciones
Pgina de la intranet: Estrategia de formacin de UNOPS en materia de

adquisiciones (2016 - 2017) (en ingls)

3
REGISTRO Y GESTIN
DE PROVEEDORES
3 Registro y gestin de proveedores
Un proveedor es una entidad que puede potencialmente suministrar o suministra bienes u otros productos (incluida la
propiedad intelectual), servicios y/u obras a la organizacin.
UNOPS gestiona dos bases de datos de proveedores:
El Portal Mundial para los Proveedores de las Naciones Unidas (UNGM, www.ungm.org), en el que se incluyen
proveedores que estn interesados en trabajar con UNOPS;
El sistema ERP de UNOPS (oneUNOPS), en el que se incluyen proveedores contratados por UNOPS en el pasado,
por ejemplo, a los que se haya emitido una orden de compra de UNOPS o se les haya pagado mediante un pago
regular que no provenga de una orden de compra (non-PO vaucher).
Para lograr el mximo ahorro y eficiencia, UNOPS debe esforzarse continuamente por encontrar nuevos proveedores
idneos a nivel tcnico y financiero. En particular, UNOPS debe trabajar de forma activa para aumentar el nmero de
fuentes de suministro procedentes de pases en desarrollo y pases con economas en transicin.
A efectos de mejorar la eficiencia y la transparencia de las actividades de adquisicin de UNOPS, los oficiales de
adquisiciones pueden mantener un listado de proveedores potenciales a los que se puede invitar a competir en
licitaciones futuras. Se puede utilizar UNGM y las bases de datos locales para obtener datos sobre proveedores locales y
corporativos. Se deben tomar medidas continuas para ampliar estos listados mediante la identificacin de nuevos
proveedores de bienes, servicios u obras de inters para UNOPS a travs de, entre otras cosas, ejercicios regulares de
investigaciones de mercado (consulte la seccin 5.2 Investigacin de mercado).
3.1 Registro de proveedores

Registro en UNGM
UNGM es el portal de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas. Este portal rene al personal de adquisiciones
de las Naciones Unidas y a la comunidad de proveedores. UNGM acta como una ventana nica a travs de la cual los
proveedores potenciales se pueden registrar con los organismos del sistema de las Naciones Unidas, incluida UNOPS.
Todos los miembros del personal de UNOPS se pueden registrar como usuarios de las Naciones Unidas y acceder a la
base de datos de UNGM de los proveedores potenciales registrados con los organismos de las Naciones Unidas. Todos
los oficiales de adquisiciones de UNOPS deben tener una cuenta activa en UNGM y usar esta plataforma como apoyo
para todos sus ejercicios de adquisicin.
UNGM proporciona datos actuales sobre las empresas, incluida informacin general sobre la empresa, datos de contacto,
experiencia y desempeo previo en trabajos para las Naciones Unidas, as como la gama de productos y servicios
registrados por cada proveedor. Adems, los usuarios de UNOPS tienen acceso a un repositorio que contiene todos los
Acuerdos a largo plazo (LTA) del sistema de las Naciones Unidas. UNGM tambin permite a los usuarios consultar listas
de inelegibilidad extradas de la Lista de inelegibilidad de las Naciones Unidas (UNIL), el Listado de Proveedores No
Responsables del Departamento de Adquisiciones Institucionales del Banco Mundial y el Listado de Entidades y Personas
Inhabilitadas por el Banco Mundial, as como la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones
Unidas.
Los contratos de UNOPS solo pueden adjudicarse a los proveedores que estn registrados en UNGM, excepto en el caso
de los procesos en el marco de los proyectos de servicios de asesoramiento en los que UNOPS no firma el contrato con el
proveedor. Asimismo, para los procesos de adquisiciones que se realicen a travs del sistema eSourcing de UNOPS
(consulte la seccin 6.10 Licitacin electrnica), los proveedores deben registrarse obligatoriamente en UNGM para
acceder a toda la informacin sobre la licitacin, solicitar aclaraciones y presentar una oferta.
Los proveedores que soliciten su registro en el portal de adquisiciones de UNGM deben realizar el proceso de registro en
el portal, incluida su confirmacin del Cdigo de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas.
UNGM ha implementado una funcionalidad de registro asistido de proveedores que permite a las unidades
operacionales de UNOPS aadir a los proveedores locales a UNGM. Otra aplicacin permite la carga masiva de listados
existentes. Para ms informacin, formacin e instrucciones sobre cmo usar esta aplicacin, escriba a
registry@ungm.org.

Registro en el sistema ERP (OneUNOPS)
Si el proveedor no est en la base de datos de proveedores de oneUNOPS, debe completar un formulario, en el que debe
incluir sus datos bancarios, para crear su perfil de proveedor en el sistema ERP. El Centro Global de Servicios
Compartidos (GSSC), situado en Bangkok, se encarga de aprobar los proveedores en oneUNOPS.
3.2 Gestin de proveedores

Antes de celebrar un contrato con un proveedor, UNOPS debe asegurarse de que este proveedor sea elegible para la
adjudicacin de un contrato de UNOPS y tenga la habilidad y la capacidad de ejecutar el contrato de manera satisfactoria.
Esto se logra a) asegurndose de que el proveedor es elegible (consulte la seccin 3.3 Inelegibilidad de los proveedores);
y b) evaluando los criterios de cualificacin, los criterios tcnicos y los criterios financieros como parte del proceso de
evaluacin, y que puede incluir diligencia adicional o verificacin de antecedentes (para ms informacin, consulte la
seccin 8 Evaluacin de la presentacin de ofertas).
Con el fin de promover el carcter econmico y eficiente de las adquisiciones, es preciso evaluar el desempeo de los
contratistas de forma constante durante la etapa de gestin de los contratos. Adems, tras la ejecucin del contrato de
UNOPS por parte del proveedor, se lleva a cabo una evaluacin del desempeo de este. Para ms informacin, consulte
la seccin 13.2.7 Evaluacin del desempeo del proveedor (SPE).
3.3 Inelegibilidad de los proveedores

Es de inters de UNOPS promover la competencia tanto como sea posible en los procesos de adquisiciones y, por lo
tanto, considera a todos los proveedores elegibles 6 para la adjudicacin de contratos, a menos que se considere
inelegible a un proveedor por alguna de las siguientes razones:
a) El proveedor tiene la nacionalidad de un pas excluido en el acuerdo del proyecto al que se refiere el proceso de
adquisicin, tal y como se ha firmado entre UNOPS y su cliente/asociado. Se considerar que un proveedor tiene
la nacionalidad de un pas si dicho proveedor es un ciudadano o se ha constituido, incorporado o registrado y
opera de conformidad con las disposiciones de la legislacin de ese pas;
b) El proveedor tiene un conflicto de intereses, tal y como se define en la seccin 1.5.3.2;
c) El proveedor se encuentra en alguna de las siguientes listas de inelegibilidad:
i. La Lista de inelegibilidad de las Naciones Unidas (UNIL), albergada por UNGM, que engloba informacin
hecha pblica por UNOPS y otros organismos participantes. Esto incluye la Lista de inelegibilidad de
UNOPS, tras una exclusin de acuerdo con las disposiciones en la seccin 1.5.3.1;
ii. La Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que incluye la lista
consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
iii. El Listado de Proveedores No Responsables del Departamento de Adquisiciones Institucionales del Banco
Mundial y el Listado de Entidades y Personas Inhabilitadas por el Banco Mundial
d) El proveedor est incluido en una lista de inelegibilidad del cliente/asociado, si dicha disposicin se incluye en el
acuerdo del proyecto firmado con UNOPS;
e) El proveedor se encuentra actualmente en una situacin de suspensin para trabajar con UNOPS y se le ha
retirado de la(s) base(s) de datos de proveedores, por motivos diferentes a la participacin en prcticas
prohibidas de acuerdo con la OI sobre Sanciones a proveedores, como:
i. El proveedor ha mostrado deficiencias importantes o continuadas en la ejecucin de un contrato de

UNOPS anterior que conllev la rescisin del contrato antes de lo previsto, la aplicacin de daos y
perjuicios o acciones similares, tal y como est documentado en la evaluacin del desempeo del
proveedor de acuerdo con las disposiciones de la seccin 13.2.7;
6
En el contexto de la evaluacin de una oferta en respuesta a una licitacin, "elegibilidad" es un trmino independiente y
distinto de "cualificado" y de "conforme" Consulte la seccin 8. Evaluacin de las presentaciones de ofertas.

ii. Existen dudas legtimas sobre la capacidad del proveedor para desempear de forma satisfactoria las
obligaciones contractuales, tales como declararse en quiebra o si la empresa est o ha estado
recientemente en administracin judicial.
iii. Tras la notificacin de un Estado Miembro, u otra fuente de autoridad, de que un proveedor ha sido
acusado de fraude o delito en ese pas;
iv. En caso de que se haya dictado condena penal o sentencia civil contra un proveedor debido a su falta de
integridad u honestidad en sus operaciones;
v. En caso de que el proveedor haya llevado a cabo otra accin que sea de naturaleza grave o de peso y que
pudiera daar la reputacin o imagen de UNOPS.
En los casos anteriormente descritos, si el Director del Grupo de Adquisiciones (tras consultarlo con el Asesor Jurdico)
determina que hay suficiente informacin para apoyar alguna de las circunstancias mencionadas, el Director de Grupo de
Adquisiciones puede decidir la inhabilitacin de un proveedor para trabajar con UNOPS durante un perodo de tiempo
especfico, de manera proporcional a las circunstancias. Se deber notificar al proveedor, por escrito, de la decisin, as
como de la inhabilitacin impuesta y de los procedimientos para la rehabilitacin, si corresponde.
En caso de que el proveedor sea un consorcio, todos los miembros deben cumplir los requerimientos de elegibilidad
descritos en este documento.
Los profesionales de las adquisiciones, incluido, sin carcter restrictivo, el oficial de adquisiciones encargado de la gestin
del proceso de adquisiciones, deben asegurarse de que ninguna entidad que pueda clasificarse dentro de alguna de las
categoras anteriormente descritas (i) sea invitada a participar en los procesos para trabajar con UNOPS, o (ii) se le
conceda una adjudicacin.
Polticas de UNOPS OI.PG.2017.02 Sanciones a proveedores (en ingls)
Directrices Cmo comprobar las listas de inelegibilidad en UNGM ( en ingls)
Otros recursos de utilidad UNGM
Lista de proveedores sancionados de UNOPS

4
ESTRATEGIA,
PLANIFICACIN Y
DEFINICIN DE
REQUERIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
PASO 1 PASO 2
PREADQUISICIONES
4 Estrategia, planificacin y definicin de requerimientos

de adquisiciones
4.1 Estrategia de adquisiciones

El desarrollo de un enfoque estratgico para las adquisiciones es un elemento clave del proceso de adquisicin para
lograr con xito la adquisicin de bienes, servicios y obras, adems de ser necesario para la ejecucin oportuna de
proyectos u operaciones. Para ello, es necesario comprender la naturaleza de los requerimientos, la capacidad de los
contratistas, la complejidad del contexto operacional, los riesgos involucrados y la capacidad disponible de los recursos
de UNOPS. Es necesario tener un criterio profesional y comprender estos factores para lograr un proceso de adquisicin
efectivo.
La planificacin de adquisiciones consiste en programar las actividades de adquisicin del proyecto, las unidades
operacionales y la organizacin de acuerdo con las estrategias de adquisicin. Como tales, el desarrollo de la estrategia
de adquisiciones y la planificacin de adquisiciones estn intrnsecamente relacionadas.
4.2 Planificacin de adquisiciones

La planificacin de adquisiciones de una actividad individual de adquisicin incluye el establecimiento de los plazos
requeridos para realizar cada paso del proceso de adquisicin de acuerdo con el mtodo de licitacin, el tipo de contrato
y el tipo de competencia.
Estas son algunas de las ventajas de la planificacin de adquisiciones:
Mejor definicin de los requerimientos, lo que aumenta la probabilidad de recibir mejores ofertas y, por lo tanto,
facilita el proceso de evaluacin. Esto tiene como consecuencia la adquisicin de productos apropiados que
satisfacen las necesidades de los clientes y una gestin de contratos ms sencilla;
Mejor identificacin de proveedores, lo que garantiza que se presentar un nmero adecuado de proveedores con
las cualificaciones apropiadas. Esto tiene como consecuencia una mayor competencia lo que, potencialmente, se
reflejar en ofertas mejores a precios ms bajos;
Menor derroche de los recursos en acciones de ltimo momento;
Deteccin y gestin de los riesgos en las primeras etapas;
Disminucin de los atrasos y plazos gracias a la capacidad de ejecutar por anticipado y de manera proactiva una
serie de tareas relativas a las adquisiciones;
Mejor planificacin y supervisin de las actividades de adquisicin;
Determinacin de los perodos de tiempo en los que se requiere un alto porcentaje de acciones relativas a las
adquisiciones. Esta informacin puede ser til para la planificacin y la distribucin del volumen de trabajo;
Consideracin en las primeras etapas de los aspectos y factores logsticos para la adquisicin de bienes y equipo;
Inclusin sistemtica de consideraciones en materia de sostenibilidad en las actividades de adquisicin y
priorizacin de las intervenciones ms efectivas en trminos de sostenibilidad.
Adems, cuando la planificacin de las adquisiciones se consolida para ms de una actividad de adquisicin (a nivel de
proyecto, de unidades operacionales o de la organizacin), se pueden poner en marcha otras iniciativas estratgicas que
pueden llevar a lograr economas de escala y reducciones en los costos de transaccin, como:
Consolidacin de varias actividades de adquisicin en una misma licitacin;

Creacin de listas de proveedores precualificados, Acuerdo de oferta abierta (BPA), o Acuerdos a largo plazo (LTA);
Emprendimiento de iniciativas conjuntas en materia de adquisiciones con otras unidades operacionales u
organismos del sistema de las Naciones Unidas.
La planificacin de las adquisiciones es un requerimiento obligatorio para todas las unidades operacionales de UNOPS
para actividades de adquisicin con un valor superior a 50.000 USD, pero tambin constituye una buena prctica para
toda actividad de adquisicin.
La planificacin de las adquisiciones en UNOPS abarca cuatro niveles de planificacin:
1. Nivel de proyecto: planificacin de las actividades de adquisicin;

2. Nivel de unidad operacional;
3. Nivel regional o de la Sede;
4. Nivel de la organizacin.
Los cuatro niveles de planificacin de adquisiciones estn intrnsecamente relacionados. La planificacin de las
actividades individuales de adquisicin a nivel de proyecto genera la informacin necesaria para el nivel de unidad
operacional, que, a su vez, genera informacin para el nivel regional o de la Sede y el nivel de la organizacin.
1) A nivel de proyecto: planificacin de las actividades de adquisicin

La planificacin de adquisiciones a nivel de proyecto debe comenzar durante la etapa de la aceptacin previa del
compromiso (pre-engagement) para incluir los requerimientos especficos que surjan del anlisis de la planificacin de las
adquisiciones en el acuerdo del proyecto con el asociado (por ejemplo, preseleccin de proveedores, situaciones
especiales que requieran desviaciones de los procedimientos estndares de adquisicin de UNOPS, tales como perodos
de licitacin ms reducidos o una solicitud para utilizar procedimientos de emergencia, etc.).
La planificacin de adquisiciones a nivel de actividad de adquisicin individual es el proceso de evaluar las necesidades,
definir el resultado de la actividad de adquisicin y determinar los plazos y una estrategia para lograr el resultado
previsto, teniendo en cuenta los requerimientos para los perodos mnimos de licitacin y el tiempo necesario para llevar
a cabo los procesos de evaluacin, revisin y adjudicacin.
Para planificar una actividad de adquisicin es necesario considerar en las primeras etapas cul es el resultado previsto y
definir un enfoque para cada paso del proceso de adquisicin con el objetivo de conseguir el resultado necesario de
manera oportuna y eficaz en funcin de los costos. La planificacin con antelacin del proceso de adquisicin ayuda a
garantizar que cada paso requerido lleve al resultado deseado. Planear con antelacin tambin permitir disponer de
tiempo suficiente para seguir cada paso del proceso de acuerdo a esta poltica.
2) A nivel de unidad
La planificacin de adquisiciones a nivel de unidad se refiere a la que se realiza en los Ncleos operacionales (OH), los
Centros de operaciones (OC), los Centros de proyectos (PC), los Clsteres y las unidades de la Sede.
El Director del OH u OC, el gerente del PC, el gerente del Clster o el jefe de una unidad de la Sede tiene la
responsabilidad de analizar las necesidades de adquisiciones de los proyectos de su unidad y de presentar un plan de
adquisiciones que defina las necesidades de adquisiciones, sugerir los mtodos de adquisiciones y estipular los plazos de
adquisiciones en la unidad.
Los planes de adquisiciones a nivel de unidad operacional deben resultar en ahorros a nivel administrativo y del proyecto
mediante la consolidacin de las necesidades de diferentes proyectos. Las estrategias especficas a este nivel pueden
incluir el establecimiento de Acuerdos de oferta abierta (BPA) y Acuerdos a Largo Plazo (LTA).
La planificacin de adquisiciones a nivel de unidad generar informacin para los planes de adquisiciones a nivel regional
y de la Sede.
3) A nivel regional/de la Sede

La planificacin de adquisiciones a nivel regional o de la Sede se refiere a la consolidacin de los planes de adquisiciones
de las diferentes unidades operacionales de la Sede y los OH, OC, PC o Clsteres en una regin.
Los directores de la Sede y los directores regionales tienen la responsabilidad de proporcionar la informacin solicitada
sobre sus unidades. Las estrategias especficas a este nivel pueden incluir el establecimiento de LTA regionales.
El resultado de la planificacin de las adquisiciones a nivel regional/de la Sede generar la informacin necesaria para el
plan de adquisiciones a nivel de la organizacin.
4) A nivel de la organizacin
El plan de adquisiciones institucional de UNOPS es una proyeccin general de las futuras necesidades de adquisicin de
la organizacin durante un perodo de tiempo determinado.
En un intento de fortalecer la capacidad de adquisiciones de UNOPS y lograr los objetivos de prestar servicios efectivos
de gestin operativa, UNOPS opera con planes de adquisiciones anuales o de menor duracin, es decir, de seis meses.
Mediante la planificacin de adquisiciones a nivel de la organizacin, se puede prestar especial atencin al apoyo
especfico que necesitar cada unidad operacional de los servicios corporativos, lo que permite la introduccin de
servicios innovadores de apoyo a las adquisiciones que, de otra manera, sera virtualmente imposible introducir si solo se
diera un breve plazo de tiempo para responder.

El Grupo de Adquisiciones es responsable del proceso de planificacin de las adquisiciones a nivel de la organizacin y
dar las instrucciones apropiadas a las distintas unidades. Adems, el Grupo de Adquisiciones iniciar y facilitar la
planificacin de las adquisiciones a nivel de la organizacin mediante la creacin de una plantilla de planificacin de las
adquisiciones que debern completar y presentar las unidades de negocio. La informacin solicitada ser recopilada de
las oficinas regionales y de sus unidades en la Sede.
El plan de adquisiciones siempre se basa en las estimaciones de actividades de adquisicin que se realizarn en los
prximos seis a doce meses. Algunas necesidades de adquisiciones no se pueden prever, por lo que a veces los planes
pueden no ser totalmente exactos. No obstante, se espera que las unidades operacionales ofrezcan la mejor estimacin
posible de acuerdo con la informacin que dispongan cuando comiencen el informe. El Director del Grupo de
Adquisiciones tendr la responsabilidad de compilar el plan de adquisiciones de UNOPS anual o semestral, analizar los
datos proporcionados y adoptar las medidas que correspondan. Algunas de las estrategias especficas a nivel de la
organizacin pueden incluir:
Creacin de Acuerdos a largo plazo globales y catlogos electrnicos para UN Web Buy Plus;
Identificacin de enfoques especficos para las categoras de adquisiciones seleccionadas, como: salud/mdico,
infraestructura, bienes tcnicos y servicios;
Determinacin de necesidades y estrategias de formacin en materia de adquisiciones;
La planificacin de las adquisiciones es una prctica continua y, por lo tanto, los planes deben actualizarse de manera
continua. En caso de que se produzcan cambios importantes, se debe informar al Grupo de Adquisiciones.
Con el fin de alertar a la comunidad de proveedores sobre los nuevos requerimientos de las adquisiciones y respetar los
principios bsicos de adquisiciones, el plan institucional de adquisiciones de UNOPS debe publicarse en la pgina web de
UNOPS.
4.3 Definicin de requerimientos

La definicin de requerimientos es un enfoque sistemtico dirigido a definir los requerimientos de las adquisiciones de
acuerdo con la requisicin (consulte la seccin 4.4 Requisiciones) y a enunciarlos en la especificacin del producto.
Se trata del primer paso en la ejecucin de una actividad de adquisiciones y es un paso que forma parte de la
planificacin. Sin embargo, la definicin de requerimientos a menudo se realiza en paralelo con la identificacin de
proveedores y con la investigacin de mercado para permitir que dicha informacin influya en la definicin de
requerimientos. La definicin de requerimientos y las investigaciones de mercado tambin son conocidas como
actividades previas a la licitacin.
El solicitante tiene la responsabilidad de definir los requerimientos. No obstante, el oficial de adquisiciones responsable
del proceso de adquisicin deber evaluar dichos requerimientos y determinar si contienen algn aspecto que no sea
adecuado desde la perspectiva de las adquisiciones (por ejemplo, menciones injustificadas a marcas, especificaciones
excesivas, fechas de entrega poco realistas y competencia restringida). El oficial de adquisiciones responsable del proceso
de adquisicin y el solicitante ultimarn de manera conjunta la definicin de requerimientos. Cuando sea necesario, el
oficial de adquisiciones asesorar al solicitante con respecto a las soluciones ms sostenibles para satisfacer las
necesidades indicadas. Algunas de estas soluciones pueden ser: reducir la cantidad de bienes o servicios adquiridos,
replantearse la solucin en favor de alternativas ms sostenibles o volver a disear ciertos aspectos ambientales y
sociales. Una solucin de adquisicin ms sostenible puede suponer requerimientos ms o menos estrictos para el
proveedor que se incluirn en las diferentes etapas del proceso de adquisicin, segn la madurez del mercado y las
prioridades estratgicas de la entidad contratante (consulte la seccin 15.2 Adquisiciones sostenibles (SP)).
El objetivo de la definicin de requerimientos

El objetivo general de toda definicin de requerimientos es averiguar las necesidades exactas del solicitante y determinar
la mejor solucin que satisfaga esas necesidades. Las necesidades se deben describir de manera que faciliten el proceso
de adquisicin. Para ello, todos los requerimientos que sean factores determinantes en la evaluacin de ofertas deben
estar claramente indicados en los documentos licitatorios.
Plasmar los requerimientos de sostenibilidad al comienzo del proceso es la manera ms efectiva de garantizar que la
sostenibilidad est incluida en la decisin de adquisicin.
UNOPS est firmemente comprometida con la sostenibilidad y se espera que los oficiales de adquisiciones ayuden al
cliente interno o externo en la determinacin de la solucin ms sostenible para satisfacer las necesidades estipuladas
mediante el uso de sus conocimientos sobre el mercado y el proceso de adquisicin. Para maximizar la sostenibilidad en

el resultado final, se deben discutir los requerimientos de sostenibilidad al inicio del proceso para mejorar las
posibilidades de obtener un resultado ms sostenible.
La definicin clara de requerimientos es esencial en cada actividad de adquisicin. En primer lugar, la definicin de
requerimientos es la base para la licitacin y marca los objetivos de la adquisicin. La definicin de requerimientos
tambin informa a los proveedores potenciales de los requerimientos que el producto ofrecido debe tener para
satisfacer las necesidades de UNOPS.
En segundo lugar, una definicin clara de los requerimientos ayuda a eliminar las ambigedades del proceso de
evaluacin y, por lo tanto, acta como el punto de partida para determinar qu oferta proporciona a UNOPS la mejor
solucin a nivel general. Los factores tcnicos, financieros, comerciales, jurdicos, operacionales, sociales y ambientales
deben indicarse claramente en los documentos licitatorios y ningn otro parmetro, salvo los especificados inicialmente
en estos, puede tenerse en cuenta durante la fase de evaluacin.
Por ltimo, la definicin de requerimientos constituye una parte esencial de todo contrato con el proveedor, ya que
indica claramente qu se espera y cundo se ejecutar.
Desde la fase de licitacin, pasando por las fases de la evaluacin y la adjudicacin del contrato, hasta las fases de la
conclusin de la actividad y la evaluacin de los proveedores, la definicin de requerimientos tiene un efecto duradero y
fundamental en todo el proceso de adquisicin.
Caractersticas de los requerimientos bien definidos

Con el objetivo de definir los requerimientos, debe realizarse un anlisis del producto es decir, de los bienes, servicios u
obras que se estn adquiriendo y de su propsito, requerimientos de desempeo, caractersticas, objetivos y/o su
resultado previsto segn la naturaleza del producto. Se debe recopilar informacin sobre los productos disponibles en el
mercado.
Todas las definiciones de requerimientos deben especificar las necesidades exactas sin incluir especificaciones excesivas.
Las especificaciones excesivas pueden aumentar los precios y/o disminuir la cantidad de ofertas, ya que provocan la
presentacin de ofertas para productos ms avanzados de los que en realidad se necesitan. Lo contrario ocurre con las
especificaciones insuficientes y, por lo tanto, es esencial que los requerimientos definan las necesidades exactas para el
uso costo-eficiente de los fondos.
Los aspectos ambientales y de responsabilidad social (por ejemplo, mtodos de produccin respetuosos con el medio
ambiente) que deban tenerse en cuenta en la fase de evaluacin deben incluirse en la definicin de requerimientos.
Los requerimientos deben ser genricos y definidos con el objetivo de generar competencia. No se pueden solicitar
marcas especficas, a menos que se utilicen para estandarizar, ni poner otras restricciones innecesarias. No obstante, si
las marcas se utilizan para definir requerimientos funcionales, de desempeo y/o de conformidad, deben utilizarse
nicamente para definir el estndar requerido del producto. Adems, las marcas nunca deben utilizarse sin especificar
tambin los requerimientos mnimos que se consideran esenciales. Por ltimo, la especificacin debe invitar claramente
a ofertas de productos equivalentes, es decir, productos que satisfagan estndares similares en cuanto a funcionalidad,
desempeo y/o tcnicos. En el caso de que el requerimiento especifique una marca en particular a efectos de la
estandarizacin, debe indicarse brevemente la justificacin para tal requerimiento en los documentos licitatorios con el
fin de evitar crear una percepcin negativa en la comunidad de proveedores de que existe algn tipo de sesgo por parte
de UNOPS.
Siempre que sea posible, los requerimientos deben incluir indicadores clave del desempeo (KPI) que deben controlarse
durante la fase de gestin de contratos (consulte la seccin 13 Gestin de contratos). Los KPI y el acuerdo sobre el nivel
de servicios (service level agreement, SLA) son instrumentos esenciales para expresar y medir el desempeo con arreglo a
los objetivos acordados, y son especialmente recomendables en contratos complejos de bienes y servicios, incluidos los
LTA (consulte la seccin 11.4 Acuerdo a largo plazo (LTA)). Estos instrumentos deben determinarse en la fase de
definicin de requerimientos para aadirlos a los documentos licitatorios, luego en el contrato y, por lo tanto, permitir la
supervisin de los KPI en la fase de gestin de contratos.
Algunos ejemplos de KPI para bienes y servicios:
a) Entrega/desempeo;
i. Entrega de bienes/servicios a tiempo;

ii. Entrega completa de bienes/servicios.

b) Calidad
iii. Calidad de los bienes/servicios entregados (de acuerdo con las especificaciones/trminos de referencia
(TOR)
iv. Tramitacin de las quejas;
v. Competencia tcnica;
vi. Respeto de las disposiciones de la garanta
c) Comunicacin
vii. Capacidad de respuesta del proveedor (solicitudes, quejas, etc.):

viii. Tramitacin adecuada y presentacin a tiempo de los documentos (informes, facturas, documentos de
embarque, etc.).
d) Sostenibilidad
ix. Innovacin;
x. Iniciativa para ahorrar costos;
xi. Consideraciones ambientales;
xii. Consideraciones laborales.
Las mejores prcticas para la formulacin de KPI:
a) Determinar los KPI junto con la/s unidad/es solicitante/s en la fase de definicin de requerimientos;
b) Asegurarse de que los KPI son SMART ((S) especficos, (M) medibles, (A) alcanzables, (R) relevantes, (T) con un
tiempo determinado);
c) Al emitir el contrato, hay que asegurarse de que se incluyen los objetivos KPI en el acuerdo sobre el nivel de
servicios (SLA) como anexo independiente del contrato.
Definicin de requerimientos para bienes y servicios

Los requerimientos para bienes o servicios se especifican en alguno de los siguientes documentos:
a) Especificaciones tcnicas;
b) Trminos de referencia (TOR);
c) Descripcin de las obras (SOW).
A continuacin se ofrece ms informacin sobre los distintos tipos de documentos que definen los requerimientos para
bienes o servicios.
4.3.3.1 Especificaciones tcnicas

Las especificaciones tcnicas se utilizan principalmente para la adquisicin de bienes, pero tambin pueden usarse para
servicios cuantificables y sencillos. Las especificaciones son la descripcin de los requerimientos tcnicos para un
material o producto. Habitualmente hacen referencia a requerimientos definidos para materiales o productos, pero, en
algunos casos, tambin pueden hacer referencia a los requerimientos para servicios. Las especificaciones ofrecen una
descripcin de lo que la organizacin quiere adquirir y de lo que el proveedor debe suministrar. Las especificaciones
pueden ser simples o complejas segn la necesidad.
La especificacin forma parte del llamado a licitacin (ITB), del llamado a la presentacin de propuestas (RFP) o de la
solicitud de cotizacin (RFQ).
La especificacin puede incluir tres tipos de definicin de las necesidades (o una combinacin de los tres):
I. Especificaciones funcionales, que definen lo que los bienes/servicios deben hacer;

II. Especificaciones de desempeo, que definen el resultado de los bienes/servicios;
III. Especificaciones de conformidad, que definen las caractersticas fsicas y las dimensiones de los bienes.
4.3.3.2 Trminos de referencia (TOR)

Los TOR son una descripcin del alcance de los trabajos para servicios que generalmente indica el trabajo que debe
llevarse a cabo, el nivel de calidad y esfuerzo, los plazos de entrega y los entregables. Los TOR se utilizan principalmente
para definir los requerimientos de desempeo para servicios de expertos y consultora que no son fciles de cuantificar,
por ejemplo, cuando se ofrece una solucin a un requerimiento, pero tambin se pueden utilizar para definir un
requerimiento complejo para bienes o para una combinacin de bienes y servicios.

Los TOR son a menudo la primera y principal introduccin del proveedor a la tarea asignada. Unos TOR claros y sin
contradicciones harn que el proveedor tenga que preparar una propuesta clara y detallada. Esto debera desembocar
en proyectos ejecutados con xito y limitar el riesgo de disputas o reclamos. Los TOR deben establecer claramente el
nivel deseado de sostenibilidad que la entidad de adquisiciones desea implementar.
Los TOR suelen incluir la siguiente informacin:
i. Antecedentes que justifiquen la solicitud del servicio;

ii. Objetivo e impacto general del servicio;
iii. Resultado esperado y claramente definido del servicio;
iv. Requerimientos sociales y ambientales;
v. Actividades necesarias para alcanzar este resultado;
vi. Insumos necesarios para realizar las actividades;
vii. Entregables;
viii. Plazos de entrega.
4.3.3.3 Descripcin de las obras (SOW)

La SOW es una especificacin de requerimientos para los encargos de obras que proporciona las directrices sobre los
servicios y/o bienes especficos que se espera que realice un contratista y que, generalmente, indica el tipo, el nivel y la
calidad del servicio, as como tambin el plazo de ejecucin. La SOW no se puede usar para la definicin de los
requerimientos de infraestructura y obras.
La SOW suele incluir requerimientos detallados y requerimientos relacionados con la fijacin de precios. Por ejemplo, una
SOW es una buena herramienta para soluciones de hardware o software en las que los servicios pueden cuantificarse y
desglosarse artculo por artculo.
Definicin de requerimientos para obras

Para las obras, la definicin de requerimientos tiene una importancia fundamental para garantizar que los procesos de
adquisicin y las obras se entregan con los estndares de calidad apropiados y otros requerimientos como los relativos a
los costos, plazos, salud y seguridad, consideraciones ambientales y sociales.
Los requerimientos deben definirse en los anexos de los documentos licitatorios sellados por UNOPS. En ellos se incluye
el contrato que UNOPS propone celebrar a los licitantes si son seleccionados. Este contrato debe estar cuidadosamente
seleccionado y preparado para cada licitacin (ver a continuacin). Una vez que los licitantes hayan rellenado la
informacin requerida y especificada en los documentos licitatorios y se haya completado el proceso de licitacin, la
informacin contenida en estos anexos formar parte del contrato firmado entre UNOPS y el licitante seleccionado. Se
incluyen notas orientativas en los anexos en las que se indica a los licitantes la informacin que deben presentar con su
oferta. Las instrucciones deben modificarse para cada proyecto con el objetivo de que la informacin requerida sea
coherente con los requerimientos tcnicos y comerciales del proyecto.
Debe presentarse especial atencin a los siguientes documentos tcnicos (que se describen con detalle en las siguientes
secciones):
a) TOR para servicios de diseo, servicios de supervisin y otros servicios de consultora tcnica para obras;
b) Documentos de diseo;
c) Requerimientos del empleador para los contratos de diseo y construccin.
Todos los proyectos de infraestructura realizados por UNOPS deben centrarse especialmente en el fomento de la
capacidad nacional y la sostenibilidad para contribuir a la capacidad de los pases de disear, construir y mantener la
infraestructura, as como para integrar y equilibrar las consideraciones sociales, ambientales y econmicas de
conformidad con el mandato, la visin y los objetivos de alto nivel de UNOPS. Por esta razn, UNOPS tiene en cuenta los
requerimientos especficos para ofrecer un diseo con el Certificado de Conformidad de la Evaluacin del Diseo antes
del proceso de adquisicin, el cual, adems, otorga a las obras de infraestructura de UNOPS un valor aadido para
nuestros clientes y asociados. Por ejemplo, el Manual para la planificacin del diseo de edificios incluye las siguientes
reas:
Sitio (impacto, encuestas, acceso, etc.);

Seleccin de los materiales;
Estructura;
Prevencin de incendios;
Acceso y salida (consideraciones relativas a la discapacidad);

Salud e instalaciones;
Servicios y equipo;
Seguridad;
Tecnologa ecolgica;
Cambio climtico y reduccin del riesgo de desastres.
4.3.4.1 Trminos de referencia (TOR) para servicios de diseo y otros servicios de consultora
tcnica para obras
Los servicios de diseo, supervisin y otros servicios de consultora tcnica para obras son muy especializados y deben
respetar los estndares establecidos por el Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos (IPMG). La conformidad con
dichos estndares debe constituir un requerimiento obligatorio siempre que se adquieran servicios de diseo para obras
u otros servicios de consultora tcnica para obras.
Por ejemplo, cuando se contraten servicios de diseo para la construccin de un edificio, los diseadores potenciales que
pueden ser contratados por UNOPS deben estar informados de que el diseo deber respetar el Manual para la
planificacin del diseo de edificios de UNOPS y dicho manual debe estar disponible en los documentos licitatorios para
los diseadores potenciales.
Es preciso recordar que cuando se contratan servicios de diseo, la prestacin de dichos servicios no puede considerarse
completa con la entrega del diseo y el comienzo de la fase de construccin. Debido a las posibles variaciones que
pueden afectar al diseo durante la fase de construccin, los servicios de diseo deben estar disponibles durante dicha
fase. Esto debe quedar reflejado en el contrato entre UNOPS y el diseador seleccionado.
4.3.4.2 Documentos de diseo para obras

Cuando se realizan procesos de adquisicin para obras, los documentos de diseo proporcionan los antecedentes
necesarios y la informacin detallada para la adquisicin de dichas obras. Estos documentos describen el alcance de las
obras e incluyen todos los requerimientos e informacin necesarios para llevar a cabo las obras, por ejemplo,
requerimientos tcnicos, planos y cantidades de obra (BOQ).
Para garantizar que se cumplen los estndares necesarios para el diseo de proyectos de UNOPS, es obligatorio que
antes de comenzar el proceso de licitacin todos los diseos de infraestructura y las especificaciones tcnicas se hayan
revisado y evaluado para conocer los riesgos de diseo de acuerdo con el manual para la planificacin del diseo de
obras que corresponda 7 y que el Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos haya emitido el Certificado de
Conformidad de la Evaluacin del Diseo de acuerdo con la AI AI.IPMG.2016.01. El gerente de proyectos que sea
responsable del proyecto entregar este certificado, que debe llevar la firma y la fecha, al oficial de adquisiciones junto
con los documentos del diseo de las obras de infraestructura para iniciar el proceso de adquisicin.
4.3.4.3 Requerimientos del empleador para los contratos de diseo y construccin

En el caso de los contratos de diseo y construccin, el diseo para las obras todava no existe, por lo que el objetivo del
proceso de adquisicin es proporcionar tanto el diseo como la construccin de las obras. Por lo tanto, se espera que el
contratista proporcione el diseo de las obras y que luego realice la construccin de las mismas.
En este caso, es esencial tener un conjunto bien preparado de requerimientos del empleador antes de proceder a la
licitacin. La preparacin de los requerimientos del empleador es una tarea altamente especializada, muy diferente de
una especificacin estndar y no debe subestimarse. Al igual que ocurre con la adquisicin de servicios de diseo, el
cumplimiento del manual para la planificacin del diseo de obras que corresponda debe indicarse en los documentos
de la licitacin y una copia de dicho manual debe estar disponible para los licitantes. Los requerimientos del empleador
tambin se deben someter a un proceso de revisin antes de salir a licitacin para servicios de diseo y construccin.
Dada la complejidad del enfoque de diseo y construccin, es obligatorio obtener una aprobacin previa del Grupo de
Infraestructura y Gestin de Proyectos antes de decidir contratar servicios de diseo y construccin.
7
A fecha de publicacin del presente manual, el Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos ha publicado un Manual
para la planificacin del diseo de edificios y un Manual para la planificacin del diseo de infraestructura para el
transporte.

4.4 Requisiciones
Una requisicin es una solicitud electrnica o por escrito de un cliente/usuario interno para la realizacin o la adquisicin
de bienes, servicios u obras. Es obligatorio iniciar todas las actividades de adquisicin de un valor igual o superior a 2.500
USD mediante una requisicin aprobada en el sistema ERP de UNOPS (oneUNOPS), excepto en los siguientes casos: a) las
actividades de adquisicin realizadas en el marco de proyectos de servicios de consultora en los que UNOPS tiene la
responsabilidad del proceso de licitacin pero no firma contratos con los proveedores; b) actividades de adquisicin para
establecer nuevos LTA o BPA, a menos que se lleven a cabo en el sistema eSourcing. El Director del Grupo de
Adquisiciones deber aprobar cualquier otra exencin al uso de las requisiciones en oneUNOPS.
Una requisicin debe, como mnimo, incluir lo siguiente:
a) Una descripcin detallada de los bienes, las obras o los servicios solicitados;
b) El cdigo UNSPSC (la seleccin del cdigo es esencial para garantizar la comunicacin y la calidad de los datos);
c) La confirmacin de la disponibilidad de fondos para la compra requerida, as como la justificacin de la compra
con referencia al acuerdo del proyecto con el cliente (o el presupuesto administrativo, en el caso de
adquisiciones internas de UNOPS).
d) En el caso de una requisicin para obras de construccin, se debe incluir una suma de contingencia de acuerdo
con las instrucciones de la seccin 10.1;
e) Cantidad que se adquirir;
f) Fecha de entrega requerida o fecha de comienzo/conclusin;
g) Ubicacin de la entrega o ubicacin de las obras/los servicios que se realizarn/prestarn;
h) Precio estimado;
i) Informacin adicional (por ejemplo, estandarizacin, mtodo preferido de envo).
4.5 Estandarizacin
La estandarizacin es un proceso aceptable cuando se han comprado recientemente bienes, equipo o tecnologa u obras
iguales a un proveedor o contratista y se determina que se debe adquirir una cantidad adicional de suministros o que es
necesaria la compatibilidad con bienes, equipo o tecnologa u obras ya existentes. Estos casos se deben justificar de
acuerdo con las disposiciones de la seccin 6.8.1 Excepciones.
Polticas de UNOPS AI.IPMG.2014.01 Cumplimiento de los Manuales de Planificacin del Diseo de

UNOPS (en ingls)
Directrices Preparacin de los TOR (en ingls)

Especificaciones para bienes (en ingls)
Equipos de segunda mano/reacondicionados (en ingls)
Ejemplos de KPI (en ingls)
Plantillas Plantilla del plan de adquisiciones (en ingls)
Otros recursos de utilidad Planes de adquisiciones de UNOPS

Pgina de la intranet: Capacitacin y apoyo para la plataforma oneUNOPS
Pgina de la intranet: Diseo y revisin (Grupo de Infraestructura y Gestin de
Proyectos)
Pgina de la intranet: LTA de UNOPS
Pgina de la intranet: Manual de diseo para edificios
Pgina de la intranet: Lista de verificacin para la revisin del diseo
Pgina de la intranet: Manual para la planificacin del diseo de obras para
infraestructura de transportes
Pgina de la intranet: Orientaciones tcnicas para la planificacin de
establecimientos penitenciarios

5
IDENTIFICACIN
DE PROVEEDORES
PASO 3
5 Identificacin de proveedores
5.1 Identificacin de proveedores

La identificacin de proveedores consiste en encontrar proveedores adecuados que puedan suministrar a UNOPS los
bienes, servicios u obras que necesita. El proceso de identificacin de proveedores tambin proporciona informacin
valiosa sobre los productos y las especificaciones y se utiliza para determinar el mtodo de licitacin adecuado y el tipo
de competencia (consulte la seccin 6.3 Mtodos de licitacin).
El proceso de identificacin de proveedores es esencial desde la perspectiva de la sostenibilidad, ya que ayuda a

identificar a los proveedores que cumplan las siguientes condiciones:
i. Proveedores mejor posicionados para ejecutar el aspecto relacionado con la sostenibilidad del proceso de
adquisicin;
ii. Proveedores que gestionan mejor los impactos de sostenibilidad en sus propias cadenas de suministro.
La identificacin de proveedores se lleva a cabo a travs de dos metodologas principales descritas en las siguientes
secciones:
a) La investigacin de mercado, incluida la realizada tanto mediante fuentes internas como externas;
b) La publicacin de anuncios de licitaciones tanto a travs de licitaciones de competencia abierta como de
mtodos de identificacin de proveedores (Solicitud de informacin (RFI), Expresin de inters (EOI),
precualificacin).
5.2 Investigacin de mercado

Una investigacin de mercado consiste en recopilar y analizar informacin sobre la capacidad del sector de una industria
y la oferta de mercado general. La investigacin ayuda a identificar bienes, servicios, obras y proveedores; asiste en el
desarrollo de las especificaciones tcnicas, de los Trminos de referencia (TOR), de las Descripcin de las obras (SOW), de
los documentos de diseo, de los requerimientos del empleador para los contratos de diseo y construccin y de los TOR
para los servicios de consultora para obras; y permite la recopilacin de informacin sobre productos y fijacin de
precios en la tecnologa disponible. La investigacin de mercado es un ejercicio fundamental en la bsqueda de satisfacer
las necesidades de la organizacin y es el primer paso para lograr el xito en cualquier proceso de identificacin de
proveedores, especialmente si los bienes, servicios u obras no se han adquirido previamente.
La investigacin de mercado se puede realizar mediante fuentes tanto internas como externas. La investigacin de
mercado no debe basarse solamente en una de estas fuentes, sino que deben usarse varias fuentes antes de decidir el
mtodo de licitacin y el tipo de competencia. El resultado de la investigacin de mercado, es decir, la lista de
proveedores adecuados identificados, debe quedar documentado en el expediente de la adquisicin.
Fuentes externas
Las siguientes fuentes externas son fuentes de informacin valiosas para buscar a posibles proveedores:
Portal mundial para los proveedores de las Naciones Unidas (UNGM) www.ungm.org;
Referencias obtenidas en internet como Kompass (disponible a travs de www.ungm.org), directorios regionales de
comercio y directorios especficos de pases y productos;
Otros organismos especializados y entidades de las Naciones Unidas especializadas en la adquisicin de bienes o
servicios en un mbito en particular (por ejemplo, la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los
Refugiados (ACNUR) para provisiones para refugiados, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF)
para vacunas, el Fondo de Poblacin de las Naciones Unidas (UNFPA) para anticonceptivos, la Organizacin
Mundial de la Salud (OMS) para frmacos y equipos mdicos);
Publicaciones y revistas comerciales y especializadas como The Lancet, etc.;
Cmaras de comercio, misiones de las Naciones Unidas, delegaciones comerciales, embajadas;
Gobiernos beneficiarios, usuarios finales, clientes, fuentes de financiacin;
Seminarios sobre actividades comerciales, catlogos de proveedores, boletines profesionales, publicaciones
comerciales.

Como parte de la investigacin de mercado, se deben consultar las siguientes fuentes para identificar proveedores que
otorguen un gran valor a la sostenibilidad:
La lista de participantes del Pacto Mundial de las Naciones Unidas;

Las redes nacionales y regionales del Pacto Mundial de las Naciones Unidas;
Organismos tcnicos locales como los Centros Nacionales para una Produccin Ms Limpia;
Redes locales de responsabilidad social empresarial;
Listas pblicas de productores de productos etiquetados como social y ambientalmente favorables;
Listas pblicas de proveedores con certificacin de acuerdo con estndares sociales y ambientales.
Adems, hay que procurar que en la investigacin de mercado se incluyan pequeas y medianas empresas (PYMES),
instituciones sin fines de lucro y/o empresas cuyos propietarios pertenecen a una minora, ya que estas entidades suelen
estar mejor posicionadas para llegar a los sectores ms vulnerables de la poblacin. Deben tenerse en cuenta los canales
de comunicacin en el idioma local para llegar al pblico especfico. Los oficiales de adquisiciones deben evaluar el nivel
de madurez de su base de datos de proveedores de acuerdo con la capacidad de estos para ejecutar adquisiciones
sostenibles. La investigacin de mercado debe incluir, sin carcter restrictivo, la disponibilidad de productos sostenibles,
su costo, sus implicaciones prcticas y las prcticas sostenibles del proveedor. Es importante revaluar peridicamente el
mercado en busca de productos y servicios sostenibles, ya que estos estn evolucionando rpidamente en ciertas zonas
geogrficas e industrias.
Fuentes internas
Las siguientes fuentes internas tambin pueden ser un buen punto de partida en la bsqueda de proveedores
potenciales:
Acuerdos a largo plazo (LTA) de UNOPS existentes, catlogos electrnicos en UN Web Buy Plus, Acuerdo de oferta
abierta (BPA) y listas de proveedores precualificados;
Listados ya confeccionados (por ejemplo, listados locales, listados especficos de productos, etc.);
Proveedores que hayan tenido otros contratos con UNOPS;
Listas cortas previas en el mismo mbito;
Consultas con colegas;
Listas de distribucin de comunidades de prctica (COP) y otras.
5.3 Publicacin de anuncios de licitaciones

La publicacin de anuncios de licitaciones se puede hacer a travs de los siguientes mtodos:
a) Publicacin de anuncios de licitaciones abiertas de un Solicitud de cotizacin (RFQ), Llamado a licitacin (ITB) o
Llamado a la presentacin de ofertas (RFP);
b) RFI (consulte la seccin 5.4 Solicitud de informacin (RFI));
c) Solicitud de EOI (consulte la seccin 5.5 Solicitud de Expresin de inters (EOI));
d) Precualificacin de proveedores (consulte la seccin 5.6 Precualificacin de proveedores).
Los anuncios de licitaciones deben publicarse en UNGM. Tambin deben anunciarse en las pginas web o medios de
comunicacin que se hayan especificado como obligatorios en el acuerdo del proyecto (por ejemplo, DgMarket). Adems,
deben ser anunciados o distribuidos de manera tal que, de acuerdo con la naturaleza y las circunstancias del producto
solicitado, generen las respuestas ms tiles, por ejemplo, anuncio en la radio local, anuncio en las pginas web de otras
organizaciones o clientes, en peridicos locales o en publicaciones especializadas.
Cuando se publiquen anuncios para licitacin abierta (al contrario que cuando se use competencia limitada, consulte la
seccin 6.2.2 Competencia limitada internacional y competencia limitada nacional/regional), no habr seleccin de la lista
corta; todos los proveedores elegibles que deseen presentar sus ofertas y participar estn invitados a hacerlo. Los
anuncios de licitaciones abiertas pueden generar:
a) Procesos de evaluacin ms extensos debido al gran nmero de ofertas recibidas. Los beneficios que conlleva
una competencia ms amplia a menudo compensan la carga adicional que supone un mayor nmero de
revisiones de las ofertas;
b) Menor cantidad de respuestas si el anuncio se realiza en medios de comunicacin no muy conocidos por la
comunidad de proveedores. En estos casos, se debe avisar de la existencia del anuncio a todos los proveedores
potenciales. Al hacerlo, se debe notificar a todos los licitantes potenciales al mismo tiempo y se debe incorporar

al expediente la informacin sobre la notificacin (cmo se identificaron los proveedores notificados, cundo y
cmo se notific a los proveedores, etc.).
5.4 Solicitud de informacin (RFI)

La RFI es un instrumento para realizar encuestas de mercado con el objetivo de obtener informacin que se pueda
utilizar para encontrar soluciones disponibles o potenciales para satisfacer necesidades que se hayan identificado. Las
RFI pueden incluir informacin sobre costos y plazos de entrega.
La informacin recibida en respuesta a una RFI no tiene el objetivo de cualificar a los proveedores. Fundamentalmente,
ayuda a identificar descripciones genricas de alternativas disponibles o potenciales para cumplir un requerimiento o
resultado definido, as como tambin el costo y el plazo de entrega de dichas alternativas. La RFI est ms enfocada a
buscar una alternativa tcnica, opcin o solucin, un rango de costos y otros trminos y condiciones que a buscar una
respuesta directa en forma de una oferta del mercado o de la industria.
Una RFI es una herramienta efectiva y eficiente que ayuda a UNOPS a encontrar una solucin posible para un
requerimiento especfico. Sin embargo, se necesita tiempo adicional para llevar a cabo el proceso, ya que los proveedores
deben disponer de tiempo suficiente para responder a la RFI. Los proveedores no consideran que responder a una RFI
sea una condicin previa para participar en un proceso competitivo y, adems, se trata de un proceso costoso. Por lo
tanto, no se deben considerar a las RFI un mtodo para precualificar a los proveedores y elaborar una lista corta de estos.
Las RFI deben anunciarse en la pgina web de UNOPS, UNGM y otros medios de comunicacin que la Autoridad en
materia de adquisiciones (PA) considere adecuados. Adems, deber anunciarse o distribuirse de tal forma que, segn la
naturaleza y complejidad del producto que se requiera, genere las respuestas ms beneficiosas, por ejemplo, anuncio en
la radio local, anuncio en las pginas web de otras organizaciones o clientes, en peridicos locales o en publicaciones
especializadas.
5.5 Solicitud de expresin de inters (EOI)

Una solicitud de EOI es un anuncio para identificar proveedores que deseen participar en una licitacin. Se solicita a los
proveedores que expresen inters antes de una fecha especfica mediante la presentacin de informacin detallada que
demuestre la experiencia y las cualificaciones en el suministro de los bienes/los servicios/las obras que corresponda. La
informacin provista por los proveedores interesados es evaluada y se decide si los proveedores pueden entrar a formar
parte de la lista corta de empresas a las que se invita a presentar ofertas/propuestas detalladas.
Una solicitud de EOI es un mtodo costo-eficiente para identificar a proveedores adecuados. No obstante, requiere la
dedicacin de tiempo adicional dado que los proveedores deben tener tiempo suficiente para responder a la solicitud de
EOI. Segn la complejidad y naturaleza de los bienes/servicios/obras que se vayan a adquirir, se recomienda otorgar un
mnimo de diez das para las respuestas. Cuando se especifican plazos ms cortos, las razones deben explicarse
adecuadamente y documentadas en el expediente del proceso.
Se debe utilizar una EOI cuando haya un exceso de oferta de posibles licitantes. Esto permite revisar las cualificaciones de
los proveedores para garantizar que se invita a presentar ofertas a los ms cualificados. Una EOI es habitual para una
tarea de consultora o tareas en las que es fundamental la experiencia tcnica.
La solicitud de EOI se anunciar en UNGM y en cualquier otro medio de comunicacin que solicite la fuente de
financiacin y que se haya especificado en el acuerdo del proyecto con el cliente. Adems, deber anunciarse o
distribuirse de tal forma que, segn la naturaleza y complejidad del producto que se requiera, genere las respuestas ms
beneficiosas, por ejemplo, anuncio en la radio local, anuncio en las pginas web de otras organizaciones o clientes, en
peridicos locales o en publicaciones especializadas.
La evaluacin de la EOI la debe llevar a cabo un equipo de evaluacin compuesto por, al menos, un oficial de
adquisiciones y un presidente, de acuerdo con lo expuesto en la seccin 8.2 Equipo de evaluacin.
5.6 Precualificacin de proveedores

La precualificacin es un mtodo formal para evaluar a proveedores con arreglo a criterios predeterminados; solo
aquellos proveedores que alcancen los criterios establecidos sern invitados a licitar.
El proceso garantiza que los documentos licitatorios se ofrezcan solamente a los proveedores con competencias y
recursos adecuados. Debe concederse un plazo adecuado para que los proveedores potenciales preparen solicitudes que
cumplan los requerimientos. El perodo entre el llamado a presentarse a la precualificacin y la fecha final para la
presentacin de una respuesta a este no debe ser inferior a diez das hbiles, a menos que la PA haya emitido una

justificacin por escrito para perodos ms cortos y que esta se haya incluido en el expediente del proceso de adquisicin.
Las invitaciones a presentarse a la precualificacin se deben anunciar en UNGM y en cualquier otro medio de
comunicacin pertinente.
La precualificacin es un proceso formal en el que se realiza la valoracin del proveedor antes de emitir los documentos
licitatorios. Si la precualificacin se realiza para una actividad especfica de adquisicin, se debe invitar a presentar ofertas
a todos los proveedores que presenten una solicitud y cumplan los criterios de precualificacin. La precualificacin no
implica la adjudicacin de un contrato.
Se recomienda usar la precualificacin en los siguientes casos:
a) Se adquieren bienes o servicios complejos o especializados (por ejemplo, servicios o equipo de remocin de
minas);
b) Se adquiere de forma habitual un tipo particular de bienes o servicios para el que el establecimiento de un LTA
no es una estrategia de adquisicin apropiada (por ejemplo, porque no genera precios competitivos);
c) Existe un alto grado de riesgo en la adquisicin (por ejemplo, servicios y equipo de seguridad);
d) Los costos elevados asociados con la preparacin de ofertas detalladas podran desalentar la competencia
(como equipos a medida, proyectos de diseo y construccin o servicios especializados);
e) Los bienes o servicios son componentes fundamentales del proyecto (es decir, cuando un retraso en la entrega
o la entrega de un producto incorrecto o la prestacin de un servicio inadecuado podra tener implicaciones
costosas);
f) El requerimiento es para obras de construccin con componentes tcnicos complejos para los que el proveedor
necesita tener una capacidad tcnica mnima y la capacidad de terminar las obras con el estndar de calidad
requerido.
La precualificacin puede ayudar a reducir el riesgo de incumplimiento del contrato y, por lo tanto, es recomendable para
la adquisicin de obras complejas. El tiempo requerido para la precualificacin de contratistas se debe equilibrar con el
riesgo disminuido y el tiempo reducido necesario para la evaluacin de la licitacin en etapas posteriores del proceso de
adquisicin. En los casos en los que haya varios proveedores cualificados y elegibles, la precualificacin tambin puede
reducir los costos de adquisicin.
La evaluacin del llamado a presentarse a los procesos de precualificacin la debe llevar a cabo un equipo de evaluacin
compuesto por, al menos, un oficial de adquisiciones y un presidente, de acuerdo con lo expuesto en la seccin 8.2
Equipo de evaluacin.
Una precualificacin tiene una validez mxima de dos aos. Una vez transcurrido este perodo, la PA debe confirmar que
los criterios utilizados para la precualificacin inicial todava sean vlidos.
Para la adquisicin de productos sanitarios, consulte el Anexo A: "Manual de control de calidad", que refleja el
compromiso de UNOPS de poner en funcionamiento un sistema de calidad slido para la adquisicin de dispositivos
mdicos y farmacuticos. El manual incluye la poltica de UNOPS en todos los asuntos que afectan dicho sistema de
calidad, o que son afectados por este, incluidas las responsabilidades de gestin del mismo. En el manual, UNOPS se
compromete a identificar y apoyar los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin para la
adquisicin de productos sanitarios a travs de la organizacin, de conformidad con las mejores prcticas internacionales
reconocidas, en especial como se recomienda en las normas y los estndares definidos por la OMS y publicadas en la
Serie de Informes Tcnicos y en las monografas de la Farmacopea Internacional de la OMS y del Grupo de Trabajo de
Armonizacin Mundial (GHTF) para dispositivos mdicos.
5.7 Elaboracin de listas cortas de proveedores
Seleccin de proveedores para listas cortas

Al realizar una investigacin de mercado, puede que, como resultado, se obtenga una lista excesivamente larga de
proveedores potenciales. Como se mencion anteriormente, puede que haya motivos por los que tenga sentido invitar
solamente a un nmero limitado de proveedores (los que se encuentran en la lista corta) a presentar sus ofertas. El
objetivo de confeccionar una lista corta de proveedores invitados es proteger una competencia costo-eficiente entre los
proveedores cualificados. Para la seleccin de la lista corta se utilizarn los siguientes principios:
a) Las entidades incluidas en la lista corta deben representar, en la medida de lo posible, una cuota equitativa de
mercados potenciales y una distribucin geogrfica justa. Se debe prestar la debida atencin a la inclusin de
proveedores de pases en desarrollo y de nuevos mercados emergentes;

b) Se debe actualizar la lista corta para los requerimientos repetitivos, por ejemplo, cada seis meses, para tener en
cuenta a nuevos proveedores potenciales en el mercado;
c) Si se llev a cabo un proceso de precualificacin para una actividad de adquisicin especfica, se debe incluir en
la lista corta a todos los proveedores que satisfagan los criterios de precualificacin;
d) Si se realiz una solicitud de EOI o una RFI para una actividad de adquisicin especfica, UNOPS no tiene
obligacin alguna de invitar a todas las empresas que han expresado inters a travs de una solicitud de EOI o
que hayan respondido a una RFI. Asimismo, UNOPS no tiene la obligacin de limitar la lista corta a las empresas
que hayan expresado inters o respondido una RFI. Cuando se aadan ms empresas, el equipo de evaluacin
debe evaluar la misma informacin de cada proveedor tal y como se solicit en la EOI o en la RFI;
e) Si en el mercado solo hay un nmero limitado de proveedores (condiciones de mercado de un oligopolio) y el
oficial de adquisiciones no ha podido identificar el nmero mnimo de invitados necesario para una lista corta, a
pesar de haber realizar una investigacin de mercado adecuada, esta situacin debe documentarse claramente
y explicarse a la PA cuando se solicite la aprobacin de la lista corta y, finalmente, cuando se solicite la
aprobacin de la adjudicacin del contrato. Cuando no se den estas condiciones, las listas cortas deben incluir el
nmero mnimo exigido de invitados; de lo contrario, la adjudicacin resultante se considerar una excepcin al
uso de mtodos formales de licitacin (consulte la seccin 6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los
mtodos formales de licitacin);
f) Salvo que se haya cumplido la condicin del prrafo anterior, (i) para las actividades de adquisicin con un valor
estimado de 50.000 USD o superior, pero inferior a 250.000 USD, deben incluirse tres entidades como mnimo
en la lista corta; y (ii) para las actividades de adquisicin con un valor estimado de 250.000 USD o superior,
deben incluirse seis entidades como mnimo en la lista corta. Sin embargo, debe incluirse un nmero mayor de
entidades en las listas cortas si as se requiere para lograr la competencia;
g) Si los proveedores deben cumplir requerimientos especficos para la actividad de adquisicin en cuestin (por
ejemplo, requerimientos especficos del producto tales como normas de calidad/certificacin ISO,
representacin del proveedor en el pas beneficiario y/o requerimientos especficos del cliente segn el acuerdo
del proyecto con el cliente) solamente los proveedores que cumplan estos requerimientos deben incluirse en la
lista corta. Los requerimientos pueden incluir el desempeo social y ambiental de los proveedores de acuerdo
con normas internacionales (por ejemplo, ISO 14001, SA8000, OHSAS 18001 o sistemas equivalentes) u otros
requerimientos de desempeo en materia de sostenibilidad (por ejemplo, disponibilidad de mecanismos
corporativos de devolucin en el pas beneficiario). Para actividades de adquisicin relacionadas con dispositivos
mdicos y frmacos, consulte los requerimientos de elegibilidad que se presentan el Anexo A;
h) Como regla general, la capacidad tcnica y financiera del proveedor debe ser proporcional y/o apropiada al
tamao, alcance y valor estimados del contrato;
i) Se debe tener en cuenta la capacidad de los proveedores. En particular, si se realizan varias licitaciones de forma
simultnea o si existe la posibilidad de adjudicar varios contratos a los mismos proveedores dentro del plazo
requerido para la ejecucin de los contratos. Esto es especialmente importante para la ejecucin efectiva de las
obras de infraestructura. Los problemas de flujo de efectivo y gestin de recursos por parte del contratista
pueden tener un gran impacto tanto en la calidad como en los plazos de las obras de infraestructura. Se pueden
evaluar criterios especficos de capacidad y tcnicos.
j) No se debe incluir en la lista corta a los proveedores que sean inelegibles (consulte la seccin 3.3 Inelegibilidad
de los proveedores).
Aprobacin de la lista corta

Se debe completar la plantilla de la lista corta para todos los proveedores que sern invitados a licitar. Si corresponde, se
debe proporcionar una justificacin adecuada, debidamente firmada por la PA pertinente, para explicar los motivos por
los que no se alcanza el nmero mnimo de proveedores incluidos en la lista corta. El documento licitatorio solo puede
emitirse una vez que se haya ofrecido esta justificacin.
Si el acuerdo del proyecto requiere la aprobacin sin objecin de la lista corta por parte del asociado, del usuario final o
de la fuente de financiacin, dicha aprobacin tambin debe obtenerse antes de la emisin de los documentos
licitatorios.
La lista corta debe estar debidamente completada y preaprobada por el revisor de adquisiciones, antes de que la PA la
apruebe. Se debe indicar la fuente de identificacin del proveedor.

Directrices Precualificacin (en ingls)

Identificacin de proveedores (en ingls)
Plantillas Anuncio de licitacin pblica (ITB/RFP)
Solicitud de informacin (RFI) (en ingls)
Invitacin a presentar expresin de inters (EOI)
Aviso de precualificacin
Lista corta

UN Web Buy Plus
Pgina de la intranet: Publicacin de oportunidades de negocio
Pgina de la intranet: Comunidades de prctica (COP)

6
LICITACIN
PASO 4
ADQUISICIONES
6 Licitacin
6.1 Sinopsis
Una vez se hayan definido los requerimientos de forma clara y completa (consulte la seccin 4.2 Definicin de
requerimientos) y se haya llevado a cabo la identificacin de proveedores (consulte la seccin 5 Identificacin de
proveedores), el siguiente paso en el proceso de adquisicin es el proceso de licitacin. Este proceso se realiza a travs
mtodos formales de licitacin o de excepciones a esos mtodos, y ambos resultan en la licitacin propiamente dicha de
la licitacin u ofertas.
"Licitacin" es el trmino genrico que se utiliza para referirse a una solicitud que se hace a los proveedores para que
estos presenten una oferta, cotizacin o propuesta. El mtodo que se usa para comunicar un requerimiento de
adquisicin y para solicitar una oferta a proveedores potenciales se denomina "proceso de licitacin" y puede llevarse a
cabo en forma de compras; solicitud de cotizacin (RFQ); llamado a la presentacin de ofertas (ITB); o llamado a la
presentacin de propuestas (RFP).
La seleccin del mtodo de licitacin adecuado debe basarse en el valor esperado de la adquisicin, la naturaleza del
requerimiento, o una combinacin de ambos, y si el Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO) ha autorizado el uso de
procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP) (consulte la seccin 15.4 Procedimientos de adquisicin para
emergencias (EPP)).
Adems de la informacin sobre el mercado y los proveedores recopilada durante el proceso de identificacin de
proveedores, los oficiales de adquisiciones deben tener en cuenta los siguientes puntos:
a) En primer lugar, sopesar si los requerimientos se pueden cumplir de adecuadamente (es decir, de una forma
econmica, eficiente y que logre una relacin ptima costo-calidad) mediante el uso de un acuerdo a largo plazo
(LTA) existente, incluido UN Web Buy Plus, la redistribucin de activos o el suministro de existencias en bodega
de UNOPS;
b) Si los requerimientos no se pueden cumplir adecuadamente de acuerdo con lo descrito en el apartado a), se
debe llevar a cabo un proceso de licitacin a travs del tipo de competencia (consulte la seccin 6.2 Tipos de
competencia) y del mtodo de licitacin ms adecuados (consulte la seccin 6.3).
De conformidad con la regla 118.03 del Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR), a menos que
se justifiquen las excepciones al uso de los mtodos formales de licitacin, los contratos de adquisicin se adjudicarn
sobre la base de una competencia efectiva, que incluye:
a) La planificacin de las adquisiciones para elaborar una estrategia y mtodo general de adquisicin;
b) La investigacin de mercado para determinar posibles contratistas;
c) Una competencia de la mayor amplitud geogrfica posible y adecuada a las condiciones del mercado;
d) La consideracin de prcticas comerciales prudentes.
6.2 Tipos de competencia

Adems de seleccionar un mtodo adecuado de licitacin (consulte la seccin 6.3 Mtodos de licitacin), la seleccin del
tipo de competencia para una actividad de adquisicin es un paso importante para garantizar que UNOPS obtenga una
relacin ptima costo-calidad. Se pueden utilizar distintos tipos de competencia segn el valor de la adquisicin, las
condiciones de mercado y otros factores.
Competencia abierta internacional y competencia abierta

nacional/regional
En UNOPS, la competencia abierta internacional o nacional/regional es el mtodo predeterminado de competencia. El
objetivo de la competencia abierta internacional o nacional/regional es notificar a todos los proveedores potenciales de
forma adecuada y oportuna los requerimientos de UNOPS, as como la igualdad de acceso y la oportunidad justa de
competir por los contratos para los bienes, servicios u obras requeridos.
Las licitaciones nacionales/regionales suelen llevarse a cabo en los siguientes casos:
a) Cuando las obras estn dispersas por la geografa o separadas en el tiempo, y las empresas internacionales
probablemente no estn interesadas en estas;

b) Cuando, desde una perspectiva de costo total, sea beneficioso obtener los bienes, servicios u obras a nivel local;
c) Cuando los servicios estn relacionados con el contexto nacional (por ejemplo, servicios de publicidad en
peridicos nacionales, licencias locales necesarias para operar, etc.);
d) Cuando el conocimiento del sistema nacional/regional sea un requerimiento;
e) Cuando la identificacin de proveedores a nivel nacional/regional redunde en beneficios que puedan
comprobarse en lo relativo a la reduccin de los impactos ambientales, el aumento de la titularidad nacional, y/o
si as se especifica en el acuerdo del proyecto;
f) Cuando el cliente solicite este procedimiento y as se especifique en el acuerdo del proyecto;
g) Cuando la adquisicin local de bienes tenga un impacto de sostenibilidad positivo, por ejemplo, eliminacin de
los costos de transporte;
h) Cuando se den otras razones que la PA encargada de aprobar el documento licitatorio considere aceptables.
En cualquier caso, es esencial garantizar la competitividad durante el proceso de licitacin; la competencia

nacional/regional solo debe utilizarse si hay suficientes proveedores de los bienes/servicios/obras en la zona para
mantener una competencia sana. Adems, debe supervisarse el riesgo de formacin de crteles (esto es, proveedores
que se unen para beneficio comn y en detrimento del propsito de la competencia).
La competencia abierta internacional o nacional/regional es el mtodo ms transparente para llevar a cabo un proceso
formal de licitacin. Las unidades operacionales deben optar por la competencia abierta en lugar de por la limitada
(consulte la seccin 6.2.2 Competencia limitada internacional y competencia limitada nacional/regional) a menos que
haya motivos vlidos para celebrar un proceso de licitacin limitada.
Para ms informacin sobre la publicacin de anuncios de licitaciones, consulte la seccin 5.3 Publicacin de anuncios de
licitaciones.
Competencia limitada internacional y competencia limitada

nacional/regional
En caso de que exista un motivo vlido para no celebrar una competencia abierta, se puede llevar a cabo un proceso de
competencia limitada. Por definicin, la competencia limitada solo permite la participacin en una licitacin de los
proveedores seleccionados.
La competencia limitada internacional y nacional/regional restringe la competencia a una lista corta de proveedores
seleccionados de una manera no discriminatoria de listados, precualificaciones, expresiones de inters (EOI),
investigaciones de mercado, etc. Antes de emitir una licitacin basada en la competencia limitada, los oficiales de
adquisiciones deben obtener un permiso por escrito de la autoridad en materia de adquisiciones (PA). La aprobacin de
la PA debe ser dada en el momento de la aprobacin de la lista corta (rellenando el campo correspondiente en la plantilla
de la lista corta). En todos los dems casos, el documento licitatorio debe anunciarse pblicamente.
A continuacin se presentan motivos vlidos para celebrar una competencia limitada internacional y nacional/regional:
El valor del contrato es relativamente bajo, esto es, es inferior a 50.000 USD;
El acuerdo del proyecto exige el uso de licitaciones de competencia limitada, inclusive cuando se realizan para
apoyar los principios de sostenibilidad y capacidad nacional basados en ciertas caractersticas operacionales (esto
es, empresas locales pequeas o medianas tal y como estn definidas por el contexto regional o local, o empresas
locales minoritarias o tradicionalmente en desventaja) de conformidad con las disposiciones de la seccin 15.2.2
Etiquetado y marcas de transporte;
Una licitacin abierta tendra consecuencias de seguridad negativas;
El tema o el asunto de la licitacin es de carcter sensible y no puede publicarse;
Tras un proceso de EOI o una precualificacin, se ha creado una lista corta de proveedores para invitarles a licitar
(de acuerdo con las disposiciones de las secciones 5.5 Solicitud de expresin de inters (EOI) y 5.6 Precualificacin
de proveedores) y se ha determinado que esta es la estrategia de adquisicin ms adecuada;
Otras razones que la PA encargada de aprobar el documento licitatorio considere aceptables.
UNOPS debe fomentar el desarrollo de los mercados locales. As pues, en el caso de que no se pueda celebrar una
competencia abierta internacional o nacional/regional de conformidad con la seccin 6.2.1 Competencia abierta
internacional y competencia abierta nacional/regional, o en el caso de que los requerimientos de adquisiciones puedan
cumplirse satisfactoriamente en un contexto local o si es poco probable que puedan cumplirse fuera del contexto local
(por ejemplo, prestacin de servicios de publicidad en peridicos nacionales, etc.), entonces se puede llevar a cabo una
licitacin formal de competencia limitada nacional/regional. No se debe excluir automticamente a los proveedores

internacionales bien cualificados, que hayan expresado inters en una licitacin nacional/regional, de su participacin en
las mismas condiciones en que lo hacen los proveedores nacionales/regionales.
En los casos en los que se use la competencia limitada, las unidades operacionales deben continuar intentando
garantizar que se invita a un nmero suficiente de proveedores potenciales, y que se reciben y evalan al menos tres
ofertas para establecer una relacin costo-calidad. Cuando se reciben menos de tres ofertas para los procesos de
adquisicin de competencia limitada, la solicitud para la adjudicacin debe incluir la documentacin exigida en la seccin
9.1 Organizacin de la revisin de las adquisiciones.
Identificacin de una fuente nica o contratacin directa

La identificacin de una fuente nica, tambin conocida como contratacin directa, se da cuando no existe un mercado
competitivo para un requerimiento, es decir, solamente una fuente puede suministrar el producto o servicio que se
necesita. En dichos casos, UNOPS puede solicitar una oferta del nico proveedor identificado para una actividad de
adquisicin en particular.
Consulte la seccin 6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los mtodos formales de licitacin, que tambin es
vlida para situaciones en las que hay varias fuentes disponibles pero hay razones que obligan a UNOPS a acogerse a un
motivo de excepcin (por ejemplo, exigencia, contrato de arrendamiento).
6.3 Mtodos de licitacin

Una licitacin es una solicitud a los proveedores para que presenten una oferta, cotizacin o propuesta. Hay cuatro
mtodos disponibles para solicitar una oferta de un proveedor: compras, RFQ, ITB, RFP. Los dos primeros son
considerados mtodos informales, y los dos ltimos son considerados mtodos formales.
En la eleccin del mtodo de licitacin influyen diferentes factores, como las condiciones de mercado, la complejidad y
naturaleza del requerimiento (esto es, bienes, servicios u obras), el valor monetario y las condiciones del asociado. La
localizacin y la urgencia tambin pueden afectar la eleccin del mtodo de licitacin y de los procedimientos a seguir.
Tabla 2 | Resumen de los mtodos de licitacin
Mtodo de Valor del Mtodo de

Requerimiento Sistema de sobres
licitacin contrato evaluacin
Oferta evaluada ms
Bienes en existencia, especificacin No se requieren
Compras < 5.000 USD baja, tcnicamente
estndar, servicios y obras simples. ofertas selladas.
conforme
Oferta evaluada ms
5.000 USD < El requerimiento para los bienes, No se requieren
RFQ baja, tcnicamente
50.000 USD servicios u obras es claro y especfico. ofertas selladas.
conforme
Oferta evaluada ms
Los requerimientos para los bienes,
baja, que cumple
ITB 50.000 USD servicios u obras estn especificados de
sustancialmente con
forma clara y completa.
los requisitos.
Requerimientos para bienes, servicios u

obras que no se pueden expresar de
RFP 50.000 USD forma cuantitativa ni cualitativa o Anlisis acumulativo
requerimientos complejos que pueden
cumplirse de varias formas.
Compras
Las compras son un mtodo informal de licitacin adecuado para la adquisicin de bienes fcilmente disponibles en
inventario o que cuentan con especificaciones estndares y tienen un valor inferior a 5.000 USD, o servicios u obras de un
valor inferior a 5.000 USD.
El mtodo de compras se lleva a cabo mediante la comparacin de los precios obtenidos de proveedores potenciales,
recibidos de forma tanto oral como escrita (inclusive mediante la comprobacin de fuentes disponibles en lnea). Los

precios obtenidos oralmente deben anotarse con cuidado, junto con la fecha, y archivarlos en el expediente. Cuando se
utiliza el mtodo de licitacin de compras para hacer una adjudicacin, es necesario adjuntar una nota al expediente a fin
de justificar la eleccin del proveedor.
Cuando se utilizan las compras como mtodo en el marco de una licitacin de competencia limitada, deben compararse,
como mnimo, tres proveedores. Si no es posible comparar tres proveedores, debe registrarse por escrito la razn en el
documento de adjudicacin.
Las adjudicaciones se hacen con arreglo a la metodologa de evaluacin "oferta evaluada ms baja, tcnicamente
conforme" (consulte la seccin 8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas).
Nota: el umbral para el mtodo de licitacin de compras (menos de 5.000 USD) no debe confundirse con el umbral a
partir del que se requiere un contrato por escrito y una requisicin/PO en el sistema ERP, que es para valores iguales o
superiores a 2.500 USD.
Solicitud de cotizacin (RFQ)

Una RFQ es un mtodo informal de licitacin. Se usa para adquisiciones de valor reducido (por debajo de 50.000 USD) en
las que el requerimiento para bienes, servicios u obras est claro y es especfico.
El uso de las plantillas de RFQ es obligatorio en todos los casos. Las RFQ deben tener una fecha lmite de presentacin de
ofertas clara, la cual debe estar especificada en el documento de la RFQ y debe comunicarse a todos los licitantes
potenciales. Las cotizaciones en respuesta a una RFQ deben recibirse por escrito. Las RFQ estn sujetas a los
procedimientos de recepcin y apertura de ofertas descritos en el captulo 7.
Cuando se utiliza una RFQ en el marco de una licitacin de competencia limitada, se debe invitar a presentar una
cotizacin a, al menos, tres proveedores. Si no es posible obtener tres cotizaciones, la PA debe registrar la razn por
escrito y firmarla.
Las adjudicaciones se hacen segn la metodologa de evaluacin "oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme"
(consulte la seccin 8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas).
Llamado a licitacin (ITB)

Un ITB es un mtodo formal de licitacin en el que se solicita a los proveedores potenciales que presenten una oferta
para la provisin de bienes, servicios u obras. Normalmente se utiliza cuando los requerimientos son claros y estn
totalmente especificados. Un ITB es obligatorio para adquisiciones con un valor igual o superior a 50.000 USD, pero
tambin se puede utilizar para una adquisicin de un valor inferior (por debajo de 50.000 USD) si los requerimientos son
complejos o si la PA lo considera beneficioso.
El uso de las plantillas de ITB es obligatorio en todos los casos. Los ITB deben tener una fecha lmite de presentacin de
ofertas clara, la cual debe estar especificada en el documento del ITB y debe comunicarse a todos los licitantes
potenciales. Las ofertas en respuesta a un ITB deben recibirse por escrito. Los ITB se basan en el sistema de un sobre, es
decir, los componentes financieros y tcnicos de una oferta estn combinados en un solo documento. Los ITB estn
sujetos a los procedimientos de recepcin y apertura de ofertas descritos en el captulo 7.
Un ITB puede definir los requerimientos mnimos que un bien o servicio debe cumplir o debe detallar una variedad de
requerimientos aceptables. Durante la evaluacin, se considera que una oferta es conforme segn el criterio de
cumple/no cumple.
Los contratos se adjudican en base a la metodologa de evaluacin de la oferta evaluada ms baja, que cumple
sustancialmente los requisitos, incluidas las condiciones de entrega y cualquier otro requerimiento tcnico indicado en
el ITB.
Llamado a la presentacin de propuestas (RFP)

Un RFP es un mtodo formal de licitacin. Se utiliza para la adquisicin de servicios y bienes cuando los requerimientos
no pueden expresarse de forma cuantitativa ni cualitativa (por ejemplo, servicios de consultora o similares) en el
momento de la licitacin o para la adquisicin de bienes u obras complejos en los que los requerimientos puedan
cumplirse de formas diferentes y lo ms apropiado sea una evaluacin basada en un anlisis acumulativo. Un RFP solo es
necesario para las adquisiciones de un valor igual o superior a 50.000 USD, pero tambin se puede utilizar para las
adquisiciones de un valor inferior (50.000 USD), si resulta adecuado.
Un RFP requiere una propuesta tcnica que ofrezca una solucin a los requerimientos especificados en el documento
licitatorio. Tambin se debe solicitar una propuesta financiera independiente que indique los costos asociados con la

realizacin de la propuesta tcnica. En respuesta a un RFP, los proveedores deben presentar los detalles tcnicos y
financieros sellados por separado (sistema de dos sobres). El objetivo del sistema de dos sobres es asegurarse de que la
evaluacin tcnica se centre nicamente en los contenidos de las propuestas tcnicas y no est influenciada por las
propuestas financieras. Los RFP estn sujetos a los procedimientos de recepcin y apertura de ofertas descritos en el
captulo 7, incluido el requerimiento para sesiones de apertura independientes para las propuestas tcnicas (para todas
las propuestas recibidas) y para las propuestas financieras (solo para los oferentes que tras la evaluacin se estima que
cumplen los requerimientos tcnicos).
Los criterios de evaluacin se establecen en el RFP mediante la identificacin de los factores de evaluacin tcnicos y
financieros y la ponderacin de las reas clave importantes que se tendrn en cuenta en la seleccin de fuentes. En
UNOPS, la ponderacin entre propuestas tcnica y financiera puede ser: 80%-20%, 70%-30%, 60%-40% o 50%-50%. La
ponderacin debe analizarse caso por caso para lograr el equilibrio adecuado. Antes de emitir el RFP, se debe establecer
el equilibrio pertinente entre los diferentes criterios de evaluacin y este debe estar indicado expresamente en los
documentos licitatorios: mientras ms baja sea la complejidad de los requerimientos, ms alta debe ser la ponderacin
financiera. Adems, en el RFP se debe indicar el umbral mnimo en forma de porcentaje que se necesita para aprobar de
los puntos totales de la propuesta tcnica (normalmente el 60% o el 70% de los puntos totales) que determinar si la
propuesta se considera adecuada desde un punto de vista tcnico y si pasar a la evaluacin financiera.
Las propuestas se evalan, clasifican y adjudican de acuerdo con la metodologa de evaluacin de anlisis acumulativo,
segn la cual el valor ptimo se define como el mximo beneficio global al tener en cuenta los factores tcnicos y
financieros. El contrato se adjudica al contratista cualificado cuya propuesta se considere que presenta el valor ptimo
(tcnico y financiero) y que mejor responde a las necesidades de UNOPS y sus clientes.
Con el objetivo de asistir an ms a los proveedores en la identificacin de la calidad adecuada de los bienes, obras o
servicios, UNOPS puede elegir incluir estimaciones de personal y otros componentes necesarios para lograr los
resultados esperados. En circunstancias excepcionales, puede plantearse incluir una indicacin del presupuesto
disponible. Sin embargo, el inconveniente es que la informacin sobre el presupuesto disponible puede llevar a los
licitantes a ajustar sus propuestas financieras al presupuesto dado a conocer.
Seleccin del mtodo de licitacin para obras

Para los procesos de licitacin para la adquisicin de obras (tal y como se define en la seccin 2.1.1 Definicin de
adquisiciones) se deben usar los mismos mtodos de licitacin explicados anteriormente: RFQ, ITB y RFP. Sin embargo,
los documentos que se usarn en cada uno de los casos descritos se han adaptado especficamente para la adquisicin
de obras, es decir, no deben usarse los documentos estndares para bienes y servicios. Si algn oficial de adquisiciones
tiene dudas sobre el uso de plantillas de licitacin/contratos para bienes/servicios u obras, debe plantear estas preguntas
al Grupo de Adquisiciones y al Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos antes de empezar el proceso de
adquisicin.
Consideraciones generales en la seleccin del mtodo de licitacin y la modalidad del contrato para obras:
Antes de seleccionar el mtodo de licitacin, es importante elegir desde el primero momento el contrato de obras
correcto con el objetivo de preparar el mtodo de licitacin asociado ms adecuado. UNOPS ha desarrollado un
conjunto de seis contratos basados en la Federacin Internacional de Ingenieros Consultores (FIDIC). En caso de
duda, se debe consultar al Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos para recibir asesoramiento sobre la
mejor forma de seleccionar el contrato de obras adecuado. El conjunto de contratos incluye cuatro contratos de
construccin diferentes, un contrato de servicios de consultora para obras y un contrato de diseo y construccin.
En la seccin 11.6 se ofrece ms informacin sobre cada uno de estos contratos. Estos contratos estn asociados a
uno o ms mtodos de licitacin, tal y como se describe en la Tabla 3;
La seleccin del documento licitatorio y el contrato relacionado no debe hacerse nicamente por el umbral
monetario. Es importante elegir el contrato segn las complejidades y las necesidades concretas de las obras, y
tener en cuenta otros factores, como el riesgo, la capacidad esperada del contratista, la familiaridad de los
contratistas con dichos contratos, y la propia capacidad del proyecto de UNOPS, as como la prctica habitual en el
lugar. Se debe solicitar la aprobacin del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos para usar un contrato
fuera de su umbral.
Para las obras simples se utiliza el mtodo informal de RFQ. Normalmente se utiliza con el contrato de obras
menores, pero podra usarse con cualquier otro contrato de obras de UNOPS si es ms adecuado. En el caso
general de obras con valores superiores a 50.000 USD (o para valores inferiores sin un umbral monetario mnimo
en los que las obras se consideran relativamente complejas) se utiliza uno de los mtodos formales de licitacin

para obras, ya sea un ITB o un RFP, cada uno de los cuales est directamente vinculado con el contrato de obras
apropiado.
Para proyectos de construccin complejos en los que la metodologa y el enfoque tcnico propuestos por los
licitantes revisten una relevancia fundamental para la ejecucin del contrato, un equilibrio entre los criterios
tcnicos y financieros en la evaluacin producira una mejor relacin costo-calidad, una competencia ms efectiva y
servira de mejor manera a los intereses de UNOPS y sus clientes. En este caso se debe utilizar el RFP para obras, lo
que permite el uso de un anlisis acumulativo en la evaluacin de las ofertas.
Cuando la modalidad de pago a tanto alzado se selecciona para alguno de los contratos de construccin, los
documentos licitatorios deben incluir un desglose de las cantidades junto con los anexos de las tarifas por unidad
para facilitar la comparacin de ofertas durante la evaluacin y asesorar y calcular el costo de las variaciones, si
corresponde;
En general, se recomienda el uso del RFP para los servicios de adquisiciones con arreglo a contratos de servicios de
consultora para obras. Sin embargo, si tras la evaluacin de los requerimientos y el contexto se estima que una
evaluacin del anlisis acumulativo no aadira valor en esa situacin (por ejemplo, los servicios que se van a
adquirir son para la supervisin, en algunos contextos), puede resultar apropiado usar un RFQ o un ITB como
mtodo de licitacin, dependiendo de los umbrales (ITB si el valor es igual o superior a 50.000 USD);
El objetivo del proceso de adquisicin en los contratos de diseo y construccin 8 es proporcionar el diseo del
proyecto y ejecutar su construccin. En estos casos, es fundamental disponer de un conjunto de requerimientos
del empleador bien preparado antes de proceder a la licitacin. La preparacin de los requerimientos del
empleador es una tarea especializada que no se debe subestimar. Al igual que ocurre con un diseo completo, los
requerimientos del empleador estarn sujetos a una revisin del diseo y se requerir un certificado de
conformidad de la evaluacin del diseo antes de la licitacin para un contrato de diseo y construccin (para ms
informacin, consulte la seccin 11.6.5 Contrato de obras a tanto alzado);
Cuando se realiza un proceso de adquisicin para un contrato de diseo y construccin, el mtodo de adquisicin
exigido es un RFP, ya que se trata de la solicitud de una solucin tcnica que ofrezca un diseo para un alcance
determinado de obras, no solo un valor monetario u oferta. La plantilla que hay que utilizar es el RFP para el
contrato de diseo y construccin. En el caso del diseo y la construccin, es obligatorio obtener la aprobacin por
escrito del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos antes de preparar el RFP para el contrato de diseo y
construccin y su contrato correspondiente;
Cuando los requerimientos incluyen la combinacin de bienes o servicios y obras (por ejemplo, la reconstruccin
de un laboratorio y el suministro e instalacin de equipo para el mismo) y estos no puedan emitirse como procesos
de licitacin independientes, se debe solicitar asesoramiento al Grupo de Infraestructura y de Gestin de Proyectos
y al Grupo de Adquisiciones para explorar las opciones que hay de emitir un documento licitatorio "hbrido". Este
documento "hbrido" garantizara que los diferentes elementos de los requerimientos quedaran cubiertos por las
disposiciones de gestin de riesgos y el contrato relevante.
Tabla 3 | Seleccin del mtodo de licitacin y el tipo de contrato para obras
Mtodo
Tipo de
Contrato Valor del contrato de Documento licitatorio
requerimiento
licitacin
RFQ para el contrato de obras

Obras bsicas y < 50.000 USD RFQ
Contrato de menores
rutinarias,
obras
contratistas con
menores ITB para el contrato de obras
escasa capacidad 50.000 USD ITB
Contratos menores
de obras
ITB para el contrato de obras
Contrato de ITB
250.000 USD - abreviado
obras
Obras 1.000.000 USD
abreviado
relativamente RFP RFP para el contrato de obras
8
El contrato de diseo y construccin y las plantillas relacionadas con el mismo entran en vigor cuando las publique el
Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.

bsicas y rutinarias abreviado
ITB para el contrato de obras

Contrato de ITB
por unidad de medida
obras por Obras complejas > 1.000.000
unidad de que se pagarn por USD
RFP para el contrato de obras
medida RFP
unidad de mediada por unidad de medida
ITB para el contrato de obras a

> 1.000.000 ITB
Contrato de Obras complejas tanto alzado
obras a que se pagarn a USD
tanto alzado tanto alzado RFP para el contrato de obras
RFP
a tanto alzado
Contratar RFQ para servicios de

< 50.000 USD RFQ
consultores para consultora para obras
servicios de diseo,
servicios de RFP para servicios de
50.000 USD RFP
supervisin de consultora para obras
Contrato de servicios de
obras, y/o otros
consultora para obras
servicios tcnicos
como los estudios ITB para servicios de
de viabilidad, las 50.000 USD ITB
consultora para obras
investigaciones
geotcnicas, etc.
Para contratar
RFP para el contrato de
Contrato de diseo y servicios de
Cualquier valor RFP construccin de diseo y
construccin diseo y
construccin
construccin
6.4 Documentos licitatorios

Cuando se soliciten ofertas de proveedores a travs de RFQ, ITB o RFP, se deben usar los documentos licitatorios
estndares de UNOPS. Mientras que los detalles y la complejidad de los documentos licitatorios variarn segn la
naturaleza y el valor de los requerimientos, stos contendrn toda la informacin necesaria para preparar una oferta
adecuada. Los documentos licitatorios estndares son plantillas que contienen los requerimientos y condiciones
obligatorias de UNOPS adaptadas segn los requerimientos especficos (bienes/servicios u obras) y el mtodo de
licitacin que se est utilizando (informal/formal). Las plantillas deben cumplimentarse con la informacin que
corresponda a cada proceso de licitacin.
Todo cambio en los prrafos estndares de los documentos licitatorios, incluidos los cambios realizados en los anexos,
requiere la aprobacin previa de un revisor de adquisiciones designado por el Director del Grupo de Adquisiciones.
Asimismo, los documentos no deben incluir ningn texto, requerimiento o condiciones estndares que contradigan las
Condiciones generales de contratacin (GCC) de UNOPS.
Todas las plantillas de licitacin de UNOPS (para bienes/servicios o para obras) siguen una estructura similar. En la
siguiente seccin se describen los componentes de los documentos licitatorios.
6.5 Componentes de los documentos licitatorios

Los documentos licitatorios son escritos que incluyen los siguientes componentes:
1. Carta de invitacin;
2. Detalles e instrucciones para los licitantes;
3. Criterios de evaluacin;
4. Lista de requerimientos;
5. Anexos de la oferta;
6. Informacin contractual.

A pesar de que los detalles y la complejidad de los documentos licitatorios pueden variar segn la naturaleza y el valor de
los requerimientos, cada licitacin debe contener toda la informacin y las disposiciones apropiadas que sean necesarias
para que los licitantes entiendan las necesidades de UNOPS y preparen una oferta adecuada. Por lo tanto, los
documentos licitatorios deben incluir toda la informacin referente a una actividad de adquisicin especfica y deben ser
lo ms concisos posible.
Como no se deben introducir nuevos requerimientos ni se deben cambiar los existentes una vez completado el proceso
de licitacin, es fundamental que toda la informacin pertinente se presente en esta etapa.
Se debe incluir la siguiente informacin en los distintos componentes de los documentos licitatorios. La siguiente
informacin est o bien incluida en las plantillas estndares de UNOPS o debe rellenarse antes de la emisin de los
Carta de invitacin
El documento licitatorio debe incluir en la primera pgina una carta que invite a los proveedores a presentar ofertas, as
como una referencia a la actividad de adquisicin especfica (ttulo y nmero de referencia) y una lista de las secciones del
documento y de los documentos justificativos emitidos.
Detalles e instrucciones para los licitantes

La seccin de instrucciones para los licitantes incluye artculos que explican a los proveedores las disposiciones con
arreglo a las que se lleva a cabo el proceso de licitacin. El oficial de adquisiciones no debe realizar ningn cambio en
estas disposiciones. La seccin de detalles se plasma en un formato tabla en la que la columna de la izquierda contiene el
ttulo del artculo en la seccin de instrucciones para los licitantes y en la columna de la derecha se debe insertar el
contenido especfico para la licitacin en cuestin.
A continuacin se ofrece ms informacin sobre los artculos relevantes en las secciones de detalles e instrucciones a los
licitantes:
a) Alcance de la La descripcin breve de la actividad de adquisicin debe incluir toda la informacin necesaria para
oferta preparar una oferta adecuada y concreta y tambin puede incluir el contexto de la actividad de
adquisicin y el objetivo previsto de dicha actividad.
Adems, si el proceso de licitacin se est llevando a cabo con el objetivo de establecer un Acuerdo
a largo plazo (LTA) o un Acuerdo de oferta abierta(BPA), esto debe explicarse en este artculo.
b) Persona de Nombre y datos de contacto del oficial de adquisiciones de UNOPS que est a cargo del proceso de
contacto para licitacin. De forma alternativa, puede incluir una direccin de correo electrnico genrica de la
las aclaraciones unidad de adquisiciones o el mecanismo mediante el cual se gestionan las aclaraciones en el
sistema eSourcing (si la licitacin se hace a travs de este sistema).
c) Enmiendas Los documentos licitatorios deben estipular que toda informacin adicional, aclaracin, correccin de
errores o modificacin de los documentos licitatorios ser distribuida y detallada en una notificacin
por escrito a todos los proveedores antes de la finalizacin del plazo para la recepcin de ofertas con
el objetivo de permitir a los proveedores emprender las acciones adecuadas. Esto se har mediante l
notificacin por escrito a todos los licitantes que hayan recibido los documentos licitatorios
directamente de UNOPS si el proceso de licitacin fue de competencia limitada y mediante la
publicacin en lnea de las enmiendas si el proceso fue de competencia abierta.
De manera similar, se debe informar a todos los proveedores del derecho a modificar o hacer
correcciones a las ofertas o propuestas, siempre que dichas modificaciones o correcciones sean
recibidas por UNOPS por escrito antes de la finalizacin del plazo para la presentacin de ofertas.
d) Reunin de Los documentos licitatorios deben comunicar a los proveedores toda la informacin sobre el lugar,
aclaracin o hora y fecha de toda conferencia previa a la licitacin o inspecciones del sitio que se realicen para
previa a la oferta una licitacin. Asimismo, en los documentos licitatorios se debe indicar claramente si la asistencia
e inspeccin del es obligatoria u opcional, de forma fsica o electrnica (por ejemplo, a travs de Skype). La
sitio conferencia previa a la oferta es un foro abierto en el que se dar respuesta a las preguntas de los
proveedores potenciales. Se deben preparar actas del foro, anexarlas a la licitacin y distribuirlas a
los licitantes a travs de notificaciones directas a los proveedores que asistieron el foro y mediante
su publicacin en lnea en caso de que se celebrara una licitacin de competencia abierta.

En el caso de las obras, se recomienda realizar una conferencia previa a la oferta para aclarar los
puntos ms relevantes que los licitantes deben comprender acerca de los contratos para obras de
UNOPS, tales como las diferentes funciones y etapas establecidas en el contrato; las garantas y
seguros que se deben proporcionar; as como los procesos de pagos, retenciones, reclamos y
modificaciones y variaciones. Una mejor comprensin de las expectativas de UNOPS y de la gestin
del contrato requerida conllevar a una mejor calidad de las ofertas y reducir las confusiones que
podran retrasar la ejecucin del proyecto.
El objetivo general es lograr una mejor relacin costo-calidad en el proceso de adquisicin. En los
documentos licitatorios se debe indicar claramente que la asistencia a una conferencia previa a la
oferta o la visita previa al sitio quedarn exclusivamente a cargo del licitante potencial.
La necesidad de visitas previas al sitio en el caso de las obras debe decidirse tras un debate comn
y el acuerdo entre los gerentes de proyectos y de adquisiciones segn cada caso. Las visitas previas
al sitio ofrecen a los licitantes potenciales la oportunidad de comprender de forma ms clara y
profunda el requerimiento.
En el documento licitatorio se debe indicar claramente si se exige la participacin de los licitantes

en la reunin previa a la oferta o en la inspeccin del sitio.
Para ms informacin, consulte la seccin 6.7 Comunicacin con los proveedores.
e) Perodo de Se debe solicitar a los proveedores que mantengan la validez de sus ofertas durante un nmero
vigencia de la especfico de das (normalmente un plazo de 60 o 90 das para los mtodos formales de licitacin o
oferta de 30 das para los mtodos informales, pero este plazo se podra reducir si el precio del producto
a adquirir flucta rpidamente, por ejemplo, materias primas, productos derivados del petrleo,
etc.) que permita tiempo suficiente para la evaluacin de las ofertas y la adjudicacin del contrato.
f) Lotes/ofertas En el documento licitatorio se debe incluir informacin sobre si se aceptan las ofertas parciales, a
parciales menudo segregadas en lotes en el documento licitatorio, y si se emitirn rdenes parciales.
Si los requerimientos estn divididos en componentes o lotes, es imprescindible que los

documentos licitatorios establezcan el derecho de UNOPS de adjudicar el contrato al proveedor
que ofrezca la mejor oferta para todos los componentes o lotes, o por componente o lote
individualmente.
Si se prevn rdenes parciales (adjudicar contratos para una parte de los artculos a un proveedor
y el resto de los artculos adjudicarlos a otro proveedor), el derecho de UNOPS de dividir el
contrato entre varios proveedores tambin debe quedar especificado en los documentos
licitatorios.
Cuando se determina si dividir o no el contrato, deben compararse los posibles ahorros que
supondra comprar artculos a un precio ms bajo con los costos de transaccin que implica para
UNOPS celebrar varios contratos, as como tambin aspectos relativos a la cadena de suministro, la
logstica y a las garantas del contrato. Asimismo, cuando se determine si dividir o no el contrato, se
debe tener en cuenta la oportunidad de aumentar la diversidad de proveedores al permitir el
acceso a proveedores ms pequeos, as como tener en cuenta el desarrollo de la capacidad local.
Cuando se liciten diferentes lotes en una o ms licitaciones al mismo tiempo y sea probable que
cada licitante licite por ms de un lote/encargo, es importante crear un vnculo entre los
respectivos procesos. Esto se puede lograr de las siguientes maneras:
Mediante la agrupacin de todos los encargos en una sola licitacin con varios lotes;
Mediante la emisin de licitaciones independientes, en cuyo caso es imprescindible hacer constar

en cada licitacin individual que esta est vinculada a las otras (es decir, en cada licitacin, estipular
que al determinar la capacidad del proveedor para la adjudicacin de mltiples contratos, en la
evaluacin de los criterios de cualificacin se tendrn en cuenta las adjudicaciones ya realizadas o
recomendadas en las otras licitaciones relacionadas).
Para ms informacin sobre los criterios de cualificacin de la evaluacin para los requerimientos
con lotes, consulte la seccin 6.5.3.2 Criterios de cualificacin.

g) Ofertas Una oferta alternativa es una oferta que no cumple los requerimientos exactos de la licitacin, o
alternativas que puede representar una mejora sobre la oferta original al exceder los parmetros mnimos de
desempeo de la solicitud, y es propuesta por el proveedor como manera opcional de satisfacer
las necesidades del usuario final. Las ofertas alternativas pueden ser un instrumento til para
tener en cuenta opciones ms sostenibles.
A continuacin se indican diferentes formas de tratar una oferta alternativa. El documento

licitatorio debe especificar qu enfoque se aplica para la licitacin especfica:
i. No se acepta una oferta alternativa;
ii. Se acepta una oferta alternativa. En este caso, se debe aclarar cmo se procesar:
a) Una oferta alternativa solo se puede tener en cuenta si presenta una alternativa a la oferta
evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos, siempre y cuando el
precio ofrecido no exceda el de la segunda oferta evaluada ms baja, que cumpla
sustancialmente los requisitos;
b) Las ofertas alternativas se evalan al mismo que se evalan otras ofertas originales (es
decir, se permite a los licitantes presentar ms de una solucin tcnica (varias ofertas) al
requerimiento, cada una de las cuales ser evaluada individualmente);
No deben tenerse en cuenta las ofertas alternativas que no cumplan los criterios obligatorios. Las
ofertas alternativas son normalmente aceptables para la adquisicin de servicios a travs de
procesos de RFP.
h) Moneda(s) de las En las instrucciones se debe indicar en qu moneda se deben cotizar los precios de la oferta, a
propuestas menos que se haya establecido en el acuerdo del proyecto con el cliente una moneda especfica
para la licitacin. Adems, en las instrucciones se debe indicar que el contrato ser emitido en la
moneda que UNOPS especific en el documento licitatorio y el pago ser efectuado en la moneda
del contrato.
Si, de conformidad con el acuerdo del proyecto, se permite la recepcin de ofertas en ms de una
moneda, UNOPS debe convertir los precios a una nica moneda usando el tipo de cambio
operacional de las Naciones Unidas vigente a la fecha final del plazo para la recepcin de ofertas.
i) Derechos e En el artculo II de la seccin 7 de la Convencin sobre Prerrogativas e Inmunidades se establece,

impuestos entre otras cosas, que las Naciones Unidas, incluida UNOPS como rgano subsidiario, estarn
exentas de toda contribucin directa, excepto por las contribuciones que constituyan una
remuneracin por servicios pblicos, y estarn exentas de derechos de aduana, prohibiciones y
restricciones respecto a los artculos que importen o exporten para su uso oficial.
En el documento licitatorio se debe indicar que todas las ofertas deben presentarse libres de
impuestos directos y otros impuestos y derechos pagaderos a efectos de la evaluacin de ofertas.
Por lo tanto, el Incoterm Entregado derechos pagados (DDP) no debe usarse en los documentos
licitatorios para bienes (para ms informacin, consulte las secciones 6.5.3.3 Criterios financieros e
13.5.1.1 Impuestos) y un asesor jurdico debe aprobar las excepciones a esta regla.
j) Garanta de El objetivo de una garanta de sostenimiento de oferta/propuesta es desalentar ofertas frvolas e

sostenimiento de irresponsables que tengan un impacto negativo en el proceso de adquisicin en lo que se refiere a
oferta/propuesta costos adicionales para una nueva licitacin y evaluacin, as como de posibles retrasos en la
ejecucin.
UNOPS puede solicitar garantas de sostenimiento de oferta/propuesta para mitigar los siguientes
riesgos relacionados con el licitante:
i. El licitante retira o modifica una oferta o propuesta una vez finalizado el plazo para la
recepcin de ofertas;
ii. El licitante no firma el contrato;
iii. El licitante es incapaz de suministrar la garanta solicitada para el cumplimiento en el
marco del contrato una vez que su oferta o propuesta se ha aceptado;
iv. El licitante incumple cualesquiera de las dems condiciones especificadas en los
documentos licitatorios antes de la firma del contrato.

Cuando se utilice, la garanta de sostenimiento de oferta debe aparecer con el importe y en la
forma especificada en los documentos licitatorios. Adems, la garanta de sostenimiento de oferta
debe tener validez durante un perodo que conceda tiempo suficiente a UNOPS de cobrarla en
caso de que deba hacerlo, por ejemplo, hasta la fecha esperada de la firma del contrato de
conformidad con el prrafo o) de esta seccin.
Una vez se haya firmado el contrato con el licitante que haya obtenido la adjudicacin, se liberar
la garanta de sostenimiento de oferta a los licitantes no seleccionados.
Al calcular el valor de una garanta de sostenimiento de oferta/propuesta, se deben tener en

cuenta los costos de la evaluacin de ofertas y de una nueva licitacin. A modo de referencia, el
valor de la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta se puede encontrar entre el 0,5% y el 4%
del monto contractual esperado. No obstante, la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta
siempre debe especificarse como una suma fija en lugar de como un porcentaje de la cantidad de
la oferta (para evitar indicar la estimacin del presupuesto), excepto para los procesos de licitacin
con distintos lotes en caso de que este enfoque no sea prctico. Normalmente, se recomienda una
cantidad que corresponda a 5.000 USD, 10.000 USD, 20.000 USD o 50.000 USD, segn la
complejidad y el importe esperado del proceso de licitacin. Las garantas representan un costo
para el licitante y, por consiguiente, es fundamental que se fijen a un nivel que no desaliente la
participacin en el proceso de licitacin.
La garanta de sostenimiento de oferta/propuesta normalmente se emite en forma de una garanta

bancaria. Se pueden emitir garantas en forma de otros instrumentos (por ejemplo, caucin, letra a
la vista, cheques bancarios o cheques irrevocables certificados por un banco), siempre que el
Grupo de Actividades Financieras y un asesor jurdico de UNOPS los revisen. En el documento
licitatorio se deben indicar los formatos que se aceptan junto con las plantillas pertinentes.
Se recomienda utilizar garantas de sostenimiento de oferta/propuesta cuando se den las

siguientes circunstancias:
Los bienes, obras o servicios que se van a adquirir tienen un valor elevado;
La solicitud es urgente, por ejemplo, los bienes deben estar en el pas o las obras deben
llevarse a cabo antes de la temporada de lluvias;
Emergencias, es decir, situaciones de vida o muerte;
Existe un riesgo alto de que se retire la oferta dadas las condiciones del mercado, por
ejemplo, los precios de las materias primas estn en aumento, hay inestabilidad en el pas,
etc.;
Los procedimientos son largos, es decir, el contrato no se puede suscribir en un plazo
relativamente corto;
Las condiciones impuestas por el donante exigen que se utilicen garantas de sostenimiento
de oferta/propuesta.
Para ms informacin sobre cmo el equipo de evaluacin puede revisar la autenticidad de las
garantas de sostenimiento de oferta/propuesta recibidas, consulte la seccin 8.5 Seleccin
preliminar .
En las oficinas de UNOPS en las que los licitantes tengan dificultades para conseguir garantas de
sostenimiento de oferta, o cuando no sea un requerimiento de mercado usual, estas se pueden
sustituir por una "declaracin de garanta de sostenimiento de oferta", que es una declaracin no
monetaria que compromete al licitante a firmar el contrato si se le adjudica. En estos casos, las
oficinas deben usar la plantilla de la organizacin y solicitar asesoramiento a IPAS antes de usarla
en la primera licitacin.
k) Idioma de las Los documentos licitatorios, as como las ofertas, deben elaborarse en ingls, francs o espaol.
ofertas UNOPS seleccionar el idioma.
El contrato firmado con el proveedor seleccionado debe redactarse en el idioma seleccionado en

los documentos licitatorios, y este idioma ser el que rija las relaciones contractuales entre UNOPS
y el proveedor.
La traduccin de los documentos licitatorios a un idioma local puede ser necesaria y se alienta que
se realice para facilitar el acceso a los anuncios de licitaciones de UNOPS por parte de PYMES y

empresas pertenecientes a minoras, etc. Sin embargo, todos los documentos contractuales deben
redactarse siempre en ingls, francs o espaol, con el objetivo de facilitar la revisin y la auditora
de las adquisiciones. La versin original prevalece en el caso de incoherencias entre el documento
original y la traduccin. Esta declaracin debe incluirse en todos los documentos que se traduzcan.
l) Plazo para la La fecha, la hora y el lugar para la presentacin de ofertas deben estar claramente indicados, junto
presentacin de con el lugar, la fecha y la hora de apertura de las ofertas (si es pblica).
ofertas (perodo
i. El plazo para la presentacin de ofertas debe conceder al proveedor un nmero suficiente
de licitacin)
de das para preparar y presentar una oferta. Para ms informacin sobre los perodos
mnimos de licitacin (excluyendo la fecha de publicacin, pero incluyendo la fecha de
cierre), consulte la tabla 4.
Tabla 4 | Perodo mnimo de licitacin
Plazo mnimo de licitacin en das

Mtodo de licitacin Requerimiento
naturales
RFQ Todos 5
ITB Bienes 15
ITB Obras 15
ITB Servicios 21
RFP Todos 21
Si existe una causa justificada, la PA puede autorizar un perodo de licitacin ms corto. Sin
embargo, los oficiales de adquisiciones deben justificar la decisin de renunciar al requerimiento
de das mnimos en una nota que se debe aadir al expediente y en la que se deben indicar los
motivos y explicar cmo se ha cumplido el requerimiento de competencia a pesar de haber
reducido el perodo de licitacin. En la nota tambin se debe confirmar la disponibilidad de los
miembros del equipo de evaluacin inmediatamente despus de que haya finalizado el perodo de
licitacin.
Sin embargo, no suele recomendarse reducir el perodo de licitacin para las obras. Esto tiene una
importancia particular para los contratos de obras grandes y a tanto alzado, ya que en ambos
casos un licitante necesitar calcular cantidades.
m) Presentacin Para transmitir todas las instrucciones pertinentes que regulan la preparacin y presentacin de
de la oferta ofertas, en las instrucciones se debe incluir una lista de los documentos necesarios para preparar
una oferta completa, as como un aviso a los proveedores para alertar de que pueden rechazarse
/propuesta
las ofertas que no cumplan los requerimientos. Una oferta que cumple los requerimientos es la
que se ajusta a todas las condiciones y las especificaciones incluidas en los documentos licitatorios.
Adems, las instrucciones siempre deben incluir la siguiente informacin:
Modo de presentacin de la oferta (correo electrnico, fax, de forma presencial, correo

postal, sistema eSourcing de UNOPS);
Direccin/nmero de fax/direccin de correo electrnico;
Instrucciones sobre el empaquetado de la oferta, por ejemplo, si debe mandarse sellada, el
nmero de copias que debe incluirse, si el RFP exige enviar la propuesta tcnica y la
financiera de forma separada (sistema de dos sobres), etc.
n) Apertura de Informacin sobre si se celebrar una apertura pblica de ofertas y, de ser as, informacin
ofertas detallada sobre la misma (fecha, hora, lugar de celebracin). Para ms informacin, consulte el
captulo 7 Gestin de la presentacin de ofertas.
o) Fecha de Fecha estimada en la que UNOPS espera adjudicar el contrato.

adjudicacin del
contrato

p) Garanta de UNOPS puede solicitar al proveedor seleccionado garantas de cumplimiento con el objetivo de
cumplimiento mitigar el riesgo de incumplimiento y vulneracin de las obligaciones contractuales (como la
entrega de todo el equipo, los servicios prestados y las obras realizadas segn el contrato).
Las garantas suelen emitirse en forma de una garanta bancaria incondicional e irrevocable y a
pedido del contratista. Se pueden emitir garantas en forma de otros instrumentos (por ejemplo,
caucin, letra a la vista, cheques bancarios o cheques irrevocables certificados por un banco),
siempre que el Grupo de Actividades Financieras y un asesor jurdico de UNOPS los revisen. En el
documento licitatorio se deben indicar los formatos que se aceptan junto con las plantillas
pertinentes.
El valor de una garanta de cumplimiento puede variar en funcin de la naturaleza, el riesgo y la

magnitud de las obras, los servicios o los bienes que se deben suministrar/prestar/ejecutar de
conformidad con el contrato. Sin embargo, se recomienda que la garanta de cumplimiento tenga
un valor equivalente, al menos, al 5% del monto contractual total.
Para los contratos de obras (para ms informacin, consulte la seccin 11.6.7 Disposiciones
importantes en los contratos de obras ), el importe de la garanta de cumplimiento y la retencin
deben considerarse en paralelo. Normalmente, se recomienda entre el 5% y el 10% del valor del
contrato para la retencin y entre el 5% y el 10% para la garanta de cumplimiento, segn el
proyecto, el riesgo, los contratistas, etc. No es obligatorio tener ambos instrumentos, aunque
sirven para fines ligeramente diferentes. No obstante, normalmente, el valor total no debe exceder
el 10% del valor del contrato.
La garanta de cumplimiento debe reflejar el valor del riesgo analizado y la posterior prdida que
supondra para UNOPS si el contratista no cumpliera por completo el respectivo contrato. Esto
dependera de la situacin del mercado, las condiciones laborales locales, la situacin poltica y
econmica de la localizacin del proyecto. Por ejemplo, un proyecto sencillo con contratistas
conocidos implicara un porcentaje ms bajo; un proyecto complejo con contratistas desconocidos
implicara un porcentaje ms alto. La oferta ser menos atractiva, y es probable que su valor ms
alto, cuanto mayor sea el porcentaje. Por lo tanto, se deben establecer valores razonables de
garanta de desempeo.
En el caso de los contratos para obras de UNOPS, a menos que se especifique lo contrario en el
contrato, el contratista debe entregar la garanta de cumplimiento al empleador en un plazo de 14
das tras la fecha del contrato (o fecha de comienzo).
Se recomienda utilizar garantas de cumplimiento cuando se den las siguientes circunstancias:
i. Los bienes, obras o servicios que se van a adquirir tienen un valor elevado;
ii. La solicitud es urgente, por ejemplo, los bienes deben estar en el pas o las obras deben
llevarse a cabo antes de la temporada de lluvias;
iii. Emergencias, es decir, situaciones de vida o muerte;
iv. Los precios de las materias primas estn en aumento, es decir, existe un riesgo ms alto
de que los proveedores retiren la oferta;
v. La experiencia previa con el proveedor seleccionado fue insatisfactoria;
vi. Un contratista nuevo desconocido para UNOPS;
vii. Existe una diferencia importante entre el precio ms bajo y el segundo precio ms bajo;
viii. La cantidad de productos que deben suministrarse en el marco del contrato es grande
(existe el riesgo de incumplimiento de entrega);
ix. Los productos son delicados (existe un riesgo alto de que se daen durante la
manipulacin);
x. Las condiciones impuestas por el donante exigen que se utilicen garantas de cumplimiento
Para ms informacin sobre cmo revisar y gestionar las garantas bancarias recibidas, consulte la
seccin 11.1.6 Contratos de obras.
q) Garanta de UNOPS puede exigir una garanta de pago anticipado al proveedor cuando este solicite un pago
pago anticipado anticipado para cubrir sus costos de movilizacin (por lo general, en el caso de contratos de obras
o servicios). Si se solicita una garanta de cumplimiento o una garanta de pago anticipado en el
momento de la firma del contrato, el documento licitatorio debe especificar los requerimientos,

incluido el plazo para la obtencin de la garanta, as como el formato que le corresponde.
La garanta de pago anticipado es obligatoria cuando el valor que se ha de pagar es superior a

250.000 USD, pero tambin se recomienda para cantidades inferiores. Para ms informacin,
consulte la seccin 11.1.4 Pagos anticipados.
Las garantas de cumplimiento y las garantas de pago anticipado tienen diferentes objetivos en las
diferentes etapas del proceso de adquisicin. Como tales, no son mutuamente excluyentes y
deben solicitarse en cada caso segn corresponda o sea necesario.
r) Condiciones de Los documentos licitatorios deben especificar las condiciones de pago.

pago
i. Generalmente, las condiciones de pago son a 30 das neto tras la recepcin de la factura,
as como de la recepcin y la aceptacin de los bienes o servicios, o tras la recepcin de la
documentacin de embarque exigida, segn el Incoterm que se haya utilizado (consulte
la seccin 12.3.3 Gestin de contratos);
ii. No deben realizarse pagos anticipados, excepto cuando se considere que estos son una
prctica regular en la industria y solamente de conformidad con la poltica de UNOPS
referente a pagos anticipados;
iii. Los pagos parciales son una prctica comn para los servicios y las obras (para ms
informacin sobre las instrucciones de la poltica de pagos de UNOPS, consulte la seccin
11.1.4 Pagos anticipados);
iv. Si hay probabilidad de que el precio de los productos bsicos flucte con el tiempo (por
ejemplo, productos derivados del petrleo, productos de metal) y UNOPS tiene la
intencin de emitir un contrato basado en una frmula de precios, como el ndice Platts o
el de la Bolsa de Metales de Londres (LME), la frmula de precios debe especificarse
claramente en los documentos licitatorios y un asesor jurdico debe aprobar previamente
su redaccin;
v. En el caso de las obras de construccin, en algunos casos puede ser apropiado incluir en
el contrato un mecanismo de ajuste de precios. Si esto se menciona en el contrato,
tambin debe definirse en los anexos del contrato junto con los documentos licitatorios.
En caso de que se aada una disposicin con este fin, esta debe definir la forma en la que
el ajuste de precios ser impulsado por las fluctuaciones en varios ndices definidos y
estar sujeto a un lmite mximo. La redaccin aprobada del mecanismo que permita
cambios en el costo se incluye en los contratos de UNOPS para obras. Un asesor jurdico
debe aprobar cualquier redaccin alternativa del mecanismo antes de que esta se incluya
en el documento licitatorio.
s) Liquidacin de Si corresponde, UNOPS puede informar en los documentos licitatorios de que deducir del precio
daos y del contrato, en concepto de liquidacin de daos y perjuicios (para bienes y servicios) o
perjuicios/Penal penalizacin por atraso (para obras), una cantidad equivalente al porcentaje del precio total
izacin por original del contrato (normalmente 0,1%-0,3%) por cada da de retraso hasta que se cumpla la
atraso entrega o se alcance el desempeo requerido, hasta una deduccin mxima (normalmente del
10%). Una vez se haya alcanzado el mximo, UNOPS puede rescindir el contrato de conformidad
con las GCC.
Es preciso sealar que en algunos ordenamientos jurdicos, las penalizaciones por incumplimiento
que pueden acordar las partes de un contrato pueden no ser aplicables dado que los tribunales
tratan de evitar los acuerdos extralimitados y desmedidos. A pesar de que muchos ordenamientos
jurdicos dan a las partes un amplio margen para elaborar las condiciones contractuales en cuanto
al establecimiento de derechos y obligaciones primarias en virtud de un contrato, excepto en
lmites reducidos, de forma general, las partes no tienen la libertad de determinar los derechos de
recurso. Por lo tanto, los recursos suelen ser una cuestin del derecho pblico ms que del
derecho privado entre las partes. A pesar de que las partes no tienen el poder de acordar
penalizaciones en los contratos en caso de incumplimiento, s pueden acordar, bajo ciertas
condiciones, determinar por adelantado los daos y perjuicios que se evaluaran en caso de
incumplimiento del contrato. Con el objetivo de distinguirla de una penalizacin y, por lo tanto,
hacer que sea exigible por la ley en la mayora de ordenamientos jurdicos, la liquidacin de daos
y perjuicios debe cumplir tres criterios. En primer lugar, las partes deben tener la intencin de

proporcionar una compensacin por las prdidas o daos, ms que una penalizacin por un
incumplimiento. Por ejemplo, dado que la liquidacin de daos y perjuicios suele evaluarse por los
retrasos en el desempeo del contratista, debe quedar claro que la intencin de la liquidacin de
daos y perjuicios es compensar por las prdidas provocadas por los retrasos, y no como un
"incentivo" para garantizar que el contratista realice su trabajo en el tiempo establecido. En
segundo lugar, el perjuicio provocado por el incumplimiento por el que se va a evaluar la
liquidacin de daos y perjuicios debe ser incierto o difcil de cuantificar. Por ejemplo, los retrasos
por parte de un electricista en un proyecto de construccin pueden provocar retrasos de los planes
e interrupciones en el suministro, y puede que sea imposible o muy difcil para el propietario
determinar los costos y las consecuencias de esto. En tercer lugar, la cantidad de la liquidacin de
daos y perjuicios que est estipulada debe ser una estimacin previa razonable de la prdida
probable. Si el incumplimiento no resulta en un perjuicio real, incluso la liquidacin de daos y
perjuicios que pareca razonable en el momento de la celebracin del contrato puede ser vista
como una penalizacin cuando se imponga ms tarde. En tal caso, la liquidacin de daos y
perjuicios que se emiti en un primer momento puede no ser de aplicacin.
En vista de lo expuesto, ejecutar las disposiciones de liquidacin de daos y perjuicios o la

penalizacin por atraso depende de los hechos y circunstancias de la actividad de adquisicin en
cuestin y del fondo y las condiciones del contrato en cuestin. En consecuencia, la decisin sobre
cundo y cmo usar las disposiciones de la liquidacin de daos y perjuicios o la penalizacin por
atraso es compleja y debe tomarse caso por caso y, si es necesario, con asesoramiento del asesor
jurdico.
Para ms informacin sobre la liquidacin de daos y perjuicios, consulte las secciones 13.3.1
Liquidacin de daos y perjuicios para bienes y servicios y 13.3.2 Penalizacin por atraso en las
obras.
t) El derecho de Si corresponde, en las secciones de la lista de requerimientos o de los detalles del documento
variar las licitatorio se debe indicar que UNOPS se reserva el derecho de aumentar o disminuir la cantidad de
cantidades en el bienes y/o servicios que se especific originalmente en la lista de requerimientos, si esta cantidad
momento de la no excede un porcentaje especfico (normalmente del 20%), sin ningn cambio de los licitantes en
adjudicacin las condiciones y precios de las unidades.
u) Otros La necesidad de muestras, etc.
Criterios de evaluacin
En los documentos licitatorios se debe indicar el mtodo de evaluacin segn el mtodo de licitacin seleccionado, por
ejemplo, RFQ, oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme; ITB, oferta evaluada ms baja, que cumple
sustancialmente con los requisitos; o RFP, anlisis acumulativo.
Adems, en los documentos licitatorios se deben indicar los criterios de evaluacin, entre los que se debe incluir (segn
corresponda):
Criterios formales y de elegibilidad;

Criterios de cualificacin;
Criterios tcnicos;
Criterios financieros.
Los criterios de evaluacin deben adecuarse al tipo, la naturaleza, las condiciones de mercado y la complejidad de lo que
se vaya a adquirir y deben estar claramente especificados con detalle en el documento licitatorio. Los criterios de
evaluacin deben disearse para que UNOPS pueda lograr una relacin ptima costo-calidad. Una vez se hayan
redactado los criterios de evaluacin, es recomendable que los profesionales de las adquisiciones lleven a cabo una
simulacin mediante la aplicacin de estos criterios de evaluacin a varias situaciones posibles que se espera que se
encuentren durante el proceso de evaluacin. El objetivo del anlisis es demostrar la idoneidad de los criterios al
requerimiento y el mercado en cuestin.
La evaluacin se debe realizar de conformidad con los criterios especificados. Con el objetivo de garantizar la equidad y la
transparencia, es extremadamente importante que todos los criterios que deban tenerse en cuenta en la evaluacin
estn claramente definidos en los documentos licitatorios y no se modifiquen despus de emitir los documentos
licitatorios. Si existiera la necesidad de hacer cambios a los documentos licitatorios durante el proceso de licitacin y

antes de que finalice el plazo de este, todas las enmiendas se realizarn de acuerdo con lo expuesto en la seccin 6.6.4,
Enmiendas a los documentos licitatorios.
6.5.3.1 Criterios formales y de elegibilidad

El equipo de evaluacin evala los criterios formales y de elegibilidad durante la seleccin preliminar (consulte la seccin
8.5 Seleccin preliminar).
Criterios formales
Algunos ejemplos de criterios formales de conformidad:
La oferta va acompaada de la documentacin requerida, incluido el formulario de presentacin de oferta, con

firmas en la seccin clave del formulario de la oferta cuando est claramente especificado en la licitacin;
La oferta incluye todos los documentos no histricos, como se exige en los documentos licitatorios. Un documento
no histrico es un documento relacionado especficamente con la licitacin y que no se espera que el licitante
tenga antes de que se emita el documento licitatorio, por ejemplo, una garanta de sostenimiento de oferta. En el
caso de que se exija un poder de representacin (POA), si no se dispone de uno vlido en la fecha de la firma de la
oferta, esta sera no conforme de forma sustancial. Si no se presenta ningn POA o el que se presenta no es vlido
o presenta defectos tcnicos, el oficial de adquisiciones debe determinar si el licitante tiene en su posesin un
documento histrico (esto es, un POA anterior vlido a su favor) que pudiera tenerse en cuenta para cualificar la
oferta como conforme de forma sustancial. Si no existe ese documento o el documento que se produce es nuevo
(es decir, es un documento no histrico) la oferta sera no conforme.
La oferta va acompaada de las garantas exigidas, cuando corresponda;
Los bienes o servicios ofrecidos son de un origen que rene los debidos requisitos;
La oferta cubre los requerimientos de forma completa o parcial, especficamente para las ofertas parciales;
La oferta incluye muestras de la acepcin de las GCC de UNOPS que corresponden;
La oferta incluye muestras de la aceptacin de otras condiciones importantes, por ejemplo, garanta de
cumplimiento, garanta de bienes, plan de entregas y condiciones de pago.
Criterios de elegibilidad
El proveedor cumple las condiciones de elegibilidad que se indican en la seccin 3.3 Inelegibilidad de los
proveedores, entre las que se incluyen:
a) El proveedor no tiene la nacionalidad de un pas excluido en el acuerdo del proyecto en el que se enmarca
el proceso de adquisicin, tal y como se firm entre UNOPS y su cliente/asociado. En el documento
licitatorio se deben incluir claramente las nacionalidades excluidas;
b) El proveedor no tiene un conflicto de intereses, tal y como se define en la seccin 1.5.3.2 Conflicto de
intereses de los proveedores;
c) El proveedor no est incluido en ninguna de las listas de inelegibilidad sealadas;
d) El proveedor no se encuentra actualmente en una situacin de suspensin para trabajar con UNOPS y se le
ha retirado de la base(s) de datos de proveedores, por motivos diferentes a la participacin en prcticas
prohibidas bajo el mandato del Comit de revisin de proveedores (VRC).
6.5.3.2 Criterios tcnicos y de cualificacin

Los criterios tcnicos y de cualificacin se evalan durante la evaluacin tcnica.
Criterios de cualificacin
Cuando los criterios de cualificacin estn incluidos en un documento licitatorio, estos se evalan en base a la frmula
cumple/no cumple, independientemente de si estn incluidos en un RFQ, ITB o RFP.
El alcance de los criterios de cualificacin del proveedor debe ser razonable y debe tener en cuenta el valor del contrato y
la complejidad de la licitacin. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Requerimientos jurdicos y normativos como certificados de registro, licencias, estndares, etc.;

Experiencia y capacidad financiera:
Buena experiencia previa en cuanto al desempeo;
Experiencia previa en un mbito similar y con los mismos requerimientos, o parecidos;
Requerimientos mnimos en lo referente al valor de contratos previos;
Experiencia en la regin;
Equipo y capacidad disponible para llevar a cabo el trabajo;

Disponibilidad de agentes o servicio posventa en el pas de la entrega de los bienes, de la prestacin de
los servicios o de la ejecucin de las obras;
Cualificacin y experiencia del personal propuesto;
Capacidad de gestin como la estructura directiva de la empresa y los sistemas de control de calidad
que estn puestos en marcha;
Inexistencia de informes adversos en los ltimos aos;
Evidencia de que el licitante sigue ofreciendo bienes/obras/servicios similares a los ofertados en los
aos previos a la fecha de apertura de la licitacin;
Potencial institucional y de trabajo, como capacidad y disponibilidad del lugar de produccin, personal,
etc.;
Experiencia en la ejecucin de los requerimientos sociales y de sostenibilidad descritos en los
documentos licitatorios;
La sostenibilidad de las operaciones est controlada de conformidad con sistemas de gestin formales
(es decir, que tratan el desempeo social, ambiental, sanitario y de seguridad), con certificados
internacionales de terceras partes o sin ellos;
Compromiso demostrado de la organizacin con la sostenibilidad;
Capacidad financiera:
Volumen anual de ventas de un importe mnimo durante uno o varios de los aos anteriores;
Rentabilidad financiera y coeficientes de liquidez mnimos.
Cuando en la seccin de detalles e instrucciones para los licitantes del documento licitatorio se indique que la evaluacin
se realizar por lote (consulte la seccin 6.5.2 Detalles e instrucciones para los licitantes), el documento licitatorio debe
abordar la cuestin de cmo adjudicar UNOPS lotes cuando un proveedor no cumpla todos los criterios de cualificacin
(por ejemplo, capacidad, requerimientos de volumen de negocios, etc.) para todos los lotes para los que el licitante se
recomend para la adjudicacin de acuerdo con la metodologa de evaluacin presentada en el documento licitatorio.
La forma habitual de hacerlo es indicar en el documento licitatorio que, cuando un proveedor no cumpla todos los
criterios de cualificacin para todos los lotes para los que se recomienda su adjudicacin, UNOPS adjudicar cada uno de
los lotes afectados de manera que obtenga la mejor combinacin de relacin general costo-calidad para UNOPS.
Por ejemplo, en el caso de una evaluacin ITB, esto querra decir que, en situaciones en las que un licitante haya ofrecido
el precio ms bajo de todas las ofertas evaluadas (es decir, el licitante L1) para ms de un lote en la misma licitacin o
grupo de licitaciones conectadas, y durante la evaluacin de los criterios de cualificacin se detecte que no podr cumplir
dichos requerimientos para la combinacin de todos los lotes que se van a adjudicar (por ejemplo, requerimiento de
volumen de negocios, etc.), UNOPS debe actuar como se explica a continuacin:
Debe hacerse una comparacin de precios del lote entre el licitante L1 y el segundo precio ms bajo (es decir, los
licitantes L2 para cada lote);
Luego se calcula la diferencia de precio entre las ofertas L1 y L2;
Con el objetivo de lograr el mximo ahorro y seleccionar la combinacin ms costo-efectiva de distintas ofertas
para la recomendacin final de la adjudicacin, los lotes para los que las diferencias de precio entre la oferta L1 y la
oferta del licitante L2 son ms altas se adjudican al licitante L1 hasta que la combinacin de todos los lotes
adjudicados al licitante L1 alcance el valor que podra ser adjudicado al licitante L1 teniendo en cuenta los
requerimientos de criterios de cualificacin que se indican en el documento licitatorio (por ejemplo, capacidad de
produccin, volumen de negocios, valor mximo del contrato, etc.).
Criterios tcnicos
Segn la claridad de la definicin los requerimientos, la redaccin de los criterios tcnicos y de cualificacin se realiza
para la evaluacin de acuerdo al principio cumple/no cumple segn la conformidad con las especificaciones y otros
requerimientos (RFQ e ITB) o segn los criterios de acumulacin de puntos/clasificacin (en los RFP).
Cuando se usa el mtodo de evaluacin de anlisis acumulativo, los criterios de evaluacin tcnica estn relacionados
con el enfoque y la metodologa propuestos para alcanzar los resultados esperados o resolver el problema identificado
tal y como se describe en la definicin de requerimientos (los Trminos de referencia (TOR) o Descripcin de las obras
(SOW)). En estos casos, en los documentos licitatorios se debe indicar claramente el desglose del porcentaje o los puntos
asignados a cada criterio general (por ejemplo, "experiencia: xx puntos", "enfoque y metodologa: xx puntos",
"cualificaciones y competencias del personal propuesto: xx puntos").
Adems, UNOPS puede plantearse incluir un cierto nmero de puntos tcnicos para las entrevistas/presentaciones orales
para todos los licitantes o los que hayan obtenido una puntuacin mnima tras la evaluacin de la documentacin

presentada. Esto debe hacerse para los procesos complejos (por ejemplo, LTA nuevos), ya que tienen un costo de
recursos tanto para UNOPS como para los proveedores. Es importante gestionar el proceso adecuadamente y, en
especial, asegurarse que el RFP incluya informacin sobre el objetivo de las presentaciones, que normalmente sirven
para validar la informacin provista por el oferente en su propuesta y para poner a prueba su comprensin del trabajo.
En el documento licitatorio, UNOPS debe indicar las fechas aproximadas en las que se celebrarn dichas presentaciones.
6.5.3.3 Criterios financieros

El precio es un criterio importante de evaluacin, pero el peso que este tenga depende de la metodologa de evaluacin
que se elija (vase 8.4 Metodologa de evaluacin). Es importante indicar claramente en los documentos licitatorios los
factores de precio que se utilizarn para la evaluacin. Se pueden tener en cuenta varios factores como el costo del
transporte, el costo operacional, los costos iniciales o imprevistos, as como los costos del ciclo de vida. Para los servicios
y las obras, se debe proporcionar una plantilla para el desglose de los costos, por ejemplo, en cantidades de obra (BOQ)
para las obras.
En todos los casos, el desglose exigido, as como los criterios de evaluacin, deben estar claramente indicados en los
En la evaluacin financiera solo se tendrn en cuenta los factores de precio indicados en los documentos licitatorios.
Cuestiones importantes:
i. En el documento licitatorio, UNOPS puede indicar que la evaluacin financiera tendr en cuenta el costo
total del ciclo de vida. El costo total del ciclo de vida de un producto normalmente tiene en cuenta los costos
asociados con la compra y el uso del producto, y puede incluir:
Costo del producto (costo inicial);

Costo del transporte;
Costo operacional (por ejemplo, electricidad, combustible, consumibles);
Costos de formacin e instalacin;
Costos de mantenimiento (por ejemplo, servicios posventa, reparacin, piezas de repuesto);
Costo de enajenacin o valor residual al final del uso.
El clculo de los costos del ciclo de vida debe usarse cuando se estime que los costos de la operacin y/o del
mantenimiento de la vida de los bienes u obras son considerables en comparacin con el costo inicial y pueden variar
entre diferentes ofertas recibidas. La seleccin de la oferta evaluada ms baja basada en el anlisis del clculo del ciclo de
vida puede generar situaciones beneficiosas para todos cuando el ahorro de costo va de la mano con una mejor
sostenibilidad en general.
Cuando se utiliza el clculo de los costos del ciclo de vida, en el documento licitatorio se debe especificar la siguiente
informacin:
a) Nmero de aos para la consideracin del costo del ciclo de vida, es decir, el nmero de aos durante
los que se espera que se use el producto o servicio;
b) El porcentaje de descuento que debe utilizarse para calcular el costo neto presente de los costos
futuros sobre el perodo del ciclo de vida especificado en el apartado a), si corresponde;
c) La metodologa que se va a utilizar para calcular los costos de la operacin, del mantenimiento y del
valor residual, incluida la informacin que proveern los licitantes en sus ofertas.
ii. Dado que forma parte del sistema de las Naciones Unidas, normalmente UNOPS no tendr en cuenta los
impuestos y aranceles para la evaluacin de las ofertas. Por lo tanto, no se debe utilizar el Incoterm DDP en
los documentos licitatorios para bienes, a menos que el acuerdo del pas receptor no reconozca que UNOPS
est exento de pagar impuestos. Sin embargo, cuando lo solicite la fuente de financiacin, y si esta es
nacional (es decir, se excluyen las fuentes de financiacin extranjeras), se puede exigir a UNOPS que pague
al proveedor por los costos de los derechos de importacin de bienes y servicios, y, por lo tanto, puede
tener en cuenta los impuestos y los aranceles para la evaluacin financiera. Esto se puede aceptar con las
siguientes condiciones:
a) El acuerdo con el cliente permite dicho reembolso y la fuente de financiacin ha proporcionado a

UNOPS fondos para el reembolso de dichos impuestos y aranceles;
b) Los servicios estn financiados nicamente por el Gobierno correspondiente (es decir, no hay
donantes terceras partes);

c) El servicio de UNOPS constituye un servicio directo al Gobierno (no a otro cliente de las Naciones
Unidas) para la adquisicin solo como agente de adquisiciones;
d) El personal de UNOPS no va a utilizar los bienes y estos se transfieren inmediatamente al Gobierno
en consignacin en el pas.
Al tomar tal decisin, se debe revisar toda la documentacin relativa al contrato para asegurarse de que se
cumplen dichas condiciones. Si se cumplen todas las condiciones, la unidad debe presentar una nota
acompaada de documentos justificativos y un asesor jurdico debe emitir una confirmacin por escrito en
la que se indique que se cumplen todas las condiciones.
Cuando los bienes o servicios adquiridos son para las propias necesidades de UNOPS (por ejemplo, gastos
administrativos como mobiliario de oficina), se deben excluir los impuestos y aranceles en la evaluacin
financiera y no deben pagarse.
iii. Cuando se incluye el transporte en las especificaciones, se debe hacer la evaluacin sobre el costo total de
la entrega en el destino final ("precio al desembarque") y se puede exigir a los licitantes que coticen los
precios en FCA/FOB con los costos de transporte cotizados independientemente y precios CPT/DAT/DAP. En
los casos en que UNOPS solicite precios con Incoterms FCA/FOB, UNOPS se reserva el derecho a buscar
cotizaciones de transporte de los transportistas con los que tiene un LTA y adjudicar el contrato al licitante
cuyo precio al desembarque es menor tras haber aadido el precio FCA/FOB a la cotizacin del transporte
obtenida por UNOPS.
Para ms informacin sobre los Incoterms, consulte el captulo 12 Logstica.
iv. Con el objetivo de asistir an ms a los proveedores en la determinacin de la calidad adecuada de los
bienes, obras o servicios, UNOPS puede elegir incluir estimaciones de personal y otros componentes
necesarios para lograr los resultados esperados. Sin embargo, UNOPS no divulgar el presupuesto que hay
disponible para el contrato.
v. De forma excepcional, UNOPS puede indicar lo siguiente en el documento licitatorio:
a) Las ofertas se rechazarn si son inferiores/superiores a un porcentaje definido del precio promedio de
las ofertas recibidas que cumplan con los requisitos tcnicos. Esto suele utilizarse cuando se disean
catlogos para UN Web Buy Plus. El Director del Grupo de Adquisiciones debe dar la aprobacin para
otros usos antes de comenzar el proceso de licitacin;
b) Para la adquisicin de obras, se rechazarn las ofertas que estn fuera de un rango definido (por
ejemplo, +/- 20%) del precio estimado por UNOPS (comnmente conocido como la estimacin del
ingeniero). Una disposicin as puede ser apropiada si la unidad tiene motivos suficientes para creer
que existe el riesgo de que contratistas sin experiencia presenten ofertas irrazonablemente bajas y
luego sean incapaces de ejecutar dichas obras de forma satisfactoria. Antes de incluir disposiciones de
este tipo, es preciso plantearse (con el apoyo del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos, si
corresponde) hasta qu punto se puede confiar en la precisin de la estimacin del ingeniero en el
contexto local;
c) Adems, UNOPS tambin se reserva el derecho de exigir la aclaracin de un licitante durante la fase de
evaluacin en situaciones en las que los precios individuales en sus ofertas sean anormalmente altos o
anormalmente bajos, pero aun as el precio general siga estando dentro del rango predefinido. Segn
la respuesta del licitante, la situacin se tratar de conformidad con lo establecido en la seccin 8.8.1.5.
vi. Preferencia nacional. Si as se establece en el acuerdo del proyecto firmado entre UNOPS y el cliente tras la
consulta con un asesor jurdico, cuando se celebran licitaciones internacionales de competencia abierta, en
la evaluacin de las ofertas/propuestas se puede contemplar un margen de preferencia nacional al
comparar ofertas/propuestas de empresas nacionales elegibles o de bienes fabricados en el pas en
comparacin con empresas extranjeras o bienes fabricados en el extranjero. En dichos casos, las
condiciones para la preferencia nacional deben indicarse claramente en el documento licitatorio, incluido el
porcentaje que se aada a las empresas extranjeras o bienes fabricados en el extranjero y una definicin
clara de los posibles grupos.
6.5.3.4 Criterios de evaluacin para operaciones conjuntas

Si un licitante no cuenta con todos los conocimientos tcnicos necesarios para el suministro de servicios/bienes/obras de
conformidad con el contrato, dicho licitante puede presentar una oferta junto con otras entidades, en especial con una
entidad en el pas donde se suministrarn los bienes y/o se prestarn los servicios. En el caso de una operacin conjunta,
consorcio o asociacin:

i. Todas las partes de la operacin conjunta, consorcio o asociacin tendrn responsabilidad solidaria ante
UNOPS por las obligaciones que pudieran surgir de la oferta y del contrato que pudiera adjudicrseles
como resultado del proceso de licitacin;
ii. En la oferta se debe indicar claramente la entidad designada para actuar como punto de contacto con
UNOPS como se detalla en el formulario/anexo pertinente a presentar. Esa entidad debe tener la autoridad
para tomar decisiones que sean vinculantes para la operacin conjunta, asociacin o consorcio durante el
proceso de licitacin y, en caso de que se adjudique un contrato, mientras dure ese contrato; y
iii. La composicin o la constitucin de la operacin conjunta, el consorcio o la asociacin no debe alterarse sin
el consentimiento previo de UNOPS.
Cuando se prevean operaciones conjuntas en un proceso de licitacin, el documento licitatorio debe indicar cmo se
aplican los criterios de evaluacin, es decir, si los criterios se aplican a:
Todos los miembros de la operacin conjunta, de forma combinada, deben cumplirlos;

Cada miembro de la operacin conjunta debe cumplirlos;
Al menos uno de los miembros de la operacin conjunta debe cumplirlos.
Normalmente, los criterios de cualificacin como los requerimientos de experiencia especfica y el requerimiento del
volumen de negocios hacen referencia a todos los asociados de la operacin conjunta de forma combinada, mientras que
los criterios de elegibilidad son por cada asociado de la operacin conjunta (la no inclusin en las listas de inelegibilidad,
etc.).
Lista de requerimientos
La lista de requerimientos puede incluir:
a) Especificaciones tcnicas, SOW, documentos de diseo, requerimientos del empleador para el diseo y la
construccin y TOR para los servicios de consultora para obras;
b) Para evitar malentendidos y desacuerdos con los proveedores en el momento de la ejecucin del contrato, es
importante establecer y describir de forma clara el desempeo que se espera del proveedor. Los requerimientos
de desempeo ambiguos tambin pueden generar un incremento en los costos, ya que los licitantes podran
tener que incluir en su oferta medidas para mitigar los riesgos o una contingencia.
c) En funcin de la naturaleza de la actividad de adquisicin, los requerimientos se indican en forma de
especificaciones tcnicas, SOW, documentos de diseo, requerimientos del empleador para el diseo y la
construccin y TOR para los servicios de consultora para obras (para obtener orientacin sobre cmo redactar los
requerimientos, consulte la seccin 4.2 Definicin de requerimientos);
d) La fecha de entrega para los bienes, o las fechas de comienzo/conclusin para las entregas de servicios/obras, si
existiesen requerimientos firmes o el tiempo de ejecucin fuese esencial;
e) Al adquirir bienes, debe incluirse su destino o destinos final(es) y sus modos de transporte. Para los servicios y las
obras, deber especificarse el destino o la localizacin;
f) Condiciones de entrega: para especificar la entrega de los bienes adquiridos por UNOPS, se deben utilizar los
Incoterms 2010 (consulte la seccin 12 Logstica).
Anexos de la oferta
El documento licitatorio debe incluir anexos especficos que deben rellenar los proveedores e incluirlos en sus ofertas. El
trmino "formulario" se usa normalmente en el contexto de la licitacin de bienes y servicios, mientras que el trmino
"anexo" se usa en los procesos de licitacin de obras. Los formularios/anexos especficos, as como el nmero de estos,
debe incluirse de acuerdo con la complejidad de los requerimientos y el mtodo de licitacin elegido (por ejemplo, las
plantillas de los RFQ contienen menos formularios/anexos que las de los ITB o RFP, ya que estos ltimos son mtodos
formales de licitacin).
Los documentos licitatorios de UNOPS ya contienen un cierto nmero de formularios/anexos en sus plantillas. La tabla
que se encuentra a continuacin muestra, como ejemplo, los anexos incluidos en la plantilla del RFP para servicios/bienes
y para el contrato de obras por unidad de medida.

Tabla 5 | Ejemplo de anexos a presentar en las plantillas licitatorias
Anexos a presentar (plantilla del RFP para bienes y Anexos a presentar (plantilla del RFP para el contrato
servicios) de obras por unidad de medida)
Formulario de confirmacin de presentacin/no Formulario de propuesta

presentacin de propuesta Formulario de garanta de propuesta
Formulario de lista de verificacin Detalles sobre el licitante
Formulario de informacin sobre el licitante Cantidades de Obra
Formulario de informacin sobre los integrantes de Programas preliminares del licitante
una operacin conjunta Estructura organizativa y equipo propuesto para el
Formulario de presentacin de propuesta proyecto
Formulario de propuesta financiera Seguros
Formulario de propuesta tcnica Capacidades, experiencia, obra en curso y obras
Formulario de garanta de sostenimiento de propuesta finalizadas
Modelo del Currculum Vtae del personal clave Propuestas de implementacin y del sistema de
propuesto gestin de calidad
Formulario de declaracin de desempeo Sistema de gestin de salud y seguridad
Formulario de confirmacin de ausencia de medidas Sistema de gestin ambiental
adversas Subcontratistas y proveedores propuestos
Formulario de exclusividad y disponibilidad Fuentes propuestas de materiales naturales
Declaraciones descriptivas de los mtodos
propuestos
Declaracin
Conflictos de inters
Detalles de disputas
Apndice del RFP
Consideraciones adicionales:
Para las obras, la informacin especfica del proyecto que resulte de los documentos de diseo debe incluirse en
anexos que forman parte del documento licitatorio. Los anexos describen la informacin tcnica y especfica del
proyecto que debe incluirse antes de emitir la licitacin en los anexos y adjuntarla al contrato. Si hay demasiados
documentos que incluir en los anexos, se pueden aadir los documentos apropiados (por ejemplo, planos,
especificaciones tcnicas, particulares o generales, as como orientaciones internas y manuales de procedimientos
de UNOPS) mediante una referencia hecha en los anexos y adjuntarlos al contrato. En caso de que se haga eso, en
el anexo se debe identificar al documento claramente por el autor, el ttulo, la fecha y el nmero de revisin. Se
debe prestar atencin a que el contenido de los anexos sea coherente con las condiciones generales y especiales
del contrato. Los anexos tambin contienen ciertas formas de acuerdos, garantas y obligaciones. El nmero y el
contenido de los anexos depender en el tipo de contrato. Los anexos incluyen notas de orientacin que detallan
la informacin que se debe insertar. Es importante que los anexos se cumplimenten con suficiente detalle para
permitir a los licitantes comprender los requerimientos de UNOPS para el proyecto y sus obligaciones.
Cuando los licitantes hayan cumplimentado la informacin solicitada tal y como se especifica en el documento
licitatorio y se haya adjudicado un contrato, la informacin incluida en estos anexos del contratista seleccionado
pasar a formar parte del contrato que se firme. En los anexos a presentar de la oferta se incluyen notas de
orientacin en las que se explica a los licitantes la informacin que deben presentar junto con su oferta. Las
instrucciones deben modificarse para cada proyecto con el objetivo de que la informacin requerida sea coherente
con los requerimientos tcnicos y comerciales del proyecto.
Informacin contractual
a) En los documentos licitatorios se debe incluir una copia de las GCC de UNOPS pertinentes o, en su defecto, se
debe hacer referencia a las GCC de UNOPS que estn disponibles en la pgina web pblica de UNOPS. Las GCC
de UNOPS aclaran qu condiciones se espera que acepten los proveedores si firman un contrato con UNOPS. En
el caso de las obras de construccin, las GCC se incluyen como una parte fija y no modificable en cada uno de
los seis contratos basados en la FIDIC especialmente adaptados para UNOPS. Las GCC para bienes y servicios no
son de aplicacin para la contratacin de obras.
b) En los documentos licitatorios se debe indicar que los licitantes deben presentar toda reserva que tengan a las
condiciones estndares de los contratos de UNOPS, incluidas las GCC, entre otras, junto con sus ofertas, y
UNOPS considerar que la no presentacin de tales reservas es la aceptacin de dichas condiciones del
contrato.

c) Las condiciones especiales son siempre adicionales a los requerimientos contractuales particulares relacionados
con la licitacin especfica. Un asesor jurdico debe aprobar toda condicin especial que contradiga o modifique
las GCC antes de la emisin de los documentos licitatorios;
d) En el caso de contratos para obras de UNOPS, estas condiciones particulares se denominan "condiciones
especiales y siempre deben estar aprobadas por un asesor jurdico de UNOPS. Deben incorporarse en
determinadas circunstancias en las que se requiera la ampliacin de las GCC para un paquete de obras
especfico, ya sea antes de proporcionar el contrato a los licitantes o despus de las negociaciones con el
contratista seleccionado;
e) Para la contratacin de servicios y obras, siempre se debe incluir una copia en los documentos licitatorios del
contrato modelo de UNOPS que corresponda, adems de los anexos pertinentes del contrato que deben
cumplimentarse antes del proceso de licitacin;
f) El contrato estndar permite que los proveedores conozcan los trminos y las condiciones del acuerdo
especfico antes de presentar una oferta y que entiendan el tipo de contrato que se espera que firmen en caso
de ser seleccionados como proveedores de UNOPS.
g) El resto de la informacin necesaria y ms especfica acerca de las obras se incluye en los anexos como un
componente integral del contrato de obras.
h) Al comprar bienes, en los documentos licitatorios se debe incluir una copia de las instrucciones relativas al
empaquetado y envo. Estas instrucciones son importantes para el proveedor durante el proceso de licitacin,
dado que incluyen instrucciones sobre el empaquetado, la identificacin y la numeracin del envo, la
notificacin del envo, la documentacin requerida para el despacho de aduanas y para el pago, as como sobre
la emisin de facturas.
i) Se debe incluir informacin sobre el precio y el pago, como si, por ejemplo, se firmar un contrato en base a un
precio fijo/tanto alzado o a costo reembolsable.
j) Se deben incluir los anexos para la garanta de cumplimiento y/o la garanta de pago anticipado, si corresponde.
6.6 Invitacin a los proveedores

Una vez que se hayan preparado y cumplimentado los documentos licitatorios, se deben seguir los siguientes pasos
antes de distribuir los documentos.
Aprobacin de los documentos licitatorios

La PA debe aprobar los documentos licitatorios antes de publicarlos y, en el caso de los mtodos formales de licitacin
(ITB y RFP), el revisor de adquisiciones debe llevar a cabo una aprobacin previa antes de la aprobacin de la PA (consulte
la seccin 2.6 Revisores de adquisiciones).
Distribucin de los documentos licitatorios

En el marco de las licitaciones de competencia abierta, los documentos licitatorios deben emitirse y distribuirse de forma
simultnea a todos los proveedores potenciales identificados durante la investigacin de mercado (por correo postal,
servicio de mensajera, fax o correo electrnico) y deben publicarse de forma electrnica en la intranet y en UNGM para
que todos los licitantes tengan la misma oportunidad de responder. Tambin se deben poner a disposicin de todos los
proveedores interesados que los soliciten.
En un proceso competitivo limitado, en el que solo los proveedores seleccionados pueden participar en la licitacin, los
documentos licitatorios nicamente se ponen a disposicin de los proveedores que formen parte de la lista corta. La lista
corta debe contar con la aprobacin previa de un revisor de adquisiciones y con la aprobacin de la PA antes de la
emisin de los documentos licitatorios.
Si los documentos licitatorios se emiten de forma electrnica, los oficiales de adquisiciones deben asegurarse de que los
documentos se emitan en un formato de edicin restringida. Asimismo, el documento licitatorio debe incluir una clusula
en la que se indique que UNOPS no asume la responsabilidad por la entrega efectiva del documento electrnico (consulte
la seccin 6.10 Licitacin electrnica).
En un proceso competitivo nacional/regional, los documentos se pueden poner a disposicin de los proveedores en una
instalacin de UNOPS para que estos los recojan en horario laboral. Se informar a los proveedores de esta opcin.
UNOPS debe archivar una copia firmada de los documentos licitatorios junto con la documentacin sobre dnde y
durante cunto tiempo se public (por ejemplo, impresiones de capturas de pantallas de la pgina web de UNOPS

(unops.org) y publicaciones en UNGM) y a quin se enviaron (por ejemplo, recibos de envo por fax, copias de correos
electrnicos, recibos de mensajeros, etc.) para facilitar las auditoras del proceso.
Confidencialidad de la lista corta

Para proteger el principio de la competencia, UNOPS no debe divulgar los nombres de ninguna de las empresas incluidas
en la lista corta en los procesos de competencia limitada (consulte la seccin 6.2.2 Competencia limitada internacional y
competencia limitada nacional/regional), en los que los documentos licitatorios solo se ponen a disposicin de una lista
corta de proveedores seleccionados.
Enmiendas a los documentos licitatorios

En cualquier momento antes de la fecha lmite para la presentacin de ofertas, UNOPS puede modificar los documentos
licitatorios por cualquier razn, ya sea por su propia iniciativa o por una solicitud de aclaracin de un proveedor. Las
reuniones previas a la presentacin de ofertas siempre deben documentarse en actas de reuniones, que luego pasarn a
formar parte de los documentos licitatorios.
La PA debe aprobar las enmiendas a los documentos licitatorios y, en el caso de los mtodos formales de licitacin (ITB y
RFP), el revisor de adquisiciones debe aprobarlas previamente antes de dicha aprobacin de la PA.
La enmienda debe realizarse en un plazo razonable antes de la fecha lmite para la presentacin de ofertas con el
objetivo de que los proveedores puedan hacer los cambios pertinentes en sus ofertas. En ciertos casos, las enmiendas
justificarn una extensin del plazo de presentacin de ofertas. Esto se debe determinar caso por caso.
Con el objetivo de garantizar que todos los proveedores disponen de la misma informacin, las enmiendas a los
documentos licitatorios deben cumplir los siguientes puntos:
a) En el caso de una competencia limitada, las enmiendas deben transmitirse simultneamente por escrito a los
todos los proveedores invitados;
b) En el caso de una competencia abierta, las enmiendas deben publicarse en la pgina web de UNOPS.
Si se producen cambios considerables en los requerimientos, esto puede provocar un nuevo proceso de licitacin.
Cancelacin del proceso de licitacin

UNOPS se reserva el derecho a cancelar una licitacin, sin posibilidad de que esta decisin sea recurrida, en cualquier
momento durante los procesos de licitacin y evaluacin y antes de la adjudicacin del contrato. La PA correspondiente
debe aprobar todas las cancelaciones. A continuacin se indican las condiciones que pueden provocar una cancelacin:
a) La justificacin de la licitacin inicial ya no es vlida;

b) Es necesario revisar los requerimientos;
c) Hay una variacin importante entre la oferta ms baja y las estimaciones del costo.
En el caso de que una licitacin se cancele, todos los licitantes deben recibir una notificacin por escrito y las ofertas se
pondrn a disposicin de los licitantes para que cada uno recoja su oferta correspondiente, o UNOPS se reservar el
derecho de eliminar dichas ofertas no abiertas sin avisar a los licitantes. UNOPS no se har cargo de ningn costo
asociado con la devolucin de las ofertas a los licitantes. El oficial de adquisiciones debe asegurarse de que se devuelvan
todas las garantas de sostenimiento de oferta a los licitantes.
Licitacin de ofertas en situaciones de contratacin directa bajo una

fuente nica
Cuando la contratacin directa bajo una fuente nica est justificada (consulte del prrafo ii al x de la seccin 6.8
Excepciones a los mtodos formales de licitacin), se solicita una oferta de un solo proveedor de conformidad con la
regla 118.05 c) del FFR.
A pesar de que con la modalidad de contratacin directa se renuncia al proceso competitivo, este mtodo no reduce las
responsabilidades y la responsabilidad de rendir cuentas de los miembros del personal que participan en el proceso de
adquisicin. Con la modalidad de contratacin directa, un contrato debe adjudicarse a un proveedor cuya oferta cumpla
de forma sustancial con los requerimientos a un precio razonable.
Las siguientes actividades de adquisicin son necesarias: a) redactar la definicin de los requerimientos; b) solicitar una
oferta del proveedor seleccionado que cumpla la definicin de requerimientos y las GCC de UNOPS; c) evaluar la oferta
(consulte la seccin 8.8.4 Revisin de ofertas recibidas en situaciones de contratacin directa o de una fuente nica) y, si

corresponde, negociar (vase 8.9 Negociaciones); y d) adjudicar el contrato a travs de la PA correspondiente, incluyendo
una revisin previa por parte de un revisor de adquisiciones o del CPC, segn corresponda.
Dado que en la metodologa de contratacin directa no hay competencia, cuando se solicita una oferta en la situacin del
apartado b) mencionado anteriormente no es necesario el uso de los documentos licitatorios estndar (RFQ, RFP, ITB). No
obstante, con el objetivo de facilitar el proceso de evaluacin, los oficiales de adquisiciones pueden solicitar al proveedor
que proporcione informacin en un documento licitatorio simplificado o directamente a travs de los anexos pertinentes
de las plantillas de licitacin.
Licitacin de ofertas basada en acuerdos a largo plazo (LTA)

Si UNOPS ha concertado un LTA (consulte la seccin 11.4 Acuerdo a largo plazo (LTA)) o este ha sido concertado por otras
entidades de las Naciones Unidas (consulte la seccin 14.1.3 Acuerdos a largo plazo (LTA) con entidades de las Naciones
Unidas) para los bienes o servicios requeridos en un caso especfico, las ofertas deben solicitarse a proveedores, segn
sea el LTA (consulte la seccin 11.4.2 Tipos de acuerdos a largo plazo (LTA)), esto es:
LTA de un solo proveedor o LTA de varios proveedores sin licitacin secundaria. Los oficiales de adquisiciones pueden
ponerse en contacto con el titular del LTA directamente para confirmar su oferta para este requerimiento
especfico de conformidad con los precios y otras condiciones del LTA. Otra opcin es que, si las condiciones estn
claras, se puede emitir una orden al acuerdo a largo plazo directamente (consulte la seccin 11.4.6 rdenes al
acuerdo a largo plazo).
LTA de varios proveedores con licitacin secundaria. A continuacin se exponen consideraciones importantes que se
deben tener en cuenta para la licitacin de ofertas en el marco de una licitacin secundaria:
Para todos los ejercicios de licitacin secundaria de un valor igual o superior a 5.000 USD, es obligatorio el
uso de una plantilla de RFQ (que puede ser una versin simplificada de la plantilla estndar del RFQ para
bienes y servicios);
La descripcin de cada artculo debe incluir la referencia del artculo tal y como aparece en el LTA;
No es necesario que las ofertas que se obtengan de un ejercicio de licitacin secundaria se presenten a
travs de una direccin de correo electrnico o un nmero de fax seguros ni que se enven en un sobre
sellado, independientemente de su valor, a menos que as lo decida la PA.
Para documentar la aprobacin de la orden u rdenes al acuerdo a largo plazo resultante(s), se debe incluir
en el expediente una nota, firmada por la PA correspondiente, en la que se justifique la decisin de
seleccin final.
Los LTA solo se pueden usar para pedir los bienes o servicios especificados en dicho LTA. En el caso de que se requieran
otros bienes o servicios a ese proveedor, se debern utilizar otros mtodos de licitacin.
6.7 Comunicacin con los proveedores

Durante el plazo de licitacin, no est permitido ningn tipo de comunicacin relativa al contenido de los documentos
licitatorios o las propuestas entre los proveedores potenciales y UNOPS, excepto a travs de los mtodos para la gestin
de consultas indicados a continuacin.
Las consultas de los proveedores deben canalizarse a travs de correspondencia escrita y/o de una conferencia previa a
la presentacin de ofertas en la que se deber levantar acta por escrito para luego distribuirla a todos los proveedores
potenciales. Los proveedores que necesiten aclaraciones sobre los documentos licitatorios deben enviar sus consultas
por escrito a UNOPS. UNOPS preparar y enviar las respuestas por escrito a las consultas y las dar a conocer junto con
el texto de las consultas, a todos los proveedores a la vez, sin hacer referencia a la fuente de las consultas.
Para las adquisiciones complejas desde un punto de vista tcnico, se podra celebrar una conferencia previa a la licitacin
entre UNOPS y los proveedores adems de la emisin de las aclaraciones por escrito o en su lugar. Esta conferencia
puede ser una reunin (presencial o remota) o una inspeccin del sitio.
Cuando se celebre una conferencia o una inspeccin del sitio previa a la presentacin de ofertas, se deben seguir las
siguientes instrucciones:
a) En los documentos licitatorios se debe indicar una fecha para la conferencia y/o inspeccin del sitio que den
tiempo suficiente a todos los proveedores de planear su asistencia a la conferencia y/o inspeccin del sitio;
b) Las conferencias o inspecciones del sitio previas a la presentacin de ofertas no son obligatorias, a menos que
existan razones que hagan que as lo sean (en cuyo caso, se debe especificar dicha situacin claramente en el
documento licitatorio). Si la conferencia o inspeccin del sitio previas a la licitacin no es obligatoria, la no

asistencia de los licitantes a estas no puede considerarse una causa para rechazar la oferta. Si la participacin en
la conferencia o en la inspeccin del sitio previas a la licitacin es obligatoria, se debe prestar atencin a solicitar
la participacin en las mismas de una forma que no sea discriminatoria;
c) Los representantes que elijan estar presentes durante las conferencias o inspecciones del sitio previas a la
presentacin de ofertas deben presentar pruebas razonables de que representan al licitante potencial, por
ejemplo, tarjetas de visita, carta de autorizacin, etc.;
d) Los oficiales de UNOPS prepararn una lista de los representantes que asistan a las conferencias o inspecciones
del sitio previas a la presentacin de ofertas y solicitarn sus firmas o documentarn su asistencia, por ejemplo,
a travs de Skype. Esta lista tambin debe contener los nombres de los representantes y de los licitantes a los
que representan. Todos los participantes, si asisten en persona, deben firmar la lista e indicar la fecha y hora;
e) El personal de UNOPS que asista, los observadores del cliente/donante y los representantes del licitante que
estn presentes debern ser presentados unos a otros;
f) En lo que respecta a la presentacin de ofertas, se deber recordar a los representantes de los proveedores
algunas consideraciones importantes a tener en cuenta, tales como la necesidad de:
Proporcionar en sus ofertas los datos de contacto, por ejemplo, el nombre, la direccin de correo
electrnico y el nmero de telfono de las personas de contacto durante la fase de evaluacin;
Revisar detenidamente los requerimientos de la licitacin;
Indicar lo antes posible si existen requerimientos (por ejemplo, especificaciones) en el documento
licitatorio que no parezcan razonables, para que UNOPS pueda responder al cliente a tiempo y solicitar
enmiendas, si estas estuvieran justificadas;
Verificar siempre y de forma habitual si se han hecho enmiendas para evitar cotizar para especificaciones
incorrectas, cantidades incorrectas, etc. lo que podra dar lugar al rechazo de su oferta;
El personal de UNOPS tambin debe remarcar a los participantes en las conferencias previas a la
presentacin de ofertas los tipos de errores ms comunes que cometen los licitantes, as como ofrecer
asesoramiento sobre cmo realizar una oferta vlida.
En el caso de las obras, se recomienda celebrar una conferencia previa a la presentacin de ofertas con el objetivo de
aclarar a los licitantes los puntos ms importantes que deben comprender acerca de los contratos para obras de UNOPS,
como las diferentes funciones y etapas establecidas en el contrato, las garantas y seguros que se deben proporcionar,
as como los procesos de pagos, retenciones, reclamos y variaciones. Proporcionar la informacin necesaria sobre las
ofertas, una mejor comprensin de las expectativas de UNOPS y una comprensin bsica de la gestin de contratos
necesaria dar como resultado una oferta de mejor calidad y reducir las confusiones que ms adelante podran retrasar
la ejecucin del proyecto y reducir la relacin ptima costo-calidad.
La necesidad de visitas al sitio para las obras debe decidirse tras debatirlo y acordarlo de forma comn entre los gerentes
de proyectos y de adquisiciones segn cada caso.
a) En lo que respecta a la inelegibilidad de los proveedores, se debe advertir oralmente a los participantes de que
no se tendrn en cuenta las ofertas de los proveedores no elegibles (consulte la seccin 3.3 Inelegibilidad de
proveedores). Se debe informar a los proveedores de que UNOPS espera que sus proveedores adopten los
principios de sostenibilidad social y ambiental y se esfuercen por la mejora continua.
b) Los proveedores pueden enviar a UNOPS sus consultas por escrito antes de la conferencia o la inspeccin del
sitio. Las consultas por escrito se respondern oralmente durante la conferencia o la inspeccin del sitio.
c) En un plazo razonable tras la conferencia o la inspeccin del sitio, UNOPS debe enviar a todos los proveedores al
mismo tiempo, tanto si estaban presentes en la conferencia o en la inspeccin del sitio como si no lo estuvieron,
las actas completas aprobadas en las que deben aparecer todas las consultas y las respuestas formales a estas.
Las actas prevalecern sobre toda respuesta oral que se proporcione durante la conferencia o la inspeccin del
sitio. Adems, en caso de discrepancia entre las disposiciones del documento licitatorio y las actas de la
conferencia o de la inspeccin del sitio previas a la licitacin, las actas prevalecern sobre los documentos
licitatorios. Por lo tanto, la misma PA que aprueba el documento licitatorio debe aprobar las actas. En el caso de
un proceso de competencia abierta, las actas aprobadas deben publicarse en la pgina web de UNOPS y otras
pginas web, segn corresponda;
d) Si, debido a consideraciones geogrficas, es necesario celebrar conferencias previas a la presentacin de ofertas
en ms de un lugar, estas reuniones deben celebrarse simultneamente (o al menos durante el mismo da) y se
debe proporcionar la misma informacin a todos los proveedores. Las actas de las reuniones se deben
compartir con todos los proveedores;

e) Si las aclaraciones dadas en la reunin alteran los requerimientos, se deber plantear la posibilidad de
enmendar la fecha final del plazo de presentacin de ofertas, en cuyo caso se deber emitir una enmienda
formal al documento licitatorio en el que se refleje el cambio;
f) Algunos tipos de informacin, como los datos objeto de derechos de propiedad intelectual o las estimaciones de
costos de UNOPS, no deben divulgarse nunca y se rechazarn las peticiones de tal informacin.
6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los mtodos formales

de licitacin
Excepciones
De conformidad con el apartado c) de la regla 118.05 del FRR, cuando se toma una decisin en virtud del apartado a) de
la regla 118.05 del FRR, el ECPO o un miembro autorizado del personal puede registrar las razones por escrito y luego
puede adjudicar un contrato de adquisiciones -ya sea en base a un mtodo informal de licitacin o en base a un contrato
negociado directamente- a un contratista cualificado cuya oferta cumple sustancialmente con los requerimientos a un
precio aceptable.
De conformidad con el apartado a) de la regla 118.05, el ECPO o un miembro autorizado del personal puede determinar,
para una actividad de adquisicin en particular, que el uso de mtodos formales de licitacin no es lo ms conveniente
para UNOPS y sus clientes en los siguientes casos:
i. El valor de la adquisicin sea inferior a un umbral monetario determinado establecido para los mtodos formales de
licitacin.
a) Tal y como se definen en la regla 118.04 del FFR, los mtodos formales de licitacin son: ITB o RFP para los
requerimientos de un valor igual o superior a 50.000 USD (excepto para los EPP);
b) Para requerimientos por debajo del umbral de 50.000 USD, se puede utilizar un mtodo informal de
licitacin, esto es, compras para requerimientos de un valor inferior a 5.000 USD y RFQ para
requerimientos que no superen los 50.000 USD.
ii. No haya mercado competitivo para el requerimiento, por ejemplo, cuando exista un monopolio; cuando los precios
estn fijados por legislacin o reglamentacin gubernamental; o cuando el bien o servicio del requerimiento sean
patentados.
La legislacin o los rganos gubernamentales fijan los precios o las tarifas, por ejemplo, en los casos de
monopolio estatal o de regulacin de tarifas. Para justificar los precios o las tarifas fijas, en cada solicitud
de adjudicacin se debe incluir el nombre del organismo regulador o de la ley que controla las tasas o
precios establecidos y, de estar disponible, debe proporcionarse un plan de precios/tarifas vigentes.
"Producto o servicio propietario o patentado" se refiere a situaciones en las que solo una fuente puede cumplir
las necesidades de UNOPS, en situaciones en las que ocurre lo siguiente:
Se adquirirn artculos amparados por un derecho de propiedad intelectual sujetos a restricciones legales
(es decir, patentes y derechos de autor).
Asuntos relacionados con la defensa nacional o la seguridad nacional que justifican que la adquisicin de
una nica fuente sea el mtodo ms apropiado para la adquisicin;
Un determinado proveedor o contratista dispone de los bienes o las obras de construccin, o un
determinado proveedor o contratista tiene derechos exclusivos con respecto a los bienes o las obras de
construccin y no existe otra alternativa razonable o sustituto.
Justificacin requerida: explicacin de por qu no existen otras fuentes potenciales y de la razonabilidad de los
precios (por ejemplo, la comparacin con los precios de compras anteriores).
iii. Haya una determinacin previa con respecto a una actividad de adquisicin idntica o sea necesario estandarizar el
requerimiento despus de una actividad de adquisicin reciente.
a) La determinacin previa se refiere a que el producto que se va a comprar est determinado por una
compra anterior, por ejemplo, una pieza de equipo se adquiri con anterioridad y ahora se deben
reemplazar algunos componentes que solo se pueden obtener a travs del fabricante; o se compraron
servicios complejos a un proveedor y solo el proveedor que prest los servicios iniciales puede
proporcionar de manera realista los servicios adicionales necesarios;

b) La estandarizacin ser aceptable cuando se hayan comprado recientemente bienes, equipo o tecnologa
idnticos a un proveedor o contratista y se determine que hay una necesidad de compatibilidad estos
bienes, equipo o tecnologa, u obras con los ya existentes. Siempre se debe tener en cuenta y justificar la
eficacia de la adquisicin original para cumplir con las necesidades de UNOPS o de su cliente, el tamao
limitado de la adquisicin propuesta en relacin con la adquisicin original, la razonabilidad del precio y lo
inadecuado de otras alternativas a los bienes en cuestin;
c) Cabe sealar que la marca no es necesariamente una justificacin para las excepciones. Se debe llevar a
cabo un proceso competitivo si existen diferentes fuentes de suministro.
Justificacin requerida: explicacin de la determinacin anterior o de los motivos de la necesidad de

estandarizacin y la razonabilidad de los precios, por ejemplo, la comparacin con los precios de compra
anteriores y la comparacin con los precios del equipo de otros proveedores de desempeo equivalente.
iv. El contrato de adquisicin propuesto sea el resultado de la colaboracin con otras organizaciones del sistema de las
Naciones Unidas, de conformidad con el apartado c) de la regla 118.02 del FRR o con gobiernos y organizaciones fuera
del sistema de las Naciones Unidas, de conformidad con el apartado d) de la regla 118.02.
a) En determinados casos, el ED puede autorizar la cooperacin con un organismo de las Naciones Unidas en
relacin con las actividades de adquisicin. La dependencia en la decisin de adquisicin de otro
organismo de las Naciones Unidas de conformidad con el apartado a) (iv) de la regla 118.05 del FRR se da
en una situacin en la que un organismo de las Naciones Unidas ha adjudicado un contrato a una entidad y
UNOPS decide confiar en esa decisin para adjudicar su propio contrato;
b) La diferencia principal entre esta situacin y la preseleccin es la ausencia de instrucciones de la fuente de
financiacin para la primera; en otras palabras, el carcter voluntario de la confianza de UNOPS en la
decisin de adquisicin del otro organismo de las Naciones Unidas.
Si el contrato de adquisicin propuesto es una orden al acuerdo a largo plazo basada en un LTA de otra
organizacin de las Naciones Unidas, no se requiere ninguna revisin independiente adicional de contrato o
solicitud interna para la adjudicacin. Puede consultar ms instrucciones sobre cmo realizar las rdenes al
acuerdo a largo plazo en la seccin 11.4.6 rdenes al acuerdo a largo plazo, as como sobre la documentacin
requerida en la seccin 14.1.3 Acuerdos a largo plazo (LTA) con entidades de las Naciones Unidas.
Cuando UNOPS confa en la decisin de adquisicin de otro organismo de las Naciones Unidas para emitir un
contrato (otro diferente a una orden al acuerdo a largo plazo), es necesario realizar una solicitud interna para la
adjudicacin o la revisin del CPC, segn el valor del contrato de adquisicin propuesto (para ms informacin,
consulte la seccin 14.1.2 Reutilizacin de los resultados de licitacin de un organismo de las Naciones Unidas).
Si UNOPS establece su propio LTA dependiendo de la decisin de adquisicin de otro organismo de las Naciones
Unidas, en ese caso es necesaria la revisin del HQCPC con la excepcin de LTA vlidos que se van a transferir o
se han transferido de otra organizacin de las Naciones Unidas cuando as se ha acordado en un acuerdo. Los
LTA que se recomienden bajo excepcin requieren la no objecin del Asesor Jurdico.
v. Se hayan obtenido competitivamente ofertas para requerimientos idnticos en un plazo razonable y los precios y
condiciones ofrecidos por el contratista propuesto sigan siendo competitivos.
a) El plazo razonable para el uso de un mtodo competitivo de licitacin previo debe limitarse a seis meses
tras la fecha de la firma del contrato, a menos que se justifique de otra forma al tener en cuenta el
mercado especfico;
b) Para los bienes cuyo precio flucta rpidamente (materias primas, productos derivados del petrleo,
algunos equipos informticos, etc.) la competitividad del precio siempre debe justificarse de forma
adecuada;
c) Para las obras, un "plazo razonable" a los efectos de interpretacin de esta clusula sera un perodo de 12
meses tras la fecha de la firma del contrato. A menos que exista una justificacin adecuada, no se pueden
contemplar perodos ms largos;
d) Cabe la posibilidad de que esta disposicin no se aplique si la oferta correspondiente se ha obtenido
mediante EPP, a menos que el nuevo requerimiento sea para un requerimiento de seguimiento para la
emergencia original o sea un requerimiento que respalde la respuesta a una nueva emergencia.
Justificacin requerida: resumen detallado del uso de un mtodo formal de licitacin anterior y su resultado, la
razonabilidad del precio y las tarifas de mercado vigentes en esa zona.

vi. Una licitacin formal no haya producido resultados satisfactorios en un perodo anterior razonable.
a) El perodo anterior se refiere al tiempo transcurrido desde la fecha de cierre para la presentacin de
ofertas del proceso competitivo fallido;
b) La duracin del perodo anterior razonable para la aplicabilidad de esta excepcin variar en funcin de
la naturaleza y el tipo de bienes, servicios u obras; las condiciones del mercado; la probabilidad de atraer
nuevos proveedores si se realizara una nueva licitacin; las condiciones de trabajo y seguridad en la regin
a la cual se vayan a suministrar los bienes o prestar los servicios; as como cualquier otro factor que influya
en la decisin;
c) Al basarse en esta clusula, la PA debe asegurarse de que se ha llevado a cabo una investigacin de
mercado y estar totalmente convencida de que una nueva licitacin no dar resultados satisfactorios. La PA
tambin debe asegurarse de que quede constancia de todos los hechos en la nota de justificacin;
d) La PA debe tener en cuenta que para la aplicacin de esta excepcin, el perodo anterior razonable no
puede exceder bajo ninguna circunstancia los seis meses a partir de la fecha de cierre para la presentacin
de ofertas en el proceso competitivo fallido.
Justificacin requerida: un resumen detallado del proceso competitivo y su resultado, la razonabilidad del precio
y las tarifas de mercado vigente en esa zona.
vii. El contrato de adquisicin propuesto se refiera a la compra o alquiler de bienes inmuebles.
a) La seleccin del emplazamiento se basa en consideraciones de seguridad.
Justificacin requerida: la razonabilidad del precio (por ejemplo, ponerse en contacto con empresas
especializadas en servicios comerciales de bienes inmuebles); la confirmacin del potencial de cumplimiento de
las normas mnimas operativas de seguridad (MOSS); la aprobacin por parte del Departamento de Seguridad
de las Naciones Unidas (UNDSS), etc.; pruebas de que se ha realizado una investigacin de mercado de
instalaciones disponibles; as como la justificacin de la eleccin de estas instalaciones.
Cabe sealar que, desde un punto de vista jurdico, "contrato de arrendamiento" no incluye el derecho a ocupar
habitaciones de hotel; el trmino correcto sera licencia. Sin embargo, teniendo en cuenta razones vlidas,
como la seguridad, la interpretacin de "contrato de arrendamiento se ampla para incluir el derecho a ocupar
habitaciones de hotel, ya que es poco realista esperar que los hoteles participen en un proceso formal de
licitacin para contratos de arrendamiento.
viii. El requerimiento se necesite con exigencia genuina.
a) La exigencia del servicio debe estar fuera del control de UNOPS, por ejemplo, las situaciones de
emergencia o de fuerza mayor u otras circunstancias de peso que no se deben a la falta de planificacin
o a un proceso administrativo lento dentro de UNOPS.
Justificacin requerida: una explicacin sobre cmo las excepciones a los mtodos formales de licitacin
cumplirn con el plan y sobre los impactos adversos que podra sufrir la operacin de UNOPS si el plan de
entregas no se modificara; la confirmacin de la razonabilidad del precio a travs de la comparacin de precios
con los precios de compra anteriores, etc.; la justificacin de la seleccin de este proveedor en particular en
detrimento de cualquier otro.
Las exigencias que deriven de una falta de planificacin o de un proceso administrativo lento dentro de UNOPS
no son motivos vlidos para solicitar esta excepcin.
ix. El contrato de adquisicin propuesto se refiera a servicios que no pueden evaluarse objetivamente
Servicios de personas determinadas que no estn disponibles a travs de contratos del personal, incluidos por
ejemplo,
Un contrato de servicios celebrado con una empresa debido a la disponibilidad de un experto

especfico que trabaja en dicha empresa;
Un contrato con fines de investigacin, experimentacin, estudio o desarrollo que conduce a la
adquisicin de un prototipo, excepto cuando el contrato incluya la produccin de bienes en una
cantidad tal que permita establecer su viabilidad comercial o recuperar gastos de investigacin y
desarrollo;
Servicios de proveedores especficos para obtener tecnologa de vanguardia u otras metodologas
nuevas en las que no existe posibilidad de comparacin fiable.

Justificacin requerida: explicacin de por qu esta persona o empresa especfica es la ms adecuada para llevar
a cabo los servicios y de la razonabilidad del precio.
x. El ECPO o el personal autorizado determine por otras razones que una licitacin formal no ser del inters de UNOPS ni
producir resultados satisfactorios, incluidas, entre otras, situaciones en las que el contratista propuesto sea
seleccionado previamente por la fuente de financiacin de conformidad con el apartado e) de la regla 118.02.
a) Productos bsicos cuya oferta es escasa y que pueden ser adquiridos inmediatamente a precios que no es
probable que se mantengan;
b) La ampliacin del alcance de las obras, servicios o bienes solicitados en el contrato original hecha a travs
de una enmienda con el fin de garantizar la continuidad. Se requiere una justificacin de la continuidad de
la labor, es decir, por qu una nueva solicitud no dara resultados satisfactorios y la confirmacin de la
razonabilidad de los precios, por ejemplo, comparacin con las ofertas anteriores, etc.
Los motivos mencionados anteriormente para solicitar las excepciones que se indican en el apartado a) de la
regla 118.05 no son exhaustivos y pueden incluir otros motivos que determine el ECPO o miembros del personal
autorizado.
Preseleccin
El FFR de UNOPS permite la preseleccin de los contratistas o asociados en la ejecucin por parte de la fuente de
financiacin. (Apartado e) de la regla 118.02: Conforme al acuerdo del proyecto y con sujecin al examen del comit de
contratos y propiedad, cuando sea necesario de conformidad con el presente FRR, el ECPO podr autorizar la
adjudicacin de un contrato sobre la base de que un contratista o un asociado de ejecucin ha sido elegido previamente
por la fuente de financiacin).
La preseleccin se produce cuando una fuente de financiacin, de conformidad con sus propias normas, reglas y
procedimientos vigentes, ha seleccionado un proveedor para una actividad particular o un conjunto de actividades
dentro del marco de un compromiso y ha solicitado a UNOPS contratar a ese proveedor. Dado que toda preseleccin
estar fuera del control de UNOPS, la fuente de financiacin debe aceptar que UNOPS no deber rendir cuentas ni tendr
ninguna responsabilidad por el desempeo del proveedor preseleccionado.
UNOPS solo puede aceptar la preseleccin de fuentes de financiacin que sean entidades de las Naciones Unidas,
instituciones financieras internacionales, por ejemplo, Bancos de Desarrollo Regionales y Mundiales, organizaciones
intergubernamentales respetables o Gobiernos con un ndice de percepcin de la corrupcin de 50,0 o ms segn las
mediciones de la organizacin Transparencia Internacional. El ECPO, o un oficial designado por este, debe aprobar la
preseleccin por parte de Gobiernos que no cumplen con este criterio.
La preseleccin se puede realizar mediante la designacin de un proveedor especfico en el acuerdo del proyecto o
mediante una carta oficial en la que se designe al proveedor tras la firma del acuerdo del proyecto durante la
implementacin del compromiso. Un oficial del mismo rango que el oficial que firm el acuerdo del proyecto debe firmar
esta carta. Un oficial de un nivel inferior puede firmar esta carta, pero solo si un oficial del mismo rango que el oficial de
la firma original ha confirmado a UNOPS por escrito que el oficial de un nivel inferior est autorizado a actuar en
cuestiones de adquisiciones en nombre de la fuente de financiacin. Adems, la fuente de financiacin y UNOPS pueden
acordar especificar en el acuerdo del proyecto que, durante la implementacin del compromiso, la fuente de financiacin
seleccionar a los proveedores de conformidad con los principios mencionados anteriormente y notificar a UNOPS
debidamente sobre esta preseleccin. En este caso, en el acuerdo del proyecto se debe especificar qu oficial(es), est
autorizado para notificar a UNOPS de esta preseleccin en la carta de implementacin de preseleccin.
Aunque normalmente es la fuente de financiacin la que lleva a cabo la preseleccin, esta puede delegar la autoridad de
preseleccionar proveedores de acuerdo con las normas, reglas y procedimientos del delegado. Asimismo, la entidad que
realiza la preseleccin debe tener capacidad jurdica de manera que pueda aceptar la responsabilidad por el desempeo
de la entidad preseleccionada. Las entidades como los comits directivos de un proyecto o las juntas de un proyecto no
pueden llevar a cabo la preseleccin ya que no poseen capacidad jurdica, incluso si cuentan con representantes de las
fuentes de financiacin. En esas situaciones, cada una de las fuentes de financiacin puede delegar a otra entidad que
posea capacidad jurdica la autoridad para preseleccionar.
La PA debe estar satisfecha con la razonabilidad de los costos de un contratista preseleccionado, excepto en el caso de
que la fuente de financiacin ya haya indicado la cantidad que se va a pagar.
Para instrucciones ms detalladas sobre la preseleccin, consulte la AI AI/PM/2009/01 "Aceptacin de compromisos".

No se debe confundir la preseleccin con el mecanismo de no objecin (para ms informacin, consulte la seccin 9.4
Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC)):
Tipo de asociado/cliente. La preseleccin se puede llevar a cabo con una gran variedad de organizaciones que son
clientes, mientras que el mecanismo de no objecin est reservado para las fuentes de financiacin del sistema de
las Naciones Unidas, incluidas las Instituciones Financieras Internacionales;
Entidad que lleva a cabo el proceso de adquisicin. En el caso de la preseleccin, la fuente de financiacin es la
encargada de llevar a cabo el proceso de seleccin, mientras que en el caso del mecanismo de no objecin es
UNOPS el organismo encargado de llevar a cabo este proceso.
Requerimientos de revisin del CPC. La Directiva de la organizacin (OD) 16 establece que los umbrales del CPC
para la revisin de los casos de preseleccin son los mismos que para los mtodos formales de licitacin. En el
caso del mecanismo de no objecin, normalmente no se exige la revisin del CPC, susceptible a disposiciones
especficas. Para ms informacin, consulte la seccin 9.4 .
6.9 Emergencias
Para conocer las instrucciones relacionadas con el proceso de licitacin mediante el uso de EPP, as como otras fases del
proceso de adquisicin, consulte la seccin 15.4 Procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP) .
6.10 Licitacin electrnica

En UNOPS, la licitacin electrnica se refiere a llevar a cabo un proceso de licitacin a travs de a) correo electrnico o
fax, o b) el sistema eSourcing de UNOPS. La licitacin electrnica puede ser una manera eficaz de mejorar la eficiencia y la
eficacia del proceso de adquisicin, as como para mejorar las caractersticas ambientales del proceso de licitacin.
Las ofertas electrnicas (tambin conocidas como "e-bids" en ingls) son jurdicamente vinculantes siempre que estn
respaldadas por el representante autorizado del licitante y se presenten en un formato de archivo segn lo establecido
por UNOPS en el documento licitatorio. No es obligatorio presentar ofertas en copias en papel a menos que esto sea un
requerimiento del acuerdo del proyecto entre UNOPS y sus clientes.
Es importante tener en cuenta que la fecha final del plazo que se establece en el documento licitatorio es de aplicacin
tanto para la presentacin de ofertas en papel como para la presentacin por va electrnica. En el caso de una
presentacin de oferta por correo electrnico o mediante el sistema eSourcing de UNOPS, el sello de la hora de recepcin
ser la fecha y hora en la que se recibi la presentacin de la oferta en la bandeja de entrada designada de UNOPS o por
fax. UNOPS no ser responsable de ninguna demora ocasionada por problemas de red, etc. Es responsabilidad exclusiva
de los licitantes garantizar que UNOPS reciba su oferta en la bandeja de entrada o en el fax designados dentro del plazo
de licitacin establecido.
Los licitantes deben verificar que los documentos no contienen ningn virus antes de descargarlos del correo electrnico
recibido, UNGM o el sistema eSourcing, a pesar de que UNOPS debe tomar todas las medidas razonables para
asegurarse de que no enva documentos licitatorios daados.
UNOPS no puede tener en cuenta documentos electrnicos si estos contienen un virus o, por algn motivo, estn
daados o no se pueden abrir. Inmediatamente antes de cargar los documentos en el sistema eSourcing o de enviarlos
por correo electrnico, los licitantes deben verificar que los archivos electrnicos que conforman su presentacin de
oferta como proveedores no contienen ningn virus. Para ello, deben utilizar un programa de deteccin de virus y, en
caso de que contengan alguno, deben eliminarlo. UNOPS no ser responsable de la prdida, dao, destruccin,
corrupcin o ilegibilidad de los documentos de las presentaciones electrnicas independientemente de la causa.
El requerimiento de documentacin del proceso de licitacin, archivo, (consulte la seccin 13.9 Mantenimiento de los
archivos) no se interpretar como restrictivo del uso de ningn medio electrnico de intercambio de datos, siempre que
el medio electrnico respete los principios de adquisiciones y permita una auditora adecuada del proceso de adquisicin
(vase tambin 7.1 Recepcin y proteccin de las ofertas).
Si en los documentos licitatorios se establece que no se permiten las presentaciones electrnicas de ofertas, se rechazar
toda presentacin de oferta recibida por medios electrnicos. Asimismo, si la licitacin se lleva a cabo mediante el uso del
sistema eSourcing, y a menos que est indicado especficamente en los documentos licitatorios, se rechazarn las
presentaciones de ofertas recibidas por correo electrnico o en copia en papel.
a) Presentacin de ofertas mediante correo electrnico/fax

Es posible dar a los licitantes la oportunidad de presentar sus ofertas por correo electrnico y/o fax cuando se utilizan
mtodos formales de licitacin. En el caso de estas presentaciones de ofertas, se debe crear una direccin de correo

electrnico o un nmero de fax especficos. Asimismo, en los documentos licitatorios se debe estipular claramente que
las ofertas enviadas a cualquier otro fax o correo electrnico se rechazarn. Los individuos que no participen
directamente en el proceso de adquisicin, y que estn autorizados debidamente por el jefe de la unidad de UNOPS que
corresponda, deben tener el acceso exclusivo al correo electrnico seguro. Esto implica que el correo electrnico debe
estar protegido mediante una contrasea y que el aparato de fax debe estar en un lugar seguro bajo llave, y solo los
individuos designados tendrn acceso a la contrasea o la llave. Las ofertas recibidas por correo electrnico no deben
abrirse antes de que finalice el plazo de presentacin de ofertas o de la apertura oficial para evitar comprometer la
confidencialidad.
Adems, la distribucin de los documentos licitatorios de UNOPS se puede realizar electrnicamente. En este caso el
principio rector ser el mismo: el trato justo de todos los proveedores, es decir, los invitados deben recibir la misma
informacin al mismo tiempo.
Si los documentos licitatorios se emiten electrnicamente en un proceso de competencia limitada, se pondr en prctica
la diligencia debida para asegurarse de que no se divulgan a los dems invitados los nombres de los proveedores
incluidos en la lista corta, por ejemplo, mediante el envo de correos electrnicos individuales a cada proveedor de la
lista. Como alternativa, puede enviarse el correo electrnico a usted mismo y poner en copia oculta (Cco) a todos los
proveedores invitados. No obstante, a efectos de auditora, asegrese de que en la impresin del correo electrnico que
se incluir en el archivo se muestren todas las direcciones de correo electrnico a las que se ha enviado el correo.
b) Presentacin de ofertas mediante el sistema eSourcing de UNOPS

A mediados de 2016, UNOPS comenz a implementar de forma progresiva un sistema de licitacin electrnica: el sistema
eSourcing de UNOPS. El sistema gestiona en lnea cinco etapas del proceso de adquisicin: la identificacin de
proveedores, la licitacin, la gestin de la presentacin de ofertas, la evaluacin, y la revisin y adjudicacin de las
adquisiciones. Gracias a este sistema se estn logrando beneficios para la organizacin, como aumentar la eficiencia
(tanto para UNOPS como para nuestros proveedores), generar datos tiles para permitir la toma de decisiones
estratgica, mejorar la integridad y la transparencia, garantizar la coherencia de la prctica y facilitar el cumplimiento de
las polticas, as como armonizar UNOPS con las mejores prcticas internacionales.
El sistema eSourcing de UNOPS est integrado en UNGM. Los proveedores tienen que registrarse como proveedores de
UNOPS en el portal de UNGM e iniciar sesin en el mismo para poder acceder a toda la informacin completa de la
licitacin de UNOPS, solicitar aclaraciones sobre la licitacin y presentar una oferta a una licitacin mediante este sistema.
Para obtener orientacin sobre cmo registrarse en UNGM y presentar ofertas para las licitaciones de UNOPS anunciadas
en el sistema eSourcing, los proveedores deben consultar la gua del usuario y otros materiales de apoyo que se
encuentran disponibles en: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides. UNOPS es consciente de que la adopcin de este
sistema tambin supone un cambio para nuestros proveedores y aprecia su esfuerzo para utilizar el sistema y transmitir
sus valiosos comentarios y observaciones sobre el mismo.
El sistema eSourcing de UNOPS se ha diseado para que cumpla totalmente las polticas y procedimientos establecidos
en este Manual de Adquisiciones. Si alguna disposicin especfica se gestiona de forma diferente en el sistema eSourcing,
esto se explicar en detalla en la seccin pertinente del manual.
A partir del 1 de enero de 2018, todos los procesos de licitacin de UNOPS (RFQ, ITB, RFP) de un valor estimado igual o
superior a 5.000 USD, as como toda solicitud de EOI o llamado a presentarse a la precualificacin, deben llevarse a cabo
en el sistema eSourcing de UNOPS. Las nicas excepciones a este requerimiento, para las que el uso del sistema es
opcional, se indican a continuacin:
Procesos de adquisiciones realizados mediante EPP;

Procesos de adquisiciones realizados de conformidad con una excepcin al uso de los mtodos formales de
licitacin en virtud del apartado a) (viii) de la regla 118.05 del FRR, es decir, cuando el requerimiento se necesite con
exigencia genuina;
Adquisiciones de conformidad con la preseleccin;
Procesos de licitacin secundaria mediante el uso de LTA;
Adquisiciones de obras por un valor estimado igual o superior a 1 milln USD;
Adquisiciones en el marco de proyectos de servicios de asesoramiento en las que UNOPS no firme el contrato;
Adquisiciones realizadas en virtud de la regla 118.04 del FRR en las que el ED ha acordado aplicar los reglamentos,
las reglas, las polticas y los procedimientos sobre adquisiciones de algn asociado o entidad;
Otras situaciones, sujetas a la exencin aprobada por parte del Director del Grupo de Adquisiciones, como los
casos documentados de una mala conexin a internet y/o la capacidad de los proveedores en un proyecto o
unidad especficos.

Polticas de UNOPS EOD.ED.2017.04 - Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada

(en ingls)
AI.IPMG.2016.01 Evaluacin del diseo y cumplimiento de conformidad con los

Manuales para la planificacin del diseo de UNOPS (en ingls)
AI.PM.2009.01 Aceptacin de compromisos (en ingls)
Directrices Directrices sobre las compras (en ingls)

Directrices sobre el BPA (en ingls)
RFP con consideraciones de sostenibilidad (en ingls)
Plantillas RFQ para bienes y servicios
RFQ para Contrato de Obras Menores
ITB para bienes y servicios
ITB para Contrato de Obras Menores
ITB para Contrato de Obras Abreviado
ITB para Contrato de Obras por Unidad de Medida
ITB para Contrato de Obras a Tanto Alzado
RFP para bienes y servicios
RFP para Contrato de Obras Abreviado
RFP para Contrato de Obras por Unidad de Medida
RFP para Contrato de Obras a Tanto Alzado
RFP para Contrato de servicios de consultora para obras (en ingls)

UN Web Buy Plus
Pgina de la intranet: eSourcing

7
GESTIN DE LA
PRESENTACIN
DE OFERTAS
PASO 5
7 Gestin de la presentacin de ofertas
7.1 Recepcin y proteccin de las presentaciones de ofertas

Los proveedores tienen la responsabilidad de asegurarse de que las ofertas se presentan a UNOPS de conformidad con
las estipulaciones establecidas en los documentos licitatorios. Las presentaciones de ofertas 9 se pueden enviar por
correo postal, fax seguro, a una direccin de correo electrnico especfica para estos casos (por ejemplo, un nmero de
fax especfico o una direccin de correo electrnico especfica) o mediante el sistema eSourcing de UNOPS. Para ms
informacin sobre la licitacin electrnica, consulte la seccin 6.10. Si las ofertas se entregan de manera presencial,
UNOPS debe emitir un recibo que indique la fecha y la hora de la entrega.
Para las adquisiciones de un valor igual o superior a 50.000 USD (excepto para las RFQ en el marco de licitaciones
secundarias bajo un LTA, de conformidad con la seccin 6.6.7; para las RFQ en el marco de EPP bajo la seccin 15.4; y
para los procesos realizados a travs del sistema eSourcing) se debe nombrar a un individuo, que no est relacionado
directamente con la funcin de adquisiciones, para que reciba todas las ofertas. El jefe de la unidad operacional
correspondiente de UNOPS debe designar por escrito al individuo, al que se debe informar de la importancia de la
confidencialidad y la integridad del proceso de recepcin de ofertas. Todas las ofertas o propuestas deben sellarse con la
fecha y hora de recepcin y hay que registrarlas en un informe de recibo de ofertas y guardarlas en un lugar cerrado,
como un armario o caja fuerte, hasta la apertura de las ofertas. Al lugar en el que se encuentran las ofertas solo debe
tener acceso el personal que no est directamente relacionado con la funcin de adquisiciones y est debidamente
autorizado por el jefe de la unidad operacional correspondiente de UNOPS.
Cuando se utilizan los mtodos formales de licitacin, hay que controlar las ofertas recibidas por fax y correo electrnico
especficamente designados para estos casos de la misma forma que se controlan las ofertas recibidas por correo postal
o entregadas de manera presencial. En concreto, los individuos directamente relacionados con el proceso de adquisicin
no deben tener acceso a las ofertas hasta el momento de la apertura de las mismas. Este requerimiento no es de
aplicacin para los procesos de licitacin en los que se haga uso del sistema eSourcing, ya que este sistema guarda
automticamente las presentaciones de ofertas recibidas, registra la fecha y la hora de la presentacin de la oferta y no
permite el acceso a las presentaciones de ofertas al equipo de evaluacin de UNOPS hasta que haya vencido el plazo
para la presentacin de la oferta y se haya realizado la apertura de las mismas. Para ms informacin, consulte las
secciones 2.8 Segregacin de tareas y 6.10 Licitacin electrnica.
7.2 Modificacin y retirada de las presentaciones de ofertas
Modificacin de las presentaciones de ofertas

Los licitantes pueden modificar sus ofertas por escrito antes de que finalice el plazo para la presentacin de la oferta. La
modificacin se debe presentar de conformidad con las instrucciones de la presentacin de la oferta y UNOPS debe
tratarla como cualquier otra oferta.
Retirada de las presentaciones de ofertas

La retirada de presentaciones de ofertas por parte de los proveedores solo se admite si se ha notificado a UNOPS por
escrito antes de la finalizacin del plazo anunciado para la presentacin de la oferta. La oferta que se retire se debe
separar de las dems ofertas/propuestas antes de la apertura de estas y no puede abrirse.
En principio, no se acepta la retirada de presentaciones de ofertas una vez haya finalizado el plazo anunciado. En esos
casos, UNOPS abrir y evaluar la oferta retirada junto con las dems. Si el proveedor proporcion una garanta de
sostenimiento de oferta, UNOPS la retendr. Si, tras una evaluacin, la oferta es seleccionada, se cobrar la garanta de
sostenimiento de oferta, a menos que el proveedor est dispuesto a proporcionar los bienes/obras/servicios ofrecidos en
9
El trmino "presentacin de la oferta", junto con "oferta" o "licitacin", es un trmino genrico que se usa para referirse
a las ofertas, cotizaciones y propuestas recibidas por parte de un proveedor como respuesta a los documentos
licitatorios. En UNOPS, el trmino presentacin tambin se utiliza habitualmente para referirse a la presentacin de de
una solicitud para la revisin de un CPC.
su presentacin de la oferta original. Si no se solicit ninguna garanta de sostenimiento de oferta, la cuestin deber
resolverse mediante negociaciones (si corresponde, se deber solicitar asesoramiento jurdico a un asesor jurdico).
Si el proveedor puede justificar la retirada de su presentacin de la oferta, UNOPS puede aceptar la retirada una vez haya
finalizado el plazo para la presentacin de la oferta. Una justificacin aceptable podra ser la incapacidad del proveedor
para acometer el encargo de UNOPS debido a que debe realizar otros encargos en el mismo perodo de tiempo. Si el
proveedor no haba podido prever esto, el hecho de informar a UNOPS sobre su problema de capacidad podra
considerarse una accin responsable y, por lo tanto, UNOPS podra aceptar la retirada de su presentacin de la oferta.
Adems, debe sopesarse si conviene a UNOPS que el proveedor contine participando con su oferta aunque haya
tratado de retirarla. Esto lo debe llevar a cabo la PA que se encargue de ese proceso de adquisicin.
Independientemente de si la decisin est justificada o no, la retirada de una presentacin de la oferta una vez finalizado
el plazo para la presentacin de la oferta es una cuestin grave. Si UNOPS no toma medidas al respecto, los proveedores
pueden especular presentando ofertas favorables en el proceso de licitacin, para retirarlas posteriormente si las
condiciones de mercado han cambiado en contra del proveedor, por ejemplo, los precios de mercado del producto han
incrementado desde que finaliz el plazo de presentacin de la oferta. Por lo tanto, en los casos en los que se retiren las
ofertas una vez vencido el plazo (o cuando los proveedores exijan modificar su presentacin de la oferta de oferta una
vez finalizado el plazo), los proveedores siempre deben recibir una advertencia por escrito en la que se indique que esta
prctica no es aceptable para UNOPS y que puede excluirlos de futuras licitaciones de la organizacin. Una segunda
advertencia a un proveedor puede excluirle de futuras licitaciones de UNOPS. Los oficiales de adquisiciones deben
consultar con un asesor jurdico antes de emitir dichas advertencias. Tambin se debe enviar una copia de la carta al
Comit de revisin de proveedores (VRC) para solucionar problemas sistemticos con un proveedor o, de ser necesario,
tomar medidas para descalificarlo.
7.3 Ofertas presentadas con retraso y ofertas no solicitadas
Ofertas presentadas con retraso

UNOPS no aceptar presentaciones de ofertas una vez vencido el plazo establecido. Aparte de las siguientes excepciones,
se deben rechazar las presentaciones de ofertas que se reciban despus de la fecha y la hora establecidas, la comisin de
apertura de ofertas debe registrarlas en el informe de apertura de ofertas y deben gestionarse de conformidad con lo
establecido en la seccin 7.5 Rechazo de presentaciones de ofertas.
Toda presentacin de la oferta, modificacin o retirada de una oferta recibida por UNOPS una vez finalizado el plazo
especfico estipulado para la recepcin de las presentaciones de ofertas en el documento licitatorio se considerar que es
una presentacin de la oferta "con retraso" y no se tendr en cuenta a menos que se reciba antes de que se realice la
adjudicacin y:
a) Se disponga de una prueba aceptable para determinar que se recibi en el lugar destinado por UNOPS para
recibir presentaciones de ofertas y estuvo bajo el control de UNOPS antes del tiempo establecido para la
recepcin de ofertas;
b) Si debido a un acontecimiento de emergencia o imprevisto se interrumpen los procesos y operaciones normales

de UNOPS y esto evite que se puedan recibir las presentaciones de ofertas en el lugar designado por UNOPS
antes de que finalice el plazo exacto y los requerimientos urgentes de UNOPS impidan la enmienda de la fecha
de apertura de la oferta. En tales casos, el plazo ser ampliado a la misma hora especificada en el documento
licitatorio en el primer da laboral en el que se reanuden las operaciones normales de UNOPS (a menos que
antes de la reanudacin de las operaciones normales se prorrogue y/o se modifique la oferta y esto se
comunique a los posibles licitantes de la forma habitual).
Adems, segn el caso, el Director del Grupo de Adquisiciones puede decidir aceptar ofertas presentadas con retraso o
presentaciones de ofertas enviadas al lugar, direccin de correo electrnico o nmero de fax incorrectos. En el caso de
recibir las presentaciones de ofertas con retraso, el Director del Grupo de Adquisiciones puede aceptar propuestas
recibidas despus del plazo especificado en el documento licitatorio, pero antes del inicio del proceso de evaluacin por
parte del equipo de evaluacin, si queda claro partir de la presentacin de la oferta que el retraso no fue intencional y la
aceptacin no genera una desventaja injusta, aparente o real, para los competidores que participen en el proceso. El
Director del Grupo de Adquisiciones debe aprobar la aceptacin de todas las presentaciones de ofertas que se reciban
una vez terminado el plazo. Las presentaciones de ofertas recibidas tras el comienzo del proceso de evaluacin deben
gestionarse tal y como se describe en el prrafo anterior y en la seccin 7.5.
El sistema eSourcing de UNOPS no permite a los licitantes presentar sus ofertas una vez concluido el plazo. No obstante,
el sistema permite a los proveedores preparar borradores de presentaciones de ofertas antes de que finalice el plazo

(por ejemplo, insertar informacin en cuestionarios en lnea o subir documentos en funcin de aquellos que figuran en
las listas de verificacin de documentos); es decir, se alienta a los proveedores a que usen esta opcin para preparar de
forma progresiva sus presentaciones de ofertas y no esperen a ltima hora para completar y presentar sus ofertas.
Ofertas no solicitadas
El concepto de "ofertas no solicitadas" solo se da en los procesos de licitacin de competencia limitada, es decir, cuando
una serie de proveedores seleccionados fueron incluidos en la lista corta e invitados a licitar. En el caso de los procesos
de competencia abierta, se considera que todas las ofertas recibidas son solicitadas. En general, las ofertas no solicitadas,
es decir, las ofertas de proveedores que UNOPS no ha invitado al proceso, podrn ser admitidas siempre y cuando se den
las siguientes condiciones:
a) El proveedor cumple todos los requerimientos de los documentos licitatorios (es decir, el plazo para la
presentacin de la oferta, el modo de presentacin de la oferta y todos los dems requerimientos);
b) A peticin de UNOPS, el proveedor presenta una declaracin por escrito que certifica que ha recibido los
documentos licitatorios de personas que no forman parte del personal de UNOPS, los funcionarios de los
Gobiernos beneficiarios o un consultor de las Naciones Unidas. La declaracin debe documentar la relacin con
las personas de las cuales recibi los documentos licitatorios. Si el proveedor est sustituyendo a uno de los
invitados, el proveedor deber adems documentar por escrito las razones de la sustitucin.
La aceptacin de ofertas no solicitadas queda totalmente a discrecin de la PA y solo se sopesar la posibilidad de

aceptarlas si conviene a los intereses de UNOPS. Si es aceptada, la oferta no solicitada se debe evaluar junto con las otras
ofertas.
Si se ha llevado a cabo una precualificacin formal, no se deben aceptar las ofertas no solicitadas. Lo mismo ocurre con
ofertas no solicitadas que se han recibido fuera de un ejercicio de licitacin. En cualquier caso, no existe obligacin por
parte de UNOPS de responder a ninguna de esas ofertas. A efectos de documentacin, la oferta no solicitada se
conservar en el expediente y no se devolver al proveedor.
7.4 Apertura y registro de las presentaciones de ofertas

La apertura de las presentaciones de ofertas debe gestionarse de forma transparente para garantizar que solamente las
ofertas vlidas sean evaluadas y que se trata a todos los proveedores de manera imparcial y no discriminatoria.
Las presentaciones de ofertas deben tener un sello con la fecha y se deben abrir inmediatamente despus de la
finalizacin del plazo para la presentacin de la oferta o poco despus. Se recomienda que la direccin para la
presentacin de las ofertas y la direccin para la apertura de ofertas sean las mismas o por lo menos estn cercanas la
una de la otra. La apertura de las ofertas se debe llevar a cabo como muy tarde al fin de la jornada laboral (COB) el
siguiente da hbil y, cuando esto no sea posible, el oficial de adquisiciones responsable del proceso de licitacin debe
redactar una nota para el expediente en la que se explique el motivo del retraso, se evale todo posible impacto que
dicho retraso pudiera tener en el proceso y que la PA la revise y la firme.
Si durante el perodo de licitacin un mismo licitante presenta varias presentaciones de ofertas que sustituyen a las
anteriores, solo se deber abrir la ltima que se reciba.
Hasta que las presentaciones de ofertas se abran, la persona a cargo de la recepcin de ofertas debe guardarlas en un
lugar seguro bajo llave y se gestionarn de manera confidencial. Las ofertas no podrn compartirse con el equipo de
evaluacin hasta que la apertura de ofertas haya finalizado.
El tipo de cambio que se usa para la conversin de ofertas es siempre el tipo de cambio oficial de las Naciones Unidas
vigente en la fecha lmite del plazo para la presentacin de la oferta.
Comisin de apertura de ofertas

Una comisin de apertura de ofertas 10, compuesta por el personal designado por escrito por la PA, ser la encargada de
abrir las presentaciones de ofertas. La PA puede decidir designar a personal para que trabaje de forma permanente en
comisiones de apertura de ofertas para un proyecto o una unidad operacional particulares, etc.
10
"Apertura de ofertas" y "comisin de apertura de ofertas" son trminos que se utilizan en el sector y que hacen
referencia, sin limitaciones, a la apertura de las ofertas recibidas en respuesta a un ITB y a la apertura de las propuestas
recibidas en respuesta a un RFP.

Para garantizar la equidad del proceso de apertura de ofertas, una comisin de apertura de ofertas debe estar
compuesta por un mnimo de dos individuos, de los que al menos uno no vaya a participar en las etapas posteriores del
proceso de adquisicin. No obstante, hay excepciones:
a) Cuando en las oficinas pequeas en las que la PA haya documentado que la segregacin total de tareas no se
puede poner en prctica para cumplir este requerimiento (consulte la seccin 2.8 Segregacin de tareas);
b) Cuando se use el sistema eSourcing, una sola persona (participe o no en el proceso de adquisicin) puede
realizar la apertura de ofertas (si as lo decide la PA) ya que el sistema tiene en cuenta los principales riesgos
asociados con la funcin de registro o apertura de la oferta: (i) no permite la presentacin de la oferta con
retraso por parte de los licitantes; (ii) los usuarios de UNOPS no pueden acceder a las presentaciones de ofertas
hasta que haya vencido el plazo de presentacin de la oferta; (iii) los usuarios de UNOPS no pueden ni modificar
ni borrar de ninguna forma la informacin y los documentos presentados por los proveedores en cualquier
etapa del proceso.
La comisin de apertura de ofertas debe recibir con antelacin un resumen de los requerimientos licitatorios y todos los
detalles relacionados, entre otros, la fecha de finalizacin de la licitacin, la referencia y el ttulo de la licitacin, el mtodo
de licitacin, el mtodo de anuncio, as como el informe de recepcin de la oferta. La comisin de apertura de ofertas no
puede rechazar o invalidar las presentaciones de ofertas en el momento de la apertura. No obstante, la comisin de
apertura de ofertas debe reflejar todas las incoherencias encontradas en el informe de apertura de ofertas, por ejemplo,
ofertas recibidas con retraso. Solo el equipo de evaluacin a cargo del ejercicio de licitacin puede rechazar
presentaciones de ofertas basndose en la no conformidad con los requerimientos licitatorios establecidos.
Durante la reunin de apertura de ofertas, la comisin de apertura de ofertas debe sealar toda omisin o defecto
detectados inmediatamente en las presentaciones de ofertas y registrarlos en el informe de apertura de ofertas.
Las presentaciones de ofertas deben llevar la fecha, as como las iniciales o las firmas de todos los miembros de la
comisin de apertura de ofertas. El tratamiento de las presentaciones de ofertas es de ndole confidencial, y es esencial
que toda la informacin generada durante el proceso se mantenga confidencial.
Apertura de cotizaciones (RFQ)

Para las cotizaciones no se requiere ningn procedimiento formal de presentacin de la oferta, recepcin ni apertura.
Si la PA cree que hay riesgos asociados con esta forma de actuar, estos deben quedar documentados. Si se considera que
los riesgos son graves, debe adoptarse un procedimiento para la mitigacin de estos.
Apertura de ofertas (ITB)

Todas las ofertas recibidas en respuesta a un ITB deben abrirse en una reunin formal de apertura de ofertas por parte
de la comisin de apertura de ofertas designada por la PA de acuerdo con la seccin 7.4.1. Antes de la publicacin del ITB,
la PA puede decidir si la apertura de ofertas pblica conviene a los intereses de UNOPS y si dicha informacin debe
incluirse en el documento licitatorio. Si es as, la apertura se debe llevar a cabo en el lugar y a la hora especificados en el
ITB y se debe registrar de inmediato.
Solamente aquellos proveedores que hayan presentado ofertas pueden asistir al acto pblico de la apertura de ofertas.
Sin embargo, los licitantes pueden autorizar a un agente local, a una embajada o a una comisin de comercio para
representarlos. Para poder asistir al acto de apertura de ofertas, los agentes que representen a licitantes deben
presentar pruebas razonables (tarjetas de visita, carta de autorizacin, etc.) que confirmen el nombre del licitante o de los
licitantes a los que representan.
Independientemente de si la apertura de ofertas es pblica o no, en informe de apertura de ofertas (disponible para
todos los licitantes) se debe registrar la siguiente informacin para cada una de las ofertas recibidas. La plantilla del
informe de apertura de ofertas se debe usar para realizar el informe de apertura de ofertas.
1. Nombre y pas del licitante;

2. Garanta de sostenimiento de oferta, si se solicit;
3. Moneda de la oferta (segn la define UNOPS en el ITB), precio total de oferta y base para la cotizacin (FCA,
CPT/DAP, etc., si corresponde). Cuando una licitacin est compuesta por varios lotes, se deben registrar los
precios totales para cada lote;

4. Descuentos, si hubiera alguno propuesto por el licitante;
5. Comentarios sobre ofertas incompletas u otros asuntos observados por la comisin de apertura de ofertas;
6. Lugar, fecha y hora de la apertura;
7. Nombres y firmas de los miembros de la comisin de apertura de ofertas de UNOPS;
8. Nombres y firmas de los proveedores presentes o representados (en el caso de una apertura pblica de
ofertas);
9. Nombres de todos los representantes del cliente, Gobierno o fuente de financiacin presentes (en el caso de
una apertura pblica de ofertas);
10. Las ofertas alternativas, si se presentan de conformidad con el ITB, deben registrarse de la misma forma que
una oferta normal.
Cada miembro de la comisin de apertura de ofertas debe firmar el informe de apertura de ofertas. Esta se debe guardar
en el expediente para futuras consultas. El acta debe estar disponible para que la vean los licitantes que presentaron
ofertas y puede compartirse en formato electrnico si el licitante solicita una copia. La divulgacin de informacin a los
licitantes est restringida a la informacin incluida en el informe de apertura de ofertas.
Apertura de propuestas (RFP)

Durante las licitaciones de dos sobres, las propuestas financieras no se deben abrir sin realizar una evaluacin tcnica
(consulte la seccin 8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas), por lo que la apertura pblica de ofertas no suele
llevarse a cabo. No obstante, se puede llevar a cabo si se trata de una prctica en el pas de operacin y si as lo aprueba
la PA. En un RFP, como primer paso se abren las propuestas tcnicas, mientras que las propuestas financieras se
mantienen selladas por la persona a cargo de recibir las ofertas. Se debe realizar una apertura separada de las
propuestas financieras (preferiblemente por parte de la misma comisin de apertura de ofertas que abri las propuestas
tcnicas) despus de la conclusin de la evaluacin tcnica.
La apertura de propuestas tcnicas se registra en un acta que contiene la siguiente informacin:
1. Nombre y pas del oferente;

2. Garanta de sostenimiento de propuesta, si se solicit;
3. Comentarios sobre propuestas incompletas u otros asuntos observados por la comisin de apertura de ofertas;
ofertas);
7. Nombres de todos los representantes del cliente, Gobierno o fuente de financiacin presentes (en el caso de
una apertura pblica de ofertas);
8. Las propuestas alternativas, si se presentan de conformidad con el RFP, deben registrarse de la misma forma
que una propuesta normal.
Cada miembro de la comisin de apertura de ofertas debe firmar el acta de apertura de propuestas tcnicas y esta se
debe guardar en el expediente para futuras consultas. El acta debe estar disponible para que la vean los licitantes que
presentaron ofertas durante un perodo de 30 das desde la fecha de la apertura.
Las propuestas financieras correspondientes a esas propuestas tcnicas que cumplan o sobrepasan el umbral fijado se
abrirn en una sesin de apertura separada. Cada miembro de la comisin de apertura de propuestas financieras debe
firmar el acta de apertura de propuestas financieras y esta se debe guardar en el expediente e incluir la siguiente
informacin:
1. Nombre y pas del oferente;

2. Moneda de la propuesta (segn la define UNOPS en el RFP), precio total de la propuesta y base para la
cotizacin (FCA, CPT/DAP, etc., si corresponde). Cuando una licitacin est compuesta por varios lotes, se
deben registrarlos precios totales para cada lote;
3. Descuentos, si hubiera alguno propuesto por el oferente
4. Comentarios sobre propuestas incompletas u otros asuntos observados por la comisin de apertura de
ofertas;

ofertas);
8. Nombres de todos los representantes del cliente, Gobierno o fuente de financiacin presentes (en el caso
de una apertura pblica de ofertas);
9. Las propuestas alternativas, si se presentan de conformidad con el RFP, deben registrarse de la misma
forma que una propuesta normal.
Una vez adjudicado el contrato, las actas de apertura de propuestas deben estar disponibles para que las vean los
licitantes que presentaron ofertas y deben estar disponibles en formato electrnico si el licitante solicita una copia.
Adems, las actas de apertura de propuestas estarn disponibles nicamente despus de la adjudicacin del contrato y
solo incluirn los precios de las ofertas que cumplen con los requisitos tcnicos.
7.5 Rechazo de presentaciones de ofertas

nicamente el equipo de evaluacin designado puede rechazar las presentaciones de ofertas inadecuadas o no vlidas 8
Evaluacin de las presentaciones de ofertas). Las presentaciones de ofertas tardas y las modificaciones que no sean
consideradas deben permanecer cerradas, a menos que se abran para identificarlas, hasta despus de la adjudicacin y
luego conservarse junto con otras ofertas que no fueron seleccionadas.
Cuando se utilizan mtodos formales de licitacin, las ofertas deben rechazarse si se dan los siguientes casos:
Se han recibido a travs de un fax o direccin de correo electrnico diferentes al fax o direccin de correo
electrnico especificados en los documentos licitatorios, incluidos los casos en los que el licitante enva las
presentaciones de ofertas a dos direcciones de correo electrnico al mismo tiempo: (i) a la direccin de correo
electrnico especificada como se solicit en el documento licitatorio y (ii) directamente al oficial de adquisiciones u
otro miembro del personal de UNOPS;
Se han recibido en un lugar o por una persona que no son los especificados en los documentos licitatorios;
Se han recibido tras la finalizacin del plazo para la presentacin de ofertas que se indica en los documentos
licitatorios;
Se han enviado por la va correcta tras haber sido rechazadas previamente.
(Para ms informacin sobre las excepciones a estas reglas, consulte la seccin 7.3.1).
El oficial de adquisiciones a cargo del ejercicio de licitacin debe asegurarse de que la garanta de sostenimiento de oferta
incluida en las presentaciones de ofertas rechazadas o no seleccionadas se devuelva al licitante rpidamente despus de
la adjudicacin del contrato.
Si estn disponibles, se deben incluir los siguientes datos en los expedientes del contrato para cada oferta rechazada:
La fecha y hora de recepcin;

Una declaracin en la que se indique si la oferta se tuvo en cuenta para la adjudicacin, junto con las razones de
dicha decisin;
El sobre.
7.6 Procedimientos posteriores a la apertura

Para proteger la integridad del proceso de adquisicin, inmediatamente despus de la apertura de las presentaciones de
ofertas, e independientemente del mtodo de licitacin y el valor, todas las presentaciones de ofertas que se hayan
presentado en papel deben guardarse en una oficina o armario bajo llave y solo se deben compartir con el equipo de
evaluacin designado. Las presentaciones electrnicas de ofertas deben conservarse en archivos seguros y solo se deben
compartir con el equipo de evaluacin designado en papel o archivos electrnicos seguros segn sea ms apropiado
para la situacin (para ms informacin, consulte la seccin 6.10 Licitacin electrnica).
Plantillas Informe de recibo de ofertas
Informe de apertura de ofertas
Acta de apertura de propuesta tcnica
Acta de apertura de propuesta financiera

8
EVALUACIN DE
LAS PRESENTACIONES
DE OFERTAS
PASO 6
8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas
8.1 Sinopsis
La evaluacin es el proceso de evaluar y comparar las presentaciones de ofertas 11 de conformidad con la metodologa y
los criterios de evaluacin que se indican en los documentos licitatorios. El objetivo es determinar la oferta que cumpla
mejor los criterios de evaluacin y, por lo tanto, representa la relacin ptima costo-calidad para UNOPS. Un proceso de
evaluacin objetivo, justo y bien ejecutado es fundamental, ya que da como resultado una recomendacin y una solicitud
de adjudicacin del contrato.
En general, UNOPS evala todas las ofertas segn el principio de la relacin ptima costo-calidad, es decir, la
combinacin ideal de factores tcnicos y financieros. La relacin costo-calidad puede incluir el precio, los costos del ciclo
de vida, los costos de transaccin por la adquisicin, el uso, la tenencia, el mantenimiento y la enajenacin de los bienes o
servicios, si as se especifica en los documentos licitatorios. Tambin puede incluir factores no relacionados con los costos
como la aptitud para el objetivo, la calidad, el servicio y el apoyo, as como los beneficios sociales y ambientales.
Una vez recibidas y abiertas las ofertas, la evaluacin de estas se debe realizar segn los criterios y el mtodo de
evaluacin definidos durante la preparacin de los documentos licitatorios e indicados claramente en los mismos. No se
pueden aadir, bajo ninguna circunstancia, criterios nuevos o revisados de evaluacin durante la evaluacin de las
ofertas, ni tampoco se puede modificar el mtodo de evaluacin.
El proceso de evaluacin se compone de los siguientes pasos principales (que se describen en ms profundidad a lo largo
de este captulo):
Constitucin del equipo de evaluacin;

Seleccin preliminar;
Evaluacin tcnica;
Para los RFP: cumplimentacin del informe de evaluacin tcnica y apertura de las propuestas financieras;
Evaluacin financiera, incluida la justificacin de la razonabilidad del precio (si corresponde);
Aclaraciones, si se solicitan;
Negociaciones, si corresponde;
Conclusin del informe de evaluacin;
Verificacin de antecedentes, si corresponde.
Dado que las ofertas deben ser vlidas en el momento de la emisin del contrato, se debe completar su evaluacin antes
de que caduque su validez. Los oficiales de adquisiciones tambin deben tener en cuenta el tiempo necesario para
obtener la aprobacin de la PA y para emitir el contrato. En el caso de que sea poco probable que se cumplan estas
condiciones, se puede solicitar a los licitantes una prrroga de la validez de su oferta o propuesta. Se debe enviar una
notificacin por escrito a todos los licitantes.
8.2 Equipo de evaluacin

El objetivo del equipo de evaluacin es verificar que todos los proveedores y sus ofertas cumplen los requerimientos de
los documentos licitatorios, as como evaluar las ofertas de conformidad con los criterios de evaluacin definidos
previamente.
Con el objetivo de llevar a cabo una evaluacin justa e imparcial de las presentaciones de ofertas, la evaluacin deber ser
realizada por un equipo compuesto de dos miembros como mnimo. El nmero real de personas del equipo de
evaluacin depender de la naturaleza, la complejidad y el valor de la actividad de adquisicin, pero normalmente no
debera superar las cinco personas. En todos los casos, excepto para las adquisiciones realizadas a travs del mtodo de
licitacin de las compras, el equipo de evaluacin debe incluir un oficial de adquisiciones tal y como se define en la
11
El trmino "presentacin de la oferta", junto con "oferta" o "licitacin", es un trmino genrico que se usa para
referirse a las ofertas, cotizaciones y propuestas recibidas por parte de un proveedor como respuesta a los documentos
licitatorios. En UNOPS, el trmino presentacin tambin se suele utilizar para referirse a una solicitud de adjudicacin
realizada a un CPC.

seccin 2.4 (normalmente la persona que ha gestionado el proceso de adquisicin desde la fase de licitacin) y un
presidente.
La autoridad de adquisiciones (PA) debe designar por escrito (por ejemplo, a travs de un correo electrnico) a los
miembros del equipo de evaluacin para ofrecer asesoramiento objetivo e independiente segn su conocimiento del
tema especfico en cuestin. La PA puede consultar al gerente de proyecto/solicitante sobre la identificacin de miembros
potenciales que cumplan estos requerimientos en particular cuando se requieran y se recomienden conocimientos
tcnicos. Solo en el caso de que se requiera, la PA tambin puede designar a una persona con conocimientos financieros
(por ejemplo, a un oficial de finanzas) para asistir al equipo de evaluacin durante la evaluacin financiera. Solo se
consideran como miembros del equipo de evaluacin aquellos que la PA haya designado formalmente y, por ejemplo,
esto no incluye al supervisor de los miembros del equipo de evaluacin.
Un individuo con experiencia, designado por la PA, debe presidir el equipo de evaluacin. La persona designada para
presidir el equipo de evaluacin debe tener al menos cinco aos de experiencia en el mbito de las adquisiciones,
profundos conocimientos sobre la adquisicin del requerimiento en cuestin y las habilidades interpersonales necesarias
para interactuar de forma eficiente con varias partes interesadas.
El equipo de evaluacin es un rgano colegiado que, en todo momento, debe intentar alcanzar el consenso en la decisin
final. Cuando, a pesar de todos los esfuerzos, no se pueda lograr el consenso, el presidente debe convocar el voto por
mayora para resolver un problema o desacuerdo. En caso de empate de votos, el presidente tendr el voto decisivo.
Cuando se haya conseguido llegar a una decisin final, los miembros del equipo la debern respetar.
En procesos de adquisiciones especialmente complejos (por ejemplo, con especificaciones complejas, ofertas de valores
elevados, criterios de poscualificacin complejos, etc.), se puede contratar a expertos externos en el tema para el equipo
de evaluacin. Todo experto externo contratado por UNOPS debe considerarse oficial de UNOPS a efectos de determinar
si UNOPS tiene la mayora en el equipo de evaluacin. Los representantes de la fuente de financiacin, de la organizacin
del cliente o los homlogos nacionales pueden ser designados como observadores o miembros del equipo de evaluacin
(esto es, con derecho a voto). En este ltimo caso, UNOPS debe representar la mayora en el equipo de evaluacin.
Los miembros del equipo y los observadores deben indicar inmediatamente si se encuentran en una situacin de
conflicto de intereses con alguno de los proveedores (por ejemplo, poseen acciones de la empresa del proveedor, tienen
parentesco con los proveedores, etc.), en cuyo caso deben solicitar que se les reemplace. Todos los miembros del equipo
de evaluacin y los observadores deben firmar una declaracin de confidencialidad y de ausencia de conflicto de
intereses antes de comenzar el proceso de evaluacin.
Tareas principales del presidente durante la evaluacin:
Desempear una funcin de facilitador en el equipo de evaluacin y resolver problemas o desacuerdos (si
corresponde);
Recordar a los miembros del equipo de evaluacin que sus deliberaciones son estrictamente confidenciales: no
debe divulgarse informacin sobre el contenido de las presentaciones de ofertas ni sobre el proceso de evaluacin
fuera del equipo de evaluacin. En particular: i) durante la evaluacin, el acceso a las ofertas queda restringido al
equipo de evaluacin y a los observadores; ii) la correspondencia con los licitantes se debe realizar a travs del
oficial de adquisiciones y no debe compartirse con ningn individuo que no forme parte del equipo de evaluacin.
Tareas principales del oficial de adquisiciones durante la evaluacin:
Obtener las firmas de las declaraciones de confidencialidad y de la ausencia de conflictos de inters del equipo de
evaluacin;
Instruir al equipo de evaluacin sobre su funcin y asegurarse de que est familiarizado con el proceso de licitacin
y los criterios de evaluacin;
Preparar matrices e informes de evaluacin;
Gestionar las aclaraciones de la evaluacin con los licitantes, si corresponde.
8.3 Criterios de evaluacin

Los criterios de evaluacin se dividen en las siguientes categoras, que se explican en el captulo 6 Licitacin y que se
evalan durante el proceso de evaluacin:
Criterios formales y de elegibilidad (consulte la seccin 6.5.3.1 Criterios formales y de elegibilidad): estos criterios
se evalan durante la seleccin preliminar (consulte la seccin 8.5 Seleccin preliminar)
Criterios tcnicos y de cualificacin (consulte la seccin 6.5.3.2 Criterios tcnicos y de cualificacin): estos criterios
se evalan durante la evaluacin tcnica (consulte la seccin 8.6 Evaluacin tcnica)

Criterios financieros (consulte la seccin 6.5.3.3 Criterios financieros): estos criterios se evalan durante la
evaluacin financiera (consulte la seccin 8.7 Evaluacin financiera).
8.4 Metodologa de evaluacin

Hay tres metodologas de evaluacin diferentes que dependen del mtodo de licitacin seleccionado, tal y como se
describe en la Tabla 6:
Tabla 6 | Metodologa de licitacin y mtodos de evaluacin
Mtodo de licitacin Metodologa de evaluacin

Compras Oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme
RFQ Oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme
ITB Oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos
RFP Anlisis acumulativo
Oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme

Este mtodo de evaluacin se usa cuando la licitacin se realiza mediante mtodos informales: compras o RFQ (consulte
las secciones 6.3.1 Compras y 6.3.2 Solicitud de cotizacin (RFQ)).
A efectos de ofrecer un mtodo ms flexible para seleccionar proveedores para adquisiciones de valores relativamente
bajos (inferiores a 50.000 USD), la metodologa de evaluacin permite que se tengan en cuenta varias consideraciones. La
metodologa "oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme" consiste en los siguientes pasos (que afectan en su
mayora a los RFQ, ya que para las compras estos pasos estn condensados):
1. La seleccin preliminar de cotizaciones, incluida una evaluacin sobre si las cotizaciones cumplen los criterios
formales y de elegibilidad que se indican en los documentos licitatorios;
2. La evaluacin tcnica de las cotizaciones, en la que se debe determinar qu cotizaciones cumplen
sustancialmente los criterios de cualificacin (si estn incluidos en el documento licitatorio) y con los criterios
tcnicos;
3. Evaluacin financiera: las cotizaciones que se consideren como tcnicamente conformes deben evaluarse en
funcin del precio ms bajo. Sin embargo, las ventajas tcnicas ofrecidas por una cotizacin con un precio ms
elevado pueden justificar, en algunos casos, la seleccin de una oferta que no sea la del precio ms bajo.
Adems, la modalidad de la RFQ permite la seleccin de la oferta ms aceptable desde un punto de vista tcnico
en los casos en los que ninguna de las ofertas recibidas cumpla sustancialmente con los requisitos, la
especificacin del requerimiento (para lo que en el marco de un ITB, la opcin sera volver a llevar a cabo una
licitacin);
4. La seleccin de un proveedor diferente al que ofrece el precio ms bajo requiere una justificacin adecuada:
debe documentarse en un expediente y en la solicitud de adjudicacin firmada por la PA correspondiente se
deben incluir las razones por las que no se elige la oferta de menor precio.
Oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos

Este mtodo de evaluacin se usa cuando la licitacin se realiza mediante un ITB (consulte la seccin 6.3.3 Llamado a la
licitacin (ITB)) y el precio sirve como el criterio de evaluacin predominante en base al que se adjudica un contrato. La
metodologa "oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos" consiste en los siguientes pasos:
1. La seleccin preliminar de las ofertas, incluida una evaluacin sobre si las ofertas cumplen con los criterios
formales y de elegibilidad que se indican en los documentos licitatorios. Todas las presentaciones de ofertas que
cumplan sustancialmente con los requisitos en esta fase se sometern a una evaluacin posterior (como se
indica a continuacin);
2. La evaluacin tcnica de las ofertas, en la que se determinar qu ofertas cumplen sustancialmente con los
criterios de cualificacin (si estos estn incluidos en el documento licitatorio) y los criterios tcnicos, y rechazo de
las ofertas que no cumplan con dichos criterios. nicamente se considerarn ofertas que cumplen
sustancialmente con los requisitos aquellas que ofertas que cumplan o excedan los criterios;
3. La evaluacin financiera de las ofertas, mediante la seleccin para la adjudicacin de la oferta evaluada ms baja
entre aquellas que cumplen sustancialmente con los requisitos, de conformidad con los criterios financieros que
se indican en el documento licitatorio.

Anlisis acumulativo
Este mtodo de evaluacin se usa cuando la licitacin se realiza mediante un RFP (consulte la seccin 6.3.4 Llamado a la
presentacin de propuestas (RFP)) y la evaluacin se basa en unos criterios diferentes al precio con el objetivo de
garantizar la relacin ptima costo-calidad. La metodologa "anlisis acumulativo" consiste en los siguientes pasos:
1. La seleccin preliminar de las propuestas, incluida una evaluacin sobre si las propuestas cumplen los criterios
formales y de elegibilidad que se indican en los documentos licitatorios. Todas las propuestas que cumplan
sustancialmente con los requisitos en esta fase se sometern a una evaluacin posterior (como se indica a
continuacin);
2. La evaluacin tcnica (criterios de cualificacin), en la que se determinar qu propuestas cumplen
sustancialmente con los criterios de cualificacin (si estos estn incluidos en el documento licitatorio), y rechazo
de las propuestas que no cumplan con dichos criterios. nicamente se considerarn propuestas que cumplen
sustancialmente con los requisitos aquellas propuestas que cumplan o excedan los criterios de cualificacin;
3. La evaluacin tcnica (criterios tcnicos), en la que se determinarn los puntos tcnicos logrados por cada
propuesta, de conformidad con el mximo de puntos asignados por cada criterio incluido en el documento
licitatorio. nicamente se considerarn propuestas que cumplen sustancialmente con los requisitos aquellas
propuestas que cumplan el umbral tcnico mnimo que se indica en el documento licitatorio (normalmente el
60% o el 70%);
4. Evaluacin financiera. Solo se abrirn las propuestas financieras de los oferentes que logren superar el umbral
tcnico mnimo. Se deben revisar las propuestas que superen el umbral para comprobar que no contienen
errores aritmticos (consulte la seccin 8.7 Evaluacin financiera). El nmero mximo de puntos asignados a la
propuesta financiera es el que est indicado en el documento licitatorio. Este nmero mximo de puntos se
asignar a la propuesta financiera ms baja. Las propuestas financieras de los dems oferentes se puntuarn en
proporcin inversa segn la siguiente frmula:
Puntos para la propuesta financiera que se est evaluando =
[Nmero mximo de puntos por la propuesta financiera] x [Precio ms bajo]
[Precio de la propuesta que se est evaluando]
Ejemplo: El nmero mximo de puntos para la propuesta financiera es 30. A o la oferta tiene el
menor precio (10 USD). A o la oferta recibe 30 puntos.
B o la oferta tiene un precio de 20 USD. B o la oferta recibe (10,00 USD/20,00 USD) X 30 =

15 puntos
5. Anlisis acumulativo. La propuesta que obtenga la puntuacin total ms alta tras sumar las puntuaciones de las
propuestas tcnicas y financieras es la que ofrece una relacin ptima costo-calidad y la que se debe
recomendar para la adjudicacin.
8.5 Seleccin preliminar

Con el objetivo de evitar dedicar ms recursos a la evaluacin de ofertas no vlidas, el equipo de evaluacin debe
eliminar las ofertas que contengan una desviacin material al comienzo del proceso de evaluacin mediante un examen
preliminar de las ofertas para ver si cumplen los criterios formales que estn estipulados en el documento licitatorio.
Adems, en esta fase, el equipo de evaluacin debe comprobar la elegibilidad de los licitantes de conformidad con los
criterios de elegibilidad que se indican en el documento licitatorio.
En la seccin 6.5.3.1se presentan ejemplos de criterios formales de cumplimiento.
El equipo de evaluacin debe rechazar las ofertas en las siguientes situaciones (consulte la seccin 8.8.1 Desviaciones y
8.9 Aclaraciones de los proveedores, en particular sobre los tipos de informacin que falta y que el proveedor debe tener
la oportunidad de proporcionar):
1. El licitante no es elegible, de conformidad con las disposiciones de la seccin 3.3;

2. La ausencia de la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta exigida, cuando corresponda; o si esta se ha
suministrado pero no cumple con los requerimientos de la cantidad o el perodo de validez. Un cambio en la
redaccin que sea coherente con el formato prescrito no es una desviacin significativa. Si hay dudas sobre la
autenticidad de la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta, el equipo de evaluacin debe ponerse en
contacto directamente con el banco emisor. Cuando el banco emisor no pueda confirmar que ha emitido la
garanta de sostenimiento o, a travs de otro medio, se confirme que se trata de un documento fraudulento, el

presidente del equipo de evaluacin debe informar inmediatamente al Grupo de Auditora Interna e
Investigaciones (IAIG) de conformidad con las disposiciones de la seccin 8.8.6;
3. La ausencia del formulario de presentacin de la oferta o propuesta o la falta de la firma del formulario de la
oferta cuando esto est especificado claramente en el documento licitatorio como un requerimiento. Un cambio
en la redaccin que sea coherente con el formato prescrito no es una desviacin significativa. Un signatario
debidamente autorizado debe firmar la oferta del proveedor para que esta sea jurdicamente vinculante. Si el
formulario de la oferta no incluye la firma exigida, y siempre y cuando la firma de un representante autorizado
aparezca en una carta de envo o en otro documento adjunto, y, en el caso de los ITB, la firma aparezca en el
documento en el que el precio total de la oferta est estipulado, UNOPS debe asumir que la omisin no fue
intencional. Sin embargo, el equipo de evaluacin debe preguntar al signatario debidamente autorizado para
confirmar inmediatamente que la oferta es jurdicamente vinculante y obtener la firma requerida y, en su caso,
UNOPS aceptar la oferta;
4. La ausencia de documentos no histricos, tal y como se exige en los documentos licitatorios. Un documento no
histrico es un documento relacionado especficamente con la licitacin y que no se espera que el licitante tenga
antes de que se emita el documento licitatorio, por ejemplo, una garanta de sostenimiento de oferta. En el caso
de que se exija un poder de representacin (POA), si no se dispone de uno vlido en la fecha de la firma de la
oferta, esta sera no conforme de forma sustancial. Si no se suministra un POA o si no es vlido o es defectuoso
del punto de vista tcnico, el oficial de adquisiciones deber comprobar si el licitante tiene en su poder un
documento histrico (es decir, un POA vlido preexistente a su favor) que podra hacer que se considere que la
oferta cumple sustancialmente.
5. La oferta no incluye pruebas de la aceptacin de las GCC de UNOPS u otras condiciones importantes, por
ejemplo, garanta de cumplimiento, garanta de bienes, plan de entregas y condiciones de pago;
6. Cuando se lleve a cabo un RFP, la informacin financiera se incluye en el sobre de la propuesta tcnica.
8.6 Evaluacin tcnica

Todas las presentaciones de ofertas que cumplen sustancialmente con los criterios formales y de elegibilidad segn la
seccin 8.5 Seleccin preliminar sern sometidas a una evaluacin tcnica que consiste en dos pasos: i) evaluacin de los
criterios de cualificacin (si estn incluidos en el documento licitatorio), y ii) evaluacin de los criterios tcnicos.
i. Evaluacin de los criterios de cualificacin
Si la licitacin incluye criterios de cualificacin (para ver ejemplos, consulte la seccin 6.5.3.2 Criterios de cualificacin ), se
deben evaluar en esta fase. Esto es para garantizar que el licitante est cualificado y es capaz de completar con xito el
contrato, es decir, la entidad cumple los requerimientos legales y regulatorios, tiene la capacidad y la experiencia tcnicas
mnimas y tiene capacidad financiera.
Cuando los criterios de cualificacin estn incluidos en un documento licitatorio, estos se evalan segn el principio
cumple/no cumple, independientemente de si estn incluidos en un RFQ, ITB o RFP.
ii. Evaluacin tcnica de las ofertas
Las ofertas recibidas en respuesta a un ITB se deben evaluar segn los criterios tcnicos especificados en el documento
licitatorio (especificaciones, trminos de referencia (TOR), descripcin de las obras (SOW) y otros requerimientos) segn el
principio cumple/no cumple y deben rechazarse cuando contienen una desviacin significativa, es decir, cuando las
especificaciones de los artculos cotizados varan en uno o ms aspectos significativos de las especificaciones tcnicas
mnimas exigidas y otros requerimientos.
En el caso de que se reciba un gran nmero de ofertas en respuesta a un ITB y esto provoque que la evaluacin tcnica
de todas las ofertas sea poco prctica, las ofertas se pueden evaluar en tandas para reducir el tiempo de evaluacin. En
estos casos, se debe llevar a cabo una verificacin aritmtica de todas las ofertas recibidas tras el examen preliminar y se
debe preparar una tabla que contenga los precios de las ofertas y sus precios corregidos. Tras eso, el equipo de
evaluacin puede decidir si admite para la evaluacin tcnica una tanda que contenga las ofertas ms bajas, tras la
correccin de los precios. El equipo de evaluacin decide el nmero de ofertas ms bajas, que normalmente es de tres a
cinco. De entre estas ofertas, la ms baja que se ajuste a los requerimientos tcnicos es tambin la ms baja de las
ofertas que se ajusta a los requerimientos tcnicos entre todas las ofertas. Si de esta primera tanta de ofertas no se
obtienen al menos tres ofertas que se ajusten a los requerimientos tcnicos, se admite una nueva tanda de las ofertas
ms bajas para la evaluacin tcnica, y as sucesivamente hasta reunir, al menos, tres ofertas que se ajusten a los
requerimientos tcnicos.

iii. b) Evaluacin tcnica de las propuestas
Las propuestas recibidas en respuesta a un RFP se deben valorar asignando puntos segn los criterios tcnicos de
conformidad con los puntos mximos asignados por criterio y de acuerdo a lo especificado en el documento licitatorio.
Si el licitante no obtiene el nmero mnimo de puntos exigido para cualificarse segn el umbral establecido en el
documento licitatorio (generalmente de un 60% o un 70%), se rechazar su propuesta tcnica. La propuesta financiera
correspondiente debe conservarse sin abrir en el expediente de adquisiciones. No obstante, se deben devolver las
garantas de sostenimiento de oferta. El oficial de adquisiciones a cargo del ejercicio de licitacin debe garantizar que la
garanta de sostenimiento de oferta incluida en cualquier presentacin de oferta no seleccionada se devuelva al licitante
inmediatamente despus de la adjudicacin del contrato al licitante seleccionado.
8.7 Evaluacin financiera

Todas las presentaciones de ofertas que cumplan sustancialmente los criterios de cualificacin y tcnicos que se indican
en la seccin 8.6 Evaluacin tcnica se sometern a la evaluacin financiera. La evaluacin financiera es un proceso que
consiste en comparar las ofertas con los criterios financieros estipulados en el documento licitatorio, as como en
determinar el precio en el que basar la evaluacin.
El precio es un criterio importante de evaluacin financiera, pero el peso del precio depende de la metodologa de
evaluacin (para ms informacin, consulte la seccin 8.4) y de los criterios financieros indicados en el documento
licitatorio y que pueden incluir un anlisis del costo total del ciclo de vida.
Los impuestos y los aranceles no se deben tener en cuenta para la evaluacin financiera, a menos que se incluya en los
documentos licitatorios, de conformidad con el prrafo i de la seccin 6.5.2 .
Antes de la evaluacin financiera, se deben corregir los errores aritmticos de la siguiente manera:
a) Si existe una discrepancia entre el precio unitario y el total de la partida que se obtiene al multiplicar el precio
unitario por la cantidad, el precio unitario debe prevalecer y el total de la partida se debe corregir, a menos que
UNOPS considere que hay un error evidente en la coma decimal del precio unitario, en cuyo caso el total de la
partida tal y como se cotiz prevalecer y el precio unitario se deber corregir;
b) Si hay un error en un total que corresponde a la suma o resta de subtotales, los subtotales prevalecern y se
deber corregir el total;
c) Si hay una discrepancia entre las palabras y las cifras, la cantidad expresada en palabras prevalecer, a menos
que la cantidad expresada en palabras est relacionada con un error aritmtico, en cuyo caso prevalecer la
cantidad en cifras sujeta a los prrafos a) y b) anteriores.
Una vez que se hayan corregido los precios, se deben evaluar los descuentos, cuando corresponda, y tambin se debe
realizar la conversin de monedas a una moneda base (como se especifica en el documento licitatorio).
Si el proveedor ofrece entregas anticipadas o descuentos por pago anticipado, esto no se mide en la evaluacin, a menos
que se indique claramente en el documento licitatorio. Si se ofrecen descuentos, se pueden utilizar; aunque el proveedor
debe seleccionarse segn el precio normal sin tener en cuenta los descuentos. Al realizar el pedido, se deben tener en
cuenta todos los descuentos disponibles.
Los descuentos por cantidad se tienen en cuenta en la evaluacin y se deben evaluar como una oferta separada. La
comparacin del precio final en una moneda nica debe tener en cuenta los errores corregidos, los descuentos por
cantidad y cualquier ajuste necesario.
Para la adquisicin de bienes, si las ofertas se recibieron bajo los Incoterms FCA y CPT, en el informe de evaluacin se
debe explicar cmo el equipo de evaluacin determin que el Incoterm seleccionado para la adjudicacin es el ms
beneficioso para UNOPS.
Durante la evaluacin financiera, se puede considerar que una desviacin es significativa en cualquiera de las siguientes
situaciones:
El licitante no acepta la correccin de precios requerida segn las condiciones del documento licitatorio;
Faltan componentes requeridos de los precios;
El licitante ofrece una cantidad menor a la solicitada.
Cuando se usa la metodologa de evaluacin del anlisis acumulativo (en un RFP), la puntuacin de la propuesta
financiera se calcula segn la frmula para la asignacin de puntos (vase 8.4.3 Metodologa del anlisis acumulativo).

Justificacin de la razonabilidad del precio
Una evaluacin financiera se debe realizar con el objetivo de justificar la razonabilidad del precio cotizado en la oferta
recomendada para la adjudicacin.
En general, siempre se recomienda la razonabilidad de la justificacin del precio para establecer la relacin costo-calidad;
sin embargo, es obligatoria cuando se han recibido menos de tres ofertas que cumplen sustancialmente los requisitos.
Esto es para asegurar que la comparacin de precios se realiza entre comparadores adecuados, esto es, los precios
tenderan a ser ms bajos de los licitantes que no cumplen con los requisitos (es decir, bienes y servicios de menor
calidad, plazos de entrega ms largos de lo exigido, etc.).
Las nicas excepciones a lo mencionado anteriormente se dan en el contexto de los ITB y en los casos en los que la no
conformidad se deba a aspectos que no afecten al precio, o lo hagan de forma muy marginal.
Se pueden utilizar varios comparadores para determinar si el precio es justo y razonable, tales como:
Comparacin con precios de mercado (es decir, precios ofrecidos por otros proveedores de productos o servicios
iguales o similares);
Comparacin con precios de LTA vlidos;
Precio histrico, es decir, comparar el precio actual con uno pagado en el pasado reciente para un producto igual o
similar;
Si la oferta es similar a la presentada a otro cliente comparable;
Si la oferta est hecha a medida, se verifica si el desglose de costos de la oferta demuestra que el precio es justo y
razonable.
Si despus del anlisis del precio/costo, el equipo de evaluacin no considera que el precio sea justo y razonable, UNOPS
procurar buscar competencia o negociar con el proveedor para intentar que baje el precio.
8.8 Otros aspectos de la evaluacin
Desviaciones
8.8.1.1 Desviaciones significativas

UNOPS debe mantener la equidad y la transparencia, as como garantizar que las ofertas se rechacen solo en caso de que
la desviacin de los requerimientos sea significativa. En algunos casos, una oferta que cumple sustancialmente con los
requisitos podra contener desviaciones no significativas que podran hacer que fuera una oferta que no cumple con los
requisitos. Sin embargo, a efectos de lograr una relacin costo-calidad, es importante no descalificar ofertas solamente
por una desviacin o desviaciones no significativa(s) (menores).
Una desviacin significativa es la que:
Afectara de cualquier manera sustancial el alcance, la calidad o el desempeo de los bienes y servicios
relacionados especificados en el contrato;
Limitara de cualquier manera sustancial, al contradecir a los documentos licitatorios, los derechos de UNOPS o las
obligaciones del licitante en virtud del contrato;
En caso de rectificarse, afectara injustamente la posicin competitiva de otros licitantes que tambin hubieran
presentado ofertas que se ajustan sustancialmente a los requisitos.
Con este fin, el presidente del equipo de evaluacin y el oficial de adquisiciones que tenga la responsabilidad del ejercicio
de adquisicin respectivo deben comprender bien lo que representa una desviacin significativa. Durante la evaluacin
de las ofertas, se debe actuar con coherencia al determinar si una desviacin es significativa. En el informe de evaluacin
se deben indicar las desviaciones que se hayan detectado durante cada paso del proceso de evaluacin.
8.8.1.2 Informalidades o irregularidades menores en las ofertas

Una informalidad o irregularidad menor es la que simplemente es una cuestin de forma y no de contenido. Tambin se
refiere a algn defecto no significativo en una oferta o a una variacin de una oferta de los requerimientos exactos que
se puede corregir o dispensar sin perjudicar a otros licitantes. En dichos casos, el defecto o la variacin no son
significativos cuando el efecto en el precio, la calidad o en la entrega es insignificante cuando se contrasta con el alcance
o el costo total de los bienes, servicios u obras que se adquieren. El equipo de evaluacin debe dispensar o dar al licitante
la oportunidad de corregir las deficiencias que resulten de una informalidad o irregularidad menor en una oferta, lo que
sea ms beneficioso para UNOPS.

Los ejemplos de informalidades o irregularidades menores incluyen el incumplimiento por parte de un licitante de lo
siguiente:
1. Presentar el nmero de copias de ofertas firmadas exigido en los documentos licitatorios;

2. Proporcionar la informacin exigida acerca del nmero de sus empleados;
3. Firmar el formulario de la oferta, pero solo bajo las disposiciones de la seccin 8.5 Seleccin preliminar;
4. Acusar recibo de una enmienda a una invitacin a presentar ofertas, pero solo si:
a) En la oferta recibida se indica con claridad que el licitante recibi la enmienda, como cuando la
enmienda agrega otro artculo a la invitacin y el licitante presenta una oferta sobre dicho artculo;
b) La enmienda implica solo una cuestin de forma o no tiene efecto alguno o simplemente tiene un
efecto insignificante en el precio, la cantidad, la calidad o la entrega del artculo sobre el que se realiza
la oferta.
8.8.1.3 Errores administrativos aparentes

Tras la apertura de las ofertas, el equipo de evaluacin debe examinar todas las ofertas para comprobar si tienen
errores. El oficial de adquisiciones puede corregir los errores administrativos aparentes antes de la adjudicacin, siempre
que primero obtenga una verificacin de la oferta prevista del licitante. A continuacin se presentan algunos ejemplos de
errores aparentes:
a) Errores evidentes en el clculo del precio total: los precios unitarios prevalecern cuando se hayan cometido
errores en el clculo total;
b) Discrepancia evidente entre las cantidades expresadas en nmeros y las expresadas en palabras, en cuyo caso
la cantidad en palabras prevalecer;
c) Colocacin incorrecta evidente de la coma decimal;
d) Descuentos incorrectos evidentes (por ejemplo, 1%, 10 das; 2%, 20 das; 5%, 30 das);
e) Inversin evidente del precio FOB de destino y el precio FOB de origen;
f) Error evidente en la designacin de unidades.
Si el equipo de evaluacin considera que se ha cometido un error y el licitante, formalmente y de buena fe, confirma el
error, la cuestin se debe procesar de conformidad con los siguientes procedimientos antes de celebrar la evaluacin
final y la adjudicacin:
Se realizar la correccin de la oferta adjuntando la verificacin del licitante a la oferta original y de una copia de la
verificacin en el duplicado de la oferta. La correccin no se debe realizar en la portada de la oferta, sino que debe
quedar reflejada en el documento de adjudicacin.
La correccin de las ofertas presentadas por intercambio de datos electrnicos se realizar mediante la inclusin en el
expediente de licitacin electrnico la oferta original, la solicitud de verificacin y la verificacin del licitante. Como se ha
indicado, la correccin debe quedar reflejada en el documento de adjudicacin.
8.8.1.4 Errores aparentes en el precio

UNOPS no se hace responsable de los errores de precio que cometan los licitantes. No obstante, UNOPS debe verificar
los precios en los casos en los que crea que se ha incurrido en un error (por ejemplo, precio demasiado bajo o demasiado
alto de un artculo en especfico). En ese caso, se debe informar al proveedor de que est prohibida la revisin del precio
original y de que la no conformidad resultar en el rechazo de la oferta. Si el proveedor confirma que el precio original es
correcto, la evaluacin puede proseguir. Si el proveedor reconoce que el precio es incorrecto, se debe rechazar la oferta
para respetar los principios de trato justo y equitativo de todos los proveedores. La comunicacin con el proveedor debe
realizarse por escrito y archivarse en el expediente con el objetivo de facilitar las auditoras.
8.8.1.5 Ofertas/propuestas anormalmente bajas

Una oferta/propuesta anormalmente baja es la que presenta un precio tan irrazonablemente bajo en relacin con el
alcance, la metodologa y los requerimientos y la solucin tcnica que suscita dudas al equipo de evaluacin sobre la
capacidad del licitante para ejecutar el contrato con xito.
En caso de que se detecte una oferta/propuesta anormalmente baja, el oficial de adquisiciones debe solicitar
aclaraciones por escrito al licitante, incluido un anlisis detallado de los precios de la oferta/propuesta en correlacin con
el alcance, la metodologa propuesta, el plan y la distribucin de los riesgos y las responsabilidades.

Tras la evaluacin de la informacin y los anlisis detallado de precios presentados por el licitante, el equipo de
evaluacin puede:
a) Aceptar la oferta/propuesta;
b) Si corresponde, exigir que el licitante aumente el importe de la garanta de cumplimiento a expensas del licitante
hasta una cantidad que sea suficiente para proteger a UNOPS ante la prdida financiera en caso de
incumplimiento del licitante seleccionado en virtud del contrato; o
c) Rechazar la oferta/propuesta.
8.8.1.6 Documentos que falten

Los licitantes pueden presentar en la fase de evaluacin, y de conformidad con lo establecido en la seccin 8.8.2
Aclaraciones de los proveedores, nicamente los documentos histricos o las versiones originales de los documentos que
ya se hayan suministrado, con la excepcin de los documentos que deban presentarse en formato original antes de la
finalizacin del plazo de recepcin de ofertas, por ejemplo, garanta de sostenimiento de oferta.
Aclaraciones de los proveedores

Las ofertas se evaluarn sobre la base de la informacin proporcionada en la oferta. Sin embargo, tras la presentacin de
las ofertas y despus del examen preliminar, a veces se requieren aclaraciones de los licitantes sobre las ofertas para
llevar a cabo un proceso de evaluacin apropiado. El objetivo de dichas aclaraciones es aclarar cualquier aspecto de la
oferta, no aadir o suprimir aspectos de la misma ni modificar ninguna de sus partes de otra forma.
La aclaracin se puede llevar a cabo en varias fases del proceso de evaluacin y revisin de la presentacin de ofertas,
segn si se ha detectado la necesidad de una aclaracin en el ITB (sistema de un sobre) o en la propuesta tcnica y/o
financiera de un RFP. Solo el oficial de adquisiciones del equipo de evaluacin tiene la autorizacin para solicitar
aclaraciones de licitantes durante el proceso de evaluacin.
El trmino aclaracin, tal como se usa en esta seccin, se refiere a la comunicacin con un licitante con el nico
objetivo de eliminar irregularidades menores, informalidades, o errores administrativos aparentes en la oferta. Durante
el proceso de aclaracin, no se puede proporcionar al licitante informacin sobre las ofertas de otros proveedores
potenciales. Solicitar aclaraciones de los proveedores tras la recepcin y la apertura de las ofertas no se debe confundir
con la modificacin de las ofertas antes de la fecha lmite para su presentacin (vase 7.2.1 Modificacin de la
presentacin de ofertas).
Puede darse el caso de que una misma persona represente a varias empresas en la apertura pblica de las ofertas.
Cuando se enven consultas a los licitantes durante la evaluacin de las ofertas, no debe copiarse en el mensaje a la
persona que asisti a la apertura de ofertas en nombre del licitante, ya que el representante del licitante podra enviar la
consulta a un competidor. La consulta solo se debe enviar al licitante. No obstante, se considera aceptable para UNOPS
informar al representante de que se ha enviado una consulta al licitante o a los licitantes que representa para que estos
puedan darle seguimiento directamente. Sin embargo, no se debe compartir el contenido de la consulta con el
representante del licitante.
Es importante conceder a los licitantes un plazo razonable cuando se les solicita que presenten las aclaraciones o la
informacin o documentos histricos que falten. Una vez que haya vencido el plazo sin una respuesta satisfactoria, el
equipo de evaluacin debe rechazar la oferta. Toda la correspondencia con los proveedores se realizar por escrito (se
aceptan correos electrnicos) y debe formar parte del expediente de la adquisicin.
Evaluacin de lotes
Cuando en la seccin "Detalles e instrucciones para los licitantes" del documento licitatorio se indique que la evaluacin
se realizar por lotes (consulte la seccin 6.5.2 Detalles e instrucciones para los licitantes), la evaluacin se debe llevar a
cabo de conformidad con las disposiciones que se indican en la seccin de los criterios de evaluacin del documento
licitatorio, en la que se incluir informacin sobre cmo UNOPS adjudicar los lotes cuando un proveedor no cumpla con
todos los criterios de cualificacin (por ejemplo, capacidad, requerimientos de volumen de ventas, etc.) para todos los
lotes para los que se ha recomendado al licitante para la adjudicacin de conformidad con la metodologa de evaluacin
que se indica en el documento licitatorio. Para ms informacin, consulte la seccin 6.5.3.2 Criterios tcnicos y de
cualificacin).

Revisin de las ofertas recibidas en situaciones de contratacin directa o
de una fuente nica
Cuando est justificada la contratacin directa bajo una fuente nica (consulte la seccin 6.8 Excepciones a la licitacin
competitiva o a los mtodos formales de licitacin) y se haya solicitado una oferta de conformidad con la seccin 6.6.6, se
debe evaluar dicha oferta.
El objetivo de tal evaluacin es evaluar si la oferta es de una calidad aceptable con un precio que se pueda justificar. Para
garantizar la calidad de la oferta, esta se debe evaluar segn el principio cumple/no cumple y la oferta solo se aceptar si
se considera que cumple sustancialmente con los requisitos. La evaluacin la debe llevar a cabo un equipo de evaluacin
que est formado segn lo establecido en la seccin 8.2 Equipo de evaluacin.
Segn el proceso de evaluacin, las negociaciones se suelen recomendar en situaciones de contratacin directa con el
objetivo de garantizar una relacin ptima costo-calidad. Para ms informacin, consulte la seccin 8.9 Negociaciones .
Protestas y reclamos
Las respuestas a las protestas y los reclamos formulados por los licitantes durante (y despus) del proceso de evaluacin
deben ser coherentes con lo que se puede y no se puede divulgar, tal y como est indicado en el documento licitatorio.
Segn la naturaleza de las protestas y los reclamos recibidos, el presidente del comit de evaluacin debe plantearse
solicitar asesoramiento al asesor jurdico antes de responder. Cuando una protesta parezca inapropiada, el presidente
debe enviar siempre las protestas inmediatamente al responsable de la unidad operacional de UNOPS pertinente.
Indicios de posibles prcticas prohibidas

Cuando se lleva a cabo la evaluacin de las presentaciones de ofertas, el panel de evaluacin debe cerciorarse de que no
haya indicio de fraude, colusin o de acciones sospechosas por parte de algunos licitantes, incluidos las que podran
sealar la existencia de un cartel.
A continuacin se presentan algunas seales de alerta usuales que indican el riesgo de posibles prcticas prohibidas.
Patrones de posible fraude:
Las garantas de sostenimiento de oferta/propuesta que se han presentado muestran irregularidades aparentes
(por ejemplo, logos o nombres o bancos emisores);
Los certificados de registro presentan incoherencias, por ejemplo, en lo que se refiere a la fecha, a la institucin de
registro, etc. o cambios frecuentes del nombre de la empresa;
Los certificados de calidad han sido emitidos por proveedores dudosos;
La informacin bancaria ofrecida en el formulario del proveedor est a nombre de un individuo y no de una
empresa.
Es difcil detectar los patrones de colusin porque los acuerdos son secretos por naturaleza. Esto puede incluir la
manipulacin de licitaciones (competidores que acuerdan de antemano cul presentar la oferta ganadora) y la fijacin
de precios (acuerdo por competidores para aumentar, fijar o mantener el precio de los bienes o servicios), como se
explica a continuacin.
Patrones de posible manipulacin de las licitaciones (bid-rigging):
Los proveedores que presentan las ofertas son siempre los mismos y parece que se turnan para que cada vez una
de ellas sea el licitante seleccionado.
Algunas ofertas son mucho ms altas que las listas de precios publicadas, que las ofertas anteriores hechas por las
mismas empresas o que los costos estimados;
Una empresa parece que est haciendo ofertas sustancialmente ms altas en algunos procesos de licitacin que
en otros, sin diferencias de costo aparentes que expliquen esta disparidad;
Los precios de la oferta bajan cuando un licitante nuevo o poco frecuente presenta una oferta;
Un licitante seleccionado subcontrata trabajo a competidores que presentaron ofertas que no fueron
seleccionadas para el mismo proyecto;
Una empresa retira su oferta seleccionada y, posteriormente, el nuevo contratista seleccionado subcontrata a esta
empresa;
Los planes estn divididos entre los licitantes; es decir, un licitante presenta la oferta ms baja para el plan 1, el
otro para el plan 2, etc.; o un licitante cotiz para el plan 1 solo y el otro para el plan 2 solo, etc.;

Licitantes diferentes presentan garantas bancarias que ha emitido el mismo banco y tienen nmeros de referencia
casi idnticos, por ejemplo, A-123 y A-124;
La informacin sobre la propiedad y la gestin respecto a varios licitantes muestran que estos tienen al mismo
personal clave como directores, asociados, propietarios, etc.
Patrones de posible fijacin de precios:
Los precios idnticos de varios licitantes, especialmente cuando los precios son idnticos durante perodos largos
de tiempo y los precios eran diferentes antes;
Los incrementos de precio no parecen estar justificados por un aumento de los costos;
Se eliminan los descuentos, especialmente en un mercado en el que siempre se han hecho descuentos;
Las propuestas o los anexos de ofertas presentados por licitantes diferentes contienen irregularidades (como
clculos idnticos o errores de ortografa), escritura, papel y sobres similares. Esto puede indicar que el licitante
designado de la oferta ms baja puede haber preparado parte o toda la oferta del licitante que no fue
seleccionado;
Los documentos de la oferta o de precio contienen correcciones hechas con lquido corrector u otras alteraciones
fsicas que indican cambios de ltimo momento en los precios.
Una empresa presenta una oferta cuando es incapaz de ejecutar con xito el contrato (probablemente una oferta
complementaria).
Cuando existe un indicio de una posible prctica prohibida, los oficiales de adquisiciones deben informar sobre dicho
indicio de conformidad con las disposiciones y los mecanismos de denuncia que se establecen en la seccin 1.5.3.1. A
menos que la presunta prctica prohibida sea totalmente obvia, el equipo de evaluacin no debe rechazar las ofertas
recibidas hasta que el Grupo de Auditora Interna e Investigaciones (IAIG) realice una primera evaluacin del caso. Si IAIG
lleva a cabo una investigacin formal (porque hay pruebas suficientes para confirmar las alegaciones), el equipo de
evaluacin, tras debatirlo con la PA (y el Director del Grupo de Adquisiciones, si corresponde) puede decidir rechazar
dichas ofertas, sin esperar al resultado de la investigacin completa de IAIG y la determinacin del Comit de revisin de
proveedores (VRC).
Mejor oferta final (BAFO)

La BAFO es un paso opcional en la seleccin de ofertas cuyo objetivo es aumentar la competencia y, as, garantizar una
relacin ptima costo-calidad para UNOPS.
La BAFO solo se puede aplicar en los siguientes contextos:
El ITB (basado en "la oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos"): cuando las ofertas
evaluadas ms bajas, que cumplen sustancialmente con los requisitos son por el mismo precio exactamente y
UNOPS no puede determinar un ganador.
El RFP (basado en la metodologa del "anlisis acumulativo"): cuando ms de una propuesta logra el mismo
nmero exacto de puntos en el anlisis acumulativo, es decir, tras sumar el total de puntos tcnicos y financieros.
En dichos contextos, el objetivo de la BAFO es que UNOPS pueda tomar una decisin sobre la seleccin y no debe
confundirse con las negociaciones, de conformidad con la seccin 8.9.
Cuando se renan las condiciones para solicitar una BAFO, el oficial de adquisiciones debe emitir un requerimiento por
escrito a todos los licitantes elegibles para que presenten su BAFO como un complemento a su oferta/propuesta inicial
hasta la finalizacin de un plazo comn especificado. Se debe informar a los proveedores de que no pueden cambiar las
especificaciones del producto/servicios/obras ofrecidos o ni ninguna de las condiciones de la oferta (plazos y condiciones
de entrega, condiciones especiales, etc.) y de que solo se puede modificar el precio. La solicitud de presentar una BAFO
no debe contener informacin con respecto a la evaluacin ni sobre las posibilidades de adjudicacin del contrato. Los
licitantes deben disponer de un plazo razonable para presentar la BAFO teniendo en cuenta la complejidad de la accin
de adquisicin y deben presentar su respuesta a la solicitud de la BAFO como se indica.
Una vez recibidas las BAFO de los licitantes, el equipo de evaluacin debe actualizar la evaluacin financiera de las
ofertas, como corresponda, y debe hacer una comparacin final de las ofertas en competencia de conformidad con la
metodologa de evaluacin que se indica en el documento licitatorio.

8.9 Negociaciones
Las negociaciones son las discusiones que se mantienen con un proveedor potencial despus de la seleccin pero antes
de la adjudicacin del contrato, con el objetivo de garantizar una relacin ptima costo-calidad para UNOPS sin
transgredir el principio de trato equitativo y justo de todos los proveedores 12.
Normalmente, UNOPS no entabla negociaciones, pero puede haber circunstancias que justifiquen esta prctica, como se
describe en esta seccin.
Al entablar negociaciones se deben seguir los siguientes procedimientos:
Como mnimo, dos miembros del personal de UNOPS deben participar en todas las negociaciones con
proveedores. Entre los dos miembros del personal, uno debe ser el oficial de adquisiciones o el presidente
designado por el equipo de evaluacin del proceso de adquisicin y contar con conocimientos tcnicos sobre los
requerimientos, en particular para los procesos de obras debido a la gestin del riesgo, ya que podran surgir
cuestiones tcnicas especializadas que tratar;
Se recomienda que, antes del comienzo de las negociaciones, el equipo de negociacin prepare un breve resumen
de los resultados esperados de la negociacin (que no deben compartirse con el licitante) y que cada individuo
reciba funciones y responsabilidades especficas durante el proceso;
Las negociaciones son confidenciales entre UNOPS y el proveedor, y ninguna parte puede revelar informacin
relacionada con las negociaciones. Se debe informar a los proveedores sobre esto antes de comenzar las
negociaciones;
El resultado de las negociaciones se debe registrar en una nota en el expediente;
Siempre que sea posible, las negociaciones se deben celebrar en las instalaciones de UNOPS.
a) Negociaciones tras un mtodo formal de licitacin (ITB o RFP)
El objetivo de las negociaciones es garantizar que la oferta tcnica se ajusta a los requerimientos y que la propuesta
financiera es competitiva en todos los aspectos del precio. Durante las negociaciones se deben indicar al proveedor todas
las deficiencias que haya en la oferta. El proveedor debe tener la oportunidad de realizar ajustes en la propuesta para
mejorar y especificar de forma ms clara los contenidos de la misma. Sin embargo, no se pueden cambiar los
requerimientos bajo ninguna circunstancia (especificaciones/TOR/SOW). Si se cambian los requerimientos de manera
significativa, se debe cancelar el proceso competitivo y se debe iniciar un nuevo proceso de licitacin sobre la base de los
requerimientos revisados.
Las negociaciones tras un mtodo formal de licitacin (ITB o RFP) no deben usarse casi nunca y solo se pueden llevar a
cabo si:
i. As est establecido en el documento licitatorio;

ii. Se llevan a cabo solo con el proveedor seleccionado para la recomendacin de la adjudicacin, esto es:
Para los ITB: con el licitante que presente la oferta evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con
los requisitos;
Para los RFP: con el licitante que presente la propuesta con la puntuacin ms alta tras el anlisis
acumulativo de las propuestas tcnica y financiera.
Las negociaciones con los dems licitantes no estn permitidas.
iii. Si hay una causa probable. Se debe ofrecer una justificacin adecuada que explique la razn por la que se llevan
a cabo las negociaciones en el caso particular. No se pueden realizar negociaciones, bajo ninguna circunstancia,
12
En el caso improbable de que tras la adjudicacin del contrato tengan lugar negociaciones sobre los precios o una
reduccin del alcance, el CPC y/o la PA que adjudica el contrato debe mantenerse al corriente del resultado de las
negociaciones, mediante la presentacin de las actas de las negociaciones u otros documentos escritos de los debates
con el objetivo de garantizar que no altera de forma significativa el alcance y los precios originales de los licitantes. Estos
documentos por escrito completan los registros y garantizan un registro de auditora correcto. En dicho caso, si la
adjudicacin original se hizo por X USD bajo las negociaciones y las negociaciones dan como resultado una reduccin del
precio de Y USD, se considera que la adjudicacin se ha confirmado con un precio de X-Y USD, y ser necesario solicitar
una adjudicacin de conformidad con las reglas normales en el caso de que ms tarde se pretenda aumentar la
adjudicacin a una cantidad superior a X-Y USD.

con el nico propsito de reducir precios, ya que esto contravendra el principio de trato justo y equitativo de
todos los proveedores.
A continuacin se presentan algunas situaciones de causas probables para llevar a cabo las negociaciones tras un
mtodo formal de licitacin:
a) El presupuesto est restringido, es decir, el presupuesto disponible no es suficiente para adquirir el o los
artculo(s) requeridos. No obstante, esto excluye una reduccin significativa de los requerimientos, esto es,
debido a la reduccin del alcance si altera significativamente el alcance y los precios originales presentados por
los licitantes;
b) La oferta o propuesta seleccionada ofrece servicios o equipo adicionales que no se requeran en el documento
licitatorio;
c) La cantidad marginal aumenta, lo que lleva a descuentos por cantidad, es decir, la cantidad licitada se puede
incrementar, pero requerira negociaciones con el proveedor seleccionado. Sin embargo, en casos en los que la
cantidad se incremente sustancialmente, o si es probable que el precio de mercado de los bienes baje o puede
que ya haya bajado sustancialmente entre el plazo para la presentacin de las ofertas y la fecha de conclusin
de la evaluacin, entonces debera plantearse una nueva licitacin.
d) Las tarifas de dietas (DSA), los costos de viaje, etc. no estn en consonancia con las tarifas estndares; o
e) Hay menos de tres ofertas o propuestas que cumplen con los requerimientos o, despus del anlisis de
conformidad con la seccin 8.7.1 Justificacin de la razonabilidad del precio, el equipo de evaluacin ha
concluido que el precio ofrecido no es razonable.
f) Negociaciones de contratos propuestos en situaciones de una fuente nica bajo la contratacin directa.
En los casos en los que la contratacin directa est justificada, normalmente se recomiendan las negociaciones para
asegurar que se consigue una relacin ptima costo-calidad. Dado que no se ha celebrado un proceso de licitacin
competitivo, UNOPS no tiene ninguna prueba directa que indique que el producto ofrece una calidad y un precio
aceptables. Puesto que no se ha llevado a cabo ninguna comparacin de ofertas en el proceso de evaluacin, UNOPS
necesita realizar todos los esfuerzos para justificar la seleccin y asegurar la razonabilidad del precio intentando obtener
las condiciones ms favorables para cada aspecto de la oferta del proveedor. Algunas de las actividades clave que se
deben realizar antes de las negociaciones son: estudios apropiados de costos, investigacin de mercado, consultas con
expertos y verificacin de las referencias del cliente.
8.10 Recomendacin
Informe de evaluacin
Los resultados de la evaluacin deben quedar documentados en un informe de evaluacin. El nivel de detalle del informe
de evaluacin debe ser proporcional a la complejidad del proceso y se debe hacer uso de las plantillas de UNOPS.
Aunque se considera que el uso de tablas de evaluacin es una buena prctica, no es obligatorio para mtodos
informales de licitacin, tales como las compras y la RFQ.
El informe de evaluacin debe contener la fecha, identificar el proceso al cual se refiere y el nombre de cada signatario
debe figurar impreso bajo la firma. Todos los miembros del equipo de evaluacin deben firmar dicho informe, y al menos
dos miembros del equipo de evaluacin deben poner sus iniciales en cada pgina (excepto en los anexos histricos como
el ITB/RFP, las enmiendas, las notas de aclaracin, etc.) y guardarlo en el expediente para consultarlo en el futuro.
El informe de evaluacin ser utilizado ms adelante como la base para la recomendacin de la adjudicacin. Un informe
de evaluacin debe contener un resumen del proceso de evaluacin, as como detalles de los pasos de evaluacin
llevados a cabo y los criterios clave, es decir, el examen preliminar, la evaluacin tcnica y financiera. En particular,
cuando el mtodo de licitacin es el RFP, la seccin de la evaluacin tcnica debe incluir una descripcin clara que
respalde la puntuacin concedida a cada propuesta tcnica. Todos los rechazos, incumplimientos y aclaraciones de las
ofertas deben indicarse claramente, as como una lista con la clasificacin final de las ofertas y el razonamiento detrs de
la seleccin de la oferta seleccionada.
Todas las ofertas que no fueron seleccionadas deben guardarse en el expediente de adquisiciones. No obstante, se
deben devolver las garantas de sostenimiento de oferta. El oficial de adquisiciones a cargo del ejercicio de licitacin debe
garantizar que la garanta de sostenimiento de oferta incluida en cualquier presentacin de oferta no seleccionada se
devuelva al licitante inmediatamente despus de la adjudicacin del contrato al licitante seleccionado. Los licitantes que
no sean seleccionados sern notificados tan solo despus de que el contrato sea adjudicado y todos los documentos del
contrato estn debidamente ejecutados.

En el caso en que la metodologa de evaluacin sea oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme u oferta
evaluada ms baja, que cumple sustancialmente con los requisitos se debe prestar especial atencin para garantizar
que los motivos para descalificar ofertas con precios ms bajos que la oferta seleccionada se enuncien claramente en el
informe.
Adems, el informe debe incluir una declaracin en la que se confirme la razonabilidad del precio (consulte la seccin
8.8.3 Justificacin de la razonabilidad del precio), cuando corresponda.
El informe de evaluacin es un documento confidencial y no se debe distribuir a personas que no participen en el

proceso de adquisicin respectivo.
Verificaciones de antecedentes
Una vez terminada la evaluacin, pero antes de la adjudicacin, UNOPS debe llevar a cabo una verificacin de los
antecedentes y de la diligencia debida del licitante recomendado para la adjudicacin para verificar que el licitante
cumple con los criterios enunciados en el documento licitatorio o con lo que corresponda segn la naturaleza del proceso
de adquisicin, y puede rechazar a un licitante sobre la base de los resultados de esta verificacin, la cual debe
documentarse.
El oficial de adquisiciones de UNOPS a cargo del proceso de adquisicin debe archivar las acciones de verificacin de
antecedentes especficas que se han llevado a cabo y los resultados de las mismas en el documento para la solicitud de la
adjudicacin para que, al aprobar la adjudicacin, la PA compruebe que se ha llevado a cabo una verificacin de los
antecedentes del proveedor con la diligencia debida.
Las verificaciones de antecedentes se llevarn a cabo segn un enfoque escalonado de riesgos, con requerimientos
mnimos para todos los contratos de UNOPS, y verificaciones avanzadas para situaciones de riesgo ms alto. En este
contexto, "riesgo ms alto" se define como el CPI (ndice de percepcin de la corrupcin) en el pas del proveedor; el
importe de la adjudicacin actual (ms las adjudicadas al mismo proveedor en los ltimos 12 meses); y las condiciones
especficas del mercado, por ejemplo, el historial del fraude y la colusin del proveedor en las licitaciones de
adquisiciones pblicas y de las Naciones Unidas. Las verificaciones avanzadas de antecedentes son obligatorias para las
adjudicaciones que se produzcan: a) cuando un proveedor est basado en un pas con un CPI igual o inferior a 50 puntos;
b) el importe de la adjudicacin actual sea igual o superior a 250.000 USD; y c) sea la primera vez que UNOPS contrata al
proveedor. Sin embargo, las verificaciones avanzadas de antecedentes tambin se pueden llevar a cabo para importes
inferiores y en otras circunstancias, si es necesario.
Requerimientos mnimos de la verificacin de antecedentes:
Verificar la existencia y el estatus del licitante buscando en internet, comprobando la pgina web de la empresa o,
si corresponde, llamando a los nmeros de telfono de la oficina especificados;
Verificar que el proveedor est constituido legalmente mediante la solicitud de un certificado por escrito u otra
prueba documental del proveedor (si esto no se ha verificado ya durante la evaluacin tcnica de la oferta o esta
informacin ya aparece en el perfil del proveedor en UNGM o oneUNOPS);
Asegurarse de que el proveedor no es inelegible (si esto no se ha comprobado ya durante el examen preliminar de
las ofertas) segn las disposiciones que se establecen en la seccin 3.3 Inelegibilidad de los proveedores;
Comprobar que el licitante no tiene reclamos, disputas o asuntos contenciosos pendientes (consulte la seccin
8.10.3 Proveedores con disputas, reclamos o asuntos contenciosos pendientes).
Las verificaciones avanzadas de antecedentes pueden incluir algunos de los siguientes requerimientos (o todos), segn el
caso, y tras haberlo consultado con la PA:
Verificar la informacin que contienen los registros de la empresa, incluida la informacin corporativa importante
como la fecha de constitucin, los accionistas que haba en un principio y que hay en la actualidad, el capital social,
la informacin de los representantes legales y los cambios del nombre de la empresa;
Verificar con el emisor la autenticidad de la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta;
Verificar con el fabricante el formulario de autorizacin del fabricante que se ha presentado;
Verificar el resto de documentacin proporcionada, como los certificados de los sistemas de gestin de calidad;
Verificar los estados financieros proporcionados, inclusive: a) comprobar que el auditor nombrado existe y que se
ha llevado a cabo dicha auditora; b) comprobar que los estados financieros presentados en las ofertas anteriores
son coherentes con los presentados en esta licitacin, si corresponde;
Verificar la solidez financiera de la empresa, inclusive a travs de informes externos como los de la empresa Dun &
Bradstreet.

Comprobar las evaluaciones de desempeo del proveedor (SPE) anteriores en contratos de UNOPS anteriores, si
corresponde (consulte la seccin 13.2.7 Evaluacin del desempeo del proveedor);
Comprobar las referencias presentadas para trabajos anteriores;
Llevar a cabo una visita previa a las instalaciones de los licitantes para asegurarse, por ejemplo, de que poseen el
equipo adecuado (por ejemplo, equipo de construccin para la adquisicin de obras o infraestructura informtica
para los requerimientos informticos o de programas informticos). Los licitantes deben permitir a los
representantes de UNOPS que accedan a sus instalaciones a cualquier hora razonable para inspeccionar las
instalaciones del licitante, si es necesario, y suministrar la documentacin relacionada como se solicite;
Comprobar el historial de litigios.
Proveedores con reclamos, disputas y asuntos contenciosos pendientes

En el caso de que UNOPS tenga una disputa, reclamo u otro asunto contencioso pendiente con un proveedor que, o bien
comprometa o ponga en duda la capacidad de ese proveedor para ejecutar el contrato, o bien el desempeo pudiera ser
incoherente con la resolucin efectiva de toda disputa, el Director del Grupo de Adquisiciones, tras la consulta con el
Asesor jurdico, puede ordenar a todos los miembros del personal de UNOPS que eviten las acciones de adquisiciones
con dicho proveedor hasta que la cuestin se haya resuelto o se considere que ya no es contenciosa.
La PA tiene la responsabilidad de asegurarse de que no se incluye a dicho proveedor en las acciones de adquisicin de
UNOPS y de que no se adjudican contratos al proveedor. Cada jefe de unidad operacional de UNOPS tiene la
responsabilidad de informar al Director del Grupo de Adquisiciones de toda disputa, reclamo u otra cuestin contenciosa
entre un proveedor y las unidades de UNOPS respectivas. El Grupo de Adquisiciones aadir dicha reclamo, disputa o
asunto contencioso al registro de reclamos de UNOPS.
El Director del Grupo de Adquisiciones tomar las medidas necesarias para resolver el caso. Una vez que la disputa, el
reclamo o el asunto contencioso se haya resuelto, el Director del Grupo de Adquisiciones debe notificar a todos los
miembros pertinentes del personal de UNOPS, as como al proveedor en cuestin, sobre los plazos y el alcance en que se
tendr en cuenta al proveedor para futuras actividades de adquisicin de UNOPS.
Directrices Directrices sobre el costo total del ciclo de vida (en ingls)
Verificacin de los antecedentes del proveedor (en ingls)
Plantillas Confidencialidad/no conflicto de inters affidavit para miembros del grupo de

evaluacin
Confidencialidad/no conflicto de inters affidavit para observadores del grupo de
evaluacin
Solicitud de composicin del comit de evaluacin
Tablas del informe de evaluacin de ofertas
Tablas del informe de evaluacin de propuestas
Informe de evaluacin de ofertas
Informe de evaluacin de propuestas
Otros recursos de utilidad ndice de Percepcin de Corrupcin (Transparencia Internacional)

9
REVISIN DEL
PROCESO DE
ADQUISICIN
PASO 7
9 Revisin del proceso de adquisicin

Todas las actividades de adquisicin deben someterse a un proceso de revisin antes de la adjudicacin que, de
conformidad con el Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR) de UNOPS, es la autorizacin
otorgada por el personal autorizado para establecer un compromiso (para ms informacin, consulte el captulo 10
Adjudicaciones).
El proceso de revisin debe garantizar que se haya obtenido la autorizacin adecuada para comprometer fondos; que se
protejan los intereses de UNOPS y sus clientes; y que las actividades de adquisicin se lleven a cabo de conformidad con
el FRR y las normas y procedimientos pertinentes de UNOPS y se ajusten a las prcticas operacionales lderes
reconocidas.
9.1 Organizacin de la revisin de las adquisiciones

En UNOPS, la revisin de las adquisiciones la pueden llevar a cabo las siguientes figuras: a) la autoridad de adquisiciones
(PA) directamente, o b) un revisor de adquisiciones antes de la adjudicacin de la PA (consulte la seccin 2.5 Autoridad de
adquisiciones (PA)); o c) un Comit de contratos y propiedad (CPC), segn el alcance de la revisin (consulte la seccin 9.4
Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC)).
El Comit de Contratos y Propiedad de la Sede (HQCPC) se cre de conformidad con el apartado c) de la regla 117.01 del
FRR. Este comit ofrece asesoramiento por escrito al Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO) sobre las siguientes
cuestiones: actividades de adquisicin; prdida, daos u otras discrepancias en relacin con las propiedades, planta y
equipo (activo fijo) de UNOPS; paso a prdidas y ganancias (write-offs); establecimiento de instalaciones de la
organizacin; y actividades relacionadas con la contratacin de contratistas individuales (ICA). Adems, se han creado CPC
locales (LCPC) para ofrecer asesoramiento por escrito a los Directores Regionales.
Las presentaciones de ofertas al CPC exigen la siguiente aprobacin por parte de una autoridad que otorgue la
aprobacin (adems de la preaprobacin de un revisor de adquisiciones):
Presentaciones de ofertas al LCPC: el jefe de la unidad operacional (normalmente los directores del OH/OC),
gerentes del PC, gerentes de clster);
Presentaciones de ofertas al HQCPC: el Director Regional o el Director Regional Adjunto; o, si es de la Sede, un
Director de la Sede o la persona designada (con las excepciones de los directores del Grupo de Actividades
Financieras (FG) y del Grupo de Auditora Interna e Investigaciones (IAIG)).
La revisin del CPC no es necesaria (independientemente del importe del contrato) en los siguientes casos:
a) La fuente de financiacin pertenece al sistema de las Naciones Unidas o a una institucin financiera
internacional; y
b) En el acuerdo del proyecto se especifica el oficial, u oficiales, autorizado para notificar a UNOPS de la no
objecin de la fuente de financiacin para la emisin del contrato; y
c) El representante autorizado de la fuente de financiacin ya ha revisado el proceso de evaluacin llevado a cabo
por UNOPS y ha aprobado la adjudicacin de conformidad con los procedimientos internos de la fuente de
financiacin; y
d) El representante autorizado de la fuente de financiacin ha provisto, por escrito, su no objecin a UNOPS para la
emisin del contrato y esta se realiza de conformidad con las disposiciones del acuerdo del proyecto; y el
Director del Grupo de Adquisiciones ha concedido la preaprobacin en la etapa de compromiso del proyecto
(Project Engagement Stage).
e) Cuando la fuente de financiacin sea una institucin financiera internacional, la exencin de la revisin del CPC
est sujeta a una carta del cliente en la que se declare que, de conformidad con los procedimientos del cliente,
la no objecin de la institucin financiera internacional es suficiente por s misma para adjudicar un contrato y,
por lo tanto, una revisin independiente del CPC de UNOPS sera redundante e innecesaria. En dichos casos, el
contrato solo lo puede firmar un individuo que tenga el nivel requerido de delegacin de autoridad, de
conformidad con la Tabla 1 de la seccin 2.4.

9.2 Miembros y composicin del Comit de Contratos y Propiedad
(CPC)
El ECPO es el encargado de designar a los miembros del CPC. En la pgina de la intranet del HQCPC se pueden consultar
los presidentes y los miembros actuales, junto con sus trminos de referencia.
9.3 Organizacin del trabajo/plan del Comit de Contratos y

Propiedad (CPC)
El HQCPC y los LCPC suelen reunirse dos veces por semana para revisar los casos presentados. Para ms informacin
sobre el plan, consulte la pgina de la intranet del HQCPC.
9.4 Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC)

De conformidad con la Directiva de la organizacin (OD) 16 (rev. 1), el HQCPC debe ofrecer asesoramiento por escrito al
ECPO sobre las siguientes actividades de adquisicin (entre las que no se incluyen las actividades que no estn
relacionadas con las adquisiciones):
1. Los contratos propuestos, incluidos los basados en la preseleccin por parte de la fuente de financiacin, que
impliquen adjudicaciones a un proveedor respecto a una solicitud nica para un proyecto u objetivo especficos,
o una serie de solicitudes sobre el mismo proyecto u objetivo nicos, y que, en total tengan un valor superior o
igual a los umbrales que se indican en la seccin 9.4.1 en los ltimos 12 meses. Si en los ltimos 12 meses el
ECPO realiz una adjudicacin tras recibir asesoramiento por escrito del HQCPC y se emiti un contrato al
proveedor para el mismo proyecto u objetivo, la cantidad as aprobada por el ECPO para la adjudicacin del
contrato y de todas las adjudicaciones precedentes debe excluirse para el clculo de la cantidad total; es decir, la
adjudicacin ms reciente realizada por el ECPO tras recibir asesoramiento por escrito del HQCPC "resetear la
cantidad total a cero";
2. Los contratos propuestos que resultan de una excepcin al uso de los mtodos formales de licitacin y cuyo
valor es superior o igual a los umbrales que se indican en la seccin 9.4.1;
3. Las enmiendas o series de enmiendas propuestas a los contratos, que, en total, tienen un valor superior o igual
a los umbrales que se indican en la seccin 9.4.1 o que incrementaran en ms de un 20% el importe total del
contrato como haba recomendado antes el HQCPC, lo que sea inferior. Esto independientemente de si en los
documentos licitatorios originales se contemplaba un aumento de este tipo o no;
4. Los contratos propuestos de cualquier valor que puedan desembocar, de forma razonable, en una serie de
contratos relacionados, el total de los cuales puede ser superior o igual a los umbrales que se indican en la
seccin 9.4.1, incluidos otros contratos de cantidad indefinida;
5. Acuerdo a largo plazo (LTA), independientemente de su valor, con la excepcin de los LTA vlidos que se han
establecido con otras organizaciones de las Naciones Unidas de conformidad con las disposiciones del captulo
14 "Cooperacin". Los LTA que se recomiendan bajo excepcin exigen la no objecin del Asesor Jurdico;
6. La revisin de las situaciones post-facto y retroactivas con un valor total superior o igual a los umbrales que se
indican en la seccin 9.4.1, con el objetivo de ofrecer asesoramiento al ECPO sobre la ratificacin de acciones no
conformes a los procesos de evaluacin y adjudicacin establecidos, y/o la aceptacin de cargos respecto de los
presupuestos adecuados;
7. Cualquier otro asunto relacionado con las adquisiciones, incluidos los problemas con las polticas, que puedan
sealar el Director Ejecutivo (ED) o el ECPO al HQCPC;
8. Para diversas adjudicaciones solicitadas en el mismo ejercicio de licitacin, el HQCPC solo revisar las
adjudicaciones del contrato propuestas para las que los valores recomendados de los contratos estn por
encima de los umbrales del HQCPC, a menos que la adjudicacin de varios lotes est interrelacionada, es decir,
que un licitante que ofrezca el precio ms bajo para un cierto nmero de lotes solo se clasifique para un nmero
inferior de lotes debido a los problemas posteriores a la cualificacin como la capacidad, el volumen de
negocios, etc. En dichas situaciones, se exige la revisin del HQCPC para todos los licitantes. Cuando la
adquisicin de lotes no est interrelacionada, la recomendacin de adjudicacin del contrato debe presentarse
a la autoridad de adquisiciones pertinente para cantidades por debajo de los umbrales del HQCPC.
Los LCPC ofrecen asesoramiento por escrito a los Directores Regionales. Los umbrales para la revisin de actividades de
adquisicin por parte del LCPC se rigen por las mismas reglas establecidas para el HQCPC en los puntos del 1 al 8 con las
siguientes condiciones:

1. El LCPC no debe revisar solicitudes para la adjudicacin de LTA;
2. Al determinar los umbrales para la revisin por parte del LCPC, el importe aprobado por el Director Regional
para la adjudicacin del contrato y todas las adjudicaciones precedentes a un proveedor o contratista individual
en cuanto a una solicitud nica para un proyecto u objetivo especfico o una serie de solicitudes relacionadas
con el mismo proyecto u objetivo durante los ltimos 12 meses deben incluirse para calcular el importe total, es
decir, la adjudicacin ms reciente realizada por el Director Regional tras recibir asesoramiento por escrito del
LCPC no "resetear la cantidad total a cero"; y
3. El Director Regional no debe hacer una adjudicacin que vaya en contra de la recomendacin de un LCPC. En el
caso de que un Director Regional est en desacuerdo con el LCPC, el director puede autorizar a la persona
encargada de la presentacin de ofertas a presentar una apelacin al HQCPC sobre la recomendacin del LCPC.
En ese caso, el HQCPC deber hacer luego su recomendacin al ECPO.
Umbrales monetarios para la revisin del Comit de Contratos y

Propiedad (CPC)
Tabla 7 | Umbrales monetarios para la revisin del CPC
LCPC HQCPC
Actividad de adquisicin Director Director

Grupos de la
Regional con Regional con Regin con LCPC
Sede
nivel 3 de DOA nivel 4 de DOA
Unidades
operacionales con
un nivel 3 de DOA:
250.000 USD o 250.000 USD o 500.000 USD o ms
Contratos tras el uso de mtodos
ms, hasta un ms, hasta un 250.000 USD o
formales de licitacin, y contratos tras Unidades
mximo de mximo de ms
la preseleccin operacionales con
500.000 USD 1.000.000 USD
un nivel 4 de DOA:
1.000.000 USD o
ms
Contratos tras las excepciones al uso 50.000 USD o 50.000 USD o

de los mtodos formales de licitacin, ms, hasta un ms, hasta un 50.000 USD o
250.000 USD o ms
enmiendas, casos post facto y mximo de mximo de ms
retroactivos. 250.000 USD 250.000 USD
Nota: El HQCPC debe revisar todos los LTA independientemente del importe estimado.
El presidente del HQCPC, en consulta con el Asesor Jurdico (si corresponde), debe determinar las cuestiones relacionadas
con los umbrales y la autoridad del HQCPC o de un LCPC (como, por ejemplo, si una presentacin de oferta en particular
debe presentarse para la revisin del HQCPC o de un LCPC). El presidente del HQCPC debe publicar en la intranet el
resultado de dicha determinacin, para poder consultarla en el futuro.
9.5 Preparacin de las presentaciones de ofertas para su revisin y

adjudicacin
Para facilitar los procesos de revisin y adjudicacin, la documentacin se debe preparar con un resumen del proceso de
adquisicin, todas las medidas tomadas y una justificacin adecuada sobre siempre que no se hayan seguido los
procedimientos estndares. Es fundamental documentar de qu manera cada actividad de adquisicin cumple con los
principios de adquisiciones y las polticas y procedimientos correspondientes. Se debe prestar atencin para asegurar
que la documentacin proporcione una visin completa y fiel del proceso que se llev a cabo.
Segn el valor monetario y si la presentacin de la oferta se enva directamente a la PA o a travs del CPC, hay diferentes
plantillas y documentos. El personal que se encarga del proceso de adquisicin debe preparar la documentacin y asumir
la responsabilidad sobre la precisin de la informacin que se presenta en la misma.

Cuando se hayan recibido menos de tres ofertas que cumplan sustancialmente con los requisitos para los procesos de
adquisicin en los que se empleen mtodos de competencia limitada, la solicitud para la adjudicacin debe incluir la
siguiente informacin:
1. Los motivos por los que no hay al menos tres ofertas que cumplan sustancialmente con los requisitos;
2. La justificacin de la razonabilidad del precio (a travs de encuetas de mercado, del anlisis comparado de los
precios de compras anteriores, la comparacin con los precios del mercado, etc.), de conformidad con lo
establecido en la seccin 8.7.1;
3. Las acciones previstas para mejorar la competencia en prximas licitaciones (excepto en los casos en los que los
motivos de la falta de competencia estn claramente fuera del control de UNOPS).
Para solicitudes de adjudicacin que requieran una revisin por parte del CPC, se debe usar el sistema en lnea del
HQCPC. El sistema cuenta con formularios en lnea ajustados a cada tipo de presentacin de oferta y gua a los usuarios
en la cumplimentacin de dichos formularios.
Las recomendaciones para la adjudicacin enviadas para la aprobacin directa de la PA se deben realizar a travs de los
formularios institucionales y se debe incluir la siguiente informacin:
Nombre del licitante o licitantes recomendados para la adjudicacin, as como pas de origen;
Descripcin de los bienes/servicios/obras que se van a comprar;
Importe del contrato para la adjudicacin, as como importe total del contrato adjudicado en los ltimos 12 meses;
Justificacin de la excepcin de mtodos formales de licitacin, si corresponde;
Informacin sobre los pagos anticipados y la garanta de cumplimiento, si corresponde;
Confirmacin de la razonabilidad del precio, si corresponde (consulte la seccin 8.7.1 Justificacin de la
razonabilidad del precio);
Una copia del informe de evaluacin (consulte la seccin 8.10.1 Informe de evaluacin);
Los resultados de la verificacin de antecedentes, si corresponde (consulte la seccin 8.10.2 Verificacin de
antecedentes).
9.6 Recomendaciones y decisiones del Comit de Contratos y

Propiedad (CPC)
Las recomendaciones de CPC se realizan por consenso o mayora simple de los miembros presentes en la reunin. En
caso de empate en las votaciones, decidir el voto del presidente.
Las actas del CPC y las decisiones del ECPO y de los Directores Regionales se publican en la pgina de la intranet del
HQCPC.
9.7 Emergencias y exigencias

Las disposiciones urgentes para la revisin por parte del CPC en el marco de procedimientos de adquisicin para
emergencias (EPP) se explican en detalle en la seccin 15.4.
9.8 Situaciones post facto y retroactivas

El FRR de UNOPS exige que la adjudicacin se realice antes de que UNOPS formalice cualquier compromiso, por ejemplo,
antes de firmar un contrato para servicios, emitir una orden para adquirir equipos, etc. Una situacin post facto o
retroactiva se da cuando UNOPS ha contrado un compromiso o ya existiera de facto, antes de que se haya realizado la
adjudicacin de un contrato. La aprobacin post facto o retroactiva de los contratos no es un proceso de adquisicin,
sino un procedimiento administrativo que permite la revisin y la posible ratificacin de las acciones que no fueron
llevadas a cabo de conformidad con los procesos de revisin y adjudicacin anteriormente descritos.
Caso post facto: cuando no se haya realizado una adjudicacin propiamente dicha, pero los servicios se hayan
prestado y los bienes se hayan recibido y, en algunos casos, ya se han realizado uno o ms pagos al proveedor;
Caso retroactivo: cuando no se haya realizado una adjudicacin propiamente dicha y los bienes se hayan pedido o
la prestacin de servicios haya comenzado, pero los bienes no se hayan entregado todava ni los servicios se hayan
prestado en su totalidad. En algunos casos, las facturas se pueden haber presentado ya.
El FRR de UNOPS exige que los servicios o las obras no deben comenzar, ni los bienes deben pedirse, hasta que no se
haya creado una obligacin contractual entre UNOPS y la entidad mediante la firma del contrato por ambas partes. A

excepcin de las actividades de adquisicin con un valor inferior a 2.500 USD para las que no se requiere un contrato, se
deben tomar todas las medidas posibles para evitar situaciones en las que los servicios o las obras comiencen y los
bienes se pidan antes de la firma de un contrato.
Si se da una situacin post facto o retroactiva, se debe obtener la aprobacin de los pagos y/o un contrato de la PA, cuya
autoridad para los casos post facto y retroactivos cubre el valor monetario implicado, con la revisin previa del CPC si as
lo requieren los umbrales. Toda irregularidad en el proceso de adquisicin que se detecte en la revisin de las situaciones
post facto o retroactivas puede desembocar en acciones disciplinarias de conformidad con la seccin 1.5 Estndares
ticos.
En funcin de si la actividad de adquisicin en cuestin se previ en el presupuesto existente, pueden darse dos
situaciones diferentes:
La actividad de adquisicin bajo revisin se tuvo en cuenta adecuadamente en el presupuesto, pero no se sigui el
proceso debido para reservar los fondos y establecer el contrato apropiado. En este caso, se deben seguir los
procedimientos generales definidos en las instrucciones para los casos post facto y retroactivos; (consulte la
Instruccin administrativa (AI) AI/FPG/2012/01 sobre financiacin anticipada);
Los gastos relativos a la actividad de adquisicin bajo revisin exceden los importes previstos en el presupuesto
aprobado. En este caso, deben tenerse en cuenta las consultas con la fuente de financiacin con respecto a la
cuestin de la financiacin antes de tomar cualquier accin/decisin sobre el tema. Adems de los procedimientos
generales, se deben seguir los procedimientos para la revisin post facto debido a fondos insuficientes.
Se espera que todos los miembros del personal de UNOPS realicen todos los esfuerzos posibles para evitar los casos post
facto o retroactivos. Cuando se dan estos casos, se requiere la aprobacin especial de la PA antes de que se hagan los
pagos relacionados o, si ya estn hechos, para que UNOPS acepte tales gastos como cargos legtimos en las partidas
presupuestarias apropiadas. Asimismo, debe entenderse que la aprobacin de la PA no constituye el establecimiento de
un precedente o justificacin, ni debe tomarse como tal, para no emprender las acciones oportunas y apropiadas, de
conformidad con el FRR y los procedimientos de adquisicin reconocidos.
Polticas de UNOPS OD 16 (rev.1) - Marco de adquisiciones (en ingls)
Plantillas Nota explicativa de compra (inferior a 5.000 USD)
Solicitud para la adjudicacin de contrato, 5.000 USD a 50.000 USD
Solicitud de adjudicacin para la enmienda de un contrato
Solicitud de aprobacin de la enmienda de un contrato dentro de la contingencia

preadjudicada
Solicitud de aprobacin de post facto o situaciones retroactivas, hasta 50.000 USD
Informe trimestral (en ingls)
Otros recursos de utilidad Pgina de la intranet: Pgina de la intranet del HQCPC
Pgina de la intranet: Sistema del HQCPC
Pgina de la intranet: Informes trimestrales

10
ADJUDICACIONES
PASO 7
10 Adjudicaciones
10.1 Adjudicacin y finalizacin

De conformidad con lo establecido en el Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR) de UNOPS,
la adjudicacin es la autorizacin que otorga un miembro autorizado del personal para establecer un compromiso. En el
contexto de las adquisiciones de UNOPS, esto se refiere a la decisin que autoriza la celebracin de un contrato con un
proveedor seleccionado.
Los contratos son autorizados por la autoridad de adquisiciones (PA) pertinente y, cuando corresponda, segn las
recomendaciones de un Comit de contratos y propiedad (CPC). Para ms informacin, consulte la seccin 2.5.2
Delegacin de autoridad (DOA) y la seccin 9.4 Alcance de la revisin del Comit de Contratos y Propiedad (CPC).
Una adjudicacin se puede realizar si previamente se cumplen las condiciones, normalmente en el contexto de una
aprobacin por parte del Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO) o del Director Regional, tras la revisin del CPC.
UNOPS puede formalizar una obligacin contractual con el proveedor solamente cuando la PA correspondiente haya
adjudicado de forma oficial el contrato y tras el cumplimiento de todas las condiciones impuestas para dicha
adjudicacin. Si la adjudicacin por parte de un ECPO o un Director Regional se realiza sujeta al cumplimiento previo de
determinadas condiciones, la unidad operacional debe mantener informada a la secretara del CPC que corresponda
sobre el progreso a travs del sistema en lnea del HQCPC.
Para las solicitudes de adquisicin para los contratos de obras, es obligatorio incluir una suma para contingencias de
entre el 6% y el 12% en la presentacin de la oferta de la adquisicin. Se trata de un presupuesto establecido para
componentes necesarios, imprevistos y desconocidos de las obras y la cual se desembolsa de conformidad con las reglas
establecidas en cada uno de los contratos de obras. En el contrato no se especificar la suma para contingencias y en l
se establecern los mecanismos para gestionar la contingencia (consulte la seccin 11.6 Contratos de obras). El Jefe de los
servicios de implementacin de infraestructura del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos debe aprobar por
escrito toda desviacin de la suma para contingencias que no sea entre el 6% y 12%. Esto ltimo puede incluir la
adquisicin de obras a gran escala realizadas en nombre de un Gobierno que tambin sea el donante y cuyo pas tenga
restricciones legislativas sobre la contingencia y esto se refleje en el acuerdo del proyecto, junto con las acciones para
mitigar el riesgo tras la revisin por parte del Asesor Jurdico y el Director del Grupo de Adquisiciones.
Para los bienes y servicios, si la unidad encargada de la presentacin de ofertas prev que puede producirse un
incremento del importe total del contrato debido a un aumento en las cantidades requeridas (es decir, si se requieren
bienes o servicios adicionales), puede solicitar la adjudicacin del monto bsico del contrato ms un margen, el cual no
debe exceder el 12%. Si la adjudicacin se aprueba, la unidad encargada de la presentacin de ofertas puede emitir el
contrato por el importe bsico y luego emitir las enmiendas hasta los lmites del margen aprobado. Lo anterior solo es de
aplicacin cuando se produce un cambio en las cantidades de artculos que se han aprobado con la adjudicacin original
y no hay un cambio en el precio unitario.
Los contratos se deben adjudicar durante el perodo de validez de la oferta. Si no es posible adjudicar el contrato durante
el perodo de validez de la oferta, se debe solicitar a todos los licitantes una extensin del perodo de validez de la oferta.
Los licitantes pueden rechazar la solicitud de extensin sin perder la garanta de sostenimiento de oferta/propuesta. Los
licitantes que acepten la solicitud no podrn modificar sus ofertas/propuestas, pero se les solicitar que alarguen la
validez de las garantas de sostenimiento de oferta/propuesta (si corresponde) para el perodo de extensin. Las
extensiones se deben solicitar lo antes posible para que los licitantes dispongan de tiempo suficiente para generar una
nueva garanta de sostenimiento de oferta/propuesta antes de que la original venza.
La PA pertinente debe aadir una nota al expediente o la solicitud de adjudicacin al expediente para poder consultarlo
en el futuro, junto con la decisin de adjudicacin firmada o la justificacin para la no adjudicacin. No es necesario
guardar en el expediente una copia en papel de las presentaciones de ofertas que haya revisado un CPC y se hayan
presentado mediante el sistema en lnea del CPC. No obstante, s se deben guardar las actas del comit pertinente, as
como las recomendaciones firmadas por la PA correspondiente, de conformidad con la poltica sobre la conservacin de
documentos (consulte la seccin 13.9 Mantenimiento de archivos).
Manual de Adquisiciones, Revisi 117

10.2 Notificacin al proveedor, reunin informativa y protesta
Publicacin de los contratos adjudicados

UNOPS publica en su pgina web (http://data.unops.org/), informacin sobre todas las rdenes de compra (PO)
adjudicadas (incluidas las rdenes al acuerdo a largo plazo), independientemente de su valor, a excepcin de los
Acuerdos de Contratista Individual (ICA), que se emiten a individuos. No dar a conocer la informacin sobre la
adjudicacin de un contrato debilita el principio de transparencia de las adquisiciones y sera en detrimento para la
reputacin de UNOPS. El aviso de los contratos adjudicados debe contener una descripcin breve del contrato, una
referencia al nmero de registro, el pas beneficiario, la fuente de financiacin, el importe del contrato, la fecha del
contrato y el nombre y el pas del proveedor.
Una vez que la PO se emite en el sistema ERP (oneUNOPS), la informacin pertinente se extrae automticamente del
sistema y se publica en la pgina web de UNOPS. Por tanto, es fundamental que se introduzca correctamente la
informacin indicada anteriormente. Adems, cuando se haya llevado a cabo un proceso de licitacin mediante el
sistema eSourcing de UNOPS, la informacin sobre los contratos adjudicados se publicar en la pgina web de UNGM.
Cuando la licitacin sea para establecer un Acuerdo a largo plazo (LTA) y no se vaya a emitir ningn contrato
inmediatamente despus de la evaluacin y la adjudicacin, UNOPS debe emitir una notificacin por escrito a los
licitantes no seleccionados y notificar el nombre y el pas del licitante o los licitantes a los que UNOPS emitir el (los),
LTA(s).
Procedimientos de protesta
Los proveedores que consideren que han recibido un trato injusto por parte de una unidad operacional de UNOPS
durante un proceso de licitacin o adjudicacin de un contrato pueden presentar una queja directamente al Asesor
Jurdico.
En los documentos licitatorios, as como en los contratos posteriores, se debe informar a todos los proveedores sobre el
procedimiento independiente de protesta sobre una licitacin.
En este contexto, "protesta de la adquisicin" se refiere a toda acusacin que haga un proveedor respecto al
incumplimiento, por parte de UNOPS o de cualquier miembro del personal de UNOPS, de los procedimientos relevantes
en materia de adquisicin y la falta de respeto de los principios y estndares bsicos de integridad, transparencia y
equidad que se esperan en el contexto de las adquisiciones pblicas.
Para considerar que est completa, la protesta debe contener la siguiente informacin:
El nombre, la direccin, el nmero de telfono y la direccin de correo electrnico del individuo o empresa que ha
iniciado el procedimiento de protesta;
El nmero de contrato o licitacin, el nombre de la oficina de contratacin/unidad operacional;
Una declaracin detallada de todos los fundamentos de hecho y de derecho sobre los que se basa la protesta y
una explicacin de cmo se da al individuo o empresa que presenta la queja;
Copias de los documentos pertinentes que respalden la declaracin del individuo o empresa que presenta la
protesta;
Toda la informacin que indique que el individuo o empresa que ha iniciado el procedimiento de protesta es una
parte interesada a efectos de presentar una protesta;
Toda la informacin que muestre que la protesta es oportuna.
Los miembros del personal que participen en el proceso de adquisicin para el que se ha recibido una protesta no
podrn, bajo ninguna circunstancia, participar en la revisin de la protesta. El Asesor Jurdico realizar una evaluacin
inicial de la queja y podr, a su discrecin, solicitar aclaraciones a la autoridad de adquisiciones (PA) encargada del
proceso de adquisicin o a cualquier otro miembro del personal, segn sea necesario. El Asesor Jurdico emitir una
respuesta al proveedor. Esta respuesta reflejar la postura oficial final de UNOPS al respecto. Se podrn convocar
reuniones de aclaracin con el Asesor Jurdico para los proveedores que presenten la queja con el objetivo de que estos
comprendan mejor la decisin final de UNOPS.
Cuando se presenta una queja antes de la firma del contrato, este no se podr firmar hasta que la queja se solucione de
forma satisfactoria. El contrato se puede firmar, y su ejecucin puede comenzar de acuerdo con el plan establecido, si la
PA, tras la consulta previa con el Asesor Jurdico, determina lo siguiente:

1. Los bienes, obras o servicios se requieren con urgencia;
2. La entrega o la ejecucin se retrasaran excesivamente si el contrato no se adjudica rpidamente; o
3. Una adjudicacin rpida resulta lo ms conveniente para los intereses de UNOPS.
Cuando se recibe una queja tras la firma del contrato, la PA debe aplazar de forma inmediata la ejecucin hasta que se
resuelva la protesta, a menos que, tras la consulta previa con un asesor jurdico, la continuacin de la ejecucin est
justificada en situaciones en las que:
1. La ejecucin sin interrupciones del contrato resulta lo ms conveniente para los intereses de UNOPS;
2. Debido a circunstancias urgentes e imperiosas que afectan de forma significativa a los intereses de UNOPS, no
puede producirse ningn retraso en la ejecucin del contrato.
Si la queja recibida incluye acusaciones de conducta indebida o prcticas fraudulentas por parte del personal de UNOPS o
prcticas prohibidas por parte de proveedores, el caso se enviar al Grupo de Auditora Interna e Investigaciones (IAIG)
para una investigacin ms profunda. Para ms informacin, consulte la seccin 1.5 Estndares ticos.
Procedimientos para las reuniones informativas

UNOPS no convoca habitualmente reuniones informativas con los proveedores que no fueron seleccionados. Sin
embargo, en el caso de adjudicaciones complejas o de un valor elevado, se puede celebrar una reunin informativa tras
la solicitud por escrito de un licitante no seleccionado.
El objetivo de la reunin informativa es identificar las deficiencias o debilidades tcnicas de la propuesta del licitante. Las
reuniones informativas no analizan los siguientes aspectos:
a) Secretos comerciales u otro tipo de informacin amparada por un derecho de propiedad intelectual, incluidos la
metodologa o el enfoque de otros proveedores;
b) Informacin financiera o de costos sobre otros proveedores;
c) Puntuacin de la evaluacin o la clasificacin de los proveedores;
d) Otro tipo de informacin sobre los proveedores.
Plantillas Nota explicativa de compra (inferior a 5.000 USD)
Solicitud de adjudicacin para la enmienda de un contrato
Solicitud de aprobacin de la enmienda de un contrato dentro de la contingencia

preadjudicada
Solicitud de aprobacin de post facto o situaciones retroactivas, hasta 50.000 USD
Aprobacin de rdenes al acuerdo a largo plazo (LTA)
Notificacin a los licitantes no seleccionados (en ingls)
Otros recursos de utilidad Adjudicaciones de contratos (UNGM)
Pgina web de datos de UNOPS

11
FINALIZACIN Y EMISIN
DEL CONTRATO
E INSTRUMENTOS
CONTRACTUALES
PASO 8
POSADQUISICIONES
11 Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos

contractuales
11.1 Finalizacin y emisin del contrato

Un contrato es un acuerdo por escrito jurdicamente vinculante entre UNOPS y un contratista que establece las
condiciones, incluidos los derechos y las obligaciones de la organizacin y del contratista.
En esta seccin se tratan los siguientes puntos:
Preparacin del contrato;

Carta de intencin;
Conversaciones sobre el contrato y negociaciones con los proveedores;
Pagos anticipados;
Firma, emisin y documentacin.
Preparacin del contrato

Tras un proceso de licitacin, en el que UNOPS ha definido los requerimientos, se selecciona a un proveedor segn una
oferta o propuesta y UNOPS le ofrece un contrato.
Siempre se deben utilizar los contratos modelo de UNOPS a menos que el donante (por ejemplo, el Banco Mundial)
imponga plantillas diferentes u otros formatos que se utilicen habitualmente en algunos sectores de la industria (por
ejemplo, equipamiento, arrendamientos de propiedades, servicios de electricidad o agua), si as lo aprueba un asesor
jurdico. Los contratos modelo son plantillas de UNOPS que se deben cumplimentar utilizando datos especficos de cada
contrato.
No se deben realizar modificaciones ni/o adiciones a los contratos estndar de UNOPS, incluidos los anexos, sin consultar
previamente los trminos jurdicos con un asesor jurdico y los trminos comerciales con el Grupo de Adquisiciones.
Debe prestarse atencin a no incluir ningn requerimiento o condicin que contradiga las GCC de UNOPS o el texto
estndar de ninguno de los documentos.
De conformidad con la regla 118.06 del Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR), se usarn
contratos de adquisicin por escrito para formalizar toda actividad de adquisicin que tenga un valor monetario igual o
superior a 2.500 USD. UNOPS siempre debe emitir una Orden de compra (PO) en oneUNOPS para todas las actividades
de adquisicin con un valor igual o superior a 2.500 USD, excepto para las actividades de adquisicin realizadas en el
marco de proyectos para servicios de asesoramiento para los que UNOPS no firme el contrato. La autoridad de
adquisiciones (PA) puede elegir emitir una PO para las compras de un valor inferior a 2.500 USD.
Los contratos se deben emitir y estar firmados por UNOPS y el proveedor antes de la entrega de bienes y/o en la fase
inicial de obras o servicios. La nica excepcin a este caso se produce cuando la PO generada en el sistema ERP de
UNOPS (oneUNOPS) haga las veces de contrato y la PA correspondiente la haya aprobado electrnicamente en el sistema
ERP.
Si el proveedor no est en la base de datos de proveedores de oneUNOPS, debe completar un formulario, en el que debe
incluir sus datos bancarios, para crear su perfil de proveedor en el sistema ERP. El Centro Mundial de Servicios
Compartidos (GSSC) de UNOPS, situado en Bangkok, se encarga de aprobar en oneUNOPS a todos los proveedores.
Carta de intencin (LOI)

Una carta de intencin (LOI) es una declaracin por escrito que expresa la intencin de celebrar un acuerdo formal y se
suele usar para permitir a los proveedores que se movilicen para ejecutar el contrato antes de que se firme el contrato
final. UNOPS no suele hacer uso de las LOI. Para la adquisicin de obras, no se utilizar la LOI.
La LOI es un instrumento contractual que conlleva un riesgo sustancial y, por lo tanto, solo se debe utilizar despus de
una evaluacin meticulosa del riesgo, y solamente por parte de los miembros del personal de UNOPS con experiencia
significativa y relevante tanto tcnica como en contrataciones. La responsabilidad de la evaluacin del riesgo recae en la
PA, quien deber rendir cuentas al respecto. Se puede solicitar asesoramiento sobre la evaluacin del riesgo al Grupo de
Adquisiciones y/o a un asesor jurdico.

Si se emite, se debe utilizar el formato estndar de UNOPS para una LOI (salvo que el acuerdo del proyecto prescriba el
uso de una plantilla especfica requerida por el donante), que limita la responsabilidad de UNOPS y permite a UNOPS
retirar la LOI con consecuencias legales y financieras mnimas.
Solo se debe emitir una LOI tras la aprobacin de la adjudicacin adecuada y solo cuando se hayan acordado totalmente
con el proveedor todas las condiciones financieras y UNOPS conozca todos los costos relativos al contrato. Por lo tanto,
una LOI solo se puede utilizar para empezar a trabajar mientras se concede tiempo adicional para finalizar la informacin
del contrato como los plazos detallados, los datos del personal, la negociacin de las clusulas no financieras del
contrato, etc.
Conversaciones sobre el contrato con los proveedores

El objetivo es aclarar toda cuestin pendiente que no est definida en los requerimientos que aparecen en los
documentos licitatorios, o en la oferta del proveedor, pero que sea esencial para la implementacin correcta del contrato
(por ejemplo, definir el programa de pagos segn los entregables). Las conversaciones sobre el contrato deben aclarar
los trminos y condiciones convenidas por las partes y sus respectivas responsabilidades en virtud del contrato.
Adems, ciertas reas clave, tales como el plan detallado de entregas, los hitos, el plan de pagos y, en ciertos casos,
trminos y condiciones especiales, pueden formar parte de las conversaciones sobre el contrato. Sin embargo, esto no
debe confundirse con las negociaciones, ya que estas se deben llevar a cabo antes de la adjudicacin de conformidad con
la seccin 8.9. En el caso improbable de que las negociaciones de los precios tengan lugar tras la adjudicacin del
contrato, se debe informar al CPC y/o a la PA encargada de la adjudicacin de acuerdo con la disposicin que se establece
en la seccin 8.9.
No existen reglas estrictas sobre cmo discutir los detalles pendientes que se incluirn en los contratos. Es importante
tener en cuenta que UNOPS debe informar al proveedor con el que mantiene las conversaciones o con el que ha
entablado las negociaciones de que UNOPS solo acepta ofertas por escrito. Adems, por ley, los resultados de las
negociaciones contractuales verbales podran constituir un contrato y el proveedor podra comenzar a trabajar.
Una vez adjudicado el contrato no se debern llevar a cabo negociaciones de los trminos y condiciones del mismo, ya
que la modificacin de algunas disposiciones (por ejemplo, la limitacin de la responsabilidad, el seguro y la liquidacin
de daos y perjuicios) puede poner en desventaja a otros licitantes y provocar que UNOPS reciba protestas sobre las
licitaciones. Si el licitante no registr ninguna reserva con relacin a las condiciones de UNOPS en su oferta, UNOPS
puede elegir no entablar negociaciones sobre las condiciones contractuales propuestas por ese licitante, si este es
seleccionado.
Pagos anticipados
El trmino "pagos anticipados" se refiere a los pagos efectuados con anterioridad a la recepcin de los bienes o a la
prestacin de cualquier servicio o construccin de obra. Dichos pagos anticipados se diferencian del caso de los contratos
para servicios y obras, en los que, en general, en que se prev la prestacin de una serie de servicios que se espera que
concluyan o presten dentro del plazo del contrato. Estos plazos de entrega establecidos para servicios parciales (con
frecuencia denominados hitos) constituyen la base para los pagos parciales al contratista, es decir, pagos progresivos
que tienen por objeto el reembolso de los gastos efectuados y pagos parciales de los honorarios del contratista para el
trabajo que ya ha realizado. Sin embargo, se entendern como pagos anticipados si parte de dichos pagos se solicita
antes de la entrega de los bienes, la prestacin de servicios o la construccin de las obras especificadas en el contrato
requerido.
En la regla 122.20 del FRR de UNOPS se estipula que salvo cuando lo requiera la prctica comercial normal o el inters de
UNOPS, no se firmarn contratos en nombre de UNOPS que requieran hacer un pago o pagos antes de la entrega de los
productos o la prestacin de los servicios contractuales.
El pago anticipado se puede justificar -y de ser as se debe incluir en los documentos licitatorios- si en la industria o sector
se da la prctica habitual de los pagos anticipados, que suele ser el caso para las obras de construccin, o para evitar una
dificultad financiera al contratista. Los contratos de obras de UNOPS tienen sus propios mecanismos establecidos para
gestionar los pagos anticipados con el objetivo de evitar los riesgos asociados. En el contrato tambin se indicarn
instrucciones relacionadas con el reembolso de los pagos anticipados.
A continuacin se exponen ejemplos de las actividades especficas que pueden justificar un pago anticipado:
a) Costos de movilizacin (principalmente para obras de construccin), tales como la compra/arrendamiento de

equipo/materiales/mquinas y/o del transporte de estos al sitio del proyecto, el establecimiento de
campamentos base y el transporte del personal al sitio del proyecto. El importe mximo de pago anticipado

para la movilizacin normalmente no deber exceder el 10% del valor total del contrato, a menos que se den
otros factores y el licitante los justifique. El proveedor deber justificar por escrito en su oferta toda solicitud de
pago anticipado. Esta justificacin debe explicar la necesidad del pago anticipado, detallar el importe solicitado y
proporcionar un plan temporal para la utilizacin del importe de pago adelantado solicitado.
b) Costos iniciales (principalmente para servicios), es decir, la compra de los pasajes de avin, el pago inicial por el
arrendamiento/compra de oficinas/equipo de oficina en el sitio del proyecto;
c) Costos de diseo o costos de adaptacin del diseo, relativos a los bienes/mquinas que requieran diseo y
fabricacin desde cero y/o para los que no existan lneas de produccin;
d) Pagos de arrendamientos (de las dependencias), pagos de agua/gas/electricidad, etc.
Cuando se acuerde un pago anticipado de conformidad con las polticas y procedimientos de UNOPS, este se podr
justificar por escrito. Tal autorizacin debe estar sujeta a dichos requerimientos de garantas de conformidad con la Tabla
8 y, normalmente, no debe exceder de 500.000 USD o del 25% del precio total de la compra en virtud del contrato que
corresponda, el importe que sea menor. Adems, no se deben realizar los pagos anticipados superiores a 250.000 USD si
no se ha recibido previamente una garanta irrevocable que un banco, u otro garante aceptable para UNOPS, haya
emitido a favor de UNOPS (para cantidades ms bajas se recomienda, pero no es obligatoria).
El Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO), o su delegado, puede autorizar por escrito excepciones a esta regla.
Cuando se presente una solicitud al ECPO, se debe proporcionar una justificacin adecuada; por ejemplo, una
declaracin hecha por la autoridad solicitante dentro de la fuente de financiacin (es decir, el individuo que firm el
contrato o la delegacin por escrito a otra persona) que exprese su aceptacin de una forma alternativa de garanta, o su
aceptacin de que no haya garanta alguna, en reas en las que los contratistas tengan acceso extremadamente limitado,
si es que poseen alguno, a garantas bancarias.
Cuando la propuesta del proveedor se presente para la recomendacin de la adjudicacin del contrato, el equipo de
evaluacin debe realizar un resumen del anlisis de la solicitud de pago anticipado, indicando si se justifica el pago
anticipado.
En el caso de que un proveedor solicite un pago anticipado, UNOPS debe solicitar al proveedor que presente la
documentacin referente a su situacin financiera, por ejemplo, sus estados financieros auditados. Con este fin, el
equipo de evaluacin debe revisar la experiencia previa de UNOPS con el proveedor, si corresponde, y tambin se deben
determinar la solvencia y la fiabilidad financiera del proveedor. Esta evaluacin se debe basar en un informe financiero.
Adems, hay que asegurarse de que los documentos de registro corporativo se presenten con la oferta y se verifiquen.
Los oficiales de adquisiciones deben examinar las referencias y, si se desea, llevar a cabo un informe Dun & Bradstreet
para verificar que el registro pblico del proveedor redunda en inters de UNOPS.
Los contratos de obras de UNOPS contienen mecanismos especficos para la gestin de los pagos anticipados (consulte la
seccin 11.6.7 Disposiciones importantes en los contratos de obras). En el contrato tambin se indicarn instrucciones
relacionadas con el reembolso de los pagos anticipados. Para mitigar los riesgos asociados con los pagos anticipados, es
preferible (aunque no es necesario a menos que el pago anticipado sea superior a 250.000 USD) cubrir todos los pagos
anticipados con una garanta bancaria. Si no se puede suministrar una garanta bancaria, la PA debe preparar y firmar
una nota para el expediente en la que se explique que se ha seguido el proceso con diligencia debida y cmo se han
mitigado los riesgos para UNOPS. La PA se asegurar posteriormente de que se cumplan los procedimientos indicados
anteriormente y que la documentacin apropiada (como se especifica anteriormente) se encuentre en el expediente.
Para ms informacin sobre la garanta para el pago anticipado, consulte el prrafo o) de la seccin 6.5.2 Detalles e
instrucciones para los licitantes.
Tabla 8 | Extracto de la DOA financiera, Tabla F: Financiacin anticipada y pagos anticipados
Referencia Niveles
del FRR Autoridad Nivel A Nivel B Nota
S, solo los RD para
S, solo el CFO, Los pagos anticipados por
Regla Aprobar solicitudes de su propia regin,
hasta un importe encima de 1.000.000 USD solo los
122.20 pagos anticipados. hasta un importe
de 1.000.000 USD. puede aprobar el DED o el ED.
de 250.000 USD.
Los pagos anticipados de un
Aprobar pagos
S, solo el CFO hasta valor superior a 250.000 USD
Regla anticipados que
No un importe de (que excedan el 25% del importe
122.20 excedan el 25% del
250.000 USD. del contrato) solo los puede
importe del contrato.
aprobar el DED o el ED.

No exigir el S, solo el CFO para La retirada del requerimiento de
requerimiento de la los pagos una garanta bancaria para los
Regla
garanta bancaria, en No anticipados de un pagos anticipados por encima de
122.20
apoyo de un pago valor inferior a 250.000 USD solo la puede
anticipado. 250.000 USD. aprobar el DED o el ED.
Garantas de cumplimiento
UNOPS puede solicitar al proveedor seleccionado garantas de cumplimiento con el objetivo de mitigar el riesgo de
incumplimiento y vulneracin de las obligaciones contractuales (como la entrega de todo el equipo, los servicios
prestados y las obras realizadas segn el contrato). Las garantas suelen emitirse en forma de una garanta bancaria
incondicional e irrevocable y a pedido del contratista. Sin embargo, se pueden aceptar cauciones, letras de cambio a la
vista, cheques de caja o cheques irrevocables certificados por un banco en lugar de garantas si as lo aprueba el asesor
jurdico. Esto debe estar especificado en los documentos licitatorios, junto con las plantillas de UNOPS para los mismos, si
corresponde. Para ms informacin, consulte el prrafo p) de la seccin 6.5.2.
Si se exige una garanta de cumplimiento, el proveedor debe suministrar una garanta para el cumplimiento del contrato
en un plazo especfico tras la firma del contrato, en un importe que suele corresponder con un porcentaje del valor total
del contrato (normalmente 5%-10%). En caso de que el proveedor incumpla el contrato, la garanta (un importe
establecido) deber pagarse a UNOPS.
UNOPS debe devolver la garanta de cumplimiento al proveedor no ms tarde de 30 das tras la fecha de conclusin de la
obligacin de cumplimiento del proveedor en virtud del contrato, incluidas las obligaciones de la garanta.
Revisin y gestin de las garantas bancarias

Las garantas bancarias recibidas por UNOPS, en particular las recibidas para la garanta de pago anticipado y la garanta
de cumplimiento, deben revisarse tras su recepcin (y antes del desembolso del pago anticipado, si corresponde) para
que un miembro del personal de UNOPS que tenga un nivel de DOA apropiado compruebe la autenticidad, si
corresponde al valor de la garanta, de conformidad con las orientaciones emitidas por el Grupo de Actividades
Financieras. Para ms informacin, consulte la Tabla 9.
Tabla 9 | Extracto de la DOA financiera, Tabla A (Banca, Tesorera, Gestin de efectivo)
Niveles
Referencia
del FRR Autoridad Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
S, solo las
S, solo las
garantas
Prrafo c) de Revisar las garantas garantas S, las garantas
bancarias de
la regla bancarias para comprobar No bancarias de un bancarias de
un valor de
122.20 su autenticidad. valor de hasta cualquier valor
hasta 250.000
50.000 USD
USD
Cuando el Grupo de Actividades Financieras deba revisar y comprobar la autenticidad de las garantas bancarias, las
unidades solicitantes debern proporcionar la informacin en la pgina de la intranet para este propsito.
En general, en primera instancia, las garantas bancarias se deben recibir a travs de un mensaje swift autenticado.
Mientras que las garantas se pueden suministrar en forma de carta en papel con membrete del banco, el Grupo de
Actividades Financieras de UNOPS insiste en que se sigan todos los pasos razonables para recibir las garantas a travs de
un mensaje swift. Se trata de un nivel aadido de seguridad, dado que confirma ms all de la duda la validez de la
garanta. Cuando un emisor no pueda suministrar una garanta bancaria a travs de un mensaje swift autenticado, se
debe consultar al Grupo de Actividades Financieras de UNOPS para confirmar con exactitud, ms all de la duda
razonable, la validez de la garanta.
Se verificarn los siguientes aspectos sobre el banco que emita la garanta:
La calificacin crediticia del banco emisor;

El riesgo de crdito soberano, en casos en los que una entidad estatal/gubernamental sea la propietaria parcial o
total del banco;
Si el banco est incluido en la lista autorizada previamente por UNOPS

En las directrices elaboradas por el Grupo de Actividades Financieras se especifica el proceso para autenticar una
garanta bancaria recibida en forma de carta en papel con membrete del banco. El proceso incluye la verificacin de los
siguientes aspectos:
Una definicin de las partes involucradas: autor, banco emisor y beneficiario;

Una referencia a la transaccin/contrato subyacente;
El importe de la garanta: el importe mximo pagadero y la moneda en la que se puede pagar;
El perodo de validez;
Documentacin: toda exigencia de pago en virtud de la garanta debe hacerse por escrito y aparte de otros
documentos que pueden estar especificados en la garanta;
Clausula efectiva: una garanta entra en vigor en la fecha de emisin a menos que las condiciones de la garanta
indiquen expresamente que tal entrada en vigor deba ser en una fecha ms tarde o est sujeta a condiciones
especificadas en la garanta y la pueda determinar el garante. Las garantas de pago anticipado deben contener
una condicin que permita que la garanta entre en vigor cuando el autor/solicitante haya recibido el pago
anticipado;
Referencia a las reglas aplicables: reglas uniformes relativas a las garantas pagaderas a su reclamo de la CCI
(URDG758), prcticas estndares internacionales de la CCI (ISP98);
Condiciones para un ejercicio de garanta bancaria, en particular: desembolso tras la solicitud inicial (inicialmente)
sin objeciones; que sea irrevocable; que se incondicional; que sea no transferible;
Una forma de ejercicio del beneficiario sobre la garanta (banco), concretamente una solicitud por escrito
(confirmacin del beneficiario), enviada como carta certificada;
Informacin de que se permite una ejecucin parcial y mltiple, hasta el importe mximo de la suma garantizada;
No hay disposiciones no autorizadas;
La garanta est firmada por signatarios autorizados.
Gestin de garantas bancarias
Las garantas bancarias (por ejemplo, garanta de sostenimiento de oferta, la garanta de cumplimiento o la garanta de
pago anticipado) son documentos originales que se pueden cobrar y que se devolvern al licitante (a menos que UNOPS
decida cobrarlas). Como tales, deben guardarse en un lugar seguro y se debe tener mucho cuidado al gestionarlas y
archivarlas. Los oficiales de adquisiciones tienen la responsabilidad de entregar las garantas bancarias originales al
personal de finanzas de la unidad operacional. El personal de finanzas debe:
Guardar los documentos en un lugar seguro;

Llevar un control de la validez de los documentos a travs de un sistema de registro;
Notificar al oficial de adquisiciones y al gerente de proyectos de la fecha de vencimiento de las garantas al menos
con cuatro semanas de antelacin.
Firma, emisin y documentacin

Todos los contratos deben ser firmados por la autoridad de adquisiciones (PA), en nombre de UNOPS, y por un individuo
debidamente autorizado, en nombre del proveedor, excepto en las situaciones que se indican ms adelante. Una vez que
la PA con la DOA relevante haya aprobado una adjudicacin de un contrato por escrito, otra PA, independientemente de
su nivel de DOA, puede firmar el contrato. El contrato entrar en vigor una vez las dos partes contratantes lo hayan
firmado por escrito.
El contrato debe emitirse en una copia original y se debe indicar al proveedor que devuelva a UNOPS una copia
escaneada refrendada. De forma alternativa, UNOPS puede emitir dos copias originales, ambas firmadas, enviarlas al
proveedor e indicarle que devuelva uno de los originales. El contrato firmado se debe guardar en el expediente para
consultarlo en el futuro.
Todas las pginas de todos los documentos que forman parte de un contrato o acuerdo en el cual UNOPS es una de las
partes, incluidos todos los adjuntos, deben contener las iniciales de los representantes debidamente autorizados de las
partes, salvo la pgina que incluye el bloque completo de firmas, la cual debe estar firmada por dichos representantes.
Una vez que se haya preparado el contrato, no existe una prctica determinada de UNOPS que determine cul de las
partes contratantes debe firmar primero. Sin embargo, en todos los casos, se debe prestar especial atencin para
garantizar que todos los signatarios del contrato sean personas jurdicas a efectos de las relaciones contractuales, y
posean la capacidad de representar y vincular a las partes contratantes respectivas a las obligaciones de este.
Una vez que se haya firmado un contrato, este puede enmendarse solamente si las disposiciones contractuales permiten
modificaciones, y si los bienes, servicios u obras adicionales relacionadas han de ser provistas/prestadas/ejecutadas por

el mismo proveedor tras la ejecucin del contrato original. Cada enmienda del contrato debe realizarse por escrito y
cumplir las condiciones contractuales aplicables y los procedimientos de adquisicin de UNOPS. Para ms informacin,
consulte la seccin 13.6.1 Enmiendas del contrato. El resto de las situaciones exigen un nuevo proceso de licitacin y el
establecimiento de un nuevo contrato.
Situaciones que no requieren la firma del contrato por parte de UNOPS y/o el proveedor
Cuando la orden de compra (PO) generada en el sistema ERP de UNOPS (oneUNOPS) haga las veces de contrato, no se
exigirn las firmas, como se explica a continuacin:
a) La firma de UNOPS no se exigir cuando la PO generada en oneUNOPS haya sido aprobada electrnicamente
por la PA correspondiente en el sistema;
b) La firma del proveedor no se exigir cuando los bienes sean estndares y ya se hayan entregado y recibido,
cuando los bienes se vayan a entregar de forma rutinaria y cuando se conozca al proveedor por ser una fuente
fiable y el valor del pedido sea pequeo; cuando la industria ofrezca bienes en existencia y la devolucin del
producto sea sencilla; cuando exista un LTA que rija la PO; y cuando exista una orden de cambio de la PO y la
orden se emita solo para el pago o para cerrar una PO.
Nota: adems de lo anterior, si se firm un contrato en forma de un contrato de servicios o un contrato de obras, la PO
generada en el sistema ERP no requiere la firma de ninguna de las partes ya que solo se crea a efectos de contabilidad.
11.2 Elementos contractuales estndares

Un contrato de bienes o servicios entre UNOPS y un proveedor debe, como mnimo, incluir lo siguiente:
Instrumento del acuerdo;

Condiciones especiales;
Condiciones generales de contratacin (GCC) de UNOPS para bienes, servicios o bienes y servicios;
Especificaciones tcnicas, trminos de referencia (TOR), descripcin de las obras (SOW), presupuesto (para los
contratos a costo reembolsable), plantilla para las garantas de cumplimiento, requerimientos de entrega, etc.
Un contrato de obras de construccin entre UNOPS y un proveedor debe incluir las siguientes secciones:
Instrumento del acuerdo;

Condiciones generales;
Condiciones especiales (si corresponde);
Anexos.
Instrumento del acuerdo

El contrato debe incluir los siguientes elementos:
1. Datos de las partes contratadas, as como de la persona autorizada a actuar en nombre de la parte contratada.
Estos datos deben incluir: nombre, direccin e informacin de contacto. En caso de que el contrato sea el
resultado de una oferta conjunta, UNOPS contactar generalmente con una entidad que deber ser siempre la
entidad lder;
2. El alcance de los bienes/las obras/los servicios que son adquiridos y la cantidad que se provee, as como
tambin la entrada en vigor y los plazos del contrato;
3. Una referencia a los documentos contractuales (esto es: condiciones especiales, condiciones generales de
UNOPS, anexos especficos a presentar incluidos en la oferta del licitante). En los contratos de obras de UNOPS
se debe incluir toda la informacin necesaria en los anexos. El contrato de obras no debe incluir otra
informacin ni otros documentos (en particular, documentos licitatorios de UNOPS) y la oferta del contratista no
debe adjuntarse al contrato;
4. Condiciones de pago y precio. Las cantidades en los contratos deben estar expresadas en la moneda que se
indica en la oferta del licitante, siempre que estuviera previsto en el documento licitatorio. Es importante
establecer indicadores tangibles para los pagos, ligados a hitos en la entrega de servicios o la conclusin de las
obras. Para los contratos de obras, es comn tener pagos parciales provisionales basados en una medicin
regular de las obras finalizadas. El pago final siempre debe realizarse segn la aceptacin de la documentacin
para la conclusin de los servicios o las obras, o la entrega de bienes;
Conforme a estos contratos estndares, se debe seleccionar una modalidad de pago. UNOPS generalmente
utiliza un formulario de contrato a tanto alzado o de "precio unitario (contrato de obras por unidad de
medida):

Un contrato "a tanto alzado" se utiliza siempre que sea posible determinar con precisin suficiente la
cantidad y el alcance de los bienes/servicios/obras solicitados al contratista;
Un contrato "de precio unitario" se debe utilizar solamente cuando la naturaleza de los
servicios/obras/bienes no permita determinar con la suficiente precisin la cantidad de
servicios/obras/bienes requeridos del contratista. En este caso, el contrato fija un importe mximo
tanto para el importe total como para la provisin de cada componente de los servicios (por ejemplo,
tarifas por da de trabajo, costo de cada viaje de ida y vuelta, etc.) y establece el precio unitario
aplicable. No se debe exceder el importe mximo;
Se desalienta el uso de contratos basados en porcentajes que miden los costos de consultora como un
porcentaje determinado de los costos totales de construccin.
5. Los contratos vlidos durante un perodo ms largo (ms de 12 meses) pueden incluir ajustes de precios ligados
a ndices de precios publicados de forma oficial para cubrir cambios en las tarifas de las obras. El aumento
tambin se puede estimar e incorporar como una tarifa fija durante el plazo total del contrato. Los contratos
para los productos bsicos cuyos precios pueden fluctuar a lo largo del tiempo (por ejemplo, productos
derivados del petrleo, productos de metal, etc.) se pueden basar en los precios de cambio de productos
bsicos o mercantiles (por ejemplo, el ndice Platss o LME), siempre y cuando esto est especificado claramente
en el documento licitatorio. Para dichos contratos, una buena prctica es especificar en el contrato que el precio
final no debe exceder un importe mximo especificado y que el contratista debe ajustar la cantidad de manera
que no exceda el importe del contrato. Los contratos de obras de UNOPS (abreviados, por unidad de medida, a
tanto alzado, y de diseo y construccin 13) incluyen clusulas especficas para el incremento de precios. Sin
embargo, siempre que sea posible, se recomienda encarecidamente evitar el uso del incremento de precios.
Esta es la configuracin predeterminada para todos los contratos de obras de UNOPS. Los contratos de obras
menores de UNOPS no ofrecen la caracterstica del incremento de precios y no deben ajustarse con este
objetivo;
6. Duracin del contrato. Deben indicarse con precisin las fechas de comienzo y de conclusin, as como los hitos
para un desempeo con xito. Los contratos de obras de UNOPS exigen que se indique la fecha de comienzo y
el plazo de conclusin. No debe especificarse la fecha de vencimiento del contrato;
7. Los contratos para obras y servicios deben especificar el nombre del personal clave y su participacin en
trminos de das/semanas/meses por persona estimados;
8. En cuanto a cualquier cuestin de litigios resultante de la ejecucin del contrato, las partes debern primero
intentar resolver su disputa de forma amigable a travs de negociaciones. Si no se puede resolver la disputa de
forma amigable, el asunto debe resolverse de conformidad con las reglas de arbitraje actuales de la Comisin de
las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI). No deber incluirse ninguna clusula de
derecho en los documentos contractuales, a menos que exista una autorizacin especial previa del Asesor
Jurdico. En cambio, la disposicin de arbitraje debe indicar que al decidir la disputa, el tribunal arbitral debe
guiarse por los principios generales del derecho comercial internacional;
9. Como condicin obligatoria para trabajar con UNOPS, es necesario que los proveedores, sus subsidiarios,
agentes, intermediarios y directores cooperen con la Oficina de Servicios de Supervisin Interna de las Naciones
Unidas (OIOS) y el Grupo de Auditora Interna e Investigaciones (IAIG) de UNOPS, as como con otras
investigaciones autorizadas por el Director Ejecutivo (ED) y con el Oficial de tica de UNOPS (durante las
revisiones preliminares de conformidad con la poltica de denuncia de irregularidades de UNOPS), de la forma y
en el momento que corresponda. Dicha cooperacin incluir, entre otros aspectos, los siguientes: el acceso a
todos los empleados, representantes, agentes y cesionarios del proveedor, as como la redaccin de todos los
documentos solicitados, inclusive los registros financieros. La ausencia de plena cooperacin en las
investigaciones se considerar causa suficiente para que UNOPS rescinda el contrato y excluya y elimine al
proveedor de la lista de proveedores registrados de UNOPS.
Condiciones especiales
Un asesor jurdico de UNOPS debe aprobar la inclusin de las condiciones especiales. Estas condiciones se deben
incorporar en ciertas circunstancias en las que se requieran cambios y/o adicciones a los trminos y condiciones
generales de UNOPS o al instrumento del acuerdo, o bien antes de emitir los documentos licitatorios (consulte la seccin
6.5.6 Informacin contractual), o como resultado de la respuesta recibida del licitante durante el proceso de licitacin.
13
El contrato de diseo y construccin y las plantillas relacionadas con el mismo entran en vigor cuando las publica el
Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.

Condiciones generales de contratacin (GCC) de UNOPS
UNOPS ha creado las GCC para bienes, servicios, bienes y servicios, y obras (en funcin de la naturaleza de la
adquisicin), que establecen un marco jurdico que forma parte de cada contrato. Las GCC no se pueden modificar. Si se
requieren modificaciones o adiciones, estas se deben realizar en forma de condiciones especiales con el asesoramiento
de un asesor jurdico.
Las GCC contienen disposiciones especficas sobre minas, trabajo infantil, explotacin sexual y sobre los derechos
fundamentales de los trabajadores. Los proveedores que firman los contratos de UNOPS aceptan de forma automtica el
cumplimiento de estas condiciones. Los oficiales de adquisiciones deben sealar a la atencin del proveedor estas
clusulas en el momento de la firma del contrato.
Las GCC se aplican a todos los contratos de UNOPS y forman parte del acuerdo contractual entre UNOPS y el proveedor.
Se adjuntan como anexo al contrato o se remite a los proveedores a la pgina web de UNOPS en la que se pueden
consultar dichas GCC. En el caso de obras de construccin, las GCC se incluyen como una parte fija y que no puede
modificarse en cada uno de los seis contratos basados en los de la Federacin Internacional de Ingenieros Consultores
(FIDIC), que estn especialmente adaptados para UNOPS. Las GCC para el uso de bienes y servicios no son de aplicacin a
la contratacin de obras.
De forma general, UNOPS no acepta el uso de las condiciones generales de la otra parte. Si se exige que UNOPS lo haga y
esto no viene ya especificado en el acuerdo firmado con el cliente, se debe consultar con un asesor jurdico.
Especificaciones tcnicas, trminos de referencia (TOR), descripcin de las

obras (SOW), documentos de diseo y anexos para contratos de obras
Las especificaciones tcnicas, los TOR, la SOW, los documentos de diseo y otras especificaciones siempre se deben
adjuntar como anexo al contrato o, en su defecto, incluir los contenidos en el documento contractual.
En el caso de los contratos de obras de UNOPS, las especificaciones tcnicas se explican e incluyen en los anexos del
contrato. Los anexos reflejan las especificaciones tcnicas que deben incluirse, en funcin de la complejidad del contrato,
y deben incluir todos los detalles, planos, cantidades de obra (BOQ), etc. que son necesarios para el diseo. En el contrato
de diseo y construccin de UNOPS 14, las especificaciones tcnicas se establecen como los requerimientos del
empleador.
Si hay demasiada informacin que incluir en los anexos, los documentos que corresponda, como por ejemplo los planos,
las especificaciones generales/particulares/tcnicas y los manuales de procedimiento y directrices internas se pueden
incorporar mediante una referencia en los anexos y adjuntarlos al contrato. En estos casos, en el anexo se deben indicar
claramente los documentos por autor, ttulo, fecha y nmero de revisin. Se debe prestar especial atencin a que el
contenido de los anexos sea coherente con las condiciones generales y especiales del contrato. Los anexos tambin
contienen ciertas formas de acuerdos, garantas y obligaciones. El nmero y el contenido de los anexos depender del
tipo de contrato. Los anexos tambin incluyen directrices que especifican la informacin que se debe aadir.
Tipos de instrumentos contractuales

UNOPS ha creado unos contratos estndar. A continuacin se indican las secciones en las que se explica con ms detalle
cada uno de los contratos:
Seccin 11.3: Orden de compra (PO)

Seccin 11.4: Acuerdo a largo plazo (LTA)
Seccin 11.5: Acuerdo de oferta abierta (BPA)
Seccin 11.6. Contratos de obras: contrato de servicios de consultora para obras, contrato de obras menores,
contrato de obras abreviado, contrato de obras por unidad de medida, contrato de obras a tanto alzado, contrato
de diseo y construccin;
Seccin 11.7. Contratos de servicios: contrato de servicios profesionales, contrato para pequeos servicios
14
El contrato de diseo y construccin y las plantillas relacionadas con el mismo entran en vigor en el momento de su
publicacin por parte del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.

11.3 Orden de compra (PO)
Una PO es un tipo de contrato que documenta la compra de bienes y/o servicios.
La PO estndar de UNOPS es la PO de oneUNOPS. Siempre se debe usar esa PO, excepto en estos casos:
rdenes generadas a travs de UN Web Buy Plus. En estos casos, se debe usar la PO de UN Web Buy Plus. No
obstante, se debe emitir una PO independiente en oneUNOPS con el objetivo de comprometer los fondos (para
valores iguales o superiores a 2.500 USD);
En las oficinas que no tengan acceso a oneUNOPS se debe utilizar el modelo de PO para el terreno (FPO). Las FPO
no se deben usar para importes iguales o superiores a 50.000 USD;
El acuerdo del proyecto con el cliente requiere que se usen plantillas especficas de contrato diferentes a las
plantillas estndares de UNOPS (por ejemplo, plantillas de contratos del Grupo Banco Mundial). No obstante, se
debe emitir una PO independiente en oneUNOPS con el objetivo de comprometer los fondos (para valores iguales
o superiores a 2.500 USD).
Una PO va acompaada de una copia de las instrucciones de embalaje y envo correspondientes, as como tambin de las
GCC de UNOPS para bienes (o se hace referencia a las GCC en la pgina web de UNOPS).
Las PO tambin pueden hacer referencia a los siguientes instrumentos:
Orden al acuerdo a largo plazo (vase 11.4.6);

Orden al BPA (vase 11.5.1).
11.4 Acuerdo a largo plazo (LTA)

Un LTA es un acuerdo por escrito entre una organizacin del sistema de las Naciones Unidas y un proveedor que se
establece por un perodo definido de tiempo para bienes y servicios especficos a precios designados o segn
disposiciones de precios y sin obligacin jurdica de pedir una cantidad mnima o mxima. Los LTA se utilizan para
garantizar una fuente fiable de suministro de bienes y servicios a un precio competitivo, de conformidad con los trminos
y condiciones previamente definidos.
Dado que las adquisiciones a travs de los LTA son una forma muy eficiente de llevar a cabo procesos de adquisiciones,
todos los oficiales de adquisiciones deben mantenerse al corriente de los LTA existentes (es decir, los que se pueden
consultar en la intranet de UNOPS y en la pgina de UNGM) y evaluar si podra utilizar uno de esos LTA para sus
requerimientos. Los oficiales de adquisiciones tambin deben consultar la pgina de UN Web Buy Plus, ya que los
artculos incluidos en este catlogo electrnico se han aadido tras el establecimiento de un LTA.
UNOPS ha establecido diferentes LTA que incluyen un amplio rango de requerimientos. En la pgina de la intranet sobre
LTA del Grupo de Adquisiciones se puede encontrar un resumen de los LTA existentes, junto con instrucciones por
separado y guas del usuario sobre cmo utilizarlos. Se debe prestar atencin al cumplimiento de las instrucciones de
cada LTA dado que la base para establecer cada LTA vara.
Nota: los LTA no se utilizan para la adquisicin de obras, dada la naturaleza nica y la complejidad de los requerimientos
para este tipo de adquisiciones.
Beneficios y riesgos del establecimiento de acuerdos a largo plazo (LTA)

Los LTA pueden conseguir beneficios importantes, como:
Precios competitivos: acumular el volumen durante la vida del LTA puede resultar en precios ms bajos para algunos
tipos de bienes/servicios segn el principio de economas de escala. Los LTA pueden ayudar a UNOPS a aprovechar
por completo de su posicin en el mercado al tomar ventaja de su tamao, volumen de adquisiciones y presencia
geogrfica para obtener una relacin ptima costo-calidad. Por ejemplo, los LTA pueden incluir una disposicin
que estipule que los proveedores deban ofrecer a UNOPS toda reduccin de precio obtenida gracias a la compra a
gran volumen. Lo mismo puede aplicarse a los planes de descuentos definidos previamente en el contrato una vez
que UNOPS haya comprado un determinado volumen.
Procesos comerciales simplificados que resultan en un costo de transaccin reducido: un LTA establecido por un
proceso de seleccin nico permite rdenes al acuerdo a largo plazo en cualquier momento durante la vida del
LTA, lo que reduce tiempo y recursos necesarios para acciones de adquisicin repetitivas, para el mismo conjunto
de bienes o servicios;

Regularidad en la calidad y fiabilidad de la fuente de suministro: gracias a que se dispone de estndares de calidad
establecidos en el LTA, se reduce el tiempo en la inspeccin y se reduce la posibilidad de rechazo de los
bienes/resultados;
Estandarizacin de los requerimientos: promueve la estandarizacin de los requerimientos en todas las oficinas, lo
que puede contribuir a una reduccin en los costos de operacin y mantenimiento y otras mejoras;
Reduccin de los plazos de entrega: dado que muchos aspectos estn acordados previamente y especificados en el
LTA, el plazo entre la orden al acuerdo a largo plazo y la entrega se reduce significativamente, lo cual es
especialmente importante durante las emergencias. Los LTA son especialmente tiles para los bienes que se
pueden guardar o los servicios creados para la movilizacin o el despliegue inmediatos.
Sin embargo, cuando los LTA no estn establecidos, o se usan o gestionan de forma incorrecta, pueden no representar
necesariamente una buena relacin costo-calidad, reducen las fuentes de suministro y exponen a UNOPS a otros riesgos
como se muestra a continuacin:
Dependencia de los proveedores: las extensiones ms all de la duracin establecida inicialmente podran resultar en
relaciones poco sanas o un comportamiento monopolstico, una percepcin de preferencia o colusin entre otros
proveedores que resulta en precios poco competitivos, lo que disminuye la calidad del servicio y la creacin de
barreras de entrada para otros proveedores;
Cobertura: si el requerimiento es para precios fijos durante toda la vida del LTA, los proveedores suelen cubrir los
precios y fijarlos en tarifas ms altas para compensar los posibles aumentos de precio que se puedan producir en
los bienes o servicio durante la vida del LTA y que pueden no ser ventajosos si los precios bajan durante el perodo
del LTA;
Prdidas de oportunidad: dado que por naturaleza son instrumentos a largo plazo, los LTA pueden dejar de ser la
fuente de la relacin ptima costo-calidad o representar la solucin ptima cuando entren en el mercado nuevos
actores y/o mejores soluciones, y/o cuando haya mejoras tecnolgicas y/o precios bajen, lo que puede provocar
que disminuyan los beneficios ofrecidos por el LTA. Adems, cuando los LTA se usan para volmenes mayores de
lo estimado en un primer momento, puede que no representes la relacin ptima costo-calidad si los
bienes/servicios resultan en descuentos por volumen que no estn factorizados en el LTA.
Tipos de acuerdos a largo plazo (LTA)

En UNOPS hay tres tipos principales de LTA:
1. LTA de un solo proveedor. Un proveedor se encarga de suministrar el total de requerimientos para un tipo de
bienes/servicios;
2. LTA con varios proveedores sin licitacin secundaria. Dos o ms proveedores se encargan de suministrar los
mismos requerimientos. Entre otros, los motivos para tener varios LTA en vigor se pueden relacionar con
garantizar suministros en momentos de mucha demanda gracias al uso de varias fuentes, la ubicacin
geogrfica del proveedor (precio al desembarque, tiempo ms corto de transporte, etc.), la posibilidad de
ofrecer servicio y ayuda despus de la venta de bienes o la provisin de servicios en un lugar especfico, as
como la disponibilidad de opciones diferentes como para el establecimiento de catlogos de productos en UN
Web Buy Plus.
Cuando UNOPS haya establecido varios LTA con proveedores diferentes para el mismo producto o servicios, los
oficiales de adquisiciones debern asegurarse de elegir el LTA que se adapte mejor al requerimiento especfico
en la correspondiente rea de operaciones. Los motivos para seleccionar un LTA especfico para emitir rdenes
al acuerdo a largo plazo se deben documentar en el expediente de la adquisicin, en el que se debe incluir
tambin una evaluacin de la relacin costo-calidad.
3. LTA con varios proveedores con licitacin secundaria. Dos o ms proveedores se encargan de suministrar
requerimientos similares o idnticos, y la asignacin final de cada orden al acuerdo a largo plazo se determina
mediante una licitacin secundaria. Si se plantea la posibilidad de una licitacin secundaria, esta solo se debe
aplicar a aquellos componentes de un requerimiento con precios que no estn fijados en el LTA (por ejemplo,
transporte) o que estn sujetos a precios mximos. Otros aspectos, como la capacidad de un proveedor, los
plazos de entrega y el tiempo de movilizacin en el momento de la solicitud pueden estar sujetos a licitacin
secundaria.
La licitacin secundaria se debe llevar a cabo de conformidad con la seccin 6.6.7 Licitacin de ofertas basada
en acuerdos a largo plazo (LTA).
Nota: algunos LTA pueden incluir una combinacin del primer y tercer tipo mencionados anteriormente, es decir:
artculos especiales, emplazamientos o condiciones en los que las rdenes se puedan realizar directamente a uno de los

titulares del LTA o sujetas a la licitacin secundaria. Las instrucciones para el uso de estos tipos de LTA se deben exponer
claramente.
Los tipos anteriores de LTA se pueden clasificar a su vez segn la zona geogrfica que abarquen:
LTA a nivel de pas: establecido para el uso por parte de una unidad operacional en especfico (PC, OC, OH) para
adquirir bienes o servicios necesarios en el pas, con proveedores locales o globales. La unidad operacional
correspondiente se encarga de establecer y gestionar el LTA. Un LTA que se haya establecido en un pas para
bienes y servicios obtenidos a nivel nacional no se debe usar en otro pas, ya que las condiciones de mercado
pueden variar entre ambos pases y el uso entre pases puede no dar como resultado una relacin ptima costo-
calidad.
LTA regional: para el uso por parte de una unidad operacional en una regin especfica en la que UNOPS realice
operaciones (por ejemplo, Asia, Amrica Latina y el Caribe, frica, etc.) o por parte de grupos subregionales. El
Centro Regional o la unidad operacional respectiva en esa regin o subregin deben establecer o gestionar dichos
LTA;
LTA global: lo pueden utilizar todas las unidades. Normalmente, estos LTA los crea y gestiona a nivel central una
unidad de la Sede (el Grupo de Adquisiciones, el Grupo de Apoyo Corporativo, etc.) o unidades con presencial a
nivel global, como el Clster para la Paz y la Seguridad (PSC). En esta categora se suelen encontrar los LTA que
alimentan los catlogos electrnicos de UN Web Buy Plus.
Establecimiento de un acuerdo a largo plazo (LTA) nuevo

Durante la etapa de planificacin de las adquisiciones se debe plantear la necesidad de un LTA. Si una unidad operacional
en UNOPS experimenta o prev una necesidad constante de servicios o de productos estndares, o requiere suministros
de emergencia peridicamente, puede plantearse el establecimiento de un LTA.
Se debe informar por adelantado al Grupo de Adquisiciones de los prximos LTA, esto es, antes de iniciar el proceso de
adquisicin, y este grupo ofrecer orientaciones sobre cmo establecer los LTA. Dado que un LTA se crea para un perodo
de larga duracin y exige recursos por adelantado y a largo plazo, as como los conocimientos tcnicos para establecerlo
y gestionarlo de forma efectiva, la decisin de crear un LTA debe basarse en un breve estudio de viabilidad que debe
presentar los siguientes elementos:
Descripcin de los bienes/servicios requeridos;

Tipo de LTA y cobertura geogrfica;
Informacin sobre el gasto anterior en la categora y el gasto planeado;
Duracin esperada del LTA o de los LTA;
Mtodo de ajuste de precios, si corresponde;
Beneficios y riesgos esperados del LTA;
Resultados de la investigacin de mercado: nmero de proveedores potenciales, localizacin, etc.;
Estrategia de adquisiciones: mtodo de licitacin, tipo de competencia;
Plazos del proceso de adquisicin;
Miembros del personal de UNOPS asignados para el proceso de adquisicin y para la gestin de contratos.
De conformidad con el FRR, un LTA es un documento escrito firmado con un contratista, emitido tras un proceso de
seleccin competitivo. Como tale, todos los LTA deben establecerse tras el uso de mtodos formales de licitacin, tal y
como se indica en el captulo 6. Toda excepcin a esta regla, es decir, el establecimiento de un LTA tras la excepcin al
uso de los mtodos formales de licitacin (consulte la seccin 6.8 Excepciones a la licitacin competitiva o a los mtodos
formales de licitacin) debe ser aprobada previamente por el Asesor Jurdico.
Cuando se establece un LTA tras el uso de los mtodos formales de licitacin, el documento licitatorio debe exponer de
forma muy clara los siguientes puntos: el tipo de LTA y la cobertura geogrfica, los mtodos de ajuste de precios (si
corresponde), y la metodologa de adquisicin, especialmente cuando se espera adjudicar a ms de un proveedor.
El Comit de contratos y propiedad de la Sede (HQCPC) debe revisar el establecimiento de todos los LTA (consulte la
seccin 9.4 Alcance de la revisin del CPC) y el ECPO debe aprobarlo. Todos los LTA deben ir acompaados de
instrucciones que describan su uso y su aplicacin.
A fin de promover los objetivos de sostenibilidad de UNOPS, se recomienda, siempre que sea posible, incluir productos
alternativos con la misma funcionalidad pero mayor contenido de sostenibilidad (por ejemplo, mayor eficiencia
energtica) para ofrecer a los usuarios de los LTA una seleccin de alternativas ms sostenibles.

Duracin de los acuerdos a largo plazo (LTA)
Los LTA suelen ser vlidos durante un perodo de uno a tres aos. Los LTA se pueden prorrogar durante un perodo
adicional de hasta 24 meses, si as se indica en el contrato y siempre que el desempeo del proveedor sea satisfactorio
(lo cual se documentar en una evaluacin de desempeo del proveedor, consulte la seccin 13.2 Supervisin del
desempeo del proveedor) y el requerimiento continuo de los bienes y servicios cubiertos, y si los precios ofrecidos se
encuentran en los rangos actuales del mercado, por ejemplo, el costo del equipo informtico suele bajar a lo largo del
tiempo y puede que no convenga a la organizacin prorrogar dicho acuerdo. Si la duracin excede este perodo mximo
de 5 aos (3+2), esto se debe sealar en el estudio de viabilidad (consulte la seccin 11.4.3 Establecimiento de un LTA
nuevo) junto con la justificacin de la necesidad de prrroga de dicho perodo. Adems, el Director del Grupo de
Adquisiciones lo debe aprobar con antelacin.
Los LTA pueden incluir un mecanismo de ajuste de precios, que debe tenerse en cuenta en la fase de planificacin de las
adquisiciones, y que est especificado en el documento licitatorio original e incluido en el LTA. El siguiente procedimiento
de aprobacin se aplica a los LTA con ajuste de precios anual:
Para los aumentos de precio inferiores al 10%, la PA debe aprobar el aumento documentado por el oficial de
adquisiciones en una nota al expediente;
Para aumentos de precio que sobrepasen el 10%, se exige la revisin por parte del HQCPC y la aprobacin del
ECPO.
En todos los casos, la justificacin para aprobar el incremento de precio debe documentarse y guardarse en el
expediente.
Uso de los acuerdos a largo plazo (LTA) de otras entidades de las Naciones
Unidas
Para ms informacin, consulte la seccin 14.1.3 Acuerdos a largo plazo (LTA) de entidades de las Naciones Unidas.
rdenes al acuerdo a largo plazo

Una orden al acuerdo a largo plazo es una orden emitida con respecto a un LTA existente. Las rdenes al acuerdo a largo
plazo no estn sujetas a la revisin y la recomendacin por parte de un CPC, pero requieren la aprobacin de la PA
relevante segn los umbrales de la Tabla 1 de la seccin 2.5.2. Es importante sealar que los principios de los importes
acumulativos/totales no se aplican a las rdenes al acuerdo a largo plazo.
Cuando se solicite la aprobacin de una orden al acuerdo a largo plazo, se debe proporcionar una nota explicativa a la PA
para que pueda facilitar la toma de la decisin. Si el miembro del personal con DOA (la PA) ha aprobado la orden al
acuerdo a largo plazo pero no puede firmar el documento original porque se no encuentra presente fsicamente,
cualquier PA puede firmar el documento.
Adems de garantizar que la PA tenga la autoridad necesaria para aprobar la orden al acuerdo a largo plazo, la PA
tambin debe estar convencida de que se han seguido las instrucciones relativas a la aplicabilidad del LTA. En particular:
a) Si la emisin de la orden al acuerdo a largo plazo es el resultado de un proceso de licitacin secundaria, la PA

debe asegurarse de que no se han superado los precios mximos especificados en el LTA;
b) Si la emisin de la orden al acuerdo a largo plazo se realiza tras un LTA con varios proveedores sin licitacin
secundaria (por ejemplo, cuando la orden al acuerdo a largo plazo se realiza para un producto incluido en el
catlogo de UN Web Buy Plus), que se logre una relacin ptima costo-calidad.
c) La PA debe estar convencida de que se cumplen las condiciones especficas del LTA, como la existencia de un
valor mximo para rdenes al acuerdo a largo plazo, el valor mximo acumulado por ao, etc.;
d) Si el LTA, ya sea establecido por UNOPS o por otra entidad de las Naciones Unidas, se basa en una excepcin a
los mtodos formales de licitacin, la PA debe verificar, en el momento de la revisin de la orden al acuerdo a
largo plazo, que existen motivos vlidos para la estandarizacin, una entrega acelerada, etc.;
Las rdenes al acuerdo a largo plazo deben indicar detalles del LTA correspondiente, como el nmero de referencia del
LTA u otros datos especficos que faciliten su consulta en el futuro.
11.5 Acuerdo de oferta abierta (BPA)

Un BPA es un acuerdo escrito entre UNOPS y un proveedor. Un BPA se establece para un perodo definido de tiempo
para bienes/suministros claramente especificados o servicios cuantificables a precios o tarifas fijas. Si bien no existe

ninguna obligacin legal de pedir una cantidad mxima o mnima al proveedor, los BPA suelen incluir un plan de entrega
u otra fecha que el proveedor debe respetar.
En general, los BPA se emiten a nivel local para satisfacer requerimientos operacionales recurrentes y sencillos que
tienen como objetivo proporcionar apoyo. Normalmente, se emite un BPA para suministros como artculos de oficina o
de limpieza para abastecer una oficina de UNOPS en el terreno, para suministrar agua potable en diferentes lugares, as
como para prestar servicios de lavado de automviles u otros requerimientos similares.
Todo BPA que UNOPS firme debe tener un lmite de contrato definido, es decir, un gasto total mximo en el marco del
BPA que no puede superarse durante el perodo de duracin de 12 meses. El lmite de contrato acordado se fija por el
perodo de contrato de 12 meses y no se puede aumentar. Incluso si el BPA aun es vlido, al igual que los requerimientos,
una vez que se alcance el lmite del contrato, debe realizarse un nuevo ejercicio competitivo de adquisicin, incluso
aunque el lmite se alcance antes de la finalizacin del perodo de 12 meses. De manera excepcional, si el importe
mximo no se ha alcanzado en un perodo de 12 meses, el contrato BPA puede prorrogarse por otros 12 meses
adicionales.
Es importante que los oficiales de adquisiciones supervisen de cerca los pedidos realizados en el marco de un BPA y los
gastos relacionados. Los oficiales de adquisiciones deben sealar a la PA cualquier riesgo de que un BPA supere el
umbral definido con antelacin y pueden decidir no emitir ningn pedido con arreglo a un BPA cuyo lmite de contrato se
haya superado. El Director del Grupo de Adquisiciones, a su exclusivo criterio, puede solicitar informes sobre BPA
existentes, y la cantidad y el valor de las rdenes (emisiones) emitidas segn estas.
Para la licitacin de BPA, se aplican los umbrales definidos para el uso de mtodos formales e informales de licitacin:
debido al lmite de 50.000 USD, bastar con un RFQ. Ningn BPA puede superar un lmite mximo de contrato de 50.000
USD durante un perodo de contrato de 12 meses. Los BPA adjudicados de conformidad con este lmite estn por debajo
del umbral de revisin de un CPC.
Orden al acuerdo de oferta abierta (BPA)

Una "emisin" se refiere a una orden emitida a un BPA existente. Las emisiones requieren la aprobacin de la PA
correspondiente. Cuando se solicite la aprobacin de una emisin, y para facilitar a la PA la toma de la decisin, los
oficiales de adquisiciones deben proporcionar una nota explicativa en la que se incluya la cantidad y el valor total hasta la
fecha de las emisiones realizadas a un BPA.
En las emisiones se deben citar los detalles de la BPA relevante, tales como el nmero de referencia de la BPA, el lmite
aprobado del contrato u otros detalles que faciliten su consulta en el futuro. Una vez que se haya alcanzado el lmite total
mximo aprobado del contrato, no se podrn realizar ms emisiones a la BPA.
11.6 Contratos de obras

En 2010, se introdujeron en los proyectos de UNOPS una serie de modelos de la FIDIC para apoyar la gestin efectiva y
justa de los contratos de obras.
El objetivo principal de usar un contrato de la FIDIC es definir la relacin entre UNOPS y el contratista de las obras,
asignando el riesgo en grados diferentes a cada parte. Estos contratos estn diseados para asignar los riesgos a la parte
mejor preparada para poseer y gestionar esos riesgos.
En UNOPS existen seis tipos de las condiciones contractuales de la FIDIC:
Contrato de servicios de consultora para obras (Libro blanco);

Contrato de obras menores (Libro verde);
Contrato de obras abreviado (Libro verde);
Contrato de obras por unidad de medida (Libro rojo);
Contrato de obras a tanto alzado (Libro rojo);
Contrato de diseo y construccin (Libro amarillo);
El contrato de servicios de consultora se puede utilizar para el diseo de obras y/o la supervisin de las actividades de
construccin. Otro uso es el suministro de servicios tcnicos especializados necesarios para apoyar el proceso de diseo.
Los contratos de obras menores, de obras abreviado, por unidad de medida y a tanto alzado estn estructurados de
forma que UNOPS suministre el diseo de las obras. Normalmente se utilizan para la fase de construccin de la obra.
Excepto el contrato de obras menores, estos contratos permiten que el contratista lleve a cabo algo de diseo detallado
menor.

El contrato de diseo y construccin, como se especifica en el ttulo, otorga al contratista la responsabilidad tanto del
diseo como de la construccin. Es importante sealar que este es sin duda el contrato ms complejo de utilizar y, antes
de usarlo, se debe obtener el permiso del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.
Es fundamental elegir el contrato correcto por adelantado ya que ser la columna vertebral de las dems actividades:
diseo, estndares y calidad, supervisin y cmo se gestiona el perodo de entrega y notificacin de defectos.
El contrato conformar los hitos del proyecto y generar mucha de la informacin que necesitar para planificar y
gestionar su proyecto. El contrato rige las prcticas financieras de las obras, incluidos los anticipos, las cauciones, los
pagos, los seguros y las garantas.
Cada tipo de contrato distribuye el riesgo a cada parte de una manera particular. Como tal, el desarrollo de la estrategia
de adquisiciones apropiada que selecciona el tipo de contrato debe estar, por naturaleza, basada en los riesgos y tener
en cuenta el balance de riesgo compartido entre las partes del contrato. Algunos umbrales monetarios se han definido
para guiar, pero puede que no siempre sean los ms adecuados, es decir, es importante elegir el contrato segn los
requerimientos bien definidos y complejidades de las obras, as como teniendo en cuenta otros factores, como el riesgo,
la capacidad esperada del contratista, la familiaridad del contratista con dichos contratos, la propia capacidad de UNOPS
para el proyecto y las prcticas estndares en la ubicacin especfica. Es obligatorio obtener la aprobacin previa por
escrito del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos antes de usar un contrato fuera de los umbrales monetarios
establecidos por defecto. En las peticiones por escrito para la aprobacin se debe incluir una justificacin adecuada.
Adems, los contratos deben prepararse y ser conformes al acuerdo del proyecto entre UNOPS y la fuente de
financiacin. Por ejemplo, en algunos acuerdos no se incluye el plazo para la notificacin de defectos (DNP). En las
siguientes secciones se ofrece ms informacin sobre cada uno de los seis tipos de contratos de obras. Para ms
informacin, consulte las directrices sobre gestin de los contratos de obras del Grupo de Infraestructura y Gestin de
Proyectos.
Contrato de servicios de consultora para obras

El contrato de servicios de consultora para obras se basa en el Libro blanco de la FIDIC. Se utiliza para contratar a
consultores para servicios de diseo, servicios de supervisin de obras, y/o otros servicios tcnicos como estudios de
viabilidad, investigaciones geotcnicas, servicios de evaluacin de la construccin, etc.
El contrato tiene en cuenta los requerimientos tcnicos, los requerimientos de seguro, las consideraciones jurdicas y la
asignacin de riesgos necesaria para este caso particular. Es importante resaltar que, en el caso de los servicios de
diseo, se debe hacer referencia al manual para la planificacin del diseo de obras de UNOPS que corresponda para
asegurarse de que los diseadores cumplen lo establecido en dicho manual.
Al contratar servicios de diseo, es importante establecer que el contrato no se considera finalizado con el comienzo de
las actividades de construccin relacionadas. Debido a las posibles variaciones que pueden afectar la solucin de diseo
acordada durante la implementacin del proyecto, el perodo de servicios de diseo finaliza con la entrega definitiva de la
construccin o infraestructura.
Contrato de obras menores

Este contrato se utiliza para obras de un valor inferior a 250.000 USD, a menos que el Grupo de Infraestructura y Gestin
de Proyectos apruebe lo contrario por escrito.
El contrato de obras menores est diseado para utilizarlo cuando UNOPS busque presentaciones de ofertas y para
contratar a contratistas con poca capacidad para llevar a cabo las obras de construccin ms bsicas sobre la base de a
tanto alzado o por unidad de medida/nueva medicin.
El concepto detrs del contrato de obras menores estndar es simplemente permitir un acuerdo formal entre el
contratista y UNOPS. UNOPS lleva a cabo la gestin del contratista con sentido comn: UNOPS gestiona el contrato y
apoya al contratista en el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Es probable que el contratista no tenga mucha experiencia con acuerdos formales y, por lo tanto, tenga menos capacidad
para gestionar el contrato por s mismo o cumplir con el nivel esperado de control de calidad sin asistencia. En este tipo
de contrato no se puede gestionar un incremento de precios. El contrato tiene una capacidad de contingencia y variacin
simple y es adecuado para las obras menores y simples.
Algunos indicadores para el uso de contratos ms slidos (por ejemplo, el contrato de obras abreviado) seran
contratistas con experiencia, componentes tcnicos o logsticos de las obras que no suelen encontrarse, condiciones
desafiantes del sitio u otros elementos que pueden cambiar durante las obras.

Contrato de obras abreviado
Este contrato se utiliza para obras de un valor en capital de entre 250.000 USD y 1 milln USD, a menos que el Grupo de
Infraestructura y Gestin de Proyectos apruebe lo contrario por escrito.
Este contrato de obras abreviado est diseado para utilizarlo cuando UNOPS busque presentaciones de ofertas de
contratistas para llevar a cabo obras de construccin rutinarias con precios establecidos a tanto alzado o por unidad de
medida.
El contrato posee umbrales predeterminados para variables incluidas en los anexos que requerirn datos especficos del
proyecto por parte del personal tcnico competente de UNOPS bajo la direccin del gerente de proyectos. El contrato
tiene una capacidad de contingencia integral para variaciones en las obras, que se debe utilizar como estndar. Tambin
puede facilitar el incremento de precios si se requiere, aunque esto por defecto no se recomienda.
Si para el contrato se usa un tanto alzado, los documentos deben incluir una lista detallada de las tarifas para permitir la
gestin efectiva de las variaciones del contrato.
Si la recepcin de las obras se va realizar por partes, la gestin de las recepciones provisionales debe administrarse a
travs de los pagos por hitos. Las obras que necesitan una estructura de recepcin parcial ms rigurosa (es decir, si se
requieren fechas de conclusin y los daos por demora para cada parte de las obras) entonces se deben utilizar los
contratos de construccin ms complejos como el contrato a tanto alzado o el contrato por unidad de medida.
Algunos indicadores para el uso de contratos ms slidos (por ejemplo, el contrato de obras por unidad de medida o el
contrato de obras a tanto alzado) son obras tcnicas o complejas con riesgos tcnicos y de desempeo, una probabilidad
alta de condiciones imprevistas sujetas al cambio, un entorno de contratacin muy competitivo, el uso de diseos o
contratistas internacionales.
Contrato de obras por unidad de medida

Este contrato se utiliza para obras de un valor en capital de ms de 1 milln USD, a menos que el Grupo de
El contrato de obras por unidad de medida est diseado para usarse cuando UNOPS busque presentaciones de ofertas
de contratistas para llevar a cabo la construccin de obras con precios basados en unidad de medida/nueva medicin.
El contrato presenta una funcionalidad y una proteccin total para todas las partes. Se trata del contrato ms slido y
completo de todos nuestros contratos. Este contrato est diseado para obras complejas realizadas con contratistas
competentes y personal con experiencia de UNOPS. Este tipo de contrato suele usarse para obras que tengan
componentes tcnicos y complejos y con una alta probabilidad de variacin de las obras debido a circunstancias
imprevistas.
El contrato posee umbrales predeterminados para variables incluidas en los anexos que requerirn datos especficos del
proyecto por parte del personal tcnico competente de UNOPS bajo la direccin del gerente de proyectos. El contrato
tiene una capacidad de contingencia integral para variaciones en las obras, que se debe utilizar como estndar. Tambin
puede facilitar el incremento de precios si se requiere, aunque esto por defecto no se recomienda.
Este contrato requiere una gestin profesional y con experiencia y que respete estrictamente los compromisos basados
en el tiempo. Si se utiliza en obras demasiado pequeas o simples, su administracin puede ser difcil de manejar, pero
cuando se utiliza para las obras adecuadas brindar una reduccin del riesgo y de la confusin y ser ms fcil de
administrar que un contrato ms sencillo.
Si el precio de las obras se va a determinar segn un tanto alzado, debe utilizar el contrato de obras a tanto alzado.
Contrato de obras a tanto alzado

Este contrato se utiliza para obras de un valor en capital de ms de 1 milln USD, a menos que el Grupo de
El contrato de obras a tanto alzado est diseado para usarse cuando UNOPS busque presentaciones de ofertas de
contratistas para llevar a cabo obras de construccin basadas en tanto alzado.
El contrato presenta una funcionalidad total y define claramente las obligaciones para todas las partes. Este contrato est
diseado para obras complejas realizadas con contratistas competentes y personal con experiencia de UNOPS.
El contrato posee umbrales predeterminados para determinadas variables incluidas en los anexos que requerirn datos
especficos del proyecto por parte del personal tcnico competente de UNOPS bajo la direccin del gerente de proyectos.

Es importante resaltar que el contrato de obras a tanto alzado no es un contrato a precio fijo y est sujeto a variaciones
de precio si el alcance de las obras o las condiciones esperadas en el momento de la licitacin difieren de las que se dan
durante la ejecucin de las obras.
El contrato debe estar respaldado por una lista de tarifas detallada para garantizar que las variaciones se puedan valorar
equitativamente y tener un BOQ completo para permitir el reconocimiento total del alcance de las obras.
El contrato tiene una capacidad de contingencia integral para variaciones en las obras, que se debe utilizar como
estndar. Tambin puede facilitar el incremento de precios si se requiere, aunque esto por defecto no se recomienda.
Mientras que el proceso de pagos se basar en la conclusin de hitos por secciones, lo que facilitar la medida de las
obras, los equipos de proyecto deben supervisar para garantizar que las obras se entreguen con los estndares de
calidad exigidos y no se reduzca el nivel de esfuerzo requerido para gestionar las obras.
Este contrato requiere una gestin profesional y con experiencia y que respete estrictamente los compromisos basados
en el tiempo. Si se utiliza en obras demasiado pequeas o simples, su administracin puede ser difcil de manejar, pero
cuando se utiliza para las obras adecuadas brindar una reduccin del riesgo y de la confusin y ser ms efectivo que
un contrato ms sencillo.
Contrato de diseo y construccin

El contrato de diseo y construccin, como se infiere de su propio nombre, otorga al contratista la responsabilidad tanto
del diseo como de la construccin. Dada la complejidad de este tipo de proyecto, es obligatorio obtener una aprobacin
previa del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos antes de emitir un llamado a la presentacin de propuestas
(RFP) para los contratos de diseo y construccin o antes de usar un contrato de diseo y construccin 15.
El contrato de diseo y construccin de UNOPS brinda los requerimientos y las condiciones de esta modalidad y se
adapta al manual para la planificacin del diseo de obras para la parte correspondiente al diseo.
En el caso de un enfoque de diseo y construccin, es fundamental disponer de un conjunto bien preparado de

requerimientos del empleador antes de proceder con la licitacin. La preparacin de los requerimientos del empleador
es una tarea que requiere conocimientos tcnicos y no se debe subestimar. Como con el diseo completo, los
requerimientos del empleador estarn sujetos a una revisin del diseo y se solicitar un Certificado de conformidad de
la evaluacin del diseo antes de comenzar el proceso de licitacin para un contrato de diseo y construccin.
Disposiciones importantes en los contratos de obras

Retencin. El trmino "retencin" hace referencia a un importe de dinero (expresado como porcentaje en el
contrato, normalmente de entre el 5% y el 10%) retenido de cada pago realizado al contratista, que da al empleador
(UNOPS) la ventaja de asegurarse de que el contratista realiza las obras de forma satisfactoria.
Las condiciones de los contratos de obras establecen que una mitad de la retencin se pagar al contratista en un plazo
de 14 das tras la emisin del certificado de recepcin, y la mitad restante de la retencin en un plazo de 14 das tras la
recepcin del certificado de conclusin definitiva.
Garanta bancaria de cumplimiento. Cuando UNOPS tenga una garanta incondicional e irrevocable y a pedido
del contratista (o un instrumento similar) de un contratista para garantizar el cumplimiento de las obras (para ms
informacin, consulte el prrafo p) de la seccin 6.5.2 Detalles e instrucciones para los licitantes y la seccin 11.1.5
Garantas de cumplimiento). Si el desempeo del contratista no es satisfactorio, UNOPS puede rescindir el contrato y, si
es necesario, cobrar la garanta para recuperar los fondos adeudados. Esta prctica debe llevarse a cabo dentro de las
condiciones del contrato.
El contrato de obras debe exigir una garanta de cumplimiento en la forma de una garanta bancaria (normalmente de
entre el 5% y el 10% del valor de las obras). Todas las garantas bancarias de cumplimiento deben ser vlidas hasta el
certificado de recepcin para todas las obras, cuando se puede reducir a la mitad. La garanta debe ser vlida hasta que
se emita el certificado de conclusin definitiva o la resolucin final de toda disputa entre las partes en virtud del
contrato, lo que se produzca ms tarde.
15
El contrato de diseo y construccin y las plantillas relacionadas con el mismo entran en vigor en el momento de su
publicacin por parte del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.

Nota general sobre las retenciones y las garantas de cumplimiento: el importe de la retencin y la garanta de
cumplimiento debe verse en paralelo. Normalmente, se recomienda entre el 5% y el 10% del valor del contrato para la
retencin y entre el 5% y el 10% para la garanta de cumplimiento, segn el proyecto, el riesgo, los contratistas, etc. No
es obligatorio tener ambos instrumentos, aunque sirven para fines ligeramente diferentes. Sin embargo, normalmente
el valor combinado no debe exceder el 10% del total del valor del contrato.
La opcin que prefiere el Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos es tener una garanta bancaria del 5% al
comienzo de las obras y una retencin del 5% retenida de cada pago intermedio hecho al contratista, y liberar la
garanta bancaria del 5% en el momento de la recepcin y mantener la retencin del 5% durante el plazo para la
notificacin de defectos. No obstante, si se opta por esta opcin, esto debe quedar claramente reflejado en el contrato
firmado con el contratista, as como realizarlo de conformidad con el mismo.
Garanta bancaria para pagos anticipados. Se puede realizar un pago anticipado al contratista que le
permitir comenzar las obras y llegar hasta el primer pago provisional dentro de sus posibilidades financieras. Sin
embargo, el uso de los pagos anticipados se desalienta siempre que sea posible. Otra opcin para mejorar el flujo de
efectivo de un contratista es realizar pagos ms regulares. Para los contratos de obras, normalmente los pagos
anticipados no deben exceder el 10% del total del valor del contrato.
Las garantas bancarias se solicitan para estos pagos para evitar el riesgo involucrado. Todas estas garantas aceptadas
por UNOPS deben ser irrevocables y a pedido del contratista. En el contrato se proporcionan las plantillas necesarias.
Las reglas de UNOPS estipulan que los pagos anticipados de un valor superior a 250.000 USD deben estar cubiertos por
una garanta bancaria. No obstante, esto tambin se recomienda para importes inferiores (para ms informacin,
consulte la seccin 11.1.3 Pagos anticipados).
Para recuperar el pago anticipado, UNOPS establecer en el contrato un porcentaje que se deducir en cada pago
provisional hasta que el importe del pago anticipado se haya vuelto a pagar. Se recomienda recuperar el pago
anticipado aproximadamente a la mitad de las obras, es decir, deben establecer el importe mnimo que permitir a los
contratistas movilizarse y alcanzar el primer pago.
Incremento de precios. Es la prctica de tener un mecanismo para aumentar los precios unitarios durante la
vida del contrato con el objetivo de reflejar la inflacin. Suele usarse ms en los contratos grandes, en reas con una
inflacin importante. En algunos sitios se suele usar mucho en la industria de la construccin y en estos sitios hay
mecanismos bien definidos para controlarlo. Puede darse el caso de que si no lo incluye en el contrato, no lograr
atraer ofertas competitivas.
Si se trata de la prctica estndar en su mbito de operacin, puede ser preferible que utilice el incremento de precios
para evitar que los contratistas presenten a licitacin ofertas exageradas para cubrirse por una inflacin desconocida y
trminos y condiciones del contrato poco conocidas.
Dados los entornos de trabajo voltiles en los que UNOPS realiza sus operaciones y la posibilidad de un incremento de
precios importante a lo largo del tiempo (en escasas ocasiones se reduce, pero a veces ocurre, como en las situaciones
de recuperacin tras situaciones posteriores a los desastres), puede ser prudente plantearse incluir una clusula de
incremento de precios para perodos de construccin que excedan los 18 meses de duracin.
Si existe alguna indicacin clara de un aumento importante del costo en el futuro, se podra asumir que el contratista lo
ha tenido en cuenta al poner las tarifas del contrato relevantes. Es importante tener en cuenta que esto apuesta por el
valor futuro de los materiales y el trabajo y el gerente del proyecto debe evaluar el posible costo de este enfoque en
comparacin con tener un mecanismo de escalacin establecido en el contrato que alivie las suposiciones.
Los contratos abreviados, por unidad de medida y a tanto alzado de UNOPS pueden hacer frente al incremento de
precios. Los detalles de la metodologa del incremento de precios deben insertarse en el anexo del precio del contrato.
Las condiciones de la FIDIC estn a disposicin, de manera alternativa muchos pases han desarrollado mtodos
estndares para el incremento de precios y, si ese es el caso, se recomienda usarlos.
Los contratos de obras menores de UNOPS no ofrecen la caracterstica del incremento de precios y no se deben ajustar
para ofrecer un incremento de precios. Si desea utilizar el incremento de precios, debe usar el contrato de obras
abreviado.
Contingencias y variaciones. La planificacin y la implementacin profesionales de obras de infraestructura
fsica requieren una asignacin para contingencias, que es un presupuesto que se puede gestionar y que est
establecido para los componentes necesarios, imprevistos o desconocidos de las obras dentro del alcance general.
La planificacin y la implementacin de las obras de infraestructura son tareas complejas, ya que siempre contendrn
factores desconocidos. No incluir una asignacin para contingencias en ningn contrato de obras sera una negligencia
o, al menos, expondra a UNOPS a un riesgo y un costo adicionales y necesarios en retrasos debido a la necesidad de
aprobar gastos para obras relacionadas con la contingencia.

En la solicitud de adjudicacin se debe incluir una suma de contingencia de entre un 6% y un 12% (informacin sobre
las excepciones a estos porcentajes, consulte la seccin 10.1). La contingencia conforma una parte fundamental del
proceso de adquisicin. El nivel de contingencia requerida debe determinarse con base en posibles factores
desconocidos, como las condiciones climticas y las del terreno, la madurez del contratista y otros factores de riesgo. El
gerente de proyectos debe sopesar estos riesgos (y, por lo tanto, el valor de la contingencia) en relacin con el
presupuesto para las obras, dado que lo que se incluya queda bloqueado en el presupuesto. Por otro lado, tambin es
preciso tener en cuenta el impacto que puede tener una contingencia insuficiente en el programa de presentaciones de
ofertas.
El valor para contingencias no se debe especificar en el contrato (solamente el mecanismo para gestionar variaciones),
pero se refleja en el importe de la adjudicacin. El gerente de proyectos (el representante del empleador) puede usar
esta contingencia sin proceso de adquisicin adicional para gestionar las variaciones. Toda variacin que utilice la
contingencia pero que no est cubierta por las tarifas en el BOQ o en la lista de tarifas estara sujeta a una enmienda
del contrato. Para ms informacin, consulte la seccin 13.6.2 Gestin del cambio para obras.
Certificado de recepcin. El certificado de recepcin se emite cuando el certificador considere que se ha
terminado la totalidad (o parte) de las obras y estn listas para usarse.
Normalmente se hace referencia a la recepcin como conclusin sustancial. No siempre se da el caso de que las obras
estn terminadas al 100%, durante el plazo para la notificacin de defectos se pueden finalizar elementos menores de
las obras, pero solo si se cuenta con la aprobacin del representante del empleador. En el momento en que UNOPS
emite un certificado de recepcin, UNOPS toma posesin efectiva de las obras. El gerente de proyectos debe garantizar
que el beneficiario recibe la entrega inmediata ese momento.
A veces esto puede crear complicaciones para UNOPS si el beneficiario no quiere asumir la responsabilidad del activo.
Si UNOPS va a tener las obras bajo su posesin durante un perodo de tiempo, se debe prestar atencin a que se haya
asignado suficiente presupuesto y se haya llevado a cabo la planificacin suficiente para cubrir los aspectos de
seguridad y seguro de las obras durante el perodo en cuestin.
Habitualmente, en el momento de la recepcin, UNOPS devuelve al contratista la mitad de la retencin y la garanta
bancaria, y la otra mitad se devuelve en el momento de la conclusin definitiva. Esto se realizar de conformidad con
los valores reales especificados en el contrato.
La mejor prctica de UNOPS es planificar el proceso de recepcin de forma que UNOPS traspase inmediatamente las
obras al usuario/cliente final. Esto disminuir el riesgo que UNOPS pudiera contraer al tener las obras en su posesin
durante un perodo determinado de tiempo.
Planifique este proceso con antelacin con el cliente y el usuario para que estn preparados para la recepcin el mismo
da que UNOPS emita el certificado de recepcin al contratista.
Plazo para la notificacin de defectos (DNP). Este plazo es el perodo entre la recepcin y la conclusin
definitiva de las obras, y el contrato en s mismo. El DNP tiene como objetivo conceder tiempo para detectar defectos y
repararlos. Idealmente, este plazo es suficiente para que las obras pasen por un ciclo estacional o un ciclo completo de
uso.
Durante todo el DNP, UNOPS debe llevar a cabo inspecciones regulares para destacar cualquier defecto y asegurarse
de que el contratista lo subsane a sus expensas. Si estos defectos son importantes y prohben el uso de las obras, se
debe plantear reiniciar el DNP para este elemento, y as prorrogar el DNP total y la duracin del contrato.
En la mayora de los casos, esto afectara al acuerdo entre UNOPS y el cliente y debe tenerse en cuenta antes de
prorrogar el DNP. No se recomienda prorrogar el DNP de un elemento a menos que se trate de un problema muy
importante con la posibilidad de que el defecto se repita.
Un requerimiento obligatorio para los contratos de obras es un DNP de 12 meses. Segn las circunstancias y la
naturaleza de las obras, puede ser apropiado otro DNP (por ejemplo, cuando las obras sean campamentos temporales
a corto plazo u obras menores como vallar un complejo), pero en dichos casos, se requiere la autorizacin previa por
escrito del Grupo de Infraestructura y Gestin de Proyectos.
Sin embargo, recuerde que esta cuestin debe debatirse primero a nivel de compromiso cuando UNOPS celebre un
acuerdo del proyecto/financiacin con su cliente. Idealmente, el acuerdo del proyecto/financiacin debera quedar
abierto para cubrir los costos de UNOPS de supervisin del DNP. Si no es posible, se debe encontrar una solucin para
cubrir dichos costos. Se debe evitar reducir el DNP, y esto solo se puede decidir con la aprobacin del Grupo de
Infraestructura y Gestin de Proyectos.
Conclusin definitiva. La conclusin definitiva es el fin de la obligacin o la responsabilidad del contratista con
UNOPS y las obras. En este punto, la responsabilidad de las obras es de UNOPS hasta que UNOPS realice la entrega
final al usuario final o al cliente. Tambin se recomienda coordinar este acontecimiento para que ocurra
simultneamente con la entrega final al cliente.

En el momento de la conclusin definitiva, UNOPS devuelve la garanta bancaria de cumplimiento y realiza el pago final
al contratista, y devuelve el balance final de la retencin si corresponde. Por supuesto, esto est sujeto a cualquier
problema de desempeo o gasto incurrido en la rectificacin de defectos en nombre del contratista. Todos estos
elementos se deben acordar de conformidad con las condiciones del contrato.
11.7 Contratos de servicios

11.7.1.1 Contratos de servicios profesionales
El contrato de servicios profesionales se utiliza para contratar a entidades con el objetivo de que presten servicios,
generalmente de un valor superior a 50.000 USD. Este tipo de contratos de servicios debe ir acompaado de una copia de
las GCC para servicios de UNOPS, como anexo, as como de cualquier otro anexo pertinente (por ejemplo, los TOR). En
oneUNOPS se debe emitir una PO independiente para comprometer fondos (obligatoria para valores iguales o superiores
a 2.500 USD).
11.7.1.2 Contrato para pequeos servicios

El contrato para pequeos servicios se utiliza para contratar a entidades con el objetivo de que presten servicios simples
de un valor por debajo de 50.000 USD. Las condiciones generales deben conformar una parte integral del contrato para
pequeos servicios. En oneUNOPS se debe emitir una PO independiente para comprometer fondos (obligatoria para
valores superiores a 2.500 USD).
Cuando sea viable, se puede utilizar la PO en oneUNOPS como contrato para pequeos servicios a fin de evitar emitir dos
documentos diferentes. Sin embargo, en la PO de oneUNOPS se deben incluir las instrucciones relevantes y las
condiciones especiales, junto con las condiciones generales.
11.8 Adquisicin de activos

Cuando se adquieren propiedades, planta y equipo ("PPE" o simplemente "activos") como equipo informtico o vehculos,
debe indicarse en la PO de oneUNOPS. Al crear una PO de oneUNOPS para PPE, se deben seguir unos pasos adicionales.
En la pgina de soporte tcnico de oneUNOPS se ofrecen las instrucciones exactas.
Adems, el oficial de adquisiciones debe asegurarse de que se indique la categora correcta de activos en la PO de
oneUNOPS. De conformidad con el FRR de UNOPS, la correcta identificacin de los activos en las fases de adquisicin y
recepcin garantizar que los activos de la organizacin puedan rastrearse y registrarse eficazmente en los estados
financieros. Para informarse sobre las categoras correctas de activos, los compradores deben consultar la AI
AI/EO/2011/02 (rev1).
Polticas de UNOPS AI/EO/2011/02 (rev1): Gestin de propiedades, planta y equipo (en ingls)
Directrices Directrices sobre el BPA (en ingls)

Terminologa de las PO para bienes (en ingls)
Plantillas GCC de UNOPS para bienes
GCC de UNOPS para servicios
GCC de UNOPS para bienes y servicios
Carta de intencin
Contratos para servicios profesionales
Contrato para pequeos servicios
Acuerdo a largo plazo (LTA)
Instrucciones para el uso de LTA (en ingls)
Acuerdo de oferta abierta (BPA)

BPA - Evaluacin del desempeo del proveedor (en ingls)
Orden de compra para el terreno
Contrato de obras menores
Contrato de obras abreviado
Contrato de obras por unidad de medida
Contrato de obras a tanto alzado
Contrato de servicios de consultora para obras
Otros recursos de utilidad Pgina de la intranet: Directrices del Grupo de Actividades Financieras sobre la
autenticacin de las garantas bancarias (en ings)
Pgina de la intranet: Pgina sobre los LTA
Pgina de la intranet: Repositorio de plantillas del Grupo de Infraestructura y
Gestin de Proyectos

12
LOGSTICA
PASO 9
12 Logstica
La logstica es el proceso de planificacin, implementacin y control del almacenamiento y el flujo eficiente y costo-
eficiente de bienes e informacin relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de cumplir
los requerimientos del cliente. En este captulo nos centramos en los aspectos de la logstica que son ms relevantes para
el proceso de adquisicin.
12.1 Sinopsis
Proceso de planificacin de la logstica

La planificacin efectiva de la logstica tiene en cuenta las actividades durante las diferentes etapas del proceso de
adquisicin. Se trata de uno de los factores clave para garantizar la eficiencia del proceso de adquisicin y minimizar los
riesgos de mayores costos y retrasos. Una planificacin correcta y oportuna de la logstica es decisiva para minimizar el
dao ambiental asociado.
La planificacin de la logstica comienza en la fase de la evaluacin de las necesidades del proceso de adquisicin a travs
de la identificacin del resultado que desean el solicitante y el usuario final, as como de la identificacin de las acciones
necesarias para garantizar que la actividad se concluye con xito. Hay dos requerimientos clave: una colaboracin
estrecha y una comunicacin efectiva entre la unidad operacional solicitante y el oficial de adquisiciones.
Durante las diferentes etapas del proceso de adquisicin, se deben tener en cuenta los siguientes pasos en el proceso de
planificacin de la logstica:
1. Comprender el contexto operacional del producto solicitado y, en la medida de lo posible, asistir en el desarrollo
de especificaciones para el envo, la entrega, etc., adecuadas para las condiciones locales;
2. Determinar la urgencia del requerimiento. La urgencia puede determinar la localizacin de la compra y el modo
de transporte;
3. Determinar el tipo de identificacin de proveedores, el modo de transporte, todo posible requerimiento de
transporte (por ejemplo, la cadena de fro ininterrumpida), el plazo disponible y los recursos financieros para la
actividad de adquisicin;
4. Usar diferentes modos de transporte as como diferentes corredores logsticos implica incurrir en diferentes
costos, pero tambin tiene una repercusin en el plazo y en los impactos ambientales del transporte. La va
martima o terrestre pueden ser menos costosas, pero pueden conllevar dificultades y retrasos como el paso
por aduanas de los bienes mientras recorren los diferentes puertos y pases en su camino hacia el destino final.
Una ruta area alternativa puede suponer impactos ambientales ms adversos y puede ser ms costosa, pero
puede reducir el tiempo de transporte de forma significativa. El costo y el plazo total de la cadena de suministro
se deben tener en cuenta al determinar cmo y dnde comprar el producto requerido para cumplir las
necesidades del usuario final de forma oportuna y costo-eficiente;
5. Tener en cuenta el impacto de sostenibilidad de las diferentes modalidades de logstica. La planificacin de las
adquisiciones ofrece oportunidades para contemplar una reduccin del transporte o estrategias para evitarlo:
evitar distancias, evitar la velocidad, reducir el peso producto, reducir el volumen del producto, reducir el peso
del embalaje y el volumen del producto.
En estas primeras etapas tambin se deben tener en cuenta las oportunidades para transporte multimodal y
modal, junto con la colaboracin con otros organismos de las Naciones Unidas, para maximizar las eficiencias
relacionadas con el transporte;
6. Determinar qu mercados estn mejor posicionados para responder a los requerimientos de entrega del
usuario final mediante la evaluacin de las ofertas, adems de su conformidad con los criterios tcnicos, sobre
la base de costos totales de entrega y plazos de entrega. Habitualmente existe una compensacin entre los
costos de transporte y el tiempo de entrega. La importancia relativa de estos factores determinar dnde deben
comprarse los bienes y el modo de transporte. La distancia geogrfica no tiene por qu determinar el costo y el
tiempo de entrega.
La decisin de aceptar una oferta ms costosa para cumplir con el plazo de entrega exigido deber evaluarse y
discutirse detenidamente con el solicitante y el usuario final para maximizar el uso efectivo de los fondos.
Cuando el plazo de entrega sea el factor principal en la adjudicacin de un contrato, esto deber estipularse
claramente en el documento licitatorio. Cuando el plazo de entrega se establezca como un requerimiento
obligatorio, deber rechazarse toda oferta que no cumpla el plan de entrega requerido.
Algunos proveedores pueden especular con las fechas de entrega requeridas y ofrecer una fecha de entrega
dentro de los requerimientos indicados sabiendo que no podrn cumplirla. UNOPS prev dichos casos con la

inclusin de una clusula de "liquidacin de daos y perjuicios", como se establece en las Condiciones generales
de contratacin (GCC). Los documentos licitatorios siempre deben remitir a las GCC.
7. Verificar la exhaustividad de los requerimientos de entrega y transporte y el presupuesto disponible. El costo del
transporte puede llegar a ser un componente significativo en el costo de los bienes adquiridos y entregados al
sitio designado. En la planificacin de la logstica, la alternativa ms barata puede no ser siempre la que ofrezca
el costo total ms bajo. Una estrategia de entrega de bajo costo, pero deficiente, puede tener como
consecuencia retrasos, bienes daados o robados, cargos portuarios excesivos, etc.;
8. Determinar los medios ms costo-eficientes para contratar el transporte, es decir, si el proveedor seleccionado
de los bienes debe suministrar el transporte de los bienes de compra o si UNOPS debe contratar el transporte
de forma independiente. En casos excepcionales, UNOPS tambin puede suministrar el transporte mediante sus
propios recursos (por ejemplo, que el personal del proyecto transporte los bienes en vehculos del proyecto);
9. Licitar servicios de flete, si se va a contratar un expedidor independiente para el transporte. Confirmar si existen
LTA para servicios de flete y si son competitivos. En caso de envos de grandes dimensiones, envos
convencionales o envos a granel para los que se pueden obtener tarifas mejores, es aconsejable llevar a cabo
licitaciones para cada uno;
10. Asegurar la consignacin de conformidad con las instrucciones de UNOPS (para ms informacin, consulte la
seccin 12.4 Seguro);
11. Garantizar la exhaustividad y precisin de los documentos de embarque recibidos del proveedor y del
expedidor y que el consignatario haya recibido sus documentos (para ms informacin, consulte la seccin
12.3.2 Documentos de embarque). Incluya en su planificacin de adquisiciones todas las restricciones especiales
de importacin y exportacin y/o las regulaciones (por ejemplo, la inspeccin previa al envo, el embalaje de
bienes peligrosos especiales);
12. Garantizar que se hayan realizado todas las gestiones necesarias para despachar el cargamento a su llegada. En
funcin de los procedimientos en el pas de destino, el consignatario podra tener la responsabilidad del
despacho de aduanas para los bienes. Sin embargo, el despacho de aduanas forma parte del proceso de
adquisicin y debe incluirse en la planificacin de la adquisicin.
La unidad responsable de recibir los bienes debe realizar las gestiones para aceptarlos a su llegada y debe
asegurarse de que, en caso de que falte carga o esta est daada, los reclamos se inicien dentro del plazo
estipulado en el seguro de la carga para proteger los intereses de UNOPS;
13. Obtener la confirmacin por parte del consignatario de que el envo se ha recibido en buenas condiciones;
14. Determinar y comparar el plazo total real de entrega, incluyendo las actividades de logstica con el plazo de
entrega estimado al comienzo del proceso de adquisicin y documentar las lecciones aprendidas al respecto.
A lo largo de este proceso, se debe poner al corriente al solicitante y/o al usuario final sobre las fechas de entrega
previstas y reales para que ellos puedan tener en cuenta la informacin actualizada en su planificacin local.
Requerimientos de logstica para bienes

Con el objetivo de evitar compras urgentes innecesarias y costosas, as como demoras en la entrega de bienes, es preciso
tener en cuenta los siguientes aspectos logsticos:
Embalaje y envo;
Etiquetado y marcas de transporte;
Modos de transporte;
Rutas y frecuencia de los medios de transporte;
Expedidores;
Incoterms;
Seguro de la carga;
Documentos de embarque;
Recepcin de la consignacin;
Das de cargos por sobrestadas/almacenamiento/estacionamiento
Descarga en destino;
Restricciones especiales de importacin/exportacin para los pases de origen y destino.

12.2 Embalaje y etiquetado
Embalaje
El embalaje requerido se determina segn la naturaleza de los bienes, el modo de envo, las condiciones climticas
durante el trnsito y en el destino y la legislacin local. Tambin deben tenerse en cuenta otros factores como la
durabilidad, el tamao y el peso de los paquetes. Es razonable pensar que los envos se tratarn de forma brusca y se
cargarn y descargarn varias veces antes de llegar al destino final. Por lo tanto, se debe garantizar que el equipo, las
instalaciones de almacenamiento, los operadores y los trabajadores involucrados tengan la capacidad de manejar los
bienes en el embalaje elegido, por ejemplo, no en todas las instalaciones portuarias se pueden manejar contenedores de
20 pies, mientras que para ciertos envos, es preciso estudiar las restricciones de carga por eje para el transporte
terrestre y el calado mximo de buques para los puertos poco profundos. Las condiciones climticas tanto en destino
final como durante el trnsito deben tenerse en cuenta para asegurar que el embalaje pueda soportar el calor, fro, lluvia,
humedad, moho, polvo, roco del agua salada, etc. Adems, se deben utilizar monitores, equipos para conservar la
cadena de fro y transporte areo para aquellos bienes que requieran una temperatura constante.
A menos que los bienes se enven en contenedores de 20/40 pies (consulte la Tabla 10), UNOPS debe especificar siempre
que deban enviarse bajo la cubierta para evitar daos durante el transporte (por ejemplo, riesgos de oxidacin,
humedad, etc.). Podra plantearse el uso de contenedores para la carga a fin de proveer proteccin adicional, aunque
esto puede aumentar los costos. Si se utilizan contenedores, UNOPS debe intentar enviar solo contenedores totalmente
llenos, dado que la tarifa de envo generalmente es por caja en lugar de por volumen/peso del contenido (salvo que el
total permitido de la carga til se supere). El uso de contenedores de carga parcial del contenedor (LCL) que unifica
consignaciones de diferentes clientes expone a UNOPS a riesgos de robo, hurto y demoras si alguna de las
consignaciones experimenta problemas de despacho de aduanas en algn punto durante el trnsito. Adems, las
consignaciones pequeas pueden sufrir demoras si se ha de esperar la carga completa de un contenedor.
Las instrucciones de embalaje y envo de UNOPS son documentos que especifican cmo deben embalarse y enviarse los
bienes y a quin notificar el envo. Enumeran todos los documentos requeridos para el despacho de aduanas y para las
cuestiones relativas a los pagos. Las instrucciones de embalaje y envo se deben adjuntar como anexo a todas las
rdenes de compra (PO) e incluir las instrucciones de embalaje y envo especficas al Incoterm utilizado (consulte la
seccin 12.3.3 Incoterms).
Las instrucciones de embalaje y envo pueden contener requerimientos sobre soluciones de embalaje ms sostenibles,
como:
Que el embalaje contenga un porcentaje de contenido reciclable, con partes de plstico con un peso superior a 25
g identificadas de conformidad con la ISO11469 por tipo de material;
Que el embalaje contenga un porcentaje de contenido reciclable;
Que el embalaje se pueda reutilizar o recuperar;
Que el embalaje no contenga PVC;
Que no se aadan de forma intencional metales pesados al embalaje o a algn componente del mismo.
Tabla 10 | Contenedores: tamao, volumen, carga y tipos
Dimensiones 20 pies 40 pies
Longitud interior
5,90 m 12,02 m
(aproximadamente)
Ancho interior (aproximadamente) 2,33 m 2,33 m
Altura interior (aproximadamente) 2,35 m 2,35 m
19,5 toneladas
Carga (aproximadamente) 19,5 toneladas mtricas
mtricas
Metros cbicos (aproximadamente) 33 m3 67 m3
De carga seca (DC) El tipo ms habitual de contenedor
Abierto por la parte superior (OT) Sin tapa dura

De plataforma (FR) Sin tapa ni paredes laterales, solo los extremos
Refrigerado Para transportar artculos perecederos
Ms alto que los contenedores de carga seca

De gran/alta capacidad (HC)
estndares
Etiquetado y marcas de transporte

Para facilitar la identificacin de bienes y su manipulacin durante el trnsito, debe indicarse a los proveedores que
incluyan marcas de envo en todos los paquetes. Las marcas deben incluir la siguiente informacin:
Nombre del consignatario;

Destino;
Puerto de descarga;
Identificacin del proyecto;
Nmero de la PO de UNOPS
Nmero de expediente;
Instrucciones especiales de manejo (por ejemplo, "frgil", "este lado hacia arriba", etc.)
Se desalienta especificar los contenidos de los paquetes para minimizar las posibilidades de robo y hurto.
12.3 Envo y transporte
Modos de transporte
Se utilizan cuatro modos bsicos de transporte de carga, de forma individual o combinados: martimo, ferroviario, por
carretera y areo. UNOPS debe tener en cuenta los factores econmicos, la eficiencia y los impactos ambientales al
seleccionar el modo de transporte. El flete martimo es generalmente el modo de transporte ms econmico. En
determinados casos, el transporte areo puede costar 20 veces ms que el flete martimo. El equilibrio de parmetros
operacionales tales como el tiempo y los recursos financieros debe determinar el modo del transporte.
Los oficiales de adquisiciones deben priorizar las preferencias de transporte de acuerdo con los siguientes criterios:
El medio de transporte ms barato que satisfaga los requerimientos de entrega;

La planificacin que incluya el menor nmero de puntos de transbordo;
El envo que se realice a travs de las aduanas y puntos de transbordo preferidos;
La utilizacin de los expedidores designados, preferentemente en el marco de un LTA de UNOPS o de las Naciones
Unidas, siempre que sea posible;
La utilizacin de los expedidores con registros comprobados de buen desempeo en cuanto a la administracin de
sus impactos sociales y ambientales;
La no utilizacin del transporte areo para el envo salvo que sea necesario, por ejemplo, en situaciones de
emergencia o cuando la cadena de fro sea necesaria, o si el flete areo es inferior al 25% del costo de los bienes;
Requerimientos de sostenibilidad: como regla general, el modo de transporte que ms emisiones de carbono
genera es el areo, seguido del transporte terrestre, el martimo y el ferroviario;
El envo por tierra o mar si se trata de bienes peligrosos.
Por ltimo, los oficiales de adquisiciones deben hacer una lista priorizada de todas las soluciones tcnicamente factibles.
Si una solucin prioritaria entra en el marco presupuestario definido previamente, se debe ejecutar el plan. Si las mejores
soluciones no entran en el marco o si no hay una solucin factible, los oficiales de adquisiciones deben presentar las
opciones existentes a la unidad operacional solicitante y pedir que tome una decisin.
Agentes expedidores
UNOPS, o el proveedor, agentes de carga, a los que tambin se conoce como agentes expedidores, agentes o
intermediarios expedidores, para llevar a cabo las formalidades y las operaciones de envo de consignaciones. El agente
de carga puede tambin ser contratado por UNOPS para recibir bienes en caso de que el personal de UNOPS no pueda
estar fsicamente presente para dedicarse a la pronta gestin del despacho de aduanas y la recepcin de bienes
vulnerables a prdidas o hurto. El uso de un agente de carga adecuado reduce el riesgo de la operacin de adquisicin
debido al conocimiento especializado y la experiencia de este. UNOPS debe garantizar que el agente expedidor

respectivo cuente con todos los documentos necesarios para el despacho de los bienes en trnsito (consulte la seccin
12.3.4 Documentos de embarque).
UNOPS y otras organizaciones de las Naciones Unidas tienen LTA para los servicios de envo de carga. Los oficiales de
adquisiciones deben utilizar la lista de LTA de UNOPS que se encuentra en la intranet o en UNGM.
Incoterms
Los trminos comerciales internacionales (Incoterms) son trminos estndar reconocidos a nivel internacional que
definen las obligaciones tanto del comprador como del vendedor durante el transporte de los bienes. La Cmara de
Comercio Internacional (ICC) elabor los Incoterms: una definicin clara de los trminos comerciales reduce el riesgo de
malentendidos, su interpretacin es ampliamente aceptada y la ICC ofrece un servicio de arbitraje.
El alcance de los Incoterms est limitado a asuntos asociados con las obligaciones de las partes con el contrato de venta
relacionado con la entrega de los bienes vendidos. Los Incoterms no especifican la transferencia de propiedad, sino que
especifican dnde entrega el vendedor los bienes, los costos pagados por el vendedor y el punto desde el cual el
vendedor transfiere el riesgo al comprador. Los oficiales de adquisiciones pueden solicitar a los proveedores que coticen
el suministro bajo ms de un Incoterm, por ejemplo, al plantearse si contratar el transporte a travs del proveedor o de
forma independiente.
Los Incoterms 2010 deben regir las condiciones de envo de los contratos de UNOPS siempre y cuando este
requerimiento se estipule en las condiciones generales del contrato. Se debe hacer referencia al Incoterm apropiado en
todos los contratos que requieran de envo. El Incoterm siempre debe hacer referencia a un lugar determinado por su
nombre (ciudad, pas, etc.), por ejemplo, CPT Dushanb, Tayikistn. Para ms informacin, consulte la pgina web de la
ICC: www.iccwbo.org.
Preguntas frecuentes sobre los documentos de embarque:
El conocimiento de embarque (B/L) (para los envos martimos) o la carta de porte (para otros modos de
transporte) es el contrato de transporte entre el expedidor y el transportista, en el que se indica cmo se van a
enviar los bienes y cundo llegarn. El B/L es la prueba de que el transportista ha recibido los bienes para su envo
y prueba que los bienes se enviaron tal y como se indica. Asimismo, posee la caracterstica exclusiva de
documentar la propiedad de los bienes especificados (un documento de ttulo). Como prctica estndar, hay tres
copias originales del B/L. Una de estas copias la usa el consignatario para pasar los bienes por aduana. Es
importante que UNOPS conserve las otras dos copias originales;
Las facturas comerciales y las facturas pro forma describen los bienes e indican su valor;
Las listas de empaque son descripciones del contenido, el nmero total de unidades de embalaje, las marcas, el
peso y el volumen de cada una;
Los certificados de origen indican el pas de origen o fabricacin de los bienes y siempre los emite una cmara local
de comercio. Se suele requerir el certificado de origen para la importacin, y tambin suele usarse con fines
estadsticos;
El certificado de regalo sustituye a la factura comercial y al certificado de origen en el caso de los bienes que se
envan desde un almacn de UNOPS o de las donaciones en especie. Una factura comercial, factura pro forma o
certificado de regalo prueba el valor de los bienes.
Otros documentos necesarios al usar un agente expedidor:
El certificado de recepcin del expedidor es una prueba de que el proveedor ha entregado los bienes al agente
expedidor;
Una factura de flete de un transportista indica los cargos y los detalles del envo;
Se pueden solicitar varios certificados que prueben la calidad. Normalmente el proveedor proporciona estos
certificados;
El proveedor o el agente expedidor (dependiendo de quin organice el transporte) tiene la responsabilidad de
consolidar todos los documentos de embarque requeridos y debe recibir la indicacin de enviar un conjunto de
documentos al consignatario y los otros dos conjuntos de documentos a la unidad de adquisicin de UNOPS. Los
oficiales de adquisiciones deben verificar que toda la informacin es correcta e idntica en todos los documentos.
Adems, UNOPS debe garantizar que el consignatario ha recibido los documentos.
A continuacin se presentan los trminos usuales usados frecuentemente en los documentos de embarque:

Consignatario: el receptor de los bienes que es, normalmente (aunque no necesariamente), una oficina de las
Naciones Unidas. El consignatario puede ser, aunque no necesariamente, idntico a la direccin de entrega. El
consignatario siempre debe recibir una copia de los documentos de embarque;
El consignatario puede encargarse del despacho de aduanas y otras formalidades gubernamentales a peticin de
los oficiales de adquisicin en cuestin. No obstante, esto tambin lo puede gestionar por una parte autorizada.
Los datos del consignatario, como la direccin, el pas, el nombre, el nmero de telfono/fax, la direccin de correo
electrnico y la persona de contacto debe incluirse en la PO y en el etiquetado de los paquetes;
Parte autorizada: puede ser contratada por los oficiales de adquisiciones (o el consignatario) para gestionar el
despacho de aduanas de los bienes u otras formalidades gubernamentales. En dicho caso, tambin se deben
enviar los documentos de embarque a la parte autorizada;
Direccin de entrega/destino final: la direccin del usuario final a la que se deben entregar fsicamente los bienes.
12.3.3.1 Uso de los Incoterms en UNOPS

A continuacin se presenta una lista de los Incoterms 2010 ms usados habitualmente por UNOPS y se explica en qu
situaciones deben utilizarse:
Para los productos ya importados o los productos producidos en el pas de destino, se recomienda utilizar el
trmino DAP: Entregado en un punto (lugar de destino convenido).
Para el transporte internacional para el que el proveedor de los bienes no se encarga del transporte, se
recomienda utilizar el trmino FCA (franco transportista). Como UNOPS tiene LTA con agentes expedidores, los
precios del FCA deben solicitarse en los documentos licitatorios. Por lo tanto, UNOPS puede utilizar su propio LTA y
contratar servicios de transporte para sus envos si se ha comprobado que estos son costo-eficientes y prcticos. El
Incoterm FCA es preferible a EXW (en fbrica), ya que esto resuelve el problema de la carga dentro de las
instalaciones del vendedor y del despacho para la exportacin para el comprador. El FCA tambin es preferible al
FOB (franco a bordo) o al FAS (franco al costado del buque), ya que con el FCA el envo completo desde el puerto de
carga estar bajo la responsabilidad de una sola entidad, es decir, el agente expedidor.
Para las adquisiciones internacionales en las que el proveedor se encarga del transporte, se recomienda usar el
trmino CPT (transporte pagado hasta). Por lo tanto, se recomienda solicitar los precios de CPT en los documentos
licitatorios. El Incoterm CPT es preferible al CIP (transporte y seguro pagados hasta) y a todos los Incoterms que
comienzan con D, ya que UNOPS posee un acuerdo de seguro de la carga mundial que brinda una cobertura
general competitiva (consulte la pgina de LTA en la intranet del Grupo de Adquisiciones).
Adems, el trmino puede ser utilizado para adquisiciones internacionales para las que UNOPS prefiere que el
proveedor asuma todos los riesgos y costos asociados al transporte de bienes al pas de destino. Sin embargo,
teniendo en cuenta la cobertura muy buena de seguro a todo riesgo ofrecida bajo el programa de seguros
negociado globalmente por varios organismos de la Naciones Unidas, incluido UNOPS, se recomienda comprar el
CPT para todas las adquisiciones internacionales y asegurar los bienes en este programa de seguros. El uso del
Incoterm DAP para las adquisiciones internacionales se justifica en los escasos pases en los que el programa del
seguro no proporciona la cobertura completa (por ejemplo, excluye el riesgo de guerra). En caso de duda sobre si
el seguro a todo riesgo es de aplicacin a un determinado pas, se recomienda ponerse en contacto con el corredor
de seguros de UNOPS (consulte la pgina de LTA en la intranet del Grupo de Adquisiciones);
El uso del Incoterm DDP (entregado derechos pagados) es incompatible con el estatus de UNOPS como parte de
las Naciones Unidas (UNOPS est exenta de pagar los impuestos y aranceles directos). Por lo tanto, este nunca
debe usarse en los documentos licitatorios, PO ni contratos (excepto bajo condiciones muy especficas como se
explica en la seccin 6.5.3.3 Criterios financieros).
Los Incoterms no son de aplicacin para los servicios. Por lo tanto, al cumplimentar una PO en oneUNOPS para un
servicio, asegrese de seleccionar "Otro" ("Other") como Incoterm a fin a facilitar la realizacin de informes
correctos y fiables.
Documentos de embarque
Los documentos de embarque correctos y completos son esenciales para la entrega a tiempo. El proveedor necesita los
documentos de embarque para mover el pedido desde sus instalaciones y para recibir el pago del comprador. El agente
expedidor necesita los documentos de embarque para contratar el transporte, el consignatario necesita los documentos
de embarque para reclamar los bienes a su llegada, y el consignatario o parte autorizada necesita los documentos de
embarque para gestionar el despacho de aduanas. Cada etapa del transporte genera documentos que pueden
requerirse una vez el equipo est en el pas, por ejemplo, para registrar un vehculo o un equipo de radio.

El contenido de los documentos de embarque depende del tipo de bienes que se enven, los medios de transporte, la
parte responsable del envo de los bienes (expedidor, proveedor, etc.) y los requerimientos especiales del pas receptor.
Para ms informacin, consulte las instrucciones de embalaje y envo de UNOPS.
Mientras que los documentos de embarque requeridos varan segn el caso, todo envo debe tener pruebas
documentadas de los contenidos del envo, el peso y el volumen de los contenidos, el origen de los bienes (si es
necesario), el precio de los bienes y prueba del transporte de los bienes (consulte la seccin 12.2.1 Embalaje).
12.4 Seguro
Durante el transporte y el almacenaje, la carga es vulnerable a una serie de riesgos, tales como el dao, el robo y el hurto,
la rotura o que no se reciba una parte o un envo entero. El seguro de la carga proporciona la proteccin contra posibles
prdidas financieras resultantes de tales riesgos. Es fundamental garantizar la proteccin para los bienes sujetos a
riesgos, incluidos los riesgos de guerra, huelgas, disturbios o tumultos sociales. Adems, la duracin de la cobertura del
seguro debe ser suficiente para cubrir el perodo del transporte, de almacn a almacn, incluido el almacenaje en el sitio
de destino. Los bienes se aseguran por el valor del costo, del seguro y de la carga ms un porcentaje convenido para
reflejar el costo indirecto de reponer los bienes.
UNOPS ha negociado un contrato global de seguro de carga martima que todas las oficinas de UNOPS deben utilizar. El
seguro es un seguro a todo riesgo con cobertura mundial. Sin embargo, pueden existir condiciones especiales de
aplicacin en ciertos pases (por ejemplo, si hay riesgo de guerra). Para ms orientacin sobre seguros durante el
transporte, as como sobre los datos de contacto de los puntos focales en UNOPS y del corredor de seguros, consulte las
directrices sobre seguro de carga martima de UNOPS. Para ms informacin, consulte las instrucciones de seguro en la
pgina de LTA en la intranet del Grupo de Adquisiciones.
En caso de reclamo, o de un acontecimiento que pueda dar lugar a un reclamo, debe avisarse directamente al corredor
de seguros. Para informar sobre daos ocultos, el aviso se debe dar en el plazo de 60 das a partir de la fecha de llegada
al destino final.
12.5 Recepcin, inspeccin y devolucin

Cuando una consignacin se entrega al consignatario, es comn que el transportista solicite un recibo. Al mismo tiempo,
el consignatario debe llevar a cabo una inspeccin rpida de los paquetes en base a todos los documentos de embarque.
Si la consignacin est aparentemente en orden, se debe emitir un visto bueno (por ejemplo, "recibido en buenas
condiciones externas; contenido no verificado"). Por el contrario, si hay muestras visibles de que el embalaje se ha
alterado, el recibo debe indicar las reservas observadas (por ejemplo, "cajas rotas", "falta contenido", "cajas abiertas con
seales de hurto, etc.). En lo posible, los paquetes se deben pesar para determinar cualquier diferencia entre el peso
declarado y el real. Asimismo, se debe documentar toda discrepancia en las notas de entrega.
Un aspecto importante del proceso de recepcin es la creacin del recibo en oneUNOPS, que vara segn la norma de los
Incoterms seleccionada (consulte la seccin 13.2.7 Evaluacin del desempeo del proveedor.
12.6 Restricciones sobre las exportaciones o importaciones de

bienes
Los profesionales de las adquisiciones deben ser conscientes de las restricciones que son de aplicacin sobre las
exportaciones o importaciones. Los pases exportadores pueden restringir el envo de ciertas clases de bienes a ciertos
pases o prohibir completamente su exportacin. Por ejemplo, el equipo que posee un uso tanto militar como civil, como
las computadoras de alto nivel o la tecnologa de telecomunicaciones, suelen estar sujetos a dichas restricciones. Los
oficiales de adquisiciones deben ser conscientes de estas limitaciones para poder calcular el tiempo requerido para
obtener la autorizacin necesaria y que esta se pueda incluir en el plazo estimado.
Asimismo, los pases importadores pueden imponer restricciones: los equipos de telecomunicaciones y los frmacos
generalmente requieren una autorizacin previa del ministerio responsable. En especfico para los frmacos, algunos
pases requieren el registro de los productos o pruebas de muestras en sus propios laboratorios. Otros equipos, tales
como vehculos usados con unos aos determinados, pueden estar directamente prohibidos. Algunos pases prohben
los bienes de determinado origen por razones polticas. Obtener el permiso para importar dichos bienes suele ser un
ejercicio prolongado. La oficina receptora debe confirmar que se posee el permiso antes de que se autorice al proveedor
a enviar los bienes. La posible consecuencia de enviar los bienes sin el permiso es que se exigir al receptor pagar el
costo de almacenaje en el puerto y los recargos aplicables hasta que se emita la autorizacin. Existe tambin un riesgo

considerable de que la carga se deteriore o se pierda durante este perodo. La Organizacin de las Naciones Unidas
tambin puede imponer restricciones sobre las exportaciones para algunos pases.
Directrices Incoterms (en ingls)
Seguro de la carga de UNOPS
Plantillas Embalaje y envo: FCA, FOB (en ingls)
Embalaje y envo: CPT areo (en ingls)
Embalaje y envo: CPT, CFR por superficie (en ingls)
Embalaje y envo: DAP (en ingls)
Embalaje y envo: superficie (en ingls)
Embalaje y envo: K&N para el proveedor (en ingls)
Envo: K&N (en ingls)
Informe de recepcin e inspeccin (en ingls)
Otros recursos de utilidad Tipo de cambio de las Naciones Unidas

13
GESTIN DE
CONTRATOS
PASO 10
13 Gestin de contratos
13.1 Sinopsis
La gestin y administracin de contratos hace referencia a todas las acciones que se realizan tras la adjudicacin de un
contrato y se refiere a actividades como: la supervisin del desempeo del proveedor, las enmiendas del contrato, los
pagos, el cierre del contrato, la conservacin del registro, el mantenimiento del archivo del contrato, etc.
La responsabilidad de la administracin de la gestin de contratos recae en el gerente de proyectos/solicitante con el

respaldo del oficial de adquisiciones a cargo de proceso de adquisicin.
En este captulo se describen las actividades clave necesarias para una gestin y administracin efectiva de contratos.
13.2 Supervisin del desempeo de los proveedores

La supervisin del contrato incluye la observacin del desempeo del proveedor para asegurarse de que entregue a
tiempo, y dentro del presupuesto, un producto de calidad y en la cantidad correcta.
En los contratos estndares se establecen varios requerimientos y el grado en el cual los proveedores cumplen con estos
requerimientos se utiliza para medir el logro de los indicadores de desempeo. Estos ltimos son fundamentales para
evaluar el desempeo continuo del contrato (por ejemplo, los estndares de calidad, los plazos de entrega, las
inspecciones, las fechas fijadas, etc.). El control del desempeo garantiza que el desempeo del proveedor sea conforme
al contrato y que las variaciones, si existiese alguna, se puedan justificar, as como que los contratos se enmienden para
reflejar los cambios acordados en el alcance de las obras.
La administracin de contratos es una etapa fundamental desde la perspectiva de las adquisiciones sostenibles: es el
punto en el que realmente se ejecutan los beneficios de sostenibilidad y en el que se evalan y supervisan los indicadores
claves del desempeo (KPI) y otros indicadores de progreso. Durante la etapa de gestin de contratos, es imprescindible
mantener una comunicacin abierta durante todo el contrato con los proveedores sobre las expectativas de
sostenibilidad de la entidad contratante y el desempeo del proveedor. Las lecciones aprendidas y la mejora de la
sostenibilidad que se ha llevado a cabo en esta etapa se deben aplicar a los procesos de adquisicin posteriores.
Bienes
Para la adquisicin de bienes, los oficiales de adquisiciones deben supervisar el envo y la recepcin de los bienes a travs
de las siguientes acciones:
1. Ponerse en contacto con el proveedor unos das/semanas antes de la fecha de embarque solicitada para
asegurarse de que los bienes estarn listos para el envo en la fecha convenida;
2. Informar a los proveedores, al consignatario y al solicitante/usuario final de cualquier cambio de planes que
haya (por ejemplo, ruta de transporte, fecha de embarque, etc.);
3. Asegurarse de que todos los documentos de embarque relevantes se proporcionen a las partes. Para ms
informacin, consulte la seccin 12.3.4 Documentos de embarque;
4. Si es necesario, solicitar una extensin de la garanta de cumplimiento si la actividad de adquisicin se retrasa;
5. Obtener prueba del recibo de la consignacin por parte del consignatario. Una vez recibido, el consignatario
debe realizar una inspeccin rpida de los paquetes con respecto a todos los documentos de embarque e
informar sobre la condicin externa de los bienes. Si existen signos visibles de que los embalajes han sido
manipulados, en el recibo se deben indicar estas observaciones;
6. En la medida de lo posible, los paquetes se deben pesar para determinar cualquier diferencia entre el peso
declarado y el real y se debe documentar cualquier discrepancia en el informe. Obtener la prueba de la
recepcin de los bienes en el destino final, si es diferente del destino del consignatario.
Indicadores habituales de desempeo que se usan para supervisar contratos:
Comparacin de la fecha solicitada de entrega y la fecha real de entrega;

Comparacin de la cantidad solicitada y la cantidad entregada;
Comparacin de la conformidad entre las especificaciones solicitadas y las especificaciones entregadas.

Servicios
Al contratar servicios, los gerentes de proyectos/solicitantes deben supervisar el desempeo del contratista y asegurar la
recepcin y la aceptacin oportunas de los entregables especificados en el contrato (por ejemplo, a travs de informes
iniciales, informes de progreso, informes de talleres o de sesiones de formacin, grabaciones, etc.).
Los oficiales de adquisiciones tambin deben asegurarse de que los indicadores de desempeo, los hitos y los puntos de
verificacin sobre el desempeo en materia de sostenibilidad del proveedor se incluyan en los documentos licitatorios y
se supervisen con regularidad durante la etapa de gestin de contratos.
El solicitante/la unidad operacional, y, a veces, tambin el usuario final, si corresponde, deben confirmar y aprobar los
entregables que se espera conseguir como resultado del contrato. Adems, se debe mantener informados a los
proveedores, los solicitantes/las unidades operacionales y los usuarios finales de los cambios o modificaciones que se
hagan en el contrato (por ejemplo, cambio de fechas de una misin, fecha de comienzo, datos de contacto de las partes
interesadas, etc.).
Indicadores de desempeo habituales que se usan para supervisar los contratos de servicios:
a) Entrega oportuna de los productos segn el contrato;

b) Respuesta oportuna a las peticiones de UNOPS;
c) Calidad de los servicios prestados.
Obras
El perodo para la gestin activa del contrato suele comenzar en el momento en que se firma el contrato y termina
cuando se emite el certificado de conclusin definitiva. La responsabilidad de la gestin de contratos, en la mayora de los
casos, recae sobre el gerente de proyectos a cargo de las obras, al que se hace referencia como el representante del
empleador y se menciona especficamente en el contrato, con el respaldo de los oficiales de adquisiciones, como
corresponda (por ejemplo, para procesar enmiendas del contrato, etc.).
En la Tabla 11 se detallan las actividades ms importantes que se deben tener en cuenta durante la administracin del
contrato de obras y las acciones exigidas por parte de diferentes miembros del personal. Estas se deben realizar de
conformidad con las disposiciones en el contrato de obras (para ms informacin, consulte la seccin 11.6.7
Disposiciones importantes en los contratos de obras ).
Tabla 11 | Actividades importantes durante la administracin de los contratos de obras
Responsabilidad Actividades de adquisicin Actividades de gerencia de

Actividad
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Revisar el contrato, asegurarse
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Preparar
Gestin del cambio Verificar
(variaciones, Representante
Documentacin de apoyo Emitir solicitud
reclamos, del empleador
enmiendas) Enviar a la PA/LCPC/HQCPC para la
revisin y adjudicacin

Representante Crear la solicitud de pago en Certificar la facture
del empleador, oneUNOPS y enviarla a Finanzas.
Pagos Emitir documentacin de apoyo
Adquisiciones,
Finanzas Crear recibo en oneUNOPS
Certificado de Representante Firmar el certificado de

recepcin del empleador recepcin
Plazo de Documentar los informes

Representante Gestionar el DNP y los posibles
notificacin de
del empleador Archivar reclamos
defectos (DNP)
Certificado de Representante Firmar el certificado de

conclusin definitiva del empleador conclusin definitiva
Preparar el certificado para que

Certificado de Representante
lo firmen UNOPS y el cliente o el
entrega del empleador
usuario final
Crear una evaluacin del desempeo Evaluar el desempeo del

Evaluacin del Representante contratista
del proveedor (SPE) (obligatoria para
desempeo del del empleador,
actividades de adquisicin de un valor Notificar al personal de
contratista Adquisiciones
superior a 250.000 USD). Adquisiciones
Eliminacin o Representante
reutilizacin de del empleador, Preparar el documento/expediente Iniciar la eliminacin
artculos/equipo Adquisiciones
Definiciones:
Empleador: entidad que firma el contrato, esto es, la autoridad de adquisiciones (PA) de UNOPS.
Contratista: la empresa que celebra el contrato.
Representante del empleador: la persona encargada de gestionar el contrato en nombre del empleador, habitualmente
un gerente de proyectos de UNOPS.
Inspecciones
La supervisin del contrato y la evaluacin del producto final se pueden realizar a travs de inspecciones. Las
inspecciones conllevan examinar o probar un producto para confirmar que cumple las especificaciones requeridas. Las
inspecciones las pueden realizar expertos internos o agentes de inspeccin contratados de forma puntual o mediante un
LTA establecido. Para obtener orientacin sobre los mtodos de inspeccin, as como ejemplos de su uso, consulte las
directrices sobre inspecciones.
Para las obras, una buena prctica es estar presente de forma permanente en el sitio para asegurar el control, la prueba
y la aprobacin adecuada de la construccin en todas las etapas de las obras. La supervisin del sitio la pueden llevar a
cabo ingenieros internos o se puede realizar mediante la contratacin de servicios de supervisin.
La gestin de la calidad constituye una parte importante de la administracin activa de un contrato de obras y los
recursos requeridos para esta no deben subestimarse. En caso de duda, el Grupo de Infraestructura y Gestin de
Proyectos puede aconsejar sobre los requerimientos de recursos adecuados, los perfiles de los miembros del personal y
los regmenes de pruebas para los diferentes tipos de obras de construccin.
Los contratos de UNOPS para obras incluyen clusulas especficas sobre la aprobacin de planta, materiales y trabajo,
incluidas muestras, inspeccin, pruebas, rechazo y eliminacin de obras defectuosas. Estos procesos se deben seguir
meticulosamente y se deben respetar las limitaciones de tiempo relevantes.
Aceptacin del producto final

La aceptacin del producto final es responsabilidad del solicitante/unidad operacional, con el respaldo del usuario final,
como corresponda. No obstante, la entidad contratante debe registrar y archivar esta informacin en el expediente y
utilizarla para determinar la realizacin de los pagos y para tomar acciones correctivas, en caso de que sea necesario.

La aceptacin del producto final se lleva a cabo como se indica a continuacin, por tipo de requerimiento:
Bienes. Tras la recepcin de los bienes adquiridos por el usuario final, el gerente de proyectos/solicitante, con la
contribucin del usuario final (cuando corresponda), proporcionar a la unidad contratante un informe de
recepcin e inspeccin (RIR). Este informe confirma la recepcin de todos los bienes segn la lista de empaque,
adems de documentar detalladamente la condicin de los bienes que se han recibido y su cumplimiento con las
especificaciones indicadas. Se debe usar el formato RIR estndar de UNOPS con este fin.
Servicios. Los oficiales de adquisiciones deben recibir la confirmacin por escrito del gerente de
proyectos/solicitante de que los servicios se completaron de forma satisfactoria de conformidad con las
condiciones especificadas en el contrato. El solicitante (con la contribucin del usuario final, cuando corresponda)
debe confirmar por escrito la recepcin y la aceptacin de todos los entregables especificados en el contrato;
Obras. Al adquirir obras, el representante del empleador debe asegurarse de que las obras se estn realizando de
conformidad con los plazos previstos en el contrato. Esto se puede realizar mediante visitas habituales al sitio o a
travs de los informes de estado o progreso del representante del empleador encargado de la administracin del
contrato de obras. Los contratos de obras de UNOPS cuentan con procesos especficos para la aceptacin de las
obras, inclusive para la emisin del certificado de recepcin y del certificado de conclusin definitiva. Para ms
informacin, consulte la seccin 11.6.7 Disposiciones importantes en los contratos de obras.
Creacin del recibo en oneUNOPS (reconocimiento de ingresos)

Los recibos en oneUNOPS se deben crear una vez se haya realizado la entrega. Desde un punto de vista financiero, este
proceso es importante dado que marca el momento en el que el reconocimiento de ingresos se registra en el sistema
ERP, de conformidad con las normas de contabilidad IPSAS.
El trmino "entrega" tiene un significado diferente segn el tipo de compra, es decir, segn si son bienes, servicios u
obras. Por otra parte, en el caso de los bienes, la entrega se realiza en diferentes momentos y lugares en funcin del
Incoterm utilizado en el contrato. En la Tabla 12 se muestra cundo se considera que la entrega est completa y se
indican los documentos necesarios para la creacin del recibo en oneUNOPS.
Tabla 12 | Recibo en oneUNOPS de los bienes, servicios y obras
Tipo de Documentos necesarios para la creacin del

Requerimiento Fecha de la recepcin
Incoterms recibo en oneUNOPS
Fecha de la confirmacin de la
Confirmacin del agente expedidor de la recepcin e
F recepcin por el agente
informacin sobre la cantidad para envos parciales
expedidor
Bienes (incluido Conocimiento de embarque e informacin de la Fecha del conocimiento de

C
el flete) cantidad para envos parciales embarque
Fecha de la confirmacin de la
Confirmacin de la recepcin por parte del
E+D recepcin por parte del
consignatario
consignatario
Servicios Confirmacin por parte del cliente o por el gerente de Fecha de la confirmacin del
(excluido el N/A proyectos de UNOPS de que los servicios se han cliente o del gerente de
flete) prestado y los productos se han entregado proyectos de UNOPS
Fecha en la que el representante

Certificado de pago provisional/factura del contratista
del empleador certifica el
Obras N/A certificado por el representante del empleador para
certificado de pago provisional
la parte de las obras (BOQ) ejecutada
del proveedor
Evaluacin del desempeo del proveedor (SPE)

El gerente de proyectos/solicitante debe llevar a cabo la SPE, con el respaldo del oficial de adquisiciones (y con la
contribucin del usuario final, cuando corresponda). La evaluacin debe tener en cuenta la experiencia con el proveedor
durante el perodo completo del contrato. Es importante documentar meticulosamente la ejecucin del contrato para

proporcionar pruebas del desempeo del proveedor, en caso de disputas, para crear una memoria institucional y a
efectos de auditora.
La SPE es obligatoria para todas las actividades de adquisicin de un valor igual o superior a los 250.000 USD, pero
tambin se recomienda para valores inferiores, si se considera relevante. La SPE se debe llevar a cabo mediante la opcin
disponible en oneUNOPS (u otro mecanismo que decida el Grupo de Adquisiciones hasta que dicha funcionalidad est
disponible). Una vez se haya realizado el pago final en el marco de un contrato y no queden reclamos pendientes, se
debe cumplimentar la SPE. Se trata de un paso obligatorio del proceso de adquisicin y se debe realizar a tiempo.
Para garantizar el cumplimiento del contrato, se espera que el gerente proyectos/solicitante a cargo de la actividad de
adquisicin supervise el desempeo de manera continua mediante informes, reuniones y, si corresponde, inspecciones.
Se pueden tratar los siguientes temas en la evaluacin del desempeo:
Cumplimiento del plan de entrega/entrega oportuna;

Calidad de los bienes suministrados o de los servicios prestados de conformidad con el contrato;
Conformidad con las condiciones contractuales;
Respeto de las disposiciones de la garanta de bienes;
Cumplimiento de los requerimientos sociales y ambientales;
Desempeo de sostenibilidad que excede los requerimientos mnimos;
Respuesta oportuna a las peticiones de UNOPS;
Retraso indebido en la ejecucin prevista en el contrato;
Todo reclamo banal hecho a UNOPS;
La no divulgacin de informacin relevante para el desempeo (por ejemplo, quiebra, litigio curso, etc.).
Segn la naturaleza de la adquisicin, el proceso conjunto para evaluar el desempeo del proveedor puede plantear los
siguientes enfoques:
Utilizar cuestionarios, para lo cual es necesario contar con un conocimiento profundo de lo que debe medirse para
asegurarse de que el resultado es relevante;
Llevar a cabo visitas del sitio;
Utilizar mtricas y KPI para los contratos;
Desarrollar y utilizar un sistema de puntuacin del proveedor para medir el costo de la mala calidad, la
responsabilidad social del cliente, etc.
Medir el desempeo en relacin con los acuerdos de prestacin de servicios.
Si un contratista ha dado muestras de deficiencias importantes o persistentes en la ejecucin de un contrato de UNOPS, y

estas llevaran a la rescisin del contrato antes de tiempo, a la aplicacin de penalizaciones o acciones similares, y la
unidad operacional de UNOPS que se encarga de ese contrato considera que se debe suspender la relacin comercial
con dicho contratista, la SPE se debe enviar al Grupo de Adquisiciones junto con documentos justificativos y una
justificacin que explique dichos problemas de desempeo. El Grupo de Adquisiciones evaluar el caso y el Director de
dicho grupo puede decidir, tras la revisin de los documentos, si se suspende toda relacin comercial con dicho
proveedor de conformidad con el prrafo e) de la seccin 3.3 sobre la inelegibilidad de los proveedores. Todos los
proveedores que se encuentren en dicha situacin (es decir, que se haya suspendido su relacin comercial con UNOPS)
aparecern en oneUNOPS o en la intranet de UNOPS.
13.3 Recursos y rescisin

Un incumplimiento del contrato puede dar derecho a la parte que no incumple el contrato a ciertos recursos, incluidos
daos y perjuicios compensatorios para indemnizar a esta parte por toda prdida provocada debido al incumplimiento.
Un tribunal arbitral determinar los daos y perjuicios. Adems, la parte que no incumple el contrato tambin puede
tener acceso a recursos contractuales. Asimismo, un incumplimiento tambin puede dar como resultado la rescisin del
contrato.
Liquidacin de daos y perjuicios para bienes y servicios

Si en el documento licitatorio se contemplaba la liquidacin de daos y perjuicios (consulte la seccin 6.5.2 Detalles e
instrucciones para los licitantes) y esta estaba incluida en el contrato, debe aplicarse como se indica a continuacin:
a) Si el retraso es el resultado de una fuerza mayor (es decir, acontecimientos fuera del control del contratista y
que no son resultado de un fallo o una negligencia de este ni se podan predecir) y el contratista ha podido
ofrecer pruebas convincentes de estos acontecimientos, o si el retraso se debe a una negligencia de UNOPS (por

ejemplo, un error en la documentacin de diseo) o al cliente que para/retrasa la ejecucin del contrato, no se
debe aplicar la liquidacin de daos y perjuicios;
b) Si el retraso se debe a otros motivos relacionados con el contratista, la liquidacin de daos y perjuicios se debe
aplicar de conformidad con las condiciones del contrato.
La decisin sobre si se debe aplicar o no la liquidacin de daos y perjuicios se debe tomar como se describe a
continuacin:
a) Si el contratista no ha presentado ninguna protesta formal para exigir la exencin de la liquidacin de daos y
perjuicios, esta se debe deducir inmediatamente de conformidad con las condiciones del contrato. En estos
casos, el Oficial de Finanzas debe deducir la liquidacin de daos y perjuicios. Dado que la disposicin ya est
estipulada en el contrato y el Oficial de Finanzas ya indica esta deduccin en la declaracin de pago emitida al
contratista, no es necesario notificar al contratista;
b) Si el contratista ya ha presentado una protesta formal con el objetivo de ser dispensado de la liquidacin de
daos y perjuicios, la decisin de aplicar o no aplicar los daos y perjuicios, o hasta qu punto se debe aplicar,
no la debe tomar un solo individuo. En dichos casos, el oficial de adquisiciones debe preparar una nota para el
expediente tras obtener las contribuciones de los oficiales afectados y, a partir de ah, recomendar hasta qu
punto se debe aplicar u omitir la liquidacin de daos y perjuicios. La recomendacin se debe presentar a la PA
relevante, quien se encargar luego de tomar la decisin final. UNOPS debe notificar al contratista de la decisin
final sobre la protesta formal presentada. En el expediente de adquisiciones se deben conservar los registros
que correspondan.
Penalizacin por atraso en las obras

Si el contratista no logra finalizar la obra en el plazo de conclusin (tambin en el plazo prorrogado, en caso de que se
concediera una extensin), como se especifica en el contrato, el contratista deber pagar una penalizacin por atraso del
importe indicado en el contrato por cada da fuera del plazo de conclusin de las obras hasta, e incluida, la fecha de
conclusin sustancial indicada en el certificado de recepcin.
La penalizacin por atraso se debe calcular sobre la base de una estimacin de los costos operacionales extra de UNOPS
que se produzcan como resultado del atraso. Se debe establecer en forma de una tarifa diaria (por defecto, una suma
equivalente al 0,1% del valor del contrato) en el anexo de detalles en el momento de la licitacin y se debe limitar a un
mximo del 10% del valor del contrato para que se pueda ejecutar. Para ms informacin, consulte la seccin 6.5.2
Detalles e instrucciones para los licitantes.
El contratista tambin deber reembolsar a UNOPS las tasas adicionales a pagar por UNOPS a todos los consultores que
haya contratado como resultado del contrato, o que estn en conexin con el mismo, y que sean pagaderas como
resultado del incumplimiento del contratista de concluir la totalidad de las obras dentro del plazo de conclusin.
Rescisin
La rescisin del contrato se produce por conveniencia mutua o cuando una de las partes finaliza el contrato por
incumplimiento de la otra. Los recursos para ese incumplimiento suelen incluir los daos y perjuicios que indemnizan a la
parte que no ha incumplido por toda prdida sufrida a causa del incumplimiento y tales daos y perjuicios son
normalmente compensatorios. En todos los casos de rescisin, se debe consultar y solicitar asesoramiento previamente a
un asesor jurdico.
Los contratos de UNOPS para obras incluyen apartados especficos en los que se detallan las condiciones en las que
UNOPS (el empleador) puede poner fin a las obras, los procedimientos que deben llevarse a cabo y la valoracin
posterior de las obras finalizadas en el momento de rescisin. Es importante tener en cuenta que el contratista tambin
tiene el derecho de rescindir el contrato o poner fin a las obras si se dan determinadas condiciones especficas,
generalmente relacionadas con los atrasos en los pagos por parte de UNOPS. De igual forma, los apartados especficos
detallan las circunstancias en las que el contratista puede rescindir el contrato, los procedimientos que deben llevarse a
cabo y la valoracin posterior de las obras finalizadas. Por lo tanto, es importante que UNOPS cumpla todas las
obligaciones contractuales.
En el caso de que la rescisin se produzca debido al incumplimiento de las garantas sobre minas, explotacin sexual y/o
principios y derechos fundamentales en el trabajo, UNOPS tiene derecho a rescindir el contrato de inmediato tras la
notificacin al proveedor, sin responsabilidad de ningn tipo. Sin embargo, si los oficiales de adquisiciones tienen
conocimiento de dichas circunstancias en relacin con los proveedores de UNOPS, se debe solicitar asesoramiento de

inmediato sobre cmo tratar el caso a los especialistas en materia de sostenibilidad del Grupo de Adquisiciones
(sustainable.procurement@unops.org) y a un asesor jurdico.
13.4 Resolucin de disputas

Los contratos deben ser claros y las responsabilidades y las obligaciones del proveedor y de UNOPS deben estar
definidas claramente para reducir al mnimo la posibilidad de disputas y desacuerdos. Como buena prctica, en el caso
de contratos complejos para bienes y servicios, se recomienda crear una matriz de responsabilidades simple y clara que
forme parte del contrato como anexo. No obstante, independientemente de lo bien que est redactado un contrato y lo
bien que se gestione su ejecucin, pueden surgir disputas, y surgen, (para ms informacin sobre los contenidos de un
contrato de UNOPS, consulte la seccin 11 Instrumentos contractuales).
Los procedimientos para gestionar los reclamos, las disputas y los arbitrajes se especifican en detalle en los contratos de
UNOPS para obras. Estos procedimientos y plazos se deben respetar meticulosamente. Es especialmente importante
mantener registros adecuados de todas las circunstancias que pueden dar lugar a reclamos y/o disputas.
En el proceso de resolucin de disputas, la solucin amistosa es el primer paso. Todas las negociaciones que se llevan a
cabo para lograr una solucin amistosa se basan en la disposicin a comprometerse, ya que esto es a menudo menos
costoso que los mtodos alternativos de resolucin de disputas. UNOPS debe esforzarse por solucionar siempre las
disputas a travs de la negociacin. Cuando la negociacin no sea posible o falle, hay medios ms formales para resolver
las disputas. La mediacin es un mtodo privado de resolucin de disputas que consiste en presentar el caso a un
tercero imparcial convenido de mutuo acuerdo que tiene una autoridad no vinculante.
El arbitraje tambin es un mtodo convenido mutuamente para la resolucin de disputas, pero en este mtodo el rbitro
o los rbitros reciben la autoridad para determinar un fallo vinculante. Las partes contratantes normalmente acuerdan
un arbitraje mediante la inclusin de una clusula de arbitraje en su contrato. Dicha clusula se puede encontrar en
todos los contratos estndares de UNOPS en las Condiciones generales de contratacin (GCC). Los contratos de UNOPS
estipulan que, en caso de arbitraje, este se llevar a cabo de conformidad con el Reglamento de Arbitraje de la Comisin
de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI). Este reglamento nicamente cubre las
cuestiones de procedimiento, es decir, las relacionadas con los procedimientos del arbitraje, incluida la seleccin del
rbitro o de los rbitros.
Los contratos de UNOPS para obras incluyen apartados especficos sobre reclamos, disputas y arbitraje. En el caso
especfico de los contratos para obras, se debe distinguir entre los reclamos usuales relacionados con el proyecto que se
hacen al representante del empleador y los reclamos que se hacen a UNOPS.
Los reclamos relacionados con el proyecto son solicitudes que realiza un contratista al representante del empleador,
como una solicitud de pagos parciales, extensiones de plazos, variaciones, costos adicionales, etc. Estas solicitudes
forman parte de la gestin diaria de las obras y el personal de UNOPS no est obligado a informar sobre ellas al asesor
jurdico de UNOPS. Sin embargo, si el representante del empleador rechaza dicha solicitud y se cree que el contratista
puede desafiar la decisin del representante del empleador hasta llegar a una disputa de conformidad con el contrato, se
debe informar de esto tan pronto como sea posible al asesor jurdico de UNOPS.
Adems, si existe un indicio de que se realiza un reclamo o solicitud, aunque sea parcialmente, en relacin con un acto,
error u omisin de UNOPS o en relacin con daos a personas o daos materiales, se debe informar de esto tan pronto
como sea posible al asesor jurdico de UNOPS. Para ms informacin, consulte la AI AI/LPG/2013/01 Obligacin del
personal de UNOPS de informar sobre reclamos.
13.5 Pagos
Los trminos "gestin financiera" y "pago" hacen referencia al procesamiento oportuno del pago de las facturas de
conformidad con las condiciones del contrato, as como a la revisin de las implicaciones financieras que surgen de los
cambios contractuales y la liquidacin de las garantas financieras (es decir, devolucin de las garantas de cumplimiento
y de pago anticipado) siempre y cuando ya no exista un motivo para solicitarlas.
Los gerentes de contratos de UNOPS se deben asegurar de que las condiciones de pago sean coherentes con las
especificadas en el documento del contrato. A continuacin se presentan unos ejemplos que contienen condiciones de
pago estndares para bienes, obras y servicios:
a) Para la adquisicin de bienes, las condiciones de pago son 30 das netos tras la recepcin de los documentos de
embarque y las facturas. De manera alternativa, se puede plantear el pago del 80% tras el envo de los bienes y
del 20% una vez se han recibido y aceptado los bienes en el lugar de destino.

En casos excepcionales para los que se utilice el trmino DAP (o cuando se aplique otro Incoterm con el que el
proveedor, a su propio riesgo y costo, ponga a disposicin los bienes en el momento de la llegada al lugar de
destino convenido (Grupo-D)), el pago se hace en un plazo de 30 das tras la recepcin de los bienes. Como parte
de los documentos de pago, el proveedor debe presentar una nota de entrega que confirme que el
consignatario recibi los bienes;
b) Para la contratacin de servicios, las condiciones de pago son 30 das neto tras la recepcin de la factura y la
entrega/aceptacin de los entregables ligados a pagos segn el contrato;
c) Para la contratacin de obras, las condiciones de pago dependen del tipo de contrato que se haya seleccionado.
Todos los pagos se consideran "pagos provisionales" hasta que se realice el pago final:
Contrato de obras menores: el contratista enva una factura al representante del empleador conforme al
plazo estipulado en el anexo del contrato de precio y pago y UNOPS realiza el pago al contratista en un
plazo de 30 das;
Contrato de obras abreviado: el contratista enva una declaracin al representante del empleador
conforme al plazo estipulado en el anexo de pagos y UNOPS realiza el pago al contratista en un plazo
de 28 das. En un plazo de 28 das tras la emisin del certificado de recepcin, el contratista enva una
declaracin final al representante del empleador por todos los importes debidos hasta la fecha de la
conclusin sustancial, y UNOPS vuelve a hacer el pago al contratista en un plazo de otros 28 das. En un
plazo de siete das desde la emisin del certificado de conclusin definitiva, el contratista enva su
cuenta final y UNOPS realiza el pago final en un plazo de 28 das.
Contrato de obras por unidad de medida y contrato de obras a tanto alzado: el contratista enva una
declaracin al representante del empleador conforme al plazo estipulado en el anexo de pagos. En un
plazo de 28 das, el representante del empleador emite un certificado de pago provisional. En un plazo
de 30 das tras la emisin de dicho certificado, UNOPS realiza el pago al contratista. En un plazo de 60
das tras la emisin del certificado de recepcin, el contratista enva una declaracin final al
representante del empleador por todos los importes debidos hasta la fecha de conclusin sustancial, y
el representante del empleador vuelve a emitir un certificado de pago provisional dentro de los 28 das
siguientes para el pago por parte de UNOPS en un plazo de 30 das a partir de la fecha de emisin del
certificado de pago provisional. Para el pago final, el contratista tiene un total de 56 das para enviar su
declaracin final con toda la documentacin justificativa, el representante del empleador tiene hasta 28
das para emitir el certificado de pago final y UNOPS tiene 30 das a partir de la fecha del certificado del
pago final para realizar el pago.
Es importante conocer las condiciones de pago especficas de aplicacin para cada contrato. Los contratos tambin
incluyen detalles de toda la documentacin que debe enviarse antes de que se realicen los pagos.
Para los contratos de diseo y construccin, consulte las condiciones contractuales de pago.
La solicitud de pago se transmite a finanzas a travs de una solicitud de pago en oneUNOPS y el personal de finanzas
debe efectuar el pago con el objetivo de mantener la segregacin de tareas entre el personal de adquisiciones que lleva a
cabo el proceso de adquisicin y el personal de finanzas que efecta el pago. Esta separacin entre la funcin de compra
y la funcin de pago es un factor clave en el principio de segregacin de tareas (consulte la seccin 2.8 Segregacin de
tareas), y debe respetarse para todos los pagos.
Pagos a terceros
UNOPS no realiza pagos a terceros, es decir, pagos a partes que no sean la entidad contratada (a pesar de que UNOPS,
en circunstancias especficas que deben consultarse con un asesor jurdico, puede realizar el pago directo a los
subcontratistas con arreglo a su contrato de obras). Sin embargo, si la PA que tiene la responsabilidad de aprobar el
contrato cree que las circunstancias justifican que UNOPS realice un abono a un tercero, debe consultarlo con el Director
del Grupo de Actividades Financieras y obtener su aprobacin antes de que se firme el contrato o la PO. Una vez que se
haya aprobado el pago a terceros, el nombre, la direccin y los datos bancarios de los terceros se deben incluir en el
documento del contrato salvo que dichos detalles ya se hayan registrado en oneUNOPS. En caso de que UNOPS tenga
conocimiento de un pago a un tercero una vez iniciado el contrato (por ejemplo, la designacin de un receptor), la
cuestin debe remitirse al Director del Grupo de Adquisiciones, quien puede consultarlo con el Director del Grupo de
Actividades Financieras y con el Asesor Jurdico, de ser necesario, para lograr una resolucin adecuada.

13.5.1.1 Impuestos
UNOPS est exenta de impuestos directos como el impuesto sobre la renta y tambin tiene derecho a la
exencin/reembolso de los impuestos directos, como el impuesto de ventas y el IVA, en compras importantes. Mientras
que en algunos pases los Gobiernos han proporcionado una exencin absoluta de los impuestos indirectos, en otros
pases puede que UNOPS deba pagar impuestos y luego solicitar su reembolso. Cuando los bienes, los servicios o las
obras adquiridos son para satisfacer necesidades propias de UNOPS (es decir, gastos administrativos tales como
mobiliario para una oficina), el pago y el reembolso debern seguir las condiciones estipuladas en el acuerdo del pas
anfitrin (por lo general, el pago anticipado del IVA por parte de UNOPS y el reembolso a travs de un reclamo realizado
al Gobierno o mediante un certificado oficial de la exencin dado a los proveedores). Cuando UNOPS tiene que pagar por
anticipado los impuestos, en la PO emitida al proveedor se incluir el importe de los impuestos indirectos.
Una unidad operacional puede optar por no solicitar el reembolso del IVA, o del impuesto equivalente, cuando los costos
administrativos relacionados con el procesamiento de la exencin de impuestos superen los beneficios que pudiera
obtener UNOPS. Por ejemplo, si el valor total del reclamo del IVA en un trimestre especfico es de 1.000 USD y se estima
que, a nivel administrativo, esto supondr para UNOPS un costo de 1.000 USD, la unidad operacional puede decidir no
presentar el reclamo.
La poltica de las Naciones Unidas, incluida UNOPS, es que todas las compras son "importantes", dado que son
recurrentes y necesarias para que UNOPS lleve a cabo sus actividades oficiales. Las oficinas de UNOPS deben coordinarse
con el Ministerio de Asuntos Exteriores correspondiente para asegurarse de que se produce el reembolso. Cualquier
dificultad con respecto a la exencin de impuestos o el reembolso de impuestos se debe remitir a Grupo de
Adquisiciones. Para ms informacin sobre cuestiones fiscales, consulte las Condiciones generales de UNOPS.
Pagos anticipados
Para ms informacin, consulte la seccin 11.1.4 .
13.6 Enmiendas, extensiones y renovacin

La modificacin del contrato es la gestin de los cambios que se presentan durante la ejecucin del mismo,
generalmente los que implican variaciones en los costos o los requerimientos que no fueron anticipados originalmente,
pero no son motivo de disputas. La gestin de cambios incluye tanto evitar los cambios indeseados como incorporar en
el contrato los cambios necesarios. Los oficiales de adquisiciones tienen las siguientes responsabilidades:
a) Negociar los cambios apropiados al contrato con respecto a los costos, planes, calidad y desempeo
asegurndose de que el contrato est enmendado de modo que defina siempre las expectativas convenidas de
ambas partes del contrato. Las enmiendas deben quedar documentadas en el expediente del contrato;
b) Asegurarse de que las condiciones del cambio sean razonables y justificables en lo referente al costo, el tiempo
y la calidad;
c) Si la enmienda del contrato es una extensin de la duracin del contrato, dicha enmienda debe solicitarse,
revisarse, aprobarse y firmarse antes de la fecha de vencimiento del contrato original. No se permiten las
extensiones retroactivas del contrato una vez este haya vencido. En el caso de los contratos de obras, no existe
una fecha de vencimiento del contrato y, por lo tanto, no es necesario ni adecuado prorrogar la duracin del
contrato.
Para las obras de construccin, la gestin de cambios se realiza en el marco de las condiciones y los mecanismos del
contrato tales como las variaciones, las instrucciones, los reclamos y las determinaciones.
Enmiendas del contrato

Para los bienes y servicios, una enmienda del contrato se origina a partir de una solicitud para realizar cambios pequeos
o adiciones al contrato por parte del cliente o del usuario final, o porque se encuentra la necesidad de realizar ajustes al
contrato con el objetivo de que este refleje claramente las expectativas de las partes del contrato.
Las extensiones de la duracin de los contratos existentes tambin se consideran enmiendas de los contratos.
Una vez que se haya adjudicado y firmado un contrato, solo se permite enmendar el contrato si es necesario modificar
las disposiciones, o si el mismo proveedor debe suministrar bienes, prestar servicios o realizar obras adicionales en
apoyo de la ejecucin de un contrato original, sujeto a la aprobacin escrita por la PA correspondiente y sujeto a la
revisin por parte del CPC que corresponda, segn se requiera.

Para realizar cualquier enmienda, el solicitante debe proporcionar una justificacin por escrito en la que se explique que
una nueva licitacin no convendra a los intereses de la organizacin. Las enmiendas de los contratos no deben utilizarse
para enmendar sustancialmente el alcance de los bienes, los servicios o las obras que se van a proporcionar.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos clave al enmendar un contrato:
1. Las enmiendas con implicaciones financieras deben estar aprobadas por el solicitante y la PA relevante y
pueden requerir la revisin del CPC que corresponda. Todos los cambios realizados a un contrato que tengan un
impacto financiero deben estar por escrito en una modificacin formal de contrato o por el pedido de cambio de
una PO;
2. Requerimientos de revisin y adjudicacin. Las solicitudes para realizar enmiendas se deben enviar para su
revisin y/o adjudicacin al CPC y/o a la PA correspondientes segn los umbrales financieros establecidos (como
se indica en la seccin 2.5.2 Niveles de autoridad delegada y en la seccin 9.4 Alcance de la revisin del CPC).
Para las presentaciones que deban ser revisadas por el CPC, se debe utilizar el sistema en lnea del HQCPC
(proceso de enmienda). Al presentar solicitudes directamente a la PA se debe usar la plantilla de solicitud de
enmienda del contrato.
3. Las enmiendas se deben realizar con bastante antelacin a la fecha efectiva propuesta de la enmienda, y
siempre antes de la fecha de vencimiento del contrato (excepto para los contratos de obras, ya que estos no
tienen una fecha final fija). Si el contrato ya venci, se debe solicitar asesoramiento jurdico al asesor jurdico;
4. Al enmendar un contrato para aumentar el precio, los oficiales de adquisiciones deben realizar un anlisis de la
razonabilidad del precio. Este anlisis se debe realizar independientemente de si los precios unitarios son los
mismos o varan con respecto a los del contrato original. Mantener las tarifas unitarias originales en caso de una
enmienda del contrato no es necesariamente una garanta de que dichas tarifas sean razonables, dado que los
mercados pueden evolucionar y las tarifas del mercado pueden disminuir igual que aumentar. Asimismo, puede
haber descuentos por volumen si la cantidad adicional es superior a la original y, adems, puede que el contrato
original se firmara hace tiempo. Se deben explicar y justificar con claridad las desviaciones de los precios
unitarios originales. En el caso de que sea necesario negociar, un mnimo de dos miembros del personal de
UNOPS deben asistir a las negociaciones. Asimismo, se debe incluir como nota al expediente un informe por
escrito y firmado por los representantes de las partes.
5. Las enmiendas deben estar por escrito. La plantilla estndar de enmienda del contrato debe utilizarse para la
enmienda de los contratos de servicios u obras. Al comprar bienes conforme a una PO, se debe emitir una PO
enmendada al proveedor;
6. Si se realiza una enmienda al contrato de bienes o servicios dentro de un importe para contingencias aprobado
de conformidad con las disposiciones de la seccin 10.1, se pueden emitir enmiendas sin ms revisin del CPC
siempre y cuando se encuentre dentro del margen de contingencia aprobado y solo si el cambio se produce en
la cantidad de artculos que se aprobaron con la adjudicacin original y no hay un cambio en el precio unitario.
Las enmiendas dentro del importe para contingencias las puede aprobar internamente un miembro que tenga
el nivel de DOA adecuado (consulte la Tabla 1 en la seccin 2.5.2 Delegacin de autoridad (DOA));
7. Todos los cambios realizados en un contrato de obras que no estn comprendidos en la definicin de variacin
descrita en la seccin 13.6.2 deben tratarse como una enmienda del contrato.
Gestin de cambios para obras

En el mbito de la gestin y la implementacin profesionales de infraestructuras fsicas, siempre ser necesaria la gestin
activa de cambios para gestionar los cambios que surgen durante la ejecucin del contrato. El proceso de licitacin y el
contrato resultante solo incluirn el alcance y las obras planificadas. Sin embargo, todas las obras incluyen elementos
desconocidos e imprevistos y, por lo tanto, los cambios son una caracterstica habitual de la gestin de contratos para
obras.
La mayora de los cambios para obras no requerirn una enmienda, sino que se realizarn segn las condiciones ya
pactadas en el contrato por una instruccin del empleador al contratista.
Por ejemplo, los contratos de obras no tienen una fecha final fija. El contrato finaliza cuando las obras han concluido
definitivamente. En el contrato se indica una fecha para la conclusin, que es la fecha prevista de conclusin de las obras.
Si el contratista no concluye las obras antes de esa fecha, no es necesario enmendar el contrato. El contratista puede
reclamar y tiene derecho a una ampliacin del plazo (en este caso el representante del empleador acordar retrasar la
fecha (prevista) para la conclusin). Otra opcin es que el contratista no tenga derecho o no reclame una ampliacin del
plazo, y en este caso el empleador tiene derecho a utilizar contra el contratista la penalizacin por atraso.
Los cambios en el alcance de las obras se realizarn mediante una variacin, es decir, una instruccin del representante
del empleador de hacer ms o menos obras. Esto no requiere una enmienda del contrato como tal. No obstante, a nivel
interno, las variaciones en UNOPS se gestionan de forma diferente de acuerdo con las dos situaciones siguientes:

Si la variacin se basa en tarifas ya incluidas en el contrato y el valor estimado de la variacin se encuentra dentro
de la suma para contingencias adjudicada para este contrato, no se requiere ms revisin del CPC y la variacin la
puede aprobar internamente una persona que tenga el nivel de DOA adecuado (consulte la Tabla 1 en la seccin
2.5.2 Delegacin de autoridad (DOA)).
Si la variacin no se basa en las tarifas ya incluidas en el contrato o si el valor estimado de la variacin se encuentra
fuera de la suma para contingencias adjudicada para este contrato, UNOPS considerar la variacin como una
enmienda a efectos de determinar su umbral de adjudicacin y revisin. Esta "enmienda" puede ser aprobada por
una persona con el nivel de DOA adecuado (consulte la Tabla 1 en seccin 2.5.2 Delegacin de autoridad (DOA))
tras una revisin del CPC si corresponde (de conformidad con la Tabla 7 en la seccin 9.4.1 Umbrales monetarios
para la revisin del CPC). Una vez aprobada, la variacin se reflejar en el contrato como una instruccin al
contratista para variar las obras, no como una enmienda.
13.7 Conclusin del contrato

La conclusin del contrato incluye la confirmacin de que se cumplieron todas las obligaciones, la identificacin de
cualquier obligacin residual y los pasos de conclusin, la liquidacin de los pagos finales, la evaluacin del contratista y
el cierre administrativo de los expedientes.
Los oficiales de adquisiciones deben verificar que las siguientes actividades se hayan llevado a cabo:
Todos los productos y/o los servicios solicitados se han suministrado o prestado al comprador;
La documentacin en el expediente del contrato muestra de forma adecuada la recepcin y la aceptacin formal
de todos artculos del contrato;
No hay reclamos o investigaciones pendientes sobre el contrato;
Cualquier propiedad mobiliaria que UNOPS haya provisto ha sido devuelta a UNOPS y las discrepancias en cuanto
a su cantidad y su condicin han sido resueltas;
Han concluido todas las acciones relacionadas con las revisiones y los cambios del precio del contrato;
Se han resuelto todos los asuntos pendientes relativos a las subcontrataciones;
Si se produjo una rescisin parcial o completa, la accin est terminada;
Estn finalizadas todas las copias originales de toda la documentacin relacionada con las garantas de bienes,
incluidas las fechas de vencimiento, responsabilidades y los procedimientos a seguir;
Se han llevado a cabo las auditoras del contrato requeridas;
Se ha enviado y pagado la factura final.
Los contratos de UNOPS para obras incluyen procedimientos especiales para la conclusin y el cierre del contrato, entre
los que se incluyen los siguientes:
Notificacin por parte del contratista de que las obras, o una parte de estas, alcanzaron la etapa de conclusin
sustancial;
Emisin de un certificado de recepcin en el que se indica la fecha en la que las obras, o una parte relevante de
estas, concluyeron sustancialmente, o la notificacin de que existen defectos o deficiencias en las obras, o en una
parte relevante de estas, que evitan que se logre la conclusin sustancial.
Recepcin de las obras por parte de UNOPS;
Un DNP;
Notificacin y rectificacin de defectos;
Emisin de un certificado de conclusin definitiva.
No se debe considerar que el contratista ha cumplido totalmente sus obligaciones hasta que el representante del
empleador haya emitido el certificado de conclusin definitiva al contratista, y confirme tambin que todos los defectos
identificados durante el DNP se han solucionado.
13.8 Enajenacin de bienes

Para ms informacin sobre la enajenacin de bienes, consulte la AI AI/E0/2011/02 (rev. 1) Gestin de la propiedad,
planta y equipo (activo fijo) (PPE)
13.9 Mantenimiento de expedientes

Los oficiales de adquisiciones deben abrir un expediente de adquisicin para cada proceso de adquisicin. Adems de la
informacin que documenta el proceso de adquisicin, el expediente debe incluir toda la informacin requerida para

administrar con xito el contrato. Todo asunto relativo a aclaraciones o modificaciones en el contrato se debe
documentar por completo en este expediente. Con el objetivo de ofrecer su opinin durante la etapa de administracin
del contrato, el solicitante/la unidad operacional normalmente contar con un expediente de gerencia del proyecto en el
que se incluir una copia del contrato.
En consonancia con los principios de adquisiciones en materia de transparencia y rendicin de cuentas, y con el objetivo
de facilitar las auditoras internas y externas de las operaciones de UNOPS, se debe documentar y registrar cada paso del
proceso de adquisicin en el expediente (en copia en papel o en formato electrnico). No es necesario conservar en otro
sistema de archivo electrnico la documentacin incluida en los procesos de adquisicin gestionados con el sistema
eSourcing (como los documentos licitatorios, el informe de apertura de ofertas, las ofertas recibidas, la aprobacin del
equipo de evaluacin, la documentacin de la evaluacin, las aclaraciones de la evaluacin, la aprobacin de la
adjudicacin, etc.).
En cada unidad operacional se debe establecer un sistema de archivo estndar, as como un sistema de numeracin para
poder controlar los expedientes, con el objetivo de crear un registro de auditora y facilitar la gestin de las actividades de
adquisicin. La creacin de unas rutinas adecuadas para la documentacin del proceso de adquisicin es responsabilidad
de los directores/gerentes/jefes de las unidades operacionales en las que se realice la adquisicin.
El archivo de los expedientes de adquisiciones debe basarse en los diferentes pasos que forman parte del proceso de
adquisicin. Estos pasos pueden diferir segn los procedimientos de adquisicin que se estn siguiendo (por ejemplo, los
de UNOPS o los del Banco Mundial). Para los contratos de obras, es esencial la documentacin in situ adems del
requerimiento de archivo de adquisiciones y se debe implementar un sistema de archivo detallado para archivar la
correspondencia, esquemas, control de calidad, mediciones, pagos, cambios, instrucciones, actas de las reuniones,
fotografas, informes, presentaciones de oferta del contratista, programas, etc. Se debe hacer una copia de todos los
expedientes de forma sistemtica para evitar perder informacin.
Los oficiales de adquisiciones deben crear un expediente de adquisicin para cada caso. Estos expedientes se deben
conservar durante siete aos tras la conclusin de la ltima transaccin de una actividad de adquisicin (consulte la
Directiva de la organizacin (OD) 12 (rev. 1) - Poltica de conservacin de documentos). Para los LTA) es importante
conservar un expediente independiente para el contrato y todos los documentos relacionados (enmiendas, extensiones,
revisiones, cartas oficiales al/del proveedor, informes sobre los KPI, informes de gastos, etc.) durante todo el perodo del
LTA.
Normalmente, los expedientes de adquisicin incluyen la siguiente informacin/documentacin relevante, en su formato

original y debidamente firmados, segn corresponda:
Requisicin;
Definicin de requerimientos (notas, correspondencia, comunicacin con el solicitante, justificacin de mencin de
marcas comerciales, etc.);
Informacin sobre la identificacin de proveedores, incluida la justificacin del mtodo de adquisicin utilizado y el
tipo de competencia;
Lista corta firmada;
Documento licitatorio firmado, incluidos adjuntos tales como especificaciones/TOR/SOW/documentos de
diseo/planes de entrega para obras y prueba de emisin de estos (copias de cartas de presentacin, copias de
correos electrnicos, recibos de fax, etc.);
Enmiendas a los documentos licitatorios (incluida la aprobacin de las enmiendas por parte de la PA), y cualquier
otra aclaracin y correspondencia con los proveedores;
Designacin de una comisin de apertura de ofertas y equipo de evaluacin tcnica por parte de la PA;
Copia del informe de recepcin de ofertas;
Informe de apertura de ofertas;
Todas las ofertas recibidas (tcnicas, financieras, que cumplen y que no cumplen con los requerimientos);
Copias de cualquier garanta de sostenimiento de oferta recibida del proveedor (los originales debern conservarse
en un lugar seguro);
Informe de evaluacin;
Actas de las aclaraciones (si las hubiera) y las comunicaciones relevantes con el proveedor;
Solicitud de adjudicacin de contrato o envo al CPC.
Actas del HQCPC o de LCPC, ms la decisin del ECPO o del RD;
Contrato/PO originales;
Copias de toda garanta de pago anticipado o garanta de cumplimiento recibidas del proveedor (los originales
debern conservarse en un lugar seguro);

Protestas de licitaciones;
Correspondencia con el contratista (por ejemplo, correos electrnicos, actas de la reunin, llamadas telefnicas)
sobre el proceso de adquisicin y la gestin del contrato;
Notas de reuniones, llamadas telefnicas, etc.;
Enmienda del contrato/PO;
Decisin documentada sobre los reclamos, variaciones y enmiendas para obras;
Copias de los certificados y garantas del seguro necesarios para las obras segn se establece en el contrato;
Todo informe de progreso necesario y/o otras pruebas de cumplimiento de las fechas segn se establece en el
contrato;
Prueba de la recepcin de los bienes;
Informe de recepcin e inspeccin;
Informe de aceptacin del solicitante/usuario final;
Certificado de recepcin para obras;
Certificado de conclusin definitiva para obras;
Reclamos del seguro;
Prueba de pago;
Formulario de la evaluacin del desempeo del proveedor.
Polticas de UNOPS AI/LPG/2013/01 - Obligacin del personal de UNOPS de informar sobre reclamos
(en ingls)
AI/EO/2011/02 (rev.1) - Gestin de la propiedad, planta y equipo (PPE) (en ingls)
OD 12 (rev. 2) - Poltica de UNOPS sobre la conservacin de documentos (en

ingls)
OD 13 Poltica de Comunicacin Electrnica (en ingls)
Directrices Orientaciones sobre el archivo en los procesos de adquisiciones (en ingls)
Inspeccin (en ingls)
Evaluacin del desempeo del proveedor (SPE) (en ingls)
Plantillas Enmienda del contrato
Informe de recepcin e inspeccin
Evaluacin del desempeo del proveedor (en ingls)
Otros recursos de utilidad Pgina de la intranet: Pgina de la intranet sobre la gestin de contratos

14
COOPERACIN
14 Cooperacin
En la regla 118.02 del FRR de UNOPS sobre las modalidades de adquisicin, se presentan las siguientes dos posibilidades
de cooperacin, que se tratan con ms detalle en las secciones 14.1 y 14.2:
118.02 c): Cooperacin con organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. "El Oficial Jefe Ejecutivo de
Adquisiciones (ECPO), o el personal autorizado, podr colaborar con otras organizaciones del sistema de las
Naciones Unidas para satisfacer las necesidades de adquisiciones de UNOPS. El ECPO, o el personal autorizado,
podr, cuando corresponda, firmar acuerdos con ese fin. Esta colaboracin puede incluir la ejecucin conjunta de
actividades de adquisicin comunes, la firma por UNOPS de un contrato basado en una decisin de adquisicin de
otra organizacin del sistema de las Naciones Unidas y una solicitud de UNOPS a otra organizacin del sistema de
las Naciones Unidas de que ejecute actividades de adquisicin en nombre de UNOPS".
118.02 d): Cooperacin con gobiernos y organizaciones fuera del sistema de las Naciones Unidas. "El ECPO o el personal
autorizado podr colaborar con clientes que no sean una organizacin del sistema de las Naciones Unidas con
respecto a actividades de adquisicin y firmar acuerdos con ese fin".
14.1 Cooperacin con entidades de las Naciones Unidas

La iniciativa "Unidos en la accin", as como otras iniciativas de reforma de las Naciones Unidas, han dado como resultado
medidas de armonizacin en el mbito de las adquisiciones. La Red de Adquisiciones del Comit de Alto Nivel sobre
Gestin (HLCM-PN) ha apoyado directrices especficas para facilitar las adquisiciones colaborativas, incluida la creacin y
el intercambio de LTA entre los organismos de las Naciones Unidas. Los objetivos de este enfoque para la armonizacin
incluyen, entre otras cosas, el aprovechamiento de los mercados a travs de la suma de los volmenes para obtener
descuentos de volumen para reducir los costos de los bienes/servicios y para reducir los costos de administracin y de
transaccin.
Para una mayor colaboracin entre las entidades de las Naciones Unidas y en apoyo de las iniciativas de las Naciones
Unidas, el Director del Grupo de Adquisiciones o la autoridad de adquisiciones (PA) pueden determinar que la
cooperacin con otras organizaciones, organismos o programas del sistema de las Naciones Unidas es conveniente para
cumplir los requerimientos de adquisicin de UNOPS, siempre y cuando se considere que las tarifas asociadas son
razonables para el servicio prestado. Se puede considerar que la cooperacin es adecuada para, entre otras cosas,
obtener un precio por volumen o lograr la eficiencia operacional o de procesos.
Tal cooperacin puede incluir cualquiera de las actividades que se sealan a continuacin: llevar a cabo actividades de
adquisicin conjuntas, basar la decisin de adquisicin en la de otra entidad de las Naciones Unidas, solicitar que otra
entidad de las Naciones Unidas lleve a cabo actividades de adquisicin en nombre de UNOPS o adquirir bienes, obras o
servicios a otra entidad de las Naciones Unidas.
Licitacin conjunta
UNOPS puede optar por llevar a cabo actividades de adquisicin conjunta con una o ms entidades de las Naciones
Unidas, segn el valor total estimado de una serie nica o de una serie relacionada de actividades de adquisicin
planificadas. Por lo general, las organizaciones que cooperen seleccionarn una organizacin para que lidere el proceso
de adquisicin conforme al reglamento y la reglamentacin en materia de adquisiciones de esa entidad de las Naciones
Unidas.
Las entidades de las Naciones Unidas que cooperen acordarn de forma conjunta los documentos licitatorios y los
criterios de evaluacin y evaluarn, tambin de forma conjunta, las ofertas presentadas. En los documentos licitatorios se
debe especificar claramente la forma contractual esperada para efectuar la adquisicin. Las licitaciones conjuntas estn
sujetas nicamente a los requerimientos de revisin de la entidad de las Naciones Unidas principal, excepto en aquellos
casos en los que los criterios de evaluacin aplicables o la adjudicacin resultante difieran del de la entidad de las
Naciones Unidas principal. En caso de que UNOPS sea la entidad de las Naciones Unidas principal, puede representar a
las dems entidades de las Naciones Unidas que participen en el comit de adquisicin correspondiente que tenga la
responsabilidad de revisar la actividad de adquisicin.

Reutilizacin de los resultados de licitacin de una entidad de las
Naciones Unidas
Para una serie nica o relacionada de actividades de adquisicin planificadas, UNOPS puede depender del proceso de
seleccin de otra entidad de las Naciones Unidas, cuando, segn estime UNOPS, los posibles beneficios de llevar a cabo
un nuevo proceso de seleccin no justificaran los costos administrativos asociados (para ms informacin, consulte el
prrafo iv de la seccin 6.8.1 Excepciones). UNOPS puede volver a utilizar los resultados de la licitacin para adquirir
bienes, obras o servicios sin llevar a cabo un proceso de seleccin diferente, siempre y cuando se den los siguientes
casos:
a) La adjudicacin se realice dentro de un perodo de 12 meses tras la fecha de la firma del contrato;
b) Los requerimientos para los bienes, las obras o los servicios sean de forma sustancial los mismos y las
cantidades que se licitaron originalmente fueran similares o mayores;
c) El proveedor acuerde ofrecer bienes, obras o servicios a un precio comparable y las condiciones comerciales se
consideren razonables para el mercado, y el proveedor acepte las condiciones de UNOPS.
Acuerdos a largo plazo (LTA) de una entidad de las Naciones Unidas

UNOPS puede usar un LTA creado por otra entidad de las Naciones Unidas, incluso aunque este no se pactara a travs de
un ejercicio de licitacin conjunta, siempre que el LTA satisfaga los requerimientos de UNOPS, en especfico en lo que se
refiere a la relacin costo-calidad y a su adecuacin a los objetivos. Los siguientes principios deben determinar y guiar
dicha evaluacin:
El valor de la orden al acuerdo a largo plazo de UNOPS es menor o igual al volumen de la orden al acuerdo a largo
plazo nica previsto (si este se indica en el LTA) o no es superior al valor total del LTA (si el LTA se crea con un
importe mximo y el organismo de las Naciones Unidas que lo estableci ha solicitado supervisar estos importes).
No se debe usar un LTA para pedir volmenes desproporcionalmente ms altos de lo previsto, especialmente para
los bienes/servicios que conllevan descuentos por volumen que pueden no estar incluidos en las condiciones del
LTA;
El proveedor del LTA ofrece bienes o servicios a UNOPS por el mismo precio (o ms bajo) que en el LTA y con los
mismos trminos y condiciones;
Los requerimientos de UNOPS son equivalentes a los incluidos en el LTA;
La estructura del LTA en lo que se refiere al tipo y la configuracin, especialmente en lo referente a la zona
geogrfica y las condiciones de uso para los LTA de varios proveedores, se adecua al objetivo de UNOPS;
Si UNOPS considera que el LTA se ha aprobado segn los procedimientos establecidos en la respectiva entidad de la las
Naciones Unidas, no ser necesario que el HQCPC revise por separado el LTA, siempre que se den las siguientes
condiciones:
a) El LTA todava es vlido y no se ha cancelado ni rescindido;

b) La entidad de las Naciones Unidas que cre y es propietaria del LTA permite que UNOPS lo use y as lo ha
confirmado por escrito. Al obtener la aprobacin por escrito, se recomienda obtener informacin sobre el LTA
de la otra entidad de las Naciones Unidas mediante el uso de la hoja de informacin del LTA respaldada por el
HLCM en la que se incluye informacin sobre el LTA, como: el tipo, la duracin, el importe mximo (si
corresponde), requerimientos de informacin para su uso por parte de otras entidades de las Naciones Unidas,
una nota de orientacin para el uso del LTA, etc. Adems, UNOPS debe obtener una copia firmada del LTA de la
entidad de las Naciones Unidas.
c) El proveedor del LTA de la entidad de las Naciones Unidas es elegible con respecto a los requerimientos de
UNOPS sobre la elegibilidad (consulte la seccin 3.3 Inelegibilidad de los proveedores);
d) El proveedor acepta las Condiciones generales de contratacin (GCC) de UNOPS.
Los LTA de otras entidades de las Naciones Unidas estn disponibles en la pgina web www.ungm.org y en la intranet de
UNOPS.
Para ms informacin sobre cmo hacer rdenes al acuerdo a largo plazo, consulte la seccin 11.4.6 .
El uso de LTA de UNOPS por parte de otras entidades de las Naciones Unidas requiere la aprobacin previa del Director
del Grupo de Adquisiciones.

Obtencin de bienes, servicios u obras de una entidad de las Naciones
Unidas
Cuando UNOPS determine que una entidad de las Naciones Unidas tiene una capacidad o unos conocimientos tcnicos
determinados u obtuvo condiciones favorables en la adquisicin de determinados bienes, servicios u obras, UNOPS
puede obtener bienes, obras o servicios de otra entidad de las Naciones Unidas, inclusive a travs del establecimiento de
un acuerdo con la entidad de las Naciones Unidas. Dicha accin no se considera una adquisicin y, por lo tanto, est
fuera del alcance del FRR y de la OD 16.
Externalizacin a una entidad de las Naciones Unidas

En determinadas circunstancias, puede resultar adecuado o necesario solicitar a otra entidad de las Naciones Unidas que
lleve a cabo determinadas actividades de adquisicin en nombre de UNOPS (conforme al prrafo c) de la regla 118.02 del
FRR). La autorizacin para la externalizacin de actividades de adquisicin se puede plantear en situaciones como las que
se describen a continuacin y la debe conceder el Director del Grupo de Adquisiciones.
a) Conocimientos especializados:
Cuando UNOPS determina que otra entidad de las Naciones Unidas cuenta con conocimientos especializados para la
adquisicin de bienes, obras o servicios especficos, el Director del Grupo de Adquisiciones puede autorizar, segn el
nivel de delegacin de autoridad (DOA) presentado en la Tabla 1 de la seccin 2.5.2 , la externalizacin de los bienes,
obras o servicios especficos y designar a la entidad de las Naciones Unidas como el agente de adquisiciones para
UNOPS.
b) Capacidad de adquisiciones:
Cuando otra entidad de las Naciones Unidas tiene la capacidad de adquisiciones necesaria con la que UNOPS no cuenta
en un lugar especfico, el Director del Grupo de Adquisiciones puede autorizar, segn el nivel de DOA establecido en la
Tabla 1 de la seccin 2.5.2, la externalizacin de algunas o de todas las actividades de adquisicin durante cualquier
perodo y designar a la entidad de las Naciones Unidas como el agente de adquisicin para UNOPS para esas actividades.
c) Capacidad administrativa:
Cuando UNOPS no tiene ni la capacidad de adquisiciones ni la capacidad administrativa en un pas, las actividades de
adquisicin las puede llevar a cabo en nombre de UNOPS el representante residente de otra entidad de las Naciones
Unidas con la capacidad de adquisiciones y administrativa necesaria (por ejemplo, el representante residente del
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) a nivel local), conforme al reglamento y a la reglamentacin
de la entidad de las Naciones Unidas, hasta los lmites de autoridad financiera delegada aplicable a los representantes de
UNOPS sobre la base de una solicitud de servicios a un organismo;
d) Servicios compartidos:
Cuando en un lugar determinado, una actividad conjunta de las Naciones Unidas (por ejemplo, iniciativas de las Naciones
Unidas como Unidos en la Accin) tiene la capacidad de adquisiciones para lograr economas de escala o para aumentar
la efectividad y la eficiencia, y tambin puede prestar determinados servicios administrativos a todas las organizaciones
asociadas, el Director del Grupo de Adquisiciones o la PA pueden autorizar, dentro del nivel de DOA establecido en la
Tabla 1 de la seccin 2.5.2, la externalizacin de determinadas o de todas las actividades de adquisicin durante cualquier
perodo y designar a la actividad conjunta de las Naciones Unidas como el agente de adquisicin para UNOPS e informar
al ECPO. Sern de aplicacin las reglas y procedimientos establecidos conjuntamente por las entidades de las Naciones
Unidas participantes para esa actividad o para las actividades de adquisicin conjuntas, incluidos los requerimientos de
revisin.
14.2 Cooperacin con Gobiernos y otras organizaciones

De conformidad con la regla 118.02 del FRR de UNOPS, "el ECPO, o el personal autorizado, podr cooperar con clientes
que no sean una organizacin del sistema de las Naciones Unidas con respecto a actividades de adquisicin y firmar
acuerdos con ese fin.

Polticas de UNOPS EOD.ED.2017.04 - Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada

(en ingls)
Directrices Hoja informativa sobre el LTA (en ingls)
Plantillas UNGM: Adquisiciones comunes de las Naciones Unidas a nivel nacional

15
TEMAS
TRANSVERSALES
15 Temas transversales
15.1 El Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC)

UNOPS espera que sus proveedores respalden el Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC) y sus principios. El UNGC
es una red internacional, de adhesin voluntaria, integrada por organizaciones civiles y empresariales, que fue creada
para apoyar la participacin del sector privado y otros actores sociales a fin de promover la responsabilidad cvica
empresarial y principios sociales y ambientales universales para hacer frente a los retos de la globalizacin.
El UNGC solicita a las empresas adoptar, apoyar y promulgar, dentro de su esfera de influencia, un conjunto de valores
fundamentales en los mbitos de los derechos humanos, las normas laborales, el medio ambiente y la lucha contra la
corrupcin, conocidos como los 10 principios del UNGC.
a) Derechos humanos
Principio 1. Las empresas deben apoyar y respetar la proteccin de los derechos humanos fundamentales
reconocidos universalmente, dentro de su mbito de influencia; y
Principio 2. Las empresas deben asegurarse de que no son cmplices de la vulneracin de los derechos
humanos.
b) Normas laborales
Principio 3. Las empresas deben apoyar la libertad de afiliacin y el reconocimiento efectivo del derecho a
la negociacin colectiva;
Principio 4. Las empresas deben apoyar la eliminacin de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo
coaccin;
Principio 5. Las empresas deben apoyar la erradicacin del trabajo infantil; y
Principio 6. Las empresas deben apoyar la abolicin de las prcticas de discriminacin en el empleo y la
ocupacin.
c) Medio ambiente
Principio 7. Las empresas debern mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente;
Principio 8. Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad
ambiental; y
Principio 9. Las empresas deben favorecer el desarrollo y la difusin de las tecnologas respetuosas con el
medioambiente.
d) Lucha contra la corrupcin
Principio 10. Las empresas deben trabajar contra la corrupcin en todas sus formas, incluidas extorsin y
soborno.
Las Naciones Unidas alientan firmemente a todos los proveedores a participar de forma activa en el Pacto Mundial. Con
este fin, en el Cdigo de Conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas se reconoce la importancia de los diez
principios del UNGC y es considerado un medio importante de integracin de los principios del UNGC en las operaciones
de las Naciones Unidas.
Para ms informacin, consulte la pgina web www.unglobalcompact.org.
15.2 Adquisiciones sostenibles (SP)

Las adquisiciones sostenibles (SP) hacen referencia a la prctica de integrar los requerimientos, las especificaciones y los
criterios que son compatibles y estn a favor de la proteccin del medio ambiente, del progreso social y en apoyo del
desarrollo econmico, fundamentalmente mediante la bsqueda de la eficiencia de los recursos, la mejora de la calidad
de productos y servicios y, finalmente, la optimizacin de los costos.
El concepto "SP" sostiene que los rganos gubernamentales, el sector pblico y las Naciones Unidas tienen una
oportunidad, a travs de su importante poder adquisitivo en conjunto, de influenciar a los mercados para producir
bienes y servicios ms sostenibles. Se puede utilizar esta influencia en el mercado de forma estratgica para fomentar la
accin positiva en un amplio rango de cuestiones de sostenibilidad y objetivos de poltica. Estos objetivos pueden incluir,
entre otros, la proteccin de los derechos laborales, la mitigacin de los impactos ambientales adversos, la erradicacin
de la pobreza, el apoyo al desarrollo local y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Cuando se aplican
correctamente, las SP pueden ayudar a los productores y a los pases beneficiarios, especialmente en los pases en
desarrollo, a ser ms eficientes y competitivos en los mercados regionales e internacionales.
Adems, pueden surgir requerimientos de sostenibilidad de las siguientes fuentes:
Polticas de los asociados de UNOPS en materia de sostenibilidad econmica, social y ambiental, como
requerimientos de igualdad de gnero, requerimientos de salud y seguridad, normas de emisiones de los
vehculos, etc.; y
Riesgos y oportunidades detectados durante los anlisis de los entornos operativos o de mercado, que se van a
gestionar durante el proceso de adquisicin (como pueden ser identificados durante las etapas de planificacin de
las adquisiciones y de identificacin de proveedores).
Por lo tanto, la implementacin de las SP es importante por los siguientes motivos:
1. Mejora de la gestin de riesgos. Al animar a los profesionales de las adquisiciones a conocer en profundidad las
prcticas de los proveedores y la capacidad de respuesta del mercado local, las SP pueden ayudar a identificar
riesgos importantes que podran provocar un impacto en la reputacin de UNOPS y en la viabilidad de los
proyectos individuales (por ejemplo, la presencia de nios y nias o el trabajo forzoso, la gestin inadecuada de
los desechos);
2. Innovacin. Las SP pueden permitir a los profesionales de las adquisiciones y a los solicitantes tener en cuenta
soluciones ms innovadoras para sus necesidades que de otra forma no podran tener en cuenta (por ejemplo,
desarrollar un programa de recogida de embalajes que cree puestos de trabajo a nivel local y oportunidades de
generar ingresos para las personas en un campamento de desplazados internos).
3. Desarrollo a largo plazo de los mercados. Las SP son un proceso gradual que ayuda a crear mercados a lo largo
del tiempo. A pesar de que en algunos lugares todava no se puedan ofrecer las opciones ms sostenibles,
incluir los criterios de las SP en las licitaciones (es decir, solicitar a los proveedores que den a conocer de forma
voluntaria sus impactos de sostenibilidad o crear un lote separado que est reservado para los proveedores
pequeos y medianos) lanza un mensaje importante al mercado y fomentar el desarrollo ms sostenible a
largo plazo;
4. Alineacin con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. En el marco del ODS 12: "asegurar patrones de consumo y
produccin sostenibles", se ha determinado que las SP son uno de los objetivos clave que las Naciones Unidas
deben lograr antes de 2030;
5. Apoyo a los principios rectores de UNOPS en materia de adquisiciones. Las SP respaldan los conceptos de relacin
ptima costo-calidad; equidad, integridad y transparencia; y los mejores intereses para UNOPS y sus asociados.
En consonancia con la Directiva de la Oficina Ejecutiva (DOE) sobre salud y seguridad ocupacional y gestin social y
ambiental, se espera que todo el personal de UNOPS que participe en actividades de adquisicin tenga en cuenta las SP,
en la mayor medida posible dentro del contexto de su trabajo, pas, sector industrial y mercado de suministro, con el
objetivo de que las SP se conviertan, a su debido tiempo, en la modalidad predeterminada de adquisicin de la
organizacin.
Consideraciones generales para la implementacin de las adquisiciones

sostenibles (SP)
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al implementar las SP en UNOPS:
i. No existe ningn modelo nico para las SP. Cuando se implementan, las consideraciones en materia de SP
deben adaptarse a las necesidades individuales de adquisicin y a la capacidad de respuesta del mercado local.
Los profesionales de adquisiciones de UNOPS deben equilibrar las consideraciones ambientales, sociales y
econmicas en sus adquisiciones, ya que estas son interdependientes;
ii. La intencin de adoptar requerimientos en materia de SP en el proceso de adquisicin se debe determinar en
las primeras etapas, es decir, en la etapa de planificacin de las adquisiciones, y se debe apoyar a travs de una
investigacin de mercado apropiada. Los procedimientos de adquisicin de UNOPS conciben un nmero de
etapas en las que se pueden aplicar las consideraciones en materia de SP (para ms informacin, consulte la
seccin 15.2.2 Implementacin de las adquisiciones sostenibles (SP) en el proceso de adquisicin), incluidas:
identificacin de proveedores; definicin de requerimientos; evaluacin; finalizacin y emisin del contrato;
gestin de contratos;

iii. Los requerimientos en materia de SP deben estar basados en pruebas, es decir, estar basados en criterios de
certificacin social o ambiental existentes y fiables de terceros, o en informacin recopilada de UNOPS o partes
interesadas en la industria, la sociedad civil y las agencias de desarrollo internacional.
Implementacin de las adquisiciones sostenibles (SP) en el proceso de

adquisicin
En esta seccin se presentan consideraciones especficas para la implementacin de las SP en etapas clave del proceso
de adquisicin. En particular, se alienta a los miembros del personal de UNOPS a consultar las directrices sobre SP que se
encuentran en la pgina de la intranet para ver casos prcticos de ejemplo de las SP en UNOPS. Esta pgina se actualiza
habitualmente con nuevos ejemplos del terreno. Como opcin alternativa, pngase en contacto con el equipo de
sostenibilidad del Grupo de Adquisiciones a travs de la direccin de correo electrnico
sustainable.procurement@unops.org.
a) Planificacin
La fase de planificacin de las adquisiciones a nivel de proyecto es fundamental para garantizar que se identifican las
consideraciones apropiadas en materia de sostenibilidad y se integran en el proceso, si corresponde. Esto se debe
realizar junto con el gerente de proyectos o los solicitantes e, idealmente, debe comenzar incluso antes o durante las
conversaciones con el asociado o la fuente de financiacin en la etapa de aceptacin de compromisos.
Consideraciones especficas en esta etapa:
1. Llevar a cabo un anlisis de mercado, gracias al que se podr entender:
a) Las soluciones que existen ya en el mercado local;

b) Lo que se ha hecho en otros lugares (por ejemplo, a nivel internacional);
c) Los principales riesgos/oportunidades sociales, ambientales y econmicos que se deben tener en cuenta
para ese producto o servicio especficos;
d) Los estndares sociales o ambientales de terceras partes (como las etiquetas ecolgicas) que estn
disponibles para el producto o servicio (si hay alguno);
e) Si existe potencial para tener en cuenta opciones alternativas que puedan ser ms sostenibles.
2. Llevar a cabo una evaluacin de riesgos de sostenibilidad. Esto permitir detectar reas prioritarias mediante la
evaluacin de datos clave sobre gastos y procesos especficos de adquisicin en el plan de adquisiciones. La
priorizacin se debe hacer mediante la identificacin de grupos de productos o servicios que ofrezcan las mejores
oportunidades en cuanto a la respuesta de mercado y al potencial de mejora. Al hacer eso, la atencin se debe
centrar en los elementos de sostenibilidad que son importantes y relevantes (o que se considera que son un riesgo
mayor). Por ejemplo, si el proceso de adquisicin es para tiendas de campaa (y es bien sabido que las tiendas de
campaa no vienen con mucho embalaje), puede que no sea relevante incluir un requerimiento sostenible para el
embalaje (por ejemplo, recogida de embalaje o reduccin del embalaje).
3. Volver a plantearse las necesidades, es decir, plantearse especficamente si es necesario comprar esos bienes o
servicios. Puede que haya una solucin alternativa, como el arrendamiento o la compra de menos unidades que
puede ser ms costo-eficiente, lo que, a su vez, puede resultar en menos desechos y emisiones;
4. Plantearse entablar contactos con los proveedores locales para entender dnde reside el potencial para mejorar su
propia sostenibilidad. El UNGC cuenta con una red de sucursales locales por todo el mundo que pueden ser de
utilidad para sus proveedores. Las empresas que son miembros pueden ponerse en contacto con varios homlogos
de la misma regin con los que pueden compartir las mejores prcticas. Para ms informacin, consulte la pgina
web del UNGC https://www.unglobalcompact.org/engage-locally.
b) Definicin de requerimientos
Es fundamental que los requerimientos sean claros y realistas para llevar a cabo un proceso de adquisicin con xito. Los
requerimientos deben basarse en la informacin recopilada durante la fase de planificacin. Es importante que la
redaccin de los requerimientos de sostenibilidad se haga de forma que no se dificulte la competencia.
1. Definir los requerimientos mnimos de sostenibilidad que se aceptan en las especificaciones, TOR o SOW. Los
requerimientos deben ser claros, especficos y cuantificables, y deben estar basados en los resultados de la
investigacin de mercado. Los requerimientos pueden hacer referencia a estndares sociales o ambientales de
terceros (por ejemplo, ENERGY STAR, Fairtrade, u otros equivalentes);
2. Las definiciones de los requerimientos deben abordar requerimientos de sostenibilidad especficos y relevantes
a travs de especificaciones precisas tcnicas, funcionales o de desempeo. Los requerimientos especficos

deben establecer un umbral que deben cumplir todas las empresas, o que les permita a estas proponer ideas
innovadoras, para abordar los riesgos/oportunidades de sostenibilidad;
3. Los profesionales de las adquisiciones pueden especificar los materiales que se van a utilizar en la produccin
y/o el mtodo de produccin o la entrega del servicio. Sin embargo, las especificaciones tcnicas deben guardar
una relacin con el asunto del contrato, y solo deben incluir los requerimientos que estn relacionados con la
produccin de los bienes, servicios u obras que se adquieren. UNOPS no debe solicitar procesos de produccin
que estn registrados o solo disponibles para una empresa, o para las empresas en un pas o regin, a menos
que dicho requerimiento se justifique.
c) Identificacin de proveedores
La identificacin de los proveedores adecuados es un paso importante para garantizar que se minimiza el riesgo de
sostenibilidad. En otras palabras, las SP implican no solo lo que se compra, sino tambin a quin se le compra. Gracias al
uso del poder de compra de UNOPS, los profesionales de las adquisiciones pueden alentar o influenciar a los
proveedores a que realicen cambios importantes que pueden mejorar la sostenibilidad de toda la cadena de suministro.
1. Plantearse enfoques estratgicos para la identificacin de proveedores como la creacin de una lista corta o una
lista de proveedores precualificados (consulte la seccin 5.7) o agrupar requerimientos similares que se repitan
durante un perodo de tiempo para llevar a cabo un proceso de adquisicin para contratos de mayor duracin,
como los Acuerdo de oferta abierta (BPA) y los Acuerdos a largo plazo (LTA) (para ms informacin, consulte las
secciones 11.4 Acuerdo a largo plazo (LTA) y 11.5 Acuerdo de oferta abierta (BPA)). Los contratos de mayor
duracin darn a los proveedores un mayor incentivo para licitar, y, asimismo, aumentan la oportunidad de
mejorar la sostenibilidad de los proveedores a lo largo del tiempo (que debe supervisarse durante la fase de
gestin de contratos), cuando se compara con compras ad-hoc.
2. Plantearse crear listas cortas para la competencia limitada (consulte la seccin 6.2.2 Competencia limitada
internacional y competencia limitada nacional/regional) con base en otras caractersticas operacionales, siempre
que estas caractersticas demuestren resultados ambientales o socioeconmicos mejorados para el proyecto.
Tambin se debe permitir designar una proporcin de los subcontratistas para empresas que cumplan esas
caractersticas. Dichas caractersticas se deben limitar a las dos esferas que se presentan a continuacin:
a) Empresas pequeas o medianas locales, tal y como estn definidas por el contexto local o regional;
b) Empresas de minoras o de grupos tradicionalmente en situaciones de desventaja, tal y como estn
definidas por el contexto local o regional (esto es, empresas propiedad de mujeres o empresas propiedad
de jvenes).
Si el acuerdo del proyecto no incluye las disposiciones presentadas anteriormente, la unidad operacional debe enviar una
solicitud al Director del Grupo de Adquisiciones e indicar:
La adquisicin que se va a llevar a cabo (cundo, qu y para quin);

Si la adquisicin incluir lotes completos o parciales, o si incluir una designacin de una proporcin de
un subcontrato;
La confirmacin de la disposicin del donante o de la fuente de financiacin para apoyar este
requerimiento y limitar la competencia;
Las dems caractersticas de la empresa que se van a emplear (por ejemplo, una empresa local
pequea propiedad de mujeres) y la documentacin de una organizacin independiente con
reputacin que verifique y defina estas caractersticas para el contexto local o regional;
Informacin sobre la capacidad de respuesta del mercado ante estas disposiciones (es decir, una
investigacin de mercado);
Informacin sobre cmo se van a verificar las otras caractersticas operacionales de los proveedores
que se van a incluir en la lista corta;
Informacin sobre cmo estas disposiciones mejorarn los resultados ambientales o socioeconmicos
del proyecto y los resultados anticipados.
El Director del Grupo de Adquisiciones, en consulta con el Grupo de Actividades Legales y otras partes interesadas
apropiadas, revisarn cada solicitud caso por caso y proporcionarn la aprobacin por escrito como corresponda.
d) Licitacin
La etapa de licitacin es fundamental para la implementacin de las SP, ya que los documentos licitatorios incluirn los
criterios de evaluacin segn los cuales se evaluarn las ofertas (no se pueden aadir otros criterios ms tarde en el
proceso, por ejemplo, durante la evaluacin de las presentaciones de ofertas). La preparacin de los documentos

licitatorios tambin es importante, ya que algunos de sus elementos clave, incluidas las definiciones de los
requerimientos, se aadirn al contrato y se usarn durante la gestin de contratos para supervisar el desempeo.
1. Plantearse dar a la licitacin un nombre que identifique claramente el deseo de realizar una adquisicin
sostenible;
2. Plantearse llevar a cabo un proceso de competencia abierta o limitada nacional/regional, si es relevante y est
justificado (consulte la seccin 6.2.2 Tipo de competencia) y/o complementar un anuncio de licitacin
internacional mediante la comunicacin de la oportunidad a las asociaciones u organizaciones empresariales
locales que puedan animar a las pequeas y medianas empresas a licitar;
3. Plantearse dividir las adquisiciones grandes en lotes ms pequeos. Los lotes ms pequeos pueden ser ms
accesibles a los proveedores pequeos y medianos que puede que no tengan la capacidad de licitar por el
conjunto. Consulte el prrafo f) de la seccin 6.5.2;
4. En los casos en los que sea difcil definir unos requerimientos de sostenibilidad claros, o se desconozca el
posible impacto del precio de opciones ms sostenibles, sopesar la posibilidad de permitir ofertas alternativas
que incluyan consideraciones en materia de sostenibilidad mejoradas. Consulte el prrafo g), de la seccin 6.5.2
Detalles e instrucciones para los licitantes, sobre las ofertas alternativas;
5. Integrar los requerimientos mnimos de sostenibilidad que se deseen en los criterios de evaluacin de
cualificacin, tcnicos y financieros de los documentos licitatorios (consulte la seccin 6.5.3 Criterios de
evaluacin). Esto debe basarse en la definicin de requerimientos elaborada previamente y en la madurez del
mercado local. Los criterios de sostenibilidad se pueden incorporar al documento licitatorio como criterios
cumple/no cumple (obligatorio, por ejemplo, criterios de cualificacin o criterios tcnicos del RFQ y del ITB),
como criterios de clasificacin (solo para los criterios tcnicos del RFP) o como criterios de divulgacin voluntaria
(no obligatorios, para todos los tipos de licitaciones). Consulte la lista de verificacin de criterios de
adquisiciones sostenibles de UNOPS que se encuentra en la intranet de SP. Se debe prestar atencin a equilibrar
las consideraciones en materia de sostenibilidad con otras no relacionadas con esta;
6. Puede que los criterios de evaluacin requieran que se demuestre la competencia tcnica en materia de
adquisiciones sostenibles. En la prctica, esto puede requerir que el licitante:
a) Tenga experiencia previa en la ejecucin con xito de contratos con requerimientos similares;
b) Emplee o tenga acceso a personal con las cualificaciones, prctica y experiencia acadmicas o
profesionales requeridas para hacerse cargo de los elementos del contrato relacionados con las
adquisiciones sostenibles;
c) Posea o tenga acceso al equipo tcnico necesario para la proteccin ambiental;
d) Disponga de los medios para cumplir los aspectos del contrato relacionados con las adquisiciones
sostenibles.
7. Se pueden utilizar planes de acreditacin o certificacin reconocidos a nivel internacional para demostrar la
capacidad de un licitante de aplicar las medidas ambientales. Estos planes pueden incluir la ISO 14001 o
equivalentes;
8. Los criterios financieros para algunas categoras de productos/servicios (por ejemplo, vehculos, TIC,
generadores e iluminacin) pueden incluir un requerimiento de que la evaluacin se realizar mediante un
anlisis del costo del ciclo de vida (LCC). Para ms informacin, consulte la seccin 6.5.3.36.5.3.3 Criterios
financieros;
9. La conformidad con los criterios de evaluacin que se indican en el documento licitatorio se evaluar en la etapa
de evaluacin. Antes de solicitar una adjudicacin, UNOPS puede llevar a cabo de forma adicional una
verificacin de antecedentes del proveedor o proveedores recomendado(s) para la adjudicacin, incluida una
verificacin de las condiciones del contrato, como la verificacin de si existe trabajo infantil, minas y explotacin
sexual. Para ms informacin, consulte la seccin 8.10.2 Verificacin de antecedentes;
e) Finalizacin y emisin del contrato
La integracin de las consideraciones en materia de sostenibilidad en el contrato emitido al proveedor permitir a

UNOPS garantizar que se logran los resultados esperados. El contrato puede incluir consideraciones econmicas, sociales
y ambientales en las clusulas de ejecucin del contrato, siempre que estas estn incluidas en el documento licitatorio y
sean conformes a la poltica de UNOPS.
Se trata de un requerimiento fundamental, especialmente para los contratos de larga duracin con los proveedores,
como los LTA, en los que se prev que la relacin dure durante varios aos, o en los que se crea que el riesgo para
UNOPS es ms alto.

1. Incluir clusulas relevantes en materia de sostenibilidad de la licitacin en el contrato. Estas clusulas deben ser
cuantificables y realistas y pueden incluir, por ejemplo, solicitar mejoras en el embalaje, como usar contenido
reciclado o envos masivos, una presentacin anual del desempeo en materia de sostenibilidad del contratista
para la compra en cuestin, entre otros. En el caso de que la verificacin de antecedentes o el anlisis de
mercado identifique riesgos potenciales (por ejemplo, que exista un riesgo potencial de trabajo infantil, o la no
conformidad con las regulaciones ambientales locales), estos riesgos se pueden mitigar mediante la inclusin de
las clusulas adecuadas en el contrato. Nota: el Grupo de Actividades Legales debe revisar cualquier cambio que
se realice en las condiciones estndares del contrato;
2. Incluir medidas relevantes de evaluacin del desempeo del proveedor o KPI que se evaluarn. Los KPI deben
remitir a los aspectos clave en materia de SP de la especificacin o al compromiso contractual final realizado por
el licitante seleccionado o se deben usar para medir los aspectos fundamentales de un contrato.
f) Gestin de contratos
Cuando corresponda, incluir consideraciones en materia de sostenibilidad en las actividades de gestin de contratos
puede permitir a los proveedores mejorar su propia capacidad de ejecucin para el contrato actual y contratos futuros.
1. Poner en marcha actividades de supervisin del desempeo de los proveedores (para ms informacin,
consulte la seccin 13.2 Supervisin del desempeo de los proveedores). En muchos casos, la SPE brinda una
oportunidad importante para impulsar a los proveedores hacia resultados ms sostenibles al permitir a UNOPS
dar prioridad a reas para la mejora, e identificar oportunidades para una sostenibilidad mejorada;
2. Una vez concluido el contrato, preparar la SPE, si corresponde. Esta ser de utilidad para registrar, de cara a
futuras oportunidades, el desempeo que ha tenido el proveedor durante la ejecucin del contrato, tambin
segn los requerimientos identificados en materia de adquisiciones sostenibles. Para ms informacin, consulte
la seccin 13.2.7 Evaluacin del desempeo del proveedor (SPE).
15.3 Gestin de riesgos

El Reglamento Financiero y la Reglamentacin Financiera Detallada (FRR) de UNOPS define la gestin de riesgos como "el
conjunto de polticas, procedimientos y prcticas encaminados a identificar, analizar, evaluar, controlar, evitar, reducir al
mnimo o eliminar los riesgos inaceptables".
Las siguientes polticas de UNOPS abordan elementos de la gestin de riesgos y son especialmente importantes para las
adquisiciones:
EOD Principios de la organizacin y modelo de gobernanza;

EOD Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada;
OD Marco de adquisiciones;
OD9 Marco de control interno de las oficinas de UNOPS;
OD10 Poltica de UNOPS en materia de fraude;
OD27 Marco de control interno y gestin de riesgos;
OD34 Marco sobre las delegaciones de autoridad;
OI Procedimientos de adquisiciones;
OI Sanciones a proveedores.
Las polticas mencionadas anteriormente y este Manual de Adquisiciones contemplan, entre otras, las siguientes medidas
de gestin de riesgos:
Marco sobre las delegaciones de autoridad en materia de adquisiciones (consulte la seccin 2.5 Autoridad de
adquisiciones (PA));
Identificacin de otras funciones clave en el proceso de adquisicin y vnculos de estas funciones con
requerimientos de formacin especficos en materia de adquisiciones (consulte de la seccin 2.2
Responsabilidades de las unidades de la organizacin y funciones clave en el proceso de adquisicin a la seccin
2.6 Revisores de adquisiciones);
Revisin de los procesos de adquisiciones por parte de los CPC (consulte la seccin 9 Revisin del proceso de
adquisicin);
Procedimientos para la investigacin interna independiente del fraude y otras prcticas prohibidas por el Grupo de
Auditora Interna e Investigaciones y mecanismos para determinar las sanciones para los proveedores (consulte la
seccin 1.5.3.1 Prcticas prohibidas por parte de los proveedores y sanciones a estos);

Directrices sobre indicios de posibles prcticas prohibidas (consulte la seccin 8.8.6Indicios de posibles prcticas
prohibidas).
Disposiciones para llevar a cabo verificaciones de antecedentes (consulte la seccin 8.10.2 Proveedores con
reclamos, disputas y asuntos contenciosos pendientes).
Mecanismo de reclamo/protesta sobre una licitacin para proveedores (consulte la seccin 10.2.2 Procedimientos
de protesta);
Plantillas licitatorias y contractuales ajustadas a los requerimientos clave, en particular para las obras y la
construccin (consulte las secciones 6.5 Componentes de los documentos licitatorios y 11Finalizacin y emisin del
contrato e instrumentos contractuales);
Manual de control de calidad para la adquisicin de dispositivos mdicos y farmacuticos (consulte la seccin
15.3.1 Manual de control de calidad para la adquisicin de dispositivos mdicos y farmacuticos).
A nivel de proyecto, el gerente de proyectos gestiona los riesgos en materia de adquisiciones junto con otras fuentes de
riesgo que pueden tener un impacto en un proyecto, incluidos los factores externos (polticos, econmicos, sociales,
ambientales).
Los riesgos en el mbito de las adquisiciones se pueden originar en cualquier etapa del proceso de adquisicin. A nivel de
proceso de adquisicin, el gerente de proyectos debe trabajar estrechamente con el oficial de adquisiciones en la
identificacin de riesgos potenciales, la evaluacin del impacto y la probabilidad de entender las consecuencias, y poner
en marcha medidas de mitigacin apropiadas. En la tabla que se muestra a continuacin se indican algunos ejemplos de
los riesgos en materia de adquisiciones, sus posibles consecuencias y las posibles acciones de mitigacin de riesgos que
pueden ponerse en marcha.
Tabla 13 | Ejemplos de riesgos en el proceso de adquisicin y acciones de mitigacin de riesgos
Etapa Riesgo Posibles consecuencias Acciones de mitigacin de riesgos
Retraso en los productos y los Planificacin en las primeras etapas

Retraso en la adquisicin de los procesos de adquisicin.
resultados del proyecto, que
Planificacin y de requerimientos
tienen un impacto en otras partes Adopcin de las estrategias
estrategia esenciales para el interesadas adecuadas, incluido el uso de LTA,
proyecto
Precios ms altos si corresponde
Una mejor comprensin del

Respuesta limitada de los
producto y del mercado gracias a la
Definicin de Definicin restrictiva de proveedores
investigacin de mercado.
requerimientos requerimientos Reclamos de los proveedores por
Inclusin de especificaciones de
equidad y falta de transparencia
desempeo y funcionales genricas
Publicacin de la licitacin en
Retrasos (si debe volver a hacerse
muchos sitios y con un plazo de
Poco inters en el la licitacin)
Licitacin licitacin extenso.
proceso de adquisicin Precios ms altos (si se percibe
Celebracin de reuniones previas a
que no hay competencia)
la oferta
Verificacin de las listas de

Seleccin de inelegibilidad para ver si el
proveedores que en el Perjudicial para la reputacin de proveedor est incluido en estas.
Evaluacin
pasado tuvieron una UNOPS Verificacin de antecedentes del
conducta poco tica licitante recomendado, ante de
proceder con la adjudicacin
Inclusin de los criterios de
evaluacin adecuados en el
Disputas sobre el contrato.
Incapacidad del documento licitatorio
Gestin de Calidad inadecuada de los bienes,
proveedor para cumplir Acciones activas de gestin de
contratos servicios u obras
el contrato contratos
Retrasos
Informes de progreso e
inspecciones habituales

Manual de control de calidad para la adquisicin de dispositivos mdicos y
farmacuticos
Para la adquisicin de productos sanitarios, UNOPS cuenta con una poltica de control de calidad, que se incluye en el
Anexo A. Se trata del Manual de control de calidad para la adquisicin de dispositivos mdicos y farmacuticos. Este
manual refleja el compromiso de UNOPS de poner en funcionamiento un sistema de calidad slido para la adquisicin de
dispositivos mdicos y farmacuticos.
El manual incluye la poltica de UNOPS en todos los asuntos que afectan a dicho sistema de calidad, o que son afectados
por este, incluidas las responsabilidades de gestin del mismo. UNOPS se compromete a identificar y apoyar los procesos
necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin para la adquisicin de productos sanitarios a travs de la
organizacin, de conformidad con las mejores prcticas internacionales reconocidas, en especial como se recomienda en
las normas y los estndares definidos por la Organizacin mundial de la salud (OMS) y publicadas en la Serie de Informes
Tcnicos y en las monografas de la Farmacopea Internacional de la OMS y del Grupo de Trabajo de Armonizacin
Mundial (GHTF) para dispositivos mdicos.
15.4 Procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP)

Todas las adquisiciones de UNOPS se deben llevar a cabo de conformidad con el FRR, otros instrumentos legislativos
pertinentes y este Manual de Adquisiciones. Dado el papel cada vez ms importante de UNOPS en el apoyo a los
asociados en operaciones posteriores a los conflictos y las crisis, as como en operaciones de emergencia, se han
elaborado unos procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP) que se han incluido en la seccin 9 de la
Instruccin Administrativa (OI) Procedimientos de adquisiciones. Asimismo, estos procedimientos se explican con ms
detalle en esta seccin del Manual de Adquisiciones, de conformidad con el prrafo b) de la regla 118.05 del FRR y la
autorizacin del Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones (ECPO) al Director del Grupo de Adquisiciones.
Los EPP permiten a UNOPS usar procesos simplificados para facilitar una respuesta rpida durante una situacin de
emergencia, segn lo establecido en esta seccin 15.4. El ECPO debe aprobar previamente todo uso de los EPP. Todas las
dems situaciones de importancia y urgencia deben guiarse por los procedimientos normales de adquisicin.
El FRR de UNOPS permite excepciones en los casos en que las urgencias de las operaciones de UNOPS no permitan que
la adquisicin se realice con los mtodos formales de licitacin. Sin embargo, en algunas situaciones de emergencia en
las que pueden justificar las excepciones tambin se sigue un proceso en el que se comparan varias ofertas para
garantizar una relacin ptima costo-calidad para UNOPS.
A efectos de facilitar una respuesta rpida en las situaciones de emergencia, a la vez que se respetan los principios de
adquisiciones que se establecen en la seccin 1.4, los EPP que se describen en las siguientes secciones permiten un
proceso de licitacin mediante el uso de RFQ y procedimientos asociados.
Definicin de situacin de emergencia

A efectos de este captulo, las emergencias se definen como situaciones urgentes que presentan pruebas claras de que
se ha producido un acontecimiento o una serie de acontecimientos que plantea una amenaza inminente para la vida
humana o los medios de subsistencia, y en las que el acontecimiento, o la serie de acontecimientos, provoca una
perturbacin en la vida de una comunidad en una escala excepcional.
Tal acontecimiento, o serie de acontecimientos, puede consistir en una de las siguientes situaciones:
a) Calamidades repentinas, tales como terremotos, inundaciones, plagas de langosta y otras catstrofes similares
imprevistas;
b) Situaciones de emergencia provocadas por el ser humano, que resultan en la afluencia de refugiados, el
desplazamiento interno de poblaciones o el sufrimiento de las poblaciones afectadas de alguna otra manera;
c) Sequas, malas cosechas, plagas y enfermedades que menoscaben la capacidad de las comunidades y
poblaciones vulnerables para satisfacer sus necesidades bsicas;
d) Crisis econmicas repentinas, fallos del mercado o desmoronamiento econmico, que tengan como
consecuencia el menoscabo de la capacidad de las comunidades y las poblaciones vulnerables para satisfacer
sus necesidades bsicas;
e) Una situacin de emergencia compleja en relacin con la cual el Gobierno del pas afectado o el director de un
organismo de las Naciones Unidas hayan solicitado el apoyo de UNOPS.
f) Imperativos estratgicos, en los que el tiempo sea un factor decisivo o relacionados con la mitigacin de riesgos
en el contexto de desarrollo, construccin de la paz o humanitario. Este desencadenante depende del juicio de

los encargados de UNOPS de la gestin sobre el terreno. Es muy probable que este entre en juego en una
situacin de crisis prolongada, cuando se produzca un cambio inesperado y significativo en el entorno operativo
que permita y necesite una accin rpida. Estas se caracterizan a menudo por un imperativo poltico sensible de
cumplir una entrega o una necesidad urgente de implementar un programa extraordinariamente complejo que
no se pudo prever y que no puede satisfacerse en el marco de aplicacin de los procedimientos de adquisicin
habituales. Toda solicitud para utilizar los EPP sobre esta base debe incluir una declaracin de apoyo del
director regional correspondiente, tras haber consultado a los respectivos directores y al equipo de las Naciones
Unidas en el pas, segn corresponda;
g) A continuacin se definen los trminos estratgico, tiempo como factor decisivo y riesgo:
i. Estratgico. En este manual, se utiliza para describir situaciones en las que la participacin de UNOPS en
una crisis, o la expansin rpida de los programas de UNOPS en un contexto especfico, se consideran
esenciales para conseguir resultados de desarrollo y continuar siendo relevantes, as como para
mantener o consolidar la reputacin de la organizacin;
ii. Tiempo como factor decisivo. En este manual, se utiliza para referirse a la necesidad de lograr resultados
de desarrollo a corto o medio plazo, en el que UNOPS debe hacer una contribucin o tener un impacto
con el objetivo de ayudar a que el equipo de las Naciones Unidas en el pas siga siendo un actor relevante
en el mbito del desarrollo;
iii. Riesgo. Identificacin de un riesgo, o riesgos, de seguridad que expone al personal, a los activos, a las
obras o a las operaciones a mayor vulnerabilidad, lo que requiere una accin urgente para reducir estos
riesgos a un nivel aceptable. Los incidentes de seguridad graves y/o la alta probabilidad de que ocurran
pueden ser un desencadenante clave para el uso de EPP. Generalmente, los problemas de cumplimiento
de las normas de seguridad que ponen en riesgo la vida del personal de UNOPS son identificados por el
UNDSS, la seguridad de UNOPS o el personal directivo superior de la unidad operacional.
h) Otros acontecimientos que, segn el ECPO, podran englobarse en la definicin de una situacin de emergencia
real.
Ejemplos de situaciones de EPP:

Estratgico:
UNOPS participa en un proyecto de estabilidad altamente poltico sobre desarme, desmovilizacin y
reintegracin en una situacin posterior a un conflicto con el apoyo de todo el equipo de las Naciones
Unidas en el pas. Hay un requerimiento inmediato y estratgico de progreso visible para apoyar a las
facciones del "dividendo de la paz" y restablecer la esperanza de que el progreso y el desarrollo estn
por llegar. Las partes interesadas han recalcado a UNOPS la urgencia poltica de la ejecucin a un alto
nivel. UNOPS establece procedimientos de emergencia para permitir una expansin limitada pero
rpida del programa de UNOPS con el fin de cumplir un requerimiento de abrir oficinas en todo el pas
para comenzar de inmediato a anotar los nombres de los excombatientes;
Al Departamento de Operaciones de Mantenimiento de la Paz (DOMP) se le otorga un mandato para
instalar campamentos de mantenimiento de la paz en un plazo determinado. UNOPS tiene la tarea de
expandir la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y proveer servicios de "respuesta rpida" al
DOMP para que este pueda cumplir los plazos de la Asamblea General, que, de otra manera, seran
imposibles de cumplir.
Tiempo como factor decisivo: Prestacin de servicios relacionados con las prximas elecciones (no se puede
modificar la fecha de la eleccin y el incumplimiento de una ejecucin a tiempo tendra repercusiones
internacionales).
Riesgo: El bombardeo de un hotel en un pas requiere la adquisicin urgente de pelcula de proteccin contra
explosiones.
Aprobacin del uso de procedimientos de adquisicin para emergencias

(EPP)
El ECPO determina cundo se produce una situacin de emergencia que justifique el uso de EPP. A menos que el ECPO
haya aprobado el uso de EPP, se deben utilizar los mtodos de adquisicin estndares. La solicitud de aprobacin del uso
de EPP se debe presentar al ECPO en el formato estndar y debe incluir la informacin de antecedentes y la justificacin
para su uso, as como una descripcin, el valor aproximado, la cantidad y los requerimientos de las necesidades
estimadas de adquisicin bajo la operacin especfica. En las solicitudes de aprobacin tambin se debe ofrecer una

justificacin de que ninguna de las autorizaciones discrecionales de la PA respectiva mencionadas en este Manual de
Adquisiciones cumplir las necesidades de adquisicin de la operacin de emergencia.
La aprobacin del uso de EPP est sujeta a una duracin determinada, limitada a una operacin especfica y tambin
puede estar limitada a la adquisicin de productos definidos en relacin con una operacin especfica. Las adjudicaciones
de contratos solo se pueden hacer fuera del perodo aprobado para el uso de EPP, siempre y cuando el proceso de
licitacin para esa actividad de adquisicin se iniciara dentro del perodo para el uso de EPP.
UNOPS supervisa el uso de EPP y conserva un registro de su uso, que se auditar regularmente.
Planificacin estratgica de la adquisicin para emergencias

No es fcil planificar los EPP de forma individual, dado que a menudo las emergencias son provocadas por
acontecimientos imprevistos. Sin embargo, se pueden tomar medidas proactivas para asegurar la preparacin para llevar
a cabo operaciones de emergencia. La planificacin para las emergencias es una parte importante de la planificacin de
adquisiciones habitual de UNOPS. Las siguientes actividades son ejemplos de las medidas proactivas que pueden facilitar
los EPP:
a) Identificacin y registro anticipados de proveedores adecuados de los productos solicitados con frecuencia en
operaciones de emergencia, incluida la confirmacin de los proveedores de su disposicin a responder a las
solicitudes realizadas con poca antelacin;
b) Precualificacin de proveedores de los productos solicitados con frecuencia en operaciones de emergencia;
c) Elaboracin de especificaciones/trminos de referencia (TOR)/descripcin de las obras (SOW) estndares para
bienes, servicios u obras generalmente solicitados en operaciones de emergencia;
d) Establecimiento de LTA con los proveedores de los productos solicitados habitualmente en operaciones de
emergencia. Especificacin en los LTA de la necesidad de que el proveedor cuente con existencias y est
preparado para emergencias;
e) Identificacin de los LTA relevantes de otras organizaciones de las Naciones Unidas.
El Grupo de Adquisiciones trabajar continuamente en las acciones descritas anteriormente para ayudar a garantizar que
la organizacin est preparada para las situaciones de emergencia. Para que la planificacin estratgica sea relevante, es
de suma importancia que los oficiales de adquisiciones de UNOPS que participen en la gestin de situaciones de
emergencia aporten sus opiniones y las lecciones aprendidas despus de cada operacin de emergencia. Las medidas de
planificacin estratgica que se mencionan anteriormente tambin pueden ser relevantes en determinadas oficinas
descentralizadas de UNOPS.
15.4.3.1 Equipo de tareas de emergencia

En todas las situaciones de emergencia, la unidad operacional correspondiente debe coordinarse con el Grupo de
Adquisiciones para asegurarse de que se produzca el intercambio de informacin en las primeras etapas y que se
implementen medidas proactivas. Adems, se deben codificar las lecciones aprendidas, ya que son un aporte
fundamental a las mejoras del proceso y ayudan a mejorar la gestin de futuras situaciones de emergencia.
Procedimientos de adquisicin para emergencias (EPP)

Durante las operaciones de emergencia, los oficiales de adquisiciones pueden alterar los procedimientos habituales de
adquisicin tal y como se detalla en esta seccin.
Cuando tengan que hacer frente a una actividad de adquisicin de emergencia, los oficiales de adquisiciones deben
emprender las siguientes acciones:
Realizar una planificacin regresiva o "hacia atrs", es decir, planificar las actividades de adquisicin a partir del
momento en que se deben entregar los bienes y, desde ah, contar hacia atrs en el tiempo para determinar el
plazo mximo que se va a necesitar para cada una de las fases de adquisicin (licitacin, evaluacin, adjudicacin,
emisin de contratos, etc.);
Determinar de forma proactiva la posible disponibilidad de miembros del equipo para la evaluacin;
Emitir notificaciones urgentes a las partes interesadas relevantes que participen en el proceso para que puedan
estar preparadas para responder ms rpido, por ejemplo, presidente del HQCPC, ECPO, etc.
Los EPP son menos formales y ofrecen ms flexibilidad que los procedimientos de adquisicin habituales que se utilizan
en situaciones en las que no hay una emergencia. Segn considere necesario, el ECPO puede imponer procedimientos
ms conservadores a travs de la emisin de instrucciones por escrito a la unidad operacional. Por ejemplo, esto podra

incluir solicitar la transmisin de la recepcin de las ofertas a una direccin de correo electrnico o un nmero de fax
seguros, si lo hubiese.
15.4.4.1 Disponibilidad de fondos

En situaciones de emergencia, a menudo ser necesario iniciar procesos de licitacin antes de recibir los fondos. En
circunstancias normales, UNOPS no llevar a cabo licitaciones hasta que se aseguren los fondos para evitar utilizar los
recursos de UNOPS en compromisos sin confirmar y para proteger la reputacin de UNOPS entre los proveedores. Sin
embargo, en situaciones de emergencia, el fuerte impacto de los retrasos puede justificar que se inicie el proceso sin
haber recibido la confirmacin de la disponibilidad de los fondos. Se debe informar al mercado del derecho que tiene
UNOPS a cancelar una solicitud de cotizacin (RFQ) y rechazar todas las ofertas recibidas.
Bajo ninguna circunstancia se debe realizar una orden antes de recibir los fondos. Toda excepcin a esta regla se debe
aprobar por escrito de conformidad con la poltica sobre actividades de financiacin anticipada establecida por el
Director Ejecutivo (ED) en virtud de la regla 112.01 del FRR.
15.4.4.2 Evaluacin de las necesidades y definicin de los requerimientos

La evaluacin de las funciones, de los requerimientos de desempeo, de las caractersticas, de los objetivos y/o de los
resultados esperados del producto que ser adquirido no es menos importante en la adquisicin conforme a EPP. En lo
posible, se deben seguir los procedimientos habituales para la definicin de los requerimientos que se establecen en la
seccin 4.3 de este manual. Sin embargo, puesto que la adquisicin de emergencia se hace a menudo con limitaciones de
tiempo y el mtodo de RFQ otorga una mayor flexibilidad, en las situaciones de emergencia se puede aceptar una menor
formalidad en la definicin de los requerimientos. Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
El uso de marcas comerciales en las especificaciones de los requerimientos, que generalmente no se permite en
los procedimientos habituales, puede utilizarse en la adquisicin de emergencia si estas ayudan a describir el
producto que se requiere. Para evitar restringir la competencia, se deben aadir las palabras "o equivalente", a
menos que la marca comercial particular se requiera a efectos de estandarizacin. Tambin se debe indicar que se
aceptarn los productos equivalentes de otras marcas comerciales. La estandarizacin es especialmente sensible
en situaciones de emergencia, ya que el requerimiento de una marca especfica podra retrasar la entrega,
mientras que otras marcas podran tener existencias o estar disponibles con mayor rapidez;
Para facilitar la definicin del requerimiento, se pueden utilizar instrucciones sobre productos y
especificaciones/TOR estndares elaborados previamente y disponibles en la intranet de UNOPS;
Los LTA existentes pueden proporcionar especificaciones tiles y deben verificarse para establecer la conformidad
con la necesidad actual. Si existe un LTA para el producto solicitado y este LTA puede cubrir adecuadamente la
necesidad en cuanto a disponibilidad y tiempos de entrega, las rdenes se deben hacer con este LTA.
Se puede plantear la compra en existencias, aunque a menudo es una solucin costosa a una necesidad definida.
Es extremadamente importante tener en cuenta el resultado deseado para garantizar que se entregue un producto til
que cubra la necesidad real.
15.4.4.3 Identificacin de proveedores

En el marco de los EPP no hay requerimientos especficos relativos a la identificacin de proveedores. Se debe obtener la
aprobacin especfica del ECPO si se determina que solo se puede lograr una entrega rpida de bienes, servicios u obras
mediante la adjudicacin de un contrato a un proveedor suspendido. En la solicitud de aprobacin se debe incluir una
justificacin adecuada y la indicacin de las salvaguardias adicionales que se aplicarn para mitigar los riesgos de
reputacin y de otra ndole para UNOPS relacionados con el uso de los proveedores suspendidos.
Segn los EPP, se debe conceder prioridad a los proveedores que tengan experiencia en el suministro en operaciones de
emergencia dentro del sistema de las Naciones Unidas, con el fin de reducir los plazos y los riesgos de incumplimiento de
contrato. Siempre se debe consultar la identificacin estratgica de proveedores realizada con anticipacin por el Grupo
de Adquisiciones, dado que puede proporcionar informacin valiosa. El Grupo de Adquisiciones puede apoyar en la
identificacin de proveedores para solicitudes especficas.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
a) Usar LTA existentes si es factible (incluidos LTA de otras entidades de las Naciones Unidas);
b) Plantearse el uso de listados existentes o de otros listados de proveedores;
c) Plantearse la compra de equipo de segunda mano; la provisin con existencias de UNOPS; la reasignacin de
bienes de otras operaciones; el prstamo de bienes de otra organizacin de las Naciones Unidas; el desvo de
bienes en proceso para otro proyecto; o el alquiler de equipos hasta que se entreguen los bienes solicitados.

No hay requerimientos especficos para elaborar una lista corta en el caso de las licitaciones realizadas mediante el
mtodo de licitacin de RFQ. Sin embargo, a efectos de conformidad con los requerimientos bsicos de auditora, el
expediente de la adquisicin debe contener una breve explicacin sobre los proveedores que se tuvieron en cuenta y el
por qu.
15.4.4.4 Mtodo de licitacin

En el marco de los EPP, se puede utilizar una RFQ para la licitacin de ofertas, independientemente del valor de la
adquisicin, y se debe considerar como un mtodo formal de licitacin. No hay requerimientos especficos referentes al
tipo de competencia (nacional/internacional), pero los oficiales de adquisiciones deben asegurarse de que hay
competencia mediante la solicitacin de, al menos, tres cotizaciones, si es factible.
15.4.4.5 Licitacin
Las RFQ se pueden utilizar independientemente del valor de la adquisicin de emergencia. Cuando se usa una RFQ en
situaciones de emergencia, no se exige una fecha lmite absoluta o una plantilla especfica (excepto para la adquisicin de
obras); no obstante, se debe dar a los proveedores una fecha lmite realista para que respondan a la solicitud. La solicitud
debe contener suficiente informacin para permitir a los proveedores ofrecer una cotizacin que contenga la informacin
adecuada, lo que significa que todos los requerimientos del producto deben comunicarse claramente a todos los
proveedores por igual, junto con el mtodo de evaluacin.
Las RFQ se pueden hacer oralmente para los bienes y servicios; no obstante, las cotizaciones de los proveedores sern
preferiblemente por escrito. Si as se solicita, los proveedores pueden cotizar su oferta oralmente y confirmar el precio y
las condiciones por escrito antes de la adjudicacin del contrato. Si el tiempo lo permite, deben emitirse RFQ por escrito,
ya que esto permite que el proceso sea ms transparente al garantizar que todos los proveedores reciben la misma
informacin al mismo tiempo. Sin embargo, para las obras de construccin se debe usar una plantilla especfica para la
RFQ y esta se puede vincular a los contratos de obras ms apropiados segn las obras en cuestin. Estos contratos
pueden ser el contrato de obras menores u otros contratos de obras de UNOPS que se consideren ms apropiados.
Consideraciones adicionales de las RFQ en el marco de los EPP:
1. Se pueden aadir proveedores adicionales en cualquier fase del proceso;

2. Se puede dar preferencia a los proveedores locales, debido a limitaciones de tiempo y consideraciones
logsticas. Sin embargo, los oficiales de adquisiciones deben ser conscientes de que la disponibilidad local de
productos puede fluctuar, dado que las existencias de algunos productos disminuirn rpidamente en una
situacin de emergencia. Siempre es recomendable consultar mercados diferentes para tener otras opciones,
as como volver a confirmar la disponibilidad antes de realizar una orden;
3. Puede que el proveedor que ofrezca la oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme, no pueda suministrar
todos los bienes requeridos o la totalidad exigida de estos. Por lo tanto, siempre debe quedar claro en la RFQ
para emergencias la posibilidad y la opcin de realizar rdenes parciales. Las rdenes parciales pueden
garantizar la disponibilidad de todos los artculos requeridos, adems de permitir el ahorro al realizar una orden
parcial con el proveedor que ofrezca el precio ms bajo para cada artculo. En los casos en los que un solo
proveedor no pueda suministrar la cantidad total requerida, se puede realizar una orden adicional al proveedor
que ofrezca el segundo precio ms bajo.
15.4.4.6 Evaluacin
Las ofertas recibidas en base a una RFQ durante una operacin de emergencia deben evaluarse con respecto a los
requerimientos indicados en la RFQ. Al menos dos individuos deben participar en la evaluacin de las ofertas. Los
contratos se adjudican segn la metodologa de evaluacin de "oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme" y se
debe preparar un informe de evaluacin. Cuando se usa esta metodologa, el precio es el criterio primordial de
evaluacin sobre el cual se va a adjudicar el contrato.
Sin embargo:
a) Esta metodologa no permite nunca la seleccin de una oferta que no cumpla sustancialmente con los requisitos
si existiera una oferta que s los cumpliera;
b) Las ventajas tcnicas que ofrece una cotizacin ms cara pueden, en ciertos casos, justificar la seleccin de una
oferta que no sea la que ofrezca el precio ms bajo;
c) Adems, la modalidad de la RFQ permite la seleccin de la oferta ms tcnicamente conforme en los casos en
los que ninguna de las ofertas satisfaga totalmente la especificacin de requerimientos (en casos en los que los
mtodos formales de licitacin habituales requeriran el llamado a una nueva licitacin).

Si se selecciona un proveedor que no sea el que ofrezca la opcin de precio ms bajo, es necesario justificar y
documentar en el expediente dicha decisin. Para ms orientacin, consulte la seccin 8 Evaluacin de las
presentaciones de ofertas. Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Si bien la evaluacin se lleva a cabo segn la metodologa de "oferta evaluada ms baja, tcnicamente conforme" y
no es necesario determinar criterios de evaluacin exactos en la RFQ, los oficiales de adquisiciones tienen la
obligacin de dar a todos los proveedores la misma informacin sobre los requerimientos de UNOPS, fechas de
entrega y otros factores que se evaluarn durante la evaluacin y seleccin;
Ya que no hay criterios firmes de evaluacin, se debe poner un nfasis particular en documentar por escrito el
proceso de evaluacin y la justificacin de la seleccin de los proveedores;
Por motivos de conveniencia, y siempre que se respete el trato por igual de los licitantes, el equipo de evaluacin
tiene derecho a decidir no pedir a los licitantes documentos no histricos que falten;
Debido a las limitaciones de tiempo y, por ende, el alcance limitado con el que se pueden realizar las verificaciones
de antecedentes, los oficiales de adquisiciones pueden solicitar una garanta de cumplimiento del proveedor. La
disposicin de los licitantes a proveer dicha garanta de cumplimiento es una indicacin positiva sobre la situacin
financiera de la empresa.
Las RFQ emitidas durante una operacin de emergencia constituyen un mtodo formal de licitacin. Por
consiguiente, se pueden entablar negociaciones con un proveedor potencial, tras la seleccin del proveedor y de
conformidad con la seccin 8.9 Negociaciones (disposiciones de los ITB).
15.4.4.7 Adjudicacin
La PA con la DOA para el valor de la actividad de adquisicin (consulte la seccin 2.5.2 Delegacin de autoridad (DOA))
adjudicar los contratos tras una actividad de EPP. Cuando el ECPO haya concedido la autorizacin para utilizar EPP, se
considerar que el uso de un proceso de RFQ constituye un "mtodo formal de licitacin" a los efectos del apartado a) de
la regla 118.05 del FRR. La adjudicacin resultante a la oferta seleccionada se hace sobre la base del uso de mtodos
formales de licitacin y se aplican los umbrales de DOA correspondientes para adjudicaciones.
Cuando se considere necesario y justificable, el ECPO puede conceder por escrito un aumento temporal de los niveles de
DOA de las adquisiciones. El aumento debe ser durante un plazo determinado y para un individuo en especfico (no a una
funcin).
El ECPO puede decidir que solo el HQCPC, y no el LCPC, pueda revisar las presentaciones de ofertas relevantes en el
marco de los EPP. El ECPO indicar, en el momento de la aprobacin de los EPP, el comit designado para revisar las
presentaciones de ofertas de EPP. Si se requiere la revisin del CPC, se establece el siguiente proceso simplificado de
revisin para emergencias:
i. Las adquisiciones que se lleven a cabo tras la aprobacin del ECPO para utilizar procedimientos de
emergencia se pueden enviar a la PA relevante para su adjudicacin a travs del presidente del CPC que
corresponda;
ii. No existe ningn requerimiento que exija una revisin completa del comit, pero el presidente revisa y
proporciona recomendaciones por escrito a la PA. Como opcin alternativa, el presidente puede convocar,
si as lo cree conveniente, una reunin ad hoc del CPC que corresponda.
Una solicitud estndar de adjudicacin de emergencia debe ser cumplimentada y firmada por el remitente. Adems de la
informacin que generalmente se debe proporcionar en una solicitud de adjudicacin, la adjudicacin de emergencia
contiene lo siguientes elementos:
a) Confirmacin por escrito de que no hay ningn inters creado en el proveedor recomendado para la
adjudicacin. Si existiera un conflicto de intereses, este debe darse a conocer de manera explcita en esta etapa.
Tambin se mantiene el requerimiento habitual de informar sobre todo posible conflicto de intereses en
cualquier momento durante el proceso de adquisicin;
b) Confirmacin por escrito de que toda la documentacin necesaria est disponible en el expediente;
c) Confirmacin por escrito de que la adjudicacin del contrato recomendada representa la mejor solucin de
conformidad con la informacin disponible en el momento de la recomendacin de la adjudicacin.
Los fondos deben estar disponibles antes de la adjudicacin del contrato, a menos que se aplique la financiacin
anticipada tal y como se describe en la AI AI/FPG/2012/01. Para todas las solicitudes de adjudicacin de emergencia que
requieran la revisin del CPC, use el sistema en lnea del CPC. Para otras solicitudes, use la plantilla.

15.4.4.8 Contratos
Debido al riesgo involucrado, los procedimientos para la preparacin y emisin de contratos, as como para la
administracin de contratos, son los mismos que en condiciones normales. Cuando se contraten proveedores durante
operaciones de emergencia, se debern utilizar los formatos estndares de contratos de UNOPS. UNOPS requiere la
firma de contratos por escrito para todas las actividades de adquisicin con importes de un valor igual o superior a los
2.500 USD.
UNOPS nunca celebra contratos orales. Cada contrato de UNOPS debe ser por escrito y estar firmado debidamente por
las partes, tal y como se establece en este manual. Se debe tener precaucin para evitar exponer a UNOPS al riesgo de
celebrar de forma accidental un acuerdo verbal vinculante (para ms informacin sobre orientacin y plantillas de
contratos, consulte la seccin 11 Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos contractuales).
15.4.4.9 Gestin de contratos

La administracin de contratos en el caso de los contratos de emergencia es una responsabilidad compartida por la
unidad contratante y el personal que tiene la responsabilidad de las operaciones de emergencia (para ms orientacin,
consulte la seccin 13 Gestin de contratos).
Archivo
En cada ejercicio de adquisicin se debe archivar la documentacin adecuada del proceso de adquisicin en el
expediente de la adquisicin. El uso de EPP permite ms flexibilidad en el proceso de adquisicin que los procedimientos
habituales de UNOPS. Esto aumenta la responsabilidad de los oficiales de adquisiciones, as como de los gerentes
involucrados, de documentar que la adquisicin se haya realizado de conformidad con los principios de adquisiciones y
en virtud del FRR. Se recuerda a los oficiales de adquisiciones que archivar de forma adecuada tambin protege a la
persona que lleva a cabo la actividad de adquisicin ante la sospecha indebida y garantiza que las acciones se puedan
justificar ante los auditores.
Para documentar los EPP y justificar las decisiones tomadas y las elecciones realizadas cuando se selecciona a un
proveedor y se adjudica el contrato, todos los pasos del proceso se deben documentar en el expediente de la
adquisicin. En caso de disputas, el expediente es fundamental, ya que documenta el procedimiento, establece una
memoria institucional, sienta las bases de un proceso de lecciones aprendidas y es esencial a efectos de la auditora.
Para ms informacin sobre los requerimientos de archivo, consulte la seccin 13.9 Mantenimiento de archivos. Adems
de los documentos especificados, en los procesos realizados en el marco de EPP, en el expediente tambin se debe
incluir la solicitud de aprobacin, as como la aprobacin del uso de los EPP.
Auditoras
Los TOR para la auditora interna relacionada con la adquisicin de una unidad operacional de UNOPS pueden incluir una
solicitud de revisin de todas las operaciones de adquisicin llevadas a cabo en el marco de EPP.
Al igual que ocurre con otras actividades de adquisicin llevadas a cabo por UNOPS, los miembros del personal que
hayan participado en el proceso siguen siendo responsables y deben rendir cuentas por sus acciones, o la ausencia de
estas, y pueden ser responsabilizados personal y pecuniariamente por una mala gestin o una accin indebida.

Polticas de UNOPS EOD.ED.2017.02 Principios de la organizacin y modelo de gobernanza (en

ingls)
EOD.ED.2017.04 - Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada

(en ingls)
EOD.ED.2017.03 - Salud y seguridad y gestin social y ambiental (en ingls)
OD9 Marco de control interno de las oficinas de UNOPS (en ingls)
OD10 (rev.2) Poltica de UNOPS en materia de fraude
OD27 Marco de control interno y gestin de riesgos
OD34 (rev. 2) Marco sobre las delegaciones de autoridad (en ingls)
OI.PG.2017.02 Sanciones a proveedores (en ingls)
Otros recursos de utilidad Pacto Mundial de las Naciones Unidas
Pgina de la intranet: Pgina de orientacin sobre las adquisiciones sostenibles de

UNOPS
Pgina de la intranet: Manual de control de calidad para la adquisicin de

dispositivos mdicos y farmacuticos

APNDICES
Apndices
Glosario
Actividades de Las acciones emprendidas para llevar a cabo un proceso de adquisicin.

adquisicin
Activos Incluye:
a. Los activos o recursos tangibles, controlados por UNOPS como resultado de hechos pasados,
incluido trabajo en curso, y de los cuales se prev que procedern beneficios econmicos o
potencial de servicio para UNOPS, que son de naturaleza fsica, tienen un valor superior al
umbral fijado por el Director Ejecutivo (ED) y estn incluidos en el inventario, excluidos el
efectivo y los equivalentes de efectivo;
b. Los activos o recursos intangibles, controlados por UNOPS como resultado de hechos
pasados, incluido el trabajo en curso, y de los cuales se prev que procedern beneficios
econmicos o potencial de servicio para UNOPS, que no tienen existencia fsica, incluye, entre
otras, franquicias, marcas registradas, patentes, derechos de autor, reputacin mercantil
("goodwill"), garantas, instrumentos financieros y contratos.
Acuerdo a largo Un LTA es un acuerdo por escrito entre una organizacin del sistema de las Naciones Unidas y
plazo (LTA)* un proveedor que se establece por un perodo definido de tiempo para bienes y servicios
especficos a precios designados o segn disposiciones de fijacin de precios y sin obligacin
jurdica de ordenar una cantidad mnima o mxima.
Acuerdo de oferta Un acuerdo por escrito entre UNOPS y un proveedor establecido por un plazo de tiempo
abierta (BPA) definido (que normalmente no excede los 12 meses) para bienes/suministros claramente
especificados o servicios cuantificables a un precio o tarifa fijos. En general, los BPA se emiten a
nivel local para satisfacer requerimientos operacionales recurrentes y sencillos que tienen como
objetivo proporcionar apoyo.
Acuerdo del Un documento jurdicamente vinculante, junto con toda enmienda por escrito de dicho
proyecto documento, acordado entre UNOPS y el cliente, que enuncia las disposiciones sobre servicios
para un proyecto y el presupuesto de dichos servicios, incluido el cargo por gestin de UNOPS.
Adjudicacin La autorizacin otorgada por el personal autorizado para establecer un compromiso.
Administracin de Todas las acciones llevadas a cabo tras la adjudicacin de un contrato relacionadas con los
contratos* aspectos administrativos del mismo, como las enmiendas del contrato, el cierre del contrato, la
conservacin de documentos y la gestin de instrumentos de garanta (por ejemplo, la garanta
de cumplimiento).
Adquisiciones Un acuerdo de adquisicin en el que varias organizaciones de las Naciones Unidas combinan sus
colaborativas, esfuerzos para llevar a cabo actividades de adquisicin en cooperacin, o comparten el
adquisiciones resultado de un proceso de adquisicin, y de este modo logran beneficios para el grupo en su
comunes * conjunto. El objetivo de las adquisiciones colaborativas es lograr un precio ms reducido o un
mejor servicio a travs de las economas de escala y reducir la ineficiencia y la duplicacin en las
organizaciones de las Naciones Unidas.
Adquisiciones Actividades del proceso de compra que se llevan a cabo de forma electrnica, normalmente por
electrnicas* Internet, para reducir el tiempo de ciclo y disminuir los costos de transaccin del proceso de
adquisicin.
Adquisiciones* La compra a travs de la adquisicin o el arrendamiento de bienes inmuebles, bienes u otros

productos (incluida la propiedad intelectual), obras y servicios.

Adquisiciones Las adquisiciones reciben la denominacin de sostenibles cuando integran los requerimientos,
sostenibles las especificaciones y los criterios que son compatibles y estn a favor de la proteccin del
medio ambiente, del progreso social y en apoyo del desarrollo econmico, fundamentalmente,
mediante la bsqueda de la eficiencia de los recursos, la mejora de la calidad de los productos y
servicios y, finalmente, la optimizacin de los costos.
Arbitraje 16* Un mtodo acordado por las partes de un contrato con antelacin para resolver una disputa
mediante la presentacin a uno o ms rbitros neutrales que darn un fallo vinculante. El
arbitraje se suele utilizar para evitar los litigios, es decir, los procesos judiciales.
Asignacin para Un presupuesto establecido y que se puede gestionar para componentes de las obras
contingencias necesarios, imprevistos y desconocidos que se encuentren dentro del alcance general, pero no
para obras adicionales, no relacionadas o en otro sitio.
Auditora El examen y la verificacin sistemticos de las cuentas y los registros de transacciones de UNOPS
y otros documentos escritos pertinentes, as como la inspeccin fsica de las propiedades, planta
y equipo por contadores cualificados.
Autoridad de De conformidad con el mtodo de definicin de las delegaciones de autoridad de adquisiciones,

adquisiciones (PA) el personal que sostente la respectiva autoridad de adquisiciones se denomina "la autoridad de
adquisiciones" o la "PA".
Bienes Objetos de cualquier ndole, incluidas las materias primas, los productos, el equipo, otros
objetos en estado slido, lquido o gaseoso y la electricidad, as como los servicios accesorios al
suministro de esos bienes, siempre que el valor de los servicios no exceda del de los propios
bienes.
Cantidades de obra Una descripcin y una estimacin cuantitativa de todos los materiales y/o suministros que sern
(BOQ)* necesarios para un proyecto de construccin o la produccin de equipo (normalmente diseado
a medida) propuestos y que se entrega a los licitantes a efectos de fijacin de precios.
Carta de intencin Un documento previo al contrato, normalmente en forma de carta, y a veces firmado por ambas
(LOI)* partes, que se utiliza para expresar la expectativa de que se formalice un contrato en el futuro y
para garantizar que ambas partes comprenden claramente ciertos acuerdos bsicos. Cuando
est bien redactada, la LOI no debe crear ninguna obligacin vinculante para ninguna de las
partes.
Cartel Un grupo pequeo de productores/proveedores competidores que suministran un bien o

prestan un servicio y que acuerdan regular la produccin, el precio y/o el mercado con el
objetivo de controlarlo o manipularlo.
Catlogo Una lista organizada de bienes o servicios en la que se especifica su descripcin, precio, unidad
de medida y otras caractersticas. Un catlogo puede estar disponible en forma de documento o
en formato electrnico.
Certificado de Certificado que emite UNOPS (empleador) al contratista y que certifica el fin de las obligaciones
conclusin o responsabilidades del contratista con UNOPS y las obras.
definitiva
Certificado de Un certificado de la conformidad del diseo que confirma que el diseo se ha revisado y
conformidad de la evaluado para el riesgo de diseo de conformidad con el Manual para la planificacin del diseo
evaluacin del de UNOPS. Es necesario obtener este certificado antes de que comience el proceso de licitacin.
diseo
Certificado de Emitido por UNOPS (el empleador) al contratista como requerimiento general para certificar que
recepcin el usuario puede utilizar y ocupar las obras, o una seccin de estas.
Todos los trminos marcados con un * estn en consonancia con el Glosario de trminos comunes de las Naciones
16
Unidas tal como lo acord la Red de Adquisiciones del Comit de Alto Nivel sobre Gestin.

Cliente Toda entidad a la que UNOPS est autorizada para proveer bienes o prestar servicios u otro tipo
de apoyo que la Junta Ejecutiva establezca cuando lo considere oportuno, a saber: toda
organizacin del sistema de las Naciones Unidas (incluidas las instituciones financieras
internacionales y regionales) o toda entidad que acte por conducto de una organizacin del
sistema de las Naciones Unidas, todo Gobierno, entidad intergubernamental, organizacin
internacional u organizacin no gubernamental.
Clster Una unidad operacional de UNOPS temtica, o definida de otra forma, adaptada a las
necesidades especficas del asociado y cliente para prestar apoyo programtico coordinado a
nivel mundial o multinacional.
CNUDMI Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL).
Comit de El Comit de Contratos y Propiedad de la Sede (HQCPC) y el Comit Local de Contratos y

Contratos y Propiedad (LCPC) son comits que revisan los procesos de adquisiciones y, por lo tanto, verifican
Propiedad (CPC) si la adquisicin se ha llevado a cabo de conformidad con los procedimientos establecidos y en
consonancia con el FRR. Estos comits recomiendan a la PA correspondiente la adjudicacin o el
rechazo.
Comprador* El individuo o miembro del personal designado por un oficial autorizado para llevar a cabo las
actividades necesarias para la adquisicin de bienes, obras o servicios de conformidad con los
reglamentos, las reglamentaciones, las polticas y los procedimientos aplicables.El trmino
"comprador" tambin se usa para hacer referencia a la entidad de las Naciones Unidas que es
una parte del contrato.En UNOPS, el trmino "oficiales de adquisiciones" se puede usar para
referirse a los miembros del personal que desempean la funcin del comprador.
Compromiso El pasivo previsto o eventual con cargo a los fondos asignados para el ao en curso o para un
ao o aos futuro(s).
Conclusin El fin de las obligaciones o responsabilidades del contratista con UNOPS y las obras.
definitiva
Condiciones Las GCC (en ocasiones, las "condiciones generales") son un conjunto de disposiciones
generales de contractuales estndares que se aaden prcticamente a todos los contratos comerciales que
contratacin (GCC)* suscriben las Naciones Unidas, as como sus fondos y programas. Las GCC abarcan una variedad
de asuntos, incluido el status del contratista respecto a la organizacin, el uso de
subcontratistas, las indemnizaciones, los derechos de propiedad intelectual, el uso del nombre,
emblema o sello de las Naciones Unidas, la conclusin y las situaciones de fuerza mayor, la
arreglo de controversias, los privilegios e inmunidades, los estndares de conducta y las
enmiendas.
Conocimiento de El contrato y el recibido de un transportista para los bienes que acuerda transportar de un lugar
embarque* a otro y entregar al destinatario designado (consignatario).
Consignacin* a. Un acuerdo con un proveedor para almacenar los bienes en el emplazamiento del cliente y
que estos sean propiedad del proveedor hasta que se usen o se vendan;
b. Un envo que se entrega a un transportista ordinario para su transporte y entrega.
Contratacin Contratacin sin competencia (fuente nica). El contrato se negocia directamente con el
directa proveedor.
Contratista* Toda parte de un contrato de adquisiciones con la organizacin. Puede haber diferentes tipos de
contratista, como una persona individual, una empresa (privada o pblica), una asociacin o un
organismo gubernamental, entre otros.
Contratistas El personal contratado por UNOPS a ttulo individual para cumplir una tarea determinada.
individuales

Contrato* En el contexto de las Naciones Unidas, un contrato es un acuerdo por escrito y jurdicamente
vinculante entre la organizacin y el proveedor, que determina las condiciones, incluidos los
derechos y las obligaciones de la organizacin y del proveedor. Un contrato puede tomar formas
diferentes, por ejemplo, acuerdo, orden de compra (PO), Memorandum de entendimiento
(MoU), carta de asignacin, etc.
Contrato a precio Un contrato en el que el contratista acuerda un precio fijo del contrato, que en algunos casos
fijo est sujeto a clusulas de incremento de costos.
Contrato de Un contrato por el cual, a cambio de un pago o de una serie de pagos, el arrendador transfiere al
arrendamiento arrendatario el derecho de usar un activo durante un perodo convenido. Hay dos tipos de
arrendamientos, a saber, el arrendamiento financiero, que transfiere sustancialmente todos los
riesgos y recompensas inherentes a la propiedad de un activo, pero el ttulo puede finalmente
transferirse o no transferirse; y el arrendamiento operacional, que abarca los arrendamientos
que no son arrendamientos financieros.
Control interno Un proceso, dirigido por la Junta Ejecutiva y ejecutado por la administracin y otro personal de
UNOPS, destinado a dar una garanta razonable de gestin slida de riesgos y el logro de
objetivos y metas, encaminado a aumentar la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad
de los informes financieros y el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables;
Costo total del ciclo La suma de todos los costos recurrentes y puntuales (no recurrentes) durante toda la vida til o
de vida, costo total durante un perodo especfico de un bien, servicio, estructura o sistema. Incluye el precio de
de la propiedad* compra, el costo de instalacin, los costos operacionales, los costos de mantenimiento y
actualizacin y el valor residual o de salvamento restante al final del perodo de propiedad o de
la vida til.
Cotizacin* Una oferta en respuesta a una solicitd de cotizacon (RFQ). Sin embargo, si es en respuesta a una
consulta, se trata simplemente de una declaracin del precio y la disponibilidad.
Delegacin de La declaracin por escrito de las condiciones, procedimientos y trminos que un delegado debe
autoridad (DOA) seguir al ejecutar una tarea delegada.
Descripcin de las Especificaciones de requerimientos para las obras que dan las directrices generales sobre los
obras (SOW)* servicios especficos que se espera que realice un contratista y que, generalmente, indican el
tipo, el nivel y la calidad del servicio, as como tambin el plazo requerido. Suele acompaarse
de una BOQ y/o planos/diseos. No se usa para la adquisicin de obras en UNOPS.
Directiva de la Un instrumento administrativo que se utiliza para establecer polticas a nivel de toda la
Organizacin (OD) organizacin que rigen las acciones en UNOPS y/o en las relaciones externas.
Disputa del Una disputa contractual no resuelta entre el proveedor o su representante y el personal de
contrato UNOPS designado en el contrato, y que, por lo tanto, se transmite a una autoridad superior.
Documento no Un documento especficamente relacionado con una licitacin y que no se espera que el licitante
histrico tenga antes de la emisin del documento licitatorio, por ejemplo, una garanta de sostenimiento
de oferta.
Documentos de Documentos que ofrecen los antecedentes y la informacin detallada necesarios para las obras
diseo de construccin. Describen el alcance de las obras e incluyen todos los requerimientos e
informacin necesarios para realizar las obras (por ejemplo, especificaciones tcnicas, planos,
BOQ, etc.).
Documentos Documentos emitidos para describir los requerimientos de licitacin y para invitar a los
licitatorios* proveedores a presentar una oferta, cotizacin o propuesta.
Eliminacin El proceso de retirar algo de un emplazamiento, normalmente la retirada de artculos obsoletos,

sobrantes, excedentes, en exceso de las instalaciones de una organizacin.
Empleador Entidad que firma el contrato de obras (autoridad de adquisiciones (PA) de UNOPS).
Entrega La transferencia del ttulo de un envo mediante transferencia de una copia original del
conocimiento de embarque al consignatario.

Especificaciones* Una descripcin de los requerimientos tcnicos para un material, producto o servicio. Suele
hacer referencia a los requerimientos definidos para los materiales o productos, pero tambin
puede referirse a los requerimientos para los servicios (trminos de referencia (TOR)).
Estandarizacin* El proceso de acordar una especificacin estndar para un producto o lnea de productos
especficos. Suele llevarse a cabo para lograr economas de escala, la compatibilidad con otros
productos, la facilitacin de la operacin, el mantenimiento y la reparacin de bienes ya
comprados, etc. La estandarizacin puede resultar en situaciones de fuente nica o limitada.
Esto debe ser una consideracin a tener en cuenta en la decisin para la estandarizacin.
Estimacin de Un clculo aproximado de los cargos o costos para suministrar bienes o prestar servicios.
costos *
Expresin de Una respuesta a una solicitud de expresin de inters en la que se muestre inters en participar
inters (EOI)* en una licitacin.
Externalizacin* El proceso de contratar un proceso operacional, que una organizacin puede haber ejecutado
previamente internamente o que dicha organizacin considere necesario o importante, a una
empresa, un proveedor o un contratista independientes a los que el proceso se compra como
servicio.
Factura* Peticin de pago del proveedor en la que se indica el importe a pagar por parte del comprador
para los bienes que se han entregado o los servicios que se han prestado.
Fecha de cierre La fecha final para todas las presentaciones de ofertas/propuestas.
FIDIC Federacin Internacional de Ingenieros Consultores.
Financiacin La autorizacin para incurrir en gastos parciales de conformidad con el acuerdo del proyecto
anticipada pero antes de la recepcin de los fondos para el proyecto.
Fuente de a. Un cliente que aporta fondos a UNOPS de conformidad con un acuerdo de proyecto entre
financiacin UNOPS y ese cliente;
b. Cuando la fuente de financiacin no sea un cliente, la entidad que aporta fondos a UNOPS,
con el consentimiento escrito de un cliente, de conformidad con un acuerdo de proyecto
firmado entre UNOPS y la fuente de financiacin.
Fuente nica* Un trmino de adquisiciones que se emplea cuando no hay un mercado competitivo para el
requerimiento, es decir, el producto o servicio necesario est disponible de una fuente nica.
Tambin se conoce este trmino como "adquisicin de una fuente nica" o "contratacin
directa".
Fuerza mayor* Una disposicin del contrato en la que se prev que en caso de sucesos de gravedad (y
normalmente incontrolables), esto puede eximir a una parte, en su totalidad o parcialmente, del
cumplimiento de sus obligaciones contractuales, por ejemplo, incendios, guerras o condiciones
climatolgicas extremas. Se trata de una clusula estndar en los contratos de las
organizaciones del Rgimen Comn de las Naciones Unidas.
Garanta* Una promesa o un aval, por ejemplo, algo que se da o que existe como garanta con el objetivo
de cumplir un compromiso futuro o una condicin posterior (por ejemplo, una garanta
bancaria). Tambin se puede tratar de la clusula de un contrato por la que una persona se
comprometa a pagar la obligacin de otra persona en caso de que esa persona no pague las
deudas o no ejecute un deber en especfico.
Garanta bancaria Una garanta bancaria incondicional que el contratista proporciona a UNOPS para el pago
para pago anticipado y que permite al contratista comenzar las obras. Dichos pagos anticipados llegan en
anticipado el primer pago provisional.
Garanta bancaria Una garanta bancaria obtenida del contratista para proteger a UNOPS del incumplimiento por
por desempeo parte del contratista de sus obligaciones contractuales.
Se trata de la promesa hecha por el banco de que pagar a UNOPS el importe de la garanta si el
contratista incumple alguna de los trminos, disposiciones o condiciones del contrato.

Garanta de bienes* Una garanta (expresa o implcita) del proveedor que establece que el material, el producto o el
trabajo se venden tal y como se prometieron, por ejemplo, sin defectos, o que se repararn o
reemplazarn sin cargo o conformes a las condiciones establecidas en la garanta de bienes.
Garanta de Un instrumento financiero que tiene como objetivo proporcionar a las Naciones Unidas una
cumplimiento* garanta ante el incumplimiento por parte de un proveedor de sus obligaciones. La garanta sirve
como fuente de compensacin por el incumplimiento de un proveedor las condiciones de un
contrato.
Garanta de Una garanta de un proveedor que garantiza las obligaciones resultantes de la adjudicacin del
sostenimiento de contrato con la intencin de evitar: la retirada o la modificacin de una oferta tras la finalizacin
oferta* del plazo para la presentacin de ofertas o de dichos documentos; el hecho de no firmar el
contrato o de no proporcionar la garanta de cumplimiento del contrato necesaria una vez se ha
aceptado la oferta; o el hecho de no cumplir con cualesquiera otras condiciones especificadas en
los documentos licitatorios antes de firmar el contrato.
Gestin de La supervisin y gestin continas del desempeo del proveedor en relacin con los bienes o
contratos* servicios esperados, as como la verificacin de que se cumplen las dems condiciones del
contrato, como el precio y los descuentos. Tambin implica la gestin de la relacin entre el
proveedor, la unidad contratante, el solicitante y/o el usuario final, los comentarios y las
observaciones finales al proveedor sobre su desempeo, as como la resolucin de disputas, si
corresponde.
Identificacin de El proceso de identificacin de proveedores adecuados que pueden proporcionar los bienes,
proveedores* servicios u obras requeridos para la organizacin que realiza la adquisicin.
Incoterms* Las reglas Incoterms son trminos comerciales estandarizados que reconocidos ampliamente,
elaboradas por la Cmara de Comercio Internacional (ICC), y que se incluyen en los contratos
para la venta de bienes. Los Incoterms proporcionan disposiciones contractuales estndares
que aclaran los costos, los riesgos y las responsabilidades de las partes del contrato, en especial
en lo referente al envo y la entrega de los bienes de los vendedores a los compradores. Para
ms informacin sobre los Incoterms y sus definiciones (que estn protegidas por los derechos
de autor de la ICC), consulte la pgina web de la ICC (www.iccwbo.org).
Incremento de La prctica de tener un mecanismo para incrementar los precios unitarios a lo largo del contrato
precios que debe reflejar la inflacin, normalmente en contratos grandes en reas con una inflacin
significativa.
Incumplimiento* La incapacidad de una parte contratante de cumplir una o ms de sus obligaciones en el marco
del contrato.
Instruccin UNOPS utiliza este instrumento administrativo para establecer instrucciones, procedimientos y
administrativa (AI) mapas de proceso operacional para la ejecucin de la legislacin superior de las Naciones
Unidas de aplicacin a UNOPS o a las Directivas de la organizacin (OD) 01.
Instrumento del El documento firmado por las partes y que forma parte de un contrato.
acuerdo
Instrumentos de Instrumentos financieros que tienen la intencin de proteger a las Naciones Unidas contra
garanta* gastos y prdidas que resultan de la incapacidad de un contratista para cumplir sus
obligaciones. Estn diseados para garantizar que hay financiacin para compensar a las
Naciones Unidas por dicho incumplimiento y no estn pensadas como una penalizacin. Los
instrumentos de garanta ms importantes son la garanta de sostenimiento de oferta y la
garanta de cumplimiento. Una garanta puede presentarse en forma de garanta bancaria,
fianza de cumplimiento, carta de crdito contingente, cheques en los que el banco ser el primer
responsable, as como depsitos en efectivo.
Inventario* Todo material, componente o producto que se conserva para su uso posterior.
Investigacin de El proceso de reunir y analizar informacin sobre potenciales presentes en el mercado para
mercado* satisfacer las necesidades de la organizacin, con el objetivo de identificar proveedores, asistir
en el desarrollo de especificaciones, TOR y SOW, determinar informacin sobre fijacin de
precios y obtener informacin sobre la tecnologa disponible.

Licitacin Un mtodo de adquisiciones en el que se invita mediante anuncio pblico a proveedores
competitiva* competidores y se les proporciona el alcance, las especificaciones y las condiciones del contrato
propuesto, as como los criterios que se utilizarn para evaluar las ofertas. Los objetivos de la
licitacin competitiva son obtener bienes o servicios al costo ms bajo o un valor ptimo
mediante una competicin abierta e imparcial.
Licitacin* Trmino genrico para una solicitud a los proveedores de realizar una oferta, cotizacin o
propuesta.
Licitante/proponen Una entidad que presenta una oferta en respuesta a una licitacin.
te/oferente*
Normalmente, el trmino "licitante" se usa para referirse a la entidad que responde a una
espresin de inters (EOI), solicitud de informacin (RFI), llamado a la presentacin de ofertas
(ITB), solicitud de cotizacin (RFQ) o a una subasta electrnica. Los trminos "proponente" u
"oferente" se pueden utilizar para referirse a la entidad que responde a un llamado a la
presentacin de propuestas (RFP).
Liquidacin de Una suma acordada durante la formalizacin de un contrato que pagar la parte que no cumpla
daos y perjuicios* en caso de un incumplimiento del contrato (como que no se cumpla o que se produzca un
retraso en la entrega). Se debe acordar el importe de la liquidacin de daos y perjuicios de
buena fe y debe basarse en una estimacin del dao real que resultar del incumplimiento.
Litigio Demanda, actuacin judicial, incluidos todos los procedimientos comprendidos. UNOPS es
inmune antes las actuaciones jurdicas en los tribunales. Las disputas con los contratistas se
resuelven tanto mediante negociacin, conciliacin como arbitraje.
Llamado a la Un mtodo formal de licitacin en el que se solicita a proveedores potenciales presentar una
presentacin de propuesta para la provisin de bienes, servicios u obras basada en las especificaciones,
propuestas (RFP)* descripcin de las obras (SOW) o trminos de referencia (TOR) incluidos en los documentos
licitatorios. Normalmente, se utiliza en los casos en que los requerimientos son complejos y no
se pueden especificar claramente y por completo; cuando se deben realizar evaluaciones
tcnicas detalladas y/o cuando es posible que la fijacin de precios o el costo no sean la nica
base para la adjudicacin.
Llamado a licitacin Un mtodo formal de licitacin en el que se solicita a proveedores potenciales que presenten
(ITB)* una oferta para el suministro de bienes o servicios. Normalmente, se utiliza cuando los
requerimientos estn especificados de forma clara y completa y la base para la adjudicacin es
el costo ms bajo.
Logstica* El proceso de planificacin, implementacin y control del flujo y el almacenamiento eficiente y

costo-eficiente de bienes e informacin relacionada desde el punto de origen al punto de
consumo con el objetivo de cumplir los requerimientos del cliente.
Manual para la El Manual para la planificacin del diseo de proyectos de infraestructura de UNOPS presenta
planificacin del las orientaciones, estndares mnimos obligatorios y recomendaciones y requerimientos de
diseo desempeo para el diseo de infraestructura.
Marca comercial Un nombre o marca con el que el productor distingue su producto de otros similares de otros
productores en la misma industria.
Una marca comercial identifica tanto el producto como el productor.
Mejor oferta final Una herramienta que se puede utilizar durante la fase de evaluacin final de una adquisicin.
(BAFO)
Memorando de Tal y como se usa en el sistema de las Naciones Unidas, un MoU puede ser:
entendimiento
a. Un acuerdo informal que presenta las expectativas, el compromiso y los objetivos a largo
(MoU)*
plazo de las partes en trminos generales en lugar de en trminos especficos o
b. Un contrato jurdicamente vinculante, que se usa generalmente cuando la parte contratante

es una entidad no comercial. El lxico utilizado en el MoU puede determinar si es jurdicamente
vinculante para alguna de las partes.

Mtodo de El mtodo que se utiliza para licitar ofertas de los proveedores. El llamado a la presentacin de
licitacin ofertas (ITB), llamado a la presentacin de propuestas RFP, solicitud de cotizacin (RFQ) y las
compras son mtodos de licitacin.
Modalidades de Los formularios, protocolos o condiciones que regulan el desarrollo de las actividades de
adquisicin adquisicin.
Modificacin del Todo cambio por escrito de las condiciones del contrato. Las modificaciones del contrato entran
contrato* en vigor solamente cuando las ejecutan ambas partes.
Monto contractual El monto que se indica en el anexo de detalles y que se registra en el anexo del precio del
aceptado contrato, basado en las cantidades estimadas, los precios y tarifas unitarios fijos y las sumas
provisionales, (si corresponde), insertadas en las BOQ, para la ejecucin y conclusin de las
obras y reparar cualquier defecto que haya.
Obligacin jurdica Una obligacin que dimana de:
a. Un contrato (en virtud de sus condiciones explcitas o implcitas);
b. La legislacin;
c. Otra operacin de la ley.
Obras El trmino "obras" hace referencia a todas las actividades y servicios relacionados con el diseo,
la construccin, la reconstruccin, la demolicin, la reparacin o la renovacin de
infraestructura, incluidos los servicios de consultora tcnica relacionados con las obras y el
suministro y la instalacin de tecnologas como sistemas de energa solar, elevadores, etc.
Oferta Una oferta que se realiza en respuesta a una invitacin a licitar o una oferta que se realiza en
respuesta a una subasta electrnica.
Oferta sellada* Una oferta que se ha presentado en un sobre sellado para evitar que su contenido se revele o se
conozca antes de la fecha final para la presentacin y la apertura de todas las ofertas.
Oferta/licitacin/pr Un trmino genrico para ofertas, cotizaciones y propuestas recibidas de un proveedor en

esentacin de la respuesta a los documentos licitatorios.
oferta*
Oficial de El miembro del personal de UNOPS encargado de llevar a cabo todos los aspectos del proceso
adquisiciones de adquisicin.
Orden de compra Un tipo de contrato que documenta la compra de bienes y/o servicios.
(PO)*
rdenes al acuerdo rdenes a un LTA establecido.
a largo plazo
Pacto Mundial (de Una red internacional, de adhesin voluntaria, integrada por organizaciones civiles y
las Naciones empresariales, que fue creada por el Secretario General para apoyar la participacin del sector
Unidas)* privado y otros actores sociales a fin de promover la responsabilidad cvica empresarial y
principios sociales y ambientales universales para hacer frente a los retos de la globalizacin. Se
basa en 10 principios relacionados con los derechos humanos, las normas laborales, el medio
ambiente y la lucha contra la corrupcin. Para ms informacin, consulte la pgina web del
Pacto Mundial http://www.globalcompact.org
Penalizacin por Si el contratista no logra cumplir el plazo para la conclusin, tal y como se especifica en el
atraso en las obras contrato, y no puede concluir las obras o una seccin en el plazo para su conclusin, el
contratista debe pagar una penalizacin por atraso en las obras a UNOPS por este
incumplimiento. La penalizacin por atraso en las obras debe indicarse en el anexo de detalles
en el momento de la licitacin y debe pagarse por cada da que transcurra desde la finalizacin
del plazo para la conclusin y la fecha en la que la totalidad de las obras, o la parte relevante de
las mismas, se haya concluido tal y como se indica en el certificado de recepcin.
Personal Todos los funcionarios de UNOPS y las dems personas empleadas por UNOPS conforme a
(miembros del disposiciones contractuales determinadas para prestar servicios para las actividades de
personal) proyectos o el apoyo administrativo de UNOPS.

Plan de El plan de trabajo que regula las actividades de adquisicin.
adquisiciones
Planes Describen la informacin tcnica y especfica del proyecto que debe ser incluida antes de emitir
la licitacin.
Plazo de El plazo para concluir las obras, o una seccin de las mismas, incluida toda extensin del plazo
conclusin aprobada por el representante del empleador.
Plazo de entrega* El tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que se reciben los bienes,
servicios u obras, incluido el tiempo para la transmisin, el procesamiento, la preparacin y el
envo del pedido.
Plazo para la El plazo que transcurre entre la recepcin y la conclusin definitiva de las obras. El DNP concede
notificacin de tiempo para detectar defectos y notificarlos al contratista para que cumpla.
defectos (DNP)
Polticas y Los principios y directrices formulados o adoptados por una organizacin para alcanzar sus
procedimientos metas a largo plazo. Tienen por objeto condicionar y determinar todas las decisiones y medidas
principales, y todas las actividades se desarrollan dentro de los lmites fijados por ellas. Las
polticas y procedimientos pueden tomar la forma de OD, AI, procedimientos operativos
estndar y otros documentos escritos.
Portal mundial para Portal de internet utilizado por ms de 25 organismos de las Naciones Unidas, incluida UNOPS.
los proveedores de Comprende, entre otros tipos de informacin, anuncios de licitaciones y listas de proveedores
las Naciones Unidas interinstitucionales. Para ms informacin, consulte la pgina web de UNGM:
(UNGM) http://www.ungm.org
Precio fijo* Un trmino contractual que indica que el precio est fijado en un importe determinado y que no
est sujeto a cambios a menos que el comprador exija un cambio en las especificaciones, la
entrega o las condiciones. En general, la solicitud de un comprador de cambiar las
especificaciones, la entrega o las condiciones de un contrato a precio fijo es una situacin que
solo se producira en respuesta a un cambio inesperado en las especificaciones o una
circunstancia grave que pudiera suponer un impacto en la capacidad del proveedor para cumplir
el contrato de conformidad con las condiciones originales.
Producto El uso del trmino "producto" en el contexto de este manual se usa para hacer referencia a
bienes, obras y servicios.
Propiedad Creaciones o inventos de la mente, incluidos, entre otros, los derechos de autor (como los
intelectual* diseos, el material grfico, los programas informticos, los datos, el texto original, los mapas),
las marcas (como los smbolos y los nombres) y las patentes (como las frmulas de frmacos y el
hardware).
Propiedades, planta Activos tangibles que:

y equipo
a. UNOPS tiene para usar en la produccin o el suministro de bienes o servicios, para alquilar a
otros o con fines administrativos, y;
b. Se prev que se usarn durante ms de un perodo de estado financiero.
Propuesta* Una oferta en respuesta a un RFP.
Protesta sobre una Un reclamo contra los mtodos empleados o las decisiones tomadas por una autoridad
licitacin contratante en la administracin de un proceso que da como resultado la adjudicacin de un
contrato.
Proveedor* Una entidad que suministra, potencialmente o realmente, bienes u otros productos (incluida la
propiedad intelectual), servicios y/o obras a la organizacin. Hay diferentes tipos de
proveedores, como una persona individual, una empresa (privada o pblica), una asociacin o
un organismo gubernamental o una organizacin no gubernamental.
Proyecto Toda actividad que UNOPS hace en nombre de uno o ms de sus clientes sobre la cual se ha
establecido una cuenta (o cuentas) del proyecto separadamente identificable.

Recepcin Cuando la totalidad de las obras o la seccin o parte relevantes de las obras estn concluidas,
excepto por omisiones menores y defectos menores (conclusin sustancial) y estn listas para
que el usuario final las utilice. En este punto, la responsabilidad final de las obras recae en
UNOPS hasta que se realice la entrega final al usuario final o al cliente.
Reglamento El Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada de UNOPS que entr en vigor el
Financiero y 1 de febrero de 2009 (Directiva de la Organizacin n3 (OD 3)).
Reglamentacin
Financiera
Detallada (FRR)
Relacin ptima La relacin entre el precio y el desempeo que aporta el mayor beneficio general segn los
costo-calidad criterios de seleccin determinados.
Rendicin de La obligacin de:

cuentas
a. Demostrar que la labor se ha llevado a cabo en consonancia con las reglas y normas
convenidas;
b. Presentar informes imparciales y precisos sobre los resultados de desempeo respecto de las
funciones o los planes encomendados.
Representante del La persona que tiene la responsabilidad de gestionar el contrato en nombre del empleador,
empleador normalmente el gerente de proyectos de UNOPS.
Requerimientos del Una descripcin o especificaciones de desempeo preparadas por el empleador.

empleador
Requisicin* Una solicitud por escrito o informatizada de un cliente/usuario interno para la realizacin o la
adquisicin de bienes, servicios u obras.
Responsabilidad* Toda obligacin en la que se incurre como resultado de una ley, norma o acuerdo; ser
responsable y tener una obligacin a nivel jurdico; una deuda o una obligacin con otra parte.
Responsabilidad de La responsabilidad de una organizacin de gestionar los fondos y los recursos que se le han
gestin* encomendado por los estados miembros y otros donantes de forma tica y transparente, y por
el bienestar y el inters de los beneficiarios designados de los fondos y de los recursos
encomendados.
Retencin El importe que se retiene de cada pago provisional hecho al contratista y que conserva UNOPS
para protegerse ante costos, cargos, gastos y daos por los que el contratista es responsable
ante UNOPS bajo o en conexin con el contrato, por ejemplo, como resultado de los defectos
que aparecen en las obras.
Revisor de Anteriormente denominado "asesor de adquisiciones", funcin que se define en la Directiva de

adquisiciones la Organizacin OD 15 - Estructura global de UNOPS. El revisor de adquisiciones es designado
por el Director del Grupo de Adquisiciones y debe representar al grupo como asociados
operacionales estratgicos para las regiones y/o otros grupos. Los TOR estn publicados en la
pgina de la intranet del Grupo de Adquisiciones.
Segregacin de Un mecanismo de control interno que se utiliza para garantizar que ningn individuo o unidad
tareas* de la organizacin reciba responsabilidades por ms de una funcin relacionada.
Servicios* Trabajo, funcin o labor desempeada por un contratista de conformidad con un contrato. La
prestacin de servicios puede conllevar el suministro asociado de herramientas o instalaciones
si se especifica en las condiciones del contrato. Algunos ejemplos habituales de servicios son:
seguridad, catering, gestin de viajes, gestin de eventos, servicios de informtica, formacin,
transporte y consultora.
Solicitante* La persona o miembro del personal que pone en marcha una requisicin de compra, es decir,
que solicita bienes, obras o servicios.

Solicitud de Un mtodo informal de licitacin mediante el que se solicita a los proveedores que presenten
cotizacin (RFQ)* una cotizacin para el suministro de bienes o servicios. Normalmente se utiliza para artculos
estndar, bienes en existencia, para los que el valor de las adquisiciones sea inferior al umbral
establecido para los mtodos formales de licitacin.
Solicitud de Un anuncio para identificar a proveedores que deseen participar en una futura licitacin
expresin de (consulte tambin "expresin de inters").
inters*
Solicitud de Un instrumento para realizar una encuesta de mercado a fin de obtener informacin del
informacin (RFI)* mercado que se puede utilizar para identificar soluciones disponibles o posibles para satisfacer
necesidades identificadas, lo que puede incluir informacin sobre el costo y el tiempo de
entrega.
Subcontratista* Una parte que lleva a cabo un trabajo para un contratista como parte de un proyecto ms
grande.
Trminos de Una descripcin del alcance de los trabajos para servicios que generalmente indica el trabajo
referencia (TOR)* que debe llevarse a cabo, el nivel de calidad y esfuerzo, los plazos y los entregables.
Tiempo de entrega* El plazo que lleva entregar los bienes desde la fecha del contrato hasta que el proveedor pone a
disposicin del comprador los bienes en el lugar acordado de conformidad con las condiciones
de entrega.
Transaccin Hecho que produce un cambio en la cuenta del activo, el pasivo o el valor neto.
Transparencia* Un principio que implica un proceso por el cual se hace accesible, visible y comprensible
informacin fidedigna y oportuna sobre las condiciones reinantes, las decisiones y las medidas
relativas a actividades de la organizacin.
Umbral El valor mnimo o mximo (establecido para un atributo, caracterstica o parmetro) que sirve de
punto de referencia para la comparacin o para gobierno, cuya infraccin puede requerir un
examen completo de la situacin o el rediseo de un sistema.
Unidad monetaria Efectivo en cualquier forma cuando se usa realmente como medio de intercambio.
Unidad operacional Una operacin u oficina que est liderada por el personal de administracin clave
correspondiente.
En UNOPS, estas unidades suelen constar de la Sede, las oficinas regionales y los centros de
operaciones, los centros de proyectos y los clsteres.
UNSPSC El Cdigo estndar de productos y servicios de las Naciones Unidas, un sistema de cdigos que
clasifica los productos (bienes, obras y servicios).
Urgencia* Una necesidad o situacin excepcional, imperativa y fortuita de fuerza mayor que no se debe a
una planificacin o gestin deficientes o a problemas de disponibilidad de fondos, que puede
llevar a que se produzcan daos, prdidas o perjuicios graves para los bienes o las personas si
no se atiende inmediatamente.
Usuario final El beneficiario/usuario definitivo de los bienes y servicios que se adquieren durante una
actividad de adquisicin.
Valor Valor monetario de un activo, de bienes vendidos o de servicios prestados.
Valor actual neto Compara el valor actual de un dlar con el valor del mismo dlar en el futuro, tomando en
(NPV) consideracin la inflacin y los rendimientos. Si el NPV de un proyecto potencial es positivo, la
inversin aade valor y se puede aceptar el proyecto. Si el NPV es negativo, se debe rechazar el
proyecto.
Valor ptimo El precio ms bajo no es necesariamente el criterio ms importante en la adquisicin de bienes y

servicios. El concepto de "valor ptimo" tiene en cuenta muchos factores para seleccionar la
solucin ptima a una necesidad especfica.
Valor residual* El valor de un artculo que ha servido para su objetivo funcional pero que todava tiene algn
valor como canje o resto.

Variacin Cualquier cambio en las obras que instruya o aprueba el representante del empleador. Cambios
en los contratos de obras de UNOPS que no cambian las condiciones originales del contrato.
Una variacin de obras no necesariamente tiene que cambiar el precio o el tiempo, pero puede
hacerlo.

Abreviaturas
AI Instruccin administrativa - Administrative PA Autoridad de adquisiciones - Procurement

instruction authority
BAFO Mejor oferta final - Best and final offer PC Centro de proyectos - Project centre
BOQ Cantidades de obra - Bill of quantities PO Orden de compra - Purchase order
BPA Acuerdo de oferta abierta - Blanket purchase PR Revisor de adquisiciones - Procurement

agreement reviewer
CPC Comit de Contratos y Propiedad - Contracts RFI Solicitud de informacin - Request for
and property committee information
DED Director Ejecutivo Adjunto - Deputy executive RFP Llamado a la presentacin de propuestas -
director Request for proposal
DNP Plazo para la notificacin de defectos - Defects RFQ Solicitud de cotizacin - Request for quotation
notification period
DOA Delegacin de autoridad - Delegation of SOW Descripcin de las obras - Statement of work
authority
ECPO Oficial Jefe Ejecutivo de Adquisiciones - PG Grupo de Adquisiciones - Procurement Group

Executive chief procurement officer
ED Director Ejecutivo - Executive director TOR Trminos de referencia - Terms of reference
EOI Expresin de inters - Expression of interest UNGM Portal mundial para los proveedores de las
Naciones Unidas - United Nations Global
Marketplace
FRR Reglamento Financiero y Reglamentacin UNSPSC Cdigo estndar de productos y servicios de

Financiera Detallada - Financial regulations and las Naciones Unidas - United Nations Standard
rules Products and Services Code
GCC Condiciones generales de contratacin - UNCITRAL Comisin de las Naciones Unidas para el
General conditions of contract Derecho Mercantil Internacional - United
Nations Commission on International Trade Law
HQ Sede - Headquarters
HQCPC Comit de Contratos y Propiedad de la Sede -

Headquarters contracts and property committee
ITB Llamado a licitacin - Invitation to bid
LCPC Comit Local de Contratos y Propiedad - Local

contracts and property committee
LOI Carta de intencin - Letter of intent
LG Grupo de Actividades Legales - Legal Group
LTA Acuerdo a largo plazo - Long-term agreement
MoU Memorando de entendimiento - Memorandum

of understanding
OC Centro de operaciones - Operations center
OD Directiva de la Organizacin - Organizational

Directive
OH Ncleo operacional - Operations Hub

Figuras y tablas
Tabla 1 Niveles de autoridad delegada 29
Tabla 2 Resumen de los mtodos de licitacin 57
Tabla 3 Seleccin del mtodo de licitacin y el tipo de contrato para obras 60
Tabla 4 Perodo mnimo de licitacin 66
Tabla 5 Ejemplo de anexos a presentar en las plantillas licitatorias 75
Tabla 6 Metodologa de evaluacin y mtodos de licitacin 97
Tabla 7 Umbrales monetarios para la revisin del CPC 113
Tabla 8 Extracto de la DOA financiera, Tabla F: Financiacin anticipada y pagos 123

anticipados
Tabla 9 Extracto de la DOA financiera, Tabla A (Banca, Tesorera, Gestin del 124
efectivo)
Tabla 10 Contenedores: tamao, volumen, carga y tipos 144
Tabla 11 Actividades importantes durante la administracin de los contratos de 152

obras
Tabla 12 Recibo en oneUNOPS de los bienes, servicios y obras 154
Tabla 13 Ejemplos de riesgos en el proceso de adquisicin y acciones de 176

mitigacin de riesgos

Sede de UNOPS
PO Box 2695
2100 Copenhague
(Dinamarca)
Tel: +45 4533 75 00

Fax: +45 4533 7501
Direccin de correo electrnico: info@unops.org
www.unops.org

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MANUAL DE

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Novedades de la Revisin 6 ........................................................................................................................................................ 9

2 Organizacin de las adquisiciones ................................................................................................................................. 25

3 Registro y gestin de proveedores ................................................................................................................................. 35

4 Estrategia, planificacin y definicin de requerimientos de adquisiciones ............................................................ 39

5 Identificacin de proveedores ........................................................................................................................................ 48

7 Gestin de la presentacin de ofertas ........................................................................................................................... 88

8 Evaluacin de las presentaciones de ofertas................................................................................................................ 95

9 Revisin del proceso de adquisicin ............................................................................................................................ 111

10 Adjudicaciones ................................................................................................................................................................ 117

11 Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos contractuales ....................................................................... 121

12 Logstica .......................................................................................................................................................................... 142

13 Gestin de contratos...................................................................................................................................................... 151

14 Cooperacin .................................................................................................................................................................... 165

15 Temas transversales ...................................................................................................................................................... 170

Apndices .................................................................................................................................................................................. 186

Cambios principales del contenido

1.3 Se ha adaptado el contenido al nuevo Marco legislativo de UNOPS.

Captulo 2: Organizacin de las adquisiciones

2.8 Se ha mejorado la seccin sobre la segregacin de tareas.

Captulo 3: Registro y gestin de proveedores

Captulo 4: Estrategia, planificacin y definicin de requerimientos de adquisiciones

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 9

6.5.3 Se ha aadido una nueva seccin sobre los criterios de evaluacin.

6.8.2 Se ha aclarado el proceso de preseleccin y cmo se diferencia del mecanismo de no objecin.

Captulo 7: Gestin de la presentacin de ofertas

Captulo 8: Evaluacin de las presentaciones de ofertas

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 10

8.8.6 Se ha mejorado el contenido sobre los indicadores de posibles prcticas prohibidas.

8.9 Se ha aclarado el alcance y las disposiciones para llevar a cabo negociaciones.

8.10.2 Se ha mejorado la seccin sobre las verificaciones de antecedentes.

Captulo 9: Revisin del proceso de adquisicin

Captulo 10: Adjudicaciones

Captulo 11: Finalizacin y emisin del contrato e instrumentos contractuales

11.1.4 Se ha aclarado la seccin sobre los pagos anticipados.

11.6. 7 Se ha aclarado el clculo de la retencin y otras garantas en los contratos de obras.

Captulo 13: Gestin de contratos

13.1 Se han aclarado las responsabilidades de las labores de gestin de contratos.

13.2.6 Se ha actualizado el proceso para crear recibos en oneUNOPS (reconocimiento de ingresos).

Captulo 14: Cooperacin

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 11

Captulo 15: Temas transversales

15.3 Se ha aadido una nueva seccin sobre la gestin de riesgos.

15.4.2 Se ha aclarado la duracin para el uso de los EPP.

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 12

1.1 Objetivo, aplicacin y estructura

Estructura del Manual de Adquisiciones

El manual se divide en tres secciones principales:

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 14

1.3 Marco legislativo

Instrumentos de las Naciones Unidas aplicables a UNOPS;

EOD sobre el Reglamento Financiero y Reglamentacin Financiera Detallada (FRR).

1.4 Principios de adquisiciones

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 15

a) Relacin ptima costo-calidad

Relacin ptima costo-calidad

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 16

La competencia efectiva se logra en las siguientes condiciones:

Una cantidad suficiente de contratistas potenciales independientes;

Manual de Adquisiciones, Revisin 6 17

a) La planificacin de las adquisiciones para identificar una estrategia y metodologa apropiadas de

Consideracin de los intereses de UNOPS y sus asociados

Posibles conflictos entre los principios